III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn
2. Khảo sát về công tác Văn thư - Lưu trữ
2.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của Trưởng phòng Nội vụ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
2.2.1 Về các nội dung soạn thảo và ban hành văn bản.
Do nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ đối vớ hoạt động quản lý của cơ quan, lãnh đạo UBND huyện Kỳ Sơn đã có sự quan tâm và đầu tư để công tác văn thư được thực hiện tốt hơn. Điều đó được thể hiện qua việc UBND huyện thực hiện theo sự hướng dẫn chung của nhà Nước về một số nghiệp vụ như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Chủ tịch UBND huyện Kỳ Sơn chịu trách nhiệm quản lí và tổ chức thực hiện công tác văn thư của cơ quan. Chánh văn phòng đóng vai trò tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện công tác văn thư trong cơ quan. Để công tác văn thư được tổ chức thực hiện tốt, Văn phòng UBND phối hợp với Phòng Nội vụ huyện đã tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện việc áp dụng các văn bản hiện hành của Nhà nước quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, bao gồm: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lí và sử
dụng con dấu… Thông qua việc áp dụng các văn bản nêu trên, phòng Nội vụ huyện đã trực tiếp giúp UBND huyện soan thảo Quy chế công tác văn thư - lưu trữ.
Nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong quá trình thực hiện côn tác Trưởng phòng Nội vụ đã trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong phòng về kỹ thuật trình bày văn bản khi duyệt về thể thức văn bản; đồng thời Trưởng phòng Nội vụ phối hợp với Văn phòng UBND đề xuất với lãnh đạo UBND huyện tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ, các hội nghị tập huấn về công tác văn thư cho toàn bộ cán bộ phụ trách về lĩnh vực này.
Để công tác văn thư của cơ quan nói chung và của phòng Nội vụ huyện nói riêng được đảm bảo thực hiện một cách thống nhất theo quy định của nhà nước, cơ quan cấp trên và quy chế công tác văn thư - lưu trữ của UBND huyện. Lãnh đạo phòng đã chỉ đạo phòng áp dụng theo đúng quy định trong việc trình bày đúng thể thực và kỹ thuật trình bày văn bản.
2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập.
a) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyền nội bộ và văn bản mật) do phòng phát hành được gọi chung là văn bản đi. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của phòng Nội vụ huyện có những ưu, nhược điểm sau:
Ưu điểm: Thứ nhất, Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của phòng Nội vụ huyện thực hiện đúng theo quy định của UBND và cơ quan cấp trên tạo điều kiện quản lý thống nhất hệ thống văn bản ban hành trong phòng nói riêng cũng như trong UBND huyện chung. Thứ hai, Cụng tỏc soạn thảo văn bản được phõn cụng rừ ràng cho từng chuyên viên nên hạn chế được tối đa những sai lệch về nội dung văn bản vì những chuyên viên này có trình độ chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực hoạt động của mình. Thứ ba, Khi một văn bản của phòng được gửi đi nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân khác nhau thì chuyên viên phụ trách văn thư của phòng sẽ tiến hành nhân bản các văn bản đó sao cho đủ số lượng. Thứ tư, Cán bộ Văn thư đăng ký các thông tin về văn bản chính xác rất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết.
Thứ năm, Cách đăng ký và sắp xếp văn bản theo tên loại cũng góp phần làm cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng và chính xác.
Nhược điểm: Trình tự kiểm tra văn bản còn có nhiều khâu nên làm cho công việc bị gián đoạn mất nhiều thời gian để có thể tiến hành thực hiện được văn bản đó.
b) Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến phòng gọi chung là văn bản đến.
Ưu điểm: Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và giải quyết văn bản đã góp phần ngày càng hiện đại hoá công tác văn thư cả về cán bộ và các nghiệp vụ.
Nhược điểm: Sử dụng phần mềm quản lý văn bản tuy thuận tiện và nhanh chóng nhưng khi mạng bị lỗi thì không thể sử dụng được, hoặc do các sự cố khách quan như mất điện, máy tính có virus thì không thể tiến hành công việc như dự tính ban đầu, làm cho văn bản có thể bị giải quyết chậm hoặc không kịp tiến độ thời gian và tốn cả kinh phí cho việc thực hiện công tác đó.
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ
Về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của Trưởng phòng Nội vụ: công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu huỷ các hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị; Hồ sơ tài liệu lưu trữ là hồ sơ, tài liệu đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, đã giải quyết xong và sắp xếp thành hồ sơ và tập trung bảo quản, quản lý tại các kho lưu trữ.
3.1 Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Đây là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc phòng lưu trữ cơ quan (cụ thể ở đây là phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn ) theo quyền hạn và phạm vi được quy định. Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ gồm 04 nội dung cơ bản sau:
(1) Xác định nguồn thu thập, bổ sung.
(2)Xác định thành phần tài liệu thuộc diện đối tượng nộp lưu.
(3)Phân chia các nguồn tài liệu.
(4)Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu và kho lưu trữ cơ quan.
Ưu điểm: Xác định đúng nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu; Tiến hành các thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan được thực hiện nhanh chóng và đúng theo quy định.
Nhược điểm: Tuy xác định được nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu nhưng không thực hiện thu nhập được những tài liệu theo yêu cầu; Thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan nhiều khi còn chậm chễ, chưa kịp thời.
3.2 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Ưu điểm:
+ Tài liệu lưu trữ của phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn được bảo quản cẩn thận, an toàn, thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
+ Diện tích nơi lưu trữ bảo quản tài liệu tương đối rộng, thoáng và các thiết bị trong kho hiện đại giúp bảo quản tài liệu được lâu hơn, không bị các yếu tố bên ngoài tác động nhiều.
- Nhược điểm: khối lượng tài liệu của phòng tương đối lớn các tủ, kệ chứa tài liệu không được nhiều buộc phải bố trí sắp xếp nhiều các tủ kệ đựng tài liệu gần nơi làm việc của cán bộ, chuyên viên, tại phòng làm việc điều này làm cho công tác quản lý và sử dụng gặp nhiều khó khăn.