Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân QUẬN cầu GIẤY

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 2 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN CẦU GIẤY. 2 1. Vị trí, vai trò của UBND Quận Cầu Giấy. 2 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Cầu Giấy. 2 3. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Cầu Giấy. 6 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ QUẬN CẦU GIẤY. 6 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 6 2. Bản mô tả công việc. 11 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ QUẬN CẦU GIẤY. 14 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 14 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 14 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 15 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo của cơ quan. 16 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. 16 1.5 Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của UBND Quận Cầu Giấy. 17 2. Khảo sát về công tác văn thư: 17 2.1. Mô hình tổ chức văn thư ở cơ quan 17 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan: 18 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 19 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 19 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 19 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 20 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: 20 3.5. Đánh giá ưu, nhược điểm 20 PHẦN II. NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY 21 1. Lịch công tác tuần, Kế hoạch Công tác tháng, Kế hoạch công tác năm 21 2. Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan. 32 3. Soạn thảo quy chế văn hóa công sở cho cơ quan. 32 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 38 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. 41 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy. 45 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 46 I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG. 46 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG Ý KIẾN ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN. 48 KẾT LUẬN 51 PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC .2 LỜI NÓI ĐẦU .1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN CẦU GIẤY Vị trí, vai trò UBND Quận Cầu Giấy 2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Quận Cầu Giấy Cơ cấu tổ chức UBND Quận Cầu Giấy II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ QUẬN CẦU GIẤY Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bản mô tả công việc 11 III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ QUẬN CẦU GIẤY .14 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 14 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 14 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan (phụ lục 3) .15 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội thảo quan (phụ lục 4) 16 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo .16 1.5 Tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở UBND Quận Cầu Giấy .17 Khảo sát công tác văn thư: 17 2.1 Mô hình tổ chức văn thư quan 17 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan: .18 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 19 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 19 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 19 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 20 3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: 20 3.5 Đánh giá ưu, nhược điểm .20 PHẦN II .21 Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI 21 ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY .21 Lịch công tác tuần, Kế hoạch Công tác tháng, Kế hoạch công tác năm 21 Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ cho quan 32 Soạn thảo quy chế văn hóa công sở cho quan 32 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 38 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan 41 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy .45 Phần III 46 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 46 I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 46 Ưu điểm: 46 2, Nhược điểm: 47 II ĐỀ XUẤT NHỮNG Ý KIẾN ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN 48 KẾT LUẬN 51 PHỤ LỤC .43 Phụ lục .44 PHỤ LỤC Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Thực tập tốt nghiệp trình nhằm củng cố, nâng cao kiến thức trang bị cho sinh viên, hệ thống hóa kiến thức thuộc chuyên ngành; trang bị cho sinh viên kiến thức thực tiễn công việc, giúp sinh viên vận dụng lý luận học vào môi trường thực tiễn, tiếp cận thâm nhập với thực tế; bước đầu vận dụng kiến thức học vào công việc; làm quen tăng cường kỹ ngành nghề lực chuyên môn đào tạo Với phương châm “học đôi với hành” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan Dưới đạo trường đồng ý lãnh đạo quan em tiếp nhận đến thực tập Phòng Nội vụ quận Cầu Giấy từ ngày 09/3/2015 đến ngày 29/4/2015 Sau gần hai tháng tiếp xúc với môi trường thực tế, hướng dẫn nghiệp vụ Bà Đỗ Minh Ngọc - Phó Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy em tích lũy kiến thức, kinh nghiệm bổ ích để vận dụng vào thực tế Do thời gian phạm vi tiếp cận công việc giới hạn nên báo cáo em nhiều thiếu xót em mong nhận đóng góp ý kiến quý thầy cô để báo cáo hoàn thiện Để hoàn thành báo cáo em xin chân thành cảm ơn tạo điều kiện giúp đỡ trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa Quản trị văn phòng, hướng dẫn bảo quý thầy cô, đặc biệt hướng dẫn nghiệp vụ tận tình Bà Đỗ Minh Ngọc - Phó Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy tập thể cán bộ, công chức, chuyên viên Một lần em xin chân thành cảm ơn Cầu Giấy, ngày 25 tháng năm 2015 Sinh viên Đỗ Đình Thuần Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẦU GIẤY I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN CẦU GIẤY Vị trí, vai trò UBND Quận Cầu Giấy UBND Quận Cầu Giấy quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp UBND Quận Cầu Giấy chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách phát triển khác địa bàn Quận Cầu Giấy UBND Quận Cầu Giấy thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương đến địa phương Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Quận Cầu Giấy - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND Quận thông qua để trình UBND thành phố thông phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn quận; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình HĐND quận định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND phường xây dựng thực ngân sách, kiểm tra Nghị HĐND phường thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội địa bàn các phường; - Xây dựng, trình UBND quận thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo UBND các phường thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thủy sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND phường; - Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thủy lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông địa bàn quận theo quy định pháp luật; - Tham gia với UBND thành phố việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn quận; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp các phường; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triển sở chế biến nông, lâm, thủy sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND thành phố; - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn quận; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng phê duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng, tổ chức thực sách nhà ở; quản Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuât, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp UBND thành phố - Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại dịch vụ, du lịch địa bàn quận; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn quận tổ chức thực sau cấp phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hóa giáo dục địa bàn; đạo việc xóa mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; - Quản lý công trình công cộng phân cấp, hướng dẫn phong trào văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi, thực sách dân số kế hoach hóa gia đình; - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; - Tổ chức đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động, tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện nhân đạo - Thực biện pháp hướng dẫn tiến khoa học – công nghệ Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phục vụ sản xuất đời sống địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa địa bàn quận; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực xây dựng kế hoạch khu vực phòng thủ quận; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác tập huấn dân quân tự vệ; - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương - Tuyên truyên, phổ biến sách pháp luật dân tộc, tôn giáo - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hôi đại biêu HĐND theo quy định pháp luật; - Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp UBND cấp trên; - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành quận; - Thực Nghị HĐND quy hoạch tổng thể xây dựng phát triển đô thị quận sở quy hoạch chung; - Quản lý sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao thị xã, Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quận thuộc thành phố, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh quận quản lý Cơ cấu tổ chức UBND Quận Cầu Giấy * Sơ đồ cấu tổ chưc UBND Quận Cầu Giấy ( phụ lục 1) II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ QUẬN CẦU GIẤY Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức 1.1.1 Chức Căn vào Nghị định số 71/1998/NĐ-CP ngày 08/9/1998 Chính Phủ thực quy chế dân chủ hoạt động quan; Phòng Nội Vụ quan chuyên môn thuộc UBND Quận Cầu Giấy, có chức tham mưu giúp UBND quận thực chức quản lý nhà nước nội vụ, gồm: Tổ chức máy, biên chế quan hành chính, nghiệp; cải cách hành chính; quyền địa phương;địa giới hành chính;cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán công chức xã phường; tổ chức hội;tổ chức phi Chính Phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo, thi đua – khen thưởng; quy chế dân chủ Phòng Nội Vụ UBND quận chịu đạo quản lý trực tiếp UBND quận đồng thời chịu đạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Sở Nội Vụ thành phố Hà Nội Phòng Nội Vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trình UBND quận dự thảo định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn, năm dự thảo đề án; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ lĩnh vực thuộc pham vi quản lý nhà nước giao theo chức năng, nhiệm vụ phòng Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiểm tra, phổ biến,giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước giao Tham mưu giúp UBND quận việc đề nghị cấp có thẩm quyền định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể phòng ban, đơn vị thuộc quận quản lý Trình UBND quận đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành cấp quận địa bàn để trình cấp có thẩm quyền xem xét định Giúp UBND quận nghiên cứu, hướng dẫn, theo dõi công tác tổ chức hoạt động máy quyền cấp thuộc quận; phối hợp với quan hữu quan quận tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc Hội; tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu HĐND cấp theo quy định pháp luật quan cấp trên; giải khiếu nại, tố cáo công dân thực quy định pháp luật bầu cử; tổng hợp báo cáo kết bầu cử HĐND UBND;thực thủ tục để thường trực UBND phê chuẩn kết bầu cử chức danh lãnh đạo HĐND, UBND cấp xã Làm đầu mối giúp UBND quận quản lý công tác bồi dưỡng kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước, quản lý hành đại biểu HĐND; tổ chức thống kê số lượng, chất lượng đại biểu HĐND, thành viên UBND cấp để tổng hợp, báo cáo theo quy định Tổ chức triển khai quy định quản lý, phân vạch, điều chỉnh địa giới hành địa bàn Quận theo hướng dẫn Chính Phủ quan nhà nước cấp Thao dõi, quản lý địa giới hành địa bàn Quận; chuẩn bị thủ tục đề nghị thành lập mới, sáp nhập, chia tách điều chỉnh địa giới hành chính, thành lập đô thị theo quy định, hướng dẫn tổ chức thực quy định nhà nước việc thành lập mới, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành địa phương; giúp Chủ tịch UBND quận thực hiện, hướng Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dẫn quản lý công tác phân loại đơn vị hành cấp theo quy định pháp luật Tổng hợp quản lý hồ sơ đồ địa giới, mốc địa giới hành Quận theo hướng dẫn Chính Phủ quan nhà nước cấp Giúp UBND quận việc hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp báo cáo việc thực Quy chế dân chủ hoạt động quan hành chính, tổ chức nghiệp địa bàn Quận Trình UBND quận đề án thực về: phân công, phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức nhà nước cán bộ, công chức sở; sách, chế độ tiền lương, phụ cấp, trợ cấp chế độ khác cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán dân cử, lao động hợp đồng quan hành chính, đơn vị nghiệp; tuyển dụng, sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức nhà nướ;cán quản lý doanh nghiệp thuộc thẩm quyền quản lý UBND quận theo quy định pháp luật Giúp UBND quận quản lý nhà nước đội ngũ cán bộ,công chức, viên chức nhà nước,cán công chức xã, cán bán chuyên trách Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, công chức dự bị tham mưu tổ chức thực việc thi tuyển, xét tuyển, quản lý sử dụng, thực sách, chế độ cán bộ, công chức nhà nước cán bộ, công chức xã Trình UBND quận định theo phân cấp việc tuyển dụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật chế độ sách khác cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc diện UBND quận quản lý Hướng dẫn kiểm tra, tra việc thực quy định chức danh, tiêu chuẩn cán bộ, công chức, viên chức; việc thực thi công vụ cán bộ, công chức, viên chức hành nghiệp cán công chức xã thuộc quận Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy Văn phòng UBND quận Cầu Giấy đơn vị thực tương đối tốt chức năng, nhiệm vụ mình, đầu phong trào thi đua UBND quận Các khâu nghiệp vụ Văn phòng (Văn thư, Lưu trữ, Hành văn phòng…) UBND quận thực tốt, trang thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, máy phô tô, máy điều hòa, điện thoại, tủ đựng tài liệu, cặp hộp hồ sơ, văn phòng phẩm…) trang bị đầy đủ Từ đảm bảo môi trường làm việc ổn định, cung cấp thông tin xác tới lãnh đạo mang lại hiệu tối đa công việc Cán bộ, công chức quan thực nghiêm túc giấc, nội quy, quy định chức năng, nhiệm vụ quan Văn phòng mặt quan, cầu nối lãnh đạo với cá nhân đơn vị khác quan, cán văn phòng giữ cho tác phong làm việc khoa học, thái độ ứng xử niềm nở, lịch sự, thể nét văn hóa nơi công sở Việc xếp, phân công công việc Văn phòng hợp lý đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn; công việc giải cách hiệu quả, nhanh chóng Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo Chánh văn phòng đạo nhân viên thực cách khoa học, xác, kịp thời đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo Trình tự soạn thảo ban hành văn đảm bảo yêu cầu mà Nhà nước quy định Mỗi cán văn phòng rèn luyện cho đức tính cần cù, chịu khó, cẩn thận, khoa học để công việc văn phòng đảm bảo số lượng chất lượng + Nhược điểm : Công nghệ thông tin phát triển cách chóng mặt nên công tác v ăn phòng gặp số khó khăn như: trang thiết bị văn phòng không thích ứng kịp thời yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo Nhân Văn phòng, đặc biệt nhân phận tổng hợp thiếu dẫn đến công việc chậm, ùn tắc Sinh viên: Đỗ Đình Thuần 45 Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Ưu điểm: Được quan tâm, đạo hướng dẫn cấp yêu cầu công việc, nhìn chung cán làm công tác văn phòng Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy có trình độ chuyên môn nắm nghiệp vụ, làm tốt công việc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn Các cán bộ, chuyên viên làm việc có trách nhiệm, đoàn kết thống giải công việc khiến hiệu công việc cao giải nhanh chóng, kịp thời, không ùn tắc Lãnh đạo văn phòng người trực tiếp giải công việc quan trọng, lãnh đạo vắng thường ủy quyền cho cấp giải công việc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn giao, cán bộ, chuyên viên giải công việc xin ý kiến đạo cấp để tránh xảy sai sót Cơ cấu tổ chức UBND Quận Cầu Giấy khoa học chia làm nhiều phòng, ban có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng song có mối quan hệ với để thực nhiệm vụ cụ thể mà cấp giao cho Mỗi phòng, ban có từ 03 cán bộ, chuyên viên, người đảm nhiệm nội dung công việc riêng xong hỗ trợ công tác chuyên môn để làm tăng hiệu công việc Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy phòng chức trực thuộc UBND quận đứng đầu trưởng phòng, 02 phó phòng đội ngũ cán bộ, chuyên viên Được quan tâm cấp lên trang thiết bị phòng đại, tất nhân phòng trang bị máy vi tính, tất công việc liên quan đến văn làm máy không làm thủ công trước, máy vi tính phòng có trang thiết bị đại máy in, máy photocopy, máy fax, máy quét, điện thoại vật dụng khác tủ đựng tài liệu, tủ đựng văn phòng phẩm, mắc áo, thiết bị chiếu sáng đảm bảo cho việc thực công việc tốt Sinh viên: Đỗ Đình Thuần 46 Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán văn phòng thực tốt nội quy quan, nội quy làm việc, nhiệt tình tham gia hoạt động văn hóa, thể thao phòng quan tổ chức Công tác hành văn phòng thực theo quy định pháp luật quan đề Những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng giải nhanh chóng, xác Các nghiệp vụ văn phòng áp dụng cách linh hoạt ngày tiến bộ, hoàn thiện Các văn UBND Quận Cầu Giấy ngày hoàn thiện hình thưc, thể thức kỹ thuật trình bày, tính pháp lý đảm bảo Trước chuyển giao văn đi, cán văn thư kiểm tra lại toàn nội dung thành phần thể thức văn ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ chuyển giao văn Chính mà tình trạng văn gửi ngày tháng năm ban hành, văn thiếu chữ ký hạn chế tối đa Việc quản lý sử dụng dấu thực nghiêm túc,không tình trạng đóng dấu khống chỉ, dấu đóng lên văn sau có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền Các khâu nghiệp vụ lưu trữ thực đầy đủ, chuyên nghiệp khoa học hơn, Tài liệu lưu trữ chỉnh lý, xếp khoa học, diện tích kho lưu trữ chế độ bảo quản tài liệu bước đạt tiêu chuẩn quy định, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ngày quan tâm 2, Nhược điểm: Ngoài ưu điểm nêu công tác văn phòng UBND Quận Cầu Giấy tồn số khó khăn, hạn chế sau: Kinh phí phục vụ cho công tác hành văn phòng hạn hẹp, phương tiện máy móc thiếu, số trang thiết bị sử dụng lâu lại không bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên nên bị han ghỉ không sử dụng được, số phương tiện chưa đại thực yêu cầu công việc, gây khó khăn cho trình giải công việc nắm bắt thông tin Văn phòng UBND Quận Cầu Giấy bố trí theo mô hình truyền thống, phòng ban, đơn vị giao lưu thông thoáng mà bị bao Sinh viên: Đỗ Đình Thuần 47 Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bọc bốn tường, điều gây khó khăn cho trình quản lý công việc theo dõi việc thực công việc phòng, ban, đơn vị Hiện công tác văn thư phòng Nội vụ quận chưa quan tâm, coi trọng mức Kinh phí phục vụ cho công việc hạn hẹp, phương tiện máy móc thiếu, số trang thiết bị sử dụng lâu không bảo trì, bảo dưỡng nên bị hỏng không sử dụng được, Phòng lưu trữ UBND Quận Cầu Giấy chật hẹp, sở hạ tầng, sở vật chất chưa đầu tư mức, trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu chưa thực đại,ảnh hưởng đến việc kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Những tài liệu quý, có giá trị cao chưa bảo quản tập trung mà phân tán phòng, ban, đơn vị Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ chưa thực quan tâm, kho lưu trữ số tài liệu chưa để lên giá, hộp mà xếp kho theo trồng Công tác quản lý, kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chua thực tâm vào công việc Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa thực đồng bộ, công tác văn thư việc đăng ký văn chưa thực máy tính làm thủ công máy móc, việc tra tìm quản lý tài liệu lưu trữ máy tính chưa áp dụng rộng rãi, từ dẫn đến hiệu công việc chưa cao II ĐỀ XUẤT NHỮNG Ý KIẾN ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN Văn phòng giữ vị trí quan trọng hoạt động quan, đơn vị nói chung quan hành nhà nước nói riêng (văn phòng Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy) Để công tác văn phòng ngày phát triển, khắc phục số nhược điểm, phát huy ưu điểm nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc hướng tới thực mục tiêu đề em xin có số đề xuất sau: Lãnh đạo, cán bộ, nhân viên văn phòng cần nắm vững thực tốt nghiệp vụ hành văn phòng quan theo quy định nhà nước thực tốt nhiệm vụ giao theo nhiệm vụ, quyền hạn mình, công việc giải xin ý kiến đạo cấp để Sinh viên: Đỗ Đình Thuần 48 Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giải Bên cạnh việc thực tốt nghiệp vụ hành văn phòng lên thực tốt nội quy, quy chế quan theo quy định nhà nước Để công tác văn thư quan đạt hiệu cao nhất, trước hết cần tăng cường hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước lĩnh vực công tác Nhà nwcs cần quan tâm đến công tác văn thư đặc biệt nội dung xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật công tác văn thư Cán văn thư chuyên trách cần trang bị them kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức nhà nước, tin học ứng dụng…giảm bớt cán bộ, công chức có kiêm nhiệm lmaf ảnh hưởng tới chất lượng công việc Đẩy mạnh công tác cải cách hành có phân công nhiệm vụ rõ ràng, nâng cao nhận thức cán bộ, công chức nói chung cán nhân viên văn thư nói riêng việc làm cần thiết Thường xuyên cử cán bộ, nhân viên văn phòng tham gia lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ công tác hành văn phòng, công tác quản trị văn phòng, công tác văn thư – lưu trữ Cần trẻ hóa đội ngũ cán làm công tác văn phòng Hiện đại hóa công tác văn phòng cần thực cách đồng theo quy trình tất phương diện: - Thứ nhất: Trang thiết bị, kỹ thuật văn phòng; - Thứ hai: Con người văn phòng; - Thứ ba: Các nghiệp vụ hành văn phòng Lãnh đạo quan cần quan tâm đến công tác văn phòng, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cấp lãnh đạo, thường xuyên đạo, triển khai có hiệu văn nhà nước công tác quản trị văn phòng Bố trí cán nhân sự, công việc văn phòng phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ, tuyển dụng nhân lên lựa chọn cán có trình độ phẩm chất đạo đức tốt Cần trang bị thêm trang thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết phục vụ cho hoạt động quan, văn phòng Đặc biệt phận tiếp dân lưu trữ, phòng Sinh viên: Đỗ Đình Thuần 49 Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ cần đầu tư mức, hệ thống chiếu sáng, hệ thống làm lạnh, giá, cặp, hộp để tài liệu Các tài liệu lưu trữ cần bảo quản nơi quy định tránh làm mát thất lạc tài liệu có giá trị trị Cần bố trí, xếp phòng làm việc phòng, ban, đơn vị theo mô hình đại, tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc Cần quan tâm phát triển đồng đến lĩnh vực văn phòng để tạo lên phát triển chung toàn quan văn phòng Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy nói riêng Tiếp tục đổi phương thức quản lý vản nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ theo hướng tin học hóa đại hóa công tác văn phòng Vì UBND Quận Cầu Giấy cần đẩy mạnh việc nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác quản lý tài liệu từ khâu văn thư, quy trình sử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn bảo hiểm tài liệu lưu trữ Để khắc phục tình trạng văn ban hành chưa thể thức quan cần thực quy định soạn thảo ban hành văn bản, đồng thời thực tốt việc kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ký ban hành Trong công tác lưu trữ, thực nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu; vệ sinh định ký kho tàng tài liệu, thông gió thực biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ hình thức nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan Tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức quan hiểu rõ vai trò tác dụng công tác lưu trữ để từ cán có trách nhiệm việc lập hồ sơ, giữ gìn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo thời hạn quy định Tiếp tục củng cố, kiện toàn ổn định tổ chức cán bộ; tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc cán bộ, công chức quan theo quy định Có chế tài sử lý hành vi vi phạm, tiếp tục đổi lề lối làm việc văn phòng quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng Sinh viên: Đỗ Đình Thuần 50 Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong thời gian đến thực tập Phòng Nội vụ quận Cầu Giấy, làm thực tập sinh, hướng dẫn, giúp đỡ tận tình lãnh đạo, chuyên viên phòng lãnh đạo tiếp thu kinh nghiệm học rút từ thực tế Sau gần 02 tháng tiến hành khảo sát, thực tập công tác hành văn phòng công tác văn thư, lưu trữ quận giúp có nhìn rõ nét chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Cũng qua thời gian thực tập, nhận thức rõ đầy đủ tầm quan trọng, vị trí văn phòng quan, tổ chức Văn phòng đóng vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức Vị trí văn phòng cầu nối phận, phòng ban, đơn vị quan; trung tâm xử lý, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, giúp thủ trưởng quan có định đắn góp phần vào phát triển chung quan Cùng với phát triển khoa học - công nghệ, đặc biệt thành tựu tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông mở rộng quan hệ kinh tế hội nhập với cộng đồng quốc tế vấn đề đại hoá văn phòng trở thành yêu cầu thiết không riêng quan, tổ chức để hội nhập khẳng định vị trí Được thực tập phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy điều may mắn vinh dự Tuy nhiên, thời gian thực tập ngắn thân nhiều hạn chế nên chưa có nhiều điều kiện để tìm hiểu sâu vấn đề cụ thể Bên cạnh hội để làm quen với môi trường làm việc “Môi trường làm việc nơi công sở” trình thực tập củng cố cho lòng tin yêu nghề nghiệp chọn, từ có ý thức phấn đấu vươn lên nghề nghiệp Tôi tin tưởng hoàn thành tốt nghiệp vụ sau trường! Cuối em xin cảm ơn chân thành tới lãnh đạo UBND Quận Cầu Giấy, lãnh đạo Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện giúp đỡ để em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Cầu Giấy, ngày 29 tháng năm 2015 Sinh viên Đỗ Đình Thuần Sinh viên: Đỗ Đình Thuần 51 Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CƠ QUAN QUẬN CẦU GIẤY CHỦ TỊCH Phó Chủ tịch phụ trách nông, lâm nghiệp Văn phòng HĐND UBND quận Phòng văn hóa thông tin Phòng tra xây dựng đô thị Phó Chủ tịch phụ trách công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, tài nguyện môi trường Phòng Quản lý đô thị Phòng Lao động thương binh xã hội Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Phòng tư pháp Phòng tra nhà nước Phó Chủ tịch phụ trách văn hoá, xã hội, quốc phòng an ninh Phòng tài kế hoạch Phòng tài nguyên môi trường Phòng Nội vụ Phòng Y tế Phòng giáo dục đào tạo Phòng kinh tế hạ tầng Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ TRƯỞNG PHÒNG (Phụ trách chung) PHÓ TRƯỞNG PHÒNG (phụ trách quyền) CHUYÊN VIÊN (Phụ trách công tác quyền) CHUYÊN VIÊN (Phụ trách công tác cán bộ) Sinh viên: Đỗ Đình Thuần PHÓ TRƯỞNG PHÒNG (Phụ trách tôn giáo) CHUYÊN VIÊN (Phụ trách thi đua khen thưởng) CHUYÊN VIÊN (Phụ trách văn thư lưu trữ kiêm kế toán) Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND Quận Cầu Giấy STT TRÁCH NHIỆM Văn phòng Các phòng, ban thuộc đơn vị UB GHI CHÚ TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC Gửi công văn yêu cầu đơn vị chương trình công tác năm Lập danh mục đề án gửi văn phòng Văn phòng Tổng hợp dự kiến chương trình công tác Văn phòng Gửi dự kiến chương trình công tác tới đơn vị thạm gia ý kiến Các phòng, ban thuộc đơn vị Chủ tịch Chủ tịch Các phòng, ban, đơn vị Gửi vấn đề bổ sung quy trình hoạt động Văn phòng Tổng hợp xây dựng chương trình công tác quý sau 10 Chủ tịch Chủ tịch phê duyệt chương trình công tác quý sau 11 Các phòng, ban, đơn vị Gửi báo cáo tháng Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Gửi ý kiến Văn phòng Chủ tịch xem xét Ký ban hành Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa Công tác tổ chức 01 Hội nghị UBND quận Tổ chức hội nghị Chuẩn bị hội nghị Lập kế hoạch tổ chức hội nghị Soạn thảo văn bản: Báo cáo, tờ trình Chuẩn bị sở vật chất, địa điểm, loa đài Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Quá trình làm việc Đón tiếp đại biểu Điều hành hội nghị Ghi biên bản, tổng hợp ý kiến Sau bế mạc Thông báo kết hội nghị Thu thập tài liệu lập hồ sơ Khoa Quản trị văn phòng Thanh toán kinh tế Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Văn thư nhận công văn mời Chuyển công văn mời cho lãnh đạo Văn phòng chuẩn bị cho chuyến công tác Chuẩn bị văn cần thiết theo yêu cầu công văn mời Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Chuẩn bị điều kiện vật chất (kinh phí) Điều xe cử cán tổng hợp tháp tùng Chuẩn bị nội dung khác có liên quan Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06 Hồ sơ tổ chức Đại hội Đảng quan phiên thức khóa V STT Văn Diễn văn Khai mạc Đại hội Dự thảo Báo cáo trị Đảng Báo cáo kiểm điểm Ban Chấp hành Đảng khóa V Biên kiểm phiếu Dự thảo Nghị Đại hội Diễn văn Bế mạc Chương tình Đại hội Biên Đại hội Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Khoa Quản trị văn phòng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Quy chế văn thư lưu trữ quan Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy Sinh viên: Đỗ Đình Thuần Khoa Quản trị văn phòng