PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
2. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHềNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MễN
2.2 Quản lý về nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn
2.2.1. Mô hình tổ chức văn thư tại văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với các hoạt động quản lý Nhà nước và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý. Có thể nói rằng đây là một mắt xích quan trọng trong hoạt động quản lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất và chất lượng.
Nội dung công tác văn thư bao gồm:
-Xây dựng văn bản.
-Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
-Quản lý và sử dụng con dấu.
- Về hình thức tổ chức công tác văn thư căn cứ vào phạm vi hoạt động cũng như chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Kinh môn đã lựa chọn mô hình tổ chức văn thư tập trung
2.2.2 xây dựng và ban hành văn bản
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo, điều hành công việc của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn.Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với các hoạt động quản lý và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý. Có thể nói rằng đây là một mắt xích quan trọng trong hoạt động quản lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của Văn phòng được nhanh chóng, chính xác, năng suất và chất lượng.
+ Xây dựng và ban hành văn bản
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện
Kinh Môn được ban hành các loại văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật như: Quyết định, Thông báo, Báo cáo , Công văn…………
Nhìn chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng HĐND- UBND thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và áp dụng Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
- Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND huyện Kinh Môn ban hành các văn bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, các phòng ban chuyên môn không được phép ban hành văn bản Quy phạm pháp luật.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Các văn bản đã đảm bảo các thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/1011 của Bộ Nội vụ. Quy trình soạn thảo đầy đủ 09 thành phần thể thức bắt buộc.
- Về Soạn thảo ban hành văn bản áp dụng nghiêm chỉnh quá trình soạn thảo văn bản như
- Xác định mục đích, tích chất và tầm quan trọng của văn bản -Thu thập, xử lý thông tin, xác định tên loại văn bản
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo - Duyệt văn bản
- Hoàn thiện văn bản
+ Kiểm tra về thể thức và nội dung Văn bản.
- Đối với văn bản chỉ đạo của UBND huyện về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội thì Chánh văn phòng phải có trách nhiệm về nội dung ban hành văn bản và đề xuất lãnh đạo UBND huyện phụ trách xin ý kiến chỉ đạo về nội dung và Chánh văn phòng đảm bảo về mặt thể thức văn bản
- Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc huyện được giao nhiệm vụ soạn thảo Văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính pháp lý của Văn bản;
- Chuyên viên Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung Văn bản do các phòng ban chuyên môn chuyển đến. Chánh hoặc Phó văn phòng ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các Văn bản đạt yêu cầu và
trình Lãnh đạo UBND huyện ký phê duyệt;
- Đối với các Văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các Văn bản cần được sửa đổi bổ sung theo yêu cầu của Lãnh đạo Văn phòng thì chuyên viên Văn phòng sẽ chuyển lại cho đơn vị, cá nhân soạn thảo để hoàn thiện lại;
+ Phê duyệt.
- Lãnh đạo UBND huyện hoặc Lãnh đạo Văn phòng khi được ủy quyền thừa lệnh UBND huyện xem xét nội dung, hình thức, hoặc ký chính thức đối với các Văn bản đạt yêu cầu. Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị soạn thảo Văn bản để chỉnh sửa;
+ Chữ ký chớnh thức của người cú thẩm quyền ở Văn bản đi phải rừ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực để ký Văn bản;
+ Hạn chế
- Văn bản soạn thảo của một số đơn vị phòng ban vẫn còn sai thể thức + Nguyên nhân:
Do vấn đề làm nhanh văn bản các chuyên viên thực hiện các thao tác cắt, dán văn bản. Vì vậy, một số văn bản chưa đảm bảo đúng thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
( Sưu tầm mỗi tên loại văn bản 01 bản phụ lục số 09) 2.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản
2.2.3.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi
Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi
Thủ trưởng phòng, ban,
đơn vị
Trách nhiệm Quá trình xử lý công việc
Người thực hiện Mẫu văn bản
Phân công soạn thảo
Phòng, ban, đơn vị
Soạn thảo văn bản Cán bộ, công
chức được phân công công việc
Cán bộ, công chức của phòng ban đơn
vị Kiểm tra nội dung
tính pháp lý và ký nháy văn bản
Kiểm tra văn bản về nội dung, thể thức và trình, ký Chuyên viên
văn phòng
Đ/C Nguyễn Văn Tuy Kiểm tra ký nháy
Phiếu xử lý văn bản
Phó chánh văn phòng (Thay mặt chánh văn phòng)
Ký phê duyệt Chủ tịch - Tiên Văn Hồng Phó chủ tịch - Nguyễn Thị
Liễu, Lê Văn Bí (Ký theo thẩm quyền trong lĩnh vực
quản lý Lãnh đạo UBND
huyện
Quy trình quản lý văn bản đi của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh môn được thực hiện theo một trình tự cụ thể mỗi một bước đều gắn liền với trách nhiệm của từng cá nhân được giao việc
Việc quản lý văn bản đi theo trình tự sẽ giúp lãnh đạo văn phòng nắm bắt và kiểm soát được công việc cũng như quá trình thực hiện công việc của từng người, và từng khâu nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, kiểm tra những nội dung văn bản cũng như hình thức của văn bản để chuyển tới cho phó Chánh văn phòng kiểm tra ký nháy, chuyển cho lãnh đạo ký phê duyệt sau đó là trách nhiệm của cán bộ văn thư cần phải kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, đóng dấu văn bản đi và đăng ký văn bản đi, làm thủ tục chuyển giao văn bản đi.
Việc phối hợp giữa lãnh đạo UBND, Lãnh đạo văn phòng, các phòng ban chuyên môn sẽ góp phần giải quyết công việc được thuận lợi hơn sẽ giúp cho việc quản lý văn bản đi được phân chia theo từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể.
+ Hạn chế
- Một số văn bản đi do các phòng ban chuyên môn vẫn còn sai về mặt thể thức văn bản và nội dung văn bản cán bộ chuyên môn vẫn còn lung túng trong một số trường hợp yêu cầu về thể thức dẫn đến phải sửa nhiều lần làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
- Khi đăng nhập văn bản thì một số văn bản sai về thể thức hay sai về nội dung vẫn được ký duyệt và đóng dấu phát hành cho thấy việc kiểm tra văn bản vẫn còn sai sót.
- Việc chuyển giao văn bản qua mạng đôi khi bị lỗi do hệ thống đường truyền yếu, mạng thường xuyên bị quá tải.
Kiểm tra thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền và đăng ký văn bản đi
Văn Thư Xử lý văn bản qua phần
mềm quản lý văn bản đi đến
- Gửi văn bản đi -Lưu hồ sơ (Văn bản gốc
lưu tại văn thư)
Đ/C Phạm Thị Dự
+ Nguyên nhân
- Việc quản lý văn bản vẫn còn một số tồn tại và hạn chế nhất định, cán bộ ở phòng ban chuyên môn chưa nắm được thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
2.2.3.2.Quản lý văn bản đến
Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đến
Văn Thư
Trách nhiệm Quá trình xử lý công việc
Người thực hiện Mẫu văn bản
Tiếp nhận, phân loại văn bản đến
Đ/C Phạm Thị Dự
Phiếu xử lý văn bản
Đề xuất chuyển lãnh đạo UBND xử
lý theo lĩnh vực quản lý Lãnh đạo văn
phòng
Đ/C Trần Văn Pha
Đăng ký văn bản đến
Đ/C Phạm Thị Dự
Ý kiến chỉ đạo giải quyết Lãnh đạo
UBND huyện
Đ/C Nguyễn Thị Liễu và Đ/C Lê Văn Bí
Cập nhật ý kiến chỉ đạo và chuyển cho
các đơn vị giải quyết
Phần mềm quản lý văn bản đi,
đến
Đơn vị cá nhân
Tiếp nhận và giải
quyết công việc Lưu hồ sơ
Việc quản lý văn bản đến của văn phòng HĐND-UBND huyện kinh Môn được thực hiện theo một quy trình cụ thể có sự phân chia công việc một cách hợp lý và khoa học , văn thư tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra văn bản đến, phân loại bóc bì văn bản đến, đóng dấu đến, đăng ký văn bản đến, trình văn bản cho lãnh đạo ký phê duyệt , sao văn bản đến, chuyển giao văn bản đến.
Việc quản lý văn bản đến được Lãnh đạo UBND, Lãnh đạo văn phòng đặc biệt quan tâm và giao cho các đơn vị giải quyết nội dung văn bản đến một cách nhanh chóng không để trường hợp tồn đọng công việc vầ giải quyết công việc đúng thời hạn đúng lĩnh vực chuyên môn.
+ Hạn chế:
Việc quản lý văn bản đến vẫn còn một số tồn tại nhất định việc giải quyết văn bản vẫn còn có sự chồng chéo, một số văn bản xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo chưa kịp thời dẫn tới các công việc liên quan cũng bị gián đoạn
+ Nguyên nhân
- Do văn bản được tập trung vào những ngày thứ 2 đầu tuần lên giải quyết công việc chưa được hiệu quả
- Các phòng ban không thường xuyên sử dụng phần mềm chuyển giao văn bản nên không thường xuyên nhận được và cập nhập nội dung văn bản dẫn tới việc giải quyết công việc một cách bị động
2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản , dấu là một thành phần thể thức của văn bản.
Tại UBND huyện Kinh Môn hiện nay đang sử dụng các loại dấu như dấu Ủy ban, dấu Hội đồng, dấu Văn phòng HĐND-UBND, dấu chức danh Chủ Tịch, Phó Chủ tịch, dấu tên của Lãnh đạo cơ quan ngoài ra còn có dấu chỉ mức độ mật, tuyệt mật, hỏa tốc, khẩn……
Việc quản lý và sử dụng con dấu tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kinh Môn được thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ theo Nghị định số 58/2011/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
* Quản lý con dấu.
- Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo UBND về quản lý con dấu của cơ quan.
- Con dấu được bảo quản tại phòng làm việc của văn thư cơ quan và nhân viên có trách nhiệm quản lý con dấu của UBND dưới sự chỉ đạo, giám sát của Chánh văn phòng, là người giữ khoá tủ để dấu và sử dụng con dấu theo quy định. Khi vắng mặt phải có người thay thế theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng và phải có biên bản giao nhận.
* Sử dụng con dấu.
- Con dấu được đóng lên văn bản của cơ quan ban hành.
- Đóng dấu đúng theo các quy định của Nhà nước và cơ quan: Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền; Đóng dấu trên văn bản phải rừ ràng, đỳng chiều, ngay ngắn và dựng đỳng mực dấu quy định; Khi đúng dấu lên chữ ký phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, trường hợp đóng dấu nhầm hoặc khụng rừ ràng thỡ khụng được đúng đố lờn dấu cũ mà phải in và đúng lại; Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định thì dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục, đối với văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai; Không được đóng dấu khống chỉ lên văn bản.
+ Hạn chế :
- Một số văn bản sai thể thức nhưng vẫn được đóng dấu.
- vẫn có trường hợp tự ý đóng dấu lên văn bản nên dấu đóng không đúng quy địnhvà không chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên tay trái
+ Nguyên nhân:
- Do việc phát hành văn bản gấp lên văn thư đã đóng dấu bị nhòe và lệch.
2.2.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơ trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc thành hồ sơ theo cỏc nguyờn tắc và phương pháp nhất định.
Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền với công tác văn thư với lưu trữ , Lập hồ sơ tốt
sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư.
Tại Ủy ban nhân dân huyện Kinh môn thì Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo công tác Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được thực hiện nghiêm túc và theo quy định.
Các văn bản đi, văn bản đến cơ quan đều được cán bộ văn thư lập thành hồ sơ hiện hành và lưu trữ, bảo quản tại văn thư cơ quan.
- Các văn bản đi của cơ quan được lập thành hồ sơ dưới dạng tập lưu các văn bản có cùng tên loại như: tập lưu quyết định, tập lưu tờ trình,... riêng các văn bản Quy phạm pháp luật do số lượng ban hành ít nên được lập thành một tập riêng gôm tất cả các loại văn bản Quy phạm pháp luật
- Các văn bản đến cơ quan được lập thành các tập lưu theo tầm quan trọng của cơ quan ban hành. Các văn bản của cơ quan cấp trên, của UBND tỉnh, các cơ quan Sở gửi đến văn thư cơ quan lưu lập lưu vào tập lấy tên là tập lưu tỉnh ; các văn bản do các cơ quan trực thuộc UBND huyện quản lý, các xã, thị trấn, các đơn vị thuộc các xã, thị trấn được lưu vào tập lấy tên là tập lưu địa phương; các văn bản do các cơ quan khác gửi tới như các trường học trên địa bàn huyện , các công ty, doanh nghiệp lưu vào tâp lấy tên là tập lưu các văn bản Khác.
Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ được tiến hành hàng năm khi giao nộp hồ sơ thì văn thư cơ quan phải thống kê tài liệu hồ sơ vào mục lục hồ sơ và phải lập biên bản giao nhận tài liệu.
Việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được thực hiện tốt song vẫn còn một số hạn chế nhất định như sau
+ Hạn chế:
- Công tác giao, nhận và đưa hồ sơ vào lưu trữ cơ quan còn chậm trễ so với quy định.
- Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ tuy đã được nâng cấp nhưng vẫn thường xuyên bị lỗi, chưa kiểm soát được hết các văn bản, mạng thường xuyên bị quá tải.
+ Nguyên nhân:
- Do các cán bộ vẫn còn chưa nắm vững chuyên môn nghiệp vụ nên còn
vướng mắc ở những khâu lập hồ sơ…..
2.3. Quản lý về nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND