CHƯƠNG III CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 17. Tổ chức thực hiện
5. Mô hình văn phòng hiện đại cho UBND huyện Lý Nhân. Ưu điểm, nhược điểm
•Sơ đồ mô hình văn phòng hiện đại ( phụ lục 06)
Ngày nay, cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội thì các nhu cầu quản lí của nhà nước cũng được tăng cường. Trong hoạt động quản lí của nhà nước thì công tác văn phòng là một trong những hoạt động không thể thiếu.Vì vậy yêu cầu của việc đổi mới, hiện đại hoá văn phòng là một yêu cầu cần thiết và cần phải làm càng nhanh càng tốt.
Bố trí phòng làm việc là một công việc đòi hỏi khoa học và sáng tạo, việc bố trí, sắp xếp phòng làm việc ảnh hưởng rất lớn đến năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc và con người làm việc trong đó.
Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phòng làm việc được sắp xếp, bài trí, trang bị đồ dùng khác nhau.
Văn phòng của cơ quan được bố trí ở tầng 1và 2 thuộc khu nhà 3 tầng.
Bên trong được trang bị các đồ dùng, vật phẩm cần thiết: máy điều hòa, máy tính, máy in, máy phô tô, bàn làm việc, bàn tiếp khách… Các phòng chức năng khác được bố trí ngay sát văn phòng để thuận tiện cho việc trao đổi công việc.
Hiện nay, văn phòng UBND huyện Lý Nhân được trang bị một số trang thiết bị như: 15 máy vi tính, 01 máy phô tô, 06 máy in, 01 máy fax, 06 máy điện thoại, 10 máy điều hòa nhiệt độ.
Chánh văn phòng là người điều tiết toàn bộ công việc của văn phòng, do đó phòng làm việc của Chánh văn phòng bố trí ở ngay bên phải tầng 1 cạnh phòng văn thư để tiện cho việc giám sát và quản lý nhân viên. Phòng làm việc của Chánh văn phòng được trang bị rất nhiều phương tiện, trang thiết bị: máy tính, máy in, máy điều hòa, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, giường ngủ, bàn tiếp khách, bình nước, đồng hồ…nhằm giúp lãnh đạo văn phòng có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.
Qua thời gian 02 tháng thực tập ở văn phòng HĐND&UBND huyện em đã nhận thấy một số ưu điểm và nhược điểm trong cách bố trí phòng làm việc
của UBND huyện Lý Nhân như sau:
* Ưu điểm:
- Với mô hình văn phòng hiện đại này sẽ mang lại cho cơ quan những điều kiện làm việc tốt nhất. cách bố trí phòng làn việc khoa học đầy đủ trang thiết bị hiện đại ( máy tính, máy in máy điện thoại, máy fax ) tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng và hiệu quả
- Các phòng làm việc được bố trí tập trung ở tầng 1 tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên. Mỗi phòng làm việc đều được trang bị những trang thiết bị hiện đại đem lại hiệu quả làm việc cao.
- UBND huyện mới được xây dựng lại nên cơ sở vật chất hạ tầng rất khang trang, trong khuôn viên văn phòng có nhiều cây xanh giúp cho phòng làm việc luôn thoáng đãng, tạo cảm giác mát mẻ về mùa hè và ấm áp về mùa đông.
- Phòng làm việc của Chánh văn phòng và phòng Văn thư được tách riêng đảm bảo không gây tiếng ồn cho các phòng khác đồng thời tránh được việc bị rò rỉ thông tin.
- Các trang thiết bị được sắp đặt khoa học và phù hợp tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ văn phòng khi làm việc.
* Nhược điểm:
- Tuy đã được đầu tư các trang thiết bị hiện đại nhưng một số phòng vẫn chưa có đủ trang thiết bị gầy ảnh hưởng đến việc xử lý thông tin giữa các phòng ban vì vậy hiệu quả công việc đôi khi chưa cao.
Do sự eo hẹp về kinh tế của địa phương nên các trang thiết bị còn lạc hậu chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc. Vì vậy giải quyết công việc còn gặp nhiều khó khă n.
Trong phòng hiện tại chưa có các phần mềm xử lý dữ liệu nên công việc còn chậm.
* Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng.
UBND huyện Lý Nhân đã bắt nhịp với sự phát triển của khoa học, đặc biệt đối với các thành tựu của công nghệ thông tin, điện tử viễn thông , vấn đề hiện đại hóa văn phòng được UBND huyện tiến hành đồng thời với hiện đại hóa tri thức con người và trang thiết bị máy móc hiện đại để hỗ trợ cho công tác văn phòng. Ngoài ra UBND huyện đã tập trung vào hiện đại hóa các mặt:
* Hiện đại hóa con người: con người là yếu tố căn bản nhất, trong mọi hoạt động giải quyết công vệc và sử dụng trang thiết bị cũng như ứng dụng công nghệ thông tin.
- Thường xuyên trau dồi, học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như sử dụng các phương tiện tiên tiến hiện đại.
* Hiện đại hóa máy móc: Trang thiết bị là phương tiện hỗ trợ đắc lực cho con người đạt năng suất lao động tối đa.
- Luôn đầu tư các trang thiết bị máy móc, thiết bị văn phòng, máy tính, máy in, máy điện thoại, máy fax…tạo thuận lợi cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, hiệu quả. Đầu tư trang thiết bị máy móc mới, tân tiến, phủ hợp với hoàn cảnh công việc và khả năng tài chính không lãng phí tiền của Nhà nước, ví dụ như mua máy không dùng đến hoặc không dùng hết tính năng.
* Hiện đại các nghiệp vụ văn phòng: Khi có trang thiết bị hiện đại được trang bị cho văn phòng thì nghiệp vụ Hành chính văn phòng vẫn được thực hiện một cách chính xác, bài bản đảm bảo khoa học.
* Các bố trí phòng làm việc của văn phòng: Văn phòng ở vị trí tầng 1 nên tiện cho việc giải quyết công việc.
- Thiết kế theo mô hình khép kín với nhiều phòng làm việc, các phòng có cửa cách âm để giảm thiểu tiếng ồn.
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 vào hoạt động của văn phòng.
6 .Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND huyện Lý Nhân. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND huyện Lý Nhân nhìn chung đầy đủ hết tất cả các phòng ban và vị trí làm việc. Với nhân sự tương đối đầy đủ và các phòng ban được trang bị đầy đủ các trang thiết bị đã nâng cao được chất lượng của công việc được nâng cao.
•Ưu điểm:
- Các cán bộ, nhân viên trong văn phòng UBND huyện Lý Nhân đều có trình độ chuyên môn tốt.
- Mọi người đều có ý thức trách nhiệm trong công việc của bản thân mình.
- Lãnh đạo Văn phòng UBND có trình độ chuyên môn cao, quá trình phân chia công việc hợp lý. Từ đó hiệu quả công việc của văn phòng UBND huyện nói riêng và UBND huyện nói riêng được nâng cao.
- Cán bộ Văn thư – lưu trữ là người có kinh nghiệm trong công việc , giải quyết công việc một cách nhanh nhẹn và hiệu quả. Phối hợp với các bộ phân khác của văn phòng một cách hiệu quả và không mất nhiều thời gian.
- Các cán bộ trong Văn phòng được phân công nhiệm vụ một cách phù hợp, đúng với trình độ chuyên môn của mình. Tạo tâm lý thoải mái khi làm việc nên hiệu quả công việc được nâng cao.
•Nhược điểm:
- Do nguồn nhân lực của văn phòng UBND huyện còn thiếu ở một số bộ phận nên đôi khi công việc của các phòng còn nhiều , vất vả hơn bình thường.
- Do kinh tế của địa phương còn nhiều hạn chế nên các trang thiết bị văn phòng còn chưa được cải thiện, ảnh hưởng đến một phân hiệu quả công việc.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong làm việc còn nhiều hạn chế, - Cần phải đưa các cán bộ, nhân viên đi tập huấn một cách thường kỳ.
Nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, đảm bảo cập nhật tình hình công việc một cách nhanh và chính xác nhất.
PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM