Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân HUYỆN HOÀI đức

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CÁC TỪ VIẾT TẮT 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOÀI ĐỨC 4 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ , QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 5 1. CHỨC NĂNG 5 2. NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC 5 3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC 6 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ 7 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ 7 1.1 Chức năng 7 1.2 Nhiệm vụ và Quyền hạn 7 2. Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ 11 3. Mô tả công việc trong Phòng Nội vụ 11 III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 12 1. Khảo sát chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại cơ quan 12 2. Khảo sát về công tác văn thư ở cơ quan 2 15 PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 20 1. QUY TRÌNH TIẾP ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 20 1.1 Tiếp khách 20 1.2 Đãi khách 21 2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN 22 2.1Chương trình công tác năm: 22 2.2 Chương trình công tác tháng : 22 3. CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN 24 4. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 27 5. ƯU ĐIỂM , NHƯỢC ĐIỂM MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC Ở CƠ QUAN 31 5.1 Sơ đồ phòng làm việc của lãnh đạo 31 5.2 Sơ đồ phòng làm việc Ban Viên chức giáo dục 33 6. KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 34 Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39 I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CƠ QUAN THỰC TẬP 39 II. Đề xuất , kiến nghị 40 LỜI CẢM ƠN 41

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Các từ viết tắt: 3

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOÀI ĐỨC 4

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ , QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 5

1.CHỨC NĂNG 5

2 NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC 5

3 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC 6

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ 7

1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ 7

1.1 Chức năng 7

1.2 Nhiệm vụ và Quyền hạn 7

2 Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ 11

3 Mô tả công việc trong Phòng Nội vụ 11

III TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 12

1 Khảo sát chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại cơ quan 12

2 Khảo sát về công tác văn thư ở cơ quan 2 15

PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 20

1 QUY TRÌNH TIẾP ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 20

1.2Tiếp khách 20

1.3Đãi khách 21

2 QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA CƠ QUAN 22

2.1Chương trình công tác năm: 22

2.2 Chương trình công tác tháng : 22

3 CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CƠ QUAN 24

4 VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 27

5 ƯU ĐIỂM , NHƯỢC ĐIỂM MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC Ở CƠ QUAN 31

5.1 Sơ đồ phòng làm việc của lãnh đạo 31

5.2 Sơ đồ phòng làm việc Ban Viên chức giáo dục 33

6 KỸ NĂNG GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 34

Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39

I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CƠ QUAN THỰC TẬP 39

II Đề xuất , kiến nghị 40

LỜI CẢM ƠN 41

LỜI MỞ ĐẦU

Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vựcchuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Vìvậy Thư ký văn phòng có một vị trí , ý nghĩa hết sức quan trọng trong lĩnh vựcthuộc Nghiệp vụ Văn phòng Làm tốt công việc của người Thư ký sẽ góp phầngiải quyết công việc của mỗi cơ quan nói riêng và Nhà nước nói chung một cáchnhanh chóng, chính xác cũng như góp phần vào việc cải cách nền hành chínhnước nhà

Để nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên đáp ứng nhu cầu càng cao của

xã hội, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có chủ trương: “gắn liền giữa lý thuyết

và thực hành” , “giữa lý luận và thực tiễn cụ thể” Với phương châm đào tạo đóTrường đã tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập trong đó có chuyên ngànhThư ký văn phòng, từ ngày 16/03/2015 đến ngày 05/05/2015 Được sự nhất trícủa cơ quan tôi đã về thực tập tại Ủy ban nhân dân huyện Hoài Đức , Thành phố

Hà Nội

Với kiến thức cơ bản được tích lũy trong 3 năm học ngồi trên ghế nhàtrường cùng với giáo trình khảo sát, nghiên cứu, đi vào công việc thực tế ở cơquan đã giúp cho tôi nắm bắt rõ hơn về vai trò, nhiệm vụ của người Thư ký vănphòng , nâng cao năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp cũng như phong cáchlàm việc của một cán bộ Văn phòng trong tương lai Và qua đó cho tôi hiểuthem ngoài những kiến thức cơ bản, một người Thư ký văn phòng cần phải cótinh thần trách nhiệm cao, sự nhiệt tình và lòng say mê với nghề nghiệp

Đáp ứng yêu cầu học tập cũng như nhìn lại những gì đã đạt được sau quátrình thực tập, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân đặc biệt

là cho kỳ thi tốt nghiệp sắp tới , tôi đã tiến hành viết bài : “Báo cáo thực tập tốtnghiệp”

Đây là lần đầu tiên tôi tiếp xúc với công việc thực tế nên còn nhiều bỡ ngỡ ,

Vì vậy bản thu hoạch không tránh khỏi những thiếu sót cũng như chưa phản ánhhết những yêu cầu mà Khoa và Nhà trường đã đặt ra Vậy kính mong quý thầy

cô đánh giá, góp ý kiến để bản báo cáo hoàn thành được tốt hơn Để hoànthành tốt đợt thực tập cũng như viết được bản báo cáo này , bên cạnh những nỗlực của bản thân, tôi đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ của các cô chú, anh chịtrong cơ quan đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn thực tập.Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn sự chiếu cố giúp đỡ của các cô chú , anh chị

và thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã giúp tôi hoàn thành bài báo cáomột cách tốt nhất

Hoài Đức, ngày tháng năm 2015

Các từ viết tắt:

UBND: Ủy ban nhân dân

TKVP: Thư ký văn phòng

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN

NHÂN DÂN HUYỆN HOÀI ĐỨC

Hoài Đức là một huyện trù phú của Thành phố Hà Nội với diện tích tự nhiên

là 9423,5 ha Huyện nằm ở phía Tây thủ đô Hà Nội cách trung tâm Hà Nội16km Phía Đông giáp huyện Đan Phượng, phía Nam giáp các huyện Chương

Mỹ , Thanh Oai và Quận Hà Đông

Huyện có hệ thống giao thong với quốc lộ 32, quốc lộ 6, tỉnh lộ 72, 70 và8km đường sắt chạy qua cao tốc Láng – Hòa Lạc

Địa danh Hoài Đức đã xuất hiện từ lâu Theo sách “ Việt sử thông giámcương mục” thì từ năm 662 trụ sở huyện Hoài Đức được rời về đất Tống Bình( tức Hà Nội) Trải qua các thời kỳ lịch sử tên gọi và địa giới Hoài Đức đượcbiến đổi nhiều lần nhưng sau cùng cái tên Hoài Đức vẫn được giữ nguyên têngọi và địa giới hành chính cho đến bây giờ

Là một vùng đất có vị trí địa lý – chiến lược quan trọng Hoài Đức là mộtvành đai bao quanh phía Tây và phía Nam Hà Nội Với vị trí trọng yếu đó HoàiĐức trở thành một cửa ngõ quan trọng vào thủ đô Hà Nội, một trung tâm chínhtrị, quân sự, kinh tế , văn hóa – xã hội của cả nước; là cầu nối thủ đô Hà Nội vớinhiều địa phương khác

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ , QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

1 CHỨC NĂNG

▪ UBND huyện Hoài Đức do HĐND cùng cấp bầu ra là cơ quan chấp hànhcủa HĐND, cơ quan hành chính nhà nướcởđịa phương chịu trách nhiệm trướcHĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

▪ UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằmđảm bảo thựchiện chủ chương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, anninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

▪ UBND huyện Hoài Đức thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở

2 NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC

▪ UBND huyện Hoài Đức làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND huyên Hoài Đức có nhiệm vụ chỉđạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý,năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các xã trong hoạt động quản lý Nhànước

▪ Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cá nhân ởtrong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền nhiệm vụ được giao

▪ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND, tổchức và thực hiện kế hoạch

▪ Quyết định dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn Huyện, dự toánthu chi ngân sách và phân bổ ngân sách cấp mình, thực hiện các quyền hạn vềngân sách của địa phương theo pháp luật

▪ Kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồnnộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào UBND huyện

Phê chuẩn các kế hoạch kinh tế – xã hội của các xã, thị trấn trong huyện

▪ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghệ - tiểu thủ côngnghiệp, du lịch và dịch vụ thương mại, các ngành làng nghề tại địa phương trìnhcấp trên phê duyệt.

▪ Quản lý công tác giáo dục, văn hóa, thể thao, y tế, khoa học công nghệ,giao thông vận tải thuộc sự quản lý của huyện

3 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN HOÀI ĐỨC

• Ban chủ tịch:

Chủ Tịch Ông Nguyễn Quang Đức

Phó chủ tịch Ông Nguyễn Văn Nuôi

Phó chủ tịch Ông Đỗ Đức Trung

Phó chủ tịch Ông Nguyễn Trung Thuận

Ủy viên Ông Nguyễn Đăng Sơn - Chánh Văn

phòng HĐND & UBND huyện

Ủy viên Ông Lương Ngọc Toàn - Chánh Thanh tra

huyện

Ủy viên Ông Phùng Bá Tân - Chỉ huy trưởng BCH

Quân sự huyện

• Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:

1 Văn phòng HĐND&UBND huyện

2 Phòng Tài nguyên và Môi trường

3 Phòng Tư pháp

4 Phòng Nội vụ

5 Phòng Thanh tra và xây dựng

6 Phòng Văn hóa-Thông tin

7 Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội

8 Phòng Giáo dục và Đào tạo

9 Phòng Kinh tế

10 Phòng Tài chính- Kế hoạch

11 Phòng Y tế

12.Phòng Quản lý đô thị

13.Phòng Dân tộc

( Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Hoài Đức xem phụ lục 1)

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ

1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sựchỉ đạo quản lý và tổ chức, biên chế và công tác của UBND Huyện đồng thờichịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội Vụ

3 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật vềcác lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

4 Về tổ chức, bộ máy:

a) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của Ủyban nhân dân cấp thành phố;

b) Trình Ủy ban nhân dân huyện quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân huyệntrình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện;

c) Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trìnhcấp có thẩm quyền quyết định;

d) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định thành lập,giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định củapháp luật

5 Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

a) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biênchế hành chính, sự nghiệp hàng năm;

b) Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụngbiên chế hành chính, sự nghiệp

c) Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định

về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức

sự nghiệp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã

6 Về công tác xây dựng chính quyền:

a) Giúp Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thựchiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân côngcủa Ủy ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân thành phố;b) Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn cácchức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn; giúp Ủy ban nhân dânhuyện trình Ủy ban nhân dân thành phố phê chuẩn các chức danh bầu cử theoquy định của pháp luật;

c) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới,nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trìnhHội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyềnxem xét, quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địagiới hành chính của huyện;

d) Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sápnhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của tổ dân phố (thôn, xóm),trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Tổ trưởng, Tổ phó tổdân phố, (Trưởng, Phó thôn, xóm) Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việchướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sởđối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, xã, thị trấn trên địa bànhuyện.

8 Về cán bộ, công chức, viên chức:

a) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng,điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồidưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, côngchức, viên chức;

b) Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiệnchính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấntheo phân cấp

9 Về cải cách hành chính:

a) Giúp Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quanchuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện công tác cảicách hành chính ở địa phương;

b) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp đẩymạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;

c) Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Ủy bannhân dân huyện và thành phố

10 Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức vàhoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

11 Về công tác văn thư, lưu trữ:

a) Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hànhchế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànhuyện và lưu trữ huyện.

12 Về công tác tôn giáo:

a) Giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chứcthực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôngiáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy bannhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật

13 Về công tác thi đua, khen thưởng:

a) Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào thiđua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trênđịa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởnghuyện;

b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,khen thưởng theo quy định của pháp luật

14 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm

về công tác nội vụ theo thẩm quyền

15 Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhândân huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội

vụ trên địa bàn

16 Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệthống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụtrên địa bàn

17 Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối vớicán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quyđịnh của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện

18 Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật

và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện

19 Giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vựccông tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫncủa Sở Nội vụ

20 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dânhuyện

2 Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ

- 01 Trưởng phòng

- 02 Phó trưởng phòng

-03 Chuyên viên

3 Mô tả công việc trong Phòng Nội vụ

- Phòng Nội vụ có 01 trưởng phòng, không quá 03 phó phòng và công chứcchuyên môn

2.1 Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước UBND , chủ tịch UBNDHuyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnđược giao và toàn bộ hoạt động của phòng Phê duyệt , giao phó cho các chuyênviên trong phòng giải quyết những lĩnh vực chuyên môn

2.2 Phó trưởng phòng Nội vụ tham mưu giúp trưởng phòng phụ trách vàtheo dõi giám sát thực hiện một số mặt công tác , chịu trách nhiệm trước trưởngphòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi trưởng phòng vắngmặt một phó trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động trong phòng 2.3 Chuyên viên phụ trách giúp lãnh đạo thực hiện các công việc được giao.Tùy thuộc vào chuyên môn mỗi cá nhân để đảm nhiệm công việc sao cho hợp lý+ Chuyên viên về viên chức khối giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở+ Chuyên viên về quản lý hồ sơ cán bộ viên chức hành chính cơ quan

+ Chuyên viên chịu trách nhiệm về lĩnh vực tôn giáo

+ Chuyên viên về công tác thi đua khen thưởng

( Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Hoài Đức xem phần phụ lục 2 )

III TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN

1 Khảo sát chức năng, nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng tại cơ quan

Vai trò của người TKVP rất quan trọng đối với công tác hoạt động điều hành

ở cơ quan Không những vậy người TKVP cần phải có kỹ năng , nghiệp vụ tốt

để trợ giúp lãnh đạo trong việc cung cấp xử lý thông tin, tổ chức hội nghị cũngnhư việc ngoại giao Vì đó là bộ mặt của cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến sựphát triển của cơ quan trong tương lai Tại phòng Nội vụ thuộc UBND huyệnHoài Đức công tác TKVP có những vị trí nhất định và được khẳng định trên cơ

sở nhiệm vụ quyền hạn trong hoạt động của cơ quan Đòi hỏi người TKVP cónghiệp vụ văn phòng vững chắc :

- Thu thập xử lý thông tin cho lãnh đạo

- Tổ chức tiếp đãi khách

- Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

- Tổ chức phòng làm việc khoa học văn minh

- Tổ chức hội họp

 Người TKVP phải trực tiếp xử lý thông tin để cung cấp cho cơ quan,lãnh đạo Nghiệp vụ này cần cho tất cả mọi người trong công việc và cuộc sống

Nó mang lại lợi ích là có được những thông tin có chất lượng và đáng tin cậy, do

đó cung cấp cho lãnh đạo những thông tin tốt, có chất lượng, giúp cách tư duy,cách suy nghĩ, phân tích tình hình khoa học, từ đó có những hành động và quyếtđịnh đúng Ngoài ra, nhờ xử lý thông tin tốt, cho nên có thêm những thông tinmới, làm giàu có thêm về thông tin giúp lãnh đạo xử lý công việc một cáchkhách quan và thuận lợi nhất

Để xử lý thông tin người TKVP cần phải :

– Phân loại, tập hợp, hệ thống hóa thông tin theo mục đích sử dụng củangười dùng tin:

+ Về phân loại thông tin: Muốn phân loại thông tin phải xác định tiêu chí ởcác góc độ phù hợp Sau đó đưa các thông tin cùng tiêu chí vào cùng nhóm.+ Tập hợp thông tin: Có thể theo loại thông tin (VD tất cả các NĐ, BC,QĐ… cho vào một chỗ) Việc tập hợp này thường theo những đặc trưng, việctập hợp phải có trật tự

+ Hệ thống hóa: Sau khi tập hợp thông tin, sẽ phải tiến hành bước hệ thốnghóa thông tin để khái quát hóa thành những thông tin chung, phát hiện nhữngthông tin trùng lặp và những thông tin khác biệt trong các thông tin đó

– Tổng hợp, tóm tắt thông tin: Cơ bản việc tổng hợp gần giống như hệthống hóa (hệ thống hóa là cả quá trình), tổng hợp trên cơ sở đã hệ thống hóa.Còn tóm tắt là sơ lược những vấn đề cốt yếu của thông tin tránh dài dòng lạc đề ,– Phân tích thông tin: Nếu thông tin ta có là một vấn đề lớn thì nhiệm vụngười phân tích phải tách vấn đề đó ra thành các vấn đề nhỏ hơn, chi tiết hơnhoặc ngược lại từ những thông tin nhỏ hợp thành thông tin chung Sau khi tách,hợp, phải có nhận xét và lý giải các vấn đề rút ra sau khi đã tách, hợp các thôngtin Khi lý giải và nhận xét phải chú ý nguyên tắc là nhìn nhận, đánh giá thôngtin từ nhiều chiều và nhiều góc độ khác nhau

