Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ủy BAN NHÂN dân HUYỆN KINH môn

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KINH MÔN 4 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KINH MÔN 4 1.1. Chức năng: 4 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.3. Cơ cấu tổ chức: 5 2. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN KINH MÔN. 7 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh môn: 7 2.1.1.Chức năng của văn phòng HĐND và UBND huyện kinh Môn 7 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện Kinh Môn . 7 2.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh môn: 10 2.2.1. Chánh văn phòng 10 2.2.2. Phó Văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp 11 2.2.3 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính quản trị 12 2.2.4 Chuyên viên văn phòng phụ trách công tác biên tập 14 2.2.5.Chuyên viên văn phòng phụ trách kế toán 14 2.2.6. Chuyên viên văn phòng phụ trách văn thư lưu trữ 16 2.2.7. Vị trí Nhân viên tạp vụ 17 2.2.8. Vị trí Nhân viên lái xe 17 2.2.9. Vị trí Nhân viên bảo vệ 18 2.2.10. Vị trí Nhân viên nhà ăn 18 2.2.11. Vị trí Nhân viên vệ sinh 19 3. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KINH MÔN 19 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện Kinh Môn 19 3.2. Mô hình Tổ chức văn thư của Văn phòng HĐND UBND huyện Kinh Môn 20 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn bản của Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn 20 3.3.1.Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh môn 20 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn 21 3.3.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn. 22 3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản củaVăn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn 23 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 23 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn 27 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Văn phòng HĐND UBND huyện Kinh Môn 28 4.TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN KINH MÔN 30 4.1 Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng,cơ sở vật chất của văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn 30 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn( Phụ lục 7) 31 4.3. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn 31 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 33 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN KINH MÔN 34 1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung của công tác Văn thư 34 1.1.1.Vị trí của công tác Văn thư 34 1.1.2.Ý nghĩa của Công tác văn thư 34 1.1.3.Yêu cầu của Công tác văn thư 35 1.1.4. Nội dung của Công tác Văn thư 36 1.2. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa của Công tác lưu trữ 37 1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ và một số khái niệm cơ bản trong công tác lưu trữ 37 1.2.2.Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 37 1.2.3 Chức năng của công tác lưu trữ 38 1.2.4 Tính chất của công tác lưu trữ 38 1.2.5.Nội dung của công tác lưu trữ 39 1.3. Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ 39 1.3.1. Mối quan hệ của công tác văn thư và lưu trữ 39 1.3.2 Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ 40 2. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN KINH MÔN 40 2.1. Công tác Quản lý văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn 40 2.1.1.Xây dựng ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ 40 2.1.2. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐNDUBND huyện kinh Môn 41 2.1.3. Công tác thanh tra kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn 42 2.2 Quản lý về nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn 43 2.2.1. Mô hình tổ chức văn thư tại văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn 43 2.2.2 xây dựng và ban hành văn bản 43 2.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản 45 2.2.3.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi 45 2.2.3.2.Quản lý văn bản đến 48 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 49 2.2.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 50 2.3. Quản lý về nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Kinh Môn 52 2.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 52 2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu. 53 2.3.3. công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 54 2.3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 55 2.4. nhận xét về công tác Quản lý văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐNDUBND huyện kinh Môn 56 2.4.1. ưu điểm 56 2.4.2 nhược điểm 56 3. GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN KINH MÔN 57 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 60 1.NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN KINH MÔN 60 1.1. Ưu điểm: 60 1.2. Nhược điểm 61 2. ĐỀ XUẤT 62 3. LỜI CẢM ƠN. 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KINH MÔN 4

1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KINH MÔN 4

1.1 Chức năng: 4

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.3 Cơ cấu tổ chức: 5

2 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MÔN 7

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh môn: 7

2.1.1.Chức năng của văn phòng HĐND và UBND huyện kinh Môn 7

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện Kinh Môn 7

2.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh môn: 10

2.2.1 Chánh văn phòng 10

2.2.2 Phó Văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp 11

2.2.3 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính quản trị 12

2.2.4 Chuyên viên văn phòng phụ trách công tác biên tập 14

2.2.5.Chuyên viên văn phòng phụ trách kế toán 14

2.2.6 Chuyên viên văn phòng phụ trách văn thư - lưu trữ 16

2.2.7 Vị trí Nhân viên tạp vụ 17

2.2.8 Vị trí Nhân viên lái xe 17

2.2.9 Vị trí Nhân viên bảo vệ 18

2.2.10 Vị trí Nhân viên nhà ăn 18

2.2.11 Vị trí Nhân viên vệ sinh 19

3 CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆNKINH MÔN 193.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện Kinh Môn.193.2 Mô hình Tổ chức văn thư của Văn phòng HĐND- UBND huyện KinhMôn 203.3 Công tác soạn thảo ban hành văn bản của Văn phòng HĐND-UBNDhuyện Kinh Môn 203.3.1.Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Vănphòng HĐND-UBND huyện Kinh môn 203.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòngHĐND-UBND huyện Kinh Môn 213.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Văn phòng HĐND-UBNDhuyện Kinh Môn 223.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản củaVăn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn 233.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi- đến 233.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng HĐND-UBND huyệnKinh Môn 273.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Văn phòng HĐND- UBND huyện KinhMôn 284.TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊVĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MÔN .304.1 Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng,cơ sở vật chất của văn phòngHĐND-UBND huyện Kinh Môn 304.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị Văn phòng HĐND-UBNDhuyện Kinh Môn( Phụ lục 7) 314.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của Vănphòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn 31

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 33

1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MÔN 34

1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung của công tác Văn thư 34

1.1.1.Vị trí của công tác Văn thư 34

1.1.2.Ý nghĩa của Công tác văn thư 34

1.1.3.Yêu cầu của Công tác văn thư 35

1.1.4 Nội dung của Công tác Văn thư 36

1.2 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa của Công tác lưu trữ 37

1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ và một số khái niệm cơ bản trong công tác lưu trữ 37

1.2.2.Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 37

1.2.3 Chức năng của công tác lưu trữ 38

1.2.4 Tính chất của công tác lưu trữ 38

1.2.5.Nội dung của công tác lưu trữ 39

1.3 Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ 39

1.3.1 Mối quan hệ của công tác văn thư và lưu trữ 39

1.3.2 Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ 40

2 THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MÔN 40

2.1 Công tác Quản lý văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn 40

2.1.1.Xây dựng ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ 40

2.1.2 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND huyện kinh Môn 41

2.1.3 Công tác thanh tra kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn 42

2.2 Quản lý về nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn 43

2.2.1 Mô hình tổ chức văn thư tại văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn

43

2.2.2 xây dựng và ban hành văn bản 43

2.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản 45

2.2.3.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi 45

2.2.3.2.Quản lý văn bản đến 48

2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 49

2.2.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 50

2.3 Quản lý về nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn 52

2.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 52

2.3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 53

2.3.3 công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 54

2.3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 55

2.4 nhận xét về công tác Quản lý văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND-UBND huyện kinh Môn 56

2.4.1 ưu điểm 56

2.4.2 nhược điểm 56

3 GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MÔN 57

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 60

1.NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN KINH MÔN .60

1.1 Ưu điểm: 60

1.2 Nhược điểm 61

2 ĐỀ XUẤT 62

3 LỜI CẢM ƠN 64

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta đều có côngtác văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng.Công tác văn phòng luôn giữ

vị trí, vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của các cơ quan và đơn vị làm công tácvăn phòng là nguồn nhân lực không thể thiếu Họ là cầu nối giữa cấp trên và cấpdưới giữa lãnh đạo và nhân dân

Với tư cách là những người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong từng lĩnh vựcchuyên môn nhất định, cán bộ văn phòng đã và đang cố gắng nâng cao hơn nữa vềtrình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp nhằm phục vụ tốt công táchành chính trong các cơ quan, tổ chức

Đáp ứng nhu cầu của xã hội, các cán bộ, giảng viên và toàn thể học sinh, sinhviên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã không ngừng cố gắng, chủ động, sángtạo, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệuquả công tác… để xây dựng Nhà trường trở thành trung tâm đào tạo nhân lực chấtlượng cao, góp phần xứng đáng vào sự phát triển của ngành Nội vụ và của đất nướctrong thời gian tới

Trong quá trình học tập, Trường có tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các

cơ quan Thông qua đó sinh viên có điều kiện vận dụng những kiến thức và kỹ năng

đã được học vào công việc thực tế ở từng cơ quan, doanh nghiệp Từ đó, sinh viên cóthể tự đánh giá được trình độ, năng lực của bản thân trong môi trường làm việc mới,đồng thời có thời gian tập dượt, rèn luyện, học hỏi thêm về chuyên môn nghiệp vụcủa người cán bộ trong công tác văn phòng ở các cơ quan

Được sự đồng ý của khoa Quản trị văn phòng : Giáo viên hướng dẫn LâmThu Hằng và sự đồng ý tiếp nhận của Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy banNhân dân huyện Kinh Môn em được thực tập tại Văn phòng HĐND&UBND huyệnKinh Môn từ ngày 25 tháng 5 năm2015đến ngày 30tháng07 năm 2015

Trên cơ sở định hướng của khoa em đã liên hệ và có kỳ thực tập khá bổích tại Văn phòng HDND-UBND huyện Kinh Môn Thời gian thực tập tại đâykhông dài thêm vào đó điều kiện thực tế thực tập có nhiều điểm khác biệt so vớikiến thức đã học trên giảng đường nhưng nhờ có sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình

của Lãnh đạo, các anh, chị trong văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn vàcác phòng ban có liên quan đã tạo điều kiện cho em học hỏi, hoàn thành kỳ thựctập và bài báo cáo này.

Song báo cáo thực tập của em còn nhiều thiếu sót và hạn chế nhất định Vìvậy em rất mong nhận được sự giúp đỡ nhận xét của quý thầy cô trong nhà trường;

sự đóng góp ý kiến của các cô, chú, anh, chị trong cơ quan để em có thể hoàn thànhtốt chuyên đề thực tậpđược đầy đủ và hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Kinh Môn, ngày 30 tháng 7 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Phương

Vài nét về HĐND-UBND huyện Kinh Môn

Kinh Môn đã từ lâu được biết đến là một mảnh đất mạng đậm dấu ấn lịchsử.Nơi nổi tiếng với Đền cao-là nơi thờ cha Hưng Đạo Vương Trần Quốc Tuấn vàdanh lam thắng cảnh động Kính Chủ nơi có nhiều hang động đá vôi tuyệt đẹp và gắnliền với cuộc đấu tranh cách mạng của nhân dân Hải Dương trong thời kỳ chốnggiặc ngoại xâm.Bằng nội lực phát huy từ bên trong,biết vận dụng xu thế tất yếukhách quan của sự phát triển Kinh Môn dần phát huy vai trò một trong những huyệnphát triển Kinh tế của tỉnh Hải Dương

Vị trí địa lý

Kinh Môn có diện tích tự nhiên là 16.326,31 ha Kinh Môn phía bắc giáp vớihuyện Đông Triều của tỉnh Quảng Ninh, phía Nam và Đông Nam giáp với huyệnKim Thành của tỉnh Hải Dương và giáp với huyện An Dương của thành phố HảiPhòng, phía Đông và Đông Bắc giáp với huyện Thủy Nguyên của Thành phố HảiPhòng, phía Tây và Tây Nam giáp với huyện Nam Sách tỉnh Hải Dương, Phía Tây

và Tây Bắc giáp với Thị Xã Chí Linh tỉnh Hải Dương

Về Địa giới hành chính

Huyện chia thành 25 đơn vị hành chính bao gồm 03 thị trấn và 22 xã 189làng.Trên toàn huyện có 89 đơn vị, cơ quan, xí nghiệp, trường học, đơn vị vũ trang

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KINH MÔN

1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KINH MÔN

Theo Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 thì chứcnăng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND- UBND Huyện Kinh mônđược quy định như sau:

1.1 Chức năng:

HĐND- UBND huyện Kinh Môn là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, là

cơ quan Hành chính Nhà nước ở huyện, thi hành việc quản lý Nhà nước trong phạm

vi lãnh thổ của huyện mình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của cơ quanquản lý Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện trong tất cả các lĩnh vực

cụ thể là:

-Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, lâm nghiệp, vănhóa, xã hội, giáo dục, y tế, dịch vụ, thể dục, thể thao, báo chí, công nghệ môitrường…

-Thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật, phối hợp vớicác cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và cáckhoản thu khác

- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;

-Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và côngdân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của Nhân dân;

- Về công tác thi hành án, giải quyết các đơn thư khiếu nại

UBND huyện Kinh Môn do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hànhcủa HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHĐND cùng cấp và các cơ quan Nhà nước cùng cấp trên

UBND huyện Kinh Môn thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính

Nhà nước từ Trung Ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làmchủ của nhân dân địa phương.

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND huyện Kinh Mônlàm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thểlãnh đạo, cá nhân phụ trách.UBND huyện Kinh Môn có nhiệm vụ chỉ đạo điều hànhthực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản

lý chỉ đạo, hướng dẫn các xã, thị trấn trong hoạt động quản lý Nhà nước UBNDhuyện Kinh Môn thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật tổ chức HĐND và UBNDngày 26 tháng 11 năm 2003

-Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốcphòng dài hạn và hàng năm của huyện Xây dựng kế hoạch đầu tư và các công trìnhtrọng điểm của huyện trình HĐND cùng cấp thông qua, quyết định, tổ chức và kiểmtra việc thực hiện kế hoạch;

-Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND huyện ,các biện phápthực hiện Nghị quyết của HĐND về Kinh tế, Xã hội, An ninh quốc phòng, thông quacác báo cáo khác của UBND huyện trước khi trình HĐND huyện;

- Xây dựng quy chế làm việc của UBND huyện, công tác tổ chức bộ máy vàthực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước Bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể và cá nhân do UBNDhuyện trực tiếp quản lý;

-Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt doUBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại tốcáo;

- Kiểm điểm, đành giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhânthành viên của UBND huyện hàng năm;

- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền củaUBND huyện

1.3 Cơ cấu tổ chức:

HĐND& UBND huyện Kinh Môn là cơ quan hành chính Nhà nước thực hiệnnhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức

HĐND&UBND ngày 26/11/2003 Bộ máy HĐND&UBND huyện là toàn bộ hệthống các Phòng ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến.

+ Đứng đầu UBND huyện là Chủ tịch UBND, là người phụ trách chung, làngười lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND huyện, đôn đốckiểm tra công tác của huyện, chỉ đạo điều hành hoạt động của các thành viên cấpdưới và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện, trừ các vấn đề thuộcthẩm quyền tập thể của UBND huyện Mặt khác, Chủ tịch UBND huyện phải chịutrách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạn được giao riêng cho mình vàcùng với các thành viên của UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trướcHĐND huyện và cấp trên

* Phó Chủ tịch UBND huyện gồm 03 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch.Các Phó Chủ tịch UBND huyện phân công, chỉ đạo một số lĩnh vực công tác; chỉđạo điều hành hoạt động một số phòng, ban ngành chuyên môn của UBND huyện

* UBND huyện Kinh Môn có 12 phòng, ban chuyên môn cụ thể:

Các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện hoạt động theo chứcnăng và nhiệm vụ của mình, giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch

* Sơ đồ Tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện Kinh Môn (Phụ lục 1)

* Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện Kinh Môn (Phụ lục 2)

2 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MÔN.

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh môn:

2.1.1.Chức năng của văn phòng HĐND và UBND huyện kinh Môn

Văn phòng HĐND và UBND huyện Kinh Môn là cơ quan chuyên môntrực thuộc UBND huyện Kinh Môn, chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế vàcông tác của UBND huyện Kinh Môn, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBNDtỉnh Hải Dương

Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng nghiên cứu, đề xuấttham mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả Chức năngnày được thể hiện thông qua việc xây dựng chương trình làm việc cho UBND;Chuẩn bị báo cáo về hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến về nội dung

và hình thức trong quá trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống nhất ban hànhvăn bản của cơ quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ,…

- Chức năng Hành chính quản trị: Là chức năng cung ứng những điềukiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND huyện nhằmđạt được mục tiêu đề ra hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả cao mà Cơ quan Nhànước quản lý cấp trên giao cho

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện Kinh Môn

+ Nhiệm vụ:

Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm củahường trực HĐND, UBND huyện; Chương trình các kỳ họp của HĐND, UBNDhuyện Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND vàUBND huyện Tổ chức phục vụ các kỳ họp, HĐND Tỉnh , HĐND huyện;

Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với các phòng ban, ngành, UBND

xã ,thị trấn chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành củaUBND huyện theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáođịnh kỳ, đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND,UBND huyện;

