Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp - Quản Trị Văn Phòng - Đề Tài - Nghiệp Vụ Hành Chính Của Cơ Quan Ubnd Huyện Yên Định

Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU Phần I: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND-UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẦU TỔ CHỨC CỦA HĐND - UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH Chức .8 Nhiệm vụ, quyền hạn HĐND - UBND huyện Yên Định 2.1.Về kinh tế 2.2 Về xây dựng - giao thông vận tải 2.3 Về lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thơng tin, thể dục thể thao 2.4 Về quốc phòng - an ninh - trật tự an toàn xã hội 10 2.5 Về sách dân tộc, tơn giáo 10 2.6 Về thi hành pháp luật .10 2.7 Về xây dựng quyền quản lý địa giới hành .11 2.8 Về lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai 11 2.9 Về lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 11 2.10 Về lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch 12 2.11 Về lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường .12 Cơ cấu tổ chức HĐND - UBND huyện Yên Định 12 II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND - UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH .14 Chức năng, nhiệm vụ 14 a) Chức 14 b) Nhiệm vụ 15 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND - UBND huyện Yên Định 16 III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA HĐND - UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH 18 Khảo sát tổ chức cơng tác văn phịng 18 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho HĐND - UBND huyện Yên Định 18 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ HĐND – UBND huyện Yên Định .20 1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức hội nghị (hội thảo, họp) HĐND – UBND huyện Yên Định 20 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo quan HĐND – UBND huyện Yên Định 21 1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai thực văn hóa cơng sở HĐND – UBND huyện n Định 22 1.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mơ hình tổ chức máy văn phòng quan HĐND – UBND huyện Yên Định 23 Khảo sát công tác văn thư – lưu trữ .24 2.1 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng việc đạo thực cơng tác văn thư quan 24 Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 2.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 25 a Quy trình soạn thảo văn 25 b Kỹ thuật soạn thảo văn 25 c Thẩm quyền ban hành văn 26 2.1.2 Tổ chức quản lý giải văn 26 a Tiếp nhận, kiểm tra bì văn đến 26 b Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến .27 c Đăng ký văn đến 27 d Trình văn đến 27 e Sao văn đến 27 f Chuyển giao văn đến .28 g Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến 28 2.1.3 Tổ chức quản lý giải văn 28 a Trình văn 28 b Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng văn 28 c Đóng dấu cho văn .29 d Đăng ký văn 29 e Chuyển giao văn 29 f Sắp xếp bảo quản phục vụ sử dụng lưu 29 2.1.4 Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ 29 2.1.5 Tổ chức quản lý sử dụng dấu: .30 2.2 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ .30 2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ quan 31 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 33 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 33 2.2.4 Cơng cụ tra tìm tài liệu Lưu trữ UBND huyện Yên Định 34 2.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ quan 34 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ 35 Phần II 36 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH 36 Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .43 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác văn phịng UBND huyện Yên Định .43 Ưu điểm 43 Nhược điểm 45 II Đề xuất giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm cơng tác hành UBND huyện Yên Định 49 PHẦN KẾT .54 Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp PHẦN PHỤ LỤC 55 Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Thực Kế hoạch số 66/KH-ĐHNV ngày 10 tháng 02 năm 2014 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức thực tập tốt nghiệp cho sinh viên bậc cao đẳng hệ quy khóa học 2011 – 2014; Kế hoạch số 72/KH-QTVP ngày 17 tháng 02 năm 2014 Khoa Quản trị Văn phòng việc thực tập tốt nghiệp lớp Cao đẳng Quản trị Văn phịng K6 Hệ quy (khóa học 2011 – 2014) Quyết định số 283/QĐ-ĐHNV ngày 06 tháng năm 2014 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc cử sinh viên thực tập tốt nghiệp từ ngày 10/3/2014 đến ngày 02/5/2014 Được tiếp nhận HĐND – UBND huyện Yên Định, em tạo điều kiện thực tập Văn phòng HĐND – UBND huyện Yên Định Trong thời gian thực tập Văn phịng HĐND – UBND huyện n Định, em ln cố gắng học hỏi kiến thức thực tế, học hỏi kinh nghiệm cán bộ, nhân viên Văn phòng tham gia vào số cơng việc Văn phịng như: lấy số văn bản, biên mục văn bản, scan văn bản, lấy số văn đến – hướng dẫn soạn thảo số văn hành thơng thường Qua đó, em nhận thức rõ vai trị quan trọng cơng tác quản trị văn phịng hành nhà nước Việt Nam nói chung hành nhà nước HĐND – UBND huyện n Định nói riêng Bên cạnh đó, em cịn học hỏi người quan đạo đực, tác phong làm việc tinh thần, trách nhiệm người cán bộ, công chức – người cán nhân dân, nhân dân phục vụ Điều giúp em ý thức trách nhiệm cao hành trang công tác em sau Được hướng dẫn tận tình thầy Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cô, chú, anh, chị cán UBND huyện Yên Định giúp em rèn luyện kỹ nghề nghiệp giúp em hiểu rõ kiến thức chuyên ngành học trường Qua đây, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, Khoa Quản trị Văn phịng: Thạc sĩ Nguyễn Mạnh Cường, Cô Nguyễn Thị Kim Chi, Cô Lâm Thị Thu Hằng, Cô Lê Thị Hải Yến thầy Khoa tồn thể cán bộ, giáo viên Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngồi ra, tơi xin gửi lời cảm ơn tới cô Nguyễn Thị Khuyên, chị Nguyễn Phương Nam, cô Nguyễn Thị Phương cô, chú, anh, chị cán UBND huyện Yên Định nhiệt tình giúp đỡ tơi suốt q trình thực tập Với kiến thức học với nổ lực thân giúp đỡ cơ, chú, anh chị Văn phịng HĐND – UBND huyện Yên Định, em hoàn thành tốt đợt thực tập Qua đợt thực tập giúp em vững tin công tác nghiệp vụ mình./ Xin chân thành cảm ơn! Yên Định, ngày 02 tháng năm 2014 Sinh viên Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành lập năm 1971, tên gọi trước Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nôi đào tào nên nhân tài cho đất nước ngành như: quản trị văn phòng, quản trị nhân sự, văn thư lưu trữ, hành học, quản lí văn hóa, Với mục tiêu đạo tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực phục vụ cho quan, tổ chức thuộc phạm vi hành văn phịng nên năm qua Nhà trường đào tạo, bồi dưỡng khơng sinh viên trường có chun môn giỏi kiến thức chuyên ngành vững vàng Đáp ứng nhu cầu tuyển dụng cho quan hành nhà nước doanh nghiệp tư nhân Là sở đào tạo có uy tín nước Cùng với xu phát triển kinh tế tri thức nay, cơng tác văn phịng ngày trọng nguồn nhân lực then chốt cho nhiều quan Hiểu vai trị quan trọng đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị cho sinh viên kiến thức chun mơn, mong muốn sinh viên hiểu rõ giá trị ngành nghề mà học vai trò người cán văn phòng thời đại ngày Ngày này, công tác Văn phịng trở thành phận khơng thể thiếu quan nhà nước nói chung quan doanh nghiệp tư nhân nói riêng Đó phận đầu mối cho thông tin quan trọng nơi thu thập, xử lý liệu, thơng tin, văn bản, giấy tờ có liên quan đến hoạt động quan tổ chức Muốn làm tốt cơng tác này, địi hỏi người cán văn phịng phải có kiến thức chun mơn có lịng yêu nghề, trách nhiệm nhiệt huyết với nghề Muốn vậy, người cán văn phịng phải khơng ngừng học hỏi lý thuyết kinh nghiệm thực tế, có làm tốt cơng việc người cán văn phòng Xã hội muốn phát triển cần có người tiến bộ, ln mang nhiết huyết muốn cống hiến cho đất nước Bên cạnh cịn cần có kiên thức chuyên ngành vững vàng Đối với Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp ngành nghề cần có người say mê u ngành, u cơng việc làm Xác định mục tiêu trước mắt lâu dài, trình học tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em cố gắng học tập khơng ngừng phấn đấu để trở thành nhà quản trị văn phịng có kiến thức chun ngành vững vàng Được học tập mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội niềm vinh hạnh vô lớn lao em bao bạn sinh viên khác Trong thời gian thực tập UBND huyện n Định, thân em ln tìm tịi nghiên cứu tài liệu có liên quan đến cơng tác hành văn phịng với mong muốn hiểu biết sâu sắc cơng tác văn phịng hoạt động HDND - UBND huyện Yên Định Văn phòng HDND – UBND huyện n Định Vì thời gian có hạn kinh nghiệm thân chưa nhiều nên lượng kiến thức thu thập hạn chế Rất mong nhận đóng góp ý kiến thầy, cơ, Văn phịng HĐND – UBND Yên Định để báo cáo em hoàn thiện Dưới em xin giới thiệu báo cáo Nội dụng báo cáo gồm : phần Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HĐND – UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA HĐND – UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phần I: CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HĐND-UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẦU TỔ CHỨC CỦA HĐND - UBND HUYỆN YÊN ĐỊNH Yên Định vùng đất có bề dày lịch sử lâu dài trong thời kỳ dựng nước giữ nước Đã trãi qua nghìn năm, với phát triển không ngừng, từ vùng quê nghèo giàu lòng yêu nước đến Yên Định trở thành huyện phát triển tỉnh Thanh Hoá Trong thời kỳ kháng chiến chống quân xâm lược, người nơi hăng hái lên đường nhập ngũ, huyện tham gia phong trào đấu tranh chống quân xâm lược sôi Vinh dự Bác Hồ (1961) thăm thời kỳ kháng chiến, người nơi vững niềm tin chiến đấu chống kẻ thù xâm lược góp phần đem lại hồ bình đất nước Đến hơm Yên Định không ngừng chiến đấu mặt trận hồ bình xây dựng kinh tế.Với tiềm phong phú, phong cảnh hữu tình, Yên Định hứa hẹn vùng đất phát triển lên đất nước Với diện tích 21.600m2 với khoảng 173.000 người, dân tộc Kinh chiếm đa số, ngồi cịn có số dân tộc người dân tộc Thái, dân tộc Mường Các dân tộc Đảng Nhà nước quan tâm đầu tư phát triển nhiều, tương lai thu hút đầu tư doanh nghiệp nước Với tiềm phát triển kinh tế tương lai, Yên Định chờ bàn tay khối óc người biến tiềm để xây dựng quê hương ngày giàu đẹp Yên Định vùng đất nằm phía Tây Bắc tỉnh Thanh Hố bao gồm 29 đơn vị hành có 02 thị trấn 27 xã, Yên Định tiếp giáp với nhiều huyện như: Phía đơng giáp với huyện Thiệu Hố; Phía Tây giáp với huyện Thọ Xuân, Cẩm Thuỷ, Ngọc Lặc; Phía Bắc Đơng bắc giáp với huyện Hậu Lộc, Hà Trung; Phía Tây bắc giáp với huyện Vĩnh Lộc, kẹp sông Mã sông Cầu Chày Từ hình thành phát triển Yên Định có nhiều lần đổi tên, cụ thể ngày 05 tháng năm 1977 Hội đồng Chính phủ định số 177/CP giải thể Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp huyện Thiệu Hoá sáp nhập huyện Yên Định Sau thời gian huyện Yên Định lại có định đổi tên huyện Thiệu Yên, đến ngày 18 tháng 11 năm 1997 sau gần 20 năm hợp Chính phủ có Nghị định số 72/CP tái lập lại huyện cũ Huyện Yên Định lại trở lại tên gọi kể từ đó, vào ngày 01 tháng 01 năm 1997 gồm 27 xã 02 thị trấn Thị trấn Thống Nhất Thị trấn Quán Lào Đến với vùng đất Yên Định đến với vùng sơn thuỷ hữu tình, với truyền thống bề dày lịch sử từ xa xưa, Yên Định lớn lên ngày, anh hùng chiến đấu mà anh hùng thời kỳ phát triển kinh tế thời mở cửa Việt Nam Trong tương lai Yên Định điểm đến thu hút khách du lịch nhà đầu tư huyện Yên Định giàu mạnh tỉnh Thanh Hoá Chức Ủy ban nhân dân huyện Yên Định Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn ban quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhầm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ, quyền hạn HĐND - UBND huyện Yên Định 2.1.Về kinh tế - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND huyện cấp thơng qua để trình UBND tỉnh Thanh Hoá phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương; điều chỉnh, phân bổ ngân sách; toán ngân sách huyện Khoa Quản trị Văn phòng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trong trường hợp cần thiết trình HĐND cấp định báo cáo UBND tỉnh, quan tài cấp trực tiếp - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn 2.2 Về xây dựng - giao thông vận tải - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện, quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt - Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh 2.3 Về lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thơng tin, thể dục thể thao - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định phát luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non địa bàn huyện - Quản lý cơng trình cơng cộng phân cấp; dướng dẫn phong trào văn hóa, hoạt động trung tâm văn hóa – thông tin, thể dục thể thao, 10