– Kiểm tra độ tin cậy: Dựa vào kênh truyền tin (các kênh độ tin cậy cao thấpkhác nhau), đồng thời cũng căn cứ vào tính lôgích (hợp lý) của thông tin

– Lựa chọn thông tin: Chỉ diễn ra khi có nhiều thông tin có các tiêu chuẩnsau:

+ Chon thông tin có tính bao quát hơn (bao hàm)

+ Thông tin có tính tiêu biểu

+ Thông tin mới

+ Thông tin có độ tin cậy cao

Ví dụ : Khi phòng Nội vụ nhận được đơn thư của người dân thôn Đại Tự

-xã Kim Chung về việc xét đề nghị trao tặng danh hiệu “Làng văn hóa” , vì vậynhiệm vụ của người Thư ký là thu thập thông tin một cách xác thực, đính chínhthông tin của người dân, từ đó tổng hợp thông tin và trình bày cho lãnh đạo xemxét giải quyết vấn đề thỏa đáng

 Tổ chức tiếp đãi khách : Thư ký được cho là bộ mặt của cơ quan tổ chứcvới nhiệm vụ tiếp khách đến liên hệ công tác với cơ quan tổ chức Việc tiếpkhách của thư ký sẽ góp phần thu thập, cung cấp thông tin và tiết kiệm thời gianlao động sáng tạo cho Lãnh đạo

Ví dụ : Khách đến liên hệ công tác và xin làm hợp đồng tại cơ quan mình thìngười thư ký phải trực tiếp xem xét đề nghị, yêu cầu của khách có phù hợp vớicông việc tại cơ quan hay không ? Chỉ tiêu hợp đồng , biên chế của cơ quan…ngoài ra nếu lãnh đạo đi vắng thì người Thư ký phải giải đáp mọi thắc mắc củakhách đối với hoạt động cơ quan Còn nếu Khách có nguyện vọng gặp lãnh đạothì phải sắp xếp thời gian cuộc hẹn phù hợp với lịch làm việc công tác của lãnhđạo

 Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cholãnh đạo bao gồm: Lập kế hoạch chuyến đi công tác (mục đích của chuyến đicông tác, nội dung, thành phần đi công tác , địa điểm, thời gian, tài liệu, hợpđồng , phương tiện đi lại , kinh phí , các loại giấy tờ tùy thân cần thiết và cácloại giấy tờ văn bản như : giấy đi đường, giấy liên hệ công tác …) chuẩn bị tổchức chuyến đi công tác ( liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác, chuẩn bị vềnội dung, tư liệu, tài liệu, sắp xếp chỗ nghỉ ngơi, phương tiện đi lại thuận tiệncho lãnh đạo…)

Ví dụ : Sắp tới lãnh đạo phải đi thanh tra công tác cải cách hành chính ở địaphương xã thị trấn Thì người Thư ký phải có nhiệm vụ sắp xếp lịch công táctránh bị trùng lặp với các nội dung khác tại cơ quan, ngoài ra phải chuẩn bị tàiliệu liên quan đến cải cách hành chính nhà nước tại địa phương, các văn bảnhướng dẫn của Sở Nội Vụ Ngoài ra cần phải chuẩn bị phương tiện đi lại từ cơquan đến từng cơ sở cũng như công tác hậu cần tại địa phương Nhằm tạo điềukiện thuận lợi cho chuyến đi công tác của lãnh đạo một cách chu đáo và đạt kếtquả tốt nhất,

 Trong việc tổ chức phòng làm việc khoa học văn minh thì phòng của lãnhđạo cũng như nhân viên trong cơ quan càng được phải coi trọng Vì nó thể hiện

bộ mặt của cơ quan Từ đó tạo môi trường làm việc thích hợp cho thủ trưởng và

thư ký; tạo tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách có hiệu quả, gây dựng thiện cảmcủa khách đối với cơ quan; nâng cao năng suất, chất lượng của công việc khimôi trường hành chính cơ quan được quan tâm và cải thiện

Ví dụ :

- Bàn làm việc và bàn tiếp khách cần bố trí cách xa nhau

- Bàn làm việc bố trí phía trong cách xa cửa ra vào

- Bàn tiếp khách đặt gần cửa ra vào và chính giữa phòng làm việc

- Tủ đựng tài liệu phía sau hoặc hai bên làm việc

- Phòng làm việc bố trí hoa tươi hoặc chậu cảnh

 Tổ chức hội họp : Nhiệm vụ của thư ký trong việc chuẩn bị tổ chức hộihọp là : lập kế hoạch cuộc họp, xây dựng chương trình nghị sự , chuẩn bị tài liệuliên quan đến cuộc họp, lên danh sách đại biểu khách mời , soạn thảo giấy mời ,thư mời … chuẩn bị địa điểm, thời gian tổ chức hội họp , ghi biên bản và cuốicùng là soạn thảo diễn văn khai mạc, bản tham luận , báo cáo , thư cảm ơn

Ví dụ : Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức tổ chức trao huân chương “ Bà mẹViệt Nam anh hùng” vì vậy người thư ký cần lập kế hoạch tổ chức , chuẩn bịcông tác hậu cần, thời gian, địa điểm , soạn thảo giấy mời , liên lạc với các đơn

vị có liên quan để phối hợp thực hiện Chuẩn bị bài phát biểu cho lãnh đạo, đạidiện khách lên phát biểu ý kiến , công tác tiếp đón khách chu đáo

2 Khảo sát về công tác văn thư ở cơ quan 2

2.1 Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy

tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với TL đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với TLđến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của mỗi cơquan, tổ chức là một trong những lĩnh vực công tác có vai trò và tầm quan trọngđặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức.Được sự quan tâm của UBND Huyện cán bộ văn thư trong cơ quan đượctham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ do cơ quan Trung ương tổchức Nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, lý luận gắn liền với thực tiễn dựatrên tinh thần trách nhiệm của người cán bộ quản lý hồ sơ sổ sách cơ quan Do

vậy nên công tác văn thư ở phòng ban cơ quan được thực hiện một cách nghiêmngặt , chặt chẽ Đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác phục vụlãnh đạo trong hoạt động quản lý

2.2Tổng số văn bản đi và đến trong một năm

Tổng số văn bản đi và đến trong một năm của phòng Nội vụ huyện HoàiĐức cụ thể như sau:

2.3 Quản lý văn bản đi và đến :

Trong hoạt động hằng năm của phòng Nội vụ huyện Hoài Đức công tácquản lý văn bản đi được tổ chức rất tốt, đúng theo quy định của Nhà nước

Công tác quản lý văn bản đi được tổ chức ở tất cả các bước :

• Soạn thảo , in văn bản:

Để trang bị cho việc soạn thảo, in văn bản phòng Nội vụ huyện Hoài Đức đãtrang bị 04 máy tính và 02 máy in Chuyên viên trong cơ quan đều thực hiệnsoạn thảo văn bản theo đúng Thông tư 01/2011/TT-BNV về việc Hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Ngoài ra còn có 1 cán bộ chuyêntrách để soạn thảo văn bản phục vụ cho phòng ban và lãnh đạo khi cần thiết Cán bộ đánh máy sẽ tiếp nhận văn bản, kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuậttrình bày và ghi số, ngày tháng năm văn bản Sau bước đó, mới được nhân bản

(photo) để làm thủ tục trình ký , đóng dấu và gửi các phòng ban , các cơ quankhác có liên quan.

Đóng dấu văn bản đi:

Đóng dấu chèn lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái, văn bản có 02 tờ trởlên phải đóng dấu giáp lai để đảm bảo văn bản đúng thể thức ban hành

• Đăng ký văn bản đi:

Tất cả các công văn đi của phòng Nội vụ huyện Hoài Đức sau khi đã có chữ

ký và đóng dấu thì được đăng ký vào “ Sổ đăng ký công văn đi” của riêng cơquan

Văn bản sau khi được kiểm tra về thể thức Cán bộ đăng ký văn bản vào sổ

và phần mềm quản lý văn bản đi trong máy vi tính Khi truy cập cán bộ phải cótài khoản riêng đảm bảo thông tin được giữ kín và lưu hành trong nội bộ

• Viết bì:

Căn cứ vào thành phần nơi nhận để viết bì văn bản; ghi rõ tên cá nhân, tổchức, đơn vị nhận và số ký hiệu của văn bản Đóng dấu văn bản để ngườichuyển giao văn bản kịp thời , đúng thời gian quy định

Quản lý bản lưu văn bản đi:

Tất cả các văn bản của phòng Nội vụ sau khi đóng dấu và đăng ký được giữlại 01 bản chính: 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo do cán bộ chuyên môn phụtrách để lập hồ sơ công việc, 01 bản là bản gốc văn bản lưu tại bộ phận văn thưcủa cơ quan Cuối mỗi tháng, quý, năm, tập lưu hình thành, văn thư đưa văn bảnlưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tậplưu Tập lưu được sắp xếp theo trật tự nhất định, sau đó được đưa vào cặp, hộp

và xếp lên giá, tủ tài liệu Sau mỗi năm, cán bộ văn thư tổng hợp lập thành hồ sơđến thời hạn nộp vào lưu trữ cơ quan.

- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:

Hàng ngày phòng Nội vụ huyện Hoài Đức phải nhận các văn bản đến của tổchức cơ quan thuộc Sở, Thành phố, các đơn vị trực thuộc, UBND xã, thị trấn vàđơn thư của người dân gửi tới Vì vậy, công tác quản lý văn bản đến được sắpxếp đúng theo quy định của Nhà nước Bởi vì hiệu quả công việc quản lý, điềuhành ở từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích , đánh giá thông tin ởtrong văn bản để kịp thời , triệt để hay không /

• Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:

Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra và phânloại văn bản đến Văn bản của phòng Nội vụ tập trung ở văn thư, được gửi quahai hình thức trực tiếp và gián tiếp

Khi nhận văn bản,cán bộ văn thư kiểm tra kỹ lưỡng xem phong bì dấu niêmphong ( nếu có) , có bị bóc trước không, kiểm tra xem có phải văn bản gửi chophòng ban không…

Phân chia loại văn bản, thư, sách, báo…Bì thư ghi đích danh tên ngườinhận thì không được bóc bì ngoài, đối với đơn vị khiếu nại, phải kiểm tra kỹ,đăng ký vào sổ và giữ lại cả bì để làm chứng cứ giải quyết

Đối với những bì thư chỉ ghi tên cơ quan nhận thì cán bộ văn thư có quyềnbóc bì và chuyển thẳng cho chuyên viên phụ trách từng mảng lĩnh vực để xemxét giải quyết

Ghi chép thông tin , thống nhất về biểu mẫu, sổ sách và phương pháp ghichép…

• Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ:

Cán bộ văn thư cơ quan sao văn bản và trình văn bản cho người có thẩmquyền giải quyết, ghi vào mục “chuyển” trong dấu đến khi chuyển giao văn bảnđến các phòng ban trong cơ quan sau khi chia văn bản, tài liệu theo từng nhóm,từng cơ quan và trước khi chuyển giao văn bản phải đăng ký và yêu cầu đíchdanh ký nhận

2.4Công tác lập hồ sơ hiện hành :

Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức hang năm đều lập danh mục hồ sơ Cuối mỗinăm đôn đốc các ban dự kiến các hồ sơ của mình cần lập trong năm Từng cán

bộ, chuyên viên căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch côngtác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập,sau đó trình cho cán bộ phụ trách tham gia đóng góp ý kiến Trưởng ( Phó ban)tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong phòng , ban mình , bỏ những hồ

sơ trùng hoặc không cần lập Bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danhmục hồ sơ của cơ quan để trình lên cấp trên xem xét, ký duyệt Tuy nhiên việclập danh mục hồ sơ ở phòng Nội vụ huyện Hoài Đức chỉ dừng lại ở mức liệt kêcác hồ sơ lập trong một năm và chưa có dự kiến thời hạn bảo quản cho từng loại

hồ sơ riêng

PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

1 QUY TRÌNH TIẾP ĐÃI KHÁCH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN

Tiếp khách và đãi khách là hai khâu nghiệp vụ quan trọng trong việc giảiquyết các vấn đề của đối tượng giao tiếp đối với cơ quan tổ chức, thủ trưởng vàmôi trường văn hóa công sở Tại phòng Nội vụ huyện Hoài Đức hằng ngày trựctiếp tiếp xúc với người dân lên giải quyết công việc tại phòng cũng như các cán

bộ chuyên môn đến liên hệ công tác với phòng Nội vụ Chủ yếu là tiếp dân vàgiải đáp mọi thắc mắc , khiếu nại cũng như tổ chức quản lý nhân sự và công tácthi đua khen thưởng của Huyện

Đợt thực tập vừa qua , tôi được sự phân công làm việc và học tập ở banQuản lý viên chức giáo dục nên trong ngày có nhiều khách đến liên hệ làm việcvới ban chủ yếu là công tác giáo dục trong toàn bộ xã thị trấn trong Huyện

1.2 Tiếp khách

Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người thư ký nhằm đápứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách Trên cơ sở những thông tin thu đượcgóp phần vào việc thực hiện những chức năng và nhiệm vụ của cơ quan Tiếpkhách phải là sự giao hòa của việc tiếp đón, ăn nói, thái độ niềm nở, nhã nhặn,lịch sự…thúc đẩy họ quan hệ tốt đẹp, lâu dài Đó chính là quan hệ giao tiếpđược đặt trên quan hệ giao tiếp dân sự Nhiệm vụ của người Thư ký chính làthực hiện hoạt động giao tiếp trao đổi thông tin với khách Với nguyên tắc khikhách đến làm việc với cơ quan thì phải xưng danh, tìm hiểu xem khách đến cơquan để giải quyết những vấn đề gì Nếu liên quan đến ban mình đang thực tậpthì sẽ để anh chị trong ban giải quyết những vấn đề quan trọng và bản thân mìnhkhông được tự ý hướng dẫn , giải quyết khi chưa được sự cho phép của anh chịchuyên viên trong ban Còn nếu khách có vấn đề cần giải quyết ở ban khác trựcthuộc phòng Nội vụ quản lý thì sẽ hướng dẫn khách sang đúng ban để giải quyếtcông việc được nhanh chóng và thuận lợi

Nhiều khi khách có lịch hẹn với cán bộ chuyên môn hoặc với lãnh đạophòng thì phải trình báo sau đó sắp xếp lịch hẹn cho khách ở phòng tiếp dân Vàyêu cầu khách phải tuân thủ nội quy tiếp khách của cơ quan

Qua thời gian thực tập, trong một số trường hợp tôi đã được đảm nhận côngviệc tiếp khách đón khách, quá trình tiếp khách đã giúp tôi học hỏi thêm nhiều

từ cách pha trà, mời nước, đến nghệ thuật giao tiếp ứng xử giúp tôi trau dồithêm sự hiểu biết và phát huy năng lực bản thân cũng như nâng cao nghiệp vụThư ký của mình

1.3 Đãi khách

Đãi khách không phải là hoạt động phổ biến song đây lại là một công cụquan trọng, cần thiết cho công tác đối ngoại trong công sở Hiệu quả của hoạtđộng này có khả năng ảnh hưởng tới việc thiết lập các mối quan hệ phục vụ choquá trình giải quyết công việc sau này

Công tác tiếp đãi khách ở cơ quan được sử dụng như : mời trà , hoa quả , đồ

ăn nhẹ hoặc tiệc chiêu đãi đối với khách từ cấp cao xuống làm việc với phòng.Nhưng tiếp đãi khách phổ biến hơn cả vẫn là mời trà và hoa quả

Khi tiến hành đãi khách, thư ký cần phải lựa chọn hình thức chiêu đãi phùhợp với việc giải quyết mối quan hệ hai chiều giữa cơ quan và khách

Tùy vào tính chất công việc của khách, phòng sẽ lựa chọn hình thức đãikhách cho phù hợp Nếu tổ chức tiệc chiêu đãi thì phòng Nội vụ huyện sẽ lựachọn sắp xếp tổ chức tại các nhà hàng và sang trọng, lịch sự

Mời khách dự tiệc thể hiện tình cảm gần gũi , sự tôn trọng, hợp tác , mốiquan hệ tốt đẹp , chân thành của Phòng đối với khách, đồng thời là biểu hiện hòahợp giữa hai bên Ngoài ra, bữa tiệc có thể bế mạc sự hợp tác giữa hai bên cũng

có thể là sự bàn bạc hợp tác trong quá trình chiêu đãi Nhằm tạo không khí thoảimái , thiện cảm đối với khách Đồng thời là sự cảm ơn chân thành sâu sắc tới cánhân, tập thể dành sự chiếu cố cho Phòng ban để thực hiện tốt chức năng nhiệm

vụ của mình