Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 18. Tổ chức thực hiện
II. Đề xuất những giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công tác hành chính ở cơ quan
Mặc dù việc trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ văn phòng trong thời gian thực tập tại UBND huyện Kỳ Sơn còn hạn chế nhưng qua quá trình khảo sát, trải nghiệm học hỏi về công tác hành chính văn phòng, tôi xin có một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND như sau:
- Về việc xây dựng củng cố bộ máy hành chính:
Lãnh đạo cấp trên cần chỉ đạo tiếp tục thực hiện việc cải cách bộ máy hành chính theo quy định của Nhà nước đồng thời đổi mới phương thức hoạt động của UBND sao cho bộ máy hành chính gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận rừ ràng, khụng bị chồng chộo nhau, phự hợp với điều kiện và yờu cầu cụng việc. Trên cơ sở đó, áp dụng những quy định, quy chế mới trong tổ chức hoạt động văn phòng sao cho thống nhất và khoa học.
- Về Nhiệm vụ của Lãnh đạo trong công tác hành chính;
Cần có sự thống nhất, phối kết hợp của Ban lãnh đạo UBND huyện và các lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo chuyên môn trong công tác quản lý điều hành hoạt động hành chính của cơ quan. Lãnh đạo huyện cần chỉ đạo xây dựng các quy chế trong cơ quan để đảm bảo tính thống nhất, nề nếp trong mọi hoạt động, đặc biệt là trong hoạt động hành chính văn phòng. UBND huyện Kỳ Sơn cần xây dựng và ban hành các quy chế như: quy chế về tổ chức bộ máy, công tác tổng hợp, công tác văn thư-lưu trữ, quy chế về văn hóa công sở...
Hơn nữa, Lãnh đạo nên đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hóa công sở của nền hành chính; đưa ra các quy định mới về chế độ làm việc, mối quan hệ giữa các bộ phận, chuyên viên trong Văn phòng để từ đó các bộ phận nắm rừ được chức năng, nhiệm vụ cần làm trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc.
Mặt khác, ngoài ban hành những quy định, quy chế trong cơ quan để các cán bộ công chức trong cơ quan thực hiện một cách thống nhất và nguyên tắc thì
các Lãnh đạo cũng cần có những chế độ khen thưởng động viên tinh thần cho các đơn vị, cá nhân có thành tích tốt trong công việc đồng thời kỷ luật những cán bộ vi phạm nội quy, quy chế của cơ quan.
- Về nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán bộ trong UBND:
Để có được đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn tốt, đáp ứng được nhu cầu công việc thì UBND huyện Kỳ Sơn nên tổ chức thêm các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, lý luận chính trị, các khóa đào tạo ngắn hạn về tin học, ngoại ngữ để cán bộ có cơ hội học hỏi, trau dồi thêm kỹ năng, trình độ, phẩm chất. Với xu thế ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác hành chính ngày càng phát triển như hiện nay thì việc cán bộ văn phòng trang bị cho mình những kiến thức về tin học, ngoại ngữ là điều vô cùng cần thiết.
Cần phải có sự chuẩn hóa trong công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ để CBCC văn phòng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực và hiện đại. Đồng thời, mỗi đơn vị trong văn phòng phải luôn có ý thức đánh giá nhiệm vụ của mình, tổng kết những gì đã làm được, những gì còn tồn đọng, định ra phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ.
Hơn nữa, người cán bộ hành chính văn phòng cần không ngừng nâng cao hiểu biết về kiến thức pháp luật, về quản lý nhà nước và luôn cập nhật các văn bản quy định mới của Nhà nước để có được kỹ thuật soạn thảo văn bản tốt, có kỹ năng tổ chức điều hành công việc tốt. Ngoài việc nghiêm chỉnh chấp hành theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan thì cán bộ công chức cũng cần chủ động, sáng tạo, tránh thái độ ỷ lại trong công việc. Thêm nữa, người cán bộ cần thận trọng và giữ bí mật khi quản lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu mật của cơ quan.
Quan tâm, chú trọng đến bộ phận Tiếp dân và bộ phận “một cửa” thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện, thái độ đối với công dân của cán bộ cần nhã nhặn, lắng nghe ý kiến của dân.
-Về hiện đại hóa văn phòng:
Hiện đại hóa công tác văn phòng được tiến hành bằng cách đầu tư các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho văn phòng đồng thời hiện đại hóa chính tri thức con người làm việc trên các trang thiết bị đó.
Các trang thiết bị phục vụ trong văn phòng là những phương tiện không thể thiếu trong quá trình thực hiện công việc của cán bộ, chuyên viên văn phòng hiện nay. Để tạo cho các cán bộ, chuyên viên trong UBND huyện có điều kiện làm việc tốt, thoải mái và từ đó nâng cao được hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian thì việc đầu tư thêm các trang thiết bị văn phòng là điều cần thiết. Cần bố trí phòng làm việc của các Phòng ban sao cho hợp lý hơn như các bộ phận trong Văn phòng HĐND-UBND nên tập trung hết tại tầng 1 chứ không rải rác cả tầng 1 và tầng 2 như hiện nay. Điều này tạo sự gắn kết và liên hoàn giữa các bộ phận trong Văn phòng, hỗ trợ nhau thực hiện công việc tốt hơn, giảm thời gian đi lại cho các cán bộ, chuyên viên khi cần giải quyết công việc.
- Ứng dụng CNTT trong công tác hành chính văn phòng:
Thường xuyên kiểm tra, rà soát các văn bản, thủ tục hành chính để có những biện pháp làm đơn giản hóa thủ tục hành chính, ứng dụng CNTT trong việc giải quyết các thủ tục hành chính cho công dân trong huyện.
Chủ động tăng cường ứng dụng CNTT vào công tác hành chính văn phòng, cần thêm những phần mềm quản lý tài liệu, đặc biệt là trong công tác văn thư lưu trữ;
thực hiện theo Dự án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Hà Nội. Triển khai thực hiện có hiệu quả Đề án 112 của Chính phủ: mô hình“Văn phòng không giấy tờ” và ứng dụng ISO 9000:2001 trong công tác hành chính.
UBND cần tập trung đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực cho ứng dụng và phát triển CNTT, dựa trên cơ sở là đội ngũ cán bộ chuyên trách của bộ phận Tin học thuộc Văn phòng HĐND-UBND.
Tóm lại, để công tác hành chính văn phòng tại UBND huyện Kỳ Sơn đạt hiệu quả và vận hành thông suốt thì Lãnh đạo UBND và Lãnh đạo Văn phòng cần
có những biện pháp cụ thể nhằm xây dựng củng cố bộ máy hành chính gọn nhẹ;
thường xuyờn theo dừi, quan tõm đến tỡnh hỡnh thực hiện, giải quyết cụng việc của các cán bộ chuyên viên trong UBND huyện. Để từ đó có những phương án điều chỉnh phù hợp, đưa ra được quyết định quản lý hành chính đúng đắn. Bên cạnh đó, người cán bộ làm công tác hành chính văn phòng cũng tự rèn luyện cho mình trình độ chuyên môn, trình độ lý luận chính trị vững vàng, xứng đáng là người cán bộ của nhân dân và vì nhân dân.
LỜI CẢM ƠN
Hiện nay, trong công cuộc Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, bước vào giai đoạn hội nhập và phát triển với thế giới, vì thế nên việc áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ hiện đại vào các lĩnh vực của đời sống xã hội là điều tất yếu, hoạt động Quản trị văn phòng cũng không nằm ngoài quỹ đạo đó nhằm đáp ứng nhu cầu mà xã hội đặt ra. Trong Văn phòng hành chính văn phòng trở thành yếu tố chủ quan trọng chiếm một phần lớn khối lượng công việc và nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại, vững mạnh của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất cũng như chất lượng công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Thực tập tốt nghiệp là một phần học chiếm khá nhiều thời gian trong chương trình đào tạo chính quy của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, là một sinh viên năm cuối chuyên ngành Quản trị văn phòng, được sự tiếp nhận của Lãnh đạo phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn với sự hướng dẫn của Bác Trần Thị Quy cùng toàn thể cán bộ, nhân viên phòng Nội vụ huyện em được về thực tập tại phòng từ ngày 10/3/2015 cho đến hết ngày 29/4/2015.
Bài báo cáo tốt nghiệp của em là kết quả của quá trình thực tập tại phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn. Trong khuôn khổ bài báo cáo, em đã nêu lên được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện nói chung và của phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn nói riêng, đồng thời em cũng đã khái quát được tình hình công tác hành chính văn phòng của phòng như: công tác văn phòng, nghiệp vụ hành chính: công tác văn thư, công tác lưu trữ…, qua thời gian thực tập em cũng nhận thấy được bên cạnh những ưu điểm mà phòng đạt được trong hoạt công tác hành chính văn phòng thì bên cạnh đó cũng tồn tại nhiều nhược điểm cần khắc phục để từng bước xây dựng công tác hành chính văn phòng của phòng Nội vụ mang lại hiệu quả cao.
Trong thời gian thực tập tại phòng Nội vụ Kỳ Sơn thì em nhận thấy rằng phòng đã tạo dựng được một đội ngũ cán bộ làm văn phòng và công tác Văn thư – Lưu trữ có đầy đủ năng lực và phẩm chất, dày dạn về kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm góp phần đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính, kiện toàn bộ máy
để xây dựng và phát triển đất nước; đồng thời cán bộ Văn phòng cũng tạo dựng được mối quan hệ bền vững với lãnh đạo Phòng, với các phòng, đơn vị trực thuộc nhằm tạo cầu nối vững chắc cho hoạt động của cơ quan.
Tuy khoảng thời gian thực tập khụng dài nhưng đó giỳp em ý thức được rừ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn phòng, đồng thời giúp em học hỏi rất nhiều kinh nghiệm thực tiễn, vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế, hiểu được tác phong làm việc của một cán bộ Văn phòng tương lai, về kỹ năng ứng xử trong giao tiếp sau này ra trường, đồng thời trau dồi thêm phẩm chất đạo đức của một cán bộ làm Quản trị văn phòng trong tương lai. Đây cũng là thời gian mà học sinh-sinh viên vận dụng kiến thức đã học vào thực tế từ đó rèn luyện kỹ năng của bản thân và đúc rút kinh nghiệm cho bản thân.
Đặc biệt qua đây em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất tới tập thể lãnh đạo cán bộ của phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn và giảng viên hướng dẫn Giảng viên Lâm Thu Hằng đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Phụ lục 02
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng
Trưởng phòng
Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng
Công chức Công chức Công chức
QLNN về thanh niên
Thi đua khen thưởng
Cải cách hành chính
QLNN về tôn giáo
QLNN về địa giới hành chính
QLNN về văn thư, lưu trữ Chính quyền
cơ sở
Quản lý Hội
Công chức Công chức
Quản lý công chức
Phụ lục 03:
Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì huyện Kỳ Sơn.
Các phòng, đơn vị chuyên môn xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của đơn vị mình.
Tổng hợp kế hoạch, chương trình công tác của các
đơn vị thuộc Sở
Trình Lãnh đạo Sở ký, phê duyệt và ban hành Hoàn thiện kế hoạch, chương trình công tác Trình Chánh Văn phòng
xem xét, cho ý kiến
Văn phòng
Sở
Phụ lục 04: Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của huyện Kỳ Sơn Lãnh đạo ra chủ trương
Đơn vị chủ trì lên
kế hoạch Trình Lãnh đạo Sở ký
Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị hội
- Xây dựng chương trình Hội nghị;
- Lập dự toán kinh phí;
- Soạn thảo và gửi giấy mời, các tài liệu liên quan đến các thành phần tham dự;
- Chuẩn bị cơ sở vật chất.
Tổ chức hội nghị
- Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu;
- Theo dừi diễn biến, ghi biờn bản.
Tổng kết hội nghị
Quyết toán kinh phí tổ
chức
Thông báo kết quả, kết luận
hội nghị
Hoàn thiện lập hồ sơ công việc liên
quan đến hội