Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân QUẬN NAM từ LIÊM

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM 1 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân (UBND) quận Nam Từ Liêm. 1 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Nam Từ Liêm. 3 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 3 3. Tìm hiểu công tác văn thư. lưu trữ của cơ quan tổ chức 7 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư. lưu trữ của cơ quan, tổ chức 7 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 8 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 8 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 11 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm 13 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 14 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 14 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 16 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 17 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 18 A. MỞ ĐẦU 18 1. Lý do chọn đề tài 18 2. Mục đích nghiên cứu 19 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 19 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 19 5. Phương pháp nghiên cứu 19 6. Các nguồn tài liệu tham khảo 20 B. NỘI DUNG 21 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 21 1.1. Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 21 1.2. Cở sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ 23 1.3. Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 29 1.4. Cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ 30 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 32 2.1. Khái quát quá trình hình thành phát triển của UBND quận Nam Từ Liêm 32 2.2. Tình hình quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm 33 2.3. Những thành tích đạt được về công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ 37 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 43 3.1. Nhận xét và đánh giá tổng quan về quản lý văn thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm 43 3.2. Kiến nghị 45 C. KẾT LUẬN 48 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 E. PHỤ LỤC 51

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN NAM TỪ LIÊM 1

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân (UBND) quận Nam Từ Liêm 1

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Nam Từ Liêm 3

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 3

3 Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức 7

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức 7

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 8

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 8

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 11

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm 13

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 14

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 14

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 16

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 17

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 18

A MỞ ĐẦU 18

1 Lý do chọn đề tài 18

2 Mục đích nghiên cứu 19

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 19

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 19

5 Phương pháp nghiên cứu 19

6 Các nguồn tài liệu tham khảo 20

B NỘI DUNG 21

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 21

1.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 21

1.2 Cở sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ 23

1.3 Quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 29

1.4 Cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ 30

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 32

2.1 Khái quát quá trình hình thành phát triển của UBND quận Nam Từ Liêm 32

2.2 Tình hình quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm 33

2.3 Những thành tích đạt được về công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ 37

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 43

3.1 Nhận xét và đánh giá tổng quan về quản lý văn thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm 43

3.2 Kiến nghị 45

C KẾT LUẬN 48

D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49

E PHỤ LỤC 51

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cầnthiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giátrị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều

Nhưng để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ phải cần có sự chỉ đạo, lãnh đạo, quản

lý thống nhất và có hiệu quả từ rất nhiều công việc khác nhau như: ban hành văn bản quản lý, kinh phí hoạt động, chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức cán bộ…

Văn thư, lưu trữ luôn là đề tài được sinh viên chuyên ngành quan tâm và là chuyên

đề được áp dụng khá nhiều đối với các bạn sinh viên theo chuyên ngành văn thư, lưu trữ

và quản trị văn phòng

Với những kiến thức đã được trang bị cho bản thân trên ghế nhà trường, thêm vào

đó là khoảng thời gian nghiên cứu thực tiễn tại Ủy ban nhân dân Quận Nam Từ Liêm, tôi

có thêm điều kiện để tìm hiểu về quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ tại đây

Vì vậy, tôi đã quyết định chọn chuyên đề “Tìm hiểu quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm” làm đề tài nghiên cứu của mình.

Tổng thể báo cáo được chia thành 2 phần chính:

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM

Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP “TÌM HIỂU QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM”

Trong quá trình thực hiện chuyên đề này tại cơ quan UBND quận Nam Từ Liêm, tôi đã gặp phải một số khó khăn nhưng bên cạnh đó cũng có khá nhiều thuận lợi để khảo sát, nghiên cứu công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ tại đây:

Một số khó khăn:

- Do Quận Nam Từ Liêm mới được điều chỉnh địa giới hành chính từ huyện Từ Liêm trước kia, nên có nhiều thay đổi cũng như điều chỉnh tương đối khác so với huyện trước kia nên công tác nghiên cứu, thu thập, thống kê tài liệu cũng vấp phải một số khó khăn;

- Thời gian thực tập tại cơ quan là tương đối ngắn nên việc khảo sát, nghiên cứu quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban chỉ thực hiện được ở một số

công đoạn, trong khi đó phần nội dung thực trạng luôn là trọng tâm của bất kỳ một bài báo cáo nào.

Ngoài những khó khăn nêu trên thì quá trình thực hiện chuyên đề có được một số thuận lợi đáng kể:

- Vị trí thực tập tương đối thuận lợi: phòng Nội vụ Vì phòng này cùng Văn phòngHĐND – UBND quận trực tiếp quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, nên khối lượng thông tin thu thập được là tương đối đầy đủ;

- Sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của chuyên viên phòng Nội vụ, chuyên viên các phòng ban khác của Quận

Quá trình thực hiện chuyên để “Tìm hiểu quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm” sẽ khó có thể hoàn thiện nếu không có sự giúp

đỡ, hướng dẫn tận tình của cán bộ, chuyên viên phòng Nội vụ Quận Nam Từ Liêm cùng những hướng dẫn rất bổ ích của cô Lâm Thu Hằng về cách thức hoàn thành đề tài Qua đây tôi xin gửi lời biết ơn chân thành tới anh: Bùi Văn Cường và chị: Tạ Thị Ly – chuyênviên phòng Nội vụ quận Nam Từ Liêm, cùng một số cán bộ khác tại Ủy ban quận, đã giúp đỡ tôi hoàn thiện tốt chuyên đề của mình

Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp được thực hiện trong khoảng thời gian tương đối ngắn nên khó tránh khỏi những thiếu sót, rất mong có sự góp ý từ phía các thầy, cô giáo trong Khoa để báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 30 tháng 7 năm 2015

SINH VIÊN

Hoàng Văn Tuyến

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN

NAM TỪ LIÊM

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân (UBND) quận Nam Từ Liêm.

a) Vị trí, chức năng

UBND quận là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan hành chính Nhà nước

ở Quận, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, các văn bản của Chính phủ, văn bản của UBND Thành phố và các Nghị quyết của HĐND Quận

- UBND quận Nam Từ Liêm do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành pháp luật của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và cơ quan quản lý nhà nước cấp trên ra Quyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện ,kiểm tra việc thi hành các văn bản đó

- UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương ,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất của bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến Đia phương

- Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp ,Luật ,các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạt động của UBND cấp dưới trực tiếp

- Thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình lên cấp trên xem xét

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

Pháp luật quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận trong quản lý hành chính Nhà nước và trong mối quan hệ với HĐND dưới sự quản lý tập trung, thống nhất của Chính phủ theo hệ thống hành chính 4 cấp

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Nam Từ Liêm được quy đinh tại Luật số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 về tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân

- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, tiểuthủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh truyền hình và các linh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của pháp luật

- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của Chính Phủ.

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến Pháp, Luật, các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND cùng cấp trong các

cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiên chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậu phương, quản lý hộ khẩu,

hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của người nước ngoài tại địa phương

- Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm của công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác

- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của phápluật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các khoản thu từ thuế và các khoản thu khác ở điạ phương

Uỷ ban nhân dân quận thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các điều

97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 của Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân 2003và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố;

- Quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ;

- Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phố giao trên địa bàn quận

c) Cơ cấu tổ chức

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND quận Nam Từ Liêm (Phụ lục số 01 )

* Cơ cấu thành viên UBND quận Nam Từ Liêm:

- 01 Chủ tịch UBND quận phụ trách chung

- 03 Phó chủ tịch UBND quận:

+ Phó chủ tịch : Ông Nguyễn Trọng Lượng (phụ trách văn hóa - xã hội)

+ Phó chủ tịch: Ông Trần Thanh Long (phụ trách kinh tế - xây dựng )

+ Phó chủ tịch: Ông Nguyễn Trường Sơn (phụ trách quản lý đô thị

- 05 Ủy viên UBND quận:

+ Ủy viên UBND là Trưởng Công an quận;

+ Ủy viên UBND là Chỉ huy trưởng Ban chỉ huy Quân sự quận;

+ Ủy viên UBND là Phó chánh Văn phòng HĐND – UBND quận;

+ Ủy viên UBND là Chánh thanh tra quận;

+ Ủy viên UBND là Trưởng phòng Tài nguyên môi trường

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Nam Từ Liêm.

