Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân QUẬN NAM từ LIÊM

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM 1 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân (UBND) quận Nam Từ Liêm. 1 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Nam Từ Liêm. 3 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 3 3. Tìm hiểu công tác văn thư. lưu trữ của cơ quan tổ chức 7 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư. lưu trữ của cơ quan, tổ chức 7 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 8 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 8 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 11 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm 13 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 14 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 14 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 16 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 17 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 18 A. MỞ ĐẦU 18 1. Lý do chọn đề tài 18 2. Mục đích nghiên cứu 19 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 19 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 19 5. Phương pháp nghiên cứu 19 6. Các nguồn tài liệu tham khảo 20 B. NỘI DUNG 21 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 21 1.1. Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 21 1.2. Cở sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ 23 1.3. Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 29 1.4. Cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ 30 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 32 2.1. Khái quát quá trình hình thành phát triển của UBND quận Nam Từ Liêm 32 2.2. Tình hình quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm 33 2.3. Những thành tích đạt được về công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ 37 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 43 3.1. Nhận xét và đánh giá tổng quan về quản lý văn thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm 43 3.2. Kiến nghị 45 C. KẾT LUẬN 48 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 E. PHỤ LỤC 51

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM 1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân (UBND) quận Nam Từ Liêm .1 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND quận Nam Từ Liêm 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 3 Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ quan tổ chức 3.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức 3.2 Mô hình tổ chức văn thư quan 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan .8 3.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 11 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm .13 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan .14 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng .14 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp thiết bị phòng làm việc văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu .16 4.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 17 PHẦN II 18 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 18 A MỞ ĐẦU 18 Lý chọn đề tài 18 Mục đích nghiên cứu .19 Nhiệm vụ nghiên cứu .19 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 19 Phương pháp nghiên cứu 19 Các nguồn tài liệu tham khảo 20 B NỘI DUNG .21 CHƯƠNG 21 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC 21 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A VĂN THƯ, LƯU TRỮ 21 1.1 Vị trí, vai trò công tác văn thư, lưu trữ .21 1.2 Cở sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ 23 1.3 Quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 29 1.4 Cơ sở pháp lý công tác văn thư, lưu trữ .30 CHƯƠNG 32 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 32 2.1 Khái quát trình hình thành phát triển UBND quận Nam Từ Liêm 32 2.2 Tình hình quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm .33 2.3 Những thành tích đạt công tác quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ .37 CHƯƠNG 43 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 43 3.1 Nhận xét đánh giá tổng quan quản lý văn thư, lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm 43 3.2 Kiến nghị 44 C KẾT LUẬN 48 D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .49 E PHỤ LỤC 51 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Nhưng để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ phải cần có đạo, lãnh đạo, quản lý thống có hiệu từ nhiều công việc khác như: ban hành văn quản lý, kinh phí hoạt động, chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức cán bộ… Văn thư, lưu trữ đề tài sinh viên chuyên ngành quan tâm chuyên đề áp dụng nhiều bạn sinh viên theo chuyên ngành văn thư, lưu trữ quản trị văn phòng Với kiến thức trang bị cho thân ghế nhà trường, thêm vào khoảng thời gian nghiên cứu thực tiễn Ủy ban nhân dân Quận Nam Từ Liêm, có thêm điều kiện để tìm hiểu quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ Vì vậy, định chọn chuyên đề “Tìm hiểu quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm” làm đề tài nghiên cứu Tổng thể báo cáo chia thành phần chính: Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP “TÌM HIỂU QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM” Trong trình thực chuyên đề quan UBND quận Nam Từ Liêm, gặp phải số khó khăn bên cạnh có nhiều thuận lợi để khảo sát, nghiên cứu công tác quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ đây: Một số khó khăn: - Do Quận Nam Từ Liêm điều chỉnh địa giới hành từ huyện Từ Liêm trước kia, nên có nhiều thay đổi điều chỉnh tương đối khác so với huyện trước nên công tác nghiên cứu, thu thập, thống kê tài liệu vấp phải số khó khăn; - Thời gian thực tập quan tương đối ngắn nên việc khảo sát, nghiên cứu quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban thực số Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A công đoạn, phần nội dung thực trạng trọng tâm báo cáo Ngoài khó khăn nêu trình thực chuyên đề có số thuận lợi đáng kể: - Vị trí thực tập tương đối thuận lợi: phòng Nội vụ Vì phòng Văn phòng HĐND – UBND quận trực tiếp quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan, nên khối lượng thông tin thu thập tương đối đầy đủ; - Sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình chuyên viên phòng Nội vụ, chuyên viên phòng ban khác Quận Quá trình thực chuyên để “Tìm hiểu quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm” khó hoàn thiện giúp đỡ, hướng dẫn tận tình cán bộ, chuyên viên phòng Nội vụ Quận Nam Từ Liêm hướng dẫn bổ ích cô Lâm Thu Hằng cách thức hoàn thành đề tài Qua xin gửi lời biết ơn chân thành tới anh: Bùi Văn Cường chị: Tạ Thị Ly – chuyên viên phòng Nội vụ quận Nam Từ Liêm, số cán khác Ủy ban quận, giúp đỡ hoàn thiện tốt chuyên đề Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp thực khoảng thời gian tương đối ngắn nên khó tránh khỏi thiếu sót, mong có góp ý từ phía thầy, cô giáo Khoa để báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2015 SINH VIÊN Hoàng Văn Tuyến Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân (UBND) quận Nam Từ Liêm a) Vị trí, chức UBND quận quan chấp hành HĐND quan hành Nhà nước Quận, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, văn Chính phủ, văn UBND Thành phố Nghị HĐND Quận - UBND quận Nam Từ Liêm Hội đồng nhân dân cấp bầu ra, quan chấp hành pháp luật HĐND, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND cấp quan quản lý nhà nước cấp Quyết định, Chỉ thị tổ chức thực ,kiểm tra việc thi hành văn - UBND quận thực chức quản lý nhà nước địa phương ,góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương đến Đia phương - Tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp ,Luật ,các văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp, đạo hoạt động UBND cấp trực tiếp - Thực việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình lên cấp xem xét b) Nhiệm vụ, quyền hạn Pháp luật quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận quản lý hành Nhà nước mối quan hệ với HĐND quản lý tập trung, thống Chính phủ theo hệ thống hành cấp Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Nam Từ Liêm quy đinh Luật số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 tổ chức Hội đồng Nhân dân Uỷ ban Nhân dân - Quản lý nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát truyền hình linh vực xã hội khác, quản lý nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá - Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luật Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A - Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ cán cấp xã, bảo hiểm xã hội theo phân cấp Chính Phủ - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến Pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Quyết HĐND cấp quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương - Bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiên chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên sách hậu phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, quản lý việc cư trú lại người nước địa phương - Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn khác - Tổ chức thực việc thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời khoản thu từ thuế khoản thu khác điạ phương Uỷ ban nhân dân quận thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 107 Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân Uỷ ban Nhân dân 2003và thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức thực biện pháp bảo đảm thực thống kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội quy hoạch đô thị thành phố; - Quản lý kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn theo phân cấp Chính phủ; - Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất đô thị; tổ chức thực định xử lý vi phạm xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định pháp luật; - Quản lý, kiểm tra việc sử dụng công trình công cộng thành phố giao địa bàn quận c) Cơ cấu tổ chức * Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND quận Nam Từ Liêm (Phụ lục số 01 ) * Cơ cấu thành viên UBND quận Nam Từ Liêm: - 01 Chủ tịch UBND quận phụ trách chung - 03 Phó chủ tịch UBND quận: + Phó chủ tịch : Ông Nguyễn Trọng Lượng (phụ trách văn hóa - xã hội) + Phó chủ tịch: Ông Trần Thanh Long (phụ trách kinh tế - xây dựng ) + Phó chủ tịch: Ông Nguyễn Trường Sơn (phụ trách quản lý đô thị - 05 Ủy viên UBND quận: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A + Ủy viên UBND Trưởng Công an quận; + Ủy viên UBND Chỉ huy trưởng Ban huy Quân quận; + Ủy viên UBND Phó chánh Văn phòng HĐND – UBND quận; + Ủy viên UBND Chánh tra quận; + Ủy viên UBND Trưởng phòng Tài nguyên môi trường Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND quận Nam Từ Liêm 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng a) Vị trí,chức - Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, có chức tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân - Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân quận đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố b) Nhiệm vụ, quyền hạn Đối với chức quan chuyên môn Ủy ban nhân dân Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm Ủy ban nhân dân quận Đôn đốc, kiểm tra phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp phường việc thực chương trình, kế hoạch công tác Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường theo quy định pháp luật; Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật; Trình Ủy ban nhân dân quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân quận; Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch Ủy ban Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A nhân dân quận; theo dõi, đôn đốc phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp phường soạn thảo, chuẩn bị đề án phân công phụ trách; Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường trước trình Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, định; Giúp Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Quận uỷ, Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc quận, đoàn thể nhân dân cấp quận quan, tổ chức Trung ương, thành phố đóng địa bàn địa phương; Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị Ủy ban nhân dân quận; văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan Giúp Ủy ban nhân dân quận phối hợp với quan chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường; Quản lý thống việc ban hành văn Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành nhà nước Ủy ban nhân dân quận; Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình, biện pháp tổ chức thực công tác cải cách hành nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng Ủy ban nhân dân quận; 10 Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân phường nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành nhà nước theo quy định pháp luật; 11 Giải khiếu nại, tố cáo, thực công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân quận theo quy định pháp luật phân công Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; 12 Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; bảo đảm điều kiện hoạt động Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận tổ chức có liên quan theo quy định Ủy ban nhân dân quận; 13 Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức quan; 14 Quản lý tổ chức máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức tài sản, trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định pháp luật phân cấp quản lý Ủy ban nhân dân quận; 15 Thực nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao c) Cơ cấu tổ chức Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A * Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm (Phụ lục số 02) Hiện chức danh Chánh Văn phòng UBND quận Nam Từ Liêm bị khuyết thiếu, có 03 chức danh Phó Chánh Văn phòng sau: Ông Nguyễn Quang Diên – Phó Chánh Văn phòng Ông Nguyễn Sỹ Thắng – Phó Chánh Văn phòng Ông Đỗ Xuân Bình – Phó Chánh Văn phòng Cùng phận trực thuộc sau: Bộ phận Văn thư; Bộ phận Tổng hợp; Bộ phận Tài vụ; Bộ phận Công nghệ thông tin; Bộ phận Lễ tân; Bộ phận Lưu trữ; Bộ phận Tiếp dân; Bộ phận “Một cửa”; Bộ phận Bảo vệ; Bộ phận Lái xe; Nhà ăn quan; Hội trường, điện, nước; 2.1.2 Xây dựng mô tả việc vị trí công việc văn phòng * Bản mô tả việc Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chínhquản trị: Vị trí chức trách: Phó Chánh Văn phòng lãnh đạo Văn phòng, giúp Chánh Văn phòng điều hành số mặt công tác theo phân công Chánh Văn phòng Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ Chánh Văn phòng giao, Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trước pháp luật về toàn kết hoạt động giao Nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng thực công tác hành chính-quản trị nhiệm vụ khác Chánh Văn phòng giao Nhiệm vụ cụ thể: giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành, trực tiếp phân công Thanh tra viên, chuyên viên, nhân viên phụ trách thực công tác hành quản trị, gồm: * Công tác tài chính: - Lập dự toán toán kinh phí năm, dự toán chi tiêu cụ thể năm theo quy định; Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A - Đảm bảo chi tiêu theo Quy chế chi tiêu nội yêu cầu Chánh văn phòng; chấp hành thực chế độ tài chính, toán, toán, kiểm kê, báo cáo với Sở Tài theo quy định; - Phối hợp với phận tổ chức cán thực đúng, kịp thời xác chế độ, sách, nâng lương, chuyển ngạch, bảo hiểm, … công chức, nhân viên quan; - Hàng tháng, quý, sáu tháng, năm phải báo cáo Chánh Văn phòng tình hình hoạt động tài đơn vị Thực chế độ kiểm quỹ tiền mặt theo quy định; - Thực có hiệu Nghị định số 130/2005/ NĐ-CP ngày 17/10/2005 Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm sử dụng biên chế kinh phí quản lý hành quan nhà nước; đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ trị, đồng thời tăng thu nhập cho cán bộ, công chức, nhân viên quan *Công tác Văn thư – Lưu trữ: - Đảm bảo công tác nhận cập nhật vào chương trình theo dõi máy vi tính loại công văn - đến Công văn đến chuyển cho Chánh Văn phòng xử lý ngày, công văn sau ký tên đóng dấu phát hành phải nhanh chóng gửi bưu điện chuyển (hoặc trực tiếp chuyển cho người nhận, quan nhận); - Đảm bảo cập nhật tên hồ sơ lưu trữ vào chương trình theo dõi máy vi tính Thực công tác tiếp nhận, quản lý, lưu trữ bảo mật quy định Nhà nước, không để xảy mát thất lạc hồ sơ; cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp thời cho lãnh đạo phòng tra, phòng chuyên môn nghiệp vụ có yêu cầu phục vụ công tác *Công tác lái xe, bảo vệ, phục vụ: - Điều phối xe phục vụ công tác lãnh đạo phòng chuyên môn nghiệp vụ Đảm bảo an toàn tuyệt đối tham gia giao thông Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng xe, đảm bảo phục vụ kịp thời công tác; - Trang bị phương tiện làm việc cho đồng chí lãnh đạo, phòng nghiệp vụ Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở làm việc, tài sản, thiết bị quan Chuẩn bị chu đáo sở vật chất phục vụ họp, hội nghị tiếp khách; - Phối hợp với phòng tra, phòng chuyên môn nghiệp vụ tổ chức tốt công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy quan; - Tham dự họp lãnh đạo, họp triển khai công bố kết luận tra theo phân công Chánh văn phòng; - Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho tra viên, chuyên viên, nhân viên thuộc Văn phòng lĩnh vực chuyên môn giao; - Vận động công chức, nhân viên xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ công việc, thực đạo đức văn hóa công vụ quan; Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A toàn hồ sơ tài liệu kho lưu trư huyện để bàn giao cho UBND quận Nam Từ Liêm quản lý; - Giao cho Văn phòng HĐND - UBND ký hợp đồng với đơn vị có nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ để tư vấn, lập danh mục hồ sơ, tài liệu có phòng, ban, quan, đơn vị trực thuộc quản lý để giao nộp vào kho lưu trữ huyện Từ Liêm xây dựng quy chế bảo quản, khai thác hồ sơ, tài liệu kho Lưu trữ quận Nam Từ Liêm quản lý phục vụ nhiệm vụ trị, kinh tế, xã hội hai quận Nam Từ Liêm, Bắc Từ Liêm; - Giao phòng Tài nguyên Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất nhà huyện Từ Liêm thực việc thu hồi, bảo quản toàn hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ Văn phòng đăng ký đất nhà quản lý (có danh mục hồ sơ kèm theo) gửi vào lưu trữ huyện Từ Liêm để bàn giao cho UBND quận Nam Từ Liêm quản lý - Đối với hồ sơ, tài liệu HĐND – UBND xã, thị trấn chia tách giữ nguyên, HĐND – UBND xã, thị trấn chia tách thành lập đơn vị hành hồ sơ, tài liệu quản lý UBND phường tiếp nhận trụ sở cũ tiếp nhận quản lý - Đối với quan, đơn vị hiệp quản: thực thu hồi, chỉnh lý, thống kê, bảo quản, lưu giữ hồ sơ tài liệu quan đơn vị Trường hợp có biến động chia tách, sáp nhập theo hướng dẫn ngành dọc cấp - Việc hủy tài liệu hết giá trị, tạm thời chưa thực thời gian Nghiêm cấm việc tiêu hủy, làm sai lệch, tự ý chụp, di chuyển hồ sơ, tài liệu khỏi nơi quy định Nếu vi phạm tùy theo mức dộ bị xử lý theo quy định pháp luật - Chủ tịch UBND quận Nam Từ Liêm yêu cầu đồng chí Trưởng phòng, ban, ngành, quan, đơn vị, tổ chức xã hội trực thuộc, UBND phường nghiêm túc triển khai thực hiện, chịu trách nhiệm công tác bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đơn vị 2.3 Những thành tích đạt công tác quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ 2.3.1 Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ văn quy định, hướng dẫn Quận Nam Từ Liêm có 10 phường với dân số 233.490 dân, quận quản lý kho lưu trữ huyện Từ Liêm trước nên số lượng công việc quản lý Nhà nước văn thư lưu trữ phải giải lơn Xác định vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ, thời gian qua, cấp ủy Đảng, quyền quận quan tâm đạo nhằm đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ địa bàn thực theo quy định Luật Lưu trữ, văn hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ văn khác công tác văn thư, lưu trữ, Thông tư số 01/2011/TT- 37 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính… Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ năm 2011 văn quy định, hướng dẫn trọng Trong năm qua, nhằm nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, UBND quận Nam Từ Liêm cử cán tham gia đầy đủ, thành phần lớp tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ tổ chức Thực Kế hoạch số 06/KH-UBND ngày 07 tháng 01 năm 2014 UBND Thành phố Hà Nội, UBND quận Nam Từ Liêm tổ chức triển khai Kế hoạch số 57/KHUBND ngày 24 tháng năm 2014 công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 nhằm nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên phòng, ban, quan, đơn vị UBND phường địa bàn Quận vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ; Tăng cường công tác quản lý Nhà nước hoạt động văn thư, lưu trữ phòng, ban, quan, đơn vị UBND phường địa bàn Quận vào nề nếp thực theo quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời sở để phòng, ban, quan, đơn vị UBND phường xây dựng kế hoạch tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 2.3.2 Công tác xây dựng, ban hành văn quản lý công tác văn thư lưu trữ Ngày 01 tháng năm 2014, UBND quận ban hành Quy chế làm việc tạm thời UBND lâm thời quận Nam Từ Liêm (kèm theo Quyết định số 01/QĐ-UBND ngày 01 tháng năm 2014) Trong quy định rõ quy chế quản lý văn đến thủ tục trình, ban hành, kiểm tra việc thực văn bản; UBND quận Nam Từ Liêm ban hành Quy định quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ quận Nam Từ Liêm kèm theo Quyết định số 48/QĐUBND ngày 02 tháng năm 2014 việc ban hành Quy định quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ quận Nam Từ Liêm; Thực Kế hoạch só 06/KH-UBND ngày 07 tháng 01 năm 2014 UBND Thành phố Hà Nội, UBND quận Nam Từ Liêm ban hành Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày 24 tháng năm 2014 công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 2.3.3 Công tác tổ chức cán Để đảm bảo tốt công tác lưu trữ quan UBND quận, Văn phòng HĐND – UBND quận phân công 01 đồng chí Phó chánh Văn phòng phụ trách công tác lưu trữ 01 đồng chí cán có trình độ Đại học, có tinh thần trách nhiệm vầ có tính trung thực cao làm công tác lưu trữ, 02 đồng chí có trình độ trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ có kinh nghiệm phụ trách công tác văn thư quan thành lập 01 phận tổng hợp 38 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A trực thuộc Văn phòng HĐND – UBND quận giúp việc công tác quản lý văn đi, văn đến công tác tổng hợp Căn Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005, UBND quận Nam Từ Liêm thực chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ với hệ số 0,2 bồi dưỡng vật cán làm công tác lưu trữ theo Công văn số 758/VTLTNN-TCCB 13 tháng 11 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Các đơn vị thuộc quận UBND phường có cán kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ, tổng số 31 người, 28/31 cán có trình độ Đại học UBND phường bố trí cán văn thư kiêm công tác lưu trữ trực thuộc công chức văn phòng – thống kê Tuy thành lập phường bố trí đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ, trọng nâng cao chất lượng, đáp ứng yêu cầu công tác đặt ra, 10 phường có tổng số 10 đồng chí cán văn thư, lưu trữ hầu hết có trình độ đại học, trẻ, nhiệt tình động công tác 2.3.4 Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Thực Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày 24 tháng năm 2014 UBND quận công tác văn thư, lưu trữ năm 2014, UBND quận giao nhiệm vụ cho phòng Nội vụ phối hợp với phòng, ban, ngành liên quan lập kế hoạch tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ 10 phường, tập trung vào nội dung: việc triển khai, thực văn văn thư, lưu trữ, số lượng tài liệu bảo quản xã, thị trấn; cở sở vật chất, phòng kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu; chế độ quản lý hồ sơ, tài liệu, công văn đi, đến…; Số lượng cán làm công tác văn thư, lưu trữ, trình độ chuyên môn… Dự kiến thời gian kiểm tra vào tháng 11/2014 2.3.5 Công tác Văn thư lập hồ sơ hành a) Công tác ban hành, quản lý văn đi, đến quản lý dấu Từ ngày 01 tháng năm 2014, tất phòng, ban, quan, đơn vị UBND phường địa bàn quận thực mở sổ quản lý văn đi, văn đến theo quy định Từ ngày 01/4/2014 đến ngày 30/10/2014, phận văn thư quan UBND quận Nam Từ Liêm tiếp nhận 4.421 văn đến, đó: - Văn thông thường: 4.299 văn bản; - Văn mật: 52 văn bản; - Văn quy phạm pháp luật: 70 văn Đã ban hành 5.081 văn loại gồm: - Công văn 1100 văn bản; - Thông báo: 257 văn bản; 39 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A - Báo cáo: 198 văn bản; - Quyết định: 3219 văn bản; - Kế hoạch, hướng dẫn, chương trình, thị: 209 văn bản; - Tờ trình: 83 văn bản; - Văn mật: 15 văn Quy trình tiếp nhận ban hành văn đảm bảo quy định, nhanh chóng, xác, đáp ứng kịp thời công tác lãnh dạo, đạo điều hành UBND quận Việc quản lý sử dụng dấu thực theo quy định pháp luật b) Công tác xây dựng danh mục hồ sơ hành Ngay từ sau máy vào hoạt động từ ngày 01/4/2014, lãnh đạo UBND quận yêu cầu phòng, ban, ngành thuộc Quận UBND phường xây dựng kế hoạch hoạt động, xây dựng danh mục hồ sơ hành đơn vị 2.3.6 Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng Tổng số hồ sơ tài liệu có kho trước thực thu thập tài liệu trước điều chỉnh địa giới hành theo hướng dẫn Công văn số 204/SNV-CCVTLT ngày 24 tháng 01 năm 2014 Sở Nội vụ thành phố Hà Nội việc hướng dẫn quản lý văn thư, lưu trữ điều chỉnh địa giới hành huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận Số lượng tài liệu có kho: 700 mét giá tài liệu: + Tổng số mét hồ sơ chỉnh lý 550m +Tổng số hồ sơ chưa chỉnh lý 150m - Tổng số hồ sơ tài liệu thu thập trước điều chỉnh địa giới hành theo hướng dẫn Sở Nội vụ Thành phố: 6190 cặp tài liệu gồm toàn tài liệu HĐND, UBND huyện phòng, ban, đơn vị thuộc huyện Từ Liêm bàn giao Kho Lưu trữ - Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm (nay Văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm) Số hồ sơ tài liệu bàn giao Kho Lưu trữ tình trạng bó gói lộn xộn chưa chỉnh lý, xếp có tác động nghiệp vụ lưu trữ Hiện tại, UBND quận chưa có điều kiện để chỉnh lý số tài liệu dự kiến kinh phí lớn UBND quận giao cho Văn phòng HĐND – UBND quận phối hợp với phòng ban ngành liên quan tham mưu xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu kỳ từ đến năm 2018 2.3.7 Công tác bố trí phòng kho trang thiết bị để bảo quản tài liệu * UBND quận giao cho Văn phòng HĐND – UBND quận quản lý 03 Kho lưu trữ gồm: - Kho Lưu trữ quan bố trí tầng trụ sở Tiếp dân giải thủ tục hành quận với diện tích khoảng 340m2, 01 phòng để cán lưu trữ làm việc, có 40 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A trang bị thiết bị máy tính Kho lưu trữ quan xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng với kết cấu chống mối mọt, đại với tổng kinh phí đầu tư 1,9 tỷ đồng Trang thiết bị bảo vệ, lưu trữ tài liệu gồm: + 02 máy hút ẩm; + 05 quạt thông gió; + 01 máy điều hòa nhiệt độ; + 24 dãy giá sắt để tài liệu; + 2.560 hộp tông; + 2.812 cặp ba dây - 01 Kho lưu trữ đặt tầng trụ sở Tiếp dân giải thủ tục hành quận với diện tích khoảng 100m2 - 01 Kho lưu trữ đặt Văn phòng Tài nguyên & Môi trường quận đặt trụ sở UBND quận * Giao kho lưu trữ đặt Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất quận Nam Từ Liêm cho văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đát Quận phụ trách quản lý - Giao Kho lưu trữ đặt Trụ sở Ban Quản lý Dự án quận Nam Từ Liêm bàn giao cho Ban Quản lý Dự án Quận phụ trách quản lý (Theo Công văn số 371/UBND-NV ngày 29 tháng năm 2014 UBND huyện Từ Liêm việc giao quản lý kho lưu trữ) Tất kho trang bị đầy đủ trang thiết bị bảo quản (điều hòa, máy hút ẩm, bình chữa cháy…) * Đối với phường: Đến có 08/10 phường bố trí Kho lưu trữ riêng gồm: phường Tây Mỗ, phường Đại Mỗ, phường Trung Văn, phường Cầu Diễn, phường Mễ Trì, phường Mỹ Đình 2, phường Mỹ Đình phường Phương Canh trụ sở UBND phường đặt trụ sở UBND xã huyện Từ Liêm trước 02 phường Phú Đô phường Xuân Phương chưa xếp kho lưu trữ trụ sở chưa có đủ sở vật chất phòng kho phục vụ công tác lưu trữ 2.3.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin - Việc quản lý văn đi, văn đến thực theo quy định UBND quận ứng dụng phần mềm quản lý văn đi, văn đến tích hợp với phần mềm chuyển nhận văn công tác văn thư UBND quận Nam Từ Liêm Đối với văn mật đến văn mật mở sổ văn đi, văn đến viết tay xử lý theo quy định - Công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ quan UBND quận triển khai thực nhằm tạo thuận lợi cho việc tra cứu văn 41 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A 2.3.9 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực tốt công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, tính đến 30/10/2014, Kho lưu trữ quận Nam Từ Liêm cung cấp tài liệu phục vụ 93 lượt người khai thác tra cứu (bao gồm cán bộ, công chức 02 quận Bắc Từ Liêm Nam Từ Liêm) Để quản lý văn người đến khai thác tài liệu, cán lưu trữ lập sổ theo dõi việc phục vụ khai thác tài liệu Công tác lập sổ sách quản lý kho tài liệu đảm bảo Tình trạng tài liệu bảo quản kho lưu trữ không mối mọt, không ẩm mốc 2.3.10 Tình hình thực chế độ thông tin báo cáo định kỳ Công tác lập báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ cán văn thư, lưu trữ thực thường xuyên, định kỳ hàng quý báo cáo lãnh đạo UBND quận Định kỳ hàng quý, tháng năm, UBND quận báo cáo UBND Thành phố, Sở Nội vụ Chi cục Văn thư lưu trữ Thành phố nội dung thời gian quy định Thường xuyên đôn đốc đơn vị trực thuộc thực tốt công tác thông tin báo cáo 42 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 3.1 Nhận xét đánh giá tổng quan quản lý văn thư, lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm a) Những ưu điểm Trong thời gian qua, UBND quận Nam Từ Liêm thực tốt Luật lưu trữ văn hướng dẫn thi hành Luật lưu trữ; văn khác công tác văn thư, lưu trữ Vì vậy, công tác văn thư, lưu trữ từ Quận đến sở quan tâm, trọng có bước chuyển biến đáng kể; - Công nghệ thông tin ứng dụng công tác văn thư, lưu trữ; - Sự phối hợp thống Văn phòng HĐND – UBND phòng Nội vụ Quận công tác quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ thực thường xuyên; - Biên chế cán văn thư, lưu trữ tăng cường số lượng chất lượng, cán làm công tác văn thư phòng, ban, đơn vị cải thiện đáng kể; cán văn thư, lưu trữ thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ; - Hoạt động quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ đạt kết thiết thực; công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đẩy mạnh; hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tăng cường đạt hiệu cao; - Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ tăng cường, Quận hoàn thành Đề án xây dựng kho Lưu trữ chuyên dụng từ lâu; - Công tác chỉnh lý, thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử đẩy mạnh; - Công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày trọng, đa dạng hình thức phục vụ loại hình tài liệu, công tác phục vụ khai thác phần đáp ứng nhu cầu xã hội; số lượng người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày tăng Thành tích đạt sau nhiều năm qua nguyên nhân chủ yếu sau đây: - Một là, quan tâm, đạo Đảng Nhà nước, đặc biệt quan tâm toàn diện Bộ Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ, lĩnh vực xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật; - Hai là, nỗ lực cao độ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, có nhiều biện pháp nhằm tăng cường đạo việc thực số Nghị định Chính phủ; - Ba là, nhờ có quan tâm sâu sắc cua lãnh đạo UBND Thành phố, lãnh đạo Quận, lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND lãnh đạo sở, ngành thể qua việc 43 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A đầu từ sở vật chất, kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; kiện toàn tổ chức tăng cường cán bộ; - Bốn là, cán văn thư, lưu trữ địa phương phát huy tính chủ động, sáng tạo công tác, làm tốt chức tham mưu cho lãnh đạo cấp việc tổ chức thực văn hướng dẫn cua Bộ Nội vụ Chính phủ b) Những tồn tại, hạn chế Bên cạnh kết đạt trình bày trên, quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm số tồn sau đây: Thứ nhất, nhận thức số lãnh đạo cấp vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ chưa mức, dẫn đến công tác văn thư, lưu trữ bị xem nhẹ công tác khác Thứ hai, biên chế văn thư, lưu trữ địa phương thiếu so với nhiệm vụ giao Thứ ba, sở vật chất kinh phí đầu từ cho công tác văn thư, lưu trữ tăng cường, chưa đáp ứng yêu cầu mà Chỉ thị thủ tướng Chính phủ đề Cho đến nay, phương tiện bảo quản tài liệu kho lưu trữ thô sơ chưa đầy đủ Thứ tư, tình trạng tài liệu tồn đọng phòng, ban, đơn vị nhiều; chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử chưa thật tốt đầy đủ Thứ năm, công tác tổ chức khai thác, sử dụng, công bố tài liệu nhiều hạn chế, tài liệu lưu trữ chưa phát huy hết giá trị để phục vụ mục đích người dân xã hội Thứ sáu, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ chưa thống nhiều tảng công nghệ khác thiết lập từ nhiều nhà sản xuất c) Nguyên nhân tồn Những tồn tài nguyên nhân chủ yếu sau đây: Một là, hệ thống văn quy phạm pháp luật lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ bước hoàn thiện, chưa đầy đủ đồng bộ; chưa có chế tài xử phạt trường hợp vi phạm chế độ công tác văn thư, lưu trữ Hai là, tổ chức văn thư, lưu trữ địa phương chưa ổn định, kiêm nhiệm khuyết thiếu nhiều Ba là, sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ tăng cường, nhìn chung chưa đáp ứng đủ cho yêu cầu công việc Bốn là, việc đại hóa công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, tra tìm tài liệu chưa thực 3.2 Kiến nghị Sau số kiến nghị: 44 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A - Về tổ chức máy văn thư, lưu trữ: đề nghị Bộ Nội vụ sớm có Thông tư hướng dẫn tổ chức máy văn thư, lưu trữ địa phương có hướng dẫn cụ thể lưu trữ cấp quận, huyện; - Đề nghị Bộ Nội vụ có định biên cụ thể cho cấp địa phương, quan tâm đến biên chế chuyên trách quản lý văn thư, lưu trữ cấp quận, huyện; có hướng dẫn tiêu biên chế cán chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ phòng, ban, quan, đơn vị thuộc quận - Đề nghị Chi cục Văn thư lưu trữ có văn hướng dẫn UBND quận việc tiêu hủy tài liệu trùng, tài liệu sau chỉnh lý trước theo quy định hành, giải phóng diện tích kho lưu trữ, quy trình tiêu hủy hồ sơ chứng thực; có văn hướng dẫn cụ thể, chi tiết việc lục Bản đồ, sổ mục kê thơi kỳ hồ sơ, tài liệu liên quan đến đất đai…; - Đề nghị Sở Nội vụ Thành phố tổ chức lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức; - Đề nghị UBND Thành phố bổ sung kinh phí cho quận Nam Từ Liêm nhằm phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu, tiêu hủy tài liệu theo quy định tăng cường trang thiết bị để bảo quản tài liệu - Đề nghị cấp có thẩm quyền sớm ban hành số văn sau: - Nghị định xử lý vi phạm hành công tác văn thư, lưu trữ; - Quy định viết hoa văn hành chính; - Quy định giải mật tài liệu lưu trữ;… * Phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới Để thực tốt nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ thời gian tới, UBND quận Nam Từ Liêm cần tăng cường biện pháp nhằm thực nhiệm vụ sau đây: - Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011, văn hướng dẫn thi hành Luật lưu trữ văn khác công tác văn thư, lưu trữ thông qua hệ thống phát thanh, cổng thông tin điện tử Quận; - Căn văn quy phạm pháp luật, văn đạo UBND Thành phố, Sở Nội vụ văn hướng dẫn Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành phố, tiến hành rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ sung xây dựng, văn đạo, hướng dẫn thuộc thẩm quyền Quận công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật hành; - Kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ; nâng cao trình độ cán văn thư, lưu trữ + Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ phù hợp với yêu cầu tại; 45 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A + Bố trí đủ cán văn thư, lưu trữ theo chức danh quy định Nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ tỉnh đề ra; + Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ lý luận chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ - Xây dựng, ban hành văn quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ: + Hoàn thiện xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị; quy định công tác văn thư, lưu trữ; + Xây dựng Danh mục hồ sơ hành, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quan; + Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan - Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ: + Xây dựng kế hoạch tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tâc văn thư, lưu trữ quan, UBND phường quận; + Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; + Kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu; + Hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc thực tốt việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; + Tăng cường việc thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, thực tốt văn hướng dẫn Nhà nước Đây nhiệm vụ trọng tâm thời gian tới + Thường xuyên kiểm tra thực việc bảo trì, sửa chữa, trang bị thiết bị, phương tiện để bảo quản tài liệu: phòng cháy chữa cháy, giá, hộp, cặp tài liệu, bìa hồ sơ, hệ thống thông gió…; + Xây dựng Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng có kho Lưu trữ - Đầu tư sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ: + Cần đầu tư sửa chữa, cải tạo xây kho lưu trữ nhằm đáp ứng yêu cầu tại; + Tăng cường trang thiết bị cần thiết cho công tác văn thư, lưu trữ; + Bố trí đủ kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ như: chỉnh lý tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ… 46 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A - Một số nhiệm vụ khác: + Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ; + Thực tốt chế dộ, sách cán làm công tác văn thư, lưu trữ; + Đẩy mạnh công tác thi đua, khen thưởng văn thư, trữ; + Thực tốt, đầy đủ xác, kịp thời chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo thời gian chuẩn để có điều chỉnh kịp thời 47 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A C KẾT LUẬN Có thể nói, với kiến thức đầy đủ công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt khái niệm; vị trí, ý nghĩa công tác văn thư, lưu trữ giúp hiểu thêm nhiều tầm quân trọng quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Từ giúp độc giả, cán văn thư, lưu trữ tương lai có kiến thức vững vàng chuyên môn nghiệp vụ khả giải công việc mình, góp phần nâng cao hiệu công việc Một lần nhìn nhận quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm, để có thành tích ngày hôm công tác có nỗ lực lớn từ vị lãnh đạo, toàn thể cán bộ, công chức, viên chức Quận chặng đường tên “quận Nam Từ Liêm”, kế thừa phát huy truyền thống tốt đẹp hào sảng từ huyện Từ Liêm trước kia, mang đầy trọng trách khó khăn hơn, gian nan nhiệm vụ, chức trách quản lý Nhà nước tất lĩnh vực đời sống xã hội, công tác văn thư, lưu trữ - công tác chủ chốt, lâu đời, gắn bó chặt chẽ tách rời trình giải công việc, thực nhiệm vụ mà Đảng, Nhà nước, Thành phố giao phó Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu UBND quận Nam Từ Liêm công tác quản lý Nhà nước văn thư lưu trữ kết nghiên cứu cá nhân sở khoa học để Ủy ban quận tiếp tục hoàn thiện công tác này, văn đạo, quản lý cần phải điều chỉnh phù hợp với xu luôn thay đổi xã hội đất nước thời kỳ hội nhập 48 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; 5.Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Và số văn khác II CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM Chỉ thị (cá biệt) số 65/CT-UBND Chủ tịch UBND huyện Từ Liêm trước việc tăng cường quản lý Nhà nước công tácvăn thư, lưu trữ phục vụ điều chỉnh địa giới hành Huyện Từ Liêm thành 02 quận 23 phương; Kế hoạch số 262/KH-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2014 UBND quận Nam Từ Liêm Kế hoạch công tác lưu trữ năm 2015; Quyết định só 48/QĐ-UBND ngày 02/4/2014 việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ quận Nam Từ Liêm (cùng quy chế kèm theo); Quy chế công tác văn thư lưu trữ UBND quận Nam Từ Liêm; phường Phú Đô Và số văn khác 49 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A III SÁCH VÀ CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO KHÁC Cục Lưu trữ Nhà nước (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất Khoa học Xã hội, Hà Nội Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn Công tác lưu trữ,Nhà xuất Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội Dương Văn Khảm (chủ biên) (2009), Công tác Văn thư Lưu trữ, Nhà xuất Văn hóa Thông tin, Hà Nội Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội (2009), Giáo trình Lưu trữ, Nhà xuất Giao thông Vận tải, Hà Nội Các website: http://namtuliem.hanoi.gov.vn/ http://sonoivu.hanoi.gov.vn/ http://sonoivu.bacgiang.gov.vn/ Cùng số sách, báo, tạp chí khác có liên quan đến quản lý công tác văn thư, lưu trữ 50 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Văn Tuyến - Lớp ĐHLT QTVPK1A E PHỤ LỤC 51