MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN 3 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân. 3 1. Vị trí, chức năng của UBND huyện Lý Nhân 3 2. Nguyên tắc làm việc của UBND huyện Lý Nhân 3 3.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lý Nhân: 4 II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Lý Nhân 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND huyện Lý Nhân 5 1.1. Chức năng: 5 1.2 Nhiệm vụ. 6 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Lý Nhân: 7 3. Bản mô tả công việc của Phó Chánh văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp 8 3.2. Bản mô tả công việc của các nhân viên văn phòng: 10 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Lý Nhân. 10 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 10 1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Lý Nhân. 11 1.2 Sơ đồ hóa nội dung, quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Lý Nhân. 12 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị( hoặc hội thảo, cuộc họp của UBND huyện Lý Nhân. 13 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 13 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 14 2.Về khảo sát công tác Văn thư. 15 2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Lý Nhân 15 2.1.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND huyện Lý Nhân. 16 3.Khảo sát về tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ. 17 PHẦN II. NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN 18 1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạc công tác tháng và năm. 18 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan 23 3. Soạn thảo quy chế văn hóa công sở của UBND huyện Lý Nhân. 46 4.Quy trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Lý Nhân 53 5. Mô hình văn phòng hiện đại cho UBND huyện Lý Nhân. Ưu điểm, nhược điểm. 54 6 .Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND huyện Lý Nhân. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính. 56 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 58 I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG. 58 1. Ưu điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Lý Nhân. 58 2.Nhược điểm 59 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG Ý KIẾN ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN. 60 1.Về chất lượng cán bộ: 60 2.Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 61 LỜI CẢM ƠN 62 PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
PHỤ LỤC 2
LỜI NÓI ĐẦU 1
PHẦN 1 3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN 3 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân 3
1 Vị trí, chức năng của UBND huyện Lý Nhân 3
2 Nguyên tắc làm việc của UBND huyện Lý Nhân 3
3.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lý Nhân: 4
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Lý Nhân 5
1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND huyện Lý Nhân 5
1.1 Chức năng: 5
1.2 Nhiệm vụ 6
2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Lý Nhân: 7
3 Bản mô tả công việc của Phó Chánh văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp 8
3.2 Bản mô tả công việc của các nhân viên văn phòng: 10
III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Lý Nhân 11
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 11
1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Lý Nhân 12
1.2 Sơ đồ hóa nội dung, quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Lý Nhân 13
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị( hoặc hội thảo, cuộc họp của UBND huyện Lý Nhân .14
1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 14
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan 15
2.Về khảo sát công tác Văn thư 16
Trang 22.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Lý Nhân 16
2.1.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND huyện Lý Nhân 18
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 19
PHẦN II 20
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN 20
1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạc công tác tháng và năm 20
2 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan 25
3 Soạn thảo quy chế văn hóa công sở của UBND huyện Lý Nhân 49
4.Quy trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Lý Nhân 56
5 Mô hình văn phòng hiện đại cho UBND huyện Lý Nhân Ưu điểm, nhược điểm 57
6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND huyện Lý Nhân Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính 59
PHẦN III 61
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61
I.NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 61
1.Ưu điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Lý Nhân 61
2.Nhược điểm 62
II.ĐỀ XUẤT NHỮNG Ý KIẾN ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN 63
1.Về chất lượng cán bộ: 63
2.Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 64
LỜI CẢM ƠN 65
PHỤ LỤC 1 PHỤ LỤC
Trang 3LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử
lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho các hoạt động của lãnh đạo Quản trị vănphòng là một ngành rất rộng, nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quanđơn vị Hiện nay nước ta đang bước vào giai đoạn công nghiệp hóa - hiện đạihóa đất nước cho nên công tác văn phòng cũng đóng góp một phần lớn vào côngtác xây dựng đất nước Văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một
cơ quan nào Nó góp phần rất lớn đến hoạt động của cơ quan Công tác vănphòng nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức
và ngược lại Nếu hoạt động không hiệu quả sẽ có thể tác động tiêu cực đến quátrình phát triển của cơ quan
Nắm bắt được tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thưLưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/QĐ – BT ngày 18/12/1971 của
Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng,công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứngđược nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trịVăn phòng
Thực tập là một quá trình cho vận dụng lý luận đã học vào trong thực tiễncông việc, bổ sung những kỹ năng còn thiếu sót để hoàn thiện chuyên môn Sinhviên sẽ được củng cố lại kiến thức nâng cao trình độ của bản thân, vận dụng lýluận và thực tiễn một cách hiệu quả nhất Rèn luyện được kỹ năng nghề nghiệp,xây dựng được phong cách làm việc khoa học ngành Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với phương châm “ Học đi đôi với hành,
lý luận gắn liền với thực tiễn” nhằm giúp các cán bộ Văn phòng trong tương lainắm vững lý thuyết đã được học để vận dụng vào trong thực tế Trường đã tạođiều kiện để cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan
Được sự quan tâm và giới thiệu của nhà trường cùng với sự giúp đỡ củalãnh đạo UBND huyện Lý Nhân, em đã được tiếp nhận vào thực tập tại Vănphòng HĐND – UBND huyện Lý Nhân Với thời gian thực tập gần 2 tháng ( từ
Trang 4phòng Văn thư tận tình chỉ dạy.Trong gần 2 tháng thực tập tại phòng Văn thưcủa huyện Lý Nhân, mặc dù còn nhiều bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc.Nhưng với sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của cán bộ phòng Văn thư nên em
đã hoàn thành tốt được công việc được giao phó tại cơ quan, nhờ đó em đã tíchlũy được nhiều kiến thức cũng như kinh nghiệm làm việc thực tiễn về công tácvăn phòng
Thời gian thực tập chuyên môn tại UBND huyện Lý Nhân đã kết thúc vàđây cũng là công trình đầu tiên đánh dấu sự trưởng thành của bản thân e trongthời gian 03 năm học tại trường Bài báo cáo là kết quả của quá trình khảo sátthực tế cùng sự kết hợp lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơquan.Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sỹ LÂM THU HẰNG– giảng viên hướng dẫn em trong thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xincảm ơn tới Lãnh đạo cùng các cán bộ UBND huyện Lý Nhân, nhất là cô NguyễnThị Quế Anh - cán bộ phòng Văn thư UBND huyện Lý Nhân đã giúp đỡ emhoàn thành tốt chương trình thực tập vừa qua
Do quá trình thực tập cung không được nhiều và thời gian nghiên cứu tàiliệu chưa kỹ, khả năng về chuyên môn nghiệp vụ còn nhiều hạn chế nên bài viếtcủa em không tránh khỏi được những sai sót và hạn chế đối với yêu cầu đặt ra.Vậy nên em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến chân thành từ thầy, côtrong khoa Quản trị Văn phòng cũng như các cô, chú, anh, chị trong khối Vănphòng của UBND huyện Lý Nhân để bài viết của e trở nên hoàn thiện và đầy đủhơn
Em xin chân thành cảm ơn !
Lý Nhân, ngày 28 tháng 5 năm 2015
Sinh viên Trần Thị Thanh Huyền
Trang 5PHẦN 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân.
1 Vị trí, chức năng của UBND huyện Lý Nhân
Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân là cơ quan hành chính nhà nước cấphuyện thực hiện chức năng, nhiệm vụ quy định tại Luật tổ chức HĐND vàUBND năm 2003
2 Nguyên tắc làm việc của UBND huyện Lý Nhân
Uỷ ban nhân dân do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơquan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùngcấp và cơ quan nhà nước cấp trên
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảmbảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốcphòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhànước từ trung ương tới cơ sở.
UBND huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, bảo đảm pháthuy vai trò lãnh đạo của tập thể Ủy ban nhân dân, đồng thời đề cao trách nhiệm
cá nhân của Chủ tịch, Phó chủ tịch và các Ủy viên trong Hội đồng nhân dânhuyện
Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, trách nhiệm Đặt lợi ích của côngviệc lên hàng đầu
Trong phân công công việc phải cụ thể và rõ ràng Công việc giao cho cánhân hay tập thể đều phải được phân chia công bằng Các cá nhân hay tập thểđược giao công việc phải cố gắng tập trung giải quyết công việc một cách tốt
Trang 6nhất Cấp trên không làm thay công việc của cấp dưới, tập thể không làm thaycông việc của cá nhân và ngược lại.
Tuân thủ đúng trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quyđịnh của pháp luật và quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân
Đề cao phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việcđảm bảo tính dân chủ, minh bạch trong mọi hoạt động theo đúng phạm vi, chứcnăng nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định
Mọi hoạt động của UBND huyện phải đảm bảo sự chỉ đạo của UBNDtỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và các cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo củaBan chấp hành Đảng bộ huyện, Ban thường vụ Huyện ủy, sự giám sát củaHĐND Đồng thời tuân thủ các quy định, quy chế của pháp luật đảm bảo quyềnlợi và lơi ích hợp pháp của công dân
3.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lý Nhân:
Uỷ ban nhân dân do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơquan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùngcấp và cơ quan nhà nước cấp trên
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảmbảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốcphòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhànước từ trung ương tới cơ sở.
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân:
Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu của cơ quan huyện, có nhiệm
vụ quản lý, lãnh đạo, điều hành cơ quan
Các Phó Chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch huyện
Có 3 Phó Chủ tịch huyện: PCT phụ trách Nông Nghiệp, PCT phụ tráchVăn xã, PCT phụ trách Kinh tế
Trang 7Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Văn hóa thông tin
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân:
Tham mưu, giúp việc Ban chấp hành, Ban Thường vụ trong lãnh đạo,điều hành, chỉ đạo hoạt động Công đoàn các cấp và cơ quan Công đoàn ngành;tham mưu cho Ban Thường vụ về tình hình phong trào CNVCLĐ và hoạt động
Trang 8Quản lý các văn bản và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản
do Ban Chấp hành, Ban Thường vụ ban hành Tiếp nhận, phát hành, lưu trữ cácvăn bản, báo cáo của các cấp Công đoàn, các cơ quan hữu quan và CNVCLĐtrong ngành, vào sổ trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch được uỷ quyền xử lý vàchuyển văn bản tới các ban chuyên đề nghiên cứu, đề xuất biện pháp giải quyết
Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực
và Ban Thường vụ Theo dõi, đôn đốc các cấp Công đoàn thực hiện chế độthông tin báo cáo theo quy định
Chuẩn bị nội dung và ghi chép văn bản cho các Hội nghị Ban Chấp hành,Ban Thường vụ, Thường trực Ban Thường vụ, các Hội nghị sơ tổng kết… củaCông đoàn ngành Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện các vấn đề liên quan kháctheo yêu cầu của Chủ tịch Công đoàn ngành
Giúp các ban Công đoàn ngành và các Công đoàn cơ sở về nghiệp vụsoạn thảo, thể thức văn
Ban hành các loại giấy mời họp, giấy triệu tập các Hội nghị theo kết luậncủa Thường trực Ban Thường vụ Dự toán chi tiêu và chuẩn bị cơ sở vật chấtcho các Hội nghị của Công đoàn ngành, bố trí ăn, nghỉ, phương tiện đi lại chocác đại biểu về dự họp theo đúng chủ trương của Ban Thường vụ Công đoànngành hoặc Ban tổ chức Hội nghị
Bảo đảm điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành, BanThường vụ, Thường trực Bố trí phương tiện, nơi làm việc cho các ban trong cơ
Trang 9quan Công đoàn ngành; đón tiếp khách đến làm việc; quản lý và sắp xếp cácphương tiện đi công tác theo quy chế của Công đoàn ngành Căn cứ vào thực tếmối quan hệ ngang dọc, trên dưới để tham mưu đề xuất lịch làm việc hàng tuầncủa Lãnh đạo Công đoàn ngành và các ban sau họp giao ban Thường trực BanThường vụ đầu tuần.
Phối hợp với Công đoàn cơ quan rà soát, bổ sung, sửa đổi các quy chếhoạt động của cơ quan theo đúng quy định hiện hành
2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Lý Nhân:
Văn phòng HĐND và UBND huyện gồm có: Chánh văn phòng; 2 PhóChánh văn phòng và các cán bộ chuyên môn khác
Lãnh đạo văn phòng gồm có Chánh văn phòng và 2 Phó Chánh vănphòng
2.1 Chánh văn phòng là người đứng đầu văn phòng và phải chịu tráchnhiệm trước HĐND và UBND, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về cácchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Vănphòng
2.1 Phó chánh văn phòng được Chánh văn phòng phân công theo dõikhối công việc Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện, Chánh vănphòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Chánh văn phòng đivắng, Phó Chánh văn phòng được ủy nhiệm điều hành các hoạt động của vănphòng
Văn phòng HĐND và UBND huyện có các phòng chuyên môn, giúp việc,phục vụ gồm: Bộ phận tổng hợp, Bộ phận Văn thư – Lưu trữ, Bộ phận quản trịmạng, Bộ phận phục vụ( hậu cần, nhà ăn), Bộ phận kế toán, Bộ phận bảo vệ
•Bản mô tả công việc của UBND huyện Lý Nhân:
Hiện nay, Văn phòng HĐND – UBND huyện Lý Nhân có 15 đồng chígồm: 01 Chánh Văn phòng, 02 Phó Chánh Văn phòng và các cán bộ chuyênviên, nhân viên Chánh văn phòng có trách nhiệm phân bố nguồn nhân sự đượcgiao vào các vị trí cho phù hợp Dưới đây là bản mô tả công việc của lãnh đạo
Trang 10văn phòng và các vị trí khác trong văn phòng.
1.Bản mô tả công việc của Chánh văn Phòng:
Chức danh: Chánh Văn phòng
- Vị trí chức trách: là Lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND
- Trách nhiệm: chịu trách nhiệm trước HĐND và UBND, Chủ tịch UBNDhuyện và trước pháp luật về các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao vàtoàn bộ hoạt động của Văn phòng
Nhiệm vụ: Chánh văn phòng phải trực tiếp làm các công việc sau đây:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các phòng ban và báocáo chủ tịch về những việc quan trọng
- Ký thừa lệnh Chủ tịch một số văn bản được Chủ tịch giao và ký nhữngvăn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Chủ tịch
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký
- Giải quyết các buổi nghỉ việc một buổi cho nhân viên Văn phòng
3 Bản mô tả công việc của Phó Chánh văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp
- Chức danh: Phó Chánh văn phòng phụ trách công tác tham mưu, tổnghợp
- Vị trí phụ trách: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo văn phòng, giúp
Trang 11Chánh Văn phòng điều hành một số mặt công tác theo sự phân công của ChánVăn phòng.
- Trách nhiệm: trong phạm vi, nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao,
Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Chánh văn phòng vàtrước pháp luật về toàn bộ kết quả được giao
- Nhiệm vụ:
Giúp Chánh Văn phòng theo dõi và, tổng hợp các lĩnh vực công tác củaThường trực HĐND và UBND huyện; công tác nội chính, tôn giáo của UBNDhuyện
Phụ trách bộ phận tổng hợp, bộ phân văn thư, lưu trữ, quản trị mạng và
bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa
Soạn thảo các chương trình kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn…chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộc họp cho lãnh đạo
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng
Trang 12tác hành chính quản trị, công tác phục vụ, lễ tân, y tế, môi trường…
Giúp lãnh đạo UBND huyện theo dõi, tổng hợp kết quả của khối vănhóa xã hội, thay mặt Văn phòng giải quyết các công việc khác được giao khiChánh Văn phòng đi vắng
Phối hợp với bộ phận tài vụ thực hiện tốt các chế độ, chính sách, bảohiểm… cho công chức, nhân viên cơ quan
Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên, chuyên viên,nhân viên thuộc văn phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng phân công
3.2 Bản mô tả công việc của các nhân viên văn phòng:
Chức danh: nhân viên văn phòng
Chức trách: là nhân viên của Văn phòng, thực hiện các nhiệm vụ của côngtác Văn phòng và các công việc khác theo sự phân công của lãnh đạo Vănphòng
Trách nhiệm: trong phạm vi, nhiệm vụ được giao Nhân viên chịu tráchnhiệm trước Lãnh đạo văn phòng và trước pháp luật về ý kiến đề xuất, tiến độ,kết quả, chất lượng hiệu quả thực hiện nhiệm vụ phân công
Nhiệm vụ
Giữ gìn đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức vàvăn hóa công vụ trong cơ quan
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Văn phòng giao
Quyền hạn: đề xuất với lãnh đạo văn phòng các vấn đề liên quan đến việcthực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao… và các quyền lợi liên quan đến côngchức, nhân viên theo quy định của pháp luật
Trang 13III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Lý Nhân.