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân, có con dấu

và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân quận đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân

1 Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân quận Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp phường việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận sau khi được phê duyệt;theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường theo quy định của pháp luật;

2 Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;

3 Trình Ủy ban nhân dân quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận;

4 Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch Ủy ban

nhân dân quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

5 Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường trước khi trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, quyết định;

6 Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Quận uỷ, Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc quận, các đoàn thể nhân dân cấp quận và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn địa phương;

7 Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân quận; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan Giúp Ủy ban nhân dân quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân các phường;

8 Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân quận;

9 Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận;

10 Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân các phường về nghiệp

vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật;

11 Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;

12 Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; bảo đảm điều kiện hoạt động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận và các tổ chức có liên quan theo quy định của

Ủy ban nhân dân quận;

13 Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan;

14 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản

lý của Ủy ban nhân dân quận;

15 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao

c) Cơ cấu tổ chức

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm

(Phụ lục số 02).

Hiện tại chức danh Chánh Văn phòng của UBND quận Nam Từ Liêm đang bị khuyết thiếu, chỉ có 03 chức danh Phó Chánh Văn phòng sau:

- Ông Nguyễn Quang Diên – Phó Chánh Văn phòng

- Ông Nguyễn Sỹ Thắng – Phó Chánh Văn phòng

- Ông Đỗ Xuân Bình – Phó Chánh Văn phòng

- Nhà ăn cơ quan;

- Hội trường, điện, nước;

2.1.2 Xây dựng bản mô tả việc của các vị trí công việc trong văn phòng

* Bản mô tả việc của Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành quản trị:

chính-Vị trí chức trách: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp Chánh Văn

phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Chánh Văn phòng

Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao, Phó Chánh

Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về về toàn bộ kết

quả hoạt động được giao

Nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính-quản trị và các

nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao

Nhiệm vụ cụ thể: giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành, trực tiếp phân công

Thanh tra viên, chuyên viên, nhân viên do mình phụ trách thực hiện công tác hành chính quản trị, gồm:

* Công tác tài chính:

- Lập dự toán và quyết toán kinh phí hằng năm, dự toán chi tiêu cụ thể hằng năm theo quy định;

- Đảm bảo chi tiêu theo Quy chế chi tiêu nội bộ và yêu cầu của Chánh văn phòng; chấp hành và thực hiện đúng chế độ tài chính, thanh toán, quyết toán, kiểm kê, báo cáo với Sở Tài chính theo quy định;

- Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện đúng, kịp thời và chính xác các chế độ, chính sách, nâng lương, chuyển ngạch, bảo hiểm, … đối với công chức, nhân viên cơ quan;

- Hàng tháng, quý, sáu tháng, năm phải báo cáo Chánh Văn phòng tình hình hoạt động tài chính của đơn vị Thực hiện chế độ kiểm quỹ tiền mặt theo đúng quy định;

- Thực hiện có hiệu quả Nghị định số 130/2005/ NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước; đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chính trị, đồng thời tăng thu nhập cho cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan

*Công tác Văn thư – Lưu trữ:

- Đảm bảo công tác nhận và cập nhật vào chương trình theo dõi trên máy vi tính các loại công văn đi - đến Công văn đến chuyển cho Chánh Văn phòng xử lý trong ngày,công văn đi sau khi ký tên và đóng dấu phát hành phải nhanh chóng gửi bưu điện chuyển

đi (hoặc trực tiếp chuyển cho người nhận, cơ quan nhận);

- Đảm bảo cập nhật tên hồ sơ lưu trữ vào chương trình theo dõi trên máy vi tính Thực hiện công tác tiếp nhận, quản lý, lưu trữ bảo mật đúng quy định của Nhà nước, không để xảy ra mất mát hoặc thất lạc hồ sơ; cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp thời cho lãnh đạo và các phòng thanh tra, phòng chuyên môn nghiệp vụ khi có yêu cầu phục vụ công tác

*Công tác lái xe, bảo vệ, phục vụ:

- Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo và các phòng chuyên môn nghiệp

vụ Đảm bảo an toàn tuyệt đối khi tham gia giao thông Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng

xe, đảm bảo phục vụ kịp thời trong công tác;

- Trang bị phương tiện làm việc cho các đồng chí lãnh đạo, các phòng nghiệp vụ Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở làm việc, tài sản, thiết bị của cơ quan Chuẩn bị chu đáo cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị tiếp khách;

- Phối hợp với các phòng thanh tra, phòng chuyên môn nghiệp vụ tổ chức tốt công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy trong cơ quan;

- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai và công bố kết luận thanh tra theo sự phân công của Chánh văn phòng;

- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên, chuyên viên, nhân viên thuộc Văn phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao;

- Vận động công chức, nhân viên xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.

3 Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của

cơ quan, tổ chức

- Ngày 01/4/2014, UBND Quận đã ban hành Quy chế làm việc tạm thời của UBND lâm thời Quận Nam Từ Liêm (kèm theo Quyết định số 01/QĐ-UBND ngày 01/4/2014) trong đó quy định rõ quy chế quản lý văn bản đến và thủ tục trình, ban hành, kiểm tra thực hiện văn bản;

- UBND quận Nam Từ Liêm đã ban hành Quyết định só 48/QĐ-UBND ngày 02/4/2014 về việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ quận Nam

Từ Liêm (Phụ lục số 03).

- Thực hiện Kế hoạch số 06/KH-UBND ngày 07/01/2014 của UBND Thành phố

Hà Nội, UBND quận Nam Từ Liêm đã ban hành Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày

24/4/2014 về công tác văn thư lưu tữ năm 2014 nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trong các phòng, ban, cơ quan, đơn vị và UBND các phường trên địa bàn Quận về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; Tăng cường công tác Quản lý nhà nước và hoạt động văn thư lưu trữ đối với phòng, ban, cơ quan, đơn vị và UBND các phường trên địa bàn Quận đi vào

nề nếp và thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ, đồng thời là cơ sở để phòng, ban, cơ quan, đơn vị và UBND các phường xây dựng kế hoạch và

tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ năm 2014

Ngoài ra UBND quận Nam Từ Liêm còn sử dụng một số văn bản quản lý của Nhà nước như:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính… và một số văn bản khác

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Tổ chức văn thư kiêm nhiệm.

Phòng Văn thư của cơ quan gồm có 02 cán bộ có trình độ trung cấp văn thư, lưu trữ đảm nhiệm vị trí công tác văn thư của cơ quan:

- Đồng chí: Nguyễn Văn Việt;

- Đông chí: Trần Thu Hoài

Ngoài ra cán bộ, chuyên viên của các phòng, ban, đơn vị còn kiêm nhiệm làm công tác văn thư của đơn vị mình về lĩnh vực chuyên môn

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

Các loại văn bản hành chính của cơ quan ban hành được rà soát và thực hiện đúng theo quy định tài khoản 3, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Đối với việc ban hành các hình thức văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 6 năm 2008 và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan tổ chức

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngảy 19/01/2011 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Riêng đối với thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật vẫn áp dụng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Tuy nhiên những tồn tài mà ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng có thể mắc phải là khó có thể chuẩn hóa hoàn toàn kỹ thuật trình bày về chỉ số căn lề trên, dưới, trái, phải không được chuẩn theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, do cán bộ soạn thảo thường lấy các mẫu săn có để soạn thảo văn bản mới có liên quan và không để ý đến yếu tố này Một yếu

tố khác đó là vị trí đóng dấu ĐẾN, trong một số văn bản đến vẫn tồn tại những dấu ĐẾN được đóng không đúng vị trí được quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày

22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan, mà dấu ĐẾN đó được đóng vảo khoảng giữa thành phần Quốc hiệu và tên cơ quan ban hành văn bản, làm mất thẩm mỹ cũng như các ký tự trong văn bản.

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

Bước 1: Soạn thảo văn bản:

- Cán bộ công chức được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn bản hành chính thông thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản Trưởng các bộ phận sau khi xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung của văn bản, đối với văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang

- Đối với trường hợp các bộ phận được giao tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật thì việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiên theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành

Bước 2: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt:

- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt

- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người

ký duyệt xem xét, quyết định

- Bản thảo văn bản được phân công duyệt theo quy trình:

- Căn cứ tổ chức cơ quan, quy trình soạn thảo được quy định cụ thể theo từng bước, từ việc soạn thào đến trình người quản lý trực tiếp có ý kiến sửa chữa, bổ sung và trình đến cấp trên phụ trách trực tiếp và cuối cùng là người đứng đầu cơ quan ký theo thẩm quyền (đối với văn bản do người đứng đầu ký) Trước khi trình người đứng đầu ký, người được phân công phải rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản (nếu phát hiện sai sót, thì đề nghị bộ phận soạn thảo sửa chữa lại)

Bước 3: Đánh máy văn bản:

- Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ được phân công giải quyết công việc thực hiện Trường hợp văn bản của lãnh đạo được dự thảo bằng bản viết tay và được giao cho bộ phận văn thư đánh máy, thì việc đánh máy văn bản phải đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo, người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó

Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành:

- Cá nhân soạn thảo văn bản, cán bộ công chức được giao trách nhiệm giúp thủ trưởng, tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác về nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật vềbảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người

ký văn bản quyết định

- Văn phòng UBND-HĐND kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,

kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản của UBND quận

Bước 5: Ký văn bản:

- Đối với những vấn đề quan trọng của UBND quận mà theo quy định của pháp luật phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số (thẩm quyền chung), việc ký văn bản phải được quy định như sau:

+ Chủ tịch UBND quận thay mặt (TM) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của UBNDquận

+ Các Phó Chủ tịch UBND và các thành viên Ủy ban được thay mặt tập thể, ký thay Chủ tịch UBND quận những văn bản theo ủy quyền của Chủ tịch UBND quận và những văn bản được phân công phụ trách

- Đối với những vấn đề UBND quận thực hiện theo chế độ thủ trưởng (thuộc thẩm quyền riêng), Chủ tịch UBND quận có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của UBND quận

- Chủ tịch UBND có thể giao cho Phó Chủ tịch UBND quận ký thay (KT.) các vănbản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Bước 6: Sao, nhân bản văn bản:

- Nhân bản đúng số lượng quy định phát hành:

+ Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản

+ Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; phải gửi đúng địa chỉ cơ quan, đơn vị và các cá nhân có trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết và thực hiện công việc, không gửi vượt cấp hoặc gửi cho những cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân biết hoặc để tham khảo, để thay cho công việc báo cáo đã làm

+ Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định

+ Việc nhân bản văn bản mật do lãnh đạo quyết định và được thực hiện theo các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước

Bước 7: Đóng dấu, phát hành văn bản:

Sau khi đã nhân bản văn bản tiến hành đóng dấu cho văn bản tại văn thư cơ quan

Ở bộ phận văn thư sẽ lưu lại bản gốc và phiếu trình ký văn bản, các văn bản nhân bản saukhi được đóng dấu đầy đủ sẽ được làm thủ tục phát hành văn bản đi theo đúng quy định

Nhận xét, đánh giá:

Nhìn chung, các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan so với quy định hiện hành (Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ) là khá sát thực và

phù hợp Tuy nhiên từ khi có Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, thì quy trình soạn thảo văn bản của

cơ quan cũng có một số điều chỉnh do khoản 1, Điều 1 của Nghị định mới chia ra bản gốc

và bản chính văn bản, mà bản gốc là bản phải lưu lại văn thư là bản có chữ ký tươi của người có thẩm quyền Như vậy bước nhân bản số lượng văn bản được đẩy ngược về bướcsau khi kiểm tra văn bản và ký ban hành

Như trước kia, dánh máy, rồi nhân bản văn bản tiếp đến mới là bước kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành, làm như vậy thủ trưởng sẽ phải ký rất nhiều lần và so với quy định bây giờ sẽ không tạo ra quá nhiều bản gốc văn bản như vậy Có thể nói những điều chỉnh trong quá trình soạn thảo văn bản của UBND quận Nam Từ Liêm là rất hợp lý và phù hợp với những quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo văn bản nói riêng của cơ quan

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến

a) Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

b) Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Nam Từ Liêm

Ngay từ sau khi bộ máy mới đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 4 năm 2014, lãnh đạo UBND quận đã yêu cấu các phòng, ban, ngành thuộc Quận và UBND các phường xây dựng, kiểm tra hoạt động xây dựng danh mục hồ sơ hiện hành của đơn vị mình

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Trình, chuyển giao văn bản đến

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải

quyết văn bản đến

Trình tự Quản lý, giải quyết

Đóng dấu cơ quan

Đăng ký văn bản đi

Lưu văn bản điLàm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việ

chuyển phát

Nhận xét: Đa số các phòng ban chỉ lập danh mục hồ sơ hiện hành cho các hồ sơ

thường xuyên sử dụng để tiện cho việc tra tìm tài liệu trong quá trình giải quyết công việc

có tính thường xuyên và lặp lại Còn những tập hồ sơ ít liên quan hoặc công việc đã giải quyết từ rất lâu, thậm chí vài năm về trước vẫn chưa được lập danh mục hồ sơ mầ con lưulại trong những tập hồ sơ cùng danh mục

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm

a) Văn bản quản lý công tác lưu trữ:

+ Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;

+ Công văn số 1275/VTLTNN-TTTH ngày 06 tháng 11 năm 2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về thực hiện chế dộ báo cao thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ 2014;

+ Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 hướng dẫn thực hiệnchế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức;

+ Quy định quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ quận Nam

Từ Liêm kèm theo Quyết định số 48/QĐ-UNBD ngày 02 tháng 4 năm 2014…

c) Tình trạng kho lưu trữ và trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu

Kho lưu trữ cơ quan được bố trí tại tầng 4 trụ sở Tiếp dân và giải quyết thủ tục hành chính quận

- Với diện tích kho: khoảng 340m2, 01 phòng làm việc để cán bộ lưu trữ làm việc, có trang thiết bị máy tính Kho Lưu trữ của cơ quan được xây dựng là kho lưu trữ chuyên dụng với kết cấu chông mối mọt, hiện đại với tổng kinh phí đầu tư là 1,9 tỷ đồng

- Trang thiết bị bảo vệ, lưu trữ tài liệu lưu trữ gồm:

+ 02 máy hút ẩm;

+ 05 quạt thông gió;

+ 01 máy điều hòa nhiệ độ trung tâm;

+ 24 dãy giá sắt compac để tài liệu;

+ 2560 hộp các tông;

+ 2812 cặp ba dây;

+ 01 kho lưu trữ phụ đặt tại tầng 5 trụ sở Tiếp dân và giải quyết thủ tục hành chínhquận với diện tích khoảng 100m2, để lưu trữ tạm thời khối tài liệu chưa được chỉnh lý;

+ 01 kho lưu trữ hồ sơ tài liệu của Phòng Tài nguyên và Môi trường quận đặt tại trụ sở UBND quận.

HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm)

Số hồ sơ tài liệu trên được bàn giao về Kho Lưu trữ trong tình trạng bó gói lộn xộn chưa được chỉnh lý, sắp xếp và có sự tác động về nghiệp vụ lưu trữ Hiện tại, UBND quận chưa có điều kiện để chỉnh lý số tài liệu trên do dự kiến kinh phí quá lớn UBND quận đã giao cho Văn phòng HĐND – UBND quận phối hợp với các phòng ban ngành liên quan tham mưu xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu phân kỳ từ nay đến năm 2018

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.

Thống kê sơ bộ trang thiết bị văn phòng tại cơ quan:

Đơn vị tính: Chiếc

quan

Các phòng, ban

Tổng cộng

Ngoài ra còn một số trang thiết bị chuyên dụng khác như máy chuyên in giấy khentại Phòng Nội vụ quận, Case Server tại Phòng Tin học…

Nhìn chung hệ thống trang thiết bị của UBND quận Nam Từ Liêm là khá đầy đủ

để phục vụ công tác hành chính văn phòng hiện tại Nhưng do tiếp quản những trang thiết

bị từ UBND huyện Từ Liêm cũ nên số lượng trang thiết bị, máy móc cũ, hỏng hóc còn tồn tại khá nhiều mà chưa được đầu tư bổ sung Một số phòng ban do diện tích hạn hẹp

và chưa có đủ kinh phí để sắm mới trang thiết bị nên vẫn còn trong tình trạng sử dụng nhờ trang thiết bị của phòng ban khác (đặc biệt là máy photocopy) Có những thời điểm diễn ra hội nghị, đại hội của UBND thì số lượng tài liệu được phát hành ra là rất nhiều, việc sử dụng trang thiết bị chung như vậy sẽ gây ra tình trạng chậm chễ trong tiến độ xử

lý công việc

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu

a) Mô hình cũ của văn phòng (Phụ lục số 04)

b) Đề xuất mô hình mới

Chú thích:

A: Bàn làm việc của chuyên viên

B: Bàn làm việc của Trưởng, phó phòng

C: Máy hủy tài liệu

BÀN TIẾP KHÁCH





 B

TỦ HỒ SƠ

 

A

MÁY PHOTO

TỦ HỒ

SƠ

C

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại

a) Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan

- Phần mềm Quản lý văn bản TDOffice – Hệ chương trình quản lý hồ sơ công

việc; (Phụ lục số 05)

- Phần mềm Quản lý Hộ tịch;

- Phần mềm Quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo;

- ISO điện tử - một cửa liên thông;

- Phần mềm Quản lý Hồ sơ hành chính một cửa – TP;

- Dịch vụ công trực tuyến mức 3

b) Nhận xét

Thời gian qua UBND quận Nam Từ Liêm đã triển khai các phần mềm ứng dụng chung của Thành phố trong quản lý, điều hành, tác nghiệp, các phần mềm đã bước đầu phát huy hiệu quả làm việc mặc dù cũng chưa đáp ứng được theo yêu cầu của Quận Bên cạnh đó, các phần mềm được phát triển do nhiều đơn vị khác nhau, nhiều nền tảng công nghệ khác nhau nên các phần mềm này hoạt động rời rạc, chưa gắn kết thành một hệ thống chung thông nhất Do đó cần thiết phải có phướng án tích hợp chung dối với các phần mèm trên Công tác tiếp xúc với công dân và doanh nghiệp được tổ chức thông qua môi trường mạng đã bước đầu tạo ra sự tiện ích và thói quen khai thác ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn Quận

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

A MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh - Chủ tịchChính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ

rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tàiliệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổngkết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách

về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữcông văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn và tầmquan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc,ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg

về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là

"Ngày Lưu trữ Việt Nam"

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệtquan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có mộtđặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan vànhững văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trịpháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản

an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các

cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì

đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữnhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điềuhành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giảiquyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổchức

Sau một số phân tích trên, chúng ta đã hiểu rõ tầm quan trọng của công tác vănthư, lưu trữ đối với sự “sinh tồn” của một cơ quan, tổ chức Nhưng để quản lý được tốtcông tác này cần có sự nỗ lực rất lớn từ rất nhiều yếu tố: lãnh đạo cơ quan, nội bộ cácphòng, ban, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kinh phí hoạt động, trình độ chuyên môn… cóthực hiện tốt tổng thể những yếu tố đó mới có thể đảm bảo cho quá trình giải quyết côngviệc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình được thuận lợi và đạt hiệu quả caotrên nhiều mặt như: kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng, văn hóa-thể thao…

Với những kiến thức đã được trang bị cho bản thân trên ghế nhà trường, thêm vào

đó là khoảng thời gian nghiên cứu thực tiễn tại Ủy ban nhân dân Quận Nam Từ Liêm, tôi

có thêm điều kiện để tìm hiểu về quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ tại đây Vì

vậy, tôi đã quyết định chọn chuyên đề “Tìm hiểu quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm” làm đề tài nghiên cứu của mình.

2 Mục đích nghiên cứu

- Nâng cao nhận thức của bản thân không chỉ về trình độ chuyên môn nghiệp vụ,

mà còn cả các kỹ năng quản lý Nhà nước về các công tác tại UBND quận Nam Từ Liêmđặc biệt là quản lỷ Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

- Làm tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành văn thư-lưu trữ, quản trị vănphòng…

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Một là, vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ;

Hai là, cở sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ;

Ba là, quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

Bốn là, cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ;

Năm là, thực trạng quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ tại UBND quận Nam Từ

Liêm;

Sáu là, một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước về công tác

văn thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ

Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ tại UBND

quận Nam Từ Liêm

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài khoa học này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:

- Phương pháp lưu trữ học: Bao gồm nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện vàtổng hợp;

- Phương pháp thống kê: Nhằm thống kê các số liệu liên quan đến báo cáo thống

kê về công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm;

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được tôi vận dụng trongsuốt quá trình thực hiện đề tài

- Phương pháp điều tra, khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và chuyên viênPhòng Nội vụ Với phương pháp này các số liệu, nhận xét được đưa ra trong đề tài có

tính thực tiễn hơn Cũng bằng phương pháp trên, chúng tôi thu được những thông tin màkhông thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu.

6 Các nguồn tài liệu tham khảo

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội;

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Côngtác văn thư;

- Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm qua nhiềunăm;

- Chỉ thị cá biệt của Chủ tịch UBND huyện Từ Liêm trước đây về tăng cườngquản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ;

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, phường Phú Đô;

Cùng các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ khác của Bộ Nội vụ,các Sở ban ngành có liên quan

Kết cấu của báo cáo kết quả đề tài

Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận Phần nội dung chính của đề tài gồm 03chương:

Chương 1: Cở sở lý luận của việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Chương 2: Thực trạng quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm

Chương 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Nam Từ Liêm

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC

VĂN THƯ, LƯU TRỮ1.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ

1.1.1 Vị trí, vai trò của công tác văn thư

- Công tác văn thư là một mặt công tác gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan Như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước của cơ quan, tổ chức

- Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các

cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

- Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, tổ chức nói chung Thông tin phục vụ quản

lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chỉnh là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

- Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ gó phần giải quyết công việc của cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ

vô dụng và lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật

- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động củacác cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực

- Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá

trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tàiliệu vào lưu trữ cơ quan Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu lưu nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, gây khó khăn

cho công tác lưu trữ

1.1.2 Vị trí, vai trò của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Nó thực hiện những bước cuối cùng đối với văn bản, tài liệu để phục vụ sử dụng, khai thác cho nhu cầu của độc giả

Để hiểu rõ được vài trò cũng như ý nghĩa của công tác lưu trữ, trước hết chúng ta cần hiểu rõ về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ - cái gọi là gắn kết một mực từ đầu đến cuối đối với công tác này trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào

- Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại phục vụ cho các nhu cầu khai thác của đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và mục đích chính đáng của công dân

- Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng để biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản còn là tài liệu để nghiên cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các công trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai Sử dụng tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các công trình

- Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điều khắc, hội hoạ… tài liệu lưu trữ

đã để lại cho xã hội loài người các văn tự rất có giá trị Sự xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ vănminh của các dân tộc trên thế giới Sự xuất hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiềuvăn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hoá lâu đời

Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu lịch sử vừa có ý nghĩa thực tiễn

1.2 Cở sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ

1.2.1 Cở sở lý luận của công tác văn thư

a) Khái niệm

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội; tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức); quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư

b) Nội dung

Công tác văn thư bao gồm những nội dung chi tiết sau:

- Xây dựng và ban hành văn bản:

+ Thảo văn bản;

+ Duyệt văn bản;

+ Đánh máy, sao in văn bản;

+ Ký và ban hành văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản:

+ Đăng ký và giải quyết văn bản đến;

+ Đăng ký và phát hành văn bản đi;

+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

c) Yêu cầu của công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện nội dung công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu câu cơ bản sau:

- Nhanh chóng: quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xay dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó, việc xây dựng văn bản, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần giải quyết nahnh chóng công việc của cơ quan

- Chính xác: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc, không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức; trình bày văn bản phải dùng tiêu chuẩn do Nhà nước quy định Các yêu cầu nghiệp vụ đánh máy văn bản, in ấn văn bản phải đúng với nội dung bản thảo đã được phê duyệt

- Bí mật: trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước