Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 18. Tổ chức thực hiện
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng ở UBND huyện Kỳ Sơn
1. Ưu điểm:
UBND huyện Kỳ Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chính vì vậy mà công tác hành chính văn phòng rất được coi trọng. Tình hình chỉ đạo triển khai các công việc này của lãnh đạo UBND huyện được thực hiện tương đối tốt. Việc áp dụng các văn bản quy định của Nhà nước vào công tác hành chính được triển khai triệt để và có hiệu quả. Các cán bộ công chức, viên chức cũng thường xuyên cập nhật những văn bản quy định của Nhà nước, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ của mình trong công tác hành chính văn phòng.
Cụ thể là từ khi có Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 và được áp dụng mới nhất là Thông tư số 01/2011/BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ thì công việc soạn thảo văn bản của các cán bộ công chức trong UBND huyện được cải thiện hơn, ít mắc lỗi về soạn thảo hơn. Các phòng ban hoạt động trong UBND, trước kia chỉ biết làm theo mẫu văn bản có sẵn, thì nay dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của cấp trên thì đã có ý thức tiếp thu văn bản mới, chú ý hơn về cả thể thức lẫn nội dung văn bản.
Hơn nữa, công tác văn thư đã đi vào nề nếp hơn, luôn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng, chính xác, bí mật .Việc tin học hóa và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào trong hoạt động văn thư lưu trữ tại UBND huyện Kỳ Sơn những năm gần đây làm tăng hiệu quả trong việc tra tìm tài liệu hồ sơ được nhanh chóng, chính xác, việc quản lý văn bản được chặt chẽ hơn, đáp ứng kịp thời các yêu cầu sử dụng tài liệu đồng thời làm tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc cho các cán bộ văn thư lưu trữ.
Công tác hành chính văn phòng không chỉ được quan tâm trong lĩnh vực soạn thảo ban hành văn bản theo quy định mà còn được quan tâm đặc biệt trong
công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức. Lãnh đạo cơ quan rất quan tâm tới chất lượng của đội ngũ làm công tác hành chính văn phòng. Hiện nay, cán bộ công chức công tác tại UBND huyện Kỳ Sơn đều có trình độ khá cao.
Các lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo Văn phòng hầu hết đều có bằng Cử nhân chuyên ngành Luật, Hành chính…, trình độ lý luận chính trị từ trung cấp trở lên. Lãnh đạo có đủ kiến thức, kinh nghiệm để hướng dẫn, chỉ đạo chuyên viên tiến hành công việc.
Có thể nói thêm rằng, để công tác hành chính văn phòng được thực hiện tốt thì đòi hỏi phải có cơ sở vật chất, phương tiện thực hiện công việc có hiệu quả.
Vấn đề này cũng đã được Lãnh đạo UBND huyện quan tâm coi trọng. Cụ thể là các trang thiết bị trong văn phòng được bố trí đầy đủ, hiện đại tạo điều kiện cho các cán bộ, chuyên viên trong Ủy ban có tinh thần thoải mái để thực hiện tốt công việc như:
- Các phòng đều được trang bị bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ tiện dụng; tất cả các phòng đều được lắp điều hòa nhiệt độ hoặc có thêm quạt trần;
- Mỗi cán bộ, chuyên viên thực hiện công việc đều được trang bị 01 máy tính và 01 máy in, các văn phòng phẩm cần thiết phục vụ cho công việc được nhanh chóng, thuận lợi.
- Các máy photocopy hiện đại dần được đưa vào hoạt động hiệu quả. Hiện nay, không chỉ riêng Phòng Vi tính, Photo thuộc Văn phòng có máy photo mà một số phòng chức năng khác như Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Kinh Tế,…là những phòng cần thiết sử dụng sao chụp cũng được trang bị máy photo hiện đại.
Nhìn chung, để công tác hành chính văn phòng tại UBND huyện Kỳ Sơn được thực hiện có hiệu quả thì không thể không kể đến sự chỉ đạo, quan tâm, nhắc nhở của các lãnh đạo UBND và lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND huyện đối với các cán bộ, chuyên viên. Nếu không có những sự chỉ đạo, đôn đốc, quan tâm thường xuyên này thì công tác hành chính văn phòng tại UBND huyện Kỳ Sơn không thể vận hành tốt được.
2. Nhược điểm:
Mặc dù công tác hành chính văn phòng tại UBND huyện Kỳ Sơn những năm gần đây đã được cải thiện nhiều hơn, đi vào hoạt động có hiệu quả hơn nhưng vẫn mắc phải một số nhược điểm như sau:
- Về kỹ thuật soạn thảo văn bản: một số văn bản được ban hành tại UBND huyện vẫn còn mắc những lỗi về thể thức như: phần cơ quan ban hành văn bản đôi lúc còn đánh chữ in hoa không đậm; phần địa danh ngày tháng năm ban hành thì chỉ đánh chữ thường chứ không nghiêng theo quy định; hay nhiều lúc còn quên không kẻ dòng kẻ dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản; phần Nơi nhận thì chỉ đánh chữ đậm chứ không nghiêng. Đây là những lỗi nhỏ cơ bản mà các chuyên viên thường mắc phải khi soạn thảo văn bản.
- Về Quy trình soạn thảo văn bản: tại UBND huyện Kỳ Sơn nhìn chung có tính thống nhất và hợp lý theo quy định nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế như: quy trình soạn thảo văn bản ở khâu cuối cùng là khâu Văn thư nhiều khi cũng không để ý đến thể thức văn bản, một phần do quá nhiều công việc không thể để ý hết được, phần khác là do các Phòng ban từ trước đến giờ vẫn soạn thảo như thế, nếu đưa về soạn thảo lại thì sẽ mất nhiều thời gian và làm chậm trễ tiến độ giải quyết công việc.
- UBND huyện Kỳ Sơn ban hành khá ít Quy chế, Quy định trong công tác hành chính văn phòng, hầu như đều thực hiện theo quy định chung.
- Về cán bộ thực hiện công tác hành chính văn phòng:
Mặc dù đã tiến hành tinh giảm biên chế nhưng nhìn chung bộ máy nhà nước của UBND huyện Kỳ Sơn còn khá cồng kềnh. Một số đơn vị sự nghiệp lại trực thuộc Phòng chức năng nào đó, không có con dấu riêng và tài khoản riêng, mô hình quản lý vẫn còn khá bất cập.
Các cán bộ công chức trong UBND huyện mặc dù đều có trình độ nhưng có người không được làm đúng chuyên ngành mà mình đã được đào tạo, hay các chuyên viên còn phải kiêm nhiệm nhiều công việc và chưa có sự chuyên môn hóa
cao. Để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì các cán bộ công chức lại phải đi học thêm các khóa bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ hay đào tạo tại chức vừa mất thời gian mà lại ảnh hưởng đến công việc đang làm.
Quá trình giải quyết công việc của các cán bộ hành chính văn phòng nhiều khi chưa được thực hiện đầy đủ và nhanh chóng, vẫn còn tình trạng cán bộ còn ỷ lại vào người khác, ý thức, trách nhiệm làm việc chưa đạt hiệu quả cao nhất.
Một số cán bộ lãnh đạo trong cơ quan vì lý do tuổi tác nên cũng hạn chế về trình độ ngoại ngữ và việc sử dụng máy vi tính, trang thiết bị hiện đại trong công việc. Việc thay đổi tác phong lề lối làm việc của một bộ phận không nhỏ CBCC còn chậm, họ chưa thực sự quen với cách làm việc trên mạng máy tính (cập nhật, phối hợp xử lý...), mà chủ yếu là xử lý văn bản theo cách truyền thống.
- Về các trang thiết bị văn phòng:
Việc bố trí các trang thiết bị trong văn phòng vẫn gặp một số hạn chế như việc chuyển giao văn bản bằng máy Fax chưa được phổ biến. Hiện tại, cả Uỷ ban mới chỉ được trang bị có 01 máy Fax được đặt ở bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng HĐND-UBND phục vụ việc chuyển giao và nhận tài liệu.
Vẫn còn quá ít máy photo: ngoài việc đặt 03 máy photo hiện đại ở Phòng Vi tính còn hầu hết những máy này chỉ được bố trí trong các phòng kỹ thuật, khiến cho việc in ấn văn bản gặp khó khăn. Một số phòng cần photo nhiều tài liệu thì lại chưa có máy photo riêng như Phòng Tư pháp, Phòng Nội vụ... Khi máy photo ở phòng Vi tính bị trục trặc, đã tạo không ít phiền toái cho việc đi lại và ban hành văn bản.
Máy vi tính, điều hòa nhiệt độ tuy cũng đã được trang bị đầy đủ và hiện đại nhưng sau thời gian sử dụng đã có hiện tượng hỏng hóc, đường dẫn điện máy tính ở một số phòng bị hở rất nguy hiểm.
II. Đề xuất những giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục những