PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
3. GIẢI PHÁP VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHềNG HĐND-UBND HUYỆN KINH MễN
Để phát huy được những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm của công tác quản lý văn thư lưu trữ em xin đưa ra một số biện pháp như sau:
- Các cán bộ nhân viên văn phòng cần phải được đào tạo và trau dồi kiến thức hơn nữa về kiến thức tin học cũng như các kiến thức vê nghiệp vụ văn thư lưu trữ
- Cần phải đầu tư các trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ các phần mềm tin học
- Cán bộ văn phòng cần nâng cao ý thức hơn nữa về ý thức trách nhiệm với công tác văn thư lưu trữ
- Cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ như tăng diện tích kho, bố trí phòng đọc riêng để phục vụ cho người khai thác sử dụng tài liệu.
- Lãnh đạo văn phòng phải thường xuyên kiểm tra công tác văn thư lưu trữ đánh giá ý thức trách nhiệm công việc đối với từng cá nhân đưa ra các hình thức khen thưởng và những hình thức nhắc nhở để nâng cao hơn nữa trách nhiệm đối với công việc.
- Cấp kinh phí cho việc thu thập, chỉnhlý tài liệu và tạo điều kiện cho cán bộ đi tham quan, học hỏi thêm kinh nghiệm về công tác văn thư lưu trữ ở trong và ngoài nước nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác.
- Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng. Cử các cán bộ đi học cũng như tập huấn về các lớp nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
- Đề nghị các phòng ban đơn vị nâng cao chất lượng biên tập văn bản (đặc biệt là nội dung), tăng cường khâu phối hợp rà soát thẩm tra quá trình xử lý văn bản đến để tránh việc xử lý trùng lặp, hạn chế sai sót.
- Định kỳ 6 tháng một lần, Văn phòng HĐND-UBND huyện chủ trì tổ chức
họp để đánh giá và bổ túc kiến thức nghiệp vụ cho văn thư của các phòng ban đơn vị các xã, thị trấn.
- Văn thư, lưu trữ là công tác khá thầm lặng và rất vất vả, vì vậy cơ quan cần quan tâm đến việc thực hiện tốt các chế độ, chính sách đối với cán bộ văn thư, lưu trữ.
- Thực tế đã cho thấy, khối lượng công việc văn thư, lưu trữ khá nhiều trong khi đó chỉ có vài cán bộ văn thư thì khó có thể giải quyết được hết các công việc của cơ quan. Để khắc phục điều này thì UBND huyện nên bố trí thêm cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ.
-Ngoài ra, UBND huyện Kinh Môn cần tiếp tục đổi mới phương thức quản lý văn bản và các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ theo hướng tin học hóa và hiện đại hóa công tác văn phòng. Xu hướng phát triển chung hiện nay là chuyển dịch từ văn phòng truyền thống với tài liệu bằng giấy là chủ yếu sang văn phòng tin học hóa với tài liệu điện tử là phổ biến. Vì vậy UBND huyện cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ cào công tác quản lý tài liệu ngay từ khâu văn thư, quy trình xử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn và bảo vệ tài liệu lưu trữ như:
Thực hiện việc quản lý, gửi nhận, đăng ký, xử lý văn bản đi, đến đồng bộ trên máy tính.
Bên cạnh việc hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ cần sử dụng hiệu quả mạng tin học trên diện rộng trong công tác văn phòng, phối hợp chặt chẽ hơn trong công tác văn thư, lưu trữ.
Để khắc phục tình trạng ban hành văn bản chưa đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày, cơ quan cần thực hiện đúng các quy định về soạn thảo văn bản, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời thực hiện tốt việc kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành.
Bên cạnh đó, trong công tác lưu trữ, thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu, vệ sinh định kỳ kho tàng và tài liệu, hệ thống thông gió và thực hiện các biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước. Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới mọi
hình thức nhằm phát huy già trị tài liệu Lưu trữ của cơ quan.
Tuyờn truyền, phổ biến chú cỏc cỏn bộ, cụng chức trong cơ quan hiểu rừ vài trò và tác dụng của công tác lưu trữ để từ đó mọi cán bộ đều có trách nhiệm hơn trong việc lập lập hồ sơ, giữ gìn và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
- UBND huyện cần có kế hoạch thay mới các máy móc đã cũ, trang bị thêm một số máy móc cần thiết khác, như máy hủy tài liệu, máy hút bụi, các kệ đựng hồ sơ, tài liệu cho phòng Văn thư- Lưu trữ.
PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN
1.NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CễNG TÁC VĂN PHềNG CỦA UBND HUYỆN KINH MễN
Trong thời gian thực tập tại văn phòng HĐND và UBND huyện Kinh Môn đã giúp cho em có cơ hội tiếp xúc với các công việc thực tế và hiểu được sâu hơn về công tác văn phòng tại cơ quan. Em thấy được phong cách làm việc của cán bộ văn phòng rất chuyên nghiệp và khoa học, công tác văn phòng chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan. Sau đây em xin có một vài nhận xét về công tác văn phòng của UBNDhuyện Kinh Môn:
1.1. Ưu điểm:
Như chúng ta đã biết, trong những năm qua công tác Văn phòng của UBND huyện đó cú những bước tiến rừ rệt, từng bước nõng cao nhận thức của cỏn bộ, cụng chức viên chức. Đặc biệt là cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó có sự quan tâm đúng mực về con người và cơ sở vật chất đối với công tác này. Được sự chỉ đạo của Tỉnh, sự quan tâm của Lãnh đạo UBND huyện, Văn phòng HĐND&UBND huyện đã được đầu tư trang thiết bị, bổ sung kiện toàn và sắp xếp lại độ công chức, bố trí cán bộ phù hợp với chuyên môn năng lực công tác.
- Các phòng, ban hoàn thành tốt công tác được giao
- Lãnh đạo cơ quan là những người có tầm nhìn xa, trông rộng, có khả năng nắm bắt tình hình và biết trước được xu thế đồng thời tiến hành chỉ đạo công việc một cỏch hiệu quả nhất, phõn cụng nhiệm vụ một cỏch rừ ràng theo đỳng chuyờn môn, nhiệm vụ của từng đơn vị, cá nhân của Văn phòng.
- Lãnh đạo là người có trách nhiệm với công việc, thường xuyên kiểm tra đôn đốc, rà soát công việc. Là người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, quan tâm đến đời sống vật chất của nhân viên Văn phòng. Luôn là người mang lại niềm cổ vũ, động viên, là tấm gương sáng cho tất cả mọi người noi theo
- Bộ phận chuyên viên đã trực tiếp tham mưu văn bản đồng thời phối hợp cùng các phòng ban chuyên môn kiểm tra, rà soát chuẩn bị các văn bản nội dung đảm bảo đúng trong hội nghị và kỳ họp
- Việc cài đặt phần mềm chương trình quản lý phần mềm quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của UBND huyện đã đạt được hiệu quả cao giúp cho việc tiếp nhận, xử lý chuyển giao và theo dừi văn bản đi, đến khỏ chớnh xỏc giỳp cho việc tra cứu văn bản nhanh chóng thuận tiện
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản hành chính để thực hiện tiếp nhận, việc xử lý và tra cứu văn bản của huyện. Việc soạn thảo trên máy vi tính giúp cho HDND&UBND có thể duyệt qua mạng nội bộ làm giảm bớt công việc cho cán bộ văn thư và chuyên viên đảm bảo tính chính xác cho văn bản.
- Văn bản đến và đi của cơ quan đều được đăng ký trên phầm mềm quản lý văn bản của UBND nhằm quản lý chặt chẽ các văn bản đồng thời tra cứu văn bản được nhanh chóng.
- Cán bộ văn thư sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến. Tất cả các văn bản đều được scan vào máy phục vụ cho việc tra cứu văn bản của các đơn vị, phòng, ban phục vụ tốt hơn công tác hành chính và chỉ đạo điều hành.
Thật vậy, có được những ưu điểm như trên là do sự chỉ đạo thường xuyên của thường trực HDND&UBND, có được sự quan tâm của Lãnh đạo UBND và Lãnh đạo Văn phòng.
1.2. Nhược điểm
Trong quá trình thực hiện công tác Văn phòng của UBNDhuyện Kinh Môn, bên cạnh những mặt tích cực thì vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:
- Lãnh đạo thường xuyên đi công tác vì vậy việc giải quyết văn bản còn chậm và dẫn đến tình trạng tồn đọng văn bản.
- Có rất nhiều văn bản của cơ quan đơn vị khác gửi đến mà không đưa qua bộ phận văn thư gửi trực tiếp tới phòng, ban theo địa chỉ ghi trên phong bì. Do vậy, văn bản không được đăng ký mất rất nhiều thời gian, ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
- Tại khối, phòng, ban: Một số phòng, ban chưa thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ, văn bản lưu thiếu, sắp xếp văn bản không theo trình tự vẫn lưu văn bản photo, văn bản dự thảo, sao y sai quy định, việc
lập hồ sơ công việc của cán bộ chưa thực hiện.
- Tình trạng các trang thiết bị máy móc tại một số phòng làm việc đặc biệt là phòng văn thư đang xuống cấp ảnh hưởng tới công việc. Văn thư chưa đáp ứng được yêu cầu công việc và chưa áp dụng hệ thống chữ ký điện tử vào các văn bản nên việc truyền nhận văn bản trên mạng văn thư phải thực hiện theo cách truyền thống. Đối với văn bản đòi hỏi xác thực chữ ký UBND huyện Kinh Môn chưa áp dụng được phần mềm quản lý bằng dấu đỏ. Vì vậy vẫn phải lưu văn bản theo cách truyền thống.
- Hệ thống phần mềm chưa được trang bị đầy đủ vẫn còn một số đơn vị chưa có phần mềm riêng.
- Tình trạng ban hành văn bản của các phòng, ban chưa tuân thủ đầy đủ các quy định về nội dung thể thức văn bản dẫn đến làm sai thể thức rất nhiều.
- Công tác tổ chức hội nghị, chuyến đi công tác cho Lãnh đạo còn chậm chạp.
Thay đổi chuyến đi thì thông báo chậm và không thông báo gây ảnh hưởng đến việc sắp xếp công việc từ các đơn vị.
- Do việc lập hồ sơ hiện hành của các cán bộ làm công tác văn thư còn kém và hạn chế như văn bản, tài liệu của một năm đã giải quyết xong chỉ được nộp vào kho lưu trữ nên khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan lại gây nên sự khó khăn trong công tác tra tìm, bảo quản tài liệu, văn bản không được sắp xếp gọn gàng theo thời gian, bị trùng thừa và chiếm diện tích lớn trong kho…