Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 18. Tổ chức thực hiện
II. ĐỀ XUẤT NHỮNG Ý KIẾN ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC KHể KHĂN
Văn phòng giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng (văn phòng Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy). Để công tác văn phòng ngày một phát triển, khắc phục một số nhược điểm, phát huy ưu điểm nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc hướng tới thực hiện các mục tiêu đã đề ra em xin có một số đề xuất như sau:
Lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong văn phòng cần nắm vững và thực hiện tốt các nghiệp vụ hành chính văn phòng do của cơ quan theo quy định của nhà nước.
thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn của mình, những công việc không thể giải quyết được thì xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên để
giải quyết. Bên cạnh việc thực hiện tốt các nghiệp vụ hành chính văn phòng thì cũng lên thực hiện tốt các nội quy, quy chế của cơ quan và theo quy định của nhà nước.
Để công tác văn thư trong cơ quan đạt hiệu quả cao nhất, trước hết cần tăng cường hiệu lực, hiệu quả của quản lý nhà nước đối với lĩnh vực công tác này. Nhà nwcs cần quan tâm đến công tác văn thư đặc biệt là nội dung xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư.
Cán bộ văn thư chuyên trách cần được trang bị them những kiến thức bổ trợ trong chương trình đào tạo như kiến thức về nhà nước, tin học ứng dụng…giảm bớt các cán bộ, công chức có kiêm nhiệm lmaf ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
Đẩy mạnh cụng tỏc cải cỏch hành chớnh và cú sự phõn cụng nhiệm vụ rừ ràng, nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức nói chung và cán bộ nhân viên văn thư nói riêng là một việc làm cần thiết.
Thường xuyên cử cán bộ, nhân viên văn phòng tham gia các lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ về công tác hành chính văn phòng, công tác quản trị văn phòng, công tác văn thư – lưu trữ. Cần trẻ hóa đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng.
Hiện đại hóa công tác văn phòng cần thực hiện một cách đồng bộ và theo một quy trình trên tất cả các phương diện:
- Thứ nhất: Trang thiết bị, kỹ thuật văn phòng;
- Thứ hai: Con người trong văn phòng;
- Thứ ba: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng.
Lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn nữa đến công tác văn phòng, quy định rừ chức năng, nhiệm vụ của từng cấp lónh đạo, thường xuyờn chỉ đạo, triển khai cú hiệu quả các văn bản của nhà nước về công tác quản trị văn phòng. Bố trí cán bộ nhân sự, công việc trong văn phòng phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ, khi tuyển dụng nhân sự lên lựa chọn những cán bộ có trình độ và phẩm chất đạo đức tốt.
Cần trang bị thêm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan, văn phòng. Đặc biệt là bộ phận tiếp dân và lưu trữ, phòng
lưu trữ cần được đầu tư đúng mức, hệ thống chiếu sáng, hệ thống làm lạnh, các giá, cặp, hộp để tài liệu. Các tài liệu lưu trữ cần được bảo quản đúng nơi quy định tránh làm mất mát thất lạc vì đây là những tài liệu có giá trị về chính trị.
Cần bố trí, sắp xếp phòng làm việc giữa các phòng, ban, đơn vị theo mô hình hiện đại, tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc.
Cần quan tâm phát triển đồng đều đến các lĩnh vực của văn phòng để tạo lên sự phát triển chung của toàn cơ quan cũng như văn phòng Phòng Nội vụ Quận Cầu Giấy nói riêng.
Tiếp tục đổi mới phương thức quản lý vản bản và các nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữ theo hướng tin học hóa và hiện đại hóa công tác văn phòng. Vì vậy UBND Quận Cầu Giấy cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào công tác quản lý tài liệu ngay từ khâu văn thư, quy trình sử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn và bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Để khắc phục tình trạng văn bản ban hành chưa đúng thể thức cơ quan cần thực hiện đúng các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, đồng thời thực hiện tốt việc kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành
Trong công tác lưu trữ, thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu; vệ sinh định ký kho tàng và tài liệu, thông gió và thực hiện các biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước. Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Tuyờn truyền, phổ biến cho cỏc cỏn bộ, cụng chức trong cơ quan hiểu rừ vai trò và tác dụng của công tác lưu trữ để từ đó mỗi cán bộ đều có trách nhiệm hơn trong việc lập hồ sơ, giữ gìn và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
Tiếp tục củng cố, kiện toàn và ổn định tổ chức cán bộ; tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan theo đúng quy định. Có chế tài sử lý đối với các hành vi vi phạm, tiếp tục đổi mới lề lối làm việc của văn phòng cơ quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng.