MỤC LỤC Trang MỤC LỤC 2 LỜI NÓI ĐẦU 4 TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP 6 NỘI DUNG 9 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN 9 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN 9 2. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN 10 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 10 2. 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 10 2.1.2. Vị trí việc làm và bản mô tả vị trí việc làm của lãnh đạo và các thành viên trong Văn phòng 13 2. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 20 2.1. Hệ thống hóa các văn ban quản lý của cơ quan về công tác Văn thư Lưu trữ 20 2.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 21 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 22 2.3.1. Về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí 22 2.3.2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 23 2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí 24 2.4. Quy trình quản li và giải quyết văn bản 26 2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ hiện hành 26 2.4.2. Lập hồ sơ hiện hành 30 2.5. Tổ chức lưu trữ của UBND quận Long Biên 30 3. CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 30 3.1. Những trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất 30 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 31 3.3. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan UBND quận Long Biên 31 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 33 PHẦN III. PHỤ LỤC 52 1. Phụ Lục 1 52 2. Phụ Lục 2 53 3. Phụ Lục 3 54 4. Phụ Lục 4 55 5. Phụ Lục 5 56
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: NGUYỄN NGỌC TRÂM BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA HỌC 2013 - 2015 Tên quan: Văn phòng UBND quận Long Biên – Thành phố Hà Nội Địa chỉ: Số Vạn Hạnh – Long Biên – Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Ông Nguyễn Ngọc Vân Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Xuân Trung Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng HÀ NỘI - 2015 Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng MỤC LỤC Trang MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP NỘI DUNG .9 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN 10 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 10 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng .10 2.1.2 Vị trí việc làm mô tả vị trí việc làm lãnh đạo thành viên Văn phòng 13 CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 20 2.1 Hệ thống hóa văn ban quản lý quan công tác Văn thư Lưu trữ 20 2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 21 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan .22 2.3.1 Về thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí 22 2.3.2 Về thể thức kỹ thuật trình bày văn 23 2.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lí 24 2.4 Quy trình quản li giải văn .26 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đi, văn đến lập hồ sơ hành 26 2.4.2 Lập hồ sơ hành 30 Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng 2.5 Tổ chức lưu trữ UBND quận Long Biên .30 CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 30 3.1 Những trang thiết bị văn phòng, sở vật chất .30 3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 31 3.3 Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan UBND quận Long Biên 31 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 33 PHẦN III PHỤ LỤC 52 Phụ Lục 52 Phụ Lục 53 Phụ Lục 54 Phụ Lục 55 Phụ Lục 56 Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, hòa lên phát triển không ngừng giới phát triển vũ bão khoa học công nghệ Nền kinh tế tri thức đóng vai trò vô quan trọng, kéo theo xuất phát triển ngày mạnh văn phòng Đặc biệt văn phòng đại với đội ngũ nhân viên giỏi trình độ, không ngừng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ Công tác văn phòng thể gồm việc tổ chức, quản lý sử dụng thông tin để trì hoạt động quan, đơn vị nhằm đạt kết mong muốn Quản trị văn phòng toàn hoạt động tổ chức, phối hợp, điều hành quản lý công tác thông tin quan, đơn vị nhằm đạt mục tiêu định Công tác văn phòng giữ vai trò then chốt, mắt xích quan trọng nghiệp quản lý quan, tổ chức Nhà nước, tổ chức trị - xã hội nói chung quan, đơn vị, doanh nghiệp nước doanh nói riêng Đồng thời, song hành với công đổi toàn dân, toàn diện trình Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước công tác văn phòng làm tốt hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho trình giải công việc đơn vị cách nhanh chóng, xác, mang lại hiệu cao, tránh tình trạng quan liêu, bệnh giấy tờ, tránh mát tài liệu quan trọng quan, đảm bảo trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo Để tạo điều kiện giúp cho cán Văn phòng tương lai nói chung nắm vững kiến thức chuyên ngành nghiên cứu đưa lý luận học vào thực tiễn công việc, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho học viên thực tập quan phạm vi nước Đợt thực tập giúp học viên nắm phần lý luận, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, gắn lý luận với thực tiễn Vì lý luận phương tiện hữu hiệu nhất, phương pháp luận nhận thức khoa học, xác chuyên môn nghiệp vụ Mặt khác thực tiễn sở, điều kiện cần đủ để vận dụng đưa lý luận vào thực tiễn Đây sợi dây kết nối Nhà trường xã hội, qua thời gian kiến tập quan công tác văn phòng củng cố lý thuyết học Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng nhằm nâng cao lực rèn luyện kỹ nghề nghiệp cho học viên đồng thời trang bị cho học viên kiến thức thực tế, hội tốt rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp làm quen dần với môi trường sống làm việc văn phòng sau trường Được giới thiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội, hướng dẫn thầy cô giáo khoa đồng ý lãnh đạo HĐND-UBND quận Long Biên em hoàn thành thời gian thực tập Trong khoảng thời gian này, thân em cố gắng nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc bên cạnh xây dựng cho phong cách nhân viên văn phòng sở áp dụng lý thuyết học ghế nhà trường Qua báo cáo thực tập em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tới toàn thể ban lãnh đạo HĐND-UBND Quận Long Biên, cô chú, anh chị Văn phòng HĐND-UBND Quận Long Biên hướng dẫn tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt kiến tập thực báo cáo Bản báo cáo em không tránh khỏi sai sót, em mong nhận bảo, góp ý quý ban lãnh đạo, cô chú, anh chị đồng nghiệp, thầy cô giáo bạn Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP Tên Cơ Quan, Đơn Vị Kiến Tập: UBND Quận Long Biên Thành phố Hà Nội Địa Chỉ: Số Vạn Hạnh – Quận Long Biên – TP Hà Nội Điện Thoại: (043) 8724033 Fax: 38724618 Giới Thiệu Chung: Long Biên Thời Lý thuộc phủ Thiên Đức; Thời Trần, Lê thuộc Lộ Bắc Giang; Thời Hậu Lê thuộc phủ Thuận An; Thời Nguyễn thuộc trấn Bắc Giang sau tỉnh Bắc Ninh; Năm 1946 để chuẩn bị cho trường kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp, Đặc Khu Ngọc Thụy, thành lập nhập tỉnh Hưng Yên Nhưng đến cuối 1949, Đặc Khu Ngọc Thụy huyện Gia Lâm nhập trở lại tỉnh Bắc Ninh Khi tiếp quản Thủ đô tháng 10/1954 Chính phủ ta cho thành lập Quận 8, thuộc Thành phố Hà Nội Đến tháng 5/1961 có thêm số xã tỉnh Bắc Ninh Hưng Yên nhập Hà Nội Ngày 6/11/2003, Chính phủ ban hành Nghị định số 132/2003/NĐ-CP việc điều chỉnh địa giới hành để thành lập Quận Long Biên thuộc Thành phố Hà Nội Long Biên có Sông Hồng giới hạn với quận Hoàn Kiếm, Thanh Trì, Tây Hồ, Hai Bà Trưng; Sông