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
Văn phòng là bộ phận tham mưu, giúp việc cho cơ quan, tổ chức Là nơithu thập và xử lý thông tin, hỗ trợ cho các hoạt động của cơ quan tổ chức Đồngthời còn diễn ra các hoạt động về Văn thư – Lưu trữ
Trang 141.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Lý Nhân.
Ở mỗi thời kỳ, chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng UBND huyện LýNhân có sự thay đổi để phù hợp với yêu cầu thực tiễn của cơ quan Nhưng chủyếu vẫn là 2 nhiệm vụ: chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảocông tác hậu cần cho UBND
a.Chức năng tham mưu, tổng hợp cho cơ quan
- Tham mưu là: đóng góp ý kiến mang tính chất chỉ đạo, giúp cho Lãnhđạo và tổ chức thực hiện các kế hoạch( thể hiện qua các Quyết định của cơquan)
- Tổng hợp là: tổng hợp các ý kiến, tổng hợp tình hình một cách khoa học,phân tích xử lý, tập hợp nhiều vấn đề
Chức năng tham mưu và tổng hợp luôn đi liền với nhau, tác động qua lạivới nhau, tham mưu dựa trên kết quả của tổng hợp Tổng hợp thông tin liên quanđến nhiều vấn đề để đưa ra ý kiến tham mưu cho lãnh đạo nhằm đảm bảo chotính khách quan và tính chuyên môn hóa từ đó nâng cao hiệu suất lao động
Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp thông qua nhữngcông việc sau:
Tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng;
Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế của cơ quan;
Tổ chức xây dựng các chương trình kế hoạch của cơ quan, tổ chức;
Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan
Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác Văn thư – lưu trữ;
Thẩm định các văn bản về nội dung và thể thức ban hành văn bản của cơquan
b.Chức năng hậu cần:
Hậu cần là đảm bảo tốt nhu cầu cơ sở vật chất của cơ quan, như: y tế,VSMT, các trang thiết bị… và những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của cơquan, tổ chức
Trang 15Văn phòng thực hiện các chức năng hậu cần đó là việc đảm bảo các nhucầu về trang thiết bị CSVC, các phương tiện kỹ thuật, in ấn tài liệu, tài chính,hội họp… Đây là những việc không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ cơquan nào.
Những nội dung, công việc mà chức năng Hậu cần phải thực hiện:
Tổ chức mua sắm các trang thiết bị trong cơ quan;
Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư trang thiết bị làmviệc trong cơ quan;
Tổ chức phục vụ hội họp trong cơ quan;
Phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo trong cơ quan;
Tổ chức công tác bảo vệ trong cơ quan;
Đảm bảo công tác VSMT và y tế trong cơ quan một cách tốt nhất;
Thực hiện các nghiệp vụ lễ tân khi có cuộc họp, hội nghị;
Qua đây, ta có thể thấy được chức năng của Văn phòng trong việc thammưu tổng hợp và chức năng Hậu cần đối với cơ quan, tổ chức là vô cùng cầnthiết và rất quan trọng Ở bất kỳ cơ quan nào thì 2 chức năng này luôn luôn tồntại và song hành cùng nhau 2 chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau
Và đều nhằm đáp ứng nhu cầu công tác của lãnh đạo Giúp cho lãnh đạo của cơquan có thể hoạch định, tổ chức được những sự kiện quan trọng, quản trị đượcnguồn nhân sự trong cơ quan và giám sát được tất cả mọi hoạt động của cơquan Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lýcủa cơ quan
1.2 Sơ đồ hóa nội dung, quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Lý Nhân.
( phụ lục số 03)Nhận xét:
Ưu điểm:
Chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện nhằm thực hiện sựchỉ đạo, điều hành, triển khai các nhiệm vụ về kinh tế, văn hóa, y tế, xã hội,
Trang 16quốc phòng, an ninh và các công việc thuộc thẩm quyền xử lý.
Dựa vào công tác thường kỳ, nhân viên và cán bộ của văn phòng sẽ đưa ranhững phương án, giải pháp phù hợp với yêu cầu công việc Đảm bảo đúng thờigian công việc yêu cầu
Các đơn vị, phòng ban dựa trên bản xây dựng công tác thương kỳ củaUBND huyện để thực hiện nhiệm vụ và chức năng của mình theo đúng trình tự,thủ tục và thời gian quy định Nhằm giúp cho công việc của mình đạt được hiệuquả cao nhất
sự chỉ đạo của lãnh đạo, điều hành giải quyết công việc trong thẩm quyền phạm
vi của cơ quan mình theo quy định của pháp luật
Việc thực hiện các cuộc họp của UBND huyện Lý Nhân đảm bảo tínhthống nhất vể nội dung và trình tự tiến hành Nâng cao chất lượng của các phiênhọp của UBND góp phần tích cực vào việc đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quảtrong công tác chỉ đạo điều hành, lãnh đạo của UBND huyện
1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
( phụ lục 05)
Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan là hoạt động cần thiết
Trang 17để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Có thể nói không có cơ quan nào
là không tổ chức chuyến đi công tác
Các chuyến đi công tác của lãnh đạo được cán bộ Văn phòng chuẩn bịmột cách chu đáo và hợp lý: Lập kế hoạch chuyến đi; trình thủ trưởng phêduyệt; liên hệ đến nơi công tác; đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm
vụ được giao; chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí, văn bản, tài liệu liên quan,báo cáo công tác của cơ quan khi thủ trưởng đi công tác; khi lãnh đạo đi côngtác về thì báo cáo tình hình giải quyết công việc, thanh quyết toán kinh phíchuyến đi…
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan.
Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữa cáccán bộ công chức và công dân Và giữa các bộ công chức với nhau nhằm pháthuy tối đa năng lực để đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động công vụ Văn hóacông sở còn là một biểu hiện tích cực của một xã hội văn minh, mọi hoạt độngcông vụ đều có nề nếp, kỷ cương Mỗi người công chức đều thấy rõ được tráchnhiệm của mình và luôn làm tròn nhiệm vụ, hoàn thành tốt công việc được giao
Hiện nay ở UBND huyện Lý Nhân chưa có một văn bản nào quy định cụthể về văn hóa công sở tại cơ quan mà đa số những nội dung của văn hóa công
sở được lồng ghép, đan xen vào những quy đinh của cơ quan Hoặc thực hiệntheo sự điều hành trực tiếp của cấp trên mà không theo văn bản
Mặc dù vậy nhưng văn hóa công sở của UBND huyện Lý Nhân vẫn đượcmọi người tự giác chấp hành, đảm bảo tính văn minh, lịch sự Cơ quan khôngquy định về đồng phục cho các bộ, công nhân viên chức, nhưng mọi người đều
ăn mặc gọn gàng, lịch sự, phù hợp với yêu cầu của công việc Quan hệ giao tiếpcủa lãnh đạo và nhân viên cũng như với nhân dân đến liên hệ công việc tại cơquan nhìn chung là rất tốt, thân thiện và lịch sự văn minh
Nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số vấn đề mà cấn được khắc phục.Việc chấp hành thời gian làm việc, bài trí cơ quan cũng như phòng làm việc của
Trang 18cán bộ, công chức vẫn tồn tại nhiều yếu kém Cơ quan không quy định các bộ,công chức phải đeo thẻ, ghi rõ họ tên, chức vụ nên việc ra vào cơ quan còn gặpnhiều khó khăn Tại cơ quan có nhiều biển hiệu cấm hút thuốc lá tại nơi làm việcnhưng nhiều người vẫn chưa chấp hành nghiêm chỉnh nội quy mà cơ quan đề ra.
Do vậy phải đòi hỏi phải có một quy chế cụ thể nhằm đưa ra các nội dung vềvăn hóa công sở cần thực hiện tại UBND huyện Lý Nhân để cơ quan có mộthình ảnh mới nhằm phát huy được hiệu quả công sở, góp phần thực hiện mụctiêu chung của cơ quan
2.Về khảo sát công tác Văn thư.
2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của UBND huyện Lý Nhân
Công tác Văn thư của UBND huyện Lý Nhân được tổ chức theo mô hìnhtập trung và hỗn hợp Các khâu của Văn thư được đặt dưới sự điều hành của vănphòng Sauk hi được quan sát, tìm hiểu về mô hình văn thư tại cơ quan e đã rút
rs được những kết quả sau:
- Mọi hoạt động của văn thư được tập trung tại một đầu mối duy nhấtdưới quyền lãnh đạo của văn phòng Dễ huy động nhân sự, dể kiểm tra, đào tạohuấn luyện điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc, dễ nghiên cứu hoànchỉnh các thủ tục
- Công tác Văn thư – lưu trữ của cơ quan được giải quyết nhanh chóng vàkịp thời đảm bảo hoạt động công văn giấy tờ của cơ quan được lưu thông
- Cán bộ lưu trữ của cơ quan đều thực hiện đầy đủ các bước trong quytrình nhận văn bản và xử lý văn bản đó
- Công tác Văn thư lưu trữ là công tác vô cùng quan trọng trong cơ quan,mọi giấy tờ đều được xử lý tại văn thư và được lưu trữ tại cơ quan Nhờ đó mà
cơ quan có thể tìm được giấy tờ quan trọng
- Văn phòng UBND huyện luôn luôn quan tâm đến việc đưa cán bộ Vănthư đi tập huấn chuyên môn nhằm nâng cao nghiệp vụ vào mỗi đợt… giúp chocông tác văn thư ngày một đi vào hoạt đông có nề nếp và hiệu quả, phục vụ cho
Trang 19hoạt động đắc lực của cơ quan.
- Nhìn chung công tác Văn thư của UBND huyện Lý Nhân đều tổ chứcthực hiện tốt Hoạt động theo đúng quy đinh của Nhà nước và đảm bảo côngviệc được giao
Trang 20- Những hạn chế trên đòi hỏi sự đồng thuận và chia sẻ giữa các phòng,ban đơn vị trong UBND huyện về công tác Văn thư Vì vậy UBND huyện cầntận dụng tối đa mọi nguồn lực, đầu tư hơn nữa để cho công tác Văn thư phát huyđược vị trí và vai trò vốn có của nó.
2.1.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND huyện Lý Nhân.
Trong quá trình hoạt động, lãnh đạo Văn phòng UBND huyện đã quantâm sát sao đến công tác văn thư của cơ quan
Đặc biệt văn phòng UBND huyện đã tham mưu cho lãnh đạo UBNDhuyện ban hành các văn bản nhằm chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộchuyên trách lĩnh vực này như văn bản triển khai thực hiện Thông tư số:01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và nghị đinh số: 110/NĐ-CP ngày08/4/2004 về công tác Văn thư
Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quantrọng, trong đó công tác này luôn được trú trọng tại cơ quan Văn bản ban hànhtại UBND huyện Lý Nhân đảm bảo đúng thể thức và yêu cầu theo quy định Cóhiệu lực pháp lý cao nhằm giải quyết các công việc một cách nhanh chóng, đảmbảo đúng quy đinh của Nhà nước
Mặc dù kết quả đạt được vẫn còn nhiều hạn chế nhưng dưới sự chỉ đạocủa lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cùng sự
Trang 21quan tâm hơn nữa trong việc tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy làm công tác Vănthư của cơ quan, thì công tác văn thư của cơ quan sẽ càng ngày làm tốt vai trò,
vị trí của mình góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của cơ quan
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoahọc, tài liệu bảo quản…
Trong quá trình hoạt động, UBND huyện Lý Nhân đã ban hành rất nhiềuvăn bản, tài liệu nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình Đây là khối tài liệunộp lưu vào lưu trữ huyện bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xácnhận sự việc xảy ra và có giá trị pháp lý cao
Căn cứ vào Luật lưu trữ 2011 của Bộ Nội vụ, cục Văn thư và Lưu trữ nhànước, mỗi năm, mỗi nhiệm kỳ hoạt động thì Chủ tịch UBND huyện kết hợp vớiChánh Văn phòng sẽ ban hành các Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cũngnhư nhắc nhở cán bộ Văn Thư làm tốt công tác này
Ở UBND huyện Lý nhân thì cơ quan đã tổ chức bảo quản tài liệu nộp lưumột cách cẩn thận, tuy nhiên do điều kiện cơ sở vật chất của địa phương cònnhiều hạn chế nên chưa thể tiếp nhận hết được tất cả các tài liệu nộp lưu vào lưutrữ lịch sử Cơ quan có một cán bộ Văn thư kiêm nhiệm lưu trữ nên hiệu quảcông việc còn nhiều hạn chế
Trang 22PHẦN II NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN
1.Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạc công tác tháng và năm.
Mẫu kế hoạch công tác tuần của UBND huyện Lý Nhân
Trang 23Mẫu kế hoạch công tác tháng của UBND huyện Lý Nhân
ỦY BAN NHÂN DÂN
Trang 25Kế hoạch công tác năm của UBND huyện Lý Nhân
ỦY BAN NHÂN DÂN
Trang 262 Phòng Tài chính đảm bảo kinh phí cho việc thực hiện Kế hoạch theođúng yêu cầu.
3 Các phòng, ban, đơn vị triển khai thực hiện các nhiệm vụ, công việcđược giao
Đề nghị các phòng, ban đơn vị, cá nhân thực hiện theo Kế hoạch đã banhành để đạt kết quả cao nhất./
Nơi nhận:
- ;
- Lưu: VT
CHỦ TỊCH Trần Văn Hạnh
(Bản Kế hoạch công tác năm 2015 của UBND huyện Lý Nhân, phụ lục 08)
Trang 272 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan
ỦY BAN NHÂN DÂN
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LÝ NHÂN
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ
về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưutrữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân cáccấp;
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quyđịnh về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ huyện Lý Nhân
Điều 2 Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Các phòng
chuyên môn thuộc UBND huyện, đơn vị, các cơ quan liên quan, UBND cácphường căn cứ vào nội dung quy chế này để xây dựng điều chỉnh bổ sung quy
Trang 28chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình cho phù hợp.
Điều 3 Chánh Văn phòng UBND huyện, Trưởng Phòng Nội vụ, Thủ
trưởng các cơ quan đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường, xã chịutrách
nhiệm thi hành Quyết định này./
Trang 29QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
( Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-UBNDNgày tháng năm của UBND huyện Lý Nhân )
CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng
Điều 2 Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ:
1.Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp Chủ tịch tổ chức, thực hiện cácnhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nhiệm vụ côngtác văn thư đối với các phòng ban trong cơ quan
2.Phó Chánh văn phòng phụ trách hành chính tổng hợp có trách nhiệmtham mưu giúp Chánh văn phòng UBND huyện triển khai, tổ chức thực hiện cácvăn bản của nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ
3 Cán bộ văn thư – lưu trữ có trách nhiệm giúp Phó Chánh văn phòngphụ trách hành chính tổng hợp thu thập, quản lý đầy đủ hồ sơ, tài liệu của vănphòng và cơ quan
4 Cán bộ, công chức và nhân viên trong cơ quan phải thực hiện đầy đủnhững nội dung công tác Văn thư, cụ thể như sau:
Giải quyêt kịp thời các văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo;
Dự thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình trình cấp trênxem xét;
Trang 30Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ, taifn liệu vào lưu trữ cơ quantheo quy định;
Giữ gìn bí mật, an toàn văn bản;
Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể khác theo quy chế công tácvăn thư của cơ quan
Điều 3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư – lưu trữ cơ quan:
1 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
- Nhập văn bản đến;
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;
- Trình văn bản đến;
- Chuyển giao văn bản đến để lãnh đạo xử lý;
- Giúp Chánh văn phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến
2 Đối với việc quản lý văn bản đi
- Kiểm tra lại thể thức, ghi số, ngày, tháng,… đóng dấu văn bản đi;
- Viết phong bì và làm thủ tục chuyển văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc sử dụng bản lưu văn bản đi;
- Quản lý và cấp giấy giới thiệu và đi đường;
- Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổchuyển giao văn bản…
3 Đối với việc lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Giúp Chánh văn phòng xây dưng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập
hồ sơ theo danh mục;
- Giúp Chánh văn phòng kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ và giao nộp hộp
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Hoàn chỉnh tập lưu văn bản đi để nộp vào lưu trữ cơ quan
4 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
- Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan;
- Trực tiếp đóng dâu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơquan
Trang 31Điều 4 Tổ chức, biên chế của văn thư – lưu trữ của văn phòng UBND huyện
Cán bộ văn thư – lưu trữ thuộc văn phòng UBND huyện được hưởng phụcấp trách nhiệm do Chánh văn phòng quyết định
Điều 5 Kinh phí hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ
Phòng tổng hợp hàng năm có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh phí,mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất như: giá, tủ, cặp, bìa hồ sơ… theo nhu cầucủa công tác văn thư, lưu trữ trình lãnh đạo xem xét quyết định
Điều 6 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư – lưu trữ
Hờ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức của UBND huyện LýNhân phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ
Tất cả các cán bộ, công nhân viên chức trong cơ quan phải nghiêm chỉnhchấp hành Pháp lệnh của Nhà nước về bí mật trong công tác văn thư – lưu trữ
CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1 SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 7 Hình thức văn bản
-Văn bản Quy phạm pháp luật: là những văn bản do cơ quan Nhà nước cóthẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tắc xử
sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xãhội theo định hướng xã hôi chủ nghĩa
-Văn bản QPPL của HĐND và UBND là văn bản do HĐND, UBND banhành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục do Luật ban hành văn bản QPPL củaHĐND và UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004 quy định, trong đó có quy tắc xử
sự chung, có hiệu lực trong phạm vi địa phương, được Nhà nước bảo đảm thựchiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội ở địa phương theo định hướng xã hộichủ nghĩa
- Văn bản chính, gồm: Quyết đinh, Chỉ thị, Chương trình, Công văn,
Trang 32Thông báo, Tờ trình, Kế hoạch, Phương án, Báo cáo….
Điều 8 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
-Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
- Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Lý Nhânđược thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số: 01/2011/TT – BNV banhành ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính
Điều 9 Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản QPPL thực hiện các quy định của Luật số:17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm 2008 về ban hành văn bản QPPL và Luậtsố: 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bản QPPLcủa HĐND và UBND
Việc soạn thảo văn bản được đảm bảo các yêu cầu như sau:
- Phải đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước; không trái vớivăn bản có tính chất pháp lý cao hơn, không trái với văn bản của cấp trên;
- Phải thuộc chức năng của cơ quan;
- Phải ngắn gọn, rõ ràng, chính xác để không hiểu sai vấn đề và hiểu vấn
- Hình thức văn bản phải phù hợp với nội dung văn bản;
- Phải đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định;
Trang 33- Bố cục phải chặt chẽ, cân đối.
Dùng ngôn ngữ Tiếng Việt, không dùng từ ngữ địa phương;
Chỉ dùng từ ngữ nước ngoài khi từ ấy chưa phiên âm ra Tiếng Việt;
Chỉ dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là các nhà chuyên môn,nếu dùng từ chuyên môn trong văn bản ban hành rộng rãi thì phải có định nghĩa,giải thích;
Phải viết đúng chính tả;
Chỉ viết tắt trong trường hợp có chữ viết tắt đã được xác định chính thức;
Sử dụng dấu chấm, phẩy đúng quy định để làm cho nội dung được mạchlạc
•Yêu cầu về kỹ thuật trình bày văn bản
Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5;
Kiểu trình bày: theo chiều dọc của trang giấy, trường hợp có bảng biểu cóthể trình bày theo chiều ngang…
Thủ trưởng cơ quan, sau khi xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung và kýnháy ngay cuối dòng nội dung của văn bản, đối với văn bản quan trọng phải kýnháy ở mỗi cuối trang
Đối với trường hợp cơ quan được giao nhiệm vụ tham mưu xây dựng vănbản QPPL thì việc soạn thảo văn bản QPPL được thực hiện theo Luật ban hànhvăn bản QPPL và có văn bản tham mưu của các ngành, chức năng
Điều 10 Duyệt bản thảo, đánh máy, nhân bản
1.Bản thảo văn bản phải do người ký văn bản hoặc người được lãnh đạo
Trang 34cơ quan giao trách nhiệm duyệt.
- Người duyệt bản thảo ký vào văn bản mà mình đã duyệt
- Cán bộ pháp chế hoặc bộ phận pháp chế của cơ quan phải xem xét vàchịu trách nhiệm về mặt pháp lý đối với những văn bản QPPL trước khi trìnhlãnh đạo ký
- Tất cả nhừng văn bản gửi đi do lãnh đạo cơ quan ký đều phải đượcChánh văn phòng xem xét về mặt thủ tục, thể thức trước khi trình ký và pháthành
32hoc ơ32 văn bản được duyệt thì tiến hành lập bản chính
2.Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, chuyênviên được giao giải quyết công viêc thực hiện Trong điều kiện hiện nay văn bảnthường được các chuyên viên đánh máy, vì vậy bản thảo sau khi được Thủtrưởng cơ quan ký duyệt, văn thư cơ quan chuyển lại cho chuyên viên soạn thảo,căn cứ vào bản ký duyệt, chuyên viên soạn thảo sẽ chỉnh sửa theo yêu cầu củaThủ trưởng cơ quan, lập bản chính để trình ký
Khi đánh máy văn bản phải phải đảm bảo chính xác đúng nguyên văn bảnthảo Trường hợp phát hiện thấy sai sót phải hỏi lại đơn vị hoặc người chịu tráchnhiệm về bản thảo
3.Nhân bản, phát hành văn bản
Văn thư cơ quan sau khi có bản ký chính thức thực hiện việc nhân bản vàlàm các thủ tục ban hành
Việc nhân bản và ban hành văn bản phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Các văn bản phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó được ký hoặcchậm nhất là ngày làm việc hôm sau
- Người ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc, chứcnăng nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyếtđịnh việc gửi văn bản đến những cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc cótrách nhiệm thi hành hoặc để biết
- Việc gửi văn bản từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc ngược lại phải theo
Trang 35nguyên tắc gửi cấp trực tiếp không được gửi vượt cấp Trường hợp đặc biệt cầnphải gửi vượt cấp thì phải gửi một văn bản cho cấp trực tiếp.
- Các cơ quan khác ngành, khác cấp khi trao đổi văn bản trực tiếp vớinhau về những vấn đề quan trọng thì phải gửi một văn bản cho cấp trên trực tiếpcủa mình để biết Những trường hợp đặt chế độ trao đổi tin tức, tài liệu giữa các
cơ quan với nhau thì phải được sự đồng ý của cơ quan cấp trên có thẩm quyền
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản, nhân bản đúng số lượng quy định Việcnhân bản văn bản mật do lãnh đạo quyết định và được thực hiện theo quy định
về bảo vệ bí mật Nhà nước
Điều 11 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Cá nhân soạn thảo văn bản, cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ giúpThủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ phải kiểm tra vàchiu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản…
Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện phải kiểm tra và chịu tráchnhiệm về hình thức , thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản đốivới các văn bản do UBND huyện ban hành
Điều 12 Ký văn bản
Văn thư cơ quan chuyển văn bản chính được lập cho Chánh văn phòngxem xét lại hình thức, thể thức và trình Chủ tịch UBND huyện ký Hoặc cáclãnh đạo có thẩm quyền
Trong trường hợp đặc biệt, Chủ tịch UBND huyện có thể ủy quyền choThủ trưởng các cơ quan ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trongmột thời gian nhất định Người được ủy quyền không được ủy quyền lại chongười khác ký
Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện được Chủ tịch HĐND vàUBND huyện giao cho ký thừa lệnh một số loại văn bản như: giấy mời, giấygiới thiệu, công văn trả lời…
Điều 13 Bản sao văn bản
Trang 36Các hình thức bản sao được quy định tại quy chế này bao gồm: sao y bảnchính, sao lục và trích sao.
Thể thức bản sao được quy định như sau:
trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện từbản chính
•Bản trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản được trình bàytheo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính
thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định
Bản sao y bản chính, bản trích sao và sao lục được thực hiện theo đúngquy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính
Bản sao chụp( photocopy cả dấu và văn bản chính) không được thực hiệntheo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của điều này, chỉ có giái trị thông tin,tham khảo
Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ýkiến ghi bên lề văn bản Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan tổ chứcghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thểchế hóa bằng văn bản hành chính
MỤC 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN
Tất cả các văn bản đi, đến của UBND huyện phải được quản lý và tậptrung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại vănbản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến khôngđược đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, các nhân không có trách nhiệm giải quyết
Văn bản có nội dung mang bí mật Nhà nước được đăng ký, quản lý theoquy định của Pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước
Điều 14 Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến tại UBND huyện Lý Nhân phải được quản lý theo
Trang 37trình tự như sau:
•Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
•Trình, chuyện giao văn bản đến;
•Giả quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Điều 15 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1.Tất cả các văn bản đến tại cơ quan đều phải tập trung tại phòng Văn thưtheo chế độ thống nhất, tập trung
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ Văn thư tạiUBND huyện phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấunghiêm phong; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửitrước khi nhận và ký nhận
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: khi bóc bì văn bản đến cần chú ý:
•Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịpthời;
văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì,tránh để sót vănbản;
•Đối chiếu số, kí hiệu ghi ngoài bì với số, kí hiệu của văn bản trong bì;trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
•Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi và gửitrả lại cho nơi gửi văn bản;
•Đối với đơn, thư khướu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản nà ngày nhận cánh quá xa ngàytháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm chứng
2.Đối với văn bản được chuyển đến qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộVăn thư cung phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi vănbản; trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
Trang 383 Văn bản đến ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giaotrong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan
có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với người đứng đầu hoặc người đượcphân công để xử lý
4.Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
Tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm, UBND huyện quy đinh cụ thểviệc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp
5.Văn bản mật đến được đăng ký riêng
Đối với những bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi tên
“chỉ người có tên mới được bóc phong bì”, văn bản chỉ đăng ký và chuyển đếnngười nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý 36hoc ơ36 xử lý xong, các văn bảnphải chuyển cho người được giao trach nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tàiliệu mật
Điều 16 Trình, chuyển giao văn bản đến
1.Văn bản đến sau khi đăng kí, phải được kịp thời trình cho người đứngđầu cơ qua, tổ chức xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làmviệc của cơ quan; tổ chức, chức năng nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giaocho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết
và thời hạn giải quyết văn bản Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vịhoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vịhoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục chuyển trong dấu Đến Ýkiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến do UBND huyện quyđịnh cụ thể
36hoc ơ36 có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết( nếu có) củangười có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổsung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư