Với nhứng kiến thức đã được học ở Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội và trong suốt thời gian đi thực tập tại Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng. Đây là cơ quan chuyên môn giúp việc cho lãnh đạo, tìm hiểu, thống kê và xử lý các thông tin cho lãnh đạo khi cần trong giải quyết công việc. Ngoài ra Văn phòng còn là một bộ phận quan trọng trong việc quản lý và đào tạo nhân sự của cơ quan, phòng còn là bộ phận hậu cần của cơ quan. Để hoàn thiện hơn trong hoạt động công tác văn phòng ở thời kỳ đổi mới, hạn chế được những nhược điểm phát huy ưu điểm. Em xin có đóng góp một số ý kiến như sau:
Lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong văn phòng cần nắm vững và thực hiện tốt các nghiệp vụ hành chính văn phòng do của cơ quan theo quy định của nhà nước, thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn của mình, những công việc không thể giải quyết được thì xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên để giải quyết. Bên cạnh việc thực hiện tốt các nghiệp vụ hành chính văn phòng thì cũng lên thực hiện tốt các nội quy, quy chế của cơ quan và theo quy định của nhà nước.
Thường xuyên cử cán bộ, nhân viên văn phòng tham gia các lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ về công tác hành chính văn phòng, công tác quản trị văn phòng, công tác văn thư- văn thư. Cần trẻ hóa đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng.
Hiện đại hóa công tác văn phòng cần thực hiện một cách đồng bộ và theo quy trình trên tất cả các phương diện:
- Thư nhất: Trang thiết bị, kỹ thuật văn phòng;
- Thứ hai: Con người trong văn phòng;
- Thứ ba: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng;
Lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn nữa đến công tác văn phòng, quy định rừ chức năng, nhiệm vụ của từng cấp lónh đạo, thường xuyờn chỉ đạo, triển khai có hiệu quả các văn bản của nhà nước về công tác quản trị văn phòng. Bố trí cán bộ nhân sự, công việc trong văn phòng phù hợp với chuyên môn nghiệp
vụ, khi tuyển dụng nhân sự lên lựa chọn những cán bộ có trình độ và phẩm chát đạo đức tốt.
UBND huyện nên trang bị cho văn phòng một số trang thiết bị phục vụ cho công việc như: thêm máy vi tính, máy điều hòa,… Thay thế một số máy in cũ, mua thêm một số máy photo hiện đại tốc độ nhanh. Đặc biệt là bộ phận tiếp dân và lưu trữ, phòng lưu trữ cần được đầu tư đúng mức, hệ thống chiếu sáng, hệ thống làm lạnh, các giá, cặp, hộp để tài liệu. Các tài liệu lưu trữ cần được bảo quản đúng nơi quy định tránh làm mất thất lạc vì đây là những tài liệu có giá trị về chính trị.
Cần bố trí, sắp xếp phòng làm việc giữa các phòng , ban theo mô hình hiện đại hơn, tập trung tạo điều kiện thuận lợi trong giải quyết công việc.
Lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn nữa đến công tác văn phòng. Bố trí cán bộ nhân sự phù hợp với trình độ chuyên môn của từng cán bộ trong văn phòng.
Các cán bộ phòng nên nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, khả năng chủ động trong việc xử lý, giải quyết các tình huống khó hay gặp phải.
Để khắc phục tình trạng văn bản ban hành chưa đúng thể thức cơ quan cần thực hiện nghiêm túc các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản.
Tiêp tục đổi mới phương thức quản lý văn bản và các nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữ theo hướng tin học hóa và hiện đại hóa công tác văn phòng. Vì vậy UBND huyện Bảo Thắng cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào công tác quản lý tài liệu ngay từ khâu văn thư, quy trình sử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn và bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Để khắc phục tình trạng văn bản ban hành chưa đúng thể thức cơ quan cần thực hiện đúng các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, đồng thời thực hiện tốt việc kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành.
Trong công tác lưu trữ, thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu, vệ sinh định kỳ kho và tài liệu, thông gió và thực hiện các biện pháp khác
để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn của chi Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước. Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Tuyờn truyền, phổ biến cho cỏc cỏn bộ, cụng chức trong cơ quan hiểu rừ vai trò và tác dụng của công tác lưu trữ đểtừ đó mỗi cán bộ đều có trách nhiệm hơn trong việc lập hồ sơ, giữ gìn và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
Tiếp tục củng cố, kiện toàn và ổn định tổ chức cán bộ, tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan theo đúng quy định. Có chế tài sử lý đối với các hành vi vi phạm, tiếp tục đổi mới lề lối làm việc của văn phòng cơ quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng.
Cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi và lợi ích của họ để kích thích tinh thần làm việc. Tạo môi trường thoải mái, thân thiện để cán bộ có hứng thú trong công việc góp phần tăng năng suất lao động.
Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kiểm tra công tác văn bản, văn thư của các phòng ban chuyên môn.