Đuống giới hạn với Huyện Gia Lâm, Đông Anh Phía Đông giáp huyện Gia Lâm; phía Tây giáp quận Hoàn Kiếm, phía Nam giáp huyện Thanh Trì; phía Bắc giáp huyện Gia Lâm, Đông Anh Long Biên có diện tích 6.038,24 ha, có 14 đơn vị hành trực thuộc với 301 tổ dân phố Danh sách phường: Cự Khối, Thạch Bàn, Long Biên, Bồ Đề, Ngọc Thụy, Ngọc Lâm, Gia Thụy, Thượng Thanh, Việt Hưng, Phúc Đồng, Sài Đồng, Phúc Lợi, Giang Biên, Đức Giang Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng Quận Long Biên có vị trí chiến lược quan trọng trị, kinh tế, văn hoá xã hội Hà Nội đất nước Nơi có tuyến đường giao thông quan trọng đường sắt, đường bộ, đường thuỷ, đường không nối liền với tỉnh phía bắc, đông bắc; có sân bay Gia Lâm, khu vực quân sự, nhiều khu công nghiệp liên doanh với nước như: khu công nghiệp kỹ thuật cao Sài Đồng B, khu công nghiệp Sài Đồng A, nhiều công trình kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật, quan nhà máy, đơn vị sản xuất kinh doanh Trung ương, Thành phố địa phương Đặc biệt với lợi vị trí cửa ngõ Hà Nội, nối liền với trục tam giác kinh tế Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh, đồng thời trục kinh tế sôi động hội nhập kinh tế khu vực giới Đó yếu tố thuận lợi cho quận Long Biên phát triển nhanh, mạnh bền vững kinh tế - xã hội Lãnh Đạo UBND Quận Long Biên: Ông Đỗ Mạnh Hải: Chủ tịch UBND Quận Long Biên Bà Vũ Thu Hà: Phó chủ tịch UBND Quận phụ trách văn hóa xã hội Ông Nguyễn Mạnh Trình: Phó chủ tịch UBND Quận phụ trách đô thị Ông Đỗ Huy Chiến: Phó chủ tịch UBND Quận phụ trách kinh tế Các phòng, ban trực thuộc: Văn phòng HĐND&UBND Trung tâm văn hóa – Thể dục thể thao Trung tâm phát triển quỹ đất Ban quản lý dự án Thanh tra xây dựng Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình Phòng Văn hóa thông tin Phòng Kinh tế Ban bồi thường giải phóng mặt Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất Phòng Nội vụ Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng Phòng Quản lý đô thị Hội Chữ thập đỏ Phòng Tài nguyên Môi trường Thanh tra Quận Phòng Thống kê Phòng Tài – Kế hoạch Phòng Tư pháp Phòng Lao động – Thương binh Xã hội Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Y tế Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN LONG BIÊN a Chức năng: UBND quận quan chấp hành HĐND quan hành nhà nước Quận, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, văn Chính phủ, văn UBND Thành phố nghị HĐND quận b Nhiệm vụ, quyền hạn: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thông qua để trình UBND thành phố phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội phường; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất ddaai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đâu UBND phường; - Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê diều; - Quản lý, khai thái, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quán lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục; thực chủ trương xã hội hóa giáo dục địa bàn; đạo việc Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 10 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng phải xem xét, thẩm tra, xác minh Đồng thời tổ chức, quản lý nơi tiếp công dân quan, tổ chức Quyền nghĩa vụ công dân nơi tiếp công dân Khi đến thỉnh cầu, khiếu nại, tố cáo nơi tiếp dân quan Nhà nước, công dân có quyền nghĩa vụ sau: - Xuất trình giấy tờ tuỳ thân, tuân thủ nội quy nơi tiếp dân, thực hướng dẫn người tiếp công dân - Trình bày trung thực việc, cung cấp tài liệu liên quan đến nội dung khiếu nại, tố cáo, ký xác nhận nội dung trình bày - Được hướng dẫn, giải thích việc thực quyền khiếu nại, tố cáo - Cử đại diện để trình bày với người tiếp công dân trường hợp có nhiều người khiếu nại, tố cáo nội dung, yêu cầu - Được khiếu nại, tố cáo hành vi sai trái, cản trở, gây phiền hà, sách nhiễu người tiếp công dân V TỔ CHỨC TIẾP CÔNG DÂN KHIẾU NẠI, TỐ CÁO Nguyên tắc tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo Để làm tốt công tác tiếp dân quan, tổ chức người tiếp dân phải thực tốt nguyên tắc sau đây: * Nguyên tắc tôn trọng quyền khiếu nại, tố cáo công dân: Điều Luật khiếu nại, tố cáo nói rõ: “Công dân, quan tổ chức có quyền khiếu nại định hành chính, hành vi hành quan hành nhà nước, người có thẩm quyền quan hành nhà nước có cho định hành vi trái pháp luật, xâm phạm quyền lợi ích hợp pháp mình” “Công dân có quyền tố cáo với quan tổ chức, cá nhân có thẩm quyền hành vi trái pháp luật quan, tổ chức, cá nhân gây thiệt hại đe dọa gây thiệt hại lợi ích nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp công dân, quan, tổ chức” Vì nơi tiếp công dân phải tôn trọng quyền khiếu nại, tố cáo công dân Sự tôn trọng thể trước hết việc tiếp xúc với công dân đến khiếu Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 43 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh liên quan đến khiếu nại, tố cáo Tại nơi tiếp công dân bố trí cán thường trực để thường xuyên tiếp công dân thay mặt quan quản lý nhà nước tiếp công dân phải có thái độ, cử lịch sự, có lực, trình độ, nghiêm túc giải kịp thời yêu cầu, đề nghị, nguyện vọng đáng công dân * Nguyên tắc khách quan, công khai, dân chủ Khách quan: Là đảm bảo việc xem xét, xử lý chất việc, phù hợp với diễn biến thực tế việc Trong trình xem xét, xử lý phải tôn trọng yếu tố khách quan, tránh áp đặt ý kiến chủ quan làm cho việc phức tạp, kết sai lệch so với thực tế xảy Công khai: Là thể việc tiếp công dân phải tổ chức đàng hoàng nơi tiếp công dân theo quy định pháp luật Dân chủ: Là thể công dân đến khiếu nại, tố cáo cán tiếp công dân bình đẳng trước pháp luật Mọi ý kiến tôn trọng, giải thấu tình, đạt lý Trong trình tiếp công dân xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo phải kết hợp linh hoạt chặt chẽ yếu tố khách quan, công khai, dân chủ, kịp thời * Nguyên tắc thận trọng Trong tình người cán tiếp công dân phải sáng suốt, bình tĩnh, cân nhắc xem xét việc cách có cứ, cán tiếp công dân không hứa hẹn khẳng định vấn đề không đủ cứ, bày tỏ thái độ có đủ phạm vi thẩm quyền Hết sức thận trọng phát ngôn hay đưa kiến Tổ chức tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo a Một số yếu cầu cụ thể Ngoài việc thực tốt nguyên tắc đề ra, việc tiếp công dân cần phải ý tới yêu cầu cụ thể khâu chuẩn bị việc tiếp công dân đạt hiệu cao * Về địa điểm: Tuỳ theo điều kiện khả quan, địa phương mà lựa Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 44 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng chọn địa điểm nơi tiếp công dân phải thuận lợi mặt cho công dân Nơi tiếp công dân cần khang trang, thoáng mát nhằm gây ấn tượng tốt đẹp, thoải mái cho công dân đến quan nhà nước Việc lựa chọn địa điểm nơi tiếp công dân cần tránh hai khuynh hướng: Quá đơn giản, tuỳ tiện, gây ấn tượng không tốt công dân đến nơi tiếp công dân cầu kỳ, hình thức, gây tâm lý khó chịu Nơi tiếp công dân cần bố trí phòng chờ đợi, phòng tiếp công dân riêng biệt *Về phương tiện: Cần có trang bị cần thiết phục vụ cho công tác tiếp công dân cán tiếp công dân thực nhiệm vụ bàn, ghế, sổ sách, ấm chén, đèn, quạt Nếu có điều kiện nên trang bị máy ghi âm, máy chụp ảnh, để cán tiếp công dân ghi lại ý kiến quan trọng hình ảnh, vật, tài liệu cần thiết Cần bố trí xếp thiết bị phòng tiếp công dân gọn gàng khoa học, đảm bảo thuận lợi tiến hành công việc, song đảm bảo tính mỹ quan Trong phòng tiếp công dân thiết phải có: Nội quy - Lịch tiếp công dân quy định nhiệm vụ, quyền hạn công dân trách nhiệm cán tiếp công dân; có lịch tiếp công dân, lịch ghi rõ thời gian, chức vụ người tiếp công dân, số văn pháp luật liên quan đến khiếu nại, tố cáo b Trình tự, nội dung tiếp công dân Mỗi công dân đến nơi tiếp công dân với tâm trạng khác nhau, cách trình bày, diễn giải việc khác Tuỳ theo tuổi tác, giới tính, trình độ hiểu biết, đặc điểm nghề nghiệp họ mà cán tiếp công dân có cách ứng xử cho phù hợp Trình tự tiếp công dân chia làm ba bước sau: Bước 1: Tiếp xúc ban đầu Khi công dân đến nơi tiếp công dân, cán tiếp công dân phải lịch sự, nhã nhặn, khiêm tốn, mực Bất nào, người tiếp công dân thái độ hách dịch, cửa quyền, thiếu văn hoá Sau giao Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 45 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng tiếp ban đầu, cán tiếp công dân cần xác định đối tượng phải tiếp ai, đến trình bày nội dung để có cách ứng xử thích hợp Nếu công dân có thái độ nóng nảy, cán tiếp công dân phải nhã nhặn, mềm dẻo, phải lựa ý họ Nếu công dân tỏ xúc động, cần động viên họ, tạo điều kiện cho họ bình tĩnh trình bày nội dung việc yêu cầu họ cần giải Người có thái độ thiếu văn hoá, cán tiếp công dân cần xác định cho họ hiểu rõ “ Đây quan Nhà nước cần phải có thái độ nghiêm túc, mực” Cán tiếp công dân yêu cầu công dân xuất trình giấy tờ tuỳ thân, giấy uỷ nhiệm v.v Trong tình huống, người cán tiếp công dân phải chủ động, sáng suốt phán đoán diễn biến việc, kết luận việc xác, có sở khoa học Bước 2: Quá trình làm việc Người tiếp công dân cần ghi ngày, giờ, họ tên, địa chỉ, nội dung làm việc với công dân vào sổ tiếp công dân Sau yêu cầu công dân cung cấp đơn thư, tài liệu, chứng để xác định tính thật-giả, độ tin cậy tài liệu, chứng - Đối với khiếu nại Khiếu nại không hội đủ điều kiện theo quy định điều 1, Nghị định 53/2005/NĐ- CP người tiếp công dân giải thích cho công dân rút đơn Nếu nội dung không thẩm quyền giải người tiếp công dân hướng dẫn công dân đến quan có thẩm quyền giải để trình bày Nếu nội dung thuộc thẩm quyền giải thủ trưởng quan mình, người tiếp công dân yêu cầu công dân trình bày, người tiếp công dân nghe ghi chép đầy đủ, tỉ mỉ lập thành biên nội dung yêu cầu mà công dân trình bày Nếu Thủ trưởng quan nhà nước tiếp công dân, khiếu nại thuộc thẩm quyền giải mà nội dung rõ ràng, cụ thể có sở để giải phải trả lời cho công dân biết Những khiếu nại có nội dung phức tạp cần nghiên cứu xem xét, thẩm tra, xác minh phải nói rõ thời hạn giải Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 46 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng quyết, rõ người cần liên hệ để giải - Đối với tố cáo: Công dân đến tố cáo xuất phát từ nhiều mục đích, động khác Có người lương tâm trách nhiệm với cộng đồng; có người động xấu, lợi dụng quyền tố cáo, vu khống làm hại đến người khác Song trường hợp, người tiếp công dân phải có thái độ ứng xử thích hợp phải nghe công dân trình bày, ghi chép tỉ mỉ, đầy đủ Trong trường hợp khẩn cấp hành vi bị tố cáo có tính chất nguy hiểm, người tiếp công dân phải báo cáo với người có thẩm quyền để có biện pháp phối hợp với quan chức, cá nhân nhằm ngăn chặn kịp thời hậu xấu xảy có biện pháp bảo vệ an toàn cho người tố cáo - Những điều cần lưu ý : + Công dân đến nơi tiếp công dân khiếu nại, tố cáo nhiều trường hợp nội dung khiếu nại, tố cáo thường đan xen nhau, người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết thành đơn riêng với nội dung khiếu nại, tố cáo trình bày riêng + Công dân đến khiếu nại, tố cáo thường có tâm trạng cho thân bị xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp nhà nước, tập thể bị xâm hại tới lợi ích cách nghiêm trọng, bị ức chế tinh thần Do đó, cần động viên họ bình tĩnh, cố gắng trình bày cho rõ ràng cụ thể có chứng minh họa + Nếu đơn khiếu nại có chữ ký nhiều người người tiếp công dân hướng dẫn, công dân viết thành đơn riêng để thực quyền khiếu nại + Đối với nội dung tố cáo với dụng ý xấu, lời lẽ thiếu văn hoá người tiếp công dân cần xác định cho công dân rõ quyền nghĩa vụ việc thực quyền khiếu nại, tố cáo + Trong trường hợp khiếu nại, tố cáo đông người nội dung yêu cầu, người tiếp công dân đề nghị cử người đại diện làm việc (Đoàn từ - 10 người cử đại diện không 02 người; đoàn từ 10 người trở lên cử đại diện không 05 người) Nơi tiếp công dân cần bố trí nơi nghỉ ngơi, chờ đợi Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 47 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng cho người lại có biện pháp bảo vệ an toàn, ngăn chặn hành vi gây rối, khích Bước 3: Kết thúc buổi tiếp Trước kết thúc buổi tiếp công dân, người tiếp công dân phải đọc lại biên bản, người tiếp công dân yêu cầu công dân cung cấp đơn thư, tài liệu, chứng kèm theo để hoàn chỉnh hồ sơ Các tài liệu lập thành danh mục, đánh số trang yêu cầu công dân ký vào biên xác nhận Nếu nội dung đơn thư thuộc thẩm quyền giải viết phiếu hẹn thông báo cho công dân biết quan giải để họ yên tâm, tuyệt đối không hứa hẹn điều chưa có Đơn khiếu nại không thụ lý giải theo quy định Điều 32 Luật Khiếu nại tố cáo Nội dung đơn thư không thẩm quyền, người tiếp công dân hướng dẫn công dân đến nơi có thẩm quyền để giải Việc tiếp công dân có ý nghĩa quan trọng, tháo gỡ bước đầu khó khăn, vướng mắc công dân định hướng cách giải bước công tác giải khiếu nại, tố cáo Cơ quan quản lý Nhà nước, tổ chức tra, đoàn thể tổ chức trị xã hội cần quan tâm mức tới công tác tiếp công dân PHẦN II THỰC TRẠNG TIẾP CÔNG DÂN TẠI UBND QUẬN LONG BIÊN I Tình hình khiếu nại, tố cáo công dân Trong thời gian qua, quán triệt chủ trương Đảng, quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo, cấp ủy, quyền, mặt trận đoàn thể cấp UBND quận Long Biên có quan tâm lãnh đạo, đạo, phối kết hợp, tổ chức triển khai thực tốt việc tiếp công dân, tiếp nhận đơn thư, xử lý giải khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền Do vậy, công tác giải khiếu nại, tố cáo có chuyển biến tích cực, góp phần ổn định tình hình an ninh trị, trật tự an toàn xã hội Lượng đơn thư khiếu nại, tố cáo số lượt công Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 48 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng dân đến UBND thỉnh cầu, khiếu nại, tố cáo có chiều hướng giảm.Những vụ việc phức tạp, kéo dài giải ổn định Tình trạng công dân lập thành đoàn kéo đến nơi tiếp dân UBND để khiếu nại, tố cáo có tính chất xúc, căng thẳng chưa xảy Các khiếu nại chủ yếu tập trung vào lĩnh vực đất đai với nội dung có liên quan đến việc cấp, thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; bồi thường, hỗ trợ tái định cư thu hồi đất Nội dung đơn tố cáo thường tập trung chủ yếu công tác quản lý nhà nước tài chính, công tác tổ chức cán bộ, chế độ sách người có công Tố cáo hành vi lợi dụng chức vụ, quyền hạn số cán Thanh tra, kiểm tra Phản ánh phẩm chất cán II Công tác tiếp công dân Một số tồn tại, thiếu sót tiếp công dân Mặc dù UBND quận Long Biên có nhiều cố gắng, công tác tiếp dân có nhiều chuyển biến tích cực, trình tổ chức thực mặt tồn hạn chế định, là: - Phòng tiếp dân chưa bố trí nơi thuận tiện đển dân đến khiếu nại, tố cáo sở vật chất thiếu thốn hạn chế đến kết tiếp công dân; - Ý thức chấp hành pháp luật, hiểu biết tiếp nhận chế độ sách, pháp luật Nhà nước số công dân hạn chế, thông tin không đầy đủ không kịp thời Do công dân người tiếp công dân gặp không khó khăn thực quyền nghĩa vụ - Nhiều vụ việc sau tiếp dân lãnh đạo UBND quận đạo đơn vị liên quan xem xét giải theo thẩm quyền không giải kịp thời, dây dưa, kéo dài vi phạm thời hạn giải quyết, dẫn đến việc công dân đến khiếu nại nơi tiếp dân nhiều lần - Cơ sở, vật chất, trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác tiếp dân thiếu thốn nên hạn chế đến hiệu tiếp công dân Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 49 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng PHẦN III KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP Để công tác tiếp dân UBND quận Long Biên thời gian đến vào nề nếp, có hiệu quả; xin kiến nghị số giải pháp sau: - UBND quận Long Biên cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền đổi nội dung, đa dang hình thức, phương pháp tuyên truyền, giáo dục pháp luật đến người dân thông qua phương tiện thông tin đại chúng, hội nghị… qua nâng cao trách nhiệm, ý thức pháp luật cán bộ, nhân dân - Bộ phận tiếp dân cần phải chọn cán làm công tác tiếp công dân người có phẩm chất, có lực trình độ chuyên môn; phải đào tạo bản, am hiểu pháp luật thực có lòng yêu nghề; đặc biệt phải nắm Luật Khiếu nại, tố cáo - Cần có kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác tiếp dân, hàng năm; ý kết hợp chặt chẽ khâu lựa chọn, tuyển dụng, bố chí cán với trình đào tạo, bồi dưỡng Đồng thời phải có chế độ sách đãi ngộ với đội ngũ cán làm công tác tiếp dân Phải có chế độ khen thưởng xử lý kỷ luật với cán làm tốt có vi phạm công tác tiếp công dân - Lãnh đạo UBND cần nâng cao trách nhiệm công tác tiếp công dân, có đề nghị, yêu cầu đáng công dân tạo điều kiện để người dân trình bày tâm tư, nguyện vọng họ; trường hợp không tiếp nên có lịch hẹn cụ thể để gặp họ thời gian gần cử người có đầy đủ trách nhiệm thay mặt tiếp dân Khi làm nhiệm vụ tiếp dân phải nghe thấu việc, khéo léo để làm sáng tỏ vấn đề, đồng thời dựa sở pháp luật để đưa giải pháp thích hợp cho loại việc Việc thuộc thẩm quyền phải làm nhanh làm đến nơi, đến chốn - Phải bố nơi tiếp công dân nơi thuận lợi nhất, để tiện cho nhân dân liên hệ cần Đảm bảo công tác tiếp công dân phải thực quy trình, thường xuyên đột xuất, nắm bắt giải tốt yêu cầu công dân Công tác tiếp công dân phải đảm bảo đạt hiệu thiết thực, giảm phiền hà cho người dân, hạn chế đến mức thấp việc khiếu nại, tố cáo vượt cấp, đông Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 50 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng người Tăng cường hổ trợ sở vật chất, trang thiết bị, công cụ hổ trợ cho phòng tiếp dân cán tiếp dân làm việc - Lãnh đạo UBND cần tăng cường kiểm tra việc giải khiếu nại, tố cáo Chi cục thuế công tác tiếp công dân giải khiếu nại, tố cáo Việc kiểm tra cần tiến hành thường xuyên, liên tục gắn với đổi mới, cải tiến phương pháp, cách thức để nhanh chóng phát hiện, xử lý, uốn nắn, chấn chỉnh vi phạm sai sót, khuyết điểm Mặt khác biểu dương, nhân rộng mặt tích cực điển hình, tiên tiến công tác tiếp công dân - Thường xuyên tổ chức họp, đúc rút kinh nghiệm hàng tháng, quý để tìm nguyên nhân, kết đạt được, tồn cần khắc phục nhằm nâng cao kỷ nghiệp vụ cho đội ngũ tiếp dân KẾT LUẬN Tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo hoạt động quan trọng trình quản lý nhà nước Khiếu nại, tố cáo xảy lĩnh vực đời sống xã hội có liên quan đến nhiều cấp, nhiều ngành Để công tác giải khiếu nại, tố cáo đạt hiệu quả, phải coi trọng công tác tiếp công dân Làm tốt công tác tiếp công dân có nghĩa làm tốt công tác giải khiếu nại, tố cáo; biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn, hạn chế tình trạng khiếu nại, tố cáo hữu hiệu Tiếp công dân kênh thông tin quan trọng để quan nhà nước kịp thời tiếp nhận, xử lý kiến nghị, phản ánh công dân phục vụ công tác quản lý Đó sở quan trọng đảm bảo chất lượng, hiệu công tác giải khiếu nại, tố cáo Thực tốt việc giải khiếu nại, tố cáo công dân mà đặc biệt công tác tiếp công dân, điều thể quan tâm Nhà nước đến quyền tự do, lợi ích đáng công dân, bảo đảm cho phát triển kinh tế xã hội, ổn định trị, bảo đảm an ninh, quốc phòng đất nước Trong thời gian qua UBND quận Long Biên không ngừng cố gắng, nâng cao chất lượng công tác tiếp dân giải khiếu nại, tố cáo địa Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 51 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng bàn; Vì làm tốt công tác tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo quy trình, Luật góp phần ổn định kinh tế - trị địa bàn Quận Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, công tác tiếp dân giải khiếu nại tố cáo địa bàn hạn chế định cần khắc phục Qua thời gian học tập, nghiên cứu tình hình thực tế tiếp công dân, giải khiếu nại, tố cáo UBND quận Long Biên, rút số học kinh nghiệm; thân nhân viên công tác UBND quận Long Biên xin nêu lên thực trạng tiếp công dân đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu công tác tiếp dân giải khiếu nại, tố cáo thời gian tới để góp phần nhỏ bé vào việc thực tốt công tác tiếp công dân nói chung việc tiếp dân UBND quận Long Biên nói riêng Tuy nhiên, thời gian học tập có hạn, nghiên cứu chưa sâu, kiến thức nghiệp vụ hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều, cố gắng nghiên cứu tài liệu để phục vụ cho đề tài với tinh thần cao Nhưng chắn không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Tôi mong nhận quan tâm, góp ý quý thầy, cô giáo Xin trân trọng cảm ơn./ Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 52 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng PHẦN III: PHỤ LỤC Phụ Lục 1: Sơ đồ tổ chức máy UBND Quận Long Biên: Chủ Tịch UBND Quận Phó Chủ Tịch UBND Quận Phụ trách Văn hóa xã hội Phòng Ban Chuyên Môn UBND Các Phường Phó Chủ Tịch UBND Quận Phụ trách Đô thị Phòng Ban Chuyên Môn Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B UBND Các Phường Phó Chủ Tịch UBND Quận Phụ trách Kinh tế Phòng Ban Chuyên Môn UBND Các Phường 53 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng Phụ Lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND Quận Long Biên: Chánh Văn phòng HĐND&UBND Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND Phó Chánh Văn phòng HĐND&UBND Bộ phận Tổng hợp Bộ phận Hành quản trị Bộ phận Công nghệ thông tin Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 54 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng Phụ Lục 3: Quy dình quản lí giải văn Kiển tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng văn Đóng dấu văn Đăng ký văn Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 55 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng Phụ Lục 4: Quy dình quản lí giải văn đến Tiếp nhận đăng ký văn đến Trình chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 56 Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản Trị Văn Phòng Phụ Lục 5: Sơ đồ cấu tổ ch ức Văn phòng HĐND&UBND Quận Long Biên: Chú Thích: (1): Bàn tiếp nhận công văn Được trang bị máy tính để bản, điện thoại, máy in Tiếp nhận phát hành loại báo chí, tài liệu, giấp mời đến phòng, ban, đơn vị Đóng dấu phát hành văn (2): Bàn làm việc, xử lý công văn đến phần mềm văn đi, đến hệ thống máy tính, gửi chông văn qua hệ thống thư điện tử (3): Kệ để máy scan, máy fax khoang tài liệu lãnh đạo quan (4): Máy photo, phục vụ cho việc in văn (5): Tủ đựng hồ sơ lưu năm trước, phục vụ cho việc tìm kiếm (6): Bàn làm việc, lấy số văn phần mềm văn đi, đến hệ thống máy tính (7): Kệ treo tường đựng hồ sơ lưu tháng năm (8): Tủ sắt đựng tài liệu phòng, ban chuyên môn Nguyễn Ngọc Trâm – Lớp ĐHLT QTVP 1308B 57