6.1. Nhận xét chung.
Công tác Văn thư của UBND quận đã thể hiện là một cánh tay giúp việc cho lãnh đạo. Nhìn chung công tác văn thư của cơ quan đã và đang dần hiện đại hóa trong các khâu nghiệp vụ, từ khâu soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đến khâu tra tìm tài liệu phục vụ sử dụng đều đươc ứng dụng công nghệ thông tin.
Theo đánh giá của ông Nguyễn Quang Diên, Phó chánh văn phòng HĐND &UBND quận, nhờ vào việc ứng dụng công nghệ thông tin mà công tác văn thư, lưu trữ đã khoa học, bài bản và chuyên nghiệp hơn trước. Bà Đinh Thị Cẩm Nhung chuyên viên bộ phận Văn thư – lưu trữ cho biết, thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin, quy trình xử lý văn bản bảo đảm tính thống nhất, hợp lý hóa được quá trình luân chuyển công văn đi và đến, quản lý văn bản chặt chẽ, đáp ứng kịp thời các yêu cầu sử dụng tài liệu.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các khâu nghiệp vụ văn thư đã đem lại nhiều hiệu quả cao trong quá trình xử lý công việc. Song việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư có những ưu điểm và nhược điểm sau:
6.2. Ưu điểm của công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư.
6.2.1. Công tác soạn thảo và in ấn văn bản
Trước đây, khi chưa đưa công tác hiện đại hóa vào trong công tác soạn thảo văn bản thì các công việc soạn thảo văn bản ở UBND quận Nam Từ Liêm chủ yếu thực hiện bằng phương pháp thủ công, các văn bản soạn thảo ra đều chủ yếu bằng viết tay nên không tránh khỏi nhiều sai sót như: Thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày… bên cạnh đó thì hiệu quả công việc không cao. Kể từ năm 2008 với đề án “ Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hành chính nhà nước”
trong đó có nội dung “ ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư”, thì vấn đề soạn thảo văn bản ở UBND quận Nam Từ Liêm đã trở nên hiện
đại hóa hơn. Với việc đầu tư nhiều trang thiết bị văn phòng như: Máy tính, máy photo, máy in và đặc biệt là UBND quận đã nối mạng internet (mạng LAN) cục bộ.
Với việc hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư thì vấn đề soạn thảo văn bản ở các phòng ban của cơ quan không còn các phương pháp thủ công nữa các khâu soạn thảo văn bản đều được thực hiện hoàn toàn trên máy tính. Điều này đã mang lại hiệu quả trong công việc cho các cán bộ trong cơ quan, giảm được sức lao động mà hiệu quả cao.
Không chỉ việc soạn thảo văn bản được hiện đại hóa mà vấn đề in ấn văn bản cũng được hiện đại hóa, lúc trước vấn đề soạn thảo văn bản bằng tay muốn sao chép ra nhiều văn bản thì phải chép tay ra nhiều bản. Nhưng với việc đưa công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư thì vấn đề in ấn trở nên dễ dàng, thay vì sao chép bằng tay thì chỉ cần vài thao tác trên máy photo là ta có thể sao chép được ra nhiều văn bản. Như vậy ta thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác soạn thảo và in ấn văn bản đã và đang đem lại hiệu quả trong công việc ở UBND quận Nam Từ Liêm.
6.2.2. Công tác tổ chức quản lý văn bản.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản, của cơ quan được thực hiện theo đúng trình tự được quy định tại Nghị đinh 110 / NĐ- CP của chính phủ về quản lý và giải quyết văn bản.
Hiện nay với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư thì vấn đề quản lý và giải quyết văn bản đã được đảm bảo, thay vì ngày trước việc tổ chức và giải quyết văn bản đều thực hiện trên sổ viết tay. Hiện nay với việc đưa công nghệ thông tin vào đặc biệt là UBND quận Nam Từ Liêm đã mua phần mềm “ chuyển nhận văn bản” thì vấn đề quản lý văn bản đều thực hiện trên máy tính, các thao tác nghiệp vụ về quản lý văn bản được thực hiện một cách nhanh chóng và đảm bảo khoa học. Các văn bản đều được thực hiện vào sổ thông qua phần mềm quản lý văn bản, các văn bản đi được chuyển giao thông qua mang nội bộ của cơ quan, chỉ cần một vài kích chuột thì văn bản có thể chuyển đến các đơn vị, tổ chức rất nhanh chóng. Việc này nhằm giải quyết
các công việc được nhanh chóng và hiệu quả công việc cao.
Ngoài ra việc đưa công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý văn bản thì vấn đề lưu giữ văn bản được thực hiện tốt phục vụ cho việc tra cứu các văn bản được nhanh chóng.
6.3. Nhược điểm của công tác “ứng dụng công nghệ thông tin” vào trong công tác văn thư.
6.3.1. Công tác soan thảo và in ấn văn bản.
Công tác soạn thảo hiện nay của cơ quan đều thực hiện trên máy vi tính, các kỹ thuật trình bày văn bản và thể thức văn bản đều được các cán bộ cơ quan thực hiện đúng quy định. Song việc soạn thảo văn bản trên máy vi tính ở một số cán bộ còn hạn chế. Khả năng sử dụng máy tính ở một bộ phận cán bộ còn chưa thành thạo. Em có tiếp xúc và có hỏi một số các anh chị ở cơ quan về vấn đề soạn thảo trên máy vi tính, thì đại đa số các anh chị đều trả lời: các anh (chị) đều lấy các văn bản mẫu rồi copy và dán vào văn bản mình đánh là xong. Như vậy ta thấy vấn đề soạn thảo văn bản trên máy vi tính ở UBND quận còn mang tính chất máy móc, các cán bộ của cơ quan chưa hiểu sâu về cách trình bày văn bản trên máy tính.
6.3.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản.
Việc quản lý các văn bản đi của cơ quan vẫn còn thực hiện bằng thủ công, khi tiếp nhận Công văn đến bộ phận Văn thư vẫn phải ghi vào sổ và thực hiện lưu trên máy vi tính tiện cho việc tra cứu. Điều này sẽ đảm bảo được tính hệ thống, chặt chẽ về quản lý văn bản thế nhưng thiết nghĩ cần phải hiện đại hoá công tác Văn thư hơn nữa để có thể xây dựng được một hệ thống quản lý văn bản hiện đại, thống nhất hơn nâng cao hiệu quả thông tin của các phòng ban trong cơ quan.
Tuy cơ quan đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản đi, song việc áp dụng nó trong công tác quản lý văn bản còn nhiều hạn chế: khả năng vận dụng các phần mềm quản lý văn bản ở các phòng ban chưa được phổ cập, cán bộ của các phòng chưa được tập huấn về việc sử dụng phần mềm. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.
6.3.3. Nhóm nhược điểm khác.
Về phía lãnh đạo, điều hành: Nhận thức về tầm quan trọng của CNTT trong xu thế phát triển còn hạn chế. Lãnh đạo của quận còn chưa thực sự coi CNTT là phương tiện chủ lực trong nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động QLHCNN của quận; Ứng dụng CNTT chưa thực sự gắn kết với sự phát triển kinh tế - xã hội, với các ngành nghề, với quá trình cải cách hành chính; chưa nhận thức sâu sắc việc ứng dụng CNTT là để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác, đổi mới lề lối làm việc. Nguyên nhân chủ yếu chính là tâm lý “ngại thay đổi”, thói quen làm việc theo phương thức truyền thống của một số lãnh đạo.
Việc chậm trễ trong việc triển khai các dự án đầu tư thuộc đề án “Ứng dụng CNTT vào quản lý hành chính tại quận Nam Từ Liêm giai đoạn 2013 -2015” đã gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của đề án.
Về hạ tầng kỹ thuật: Còn nhiều hạn chế. Máy tính còn dùng chung;
đường truyền còn chậm, không ổn định. Các phần mềm ứng dụng chưa thật sự thân thiện với người dùng cũng là yếu tố ảnh hướng không tốt đến việc đẩy mạnh các ứng dụng CNTT vào công tác Văn thư-lưu trữ. Bên cạnh đó là sự xuống cấp của hệ thống máy móc. Nguyên nhân chủ yếu là do khi triển khai đầu tư đã chú trọng đến giá cả chứ không phải là chất lượng sản phẩm. Sở dĩ như vậy là do thiếu ngân sách, kinh phí cho Ứng dụng CNTT.
Về nguồn nhân lực ứng dụng CNTT: - Tại UBND quận đang diễn ra tình trạng thiếu nguồn nhân lực CNTT chất lượng cao. Mặc dù trong những năm đầu thành lập UBND quận luôn chú trọng đến công tác đào tạo nguồn nhân lực phục vụ cho việc ứng dụng CNTT, nhưng công tác đào tạo chỉ mới dừng lại ở mức độ đào tạo tin học căn bản. Đội ngũ cán bộ chuyên trách về CNTT chỉ mới được hình thành, lực lượng còn mỏng, mới chỉ có 2 chuyện viên có trình độ CNTT, còn lại các chuyên viên khác có trình độ khá về các ứng dụng văn phòng và các phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư – lưu trữ.
- Cán bộ quản trị mạng thiếu quyết tâm trong việc quản lý và vận hành phần mềm, chưa tham mưu cho lãnh đạo ban hành các quy chế về việc vận hành
phần mềm để làm cơ sở cho cán bộ công chức thực hiện đúng quy trình, thực hiện vận hành và quản lý mạng LAN tại đơn vị với tinh thần trách nhiệm chưa cao, chưa tự tìm tòi nghiên cứu để khắc phục các sự cố, ngại xử lý sự cố.
- Việc ứng dụng CNTT vào thực tiễn đã tạo ra một môi trường làm việc với (môi trường mạng máy tính, môi trường số,..) từng bước thay thế mối trường làm việc truyền thống (thủ công, bàn giấy,..) nên tác phong, lề lối làm việc của tất cả cán bộ công chức phải có sự thay đổi cho phù hợp. Tuy nhiên, việc thay đổi tác phong lề lối làm việc của một bộ phận không nhỏ cán bộ công chức còn chậm, không theo kịp với nhiều lý do như tuổi tác, trình độ ngoại ngữ, tin học,....
- Nhiều CBCC chưa có thói quen sử dụng thư điện tử, trao đổi văn bản điện tử, chưa hình thành văn hóa chia sẻ thông tin làm hạn chế việc ứng dụng công nghệ thông tin.
- Quy trình thực hiện quản lý công văn, giấy tờ hành chính còn chưa thoát khỏi con dấu. Do vậy vẫn chưa khai thác hết hiệu quả của phần mềm chuyển nhận văn bản.
6.4. Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại UBND huyện Từ Liêm.
6.4.1. Nhóm giải pháp về công tác chỉ đạo, điều hành.
- UBND quận cần quán triệt và thực hiện tốt Luật Công nghệ thông tin, Luật giao dịch điện tử, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước và các nghị định của Chính phủ; Kế hoạch số 80/KH-UBND ngày 10/6/2009 của UBND thành phố về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước năm 2010, định hướng đến năm 2015.
- UBND cần hoàn thiện cơ sở pháp lý cho việc xây dựng và triển khai hệ thống ứng dụng CNTT: Từng bước xây dựng và hoàn chỉnh các văn bản qui phạm pháp luật về ứng dụng CNTT làm cơ sở cho công tác quản lý nhà nước;
Đưa vào mục lục ngân sách nguồn kinh phí chi cho sự nghiệp ứng dụng CNTT.
Đồng thời nghiên cứu, xây dựng quy định về tiêu chuẩn, trình độ và kỹ năng sử
dụng phương tiện CNTT và thông tin phục vụ chuyên môn, nghiệp vụ; có quy chế về khai thác, cập nhật và chia sẻ thông tin trên mạng diện rộng của quận.
- Quận cần coi trọng lãnh đạo, chỉ đạo việc ứng dụng và phát triển CNTT và là nhiệm vụ quan trọng và thường xuyên. Cán bộ lãnh đạo, thủ trưởng các đơn vị phải trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về ứng dụng và phát triển CNTT trong phòng, ban mình; phải gương mẫu trong học tập và ứng dụng CNTT trong điều hành, giải quyết công việc; tạo bước chuyển biến cơ bản trong lề lối làm việc, gắn kết chặt chẽ ứng dụng CNTT với cải cách hành chính trên cơ sở áp dụng thống nhất hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp; sử dụng phổ biến các thông tin, tài liệu điện tử, phát triển hội nghị từ xa, giảm bớt văn bản giấy tờ, giảm bớt các cuộc họp tập trung.
6.4.2. Nhóm giải pháp về kỹ thuật cơ sở vật chất.
Giải pháp hàng đầu là đầu tư cơ bản và nâng cấp phù hợp với sự phát triển. Hiện nay UBND quận đã trang bị hệ thống máy vi tính tương đối hiện đại và bước đầu đáp ứng được nhu cầu thao tác công việc của cán bộ công chức.
