Trong thời gian thực tập tại UBND huyện Bảo Thắng em nhận thấy công tác Văn phòng tại cơ quan có vai trò rất quan trọng, trên cơ sở khảo sát thực tế cùng những nhận thức của bản thân em, em xin được đua ra một số nhận xét về công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Bảo Thắng như sau:
- Về công tác Văn phòng:
Ưu điểm:
Bộ phận Văn phòng UBND huyện nhìn chung có những thành tích nổi bật trong cơ quan về công tác Văn phòng tốt, hiệu quả.
Tại phòng, các cán bộ phòng đều được phân công nhiệm vụ một cách cụ thể và chi tiết. Các cán bộ đều có trình độ chuyên môn, nắm chắc các nghiệp vụ, mỗi cá nhân trong phòng đều gắng sức hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất và đạt hiệu quả cao nhất.
Môi trường phòng được bố trí thoáng mát, trong lành với những chậu cây cảnh xanh đẹp đã giúp các cán bộ trong phòng có được không gian thoáng mát để làm việc tốt hơn.
Trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc như máy tính,máy in, máy photo được trang bị đầy đủ các thiết bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho công việc tốt, hiện đại, đáp ứng được nhu cầu công việc hiện nay.
Hơn nữa phong còn tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ phòng bằng việc cử cán bộ đi học tại các trường lớp uy tín trong nước, không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn mà còn đào tạo ra những cán bộ giỏi cho cơ quan, nâng cao trình độ trính trị, ý thức về công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan và có bằng cấp, chứng chỉ học về ngành đó.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản thực hiên đúng theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của BNV về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Luôn chủ động trong công tác tham mưu, công tác soạn thảo văn bản, xây
dựng đầy đủ kịp thời các chương trình công tác tháng, quý, năm, kế hoạch thực hiện phát triển kinh tế - xã hội.
Năng động, sáng tạo xử lý các tình huống xảy ra khi không có lãnh đạo ở nhà một cách hiệu quả.
* Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm trong Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng vẫn còn tồn tại những nhược điểm cần khắc phục như:
Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng được bố trí theo mô hình truyền thống, giữa các phòng ban, đơn vị không có sự giao lưu thông thoáng mà bị bao bọc bởi bốn bức tường, chính điều này đã gây khó khăn cho quá trình quản lý cụng việc cũng như theo dừi việc thực hiện cụng việc của cỏc phũng, ban, đơn vị.
Diện tích phòng làm việc hơi hẹp chưa đảm bảo được điều kiện làm việc hiên nay.
Các trang thiết bị còn lạc hậu, chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc, vì vậy việc giải quyết các công việc còn gặp nhiều khó khăn.
* Về công tác Văn thư lưu trữ của cơ quan:
Ưu điểm:
Công tác văn thư của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng và kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ của cơ quan được lưu thông. Đồng thời cung cấp các thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đã đảm bảo cho công việc của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ, công chức cho quá trình thi hành công vụ.
Cán bộ văn thư, lưu trữ đều có trình độ chuyên môn cao, nên công tác văn thư, lưu trữ được đảm bảo thực hiện tốt và chính xác nhất.
Các văn bản đi của UBND huyện Bảo Thắng ngày càng được hoàn thiện hơn, thể thức và kỹ thuật trình bày, tính pháp lý được bảo đảm. Trước khi chuyển giao văn bản đi, cán bộ văn thư kiểm tra lại toàn bộ nội dung và các thành phần thể thức của văn bản rồi mới ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký
vào sổ rồi chuyển giao văn bản. Chính vì vậy mà tình trạng văn bản gửi đi không có ngày, tháng năm ban hành, văn bản thiếu chữ ký đã được hạn chế tối đa.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện nghiêm túc, không còn tình trạng đóng dấu sai quy định, con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền ký.
Các khâu trong nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện đầy đủ, chuyên nghiệp và khoa học hơn. Tài liệu lưu trữ được chỉnh lý, sắp xếp khoa học, diện tích kho lưu trữ và chế độ bảo quản tài liệu từng bước đạt tiêu chuẩn quy định, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đang ngày càng được quan tâm hơn.
Kho lưu trữ thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ, hệ thống điều hòa, hút ẩm, báo cháy tự động, hệ thống xử lý tài liệu di động cố định thường xuyên được kiểm tra để đề phòng sự cố xảy ra.
Vì vậy công tác văn thư đã đáp ứng được yêu cầu chung, phục vụ cho việc giám sát, quản lý chỉ đạo, điều hành của UBND huyện trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, quốc phòng, an ninh. Còn lưu trữ thì thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lại toàn bộ công văn, giấy tờ của cơ quan để phục vụ cho mục đích lưu lại toàn bộ giấy tờ quan trọng của cơ quan.
Nhược điểm:
Ngoài những ưu điểm nêu trên thì trong công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng còn tồn tại một số khó khăn, hạn chế sau:
Việc lưu trữ văn bản chưa được thống nhất nên một số giấy tờ còn bị thất lạc, hoặc không tìm thấy.
Công tác chuyển giao văn bản đôi khi còn chưa kịp thời chưa khoa học nên quá trình giải quyết công việc và chính cán bộ văn thư cũng khó khăn.
Phòng lưu trữ của UBND huyện Bảo Thắng còn chật hẹp, cơ sở hạ tầng, cơ sở vật chất chưa được đầu tư đúng mức, các trang thiết bị phục vụ cho bảo quản tài liệu chưa thực sự hiện đại, ảnh hưởng đến việc kéo dài tuôi thọ của tài liệu lưu trữ . Những tài liệu quý, hiếm có giá trị cao còn chưa được bảo quản tập trung mà phân tán ở các phòng, ban, đơn vị
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những