Giúp UBND huyện theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các vănbản, chỉ đạo của UBND huyện tại các phòng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn;

Tham mưu giúp UBND huyện về công tác dân vận trên địa bàn huyện;Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công táccải cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của văn phòng;

Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáocủa tổ chức công dân gửi đến UBND huyện, tham mưu đề xuất chuyển cácphòng, ban, ngành và UBND huyện ; Thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, vănbản của Thường trực HĐND, UBND huyện ;

Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách doThường trực HĐND, UBND huyện chủ trì và các hoạt động khác của Thườngtrực HĐND, UBND huyện, đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ

sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện.Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và cácphòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện ;

Giúp HĐND, UBND huyện đảm bảo mối quan hệ công tác của Huyện ủy,

Ủy ban Mật trận Tổ quốc và các đoàn thể Nhân dân huyện, các đơn vị trong vàngoài huyện , các quan hệ đối nội, đối ngoại Thường xuyên giữ mối quan hệphối hợp công tác với Văn phòng Huyện ủy để đảm bảo phục vụ có hiệu quả cáchoạt động chung của lãnh đạo huyện;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND huyện giao

Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND huyện, UBND các xã, thịtrấn có liên quan đến các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;

Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBNDhuyện và UBND các xã, thị trấn thực hiện chương trình, kế hoạch công tác củaUBND huyện; Thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trựcHĐND, lãnh đạo UBNDhuyện;

Giải quyết các đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân theoQuy định của Pháp luật;

Ngoài những quyền hạn trên, Văn phòng được HĐND, UBND huyện thựchiện một số nhiệm vụ khác hoặc giao thêm quyền hạn do HĐND, UBND huyệnquy định cụ thể về văn bản

+ Lề lối làm việc:

Chế độ làm việc: Thực hiện theo Quy định của Nhà nước: Làm việc theogiờ hành chính (8 tiếng/1ngày) từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần Nghỉ thứ 7 và chủnhật và các ngày lễ tết theo quy định của Nhà nước

Cán bộ, công chức, nhân viên phải đeo thẻ theo quy định

Chế độ hội họp: Hàng tuần, phó chủ tịch chủ trì cuộc họp giao ban các bộphận được phân công phụ trách để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tác tuầnvào ngày thứ 6; lãnh đạo văn phòng họp giao ban vào sáng thứ 2 hàng tuần;hàng tháng họp toàn thể văn phòng để kiểm điểm công tác tháng, triển khainhiệm vụ tháng tới vào ngày cuối tháng

Chế độ thông tin, báo cáo:

+ Báo cáo định kỳ

+ Báo cáo đột xuất

- Cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Phụ lục 3)

- Quyết định của UBND huyện Kinh Môn về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức và biên chế của Văn phòng HĐND-UBND huyện ( Phụ lục 4 )

- Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND-UBND huyện( Phụ lục 5)

Văn phòng UBND huyện Kinh Môn làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp

cho UBND huyện, đồng thời văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữaUBND huyện với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các xã, thịtrấn thuộc huyện, văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc Thủtrưởng lãnh đạo.

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm có: 01 Chánh văn phòng, 02 phó vănphòng và các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên làm công tác tổng hợp các lĩnhvực

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chiathành cácbộ phận sau:

+ Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp (01 người)

+ Bộ phận tiếp dân (07 người)

+ Bộ phận kế toán, thủ quỹ (02 người)

+ Bộ phận văn thư – lưu trữ (03 người)

- Chỉ đạo điều hành công tác của Văn phòng HĐND&UBND huyện theo

Chương trình, kế hoạch công tác của Thường trực HĐND&UBND huyện ;

- Dự thảo và trình Lãnh đạo UBND huyện thông qua các chương trình côngtác, báo cáo của UBND huyện;

- Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên và đột xuấtcủa HĐND huyện, Thường trực HĐND huyện và UBND huyện, hoạt động của,HĐND tỉnh;

- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề xuấtkịp thời với lãnh đạo UBND huyện các biện pháp đẩy mạnh công tác Cải cách Hànhchính tại UBND huyện;

- Tham mưu thực hiện chương trình ứng dụng phát triển công nghệ thông tinvào công tác quản lý Nhà nước tại UBND huyện

- Tổ chức phối hợp công tác của Văn phòng HĐND&UBND huyện với các

cơ quan chuyên môn của UBND huyện, các cơ quan của Huyện ủy, các Hội, đoànthể, các tổ chức chính trị - xã hội;

- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để kiểm điểm, đánh giákết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm

- Là chủ tài khoản thu - chi ngân sách của Văn phòng HĐND& UBND huyện

để phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND& UBND huyện, các phòng, ban,ngành, đoàn thể có quỹ lương tại Văn phòng HĐND& UBND huyện;

- Thừa lệnh UBND huyện ký các văn bản hành chính để truyền đạt ý kiến chỉđạo, giải quyết công việc của Chủ tịch và các phó chủ tịch UBND huyện Ký thừa uỷquyền Chủ tịch UBND huyện các văn bản trong một số lĩnh vực do Chủ tịch UBNDhuyện giao

2.2.2 Phó Văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp

-Họ và tên: Trần Văn Pha

- Xây dựng báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm côngtác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện; báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng,năm và các báo cáo khác của UBND huyện theo sự chỉ đạo của lãnh đạo UBNDhuyện

- Biên tập, dự thảo Chỉ thị, Nghị quyết, Thông báo ý kiến chỉ đạo củaHĐND&UBND huyện, các văn bản khác của HĐND&UBND huyện về lĩnhvực Kinh tế, tài chính tổng hợp, nông lâm, ngư nghiệp, công nghiệp, thươngmại, dịch vụ và các đơn vị thuộc khối theo chỉ đạo của TT HĐND, lãnh đạoUBND huyện

- Chỉnh sửa các bản dự thảo báo cáo, các văn bản hành chính khác liên quanđến lĩnh vực kinh tế do các cơ quan, đơn vị dự thảo trước khi trình Chánh Văn phòng

ký tắt

- Dự và ghi biên bản, ghi âm các kỳ họp, phiên họp của HĐND&UBNDhuyện, các Hội nghị do HĐND&UBND triệu tập Điều hành các hội nghị nếu đượcChánh Văn phòng uỷ quyền

- Tham mưu các ý kiến phát biểu của lãnh đạo HĐND&UBND tại các kỳhọp, phiên họp, hội nghị trên cơ sở dự thảo của các ngành, cơ quan liên quan

- Theo dõi đôn đốc các ngành, các xã, thị trấn chuẩn bị báo cáo, đề án và cácvăn bản khác trên lĩnh vực kinh tế, kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnh đạo biện pháp

xử lý cần thiết

- Chỉ đạo công tác xử lý văn bản đến, sao in và chuyển đến lãnh đạoHĐND&UBND, các cơ quan, đơn vị liên quan; ký duyệt cấp giấy in ấn tài liệu, tem,phong bì và các loại văn phòng phẩm khác Theo dõi công tác in ấn, phát hành vàgửi văn bản Phụ trách công tác mua sắm Văn phòng phẩm, phô tô, vi tính của cơquan

2.2.3 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính quản trị

Họ và tên: Nguyễn Văn Tuy

Bộ phận: Văn phòng HĐND-UBND huyện

Chức danh: Phó Chánh Văn phòng HĐND-UBND

-Nhiệm vụ:

a) Giúp Chánh văn phòng điều hành, tổ chức thực hiện các công việc đượcgiao và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các công việc được phân công;được uỷ quyền ký một số văn bản của Văn phòng, của Thường trực HĐND và Lãnhđạo UBND huyện liên quan đến lĩnh vực phân công.

b) Phụ trách và trực tiếp chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Biên tập, ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật, các Quyết định củaHĐND&UBND huyện và các văn bản khác thuộc lĩnh vực văn hoá - xã hội, dân tộc,tôn giáo, an ninh, quốc phòng, thanh tra, tư pháp, thi hành án theo chỉ đạo củaHĐND&UBND huyện

- Chỉnh sửa bản dự thảo các văn bản liên quan đến lĩnh vực văn hoá - xã hội,dân tộc, tôn giáo, an ninh, quốc phòng do các cơ quan, đơn vị thuộc khối dự thảo.Chuẩn bị các nội dung, ý kiến phát biểu của lãnh đạo HĐND&UBND tại các kỳhọp, phiên họp, hội nghị trên cơ sở dự thảo của các ngành, cơ quan liên quan

- Tham mưu công tác tiếp dân, tiếp nhận, xử lý đơn thư, đôn đốc giải quyếtđơn thư, tổng hợp báo cáo kết quả giải quyết đơn thư

- Tham mưu lĩnh vực thực hiện cải cách hành chính, xây dựng chính quyền,quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức

- Dự và ghi biên bản, ghi âm các kỳ họp, phiên họp của HĐND&UBNDhuyện, các Hội nghị do HĐND&UBND triệu tập Điều hành các hội nghị nếu đượcChánh Văn phòng uỷ quyền

- Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ và theo dõi việc quản lý lưu trữ tài liệucủa cơ quan

- Chuẩn bị các điều kiện, trang trí, khánh tiết phục vụ các kỳ họp, phiên họpcủa HĐND&UBND, Thường trực HĐND, các ban HĐND, lãnh đạo UBND huyện

và của Văn phòng

- Tham mưu cho Chánh Văn phòng trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị làmviệc hậu cần phục vụ lãnh đạo HĐND, UBND và lãnh đạo, nhân viên Văn phòng.Trực tiếp chỉ đạo công tác phục vụ lãnh đạo HĐND&UBND, chuẩn bị các điều kiện

để lãnh đạo HĐND, UBND và Văn phòng tiếp khách, đối nội, đối ngoại Giải quyếtmột số công việc khác theo yêu cầu của Chánh Văn phòng

2.2.4 Chuyên viên văn phòng phụ trách công tác biên tập

- Chức danh công việc: Chuyên viên tổng hợp

- Số lượng: 01

- Nhiệm vụ:

- Chuyên viên trong bộ phận tổng hợp có trách nhiệm thường xuyên nắm tìnhhình hoạt động của các phòng ban, đơn vị, UBND các xã, thị trấn thuộc lĩnh vựcđược phân công theo dõi; phát hiện, đề xuất biện pháp xử lý các vấn đề cụ thể; báocáo với lãnh đạo Văn phòng để tham mưu cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBNDhuyện trong đôn đốc, chỉ đạo các phòng ban, UBND các xã, thị trấn thực hiện tốt chủtrương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các chỉ đạo của Tỉnh và của huyện

- Được tham dự các cuộc họp lớn của UBND huyện, bàn về các vấn đề liênquan đến nhiệm vụ được phân công; được phép yêu cầu các phòng ban, UBND các

xã, thị trấn cung cấp các tài liệu, thông tin, số liệu liên quan đến công việc được giao;đôn đốc các phòng ban, đơn vị, xã, thị trấn trong xây dựng các chương trình, kếhoạch, đề án, báo cáo các nội dung công tác liên quan đến nhiệm vụ được giao; soạnthảo và chịu trách nhiệm về nội dung các thông báo, công văn truyền đạt ý kiến chỉđạo của Lãnh đạo UBND, các giấy mời họp của UBND huyện; nêu ý kiến, thẩm trađộc lập đối với các dự thảo văn bản, báo cáo lãnh đạo Văn phòng trình UBND huyện

ký ban hành; tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng trong xây dựng lịch công tác củaChủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện

- Trong một số trường hợp cấp thiết: trực tiếp tham mưu cho các Phó Chủ tịchUBND huyện trong xử lý, chỉ đạo giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực đượcphân công; truyền đạt ý kiến của lãnh đạo UBND huyện và yêu cầu các phòng ban,các bộ phận khác của Văn phòng thực hiện theo yêu cầu trước khi báo cáo lại Lãnhđạo Văn phòng để theo dõi, đôn đốc

- Quản lý các văn bản, tài liệu được giao theo qui định; Phối hợp với cácchuyên viên khác trong việc tham mưu, tổng hợp, giúp lãnh đạo Văn phòng xâydựng các báo cáo phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện

2.2.5.Chuyên viên văn phòng phụ trách kế toán

- Chức danh công việc: Chuyên viên kế toán

- Số lượng: 02

Nhiệm vụ:

Quản lý thu, chi ngân sách của cơ quan đảm bảo đúng Luật ngân sách và cácvăn bản qui định và sự quản lý, hướng dẫn về chuyên môn của cơ quan tài chính,kho bạc; tham mưu cho Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng thực hiện việc chi trảlương, các khoản phụ cấp, tiền làm ngoài giờ, chế độ chính sách cho cán bộ, côngchức, viên chức, người lao động trong cơ quan đảm bảo kịp thời, chính xác; chịutrách nhiệm về việc lập hồ sơ, sổ sách kế toán, kho quỹ, quản lý tài sản theo đúng cácqui định; chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hợp đồng, chứng từ thanh toántrình Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng ký duyệt; tham mưu cho Chủ tài khoản vàChánh Văn phòng về tính hợp pháp, hợp lý của các quyết định chi theo đúng nguyêntắc tài chính; Chịu trách nhiệm quản lý an toàn quỹ tiền mặt; tham mưu việc muasắm, sửa chữa tài sản khi có yêu cầu; ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ, sổ sách

kế toán, báo cáo; định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng báo cáo với Chủ tài khoản vàChánh Văn phòng về việc thu, chi tài chính, thông báo đến các đơn vị cùng chung tàikhoản

* Vị trí Chuyên viên một cửa

- Chức danh công việc: Chuyên viên một cửa

- Số lượng: 07

Nhiệm vụ:

- Các công chức làm việc tại bộ phận một cửa có trách nhiệm tiếp nhận,hướng dẫn tận tình cho công dân đến giải quyết các thủ tục hành chính theo thẩmquyền của UBND huyện; chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, hợp pháp của hồ sơ nhận;cập nhật thường xuyên, liên tục hồ sơ thủ tục hành chính theo đúng mẫu qui định;chuyển hồ sơ đến các phòng ban chuyên môn theo đúng qui định về trình tự, thờigian, có văn bản ký nhận với công dân và đơn vị thụ lý giải quyết; đôn đốc cácphòng ban giải quyết, trả kết quả theo đúng thời gian qui định; thông báo kịp thờitrạng thái hồ sơ với công dân khi được yêu cầu; ứng dụng CNTT trong quản lý, theodõi việc tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính tiến tới cập nhật trạng thái hồ sơhành chính trên cổng giao tiếp điện tử của huyện Thống kê, báo cáo thường xuyên

với lãnh đạo Văn phòng về số hồ sơ, việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của cácphòng ban để đôn đốc khi cần thiết Thực hiện việc thu, nộp phí, lệ phí giải quyết thủtục hành chính theo đúng qui định.

- Có trách nhiệm tiếp dân tại phòng tiếp dân của UBND huyện trong các giờhành chính; trong thực hiện nhiệm vụ, có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, cập nhật nộidung các buổi tiếp dân của mình, tham dự và lập biên bản với các buổi tiếp dân củalãnh đạo; vào sổ nội dung các đơn thư và đề xuất với Phó Văn phòng - trưởng bộphận tiếp dân để tham mưu với Chủ tịch UBND huyện việc xử lý đơn thư khiếu nại,

tố cáo của công dân (bằng phiếu đề xuất chuyển đơn), cập nhật, theo dõi việc phâncông giải quyết, giúp Chánh, Phó Văn phòng trong đôn đốc các phòng ban, xã, thịtrấn trong giải quyết đơn thư của công dân; ứng dụng phần mềm CNTT trong quản

lý đơn thư; báo cáo định kỳ với Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng phụ trách vàThanh tra huyện về tình hình tiếp dân và xử lý đơn thư tại bộ phận

- Đề xuất với lãnh đạo Văn phòng để tham mưu với UBND huyện điều chỉnh,

bổ sung các qui định về trình tự, hồ sơ, thủ tục giải quyết khi có sự điều chỉnh củapháp luật, văn bản của cấp trên

2.2.6 Chuyên viên văn phòng phụ trách văn thư - lưu trữ

- Chức danh công việc: Chuyên viên Văn thư - Lưu trữ

- Số lượng: 03

Nhiệm vụ:

- Đăng ký, quản lý, theo dõi, phân loại các văn bản đi, đến, các hồ sơ, tài liệucủa UBND huyện; quản lý và sử dụng con dấu theo đúng qui định, duy trì trực điệnthoại cơ quan; Các văn bản được gửi trực tiếp, sau khi có ý kiến xử lý của lãnh đạoUBND, Văn phòng phải được chuyển cho văn thư để quản lý, cập nhật trong hệthống quản lý; có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Văn phòng thực hiện việc kiểm soát vềthể thức các văn bản của UBND huyện trước khi ban hành; tham mưu cho lãnh đạoVăn phòng trong triển khai các nghiệp vụ về công tác văn thư, soạn thảo và quản lývăn bản trong phạm vi cơ quan UBND huyện

- Chuyên viên văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin có thể kiêm thêm việcđánh máy, photocopy tài liệu Người làm việc này có trách nhiệm đánh máy chính

xác, đúng thể thức các văn bản được giao theo đúng thời gian yêu cầu; photo, saovăn bản kịp thời, đúng số lượng; quản lý văn bản theo đúng qui định về bảo mậtthông tin; bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng đúng tài sản được giao.

Các chuyên viên trong bộ phận có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ trong cáckhâu: nhận, quản lý, theo dõi văn bản đến, đi; in sao, đóng dấu và phát hành văn bản;đưa văn bản lên mạng và thực hiện lưu trữ, khai thác văn bản lưu trữ; hỗ trợ nhautrong hoàn thành công việc chung của bộ phận

2.2.7 Vị trí Nhân viên tạp vụ

Bản mô tả công việc:

- Chức danh công việc: Nhân viên tạp vụ

- Số lượng: 02

Nhiệm vụ:

Chịu trách nhiệm việc đảm bảo vệ sinh phòng làm việc, trang thiết bị phònglàm việc của lãnh đạo HĐND, UBND huyện, các phòng họp, phòng khách củaUBND huyện; mở, đóng cửa phòng khi có yêu cầu; quản lý về tài sản, đảm bảo cácđiều kiện điện, nước, trang trí khánh tiết tại phòng khách, các phòng họp phục vụ cáchội nghị; nhân viên điện, nước có trách nhiệm quản lý vận hành công trình điện,nước, các trang thiết bị dùng chung của cơ quan; tham mưu cho lãnh đạo Văn phòngsửa chữa, mua sắm các trang thiết bị này khi cần thiết

2.2.8 Vị trí Nhân viên lái xe

- Chức danh công việc: Nhân viên lái xe

- Số lượng: 03

Nhiệm vụ:

Nhân viên lái xe chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn xe sạch sẽ, bảo dưỡngđịnh kỳ, đảm bảo chất lượng xe tốt, phục vụ kịp thời mọi hoạt động của HĐND,UBND huyện; đề xuất, lập dự trù việc bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa xe khi có hưhỏng Đảm bảo thời gian làm việc hàng ngày và đi công tác theo sự điều động củalãnh đạo Văn phòng, trường hợp vắng mặt phải báo cáo và được sự đồng ý của lãnhđạo Văn phòng; nghiêm cấm lái xe uống rượu, bia trước và trong khi lái xe; nghiêmcấm việc sử dụng xe khi không có sự điều động của lãnh đạo có thẩm quyền; lái xe

gây tai nạn do không chấp hành luật giao thông phải chịu hoàn toàn trách nhiệmtrước pháp luật, phải bồi thường các hư hỏng của xe cho cơ quan; khi gây tai nạntrong bất kỳ trường hợp nào phải lập biên bản và báo cáo ngay với lãnh đạo Vănphòng; mỗi xe ô tô phải có sổ theo dõi hoạt động hàng ngày, hết tháng phải báo cáonhật ký xe, số km, xăng dầu tiêu hao để theo dõi, quản lý.

2.2.9 Vị trí Nhân viên bảo vệ

- Chức danh công việc: Nhân viên bảo vệ

- Số lượng: 01

Nhiệm vụ:

- Chịu trách nhiệm bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản của cơ quan, cán bộ, côngchức trong cơ quan theo các điều khoản trong hợp đồng; có sổ theo dõi tình hình vàbàn giao trong từng ca trực; chịu trách nhiệm trông giữ (không thu phí) phương tiệncho khách, công dân đến giải quyết công việc tại cơ quan, phải chịu hoàn toàn tráchnhiệm trong trường hợp làm mất, hư hỏng phương tiện của khách; chịu trách nhiệmkiểm tra giấy tờ, hướng dẫn khách, công dân đến giải quyết công việc

- Kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy đầu tháng, nội dung kiểm tragồm: hạn sử dụng, vị trí, giấy hướng dẫn sử dụng của các thiết bị, Biên bản kiểm trachuyển về Phó Văn Phòng kiểm tra

- Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra biếtbảo dưỡng và sửa chữa hư hỏng thông thường của thiết bị phòng cháy chữa cháy.Phòng chống và phát hiện kịp thời các hiện tượng cháy nổ để xử lý ngay đồng thờithông báo cho các cơ quan có chức năng phối hợp giải quyết kịp thời Chủ động pháthiện để phòng chống các hành vi phá hoại hoặc đe dọa phá hoại cơ sở vật chất, kỹthuật của UBND huyện

2.2.10 Vị trí Nhân viên nhà ăn

- Chức danh công việc: Nhân viên nhà ăn

- Số lượng: 01

Nhiệm vụ:

- Đảm bảo nấu ăn trưa hằng ngày cho cán bộ, công chức trong cơ quan;

- Tham mưu và tổ chức tiệc cho các đơn vị khi có nhu cầu tiếp đãi khách cấp

cao của UBND huyện;

- Quản lý các tài sản, dụng cụ thuộc nhà ăn;

- Chịu trách nhiệm về vệ sinh an toàn thực phẩm

2.2.11 Vị trí Nhân viên vệ sinh

- Chức danh công việc: Nhân viên vệ sinh

- Số lượng: 01

Nhiệm vụ:

- Chịu trách nhiệm vệ sinh toàn bộ khuôn viên, các khu vệ sinh trong cơ quantrong tất cả các ngày trong tuần, thời gian hoàn thành công việc trước giờ làm việcbuổi sáng

- Thường xuyên kiểm tra, báo cáo tình hình ô nhiễm môi trường cho Phó Vănphòng để có hướng giải quyết;

- Giữ gìn vật dụng lao động, đề xuất mua thêm vật dụng phục vụ công việc

* Thông báo nhiệm vụ phân công lãnh đạo văn phòng HĐND-UBND huyện (Phụ lục 6 )

3 CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KINH MÔN

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện Kinh Môn

Các văn bản quản lí của UBND huyện kinh môn về công tác văn thư lưu trữ

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 04/ 2004 của Chính phủ về công tácvăn thư ;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/1011 của Bộ Nội vụ ;

- Công văn số 139/VTLT Nhà nước- TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản

đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng ;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/201/2 của Bộ Nội vụ07/2012/TT-BNV về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ cơ quan;

- Luật lưu trữ số 01/2001/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội;

- Nghị định số 58/2011/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu;

-Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

3.2 Mô hình Tổ chức văn thư của Văn phòng HĐND- UBND huyện Kinh Môn

Văn thư là một bộ phận không thể thiếu đối với bất cứ một cơ quan tổ chứcnào Văn thư là nơi cung cấp và lưu trữ nguồn thông tin quan trọng và tin cậy nhất,thường xuyên nhất phục vụ lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành các công việc của

cơ quan

Văn thư là một bộ phận trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện đượcxây dựng, sắp xếp, bố trí theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng Bộ phận văn thưcủa huyện Kinh Môn được tổ chức theo mô hình văn thư tập trung, khép kín được

bố trí nằm tách biệt so với các phòng ban chuyên môn khác, phòng làm việc đượctrang bị đầy đủ các trang thiết bị làm việc cho cán bộ văn thư, và phòng văn thư củaUBND huyện Kinh Môn có 03 nhân viên làm việc, một nhân viên quản lý văn bản

đi, và một nhân viên quản lý văn bản đến của cơ quan

Ưu điểm:

- Đảm bảo tính cơ mật trong việc quản lý văn bản của cơ quan;

- Đảm bảo an toàn trong quản lý con dấu của cơ quan;

3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn

3.3.1.Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh môn

Kiểm tra, rà soát văn bản là các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ nhằm xem xét lại

các văn bản ban hành, phát hiện những sai sót về thể thức, nội dung văn bản, thẩmquyền ký văn bản phát hiện những văn bản ban hành trái pháp luật.

Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện KinhMôn đã được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và pháp luật Chấphành đúng Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 04/ 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư

-Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND huyện Kinh Môn ban hành cácvăn bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, các phòng ban chuyênmôn không được phép ban hành văn bản Quy phạm pháp luật

-Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Các văn bản đã đảm bảo cácthành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hànhngày 19/01/1011 của Bộ Nội vụ

Công văn số 139/VTLT Nhà nước- TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản

đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, UBND huyện Kinh Môn luôn chấphành nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà nước:

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản vẫn được thực hiện theo thông tư số01/2011/ TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính

Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700-2002) về mẫu trình bày văn bản quản lýnhà nước do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành;

Ngoài ra còn có Công văn số 705/UB-VP về việc thực hiện quy định về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản ngày 17/8/2005 của UBND huyện

+ Ưu điểm:

Cơ quan luôn thực hiện đúng quy định của Nhà nước về công tác soạn thảovăn bản, đã thực hiện tốt chức năng giám sát, kiểm tra thể thức văn bản theo quy

định theo thông tư số 01/2011/ TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.công văn số 705/UB-VP củaUBND huyện Kinh Môn ngày 17/8/2005.

- Thể thức văn bản: Văn bản của UBND ban hành đầy đủ 9 thành phần thểthức bắt buộc, ngoài ra còn một số thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ mật,khẩn

- Kỹ thuật trình bày văn bản: Văn phong sử dụng trong các văn bản mangngôn ngữ hành chính, đúng theo yêu cầu về văn phong của văn bản hành chính

+ Nhược điểm:

Do vấn đề làm nhanh văn bản các chuyên viên thực hiện các thao tác cắt, dánvăn bản Vì vậy, một số văn bản chưa đảm bảo đúng thể thức theo quy định tạiThông tư 01/2011/ TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Như vậy, bên cạnh những mặt đã đạt được trong quá trình soạn thảo văn bảnthì các chuyên viên trong cơ quan vẫn không tránh khỏi những hạn chế nhất định; vàđiều này cần phải được khắc phục

3.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Văn phòng UBND huyện Kinh Môn.

HĐND-Các văn bản được soạn thảo và ban hành của một cơ quan đều theo một quytrình nhất định Tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn, việc soạn thảo vàban hành văn bản được tiến hành theo quy trình sau:

B1 Đơn vị soạn thảo xác định mục đích, tính chất và xác định hình thức văn

bản

B2 Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cần đề cập đến trong nội dung

văn bản

B3 Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản Nếu là các văn bản quan

trọng có liên quan đến nhiều đơn vị , phòng, ban thì đơn vị soạn thảo gửi bản thảovăn bản đến các đơn vị liên quan xin ý kiến đóng góp

B4 Trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt về nội dung văn bản và ký nháy chịu

trách nhiệm về nội dung văn bản

B5 Trình Chánh văn phòng phê duyệt và ký nháy chịu trách nhiệm về hình

thức văn bản

B6 Trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt và ký ban hành văn bản.

B7 Chuyển văn bản xuống văn thư cơ quan đăng ký văn bản ban hành, ghi số

- Xác định mục đích, tích chất và tầm quan trọng của văn bản

-Thu thập, xử lý thông tin, xác định tên loại văn bản

- Xây dựng đề cương và viết bản thảo

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản củaVăn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi- đến

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến là một phần công tácnghiệp vụ quan trọng của công tác Văn thư Mỗi ngàytại Văn phòng HĐND-UBNDhuyện Kinh Môn phát hành số lượng lớn văn bản đi và nhận về rất nhiều vănbản đến vì vậy công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến rất được chú trọng và đầu tưthực hiện

Việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, đến được các chuyên viên Vănthư của cơ quan thực hiện đúng theo các quy định của Nhà nước và các quy định của

UBND huyện Bên cạnh việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản theo hình thứctruyền thống là quản lý văn bản bằng cách đăng ký văn bản bằng sổ đăng ký, UBNDhuyện Kinh Môn đã đưa Công nghệ thông tin ứng dụng vào công tác quản lý văn,đưa phần mềm quản lý văn bản vào sử dụng, tất cả các văn bản đi, văn bản đến cơquan đều được quản lý trên mạng máy tính nên hiệu quả quản lý và giải quyết vănbản đạt hiệu quả cao.

* Công tác tổ chức Quản lý, giải quyết bản đi (do Cán sự Phan Thị Gấm).

Quá trình xử lý công văn đi gồm các giai đoạn sau:

- Soạn thảo văn bản:

+ Các chuyên viên của các phòng ban chuyên môn, các đơn vị thuộc huyệnkhi được giao nhiệm vụ soạn thảo Văn bản phải tuân thủ các quy định của Nhànước;

+ Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc huyện được giao nhiệm vụsoạn thảo Văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận đồng thờiphải chịu trách nhiệm về nội dung, tính pháp lý của Văn bản;

- Kiểm tra về thể thức và nội dung Văn bản

+ Chuyên viên Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dungVăn bản do các phòng ban chuyên môn chuyển đến Chánh hoặc Phó văn phòng kýnháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các Văn bản đạt yêu cầu vàtrình Lãnh đạo UBND huyện ký phê duyệt;

+ Đối với các Văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các Văn bản cần đượcsửa đổi bổ sung theo yêu cầu của Lãnh đạo Văn phòng thì chuyên viên Văn phòng sẽchuyển lại cho đơn vị, cá nhân soạn thảo để hoàn thiện lại;

- Phê duyệt

+ Lãnh đạo UBND huyện hoặc Lãnh đạo Văn phòng khi được ủy quyền thừalệnh UBND huyện xem xét nội dung, hình thức, hoặc ký chính thức đối với các Vănbản đạt yêu cầu Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn thảo Văn bản đểchỉnh sửa;

+ Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở Văn bản đi phải rõ ràng,không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực để ký Văn bản;

- Đăng ký Văn bản đi.

+ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức Văn bản, chữ ký, củangười có thẩm quyền có hợ lệ không Nếu không đúng quy định về thể thức Vănbản, Văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnhsửa theo đúng quy định;

+ Đối với các Văn bản hợp lệ, Văn thư đăng ký vào chương trình quản lýcông văn đi - đến để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm Văn bản gốc;

- Gửi Văn bản

+ Đối với các đơn vị không nối mạng LAN, Văn thư có trách nhiệm nhân bảntheo nơi nhận và đóng dấu Văn thư hoặc cán bộ được phân công soạn thảo văn bảngửi theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ tên cơ quan nơi nhận,địa chỉ, số ký hiệu Văn bản và ký sổ bàn giao Công văn đi với nhân viên giao thông.Những Văn bản có mức độ khẩn, mật Văn thư đóng dấu “Khẩn”, “Mật” lên bì Vănbản Văn bản khẩn phải gưỉ đi ngay trong ngày làm việc Những Văn bản có cán bộđến nhận trực tiếp thì yêu cầu Cán bộ đó ký nhận vào sổ bàn giao Công văn NhữngVăn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thời gian 03 ngày làm việc

kể từ ngày ký;

+ Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện có nối mạng LAN,Văn thư có trách nhiệm scan Văn bản đã ký, đóng dấu và gửi đi theo chương trìnhphần mềm Web chỉ đạo;

- Văn bản gửi đi được lưu 01 bản gốc tại Văn thư và 01 bản tại đơn vị soạnthảo Văn bản để theo dõi

* Công tác tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến ( do Văn thư Phạm Thị

Dự phụ trách).

Quá trình giải quyêt văn bản đi gồm các giai đoạn sau:

- Tiếp nhận văn bản: Văn thư là đầu mối tiếp nhận văn bản gửi đến UBNDhuyện

+ Đối với các văn bản “mật”, văn bản gửi đích danh tên đơn vị, tên cá nhânthì văn thư sẽ chuyển thẳng vào hộp thư của đơn vị đó

+ Đối với các văn bản “ khẩn”, “hoả tốc”, văn thư bóc bì và chuyển ngay đến

Lãnh đạo văn phòng cho ý kiến.

+ Đối với loại văn bản khác thì văn thư bóc bì, phân loại, ghi vào phiếu xử lývăn bản và kẹp phiếu xử lý văn bản để chuyển tới lãnh đạo văn phòng cho ý kiến

- Ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng: Các văn bản do văn thư chuyển đến,Lãnh đạo văn phòng xem xét những văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền theo phâncông và đề xuất chuyển cho Chủ tịch và các phó chủ tịch theo lĩnh vực quản lý ngaytrong ngày làm việc.Đăng ký văn bản đến:

+ Văn bản đến sau khi có ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng sẽ đượcchuyển lại cho văn thư để cập nhật vào chương trình Quản lý văn bản đi - đến để lấy

số đến, ngày tháng văn bản đến để chuyển lên lãnh đạo UBND cho ý kiến chỉ đạo

+ Dấu văn bản đến được đóng ở lề bên trái, phía trên trang đầu của văn bản,dưới số ký hiệu văn bản bằng mực đỏ

- Xem xét cho ý kiến giải quyết: Căn cứ nội dung văn bản đến, Lãnh đạoUBND huyện xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công phòng, ban, đơn vị thực hiệnvào Phiếu xử lý văn bản đến

- Cập nhật ý kiến xử lý của Lãnh đạo UBND huyện: Sau khi có ý kiến chỉ đạocủa Lãnh đạo UBND huyện, văn thư cập nhật ý kiến xử lý của lãnh đạo UBNDhuyện vào chương trình Quản lý văn bản đi - đến và chuyển cho các phòng ban, đơn

vị liên huyện

+ Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc huyện có nối mạng LAN văn thư

có trách nhiệm scan văn bản và gửi đi qua chương trình Web chỉ đạo

+ Đối với các phòng, ban, đơn vị không nối mạng LAN, văn thư có tráchnhiệm nhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện

và ký sổ bàn giao công văn với bên giao thông Khi có cán bộ đến nhận văn bản trựctiếp thì ký nhận bàn giao văn bản vào sổ bàn giao công văn

+ Các chuyên viên Văn phòng theo dõi các khối phải có nhiệm vụ thườngxuyên mở chương trình Web chỉ đạo và chương trình Quản lý công văn đi - đến đểcập nhật ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện theo khối để theo dõi, đôn đốctiến độ thực hiện của các đơn vị

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn

Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là nhiệm vụthường trực của nhân viên văn thư trong cơ quan

Lập hồ sơ hiện hành.

Công việc lập hồ sơ có vị trí quan trọng trong quá trình giải quyết công việc

Nó là mắt xích gắn liền công tác văn thư và công tác lưu trữ

Quy trình lập hồ sơ hiện hành được thực hiện như sau:

- Lập danh mục hồ sơ: Vào tháng 12 hàng năm, các chuyên viên văn phòng,đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và dự kiến các việc sẽ triển khaitrong năm tiếp theo để xác định những danh mục hồ sơ cần lập trong năm và báo cáoThủ trưởng đơn vị để được trang bị cặp và hồ sơ

- Mở hồ sơ: Căn cứ vào danh mục hồ sơ, các chuyên viên cán bộ ghi tên hồ sơvào bìa hồ sơ Mỗi một hồ sơ dùng một tờ bìa bên ngoài ghi rõ số, ký hiệu vào tiêu

đề hồ sơ

- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ: Trong quá trình giải quyết công việc, nếunhận được hoặc soạn thảo hay ban hành một văn bản có liên quan đến vấn đề hoặccông việc gì thì cán bộ chuyên viên đưa chúng vào bìa hoặc cặp, hộp của hồ sơ đó

- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ: Cuối năm hoặc sau khi kết thúc công việc mỗicán bộ chuyên viên có trách nhiệm kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ

- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Tất cả các hồ sơ cần được biên mục để phục vụtra tìm Biên mục gồm các công việc như thống kê các văn bản có trong hồ sơ, ghiđầy đủ thông tin cần thiết ở ngoài bìa hồ sơ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, để phát huy được giá trị của chúng thìviệc tổ chức tốt công tác lưu trữ là rất cần thiết.

Nhìn chung, công tác lưu trữ tại UBND huyện Kinh Môn đã được thựchiện tốt, đi vào nề nếp, khoa học, chất lượng và ngày càng được nâng cao

Công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo vănphòng được tiến hành nghiêm túc và rất được lãnh đạo quan quan tâm

*Trong công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ:

Công tác này được hiện đúng theo pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04 tháng 4 năm 2001 về bảo vệ tài liệu Quốc gia

*Trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng nên được tiếnhành đúng kỹ thuật và chính xác Đòi hỏi người thực hiện phải có nghiệp vụchuyên môn.Công tác lưu trữ tuân thủ nguyên tắc không phân tán phòng lưu trữtài liệu của cơ quan được sắp xếp riêng cùng với sự sắp xếp của cán bộ chuyênmôn

Căn cứ vào thực tế của UBND huyện có cơ cấu tổ chức trong từng thờigian không ổn định, có sự sáp nhập hoặc chia tách cơ cấu tổ chức Theo đó, tàiliệu được chia theo thời gian, phân loại theo các đơn vị tổ chức

Nhìn chung công tác chỉnh lý tài liệu của UBND huyện Kinh Môn thựchiện theo đúng quy định của Nhà nước về công tác chỉnh lý tài liệu giúp cho

việc tìm kiếm văn bản được thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng

*Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật đểđảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêucầu khai thác sử dụng tài liệu

Để đảm bảo tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ được bố trí ở tầng 5, với 2 khorộng rãi và thoáng mát Có các giá và tủ đựng tài liệu để tránh bụi bẩn và thuậntiện trong việc tra tìm tài liệu

Kho lưu trữ được trang bị tự động, ngoài ra phông lưu trữ còn được trang

bị bìa hồ sơ, cặp, hộp, đựng tài liệu để tránh bụi bẩn và các tác động của các yếu

tố bên ngoài, phông lưu trữ được thiết kế bảo quản các yếu tố khô thoáng và kín

Như vậy, ở UBNDhuyện Kinh Môn, tài liệu lưu trữ được bảo quản tươngđối tốt, diện tích kho và lưu trữ và chế độ bảo quản tài liệu đã từng bước đạt tiêuchuẩn quy phương tiện báo cháy, chữa cháy, phương tiện bảo vệ, giá hộp cặpđựng tài liệu, bìa hồ sơ… Vệ sinh kho tầng được thực hiện tốt, kho lưu trữ sạch

sẽ và thoáng mát đảm bảo cho tài liệu không bị ẩm mốc Với tất cả sự trang bị

đó cùng với sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan thì giúp cho công tácchỉnh lý tài liệu lưu trữ được tốt hơn

*Trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu:

UBND huyện Kinh Môn coi công tác tổ chức sử dụng tài liệu không chỉphục vụ tạm thời mà còn phục vụ lâu dài Không chỉ phục vụ nhu cầu sử dụngtài liệu của cán bộ nhân viên cơ quan mà còn phục vụ cho các ban, ngành, đơn vị,các phường, các cơ quan ngoài huyện đến khai thác với mục đích thiết thực

Tài liệu lưu trữ của UBND huyện được áp dụng chỉ có một hình thức sửdụng tài liệu: Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc, các tài liệu mà độc giả đếnkhai thác hầu hết được cán bộ lưu trữ ghi lại có biên bản ghi nhận khai thác và sửdụng

Cán bộ lưu trữ UBND huyện Kinh Môn đã giúp các phòng, ban chuyên môntra cứu mỗi năm khoảng 80 lượt người đến tra cứu tài liệu tại kho lưu trữ

Hiện nay, số lượng tài liệu trong kho chưa nhiều, các sách báo tham khảo

chưa phong phú vậy nên cũng gây nhiều hạn chế trong việc khai thác và sử dụngtài liệu của người nghiên cứu.

Thật vậy, mặc dù công tác lưu trữ của UBND huyện Kinh Môn đã có mộtbước phát triển mới, song vẫn còn một số hạn chế đòi hỏi UBND huyện phảiquan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ, phổ biến rộng rãi tầm quan trọng trongcông tác lưu trữ để phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ

4.TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT

BỊ VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MÔN

4.1 Tìm hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng,cơ sở vật chất của văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn

Do đặc điểm là trung tâm thu thập và xử lý thông tin nên các trang thiết bị củaVăn Phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn đều hiện đại, đầy đủ và được bố trí mộtcách khoa học

- Phòng Văn thư được trang bị các loại máy móc như: máy photocopy nhiềuchức năng; máy điện thoại; máy Fax đa năng, 02 máy vi tính để cập nhật, truyền dữliệu, tra cứu thông tin phục vụ lãnh đạo; máy tính kết nối internet Đặc biệt toàn bộmáy tính trong phòng đã được kết nối mạng nội bộ với nhau, máy tính kết nốiinternet rất thuận tiện trong việc truyền văn bản Ngoài ra, còn được trang bị bàn ghế,giá, tủ để đựng tài liệu, đặc biệt là tủ inox chia thành các ô để đựng văn bản, tài liệuđến của các đơn vị trong cơ quan

- Ngoài ra Phòng còn có 01 máy photocopy, 02máy in nhanh Trong phòngcòn có 2 máy lọc không khí, 1 máy hút ẩm để đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ làmviệc Việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác đánh máy, in chụp đã tăngnăng suất lao động, giảm bớt những công việc mang tính thủ công

- Phòng Lưu trữ kho đều được trang bị điều hoà, hàng năm Văn phòng trang

bị cho 5.00 bìa hồ sơ, 800 hộp nhựa đựng tài liệu thay cặp 3 dây Tất cả các giá tàiliệu cũ đều được thay bằng giá mới theo đúng tiêu chuẩn của Cục Văn thư – Lưu trữNhà nước quy định (150 giá)

Nhìn chung các phòng làm việc của Ủy ban nhân dân huyện Kinh Môn nóichung và Văn phòng HĐND-UBND nói riêng đều được bố trí khoa học; trong

phòng đều được trang bị điều hoà, điện thoại; mỗi người một ghế quay loại nhỏ vàmột tủ đựng tài liệu, các bộ phận khác như chuyên viên biên tập Văn phòng đều có

đủ trang thiết bị để phục vụ công việc Nhìn chung, công nghệ thông tin đã được ápdụng vào hầu hết các khâu công tác văn thư - lưu trữ như quản lý văn bản đến, vănbản đi, soạn thảo văn bản, theo dõi quá trình xử lý văn bản hàng ngày, tra cứu cungcấp nhanh chóng thông tin cần thiết cho Chủ Tịch UBND huyện, Phó Chủ TịchUBND huyện và Lãnh đạo Văn phòngHĐND-UBND huyện Đây chính là công cụhữu hiệu đã thực sự góp phần giúp lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND bảo đảmthực hiện tốt chức năng tham mưu giúp, Chủ Tịch UBND huyện, Phó Chủ tịchUBND huyệnchỉ đạo, điều hành công việc ngày càng có hiệu quả và hiệu lực hơn

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị Văn phòng UBND huyện Kinh Môn( Phụ lục 7)

HĐND-Những ưu điểm và hạn chế trong cách bố trí:

+ Giúp Lãnh đạo văn phòng dễ dàng quản lí, phân chia công việc cho nhânviên trong phòng

Sử dụng những phần mềm này trong công tác văn phòng bước đầu đã giúpcho quá trình quản lý thông tin quá trình giải quyết công việc nhanh chóng và hiệuquả, giảm công sức và tiết kiệm thời gian công việc, giúp nâng cao hiệu quả côngviệc , tiết kiệm được các chi phí văn phòng và giảm được sự nhầm lẫn trong côngviệc đồng thời tránh được những sai sót phát sinh.

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức, Văn phòng luôn giữ một vị tríquan trọng Với chức năng tham mưu, tổng hợp, điều phối và hậu cần, Văn phòng là

bộ phận then chốt, là yếu tố để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo,

lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lãnh đạo

Hoạt động của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức rất đa dạng và mang tínhnghiệp vụ, trong đó mảng công tác văn thư và lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt, thểhiện trên những khía cạnh cơ bản sau:

- Công tác văn thư và lưu trữ giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan,

tổ chức được nhanh chóng, chính xác, có năng suất và chất lượng; bảo đảm thựchiện đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc, chế độ; bảo đảm quản lý công việc của

cơ quan, tổ chức được chặt chẽ và chính xác

- Công tác văn thư và lưu trữ lưu giữ lại các văn bản, giấy tờ là bằng chứngcho hoạt động của cơ quan, tổ chức phục vụ hữu hiệu cho công tác thanh tra, kiểmtra, đánh giá hoạt động của cơ quan

- Công tác văn thư và lưu trữ góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọilĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin quá khứ giúp cho công tác nghiên cứu lịchsử

Nhìn chung, văn thư và lưu trữ là hai mảng công việc có những nét đặc thùriêng, có những thao tác nghiệp vụ riêng biệt và cụ thể nhưng không thể tách rời.Hiệu quả và chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng không nhỏ tới công táclưu trữ; đồng thời sự hiệu quả trong quá trình phối kết hợp của công tác văn thư vàlưu trữ thể hiện rất rõ ở kết quả công tác quản lý nói chung của cơ quan, tổ chức

Như vậy, công tác văn thư và công tác lưu trữ là không thể thiếu trong hoạtđộng của mọi cơ quan, tổ chức, từ cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức chính trị, tổchức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tếđến đơn vị vũ trang nhân dân Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong đợt thực tậpcuối khoá học, em đã đi sâu tìm hiểu về công tác văn thư và công tác lưu trữ tại cơquan Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn với chức năng quản lý hành

chính nhà nước.Qua tìm hiểu thực tế tại phòng văn thư tại văn phòng HĐND-UBNDhuyện Kinh Môn trên cơ sở kết hợp lý luận và thực tế cơ sở em đã hoàn thànhchuyên đề thực tập với 03 nội dung như sau.

- Những vấn để lý luận cơ bản công tác quản lý văn thư lưu trữ tại Văn phòngHĐND- UBND huyện Kinh Môn

- Thực trạng công tác quản lý văn bản lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyệnKinh Môn

- Giải pháp thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyệnKinh Môn

1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MÔN

1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung của công tác Văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đao, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan, Đảng, cơ quan Nhànước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội đơn vị vũ trang nhân dân

1.1.1.Vị trí của công tác Văn thư

Nói đến công tác Văn thư là nói đến công việc liên quan đến văn bản giấy tờ,trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức và giải quyết văn bản, lập hồsowlaapj hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơquan, tổ chức.Công tác văn thư được xác định là một mặt của quản lý nói chung, và

là nội dung của hoạt động văn phòng Trong công tác Văn phòng thì văn thư khôngthể thiếu được chiếm một phần lớn trong hoạt động của Văn phòng và là một mắtxích trong hoạt động quản lý của cơ quan đơn vị Như vậy công tác văn thư gắn liềnvới hoạt động của cơ quan được xem như là một bộ phận của quản lý Nhà nước

1.1.2.Ý nghĩa của Công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xácnhững thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung và mỗi cơ quan đơn vịnói riêng.Công tác Quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiếtthông tin phục cụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nguồnthông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung

công việc,có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho côngtác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổbiến thông tin mang tính chất pháp lý

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc nhanh chóng,chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật củaĐảng và Nhà nước hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơquan cũng như hoạt động của các cá nhân có trách nhiệm khác trong cơ quan

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện làm tốtcông tác lưu trữ nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia

là các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp hồ sơtài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêuthì chất lượng lưu trữ càng tăng lên bấy nhiêu; Đồng thời công tác lưu trữ có điềukiện thuân lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ

1.1.3.Yêu cầu của Công tác văn thư

Để thực hiện đúng quy định của Nhà nước, công tác văn thư ở các cơ quanphải đảm bảo các yêu cầu dưới đây

+ Nhanh chóng:

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xâydựng văn bản và do tổ chức và quản lý giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bảnnhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc gải quyết công việccủa cơ quan Giải quyết công việc chậm lại sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việcchung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc nêu trong cácvăn bản

+ Chính xác:

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản cần phải :

- Chính xác về nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý;

- Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác;

- Số kí hiệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng;

- Chính xác về thể thức văn bản;

- Văn bản ban hành phải đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định;

- Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn nhà nước ban hành;

- Yêu cầu chính xác còn được thể hiện trong việc thực hiện các chế độ quyđịnh của Nhà nước về công tác văn thư

+ Bí mật:

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộcphạm vi bí mật của cơ quan của Nhà nước Vì vậy, từ việc cây dựng văn bản tổ chứcquản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc, của cán bộ văn thư đến việc lựachọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trongpháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước của Ủy ban thường vụ quốc hội và quy định chitiết, quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Chính phủ

+ Hiện đại:

Việc thực hiện những nội dung cụ thẻ của công tác văn thư gắn liền với việc

sử dụng các phương tiện ký thuật tổ chức văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầu nhữngtiền đề đảm bảo công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng

có năng suất và chất lượng cao

1.1.4 Nội dung của Công tác Văn thư

Công tác văn thư bao gồm 4 nội dung sau;

- Xây dựng và ban hành văn bản

- Soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đãduyệt,đánh máy văn bản, ký văn bản;

- Quản lý và giải quyết văn bản

+ Quản lý và giải quyết văn bản đến;

+ Quản lý và giải quyết văn bản đi;

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

+ Các loại con dấu;

+ Quản lý con dấu;

+ Sử dụng con dấu