Nhưng cần chú ý sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, nếu đầu tư không lựa chọn và tính toán kỹ sẽ nhanh chóng lạc hậu và việc nâng cấp cũng khó khăn để theo kịp với sự phát triển.
Về đầu tư cơ sở hạ tầng và triển khai một cách đồng loạt: Hệ thống thông tin kết nối phải được thông suốt, tất cả các cơ quan trong bộ máy hành chính Nhà nước quận phải được kết nối và hoạt động thông suốt, đồng loạt từ các cơ quan ban ngành quận đến các cơ quan đoàn thể, chính trị xã hội, các UBND phường trên địa bàn quận.
Về phần cứng: Tăng cường đầu tư cho hệ thống máy tính, máy photo và máy in cho các phòng, ban nói chung và Văn phòng HĐND-UBND nói riêng.
Hệ thống máy tính cần được hiện đại hoá bằng việc nâng cấp hệ thống máy tính cã cấu hình đủ mạnh, phù hợp để tạo sự thuận lợi và dễ dàng cho cán bộ công chức khi sử dụng. Đồng thời UBND quy định cụ thể trách nhiệm bảo quản trang thiết bị.
Bên cạnh đó cần nâng cao khả năng bảo mật của hệ thống thông tin và hệ
thống phần mềm.
Nâng cấp đường truyền mạng mới leaseline (cáp quang) cảu nhà cung cấp: Công ty viễn thông Viettel với tốc độ đường truyền: Trong nước 10Mbps, quốc tế 128Kbps.
Cơ cấu đầu tư cho CNTT phải hợp lý, đồng bộ giữa phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và đào tạo. Tránh tình trạng đầu tư thiên về phần cứng, đầu tư ít cho phần mềm và đào tạo làm ảnh hưởng đến việc ứng dụng và phát triển CNTT
6.4.3. Nhóm giải pháp về nhân lực.
Yếu tố nguồn nhân lực, con người rất quan trọng, cán bộ công chức, viên chức phải nhận thức được tầm quan trọng và khả năng nâng cao hiệu quả công tác của công nghệ thông tin trong thực thi công việc. Cần biện pháp nâng cao nhận thức và thay đổi dần từ cách làm việc thủ công kém hiệu quả sang ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu quả. Việc ứng dụng phải phù hợp với công việc, không nhất thiết phải toàn bộ cán bộ, công chức cơ quan phải ứng dụng CNTT trong công việc vì có những công việc không thể ứng dụng nó và không đạt hiệu quả cao hơn khi ứng dụng. Về yếu tố này cần chú ý giải quyết hai mặt: đầy đủ về số lượng và đạt tiêu chuẩn về chất lượng.
Đối với cán bộ công chức hiện tại : Tăng cường năng lực CNTT cho cán bộ, công chức. UBND cần tập trung đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực cho ứng dụng và phát triển CNTT, dựa trên cơ sở là đội ngũ cán bộ chuyên trách của bộ phận Tin học thuộc Văn phòng HĐND-UBND. Đối với bộ phận này ngoài việc đào tạo nâng cao trình độ CNTT còn cần bổ sung các kiến thức về QLHCNN đồng thời cần tăng cường chế đô ưu đãi đối với CBCC chuyên trách về CNTT.
Đối với cán bộ công chức của Văn phòng HDDND và UBND, đặc biệt là cán bộ phụ trách công tác Văn thư – lưu trữ cần được nâng cao về trình độ tin học thông qua việc mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng.
Định kỳ cần tổ chức kiểm tra trình độ ứng dụng, sử dụng các chương trình công nghệ thông tin trong giải quyết công việc để có hướng phổ cập, bồi dưỡng kịp thời. Chỉ khi cán bộ công chức sử dụng thành thạo các chương trình phần
mềm ứng dụng thì mới có thể tận dụng hết chức năng hỗ trợ của chương trình nâng cao hiệu quả công việc.
Qua đó cần nâng cao nhận thức của cán bộ công viên chức và người dân trong xã hội về ứng dụng CNTT. Tổ chức tuyên truyền, nâng cao hiểu biết, nhận thức, trách nhiệm và năng lực ứng dụng CNTT cho cán bộ, công chức, viên chức và người dân; Nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí của công nghệ thông tin và truyền thông trong trong sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng- an ninh và xây dựng hệ thống chính trị; nâng cao năng lực sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông thông qua các hình thức tuyên truyền, phổ biến kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin và truyền thông trên Internet và các phương tiện thông tin đại chúng.