Mục 1
SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 7. Hình thức văn bản
-Văn bản Quy phạm pháp luật: là những văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hôi chủ nghĩa.
-Văn bản QPPL của HĐND và UBND là văn bản do HĐND, UBND ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục do Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004 quy định, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực trong phạm vi địa phương, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội ở địa phương theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
- Văn bản chính, gồm: Quyết đinh, Chỉ thị, Chương trình, Công văn,
Thông báo, Tờ trình, Kế hoạch, Phương án, Báo cáo….
Điều 8. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
-Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
- Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Lý Nhân được thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số: 01/2011/TT – BNV ban hành ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Điều 9. Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản QPPL thực hiện các quy định của Luật số:
17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm 2008 về ban hành văn bản QPPL và Luật số: 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND.
Việc soạn thảo văn bản được đảm bảo các yêu cầu như sau:
•Yêu cầu về nội dung:
- Phải đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước; không trái với văn bản có tính chất pháp lý cao hơn, không trái với văn bản của cấp trên;
- Phải thuộc chức năng của cơ quan;
- Phải ngắn gọn, rừ ràng, chớnh xỏc để khụng hiểu sai vấn đề và hiểu vấn đề một cách thống nhất;
- Dẫn chứng, trích dẫn phải hoàn toàn chính xác, số liệu đưa ra phải chính xác và có nguồn gốc;
- Văn bản phải có tính khả thi, thiết thực, đáp ứng yêu cầu của cuộc sống.
•Yêu cầu về hình thức, thể thức:
- Hình thức văn bản phải thuộc thẩm quyền ban hành, không được ban hành các văn bản không thuộc thẩm quyền của mình;
- Hình thức văn bản phải phù hợp với nội dung văn bản;
- Phải đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định;
- Bố cục phải chặt chẽ, cân đối.
•Yêu cầu về ngôn ngữ và văn phong - Văn phong:
Phải ngắn gọn, rừ ràng, chặt chẽ, chớnh xỏc, dễ hiểu và hiểu một cỏch thống nhất;
Không được dùng các từ ngữ có thể hiểu theo nhiều nghĩa, không được dùng quá nhiều mệnh đề trong một câu.
- Ngôn ngữ
Dùng ngôn ngữ Tiếng Việt, không dùng từ ngữ địa phương;
Chỉ dùng từ ngữ nước ngoài khi từ ấy chưa phiên âm ra Tiếng Việt;
Chỉ dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là các nhà chuyên môn, nếu dùng từ chuyên môn trong văn bản ban hành rộng rãi thì phải có định nghĩa, giải thích;
Phải viết đúng chính tả;
Chỉ viết tắt trong trường hợp có chữ viết tắt đã được xác định chính thức;
Sử dụng dấu chấm, phẩy đúng quy định để làm cho nội dung được mạch lạc.
•Yêu cầu về kỹ thuật trình bày văn bản
Văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5;
Kiểu trình bày: theo chiều dọc của trang giấy, trường hợp có bảng biểu có thể trình bày theo chiều ngang…
Thủ trưởng cơ quan, sau khi xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung của văn bản, đối với văn bản quan trọng phải ký nháy ở mỗi cuối trang.
Đối với trường hợp cơ quan được giao nhiệm vụ tham mưu xây dựng văn bản QPPL thì việc soạn thảo văn bản QPPL được thực hiện theo Luật ban hành văn bản QPPL và có văn bản tham mưu của các ngành, chức năng.
Điều 10. Duyệt bản thảo, đánh máy, nhân bản
1.Bản thảo văn bản phải do người ký văn bản hoặc người được lãnh đạo
cơ quan giao trách nhiệm duyệt.
- Người duyệt bản thảo ký vào văn bản mà mình đã duyệt.
- Cán bộ pháp chế hoặc bộ phận pháp chế của cơ quan phải xem xét và chịu trách nhiệm về mặt pháp lý đối với những văn bản QPPL trước khi trình lãnh đạo ký.
- Tất cả nhừng văn bản gửi đi do lãnh đạo cơ quan ký đều phải được Chánh văn phòng xem xét về mặt thủ tục, thể thức trước khi trình ký và phát hành.
32hoc ơ32 văn bản được duyệt thì tiến hành lập bản chính.
2.Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, chuyên viên được giao giải quyết công viêc thực hiện. Trong điều kiện hiện nay văn bản thường được các chuyên viên đánh máy, vì vậy bản thảo sau khi được Thủ trưởng cơ quan ký duyệt, văn thư cơ quan chuyển lại cho chuyên viên soạn thảo, căn cứ vào bản ký duyệt, chuyên viên soạn thảo sẽ chỉnh sửa theo yêu cầu của Thủ trưởng cơ quan, lập bản chính để trình ký.
Khi đánh máy văn bản phải phải đảm bảo chính xác đúng nguyên văn bản thảo. Trường hợp phát hiện thấy sai sót phải hỏi lại đơn vị hoặc người chịu trách nhiệm về bản thảo.
3.Nhân bản, phát hành văn bản
Văn thư cơ quan sau khi có bản ký chính thức thực hiện việc nhân bản và làm các thủ tục ban hành.
Việc nhân bản và ban hành văn bản phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Các văn bản phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó được ký hoặc chậm nhất là ngày làm việc hôm sau.
- Người ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi văn bản đến những cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc có trách nhiệm thi hành hoặc để biết.
- Việc gửi văn bản từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc ngược lại phải theo
nguyên tắc gửi cấp trực tiếp không được gửi vượt cấp. Trường hợp đặc biệt cần phải gửi vượt cấp thì phải gửi một văn bản cho cấp trực tiếp.
- Các cơ quan khác ngành, khác cấp khi trao đổi văn bản trực tiếp với nhau về những vấn đề quan trọng thì phải gửi một văn bản cho cấp trên trực tiếp của mình để biết. Những trường hợp đặt chế độ trao đổi tin tức, tài liệu giữa các cơ quan với nhau thì phải được sự đồng ý của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản, nhân bản đúng số lượng quy định. Việc nhân bản văn bản mật do lãnh đạo quyết định và được thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 11. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Cá nhân soạn thảo văn bản, cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ phải kiểm tra và chiu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản…
Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức , thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản đối với các văn bản do UBND huyện ban hành.
Điều 12. Ký văn bản
Văn thư cơ quan chuyển văn bản chính được lập cho Chánh văn phòng xem xét lại hình thức, thể thức và trình Chủ tịch UBND huyện ký. Hoặc các lãnh đạo có thẩm quyền.
Trong trường hợp đặc biệt, Chủ tịch UBND huyện có thể ủy quyền cho Thủ trưởng các cơ quan ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện được Chủ tịch HĐND và UBND huyện giao cho ký thừa lệnh một số loại văn bản như: giấy mời, giấy giới thiệu, công văn trả lời…
Điều 13. Bản sao văn bản
Các hình thức bản sao được quy định tại quy chế này bao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
Thể thức bản sao được quy định như sau:
•Sao y bản chính: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung văn bản được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
•Bản trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
•Bản sao lục: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
Bản sao y bản chính, bản trích sao và sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.
Bản sao chụp( photocopy cả dấu và văn bản chính) không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của điều này, chỉ có giái trị thông tin, tham khảo.
Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
MỤC 2
QUẢN LÝ VĂN BẢN
Tất cả các văn bản đi, đến của UBND huyện phải được quản lý và tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, các nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản có nội dung mang bí mật Nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của Pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 14. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến tại UBND huyện Lý Nhân phải được quản lý theo
trình tự như sau:
•Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
•Trình, chuyện giao văn bản đến;
•Giả quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1.Tất cả các văn bản đến tại cơ quan đều phải tập trung tại phòng Văn thư theo chế độ thống nhất, tập trung.
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ Văn thư tại UBND huyện phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu nghiêm phong; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: khi bóc bì văn bản đến cần chú ý:
•Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
•Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì,tránh để sót văn bản;
•Đối chiếu số, kí hiệu ghi ngoài bì với số, kí hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
•Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
•Đối với đơn, thư khướu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản nà ngày nhận cánh quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm chứng.
2.Đối với văn bản được chuyển đến qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ Văn thư cung phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
3. Văn bản đến ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với người đứng đầu hoặc người được phân công để xử lý.
4.Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản.
Tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm, UBND huyện quy đinh cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
5.Văn bản mật đến được đăng ký riêng.
Đối với những bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi tên
“chỉ người có tên mới được bóc phong bì”, văn bản chỉ đăng ký và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. 36hoc ơ36 xử lý xong, các văn bản phải chuyển cho người được giao trach nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật.
Điều 16. Trình, chuyển giao văn bản đến
1.Văn bản đến sau khi đăng kí, phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ qua, tổ chức xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan; tổ chức, chức năng nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cỏ nhõn thỡ cần xỏc định rừ đơn vị hoặc cỏ nhõn chủ trỡ, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục chuyển trong dấu Đến. Ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến do UBND huyện quy định cụ thể.
36hoc ơ36 có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết( nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư.
2.Chuyển giao văn bản đến:
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giả quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo những yêu cầu sau:
•Nhanh chóng: văn bản cần phải được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
•Đúng đối tượng: văn bản phỉa được chuyển giao cho đúng người nhận;
•Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với các văn bản đến có đóng dấu “ Thượng khẩn” và “ Hỏa tốc” thỡ cần ghi rừ thời gian chuyển.
Cán bộ Văn thư của đơn vị hoặc người được Thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết. căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển 37hoc ơ nhân trực tiếp theo dừi, giải quyết.
3.Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Điều 17.Giải quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản.
1.Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Đối với những văn bản đến có đóng các dấu có độ Khẩn, giải quyết khẩn trương, không được chậm chễ.
2.Người đứng đàu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến, cấp phó của người đứng đầu được người đứng đầu phân công trực tiếp chỉ đạo giải quyết các văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
3.Chủ tịch UBND huyện giao Chỏnh văn phũng giải quyết và theo dừi, đôn đốc việc giả quyết văn bản đến của UBND huyện.
4.Trong công tác xử lý văn bản đến, người đứng đầu cơ quan giao cho cán bộ công chức được phân công phụ trách công tác Văn thư của cơ quan chịu trách