II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng
6. Bộ phận hành chính quản trị
6.1. Đ/c Trần Văn Vũ- Kế toán.
Lập dự trù, dự toán, đảm bảo kinh phí phục vụ cho các hoạt động của UBND huyện, của các cơ quan Văn phòng, đảm bảo các khoản tiền lương, phụ cấp, công tác phí cho CBVC trong cơ quan.
Có trách nhiệm tham mưu cho Chánh Văn phòng lập chứng từ thu- chi do các cơ quan đặt cơm khách và mở hội nghị, đảm bảo chất lượng bữa ăn phục vụ hội nghị. Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng công tác tài chính hàng tháng vào mùng 5 tháng sau liền kề. Thực hiện việc nhập, xuất kho văn phòng phẩm hàng tháng theo quy định.
6.2. Đ/c Đỗ Thị Toàn- nhân viên văn thư.
Tiếp nhận phân loại công văn đến, chuyển Chánh Văn phòng xử lý và chuyển giao cho đ/c Trần Thị Thúy phô tô để Bộ phận liên lạc gửi các cơ quan,
đơn vị cá nhân có liên quan thực hiện ngay trong ngày, đặc biệt là đối với các văn bản khẩn, giấy mời họp phải vào sổ theo dừi và chuyển ngay cho Chỏnh Văn phòng xử lý hoặc Phó Chánh văn phòng được ủy quyền xử lý.
Tuyệt đối giữ bí mật các nội dung trong văn bản, quản lý chặt chẽ con dấu, giấy giới thiệu, giấy đi đường, chỉ đóng dấu khi có chữ ký của lãnh đạo.
Tuyệt đối không cho phép những người không có nhiệm vụ xem nội dung các văn bản có dấu chỉ mức độ mật hoặc các văn bản có liên quan đến công tác tổ chức cán bộ khi chưa được sự đồng ý của lãnh đạo. Đối với trường hợp các cơ quan đến đóng dấu văn bản đi của UBND huyện nếu không có bản gốc tuyệt đối không được đóng dấu để tránh trường hợp có sự sai lệch giữa bản chính và bản phô tô, Thường trực nghe điện thoại, ghi chép các thông tin cần thiết, báo cáo các lãnh đạo Văn phòng để kịp thời xử lý. Chịu trách nhiệm chính trong việc phân phát văn bản đi.
6.3. Đ/c Trần Thị Thúy- Chuyên viên.
Có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ, sắp xếp tài liêu, công văn đi đến đảm bảo khoa học, đúng quy định. Có trách nhiệm phô tô, in ấn văn bản đi và các văn bản đến ( Yêu cầu, việc phô tô in ấn văn bản phải hết sức lưu ý sắp xếp các văn bản có mức độ khẩn phải được phô tô trước để chuyển Bộ phận liên lạc chuyển phát ngay cho tổ chức, cá nhân có liên quan).
6.4. Đ/c Lục Thị Thoa- Chuyên viên.
Phối hợp với đ/c Đàm Thị Xuân Thu, tổng hợp báo cáo định kỳ hàng tuần của UBND huyện. Chịu trách nhiệm đưa, gửi công văn đi đảm bảo kịp thời, đặc biệt là đối với công văn khẩn, giấy mời họp phải gửi ngay sau khi lãnh đạo đã ký, đúng dấu phỏt hành. Đồng thời, phải lập sổ theo dừi việc gửi văn bản cho cỏc cơ quan, đơn vị, cỏc xó, thị trấn ( ghi rừ thời gian gửi, người nhận). Đối với cỏc văn bản khẩn, giấy mời họp gửi qua đường bưu điện, qua hộp thư điện tử hoặc Fax cho các xã, thị trấn phải điện thoại kiểm tra xem xét cụ thể các xã, thị trấn đã nhận được hay chưa.
6.5. Đ/c Đỗ Thị Hà- Hợp vụ tạp vụ.
Thực hiện công tác vệ sinh, đảm bảo các điều kiện cần thiết phục vụ các
cuộc họp, hội nghị, các phòng làm việc của lãnh đạo UBND huyện, Lãnh đạo Văn phòng; các phòng họp giao ban thường trực, phòng họp số 2, phòng họp tầng 3, phòng tiếp dân. Đồng thời, có trách nhiệm quản lý tài sản được giao.
6.6. Trần Đại Nghĩa, Trần Văn Hội, Hoàng Văn Tuấn- Lái xe ô tô.
Giao cho đ/c Trần Văn Hội quản lý, điều khiển xe ô tô Toyota-Fotuner;
đ/c Trần Đại Nghĩa quản lý, điều khiển xe Kia; đ/c Hoàng Văn Toản, điều khiển xe Toyota-Atis. Các đ/c lái xe có trách nhiệm giữ gìn xe ô tô được giao, thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, lau rửa sạch sẽ, quản lý chặt trang thiết bị hiện có trên xe, tuyệt đối không được tự ý thay đổi các trang thiết bị của xe khi chưa được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng. Đảm bảo lái xe an toàn, vận hành xe ra khỏi ga ra phải có ý kiến của lãnh đạo, xe hoạt động phục vụ công tác của lãnh đạo UBND huyện phải có phiếu điều vận xe do Phó Văn phòng phụ trách hành chính ký. Xe hoạt động ra ngoài tỉnh phải có ý kiến cuat Chủ tịch UBND huyện. Xe hoạt động trong tỉnh do các cơ quan và cá nhân có nhu cầu mượn phải có ý kiến của Chánh Văn phòng. Khi cần sửa chữa phải báo cáo lãnh đạo văn phòng xem xét. Xe hoạt động ngoài tuyến quy định trong điều vận, nếu xảy ra sự cố, lái xe phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định. Trong khi thực hiện nhiệm vụ lái xe phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự, đưa lãnh đạo đi công tác phải đúng giờ, nói năng khiêm tốn, lịch sự và đúng mực. Chấp hành nghiêm chỉnh Luật giao thông đường bộ. Hàng tháng phải xuất trình nhật trình chạy xe cho Phó Văn phòng phụ trách hành chính.
6.7. Đ/c Chu Văn Hùng, đ/c Lê Quyết Định- Hợp đồng bảo vệ.
Có trách nhiệm bảo vệ trong phạm vi cơ quan, thực hiện nghiêm túc thời gian thường trực bảo vệ, không cho người lạ mặt không có nhiệm vụ vào cơ quan ( Nhiệm vụ cụ thể theo nội dung hợp đồng đã ký kết). Có trách nhiệm chính khi xảy ra mất mát tài sản cơ quan hoặc xảy ra các vụ việc gây mất trật tự an ninh trong khu vực làm việc của cơ quan. Khi có vụ việc xảy ra phải báo cáo ngay cho lãnh đạo cơ quan hoặc công an biết để có biên pháp giải quyết kịp thời.
Nếu xảy ra mất mát tài sản của cơ quan không có lý do chính đáng thì bảo vệ phải chịu trách nhiệm bồi thường,
- Đối với đ/c Lê Quyết Định, ngoài nhiệm vụ bảo vệ trong giờ hành chính có trách nhiệm làm công tác phục vụ các hội nghị tại hội trường lớn, đảm bảo công tác vệ sinh trong, ngoài hội trường. Có trách nhiệm sửa chữa nhỏ hệ thống điện, nước hội trường, trụ sở UBND huyện. Trực đêm 2 buổi/tháng ( thời gian cụ thể do đ/c Lê Quyết Định và đ/c Chu Văn Hùng tự bố trí sắp xếp, song phải thực hiện nghiêm túc việc bàn giao ca trực).
- Đối với đ/c Chu Văn Hùng, ngoài nhiệm vụ bảo vệ ngoài giờ hành chính, có trách nhiệm chăm sóc cây cảnh của cơ quan. Đối với các hội nghị có quy mô lớn ( từ 200 đại biểu trở lên) có trách nhiệm phối hợp với đ/c Lê Quyết Định, để thục hiện nhiệm vụ bố trớ sắp xếp, theo dừi bảo vệ phương tiện của cỏc đại biểu tham dự hội nghị, đảm bảo khoa học, an toàn.