PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
2. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHềNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MễN
2.1. Công tác Quản lý văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn
2.1.1.Xây dựng ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ
Để đảm bảo công tác văn thư hoạt động hiệu quả, Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn đã có nhiều văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệpvụ. Cụ thể
gồm:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư
- Quyết định số 08/2015/ QĐ-UBND ngày 24 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/1011 của Bộ Nội vụ.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Quyết định số 1272 ngày 6/7/2009 về việc ban hành danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ huyện
- Báo cáo số 178/UB- NV Báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ và cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội
- Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội Vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/201/2 của Bộ Nội vụ 07/2012/TT-BNV về hướng dẫn quản lý , lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Kế hoạch số 53/KH-UBND Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư lưu trữ UBND các xã thị trấn năm 2014
2.1.2. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND huyện kinh Môn
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao hiệu quả phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ. Tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh môn việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ rất được chú trọng,việc quản lý văn bản đi đến đều được xử lý bằng phần mềm
quản lý văn bản và hiện tại lãnh đạo văn phòng đang tập huấn cho cán bộ làm công tác lưu trữ sử dụng phần mềm lưu trữ để có thể phát huy hết được giá trị của tài liệu lưu trữ và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý,đối với công tác văn thư lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ vì thế mà việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư lưu trữ như là một nhu cầu mang tính tất yếu để tiến tới hiện đại hóa công tác văn phòng
2.1.3. Công tác thanh tra kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn
- Nhìn chung công tác thanh tra kiểm tra chỉ đạo về Công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm và thực hiên theo kế hoạch hàng năm thì Ủy ban nhân dân huyện Kinh môn kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước, các phòng ban đơn vị sư nghiệp và 25 xã, thị trấn thuộc UBND huyện quản lý
Nội dung kiểm tra về các công tác nghiệp vụ như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu, Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. để đảm bảo công tác kiểm tra hiệu quả thành phần của Đoàn kiểm tra có Lãnh đạo văn phòng HĐND-UBND huyện, lãnh đạo Phòng Nội Vụ, chuyên viên các phòng Tư Pháp, Thanh Tra, Nội Vụ, Văn phòng HĐND-UBND huyện, Đoàn Kiểm tra nghe thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban các xã, thị trấn báo cáo thực hiện công tác văn thư hai bờn trao đổi trực tiếp để làm rừ nội dung bỏo cỏo của đơn vị, cơ quan sau đú tiến hành kiểm tra sổ sách ngoài ra Đoàn còn giao nhiệm vụ cho Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp báo cáo kết quả tổng kết thực hiện công tác văn thư lưu trữ đối với các cơ quan đơn vị sự nghiệp và các xã, thị trấn thuộc UBND huyện sau đợt kiểm tra có thông báo kết quả tới từng cơ quan đơn vị.
Như vậy ta thấy công tác quản lý văn thư lưu trữ của ủy ban nhân dân huyện kinh môn rất đươcc chú trọng và xem đó là công tác trọng điểm phục vụ
cho quản lý công việc và hoạt động của cơ quan
2.2 Quản lý về nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND