PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHềNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MễN
1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa, nội dung của công tác Văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đao, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan, Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội đơn vị vũ trang nhân dân.
1.1.1.Vị trí của công tác Văn thư
Nói đến công tác Văn thư là nói đến công việc liên quan đến văn bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức và giải quyết văn bản, lập hồ sowlaapj hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức.Công tác văn thư được xác định là một mặt của quản lý nói chung, và là nội dung của hoạt động văn phòng. Trong công tác Văn phòng thì văn thư không thể thiếu được chiếm một phần lớn trong hoạt động của Văn phòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan đơn vị. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan được xem như là một bộ phận của quản lý Nhà nước.
1.1.2.Ý nghĩa của Công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung và mỗi cơ quan đơn vị nói riêng.Công tác Quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết thông tin phục cụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung
công việc,có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính chất pháp lý
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân có trách nhiệm khác trong cơ quan.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng lưu trữ càng tăng lên bấy nhiêu; Đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuân lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ.
1.1.3.Yêu cầu của Công tác văn thư
Để thực hiện đúng quy định của Nhà nước, công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây
+ Nhanh chóng:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và do tổ chức và quản lý giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc gải quyết công việc của cơ quan. Giải quyết công việc chậm lại sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc nêu trong các văn bản.
+ Chính xác:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản cần phải : - Chính xác về nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý;
- Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác;
- Số kớ hiệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rừ ràng;
- Chính xác về thể thức văn bản;
- Văn bản ban hành phải đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định;
- Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn nhà nước ban hành;
- Yêu cầu chính xác còn được thể hiện trong việc thực hiện các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
+ Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan của Nhà nước. Vì vậy, từ việc cây dựng văn bản tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc, của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước của Ủy ban thường vụ quốc hội và quy định chi tiết, quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Chính phủ.
+ Hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thẻ của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện ký thuật tổ chức văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu những tiền đề đảm bảo công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất và chất lượng cao.
1.1.4. Nội dung của Công tác Văn thư Công tác văn thư bao gồm 4 nội dung sau;
- Xây dựng và ban hành văn bản
- Soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt,đánh máy văn bản, ký văn bản;
- Quản lý và giải quyết văn bản + Quản lý và giải quyết văn bản đến;
+ Quản lý và giải quyết văn bản đi;
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Quản lý và sử dụng con dấu
+ Các loại con dấu;
+ Quản lý con dấu;
+ Sử dụng con dấu