5.1. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là tin học hóa trong công tác văn thư là vô cùng quan trọng. Công nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thế giới đang chuyển dần thành một xã hội thông tin (Information Society), ứng dụng cộng nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang là một nhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức làm việc của các ngành hoạt động, góp phần giai phóng sức lao động của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn, chất lượng hơn, đáp ứng những yêu cầu của thời cuộc. Công tác Văn thư trong mỗi cơ quan hiện nay ngày càng thể hiện vai trò quan trọng của mình đối với hoạt động chung của mỗi cơ quan, việc đưa công nghệ thông tin đặc biệt là tin học hóa vào trong công tác văn thư sẽ tạo ra một sự cải tiến trong phương thức hoạt động đối với những khâu nghiệp vụ của công tác này. Cách thức làm việc mới không làm thay đổi bản chất công việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng xuất và hiệu quả công việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác những nhu cầu được đề ra. Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho khả năng xử lý thông tin được nhanh chóng trong tình hình thông tin ngày càng tăng nhanh như hiện nay do số lượng văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan không ngừng tăng nhanh.
Ở UBND quận Nam Từ Liêm thì số lượng văn bản ban hành không ngừng tăng lên. Tính từ năm 2013 đến 17/5/ 2015 thì số lượng văn bản không ngừng
tăng lên về số lượng cụ thể như sau:
Tên loại văn bản 2013 2014 17/5/2015
QĐ(quy phạm pháp
luật) 20 19 0
Chỉ thị( QPPL) 07 05 1
Quyết định 2238 4477 3162
Chỉ thị 07 04 4
Báo cáo 246 248 54
Thông báo 1043 892 425
Công văn (tờ trình, kế
hoạch…) 1140 2214 909
Giấy mời 269 349 172
Tổng cộng 4970 8208 4726
Trong thời đại thông tin như hiện nay nếu công tác văn thư chỉ giải quyết công việc bằng phương pháp thủ công thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời và đầy đủ những nhu cầu tìm tin cẩu các cán bộ trong cơ quan, cũng như nhu cầu trao đổi thông tin với các cơ quan, đơn vị khác. Chính vì vậy công nghệ thông tin sẽ đóng vai trò to lớn trong công tác văn thư. Vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đặc biệt là ở các khâu soạn thảo văn bản và quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm là một yêu cầu tất yếu và cần thiết.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư trước hết là nhằm nâng cao chất lượng của công tác này đồng thời góp phần giải phóng phần nào sức lao động của cán bộ. Công nghệ thông tin sẽ giúp công tác văn thư được thực hiện một cách thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này thể
hiện ở chỗ, toàn bộ văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sẽ được nhập vào máy tính để quản lý và thông qua đây việc thông kê, tra tìm, tổng hợp văn bản sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hoạt động cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan. Chính vì nhờ điều này mà sẽ nâng cao vai trò và phát huy tối đa chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn phòng đặc biệt là bộ phận văn thư. Hiện nay UBND quận Nam Từ Liêm đã nối mạng nội bộ thì chỉ cần thông qua mạng máy tính, lãnh đạo cơ quan cũng như bất kỳ một cán bộ nào của cơ quan đều có khả năng truy cập và tìm hiểu hệ thống văn bản hình thành trong ngày tại cơ quan mình (tùy theo chức vụ và thẩm quyền của mỗi cán bộ sẽ có một mật khẩu riêng để truy cập)
Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư thể hiện ở chỗ: từ công tác soạn thảo văn bản đến việc ban hành và quản lý văn bản, chính vì điều đó các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể ứng dụng được công nghệ thông tin: soạn thảo văn bản trên máy tính, quản lý văn bản trên máy tính, thực hiện việc tra tìm văn bản trên máy tính, chuyển giao văn bản qua mạng máy tính. Việc quản lý và sử dụng con dấu cũng là một công việc của công tác văn thư, nhưng trong điều kiện hiện nay về mặt quản lý Nhà nước thì chưa có văn bản nào quy định về tính pháp lý của con dấu và chữ ký điện tử xét về điều kiện kỹ thuật và khả năng quản lý con dấu thực tế hiện nay thì không cần đưa nội dung này vào ứng dụng công nghệ thông tin
5.2. Công tác chỉ đạo điều hành và hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho việc “ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư” ở UBND huyện Từ Liêm.
5.2.1. Công tác chỉ đạo điều hành.
Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính nhà nước đặc biệt là trong công tác văn thư của UBND quận Nam Từ Liêm được dựa theo những văn bản pháp lý cơ bản sau:
Luật giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Luật công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Quyết định số 246/2005/ QĐ-TTg ngày 06 tháng 10 năm 2005 của Thủ
tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 và
Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin năm 2008 và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động các cơ quan nhà nước giai đoạn 2009 – 2010;
Thực hiện chương trình số 04/CT-TU ngày 22/5/2001 của Thành ủy Hà Nội về chương trình ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin. Vì vậy mà UBND quận Nam Từ Liêm đã xây dựng các chương trình có tính chiến lược về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn huyện nhằm hiện đại hóa nền hành chính nói chung và quận Nam Từ Liêm nói riêng, trong đó quan trọng nhất là “ Đề án ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hành chính nhà nước tại quận Nam Từ Liêm giai đoạn 2008 – 2010”. Với việc xây dựng Đề án này được coi là “bước đột phá” trong việc đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong công tác quản lý hành chính, xử lý và giải quyết các thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ.
5.2.2. Hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin ở UBND quận Nam Từ Liêm.
Thấy được tầm quan trọng của của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư, được sự quan tâm của các cấp, các ngành UBND quận Nam Từ Liêm đã xây dựng cho mình hệ thống các nút mạng LAN, với 100 nút mạng, hệ thống máy chủ, máy trạm…
Hiện nay để phục vụ cho công tác Văn thư – Lưu trữ , riêng tại phòng văn thư đã bố trí 2 máy tính , 2 máy in, 1 máy photo và 1 máy scan.
Như vậy ta có thể thấy bộ phận văn thư có vai trò quan trọng như thế nào đối với hoạt động của cơ quan.
Kể từ ngày 27 tháng 12 năm 2013 Văn phòng HĐND và UBND quận Nam Từ Liêm đã đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn bản có tên là “ Hệ chương trình quản lý hồ sơ công việc” tại Văn phòng để cập nhật và xử lý văn bản, soạn thảo, trình ký, chuyển phát văn bản đi. Việc sử dụng phần mềm này nhằm tạo ra cơ sở dữ liệu về tiếp nhận, luân chuyển và xử lý văn bản tại UBND
quận.
Chương trình phần mềm này không quản lý các đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo mà các văn bản này được quản lý theo quy trình và phần mềm riêng.
Tất cả cán bộ, công chức thuộc bộ phận Văn thư – Lưu trữ được phân công tham gia vào quy trình xử lý văn bản đi, đến tại UBND quận đều được cấp một tài khoản riêng để truy cập vào phần mềm chuyển nhận văn bản, các cán bộ này có trách nhiệm xử lý văn bản đến và cập nhật những thông tin do mình đã xử lý vào chương trình phần mềm quản lý văn bản.
5.3. Giới thiệu về chương trình “phần mềm quản lý hồ sơ công việc” tại UBND quận Nam Từ Liêm.
Hệ thống chương trình phần mềm “quản lý hồ sơ công việc” là phần mềm thuộc bản quyền của Văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm. Phần mềm được mua từ Công ty trách nhiệm hữu hạn Thuận An. Việc xây dựng phần mềm này nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác văn thư, đặc biệt là khâu quản lý và giải quyết văn bản. Hệ thống phần mềm hỗ trợ xuyên suốt quá trình từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đến khâu cuối cùng là đưa văn bản vào Lưu trữ.
Phần mềm chuyển nhận văn bản của UBND quận Nam Từ Liêm có tính bảo mật cao đồng thời với giao diện thân thiện, dễ dàng sẽ giúp cho người sử dụng, đặc biệt là cán bộ Văn thư nhập thông tin về công văn nhanh hơn và chính xác hơn. Hệ thống phần mềm được thiết kế theo mô hình khách / chủ (Client/Server) nên rất thích hợp với UBND quận có mạng nội bộ, phần mềm có thể chạy ổn định trên nhiều môi trường hệ điều hành WINDOWS khác nhau, bao gồm Windows: XP/2003 phần mềm này không gây ảnh hưởng tới các ứng dụng và máy tính của người sử dụng kể cả máy chủ.
Mục tiêu quản lý trong phần mềm:
Quản lý toàn bộ quá trình giải quyết văn bản, công việc của các cán bộ, nhân viên trong phạm vi toàn cơ quan bao gồm:
- Hỗ trợ văn thư cơ quan quản lý và theo dừi cỏc văn bản đi và văn bản đến.
- Hỗ trợ tra cứu văn bản khi có yêu cầu.
- Giúp lãnh đạo HĐND giám sát, UBND quản lý toàn bộ quá trình xử lý văn bản từ khi nhận văn bản, chuyển và phân công xử lý cho đến khi có văn bản trả lời.
- Giỳp lónh đạo cỏc phũng ban phõn cụng và theo dừi quỏ trỡnh giải quyết trong phạm vi của phòng mình.
- Hỗ trợ người dùng tra cứu các văn bản trực tiếp trên máy tính ( có phân quyền truy câp) để biết các vấn đề : người giải quyết văn bản, nội dung giải quyết văn bản…
5.3.1. Giới thiệu chương trình trong hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ công việc.
a)Cách khởi động chương trình.
Phần mềm quản lý văn bản được tích hợp trên trang thông tin điện tử của huyện theo địa chỉ: http://namtuliem.hanoi.gov.vn. Đây là cổng giao tiếp điện tử của quận Nam Từ Liêm trên mạng internet được xây với mục tiêu tạo ra một môi trường giao tiếp điện tử để cung cấp cho công dân, tổ chức những nội dung đưa thông tin về Chủ trương, Chính sách của Đảng, Nhà nước, Thành phố và quận đến với công dân, tổ chức, các doanh nghiệp tạo ra cầu nối để công dân, tổ chức tiếp xúc với chính quyền huyện một cách nhanh chóng, thuận tiện, từng bước giải quyết các thủ tục hành chính bằng các dịch vụ trực tuyến trên mạng.
Để thực hiện vào chương trình ta kích chuột vào biểu tượng Internet Exploere, tại dũng địa chỉ Addess gừ vào địa chỉ : http://namtuliem.hanoi.gov.vn.
xuất hiện giao diện như dưới đây (xem phụ lục số 4):
b) Giao diện chính của chương trình. ( Xem phụ lục số 5) Chương trình gồm các chức năng cơ bản sau:
+ Quản lý văn bản đi + Quản lý văn bản đến + Thông tin tổng hợp + Danh mục các văn bản + Lịch công tác
+ Quản lý phòng họp
+ Hòm thư công
5.3.2. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND huyện Từ Liêm.
Để việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư đạt hiệu quả cao và đúng quy trình trước hết chúng ta phải hiểu công tác Văn thư bao gồm những vấn đề gì để từ đó ta có thể ứng dụng công nghệ thông tin vào vấn đề gì của công tác văn thư.
Công tác Văn thư được quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 4 năm 2004 bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư là việc đưa các kỹ thuật và trang thiết bị vào trong quy trình nghiệp vụ văn thư, trong đó có công cụ quan trọng là máy tính và các phần mềm quản lý văn bản.
Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm bao gồm:
- Soạn thảo và in ấn văn bản
- Quản lý văn bản đi và văn bản đến - Quản lý và lập hồ sơ
- Tra tìm và phục vụ sử dụng - Các công vụ khác
a)Công tác soạn thảo và in ấn văn bản.
Trước đây khi chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác soạn thảo thì các phòng ban của UBND quận Nam Từ Liêm chủ yếu soạn thảo bằng phương pháp thủ công, việc soạn thảo bằng tay rất mất thời gian, công sức và hiệu quả công việc rất thấp. Đến nay việc soạn thảo văn bản của cơ quan được tiến hành hoàn toàn trên máy vi tính, các phòng ban của cơ quan đều được trang bị máy vi tính và các trang thiết bị khác như máy photocopy, máy in, máy scan.
Sau khi cán bộ có trách nhiệm soạn thảo sẽ trình cho lãnh đạo hoặc người có thẩm quyến để kiểm tra và chỉnh sửa đến khâu cuối cùng và các công tác đó đều được tiến hành thông qua mạng nội bộ của cơ quan. Và đến khi hoàn chỉnh việc soạn thảo thì văn bản đó sẽ được chuyển qua mạng nội bộ đến người có thẩm quyền ký duyệt, cán bộ sẽ chỉ phải đến chỗ của lãnh đạo nhận văn bản và thực hiện việc chuyển giao theo đúng quy định. Điều này có tác dụng rất cao như: Thuận tiện, bớt nặng nhọc đối với người soạn thảo hoặc đánh máy, dễ dàng Lưu trữ và tìm lại các văn bản hoặc các dự thảo văn bản đã được soạn thảo, dễ dàng sửa đổi các dự thảo, bổ sung và vì vậy tiết kiệm được nhiều thời gian phải đánh máy hoặc biên soạn lại, có khả năng tra cứu hoặc tham khảo các thông tin cần thiết trực tiếp trên máy vi tính ngay trong quá trình soạn thảo, biên tập văn bản.
Dễ dàng trong việc trình bày thể thức và thể hiện văn bản đúng quy định theo đúng Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19 tháng 1 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Ngoài ra việc in ấn văn bản cũng đảm bảo các yêu cầu cao, là nguồn bổ sung đầu vào cho các cơ sở dữ liệu khác. Nếu việc soạn thảo trên máy vi tính có thể sử dụng các nguồn dữ liệu được cung cấp trên mang nội bộ.
Như vậy ta thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác soạn thảo và in ấn văn bản là vô cùng hiệu quả. Hiện nay ở UBND quận Nam Từ Liêm đang tiến hành soạn thảo văn bản trên Word, Fxcel, Power Point… của phần mềm Microsoft office 2003, Microsoft office 2007, Microsoft office 2010…
b) Quản lý văn bản đến.
Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ban hành 08 tháng 4 năm 2004 thì văn bản đến là tất cả văn bản, kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến - Trình, chuyển giao văn bản đến
- Giải quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến
Các văn bản đến bất cứ từ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Các văn bản này phải được kịp thời cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các phòng, ban, cá nhân có liên quan giải quyết, việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn nội dung bí mật của văn bản.
Quy trình xử lý văn bản đến qua việc ứng dụng phần mềm “ chuyển nhận văn bản” được thực hiện như sau:
Khi tiếp nhận văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào, cán bộ văn thư phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, dấu niêm phong, số và ký hiệu văn bản ghi trên bì vào sổ giao nhận. Trường hợp một số văn bản đến không đúng thể thức và thẩm quyền, cán bộ văn thư soạn thảo và in phiếu trả trên chương trình phần mềm, trình Chánh văn phòng ký trả lại nơi phát hành. Đối với các văn bản đã đầy đủ và chính xác cán bộ văn thư tiếp nhận và xử lý theo đúng quy định.
Cán bộ văn thư phải cập nhật vào chương trình phần mềm chuyển nhận văn bản như sau:
* Đối với văn bản giấy:
Sau khi cán bộ văn thư nhận được văn bản đến thì cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra hình thức và thẩm quyền ban hành, sau đó cán bộ văn thư đóng dấu đến và tiến hành vào sổ văn bản đến bằng máy tính thông qua phần mềm “chuyển nhận văn bản” .
Để tiến hành vào sổ văn bản đến trên phần mềm cán bộ văn thư kích chọn vào chức năng văn bản đến và chọn mục tạo văn bản mới xuất hiện giao diện ( hoặc có thể ấn phím tắt F7 trên bàn phím), cán bộ văn thư tiến hành đăng ký các thông tin vào các trường thông tin trên giao diện sổ văn bản đến( Xem phụ lục số 6)
- Ngày nhập văn bản: tự động cập nhật theo ngày, tháng, năm và giờ của máy tính ( phần này cán bộ văn thư không phải nhập)
- Ngày đến: là ngày văn bản được vào sổ văn bản đến
- Năm: ở trường thông tin này có sẵn 1 list các năm cần chọn, cán bộ văn thư chỉ cần kích chọn vào mũi tên là có thể chọn năm cần nhập