PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
2. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHềNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MễN
2.3. Quản lý về nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân. Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan về việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ nhu cầu của toàn xã hội. Chính vì vậy mà công tác lưu trữ đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của bộ máy Nhà nước nói chung và UBND huyện Kinh Môn nói riêng. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, để phát huy được giá trị của chúng thì việc tổ chức tốt công tác lưu trữ là rất cần thiết.
Nhìn chung, công tác lưu trữ tại UBND huyện Kinh Môn đã được thực hiện tốt, đi vào nề nếp, khoa học, chất lượng và ngày càng được nâng cao.
Công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng được tiến hành nghiêm túc và rất được lãnh đạo quan quan tâm.
Công tác lưu trữ đều được thực hiện theo các văn bản hướng dẫn như : - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội
- Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội Vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/201/2 của Bộ Nội vụ 07/2012/TT-BNV về hướng dẫn quản lý , lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Kinh Môn công tác thu thập, bổ sung tài liệu dựa trên các nguyên tắc như nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ
Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thu thập những tài liệu theo quy định tại Pháp
lệnh lưu trữ quốc gia 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/4/2001 về bảo vệ tài liệu quốc gia.
Được sự quan tâm của thủ trưởng các đơn vị nên việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan đã có những bước chuyển biến tớch cực, khối lượng thu thập vào lưu trữ cơ quan tăng rừ rệt, chất lượng hồ sơ đó được cải thiện.
+ Hạn chế
Số lượng hồ sơ tài liệu mà các đơn vị đưa vào lưu trữ cơ quan chưa đầu đủ và còn bị phân tán tại các đơn vị, phòng ban nhiều. Việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn chậm
+ Nguyên nhân
Một số đơn vị trong cơ quan chưa tự giác việc thu thập tài liệu lưu trữ 2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu.
- Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng nên được tiến hành đúng kỹ thuật và chính xác. Đòi hỏi người thực hiện phải có nghiệp vụ chuyên môn.Công tác lưu trữ tuân thủ nguyên tắc không phân tán phòng lưu trữ tài liệu của cơ quan được sắp xếp riêng cùng với sự sắp xếp của cán bộ chuyên môn.
- Căn cứ vào thực tế của UBND huyện Kinh Môn có cơ cấu tổ chức trong từng thời gian không ổn định, có sự sáp nhập hoặc chia tách cơ cấu tổ chức.
Theo đó, tài liệu được chia theo thời gian, phân loại theo các đơn vị tổ chức.
- Tài liệu của cấp trên gửi xuống để lãnh đạo chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc có giá trị cao những taì liệu gửi đến để thông báo để biết những tài liệu có giá trị.
- Tài liệu cấp dưới gửi lên để báo cáo, xin ý kiến, kiến nghị là những tài liệu có giá trị.
- Tài liệu gửi đến để học tập, thông báo là những tài liệu không có giá trị.
- Các hồ sơ tài liệu được lưu trữ dưới dạng tập lưu các văn bản có cùng tên loại như Quyết định, tờ trình, công văn... và được sắp xếp theo số của văn bản.
- Nhìn chung công tác chỉnh lý tài liệu của UBND huyện kinh Môn thực
hiện theo đúng quy định của Nhà nước về công tác chỉnh lý tài liệu giúp cho việc tìm kiếm văn bản được thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng.
- công tác chỉnh lý tài liệu đều phải có phương án chỉnh lý và thực hiên theo Quyết Định số 08/2015QĐ-UBND quy định về công tácvăn thư lưu trữ của UBND tỉnh Hải Dương
- Tài liệu được sắp xếp theo một hệ thống nhất định tài liệu đưa vào bảo quản theo các cặp, hộp gọn gàng nên dễ tìm kiếm
- Tài liệu chỉnh lý đều có phương án chỉnh lý cụ thể với mỗi loại tài liệu + Hạn chế :
- Tài liệu sắp xếp theo tập lưu các văn bản nên khi tìm tài liệu về một vấn đề, sự việc nhất định sẽ gặp phải khó khăn trong việc tìm kiếm do phải tìm kiếm nhiều loại văn bản.
2.3.3. công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
Để đảm bảo tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ của UBND huyện kinh Môn được bố trí ở tầng 5, với 2 kho rộng rãi và thoáng mát. Có các giá và tủ đựng tài liệu để tránh bụi bẩn và thuận tiện trong việc tra tìm tài liệu.
Kho lưu trữ được trang bị tự động, ngoài ra phông lưu trữ còn được trang bị bìa hồ sơ, cặp, hộp, đựng tài liệu để tránh bụi bẩn và các tác động của các yếu tố bên ngoài, phông lưu trữ được thiết kế bảo quản các yếu tố khô thoáng và kín.
Như vậy, ở UBNDhuyện Kinh Môn, tài liệu lưu trữ được bảo quản tương đối tốt, diện tích kho và lưu trữ và chế độ bảo quản tài liệu đã từng bước đạt tiêu chuẩn quy phương tiện báo cháy, chữa cháy, phương tiện bảo vệ, giá hộp. cặp đựng tài liệu, bìa hồ sơ…..Vệ sinh kho tang được thực hiện tốt, kho lưu trữ sạch sẽ và thoáng mát đảm bảo cho tài liệu không bị ẩm mốc. Với tất cả sự trang bị đó cùng với sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan thì giúp cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ được tốt hơn.
+ Hạn chế
- Vẫn còn thiếu một số trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ - Phương pháp sắp xếp tài liệu chưa được khoa học
2.3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu và yêu cầu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Tổ chức sử dụng tài liệu là một trong những công tác quan trọng nhất và mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ
Do là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương nên các tài liệu lưu trữ của UBND huyện không chỉ phục vụ việc cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan, các cán bộ, nhân viên trong cơ quan mà còn phục vụ nhu cầu tìm kiếm văn bản, tài liệu của đông đảo nhân dân trong huyện. Vì vậy công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải được thực hiện theo các quy định của UBND huyện và sự quản lý của cán bộ lưu trữ
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo UBND huyện, đồng thời cũng đáp ứng được nhu cầu của nhân dân khi cần tìm kiếm các tài liệu của cơ quan liên quan đến các vấn đề của nhân dân..
+ Hạn chế :
- Tại UBND huyện chưa xây dựng hệ thống phòng đọc cho phục vụ cho những người cần tra cứu tài liệu tại chỗ. Do việc quản lý chưa nghiêm nên nhiều văn bản bị thất lạc, hệ thống hồ sơ tra cứu còn lộn xộn.
- việc ứng dụng phần mềm quản lý lưu trữ chưa thực sự mang lại hiệu quả vì cán bộ công chức chưa thực sự thực hiện tốt công tác nhập dữ liệu vào phần mềm nên vẫn gây khó khăn cho việc tra tìm văn bản
-Độc giả chưa đánh giá hết được tác dụng của tài liệu lưu trữ nên chưa chủ động đến nghiên cứu, khi có công việc cần giải quyết thì mới tra tìm do đó chất lượng sử dụng tài liệu chưa cao.
Mặc dù công tác lưu trữ của UBND huyện Kinh Môn đã có một bước phát triển mới, song vẫn còn một số hạn chế đòi hỏi UBND huyện phải quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ, phổ biến rộng rãi tầm quan trọng trong công
tác lưu trữ để phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ
2.4. nhận xét về công tác Quản lý văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND-