Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện bảo thắng

MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO THẮNG. 3 1. Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Bảo Thắng. 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP. 5 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng. 5 1. Chức năng: 5 2. nhiệm vụ, quyền hạn: 5 3. Cơ cấu tổ chức của cơ quan: 12 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng: 15 1. Chức năng: 15 2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 15 3.Cơ cấu tổ chức: 16 4. Sơ đồ tổ chức của văn phòng 25 5. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 25 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng. 27 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 27 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể: 27 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 28 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập được tham gia . 28 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 28 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng: 28 2. Khảo sát về công tác văn thư. 30 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 30 2.2.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư. 35 3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 36 PHẦN II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN. 39 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 39 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan. 42 3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan. 52 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 58 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 60 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 64 I. Nhận xét , đánh giá chung về ưu, nhược điểm trông công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng 64 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 67 KẾT LUẬN: 70 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU 1

B TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO THẮNG 3

1 Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Bảo Thắng 3

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 5

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng 5

1 Chức năng: 5

2 nhiệm vụ, quyền hạn: 5

3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan: 12

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng: 15

1 Chức năng: 15

2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 15

3.Cơ cấu tổ chức: 16

4 Sơ đồ tổ chức của văn phòng 25

5 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 25

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng 27

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 27

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể: 27

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 28

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập được tham gia 28

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 28

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng: 28

2 Khảo sát về công tác văn thư 30

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 30

2.2.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 35

3 Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 36

PHẦN II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 39

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 39

2 Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan 42

3 Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 52

4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 58

5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này 60

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 64

I Nhận xét , đánh giá chung về ưu, nhược điểm trông công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng 64

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 67

KẾT LUẬN: 70 PHẦN PHỤ LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xứ lý

và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nay nước ta đang bước vào thời kỳCông nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước nên công tác văn phòng cũng góp phầnrất lớn vào công tác xây dựng đất nước công tác văn phòng rất quan trọng đốivới hoạt động của cơ quan, công tác văn phòng tốt sẽ là động lực thúc đẩy cho

sự phát triển của cơ quan và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tácđộng tiêu cực đến quá trình phát triển

Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thựctiễn của từng cơ quan, tổ chức Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và

kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động và quản lý điềuhành của cơ quan, tổ chức

Là một sinh viên khoa Quản trị văn phòng Trường Đại Học Nội Vụ HàNội sau 3 năm học tập và rèn luyện tại trường em đã được trang bị những kiếnthức chuyên môn, nghiệp vụ nhất định với phương châm “ Học thật đi đôi vớilàm thật”, “ Học đi đôi với hành” Để hoàn thành khóa học 2012-2015 nhàtrường đã tổ chức cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng đi thực tập ngành nghềtại các cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cho sinh viên

Theo kế hoạch của Nhà trường em đã liên hệ với UBND huyện BảoThắng, được sự giới thiệu của UBND huyện em đã được văn phòng UBNDhuyện Bảo Thắng tiếp nhận và bắt đầu thực tập từ ngày 9/3/2015 đến hết ngày29/4/2015

Trước tiên em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban Giám Hiệu trườngĐại Học Nội Vụ Hà Nội nói chung, khoa Quản trị văn phòng nói riêng và Th.sLâm Thu Hằng giảng viên người trực tiếp hướng dẫn em đã tạo mọi điều kiệnthuận lợi cho em trong suốt quá trình học tập vừa qua tại trường cũng như trongsuốt quá trình thực tập

Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các cô chú lãnh đạo, các anh chịđang công tác và làm việc tại UBND huyện Bảo Thắng nơi em đến thực tập đãtạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập tại cơ quan Đặc biệt

bộ phận văn phòng UBND huyện là bộ phận được phân công phụ trách em Mặc

dù trong quá trình thực tập em còn thiếu sót nhiều nhưng nhờ nhận được sự tậntình dạy bảo của các cô chú anh chị nên em đẫ làm tốt công việc được phâncông tại cơ quan thực tập tại bộ phận Văn phòng UBND huyện, em đã tích lũyđược nhiều kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tiễn về công tác Văn phòng

Nhân dịp này em xin gửi tới các quý thầy cô Trường Đại Học Nội Vụ HàNội , cô giáo Lâm Thu Hằng, các cô chú lãnh đạo, các anh chị làm việc tạiUBND huyện Bảo Thắng lời cảm ơn chân thành nhất

Em xin chân thành cảm ơn

B TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN BẢO THẮNG.

1 Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Bảo Thắng.

Vị trí địa lý: Bảo Thắng là một vùng biên giới cửa ngõ của tỉnh Lào Cai.

Phía Bắc giáp với huyện Hà Khẩu ( Vân Nam – Trung Quốc) với đường biêngiới dài 15km; Phía Đông và Đông Bắc giáp với huyện Bắc Hà và MườngKhương;Phía Nam giáp huyện Bảo Yên và Văn Bàn; Phía Tây giáp huyện Sa Pa

và Tây Bắc giáp thành phố Lào Cai Dải đất này từ thời Hùng Vương thuộc đấtTây Âu của Thục Phán, thời Bắc thuộc là châu Cam Đường quận Giao Chỉ, đếnđời Lí thuộc Châu Đăng, đời Trần Thuộc Quy Hòa Từ thời nhà Lê đến khi thựcdân Pháp chiếm đóng ( 1428- 1886), Bảo Thắng thuộc châu Thủy Vĩ, phủ QuyHòa, tỉnh Hưng Hóa

Kinh tế-Xã hội: với diện tích trên 69 nghìn ha và trên 105 nghìn nhân

khẩu Toàn huyện có 17 dân tộc anh em chung sống ở 264 thôn, khu phố thuộc

12 xã và 3 thị trấn Đất đai Bảo Thắng chủ yếu là đất nông nghiệp, đất canh tác

ít, tập trung ở các thung lũng ven sông, suối còn lại là đất feralit thuận lợi chotrồng cây công nghiệp dài ngày và cây ăn quả Từ năm 1995, huyện đã có nôngtrường Quốc doanh chè Phong Hải với diện tích 300ha và công suất 10 tấn/ngày,ngày nay đang triển khai nhanh dự án vùng nguyên liệu chè trên 2000ha và hìnhthành cơ sở chế biến 42 tấn/ngày Bên cạnh địa hình, đất đai thuận lợi BảoThắng còn là đầu mối giao thông có đường sông, đường bộ, đường sắt tỏa đikhắp các khu vực Bắc Nam thuận lợi, thu hút các cư dân khắp mọi miền đếnsinh cư lập nghiệp ngày càng đông đúc hình thành 3 thị trấn sầm uất ( PhongHải, Phố Lu, Tằng Loong ) với số lượng dân cư đô thị ngày càng tăng và trởthành huyện đông nhất tỉnh có điều kiện thuận lợi phát triển kinh tế thươngmại.Đặc biệt cùng với thị xã Cam Đường, Bảo Thắng có nhiều mỏ khoáng sản

và khu công nghiệp Tằng Loong chế biến sản xuất các chất hóa học và phân bónphục vụ sản xuất công nông nghiệp làm giàu cho tổ quốc, góp phần thay da đổithịt bộ mặt Kinh tế- Xã hội địa phương Các địa hình, tài nguyên Bảo Thắng rấtthuận lợi cho sự phát triển kinh tế cơ cấu nông-lâm-công nghiệp-thương mại-

dịch vụ trong đó đặc trưng chủ yếu là trồng chè, mía, nhãn, vải buôn bán hànghóa và dịch vụ Là vùng đất cổ Bảo Thắng có nhiều di sản văn hóa lâu đời là các

di tích khảo cổ học từ thời đại cổ đá cũ với nền văn hóa sơn vi cách đây vạn nămđến văn hóa Hòa Bình, Phùng Nguyên và nền văn minh Đông sơn rực rỡ mà tiêubiểu là di chí khỏa cổ học ngòi Nhũ ở Sơn Hà, ở đây có thể tìm thấy các loại rìu

đá mài nhẵn, rìu có vai, rìu đông , mũi lao đồng và cùng với nhiều nơi khác nhưPhố Lu, Xuân Giao đã minh chứng địa bàn cư trú lâu đời của con người BảoThắng

Kết hợp nhiều tiềm năng Kinh tế- Xã hội tổng hợp của địa phương, BảoThắng đã và đang tích cực chuyển dịch cơ cấu kinh tế sang sản xuất hàng hóacác loại cây trồng, vật nuôi với hướng đầu tư khác nhau một cách phù hợp như

mở rộng diện tích trồng mía, cây ăn quả, cây chè, góp phần năng cao tổng sảnphẩm giá trị kinh tế địa phương xây dựng huyện Bảo Thắng ngày càng mộtvững mạnh toàn diện

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

- Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các vănbản của nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằmbảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ Trung ương đến cơ sở

2 nhiệm vụ, quyền hạn:

a, Trong lĩnh vực kinh tế, ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

- Lập kế hoạch thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Ủy bannhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của phápluật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

b, Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đấtđai, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địaphương và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khái tháclâm sản, phát triển nghành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Ủy ban nhân dân xã,thị trấn;

- Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthủy lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật

c, Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, ủy ban nhân dânhuyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tham gia với Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã, thị trấn;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biếnnông, lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Ủy bannhân dân tỉnh

d, Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Ủy ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện

quy hoạch xây dựng đã được duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Ủy ban nhân dân tỉnh

e, Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch, Ủy ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thểthao, y tế, phát thanh huyện thực hiên những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổchức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địabàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hóa, hoạt động của các trung tâm văn hóa – thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa và danh lam thắng

cảnh do địa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạchhóa gia đình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động,

tổ chức thực hiện phong trào xóa đói, giám nghèo, hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo

g, Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Ủy bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ quyền hạn sau đây:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hóa trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương

h, Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Ủy bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau dây:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trươnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộkhẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội

i, Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Ủy bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ quyền hạn sau đây:

- Tuyên truyền , giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo;

- Tổ chức thực hiện và các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo, quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định cuả pháp luật

j Trong việc thi hành pháp luật, ủy ban nhân dân huyện thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên;

- Tổ chức và chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện phápbảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chứckinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợiích hợp pháp khác của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hòa giải ở xã, thị trấn

k, Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Ủyban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội theo quy định của phápluật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thế của cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Ủy ban nhândân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa ủy ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính ở địa phươngtrình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyếtđịnh

l, Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thuộc tỉnh thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn quy định tại các Điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105,

106 và 107 của Luật này và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của thị xã, thành phố thuộc tỉnhtrình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên phê duyệt;

- Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân về quy hoạch tổng thểxây dựng và phát triển đô thị của thị xã, thành phố thuộc tỉnh trên cơ sở quyhoạch chung, kế hoạch xây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảođảm trật tự công cộng, giao thông, phòng, chống, cháy, nổ, bảo vệ môi trường

và cảnh quan đô thị; biện pháp quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cưtrên địa bàn;

- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được

giao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xâydựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giaothông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;

- Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhànước trên địa bàn theo sự phân công của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyếtđịnh xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của phápluật;

- Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao của thị xã, thànhphố thuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hóa vàdanh lam thắng cảnh do thị xã, thành phố thuộc tỉnh quản lý

m, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quyđịnh tại các Điều 97 ,98, 99 ,100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 của Luậtnày và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạchphát triển kinh tế - xã hội về quy hoạch đô thị của thành phố;

- Quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trênđịa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ;

- Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị;

tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đấtđai theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phốgiao trên địa bàn huyện

n, Ủy ban nhân dân huyện thuộc địa bàn hải đảo thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn quy định tại các Điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 105, 106 và

107 của Luật này và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện các biện pháp xây dựng, quản lý, bảo vệ đảo, vùng biển theoquy định của pháp luật;

- Thực hiện các biện pháp để quản lý dân cư trên địa bàn;

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan:

- UBND huyện Bảo Thắng gồm 7 thành viên, có chủ tịch UBND huyện,

03 Phó chủ tịch UBND huyện và 03 Ủy viên UBND huyện

- Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệmthực hiện đầy đủ và nghiêm túc các nhiệm vụ quyền hạn của UBND đã quyđịnh Chủ tịch UBND huyện lãnh đạo công tác của tập thể UBND huyện, thửtrưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã thịtrấn Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc lớn, quan trọng, các vấn đề cótính chiến lược trên tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBNDhuyện

- 01 Phó chủ tịch Thường trực UBND huyện, chủ trì điều phối hoạt độngcủa UBND huyện khi Chủ tịch UBND vắng mặt, phụ trách các lĩnh vực: Xâydựng cơ bản, giao thông vận tải, quản lý đất đai, tài nguyên môi trường, tàichính, tín dụng, chương trình thực hành tiết kiệm, chống láng phí

- 01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực kinh tế: Nông PTNT, Lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản, công nghiệp, khoa học công nghệ,thương mại, dịch vụ, cụm, điểm công nghiệp, phụ trách công tác GPMB

nghiệp 01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực văn hóa xã hội: baogồm các lĩnh vực: Giáo dục – Đào tạo, Y tế, dân số, tôn giáo, dân tộc và các vấn

đề xã hội khác

- 01 Ủy viên phụ trách công an

- 01 Ủy viên phụ trách quân sự

- 01 Ủy viên phụ trách Nội Vụ

* Các phòng chuyên môn:

1.Văn phòng UBND huyện:

Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Bảo Thắng, có chức năngtham mưu tổng hợp cho UBND huyện về hoạt động của UBND; tham mưu chochủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND huyện; cungcấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND huyện và các cơ quannhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của

UBND huyện.

2 Phòng Tài chính- Kế hoạch:

Tham mưu về việc tổng hợp xây dựng kế hoạch đầu tư phát triển và kếhoạch XDCB hằng năm, cổng tác quản lý thu, chi ngân sách địa phưởng vàcác nguồn quỹ của huyện trên địa bàn huyện Bảo Thắng

3 Phòng Kinh tế:

Tham mưu, giúp UBND huyện quản lý Nhà nước về chăm sóc và bảo vệsức khỏe nhân dân trên địa bàn bao gồm: Các cơ sở y tế, công tác y tế dự phòng;hoạt động khám, chữa bệnh; phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòngbệnh; chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; trang thiết bị

y tế

4 Phòng Nội vụ:

Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước vềcác lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước, cảicách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, côngchức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, thị trấn; hội , tổ chức phi Chínhphủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng

5 Phòng Quản lý đô thị:

Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước vềkiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; nhà ở và công sở; vật liệu xâydựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị ( gồm: cấp, thoát nước; vệ sinh môitrường đô thị; công viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ xe đô thị)

6 Phòng Tài nguyên- Môi trường:

Tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đất, tàinguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường

7 Phòng Tư pháp:

Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiên chức năng quản lý nhà nước về:công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn bản quyphạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực;

hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hòa giải ở cơ sở và các công tác tư pháp khác theo quy

định của pháp luật.

8 Phòng Lao động thương binh& Xã hội:

Tham mưu cho UBND huyện chỉ đạo hướng dẫn các cơ quan, đơn vị các

xã, thị trấn trên địa bàn huyện thực hiện các quy định về lĩnh vực quản lý nhànước được giao Quản lý người có công, đối tượng chính sách xã hội khác; thựchiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền cảu UBND huyện và theoquy định của pháp luật

9 Phòng Văn hóa và thông tin:

Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về:văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch; báo chí, xuất bản; bưu chính và chuyểnphát, viễn thông và internet, cộng nghệ thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin, phátthanh trên địa bàn

10.Phòng Y tế:

Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềchăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, gồm: y tế cơ sở; y tế dự phòng; khám,chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh cho người;

mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế

11.Thanh tra huyện:

Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềcông tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nướccủa UBND huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại,

tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật

12.Phòng Dân tộc:

Tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về cáclĩnh vực công tác dân tộc tại địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyềnhạn theo sự ủy quyền của UBND huyện

* 07 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Bảo Thắng là:

1 Trung tâm văn hóa;

2 Đài truyền thanh truyền hình;

3 Hội chữ thập đỏ;

4 Ban quản lý chợ;

5 Ban quản lý dự án các công trình xây dựng cơ bản;

6 Ban quản lý rừng phòng hộ số 5;

7 Trung tâm dạy nghề và giáo dục thường xuyên;

4 Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan ( phụ lục 01)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng:

1 Chức năng:

Văn phòng UBND huyện là cơ quan tham mưu tổng hợp cho UBNDhuyện( UBND huyện bảo Thắng là huyện thí điểm không có HDND cấp huyện);tham mưu thường trực UBND huyện triển khai thực hiện nhiệm vụ theo quyđịnh; giúp ỦY ban nhân dân huyện về công tác dân tộc; đảm bảo cơ sở vật chất,

kỹ thuật cho hoạt động Ủy ban nhân dân huyện

Hoạt động của Văn phòng UBND huyện đặt dưới sự chỉ đạo toàn diện,trực tiếp của Thường trực UBND huyện; chịu sự quản lý hướng dẫn về chuyênmôn nghiệp vụ của Văn phòng cấp trên

2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Tổ chức các hoạt động của UBND, Thường trực Ủy ban nhân dân huyệntrong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhànước; Giúp chủ tịch UBND huyện tổ chức điều hành, phối hợp hoạt động củacác cơ quan chuyên môn, UBND các xã, thị trấn để thực hiện chương trình, kếhoạch công tác UBND và Chủ tịch UBND huyện; Đảm bảo các điều kiện vậtchất kỹ thuật cho hoạt động của UBND huyện; Tham mưu giúp UBND huyện

về công tác ngoại vụ, công tác quản trị mạng

Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện tốt chức năng quản lý,điều hànhmội hoạt động như: Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng….Tổ chức và phục

vụ tốt các hội nghị, kỳ họp do UBND huyện triệu tập và chủ trì

Tham mưu giúp UBND huyện quản lý nhà nước về công tác dân tộc trênđịa bàn huyện ( Như chương trình 134, chương trình 112 trong chương trình135; các chính sách khác đối với đồng bào dân tộc)

Thu thập, xử lý thông tin, cung cấp thông tin, nắm chắc tình hình mọi mặthoạt động trên địa bàn huyện để tham mưu đề xuất trong hoạt động của UBNDhuyện theo quy định của pháp luật.

Phối hợp với các cơ quan chuyên môn của huyện trong quá trình soạnthảo văn bản Tham gia thẩm định về thể thức, nội dung đối với các loại văn bản

do các cơ quan chức năng tham mưu cho UBND huyện ban hành

Chủ trì soạn thảo các văn bản theo sự phân công của UBND huyện vàtrực tiếp in ấn, phát hành văn bản đó

Tham mưu cho UBND huyện đôn đốc các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấnthực hiện nội dung thông báo kết luận và công văn chỉ đạo của UBND huyệntheo quy định

Có trách nhiệm quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định Quản

lý toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc, đi lại và các tài sảnkhác được UBND giao Dự trù kinh phí, quản lý tiền mặt và đáp ứng đầy đủ cácnhu cầu chi tiêu, phục vụ cho các mặt hoạt động của UBND huyện

Quản lý công văn, giấy tờ và hồ sơ lưu trữ của UBND huyện, Tiếp nhận

và sao lục các loại văn bản hướng dẫn của các cấp gửi tới các cơ quan, đơn vị cóliên quan để triển khai thực hiện

Trực tiếp theo dõi, quản lý Tổ tiếp công dân của UBND huyện, quản lý vàduy trì hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” Tổchức quản lý hoạt động của bộ phận nhà khách

Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo các định kỳ và đột xuất với UBNDhuyện và ngành dọc cấp trên

Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được UBND huyện giao

Hành chính phục vụ.

Bộ phận một cửa

* Nhiệm vụ công tác của mỗi cán bộ, công chức trong phòng:

1 Đ/c Nguyễn Trọng Hiếu, Chánh Văn phòng.

Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, UBND huyện về côngtác tổ chức cán bộ, tài chính, thi đua khen thưởng và toàn bộ hoạt động của cơquan Văn phòng

Đại diện cơ quan, quan hệ với các cơ quan, đoàn thể huyện, đoàn thểhuyện và tỉnh để phối hợp thực hiện các nhiệm vụ được Huyện ủy, UBNDhuyện giao

Chủ tài khoản và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động thu, chi tài chínhcủa cơ quan Chịu trách nhiệm công tác pháp chế các văn bản, đảm bảo mọi điềukiện trong thẩm quyền để phục vụ cho các hoạt động của Thường trực UBNDhuyện Chịu trách nhiệm kiểm tra, thẩm định trước khi trình ký ban hành cácvăn bản chỉ đạo thuộc lĩnh vực tài chính ngân sách, nội chính, công tác quyhoạch, kế hoạch, đối ngoại Theo dõi, chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận

và trả kết quả theo cơ chế một cửa của huyện; Ban tiếp công dân của UBNDhuyện Người phát ngôn của cơ quan Văn phòng UBND huyện

Tham dự các Hội nghị, cuộc họp của Thường trực UBND huyện Chủ trìcác cuộc họp cơ quan Văn phòng

2 Đ/c Nguyễn Vĩnh Hoàng, Phó Chánh Văn phòng.

Có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các chuyên viên tổng hợp thực hiện tốtcông tác soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản ban hành chính

do Thường trực UBND huyện và Chánh Văn phòng giao Giúp Chánh Vănphòng thẩm định các văn bản thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản; lĩnh vực Côngnghiệp- Tiểu thủ công nghiệp; thương mại-dịch vụ; Quản lý đô thị; giao thôngvận tải; văn hóa xã hội Phối hợp đôn đốc các cơ quan, các xã, thị trấn thựchiện kế hoạch giám sát của Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thường trực HDND,các Ban HDND tỉnh giám sát về nội dung, lĩnh vực được giao như trên GiúpChánh Văn phòng chỉ đạo thực hiện công tác cải cách hành chính, công tác văn

thư lưu trữ của cơ quan Chỉ đạo Bộ phận chuyên viên tổng hợp theo dõi, đônđốc các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn thực hiện các Kết luận, công văn chỉđạo của UBND huyện ( trực tiếp chỉ đạo các chuyên viên: Ngô Hữu Tưởng, LêThị Thanh Tâm, Vũ Thế Trung, Lục Thị Thoa thực hiện nhiệm vụ) Tham dựcác Hội nghị, cuộc họp của UBND huyện thuộc lĩnh vực được giao Được ủyquyền giải quyết các công việc của cơ quan khi Chánh Văn phòng đi công táchoặc vắng mặt ( có văn bản ủy quyền cụ thể) và thực hiện các nhiệm vụ khác khiđược phân công.

3 Đ/c Vũ Thị Bạch Yến, Phó Chánh Văn phòng phụ trách bộ phận HCQT.

Có trách nhiệm chỉ đạo quản lý, bảo vệ tài sản của cơ quan, dự trù kinhphí sửa chữa nhỏ, mua sắm văn phòng phẩm trang thiết bị phục vụ cho các đồngchí lãnh đạo làm việc, phục vụ các hội nghị, đón tiếp khách của huyện Thườngxuyên kiểm tra đôn đốc CBVC thực hiện tốt công tác đảm bảo vệ sinh trong vàngoài trụ sở làm việc, hội trường, nhà khách, nhà ăn, các công trình phụ Kiểmtra, đôn đốc công tác sản xuất văn bản, văn thư lưu trữ, điều vận xe, quản lýxăng xe cho các đồng chí Thường trực UBND huyện đi công tác và bảo vệ anninh trật tự trong cơ quan Báo cáo Chánh Văn phòng số lượng xuất xăng xe đicông tác, hoạt động của nhà khách vào chiều thứ 6 hàng tuần Quản lý hộitrường, chỉ đạo chuẩn bị chu đáo các điều kiện phòng họp, trang âm, ánh sángphục vụ cho các hội nghị, cuộc họp của UBND huyện

Chỉ đạo, theo dõi hoạt động của nhà khách UBND huyện và thực hiện cácnhiệm vụ khác khi được phân công Giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo Kế toán,thủ quỹ, thủ kho theo dõi và vào sổ xuất, nhập văn phòng phẩm hàng tháng theođúng quy định

4 Đ/c Lê Quốc Phú, Phó Chánh Văn phòng.

Có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các chuyên viên tổng hợp thực hiện tốtcông tác soan thảo các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính doThường trực UBND huyện và Chánh Văn phòng giao Giúp Chánh Văn phòngthẩm định các văn bản khối kinh tế nông lâm nghiệp, tài nguyên môi trường,

khoa học công nghệ, chương trình xây dựng nông thôn mới; Phụ trách Bộ phậntiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế 1 cửa Chỉ đạo các chuyên viên: NguyễnTiến Sỹ, Ngô Văn Bàng, Dương Thanh Xuân, Đàm Thị Xuân Thu, Trần ThịNgọc Ánh, Nguyễn Thị Kim Loan thực hiện nhiệm vụ).

Đôn đốc các cơ quan, các xã, thị trấn thực hiện kế hoạch giám sát củaĐoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thường trực HDND, các Ban HDND tỉnh giám sát

về nội dung, lĩnh vực được giao phụ trách tham mưu Tham dự các Hội nghị,cuộc họp của UBND huyện thuộc lĩnh vực được phân công tham mưu và thựchiện các nhiệm vụ khác khi được phân công

5 Bộ phận tổng hợp.

5.1 Đ/c Ngô Hữu Tưởng- Chuyên viên.

Theo dõi, tổng hợp thông tin và trực tiếp tham mưu giúp việc cho đồngchí Chủ tịch UBND huyện về lĩnh vực nội chính, tài chính, ngân sách, công tácquy hoạch, kế hoạch, đối ngoại Kịp thời, nắm bát thông tin, tham mưu, đề xuátcho UBND huyện ban hành các văn bản chỉ đạo về lĩnh vực trên Đồng thời, đônđốc các cơ quan, các xã, thị trấn thực hiện các ý kiến chỉ đạo, kết luận củathường trực UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện về lĩnh vực được giao thammưu, giúp việc Tham mưu giúp UBND huyện ban hành các văn bản địnhhướng chỉ đạo hoạt động của HDND các xã, thị trấn Tham mưu giúp UBNDhuyện phối hợp với Tổ đại biểu HDND tỉnh ( tại Bảo Thắng) thực hiện nhiệm vụcủa Tổ đại biểu tại địa phương

Làm thủ quỹ cơ quan: Có trách nhiệm rút tiền mặt ở kho bạc về cơ quan,bảo quản chặt chẽ tiền mặt Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ chi tiêu, chỉ xuấttiền mặt khi có chứng từ, sổ sách, kiểm kê quỹ tiền mặt, đối chiếu sổ sách với kếtoán Nếu mất tiền không có lý chính đáng thủ quỹ phải chịu trách nhiệm bồithường

5.2 Đ/c Vũ Thế Trung- Chuyên viên.

Theo dõi, tổng hợp và tham mưu giúp việc cho đ/c Phó Chủ tịch thườngtrực UBND huyện về lĩnh vực xây dựng cơ bản-GPMB; Công nghiệp- Tiểu thủcông nghiệp; Quản lý đô thị; giao thông vân tải, thương mại-dịch vụ Kịp thời,

nắm bắt thông tin, tham mưu, đề xuất cho UBND huyện ban hành các văn bảnchỉ đạo về lĩnh vực trên Có trách nhiệm đôn đốc các cơ quan, các xã, thị trấnthực hiện các ý kiến chỉ đạo, kết luận của Thường trực UBND huyện về lĩnh vựcđược tham mưu, giúp việc.

Thực hiện nhiệm vụ quản trị mạng nội bộ của UBND huyện và có tráchnhiệm phụ trách kỹ thuật phục vụ hội nghị giao ban trực tuyến giữa UBNDhuyện với tỉnh Phối hợp với chuyên viên công nghệ thông tin Phòng văn hóa cótrách nhiệm cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương, của tỉnh,các huyện đầy đủ, kịp thời lên cổng thông tin điện tử của huyện Tham mưu, đềxuất việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc giải quyết hồ sơ công việctrong nội bộ cơ quan và áp dụng chung cho các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn.Tham mưu triển khai nội dung chỉ đạo của trung ương, của tỉnh về thực hiệnphần mềm chữ ký số

5.3 Đ/c Lê Thị Thanh Tâm- Chuyên viên.

Theo dõi, tổng hợp và tham mưu giúp việc cho đ/c Phó Chủ tịch UBNDhuyện phụ trách khối Văn hóa xã hội Kịp thời, nắm bắt thông tin, tham mưu, đềxuất cho UBND huyện ban hành các văn bản chỉ đạo về lĩnh vực trên Có tráchnhiệm đôn đốc các cơ quan, các xã, thị trấn thực hiện các ý kiến chỉ đạo, kếtluận cho thường trực UBND huyện về lĩnh vực văn hóa xã hội

5.4 Đ/c Nguyễn Tiến Sỹ- Chuyên viên và ông Ngô Văn Bàng, cán bộ biệt phái.

Theo dõi , tổng hợp thông tin và trực tiếp tham mưu giúp việc cho đ/c PhóChủ tịch UBND huyện ( phụ trách khối kinh tế, nông lâm nghiệp) về lĩnh vựcquản lý đất đai, tài nguyên khoáng sản, môi trường, GPMB trồng cây cao su, sắpxếp dân cư, thủy lợi, phòng chống lụt bão, chương trình xây dựng nông thônmới Kịp thời, nắm bắt thông tin, tham mưu, đề xuất cho UBND huyện banhành các văn bản chỉ đạo về lĩnh vực trên Đồng thời, đôn đốc các cơ quan, các

xã, thị trấn thực hiện các ý kiến chỉ đạo, kết luận của thường trực UBND huyện

về lĩnh vực được giao tham mưu, giúp việc

5.4 Đ/c Dương Thanh Xuân, cán bộ tổng hợp.

Theo dõi, tổng hợp thông tin và trực tiếp tham mưu giúp việc cho đ/c PhóChủ tịch UBND huyện ( phụ trách khối kinh tế, nông lâm nghiệp) về lĩnh vựckinh tế, nông lâm, thủy sản, khoa học công nghệ Kịp thời, nắm bắt thông tin,tham mưu, đề xuất cho UBND huyện ban hành các văn bản chỉ đạo về lĩnh vựctrên Đồng thời đôn đốc các cơ quan, các xã, thị trấn thực hiện các ý kiến chỉđạo, kết luận của thường trực UBND huyện về lĩnh vực được giao tham mưu,giúp việc

5.5 Đ/c Đàm Thị Xuân Thu, chuyên viên.

Theo dõi, tổng hợp ( thu thập thông tin từ các cơ quan, các xã, thị trấn,các chuyên viên tổng hợp) tổng hợp các báo cáo định kỳ hàng tuần, tháng, nămcủa UBND huyện Giúp Chánh Văn Phòng UBND huyện theo dõi, tổng hợpsoạn thảo các văn bản của cơ quan Văn phòng; theo dõi, tổng hợp công tác thiđua, khen thưởng của cơ quan Phối hợp với các chuyên viên tổng hợp các lĩnhvực cung cấp các thông tin, bài viết thường xuyên, đầy đủ, kịp thời trên các lĩnhvực để gửi Phòng Văn hóa thông tin cập nhật đưa lên cổng thông tin điện tử củahuyện

6 Bộ phận hành chính quản trị.

6.1 Đ/c Trần Văn Vũ- Kế toán.

Lập dự trù, dự toán, đảm bảo kinh phí phục vụ cho các hoạt động củaUBND huyện, của các cơ quan Văn phòng, đảm bảo các khoản tiền lương, phụcấp, công tác phí cho CBVC trong cơ quan

Có trách nhiệm tham mưu cho Chánh Văn phòng lập chứng từ thu- chi docác cơ quan đặt cơm khách và mở hội nghị, đảm bảo chất lượng bữa ăn phục vụhội nghị Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng công tác tài chính hàng tháng vàomùng 5 tháng sau liền kề Thực hiện việc nhập, xuất kho văn phòng phẩm hàngtháng theo quy định

6.2 Đ/c Đỗ Thị Toàn- nhân viên văn thư.

Tiếp nhận phân loại công văn đến, chuyển Chánh Văn phòng xử lý vàchuyển giao cho đ/c Trần Thị Thúy phô tô để Bộ phận liên lạc gửi các cơ quan,

đơn vị cá nhân có liên quan thực hiện ngay trong ngày, đặc biệt là đối với cácvăn bản khẩn, giấy mời họp phải vào sổ theo dõi và chuyển ngay cho ChánhVăn phòng xử lý hoặc Phó Chánh văn phòng được ủy quyền xử lý.

Tuyệt đối giữ bí mật các nội dung trong văn bản, quản lý chặt chẽ condấu, giấy giới thiệu, giấy đi đường, chỉ đóng dấu khi có chữ ký của lãnh đạo.Tuyệt đối không cho phép những người không có nhiệm vụ xem nội dung cácvăn bản có dấu chỉ mức độ mật hoặc các văn bản có liên quan đến công tác tổchức cán bộ khi chưa được sự đồng ý của lãnh đạo Đối với trường hợp các cơquan đến đóng dấu văn bản đi của UBND huyện nếu không có bản gốc tuyệt đốikhông được đóng dấu để tránh trường hợp có sự sai lệch giữa bản chính và bảnphô tô, Thường trực nghe điện thoại, ghi chép các thông tin cần thiết, báo cáocác lãnh đạo Văn phòng để kịp thời xử lý Chịu trách nhiệm chính trong việcphân phát văn bản đi

6.3 Đ/c Trần Thị Thúy- Chuyên viên.

Có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ, sắp xếp tài liêu, côngvăn đi đến đảm bảo khoa học, đúng quy định Có trách nhiệm phô tô, in ấn vănbản đi và các văn bản đến ( Yêu cầu, việc phô tô in ấn văn bản phải hết sức lưu

ý sắp xếp các văn bản có mức độ khẩn phải được phô tô trước để chuyển Bộphận liên lạc chuyển phát ngay cho tổ chức, cá nhân có liên quan)

6.4 Đ/c Lục Thị Thoa- Chuyên viên.

Phối hợp với đ/c Đàm Thị Xuân Thu, tổng hợp báo cáo định kỳ hàng tuầncủa UBND huyện Chịu trách nhiệm đưa, gửi công văn đi đảm bảo kịp thời, đặcbiệt là đối với công văn khẩn, giấy mời họp phải gửi ngay sau khi lãnh đạo đã

ký, đóng dấu phát hành Đồng thời, phải lập sổ theo dõi việc gửi văn bản chocác cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn ( ghi rõ thời gian gửi, người nhận) Đối vớicác văn bản khẩn, giấy mời họp gửi qua đường bưu điện, qua hộp thư điện tửhoặc Fax cho các xã, thị trấn phải điện thoại kiểm tra xem xét cụ thể các xã, thịtrấn đã nhận được hay chưa

6.5 Đ/c Đỗ Thị Hà- Hợp vụ tạp vụ.

Thực hiện công tác vệ sinh, đảm bảo các điều kiện cần thiết phục vụ các

cuộc họp, hội nghị, các phòng làm việc của lãnh đạo UBND huyện, Lãnh đạoVăn phòng; các phòng họp giao ban thường trực, phòng họp số 2, phòng họptầng 3, phòng tiếp dân Đồng thời, có trách nhiệm quản lý tài sản được giao.

6.6 Trần Đại Nghĩa, Trần Văn Hội, Hoàng Văn Tuấn- Lái xe ô tô.

Giao cho đ/c Trần Văn Hội quản lý, điều khiển xe ô tô Toyota-Fotuner; đ/

c Trần Đại Nghĩa quản lý, điều khiển xe Kia; đ/c Hoàng Văn Toản, điều khiển

xe Toyota-Atis Các đ/c lái xe có trách nhiệm giữ gìn xe ô tô được giao, thườngxuyên kiểm tra, bảo dưỡng, lau rửa sạch sẽ, quản lý chặt trang thiết bị hiện cótrên xe, tuyệt đối không được tự ý thay đổi các trang thiết bị của xe khi chưađược sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng Đảm bảo lái xe an toàn, vận hành xe

ra khỏi ga ra phải có ý kiến của lãnh đạo, xe hoạt động phục vụ công tác củalãnh đạo UBND huyện phải có phiếu điều vận xe do Phó Văn phòng phụ tráchhành chính ký Xe hoạt động ra ngoài tỉnh phải có ý kiến cuat Chủ tịch UBNDhuyện Xe hoạt động trong tỉnh do các cơ quan và cá nhân có nhu cầu mượnphải có ý kiến của Chánh Văn phòng Khi cần sửa chữa phải báo cáo lãnh đạovăn phòng xem xét Xe hoạt động ngoài tuyến quy định trong điều vận, nếu xảy

ra sự cố, lái xe phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định Trong khi thựchiện nhiệm vụ lái xe phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự, đưa lãnh đạo đi công tácphải đúng giờ, nói năng khiêm tốn, lịch sự và đúng mực Chấp hành nghiêmchỉnh Luật giao thông đường bộ Hàng tháng phải xuất trình nhật trình chạy xecho Phó Văn phòng phụ trách hành chính

6.7 Đ/c Chu Văn Hùng, đ/c Lê Quyết Định- Hợp đồng bảo vệ.

Có trách nhiệm bảo vệ trong phạm vi cơ quan, thực hiện nghiêm túc thờigian thường trực bảo vệ, không cho người lạ mặt không có nhiệm vụ vào cơquan ( Nhiệm vụ cụ thể theo nội dung hợp đồng đã ký kết) Có trách nhiệmchính khi xảy ra mất mát tài sản cơ quan hoặc xảy ra các vụ việc gây mất trật tự

an ninh trong khu vực làm việc của cơ quan Khi có vụ việc xảy ra phải báo cáongay cho lãnh đạo cơ quan hoặc công an biết để có biên pháp giải quyết kịp thời.Nếu xảy ra mất mát tài sản của cơ quan không có lý do chính đáng thì bảo vệphải chịu trách nhiệm bồi thường,

- Đối với đ/c Lê Quyết Định, ngoài nhiệm vụ bảo vệ trong giờ hành chính

có trách nhiệm làm công tác phục vụ các hội nghị tại hội trường lớn, đảm bảocông tác vệ sinh trong, ngoài hội trường Có trách nhiệm sửa chữa nhỏ hệ thốngđiện, nước hội trường, trụ sở UBND huyện Trực đêm 2 buổi/tháng ( thời gian

cụ thể do đ/c Lê Quyết Định và đ/c Chu Văn Hùng tự bố trí sắp xếp, song phảithực hiện nghiêm túc việc bàn giao ca trực)

- Đối với đ/c Chu Văn Hùng, ngoài nhiệm vụ bảo vệ ngoài giờ hànhchính, có trách nhiệm chăm sóc cây cảnh của cơ quan Đối với các hội nghị cóquy mô lớn ( từ 200 đại biểu trở lên) có trách nhiệm phối hợp với đ/c Lê QuyếtĐịnh, để thục hiện nhiệm vụ bố trí sắp xếp, theo dõi bảo vệ phương tiện của cácđại biểu tham dự hội nghị, đảm bảo khoa học, an toàn

7 Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa.

7.1 Đ/c Trần Thị Ngọc Ánh, cán bộ thường trực tại Bộ phận một cửa:

Thực hiện nhiệm vụ tiếp dân và theo dõi, đôn đốc cơ quan, đơn vị có liênquan giải quyết hồ sơ công việc liên quan đến lĩnh vực đất đai thông qua Bộphận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế 1 cửa của huyện

7.2 Đ/c Nguyễn Thị Kim Loan, cán bộ biệt phái ( Thường trực tại Bộ phận 1 cửa).

Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc và tổng hợp kết quả thực hiệnviệc tiếp nhận hồ sơ và giải quyết công việc đối với các lĩnh vực thuộc Bộ phậntiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế 1 cửa của huyện Định kỳ hằng tuần, vàochiều thứ 5, hằng tháng vào ngày 15 tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động của Bộphận với Chánh văn phòng và Trưởng bộ phận Đồng thời, giúp Chánh Vănphòng theo dõi tình hình quản lý sử dụng tài sản, trang thiết bị của bộ phận; kịpthời báo cáo đề xuất sửa chữa, mua sắm trang thiết bị, tài sản bị hư hỏng để đảmbảo hoạt động của Bộ phận một cửa

4 Sơ đồ tổ chức của văn phòng ( phụ lục 02).

5 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng

- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính văn phòng;

- Xây dựng lịch công tác tuần, tháng, quý, năm

5.2 Quyền hạn

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong văn phòng;

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn bộ nhânviên trong văn phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trựcthuộc;

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyền… đối với nhân viên vănphòng;

- Giải quyết hoặc không giải quyết công việc của các cá nhân hay bộ phậndựa trên các nội quy, quy định của cơ quan và quy định hiện hành;

- Được quyền kiểm tra chất vấn các trưởng bộ phận liên quan nếu phát

sinh ra những văn đề liên quan đến sự thiệt hại của ủy ban;

- Yêu cầu mọi bộ phận của văn phòng cơ quan báo cáo, thuyết minh cungcấp dữ liệu chính để cho các bộ phận văn phòng hoàn thành nhiệm vụ do Chánhvăn phòng giao;

- Ký, sao in một số giấy tờ hành chính được lãnh đạo cơ quan ủy quyền;

- Ký các thông báo thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của Văn phòng;

5.3 Báo cáo và ủy quyền

- Báo cáo cho Lãnh đạo UBND về công tác hành chính văn phòng theonhiệm vụ được giao;

- Khi vắng mặt thì ủy quyền lại cho nhân viên trong văn phòng thực hiện

5.4 Tiêu chuẩn

5.4.1 Trình độ chuyên môn

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị, Hành chính, Luật chở lên;

- Trình độ tin học, văn phòng từ bằng B trở lên

5.4.2 Kỹ năng

- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên;

- Kỹ năng hoạch định;

- Kỹ năng tổ chức kiểm tra công việc;

- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo;

- Kỹ năng giao tiếp tốt

5.4.3 Kinh nghiệm

- Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác Quản trị hành chính;

- Ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương;

5.4.4 Phẩm chất cá nhân

- Có khả năng chịu áp lực công việc;

- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác;

- Sáng tạo trong công việc

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành

chính văn phòng của Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng.

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng thammưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tìnhhuống cụ thể:

Văn phòng có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng đối với UBND huyện BảoThắng Nhìn chung các công tác hành chính văn phòng được thực hiện tươngđối tốt đặc biệt là công tác tham mưu, tổng hợp Hàng năm văn phòng đã thammưu hàng trăm kế hoạch, báo cáo và các văn bản chỉ đạo nhằm tìm kiếm cácphương án tốt ưu phục vụ cho quá trình quản lý của cơ quan Văn phòng đã tổnghợp xử lý thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan, nghiên cứu đề xuất vớilãnh đạo cách giải quyết và xử lý Tham mưu trong việc xây dựng bộ máy củavăn phòng, xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan… Tiêu biểu là việc xâydựng các quy chế sau: Quy chế làm việc, quy chế hoạt động của UBND huyện,quy chế công tác văn thư, lưu trữ, mỗi phòng ban đều có quy chế hoạt độngriêng của mình

* Ví dụ các tình huống cụ thể:

1.Văn phòng tổ chức Hội nghị tổng kết công tác năm và trao thành tíchkhen thưởng trong năn cho các tập thể, cá nhân xuất sắc năm 2014 Văn phòng

đã thu thập các văn bản, tài liệu, các thông tin liên quan đến các tập thể, cá nhân

để tham mưu cho lãnh đạo và làm báo cáo tổng kết

2 Để lãnh đạo ra quyết định bổ nhiệm ông Ngô Hữu Tưởng chuyện viênVăn phòng UBND lên làm phó Chánh văn phòng Văn phòng thu thập các vănbản, tài liệu liên quan đến ông Ngô Hữu Tưởng, tờ trình của Văn phòng UBND

và xét nhu cầu thực tế của công việc cũng như khả năng đảm nhiệm công việccủa ông Ngô Hữu Tưởng từ đó cung cấp cho Chủ tịch UBND xem xét và raquyết định bổ nhiệm một cách hợp lí nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quản

lý, lãnh đạo điều hành của cơ quan

3 Văn phòng tổ chức mua săm các trang thiết bị cần thiết phục vụ hoạtđộng của cơ quan, ví dụ như mua thêm máy vi tính để phục vụ cho công việc

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của cơ quan ( xem phụ lục III )

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp) của

cơ quan mà trong quá trình thực tập được tham gia ( xem phụ lục IV)

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan( xem phụ lục V)

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhànước về văn hóa công sở của Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng:

Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục chính thức được

sử dụng trong các buổi lễ, cuộc họp trọng thể

Lễ phục của nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ comle, áo sơ mi

Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: bộ comle nữ

3.Giao tiếp và ứng xử:

Cán bộ , công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ thực hiên tốt các quyđịnh về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định củapháp luật

Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói tiếng lóng,quát nạt

4 Giao tiếp và ứng xử với nhân dân:

Trong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức nhãnhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể và các quy địnhliên quan đến giải quyết công việc

Cán bộ, công chức, viên chức không có thái độ hách dịch, nhũng nhiễugây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.

5.Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp:

Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức

có thái độ chung thực, thân thiện, hợp tác

6.Giao tiếp qua điện thoại:

Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức xưng tên cơquan, đơn vị công tác, trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc,không ngắt điện thoại đột ngột

7.Treo Quốc huy:

Quốc huy được treo trang trọng tại phía trên cổng chính tòa nhà chính.Kích cỡ Quốc huy phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy quá cũhoặc bị hỏng

Việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài và lễ tangtuân theo quy định về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễtang

9 Biển cơ quan:

Cơ quan có biển tên được đặt tại cổng chính, trên đó ghi rõ tên gọi đầy đủbằng tiếng việt và địa chỉ cơ quan

10 Phòng làm việc:

Phòng làm việc có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ,công chức, viên chức

Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc

11 Khu vực để phương tiện giao thông:

Cơ quan bố trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức,viên chức và của người đến giao dịch, làm việc Không thu phí gửi phương tiệngiao thông của người đến giao dịch, làm việc

Nhược điểm:

Bên cạnh một số mặt tích cực trên thì việc triển khai, thực hiện nghi thứcnhà nước về văn hóa công sở thì còn một số mặt hạn chế sau:

Cơ quan chưa thực hiện việc đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ.

Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc chưa được đảm bảo gọn gàng, ngănnắp, khoa học, hợp lí

Trên đây là một số nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiệnnghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan

2 Khảo sát về công tác văn thư.

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc xây dựng văn bản, phục vụquản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.Ngoài chức năng đảm bảo thông tin thì công tác văn thư còn chiếm nhiệm vụquan trọng trong việc tạo và giữ mối quan hệ tốt đẹp trong cơ quan cũng nhưngoài cơ quan

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý,

sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan nhà nước Công tác văn thư tạiphòng UBND huyện Bảo Thắng đóng vai trò hết sức quan trọng việc quản lý chỉđạo công tác văn thư của UBND huyện đã được tổ chức thực hiện tốt Tuy nhiên

để công tác tốt văn thư cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có điều kiện

1 Công tác soạn thảo văn bản:

Công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện được thực hiện tương đối,các văn bản ban hành đúng quy trình, thủ tục ban hành một văn bản Các vănbản có đầy đủ các yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lí cao, thông tin trong vănbản được đảm bảo an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyếtcông việc

2 Quản lí văn bản:

2.1 Quản lí văn bản đi

Văn bản đi là văn bản, tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác tạiUBND huyện Bảo Thắng có các loại văn bản, tài liệu gửi như Quyết định, chỉthị, công văn…

Trong hoạt động hàng năm của cơ quan UBND huyện Bảo Thắng văn bản

hình thành chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lí văn bản đi được thực hiệnrất tốt, đúng quy định của Nhà nước Công tác quản lí văn bản được tổ chức tốt

* Nhận xét:

UBND huyện Bảo Thắng bên cạnh việc thực hiện đúng đầy đủ các quyđịnh về trình ký theo quy định của Nhà nước còn có quy định riêng về ký vănbản nên đã giúp cho Chánh văn phòng sắp xếp văn bản cần trình ký một cáchnhanh chóng, trình ký đúng thẩm quyền tạo điều kiện cho văn bản được banhành đúng quy định

b, Công tác đóng dấu văn bản

Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành

Qua quan sát em thấy việc đóng dấu ban hành văn bản ở UBND huyệnBảo Thắng được tiến hành khá tốt

Dấu được giao cho một cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu,dấu chỉ đóng lên văn bản được kiểm tra về thể thức, ký đúng thẩm quyền, dấuđược đóng đung 1/3 phần bên trái chữ ký

UBND huyện Bảo Thắng sử dụng các loại dấu sau:

- Dấu Quốc huy ( dấu tròn )của UBND

* Nhận xét:

Dấu được giao cho cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu nêndấu được bảo quản tốt, lau chùi sạch sẽ và việc đóng dấu cũng đúng quy định,đóng dấu rõ ràng, đúng chiều

c, Đăng ký văn bản đi:

Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đinhư số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào trong nhữngphương tiện đăng ký văn bản như só, máy tính nhằm quản lý chặt chẽ và tratìm văn bản được nhanh chóng

Tất cả công văn đi của UBND huyện Bảo Thắng, sau khi đã có chữ ký vàđóng dấu xong thì được đăng ký vào “ sổ công văn đi” của cơ quan, văn bảnđăng ký rõ ràng, chính xác

Văn bản sau khi kiểm tra về thể thức, cán bộ văn thư ghi số, ký hiệu ngàytháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký số văn bản được lấy theo năm vàtheo tên loại văn bản

* Nhận xét:

Ưu điểm: Việc đăng ký văn bản đi bằng số ở UBND huyện Bảo Thắng rất

dễ làm, các văn bản được đăng ký vào sổ chính xác, đủ thể thức, cán bộ văn thưthành thạo về chuyên môn nghiệp vụ

Nhược điểm: bên cạnh việc dễ làm thì đăng ký văn bản bằng sổ lại gâykhó khăn cho việc tra tìm như: mất thời gian, tốn công khi cần thiết

d, chuyển giao văn bản:

Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả, các văn bảnsau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, làm thủ tục gửi đi ngay đến đúngnơi nhận Việc gửi văn bản ở UBND huyện Bảo Thắng đến các cơ quan hay cánhân ngoài cơ quan gửi qua đường bưu điện

Đối với văn bản khẩn được đóng “ dấu khẩn” để công tác chuyển đượcnhanh chóng kịp thời

Đối với các văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các phòng bantrong ủy ban thì việc chuyển được tiến hành bằng hình thức giao đến tận phòng

sau khi văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục và có chữ ký, con dấu hợp lệ.

* Nhận xét:

Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản “Đi” của UBND huyện đượctiến hành nhanh chóng đảm bảo văn bản gửi đi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyềncông việc, một cách nhanh chóng hiệu quả, nâng cao chất lượng quản lí nhànước bằng văn bản

e, Quản lý bản lưu văn bản đi:

Các bản đi của tất cả các cơ quan phải được lưu lại hai bản: một bản lưu ởvăn thư, một bản bàn giao cho các đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc soạnthảo, các bản lưu được sắp xếp khoa học hợp lí

2.2 Quản lý văn bản đến:

Hằng ngày UBND huyện Bảo Thắng phải nhận các loại công văn đến từTrung ương, cơ quan tỉnh, văn bản giao dịch của các huyện bạn và các đơn thưcủa công dân trong địa bàn huyện Vì vậy công tác quản li công văn đi đến được

tổ chức rất cụ thể, đúng quy định của Nhà nước để ra

Qua quá trình khảo sát thực tế, em thấy công tác quản lý công văn đến ởUBND huyện Bảo Thắng được tiến hành như sau:

Việc bóc bì được tiến hành cẩn thận

Bóc bì những văn bản có dấu khẩn hay hỏa tốc trước

b, Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ:

Tất cả công văn đến cơ quan đều được cán bộ văn thư đóng dấu đến và

ghi rõ ràng lên đó các thông tin về số đến, ngày tháng năm.

Số đến là số thứ tự văn bản đến cơ quan, được đánh số từ 01 đến số cuốicùng của tất cả các văn bản đến Ủy ban trong một năm Cán bộ văn thư thườngđóng dấu đến vào phần số và ký hiệu công văn đến

Sau khi đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng năm đến, cán bộ văn thư tiếnhành đăng ký văn bản đến vào “ số đăng ký văn bản đến” một cách chính xácđầy đủ

c, Trình phối và chuyển giao văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến, sau khi đã được bóc bì, đóng “Dấu đến” và đăng

ký vào sổ để quản lý, cán bộ văn thư sẽ tập hợp lại trình Chánh văn phòng Ủyban xin ý kiến phân phối đến các bộ phận cá nhân trong cơ quan

d, Công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu:

* Nhận xét:

* Ưu điểm: Với những tài liệu đã được lập hồ sơ, đảm bảo sắp xếp gọngàng, đánh số thứ tự rõ ràng Hồ sơ được biên mục cụ thể hoặc tên gọi nên rất dễtra tìm

* Nhược điểm: Hầu hết tài liệu trong hoạt động của UBND huyện chưađược lập hồ sơ, việc này làm ảnh hưởng đến việc thu thập, bảo quản tài liệu ởtình trạng lộn xộn, lưu trữ khi chưa lập hồ sơ nên hạn chế việc tổ chức sử dụngtài liệu, khó tìm và gây khó khăn cho công tác chỉnh lý

e, Quản lý và sử dụng con dấu:

Tại UBND huyện Bảo Thắng văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động củacông tác văn thư cũng như việc quản lý và đóng dấu

UBND huyện sử dụng 2 loại con dấu: Dấu cơ quan có quốc huy và dấuvăn phòng và các loại dấu: Dấu mật, dấu khẩn, dấu khẩn, hỏa tốc, dấu đến, dấu

chức danh của các chủ tịch, phó chủ tịch, dấu của chánh văn phòng.

Dấu được đóng đúng quy định, chỉ đóng dấu lên những văn bản có đầy đủthông tin và chữ ký hợp lệ, không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bảnkhông đúng thể thức Dấu được đóng vào 1/3 chữ ký lệch về phía trái, cơ quandùng mực dấu là mực đỏ đóng lên văn bản

* Nhận xét:

Qua quá trình khảo sát thực tế tại UBND huyện Bảo Thắng em thấy côngtác quản lý và sử dụng con dấu tại cơ quan như sau:

Dấu của UBND huyện Bảo Thắng được bảo quản cẩn thận, lau chùi sạch

sẽ, đặt tại ngăn tủ của cơ quan, có khóa tủ chắc chắn Dấu chỉ đóng vào nhữngvăn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ, dấu đóng đúng quy định của Nhànước

f lập hồ sơ hiện hành:

Qua khảo sát em thấy công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND huyện BảoThắng đảm bảo yêu cầu, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau,văn bản trong hồ sơ chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và

có thể dùng làm bằng chứng pháp lí Trong quá trình lập hồ sơ thì cán bộ vănthư cũng đã biên mục đầy đủ bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ

2.2.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư.

- Lãnh đạo văn phòng UBND huyện Bảo Thắng là người có trình độ, nănglực quản lý điều hành, luôn quan tâm sát sao tới mọi công việc trong lĩnh vựcđược phân công phụ trách điều đó được thể hiện cụ thể như sau:

- Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp hủ trưởng cơ quan tổ chứcthực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vịtrực thuộc Tại UBND huyện Bảo Thắng Chánh Văn phòng phải trực tieps chỉđạo và thực hiện tốt về các hoạt động giải quyết những công việc trong phạm viquyền hạn của mình được cấp trên giao phó

- Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao

và ký những văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành

- Tham gia việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của Thủ trưởng cơ quan.

- Luôn chú trọng tới việc mua sắm, sửa chữa trang thiết bị như tủ đựng tàiliệu, máy photo, máy tính đáp ứng cho công tác văn thư một cách tốt nhất

- Chánh văn phòng giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiệnmột số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

- Kiểm tra, đôn đốc công việc thường xuyên, đảm bảo về thời gian kếhoạch đề ra

- Trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký các văn bản thì lãnh đạo văn phòngthường kiểm tra rất kỹ về thể thức, kỹ thuật trình bày, nội dung văn bản

- Đối với văn bản đi: khi cán bộ được phân công phụ trách trình văn bảnlên thì lãnh đạo văn phòng thường xem xét rất kỹ về thể thức văn bản Đặc biệtxem kỹ về nội dung có sát với ý kiến chỉ đạo, kết luận của lãnh đạo cơ quan haykhông, kiểm tra chính tả, phát hiện thấy còn sai sót thì yêu cầu làm lại ngay, khikiểm tra lại lần cuối thấy đạt yêu cầu thì lãnh đạo văn phòng mới trình lãnh đạo

cơ quan ký

- Đối với văn bản đến: khi cán bộ, chuyên viên trình văn bản lên, thì lãnhđạo văn phòng xem kỹ về nội dung trước, sau đó tham mưu với lãnh đạo cơquan, đề ra biện pháp thực hiện, giải quyết sao cho có trọng tâm, trùng với nộidung văn bản cấp trên yêu cầu đồng thời thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đônđốc các đơn vị, cá nhân thực hiện đúng với thời gian quy định

- Luôn quan tâm đến tinh thần làm việc, thái độ phục vụ cũng như tâm tưtình cảm của từng cán bộ, chuyên viên, từ đó có biện pháp nhắc nhở, giúp đỡ đểmọi người cùng tiến bộ

3 Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

UBND huyện có một cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn cao nên cáckhâu nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ được tiến hành hiệu quả

UBND huyện Bảo Thắng là cơ quan trực tiếp thực hiện mọi lĩnh vực tạiđịa phương, trên cơ sở chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật củanhà nước, trực tiếp là sự chỉ đạo của cấp trên Do vậy lưu trữ văn bản đến và điluôn được lãnh đạo văn phòng quan tâm điều đó thể hiện cụ thể như sau:

Mua sắm đầy đủ tủ đựng tài liệu đảm bảo chất lượng, bố trí kho lưu trữriêng, đảm bảo nhu cầu diện tích, có giá , cặp xếp văn bản của từng năm, từngcấp, từng cơ quan đơn vị riêng, đáp ứng nhu cầu an toàn và sử dụng có hiệu quảtài liệu lưu trữ.

Thường xuyên chỉ đạo, đôn đốc cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ,quyét dọn phòng sạch sẽ, thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ, đảm bảo thoáng mát,không để tình trạng thấm, ẩm, ướt xảy ra Đồng thời lãnh đạo văn phòng đượcphân công phụ trách lĩnh vực này cũng thường xuyên đến kho lưu trữ của cơquan kiểm tra cũng như quan tâm chỉ đạo phòng cháy chữa cháy và các biệnpháp khác để bảo quản tài liệu theo quy định Do vậy công tác lưu trữ củaUBND huyện Bảo Thắng những năm vừa qua sau những làn kiểm tra đều đượcUBND tỉnh Lào Cai đánh giá để thực hiện tốt quyết định số 42/2013/QĐ-BUNDtỉnh Lào Cai về việc thực hiện quy định công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàntỉnh Lào Cai, trên cơ sở theo quyết định Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày28/4/2010 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổchức của văn thư, lưu trữ Bộ, các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

và UBND các cấp

Công tác thu thập tài liệu ở UBND huyện Bảo Thắng đã được tiến hànhhằng năm nên đã lưu trữ được khối tài liệu quan trọng Công tác thu thập đã tạođiều kiện các khâu khác trong lưu trữ cơ quan

Tại UBND huyện Bảo Thắng công tác thu thập tài liệu cũng được tiếnhành hàng năm vào cuối năm làm việc với các bộ phận phòng, Ban chuyên môn

Cứ đến cuối mỗi năm hoạt động, chủ tịch UBND huyện kết hợp với Chánh Vănphòng chỉ đạo các phòng, Ban lập hồ sơ công việc của bộ phận mình Nhằm tạođiều kiện cho công tác thu thập các nguồn tài liệu đó vào bảo quản ở kho lưu trữđược thuận lợi, hiệu quả, đảm bảo văn bản, tài liệu được thu thập là có giá trị,phục vụ lâu dài trong hoạt động của Ủy ban

UBND huyện luôn có các kế hoạch chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư– Lưu trữ như đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho các cán bộ thông quacác hội nghị tổng kết hoặc tập huấn về công tác Văn thư – Lưu trữ đưa cán bộ