3. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KINH MÔN
3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn
3.3.1.Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh môn
Kiểm tra, rà soát văn bản là các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ nhằm xem xét lại
các văn bản ban hành, phát hiện những sai sót về thể thức, nội dung văn bản, thẩm quyền ký văn bản phát hiện những văn bản ban hành trái pháp luật.
Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kinh Môn đã được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và pháp luật. Chấp hành đúng Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 04/ 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
-Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND huyện Kinh Môn ban hành các văn bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, các phòng ban chuyên môn không được phép ban hành văn bản Quy phạm pháp luật.
-Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Các văn bản đã đảm bảo các thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/1011 của Bộ Nội vụ.
Công văn số 139/VTLT Nhà nước- TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, UBND huyện Kinh Môn luôn chấp hành nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà nước:
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản vẫn được thực hiện theo thông tư số 01/2011/ TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700-2002) về mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành;
Ngoài ra còn có Công văn số 705/UB-VP về việc thực hiện quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ngày 17/8/2005 của UBND huyện.
+ Ưu điểm:
Cơ quan luôn thực hiện đúng quy định của Nhà nước về công tác soạn thảo văn bản, đã thực hiện tốt chức năng giám sát, kiểm tra thể thức văn bản theo quy
định theo thông tư số 01/2011/ TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.công văn số 705/UB-VP của UBND huyện Kinh Môn ngày 17/8/2005.
- Thể thức văn bản: Văn bản của UBND ban hành đầy đủ 9 thành phần thể thức bắt buộc, ngoài ra còn một số thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ mật, khẩn...
- Kỹ thuật trình bày văn bản: Văn phong sử dụng trong các văn bản mang ngôn ngữ hành chính, đúng theo yêu cầu về văn phong của văn bản hành chính.
+ Nhược điểm:
Do vấn đề làm nhanh văn bản các chuyên viên thực hiện các thao tác cắt, dán văn bản. Vì vậy, một số văn bản chưa đảm bảo đúng thể thức theo quy định tại Thông tư 01/2011/ TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Như vậy, bên cạnh những mặt đã đạt được trong quá trình soạn thảo văn bản thì các chuyên viên trong cơ quan vẫn không tránh khỏi những hạn chế nhất định; và điều này cần phải được khắc phục.
3.3.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Văn phòng HĐND- UBND huyện Kinh Môn.
Các văn bản được soạn thảo và ban hành của một cơ quan đều theo một quy trình nhất định. Tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn, việc soạn thảo và ban hành văn bản được tiến hành theo quy trình sau:
B1. Đơn vị soạn thảo xác định mục đích, tính chất và xác định hình thức văn bản.
B2. Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cần đề cập đến trong nội dung văn bản.
B3. Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản. Nếu là các văn bản quan trọng có liên quan đến nhiều đơn vị , phòng, ban thì đơn vị soạn thảo gửi bản thảo văn bản đến các đơn vị liên quan xin ý kiến đóng góp.
B4. Trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt về nội dung văn bản và ký nháy chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
B5. Trình Chánh văn phòng phê duyệt và ký nháy chịu trách nhiệm về hình thức văn bản.
B6. Trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt và ký ban hành văn bản.
B7. Chuyển văn bản xuống văn thư cơ quan đăng ký văn bản ban hành, ghi số và ngày tháng văn bản.
B8. Sao in văn bản phát hành.
B9. Văn thư đóng dấu và phát hành văn bản.
Ưu điểm:
Đối với những văn bản quan trọng cơ quan áp dụng nghiêm chỉnh các quá trình soạn thảo
- Xác định mục đích, tích chất và tầm quan trọng của văn bản -Thu thập, xử lý thông tin, xác định tên loại văn bản
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo - Duyệt văn bản
- Hoàn thiện văn bản Nhược điểm:
Đối với văn bản không có tính chất quan trọng, đơn giản, trong quá trình soạn thảo các chuyên viên đã bỏ qua một số bước: Bước thu thập xử lý thông tin hoặc xây dựng đề cương và viết bản thảo nhưng khâu duyệt văn bản và hoàn thiện văn bản là phải đầy đủ.
3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản củaVăn phòng