Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng nhà ở tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM.DOC

Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng nhà ở tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trường, Đảng và nhà nước ta đã từng bước hoàn thiện các

cơ chế chính sách, hoàn thiện quy trình quản lý kinh tế thích hợp nhằm tạo điềukiện cho nền kinh tế phát triển Công tác quản lý dự án cũng dần được hoàn chỉnhhơn thực hiện một cách có hệ thống và bài bản hơn và dần được điều chỉnh phùhợp với nền kinh tế thị trường của nước ta

Hiện nay, tại các doanh nghiệp, công tác quản lý dự án cũng đã được quan tâmnhiều hơn, Scác doanh nghiệp đã đầu tư lớn cho công tác này Và quản lý dự áncũng mang lại hiệu quả nâng cao chất lượng các công trình, giảm thiểu rủi ro chocác dự án của doanh nghiệp Khi công tác quản lý dự án được quan tâm đúng mực,các dự án của doanh nghiệp sẽ đạt hiệu quả cao hơn, mang lại lợi nhuận nhiều hơncho doanh nghiệp, nần cao uy tín của các doanh nghiệp Vì vậy, hiệu quả của các

dự án của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào công tác quản lý dự án

Bên cạnh đó, công tác quản lý dự án còn tồn tại một số hạn chế như quá trìnhquản lý chưa được hoàn thiện Vì vậy, các doanh nghiệp đôi khi áp dụng sai cácquy chế quản lý dự án, hay quy trình quản lý không phù hợp với thực tế của doanhnghiệp Điều này làm cho công tác quản lý chưa mang lại hiệu quả cao cho các dựán

Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giaothông INTRACOM người viết nhận thấy công tác quản lý dự án tại công ty tuy đạtđược những hiệu quả lớn, nhưng vẫn còn tồn tại một số những hạn chế cần đượcquan tâm hơn nữa Với kiến thức đã được học trong trường và kinh nghiệm thuthập được trong thời gian thực tập tại công ty, người viết chọn nghiên cứu chuyên

đề “Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng nhà ở tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM” Cơ cấu bài viết gồm 2 chương: Chương 1: Công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM.

Chương 2: Định hướng và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty.

Trong khoảng thời gian không dài thực tập tại công ty cổ phần đầu tư và xây

dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM, cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô

giáo hướng dẫn TS Đinh Đào Ánh Thủy và sự chỉ bảo tận tình những kiến thứcthực tế của Ban lãnh đạo, các cán bộ công nhân viên tại công ty INTRACOMngười viết đã hoàn thành tốt chuyên đề của mình Trong quá trình thực tập và tìmhiểu, do thời gian thực tập không nhiều, các kiến thức kinh nghiệm thực tế ngườiviết chưa có, tuy đã cố gắng rất nhiều, song bài viết không tránh khỏi những saisót, người viết kính mong nhận được sự đánh giá đóng góp ý kiến của cô giáohướng dẫn và các anh chị trong công ty để bài viết thực sự là một tài liệu tốt gópphần nào nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự án tại các doanh nghiệp.Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội tháng 05 năm 2010Sinh viên thực hiệnPhạm Thị Ngoan

Chương 1: Công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM

I Tổng quan chung về công ty INTRACOM và tình hình đầu tư xây dựng nhà

ở tại công ty.

1 Tổng quan chung về công ty INTRACOM

1.1 Quá trình hình thành, các ngành nghề kinh doanh chính của công ty

Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM tiền thân là Công

ty đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị 100% vốn nhà nước Chính thứchoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ năm 2006

Công ty hoạt động theo nhiều ngành nghề lĩnh vực như xây dựng và kinh doanhbất động sản đầu tư quản lý dự án xây dựng và lắp đặt các công trình, tư vấn, kinhdoanh dịch vụ và một số ngành khác, phấn đấu trở thành một công ty lớn mạnh cótiềm lực cũng như uy tín ngày một nâng cao

1.2 Tình hình đầu tư phát triển của công ty những năm qua

1.2.1 Các hoạt động đầu tư trong nội bộ công ty

 Đầu tư vào nguồn nhân lực

Có thể nói ở các công ty thì nguồn nhân lực đóng vai trò ảnh hưởng trực tiếptới chất lượng sản phẩm mà công ty đó tạo ra vì vậy công ty luôn chú trọng tớiviệc đầu tư vào nguồn nhân lực

 Đầu tư mua sắm trang thiết bị, hoàn thiện cơ sở vật chất trong công ty

Là công ty chuyên đầu tư xây dựng các công trình nhà ở và thuỷ điện vì vậycông ty luôn chú trọng đầu tư vào nâng cao hệ thống trang thiết bị nhằm nâng caohiệu quả cho người lao động, cũng như đảm bảo chất lượng các công trình và theokịp tiến độ mà khách hàng yêu cầu

1.2.2 Đầu tư ra ngoài công ty

Đầu tư vào lĩnh vực xây dựng luôn là tôn chỉ, là hướng đi chính cho công ty

từ khi thành lập cho tới nay Việc đầu tư vào các công trình xây dựng luôn đượcđầu tư đúng mức với nguồn vốn tự có của công ty và nguồn vốn đi vay ngân hàng

Các công trình xây dựng cũng mang lại đa phần lợi nhuận cho công ty Đầu tư chocác công trình xây dựng thường chiếm 75% quỹ đầu tư của công ty, với các côngtrình thuỷ điện hay nhà ở, số vốn cần lớn vì vậy công ty cũng có những chính sáchđầu tư với tỷ lệ vốn phù hợp cho từng công trình mà công ty thực hiện

2 Tình hình xây dựng nhà ở tại công ty

2.1 Vai trò của xây dựng nhà ở đối với tình hình kinh doanh của công ty

Đầu tư xây dựng nhà ở là một trong hai mảng sản xuất kinh doanh của công ty,mang lại lợi nhuận lớn cho công ty, là thế mạnh của công ty, khẳng định vị thế củacông ty trên thương trường Hoạt động đầu tư xây dựng nhà ở luôn được công tyquan tâm nhiều nhất, do đây là hoạt động mũi nhọn của công ty, đi cùng sự hìnhthành và phát triển công ty Từ công tác nghiên cứu các dự án chuẩn bị đầu tư, chotới việc thực hiện các dự án và quản lý vận hành các dự án đó Các dự án nhà ở củacông ty thường là các dự án xây chung cư và văn phòng cho thuê, bên cạnh đó lànhững biệt thự thấp tầng Đa phần các dự án không phải là nguồn vốn nhà nước,

mà là nguồn vốn của công ty và các nguồn vốn vay ngân hàng cũng như các nguồn

mà công ty huy động được Việc quản lý dự án đang được công ty thực hiện vớinhiều dự án, trong đó dự án nhà luôn được quan tâm nhiều nhất do đặc thù xâydựng nhà đa phần là để bán và các văn phòng cho thuê, vì vậy việc quản lý đặt rarất cấp thiết

2.2 Các dự án nhà ở tiêu biểu của công ty trong các năm qua

Các dự án nhà mà công ty đã và đang thực hiện trong thời gian vừa qua

B ng 1: B ng các d án nh do công ty INTRACOM qu n lýảng 1: Bảng các dự án nhà ở do công ty INTRACOM quản lý ảng 1: Bảng các dự án nhà ở do công ty INTRACOM quản lý ự án nhà ở do công ty INTRACOM quản lý à ở do công ty INTRACOM quản lý ở do công ty INTRACOM quản lý ảng 1: Bảng các dự án nhà ở do công ty INTRACOM quản lý

STT Tên dự án Tên thường

Tổng mức ĐT

1 Dự án khu văn phòng,

dịch vụ công cộng và

nhà ở để bán

Dự án BĐS– Intracom 1

Cổ Nhuế - TừLiêm – Hà Nội

4 Dự án nhà ở Intracom 4

cho người có thu nhập

thấp

Dự án BĐS– Intracom 4 Xã Phú Diễn – TừLiêm – Hà Nội

Khu đô thị mớiXuân Phương - TừLiêm – Hà Nội

211 tỷ đồng

7 Dự án nhà ở cao tầng

kết hợp văn phòng

Dự án BĐS– Intracom 7

Xã Vĩnh Ngọc –Đông Anh – HàNội

bán

Dự án BĐS– Intracom 9

Mạc Thị Bưởi –Hai Bà Trưng –

Hà Nội

10 Dự án công ty 208

-INTRACOM

Dự án BĐS– Intracom

Đại Kim – HoàngMai – Hà Nội

11 Dự án xây nhà ở và văn

phòng cho thuê

Dự án BĐS– Intracom

số 9 Lê Đại Hành– Ninh Bình

(Nguồn: Phòng dự án nhà 1)

II. Thực trạng công tác quản lý dự án nhà ở tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM

1 Khái quát tình hình đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty các năm qua

Tình hình xây dựng nhà ở của công ty các năm qua có sự phát triển đáng kểkhi công ty đã nhận thấy vai trò của việc xây dựng nhà ở đối với tình hình pháttriển của công ty

- Quản lý dự án là một yêu cầu bắt buộc khi thực hiện các dự án Việc quản lý

dự án giúp cho công ty có thể kiểm soát tình hình sử dụng vốn, nhân lực, nguồnlực của dự án, tiến độ các công trình… Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch,điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảmbảo cho dự án hoàn thành đứng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt vàđạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằngphương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

- Quản lý dự án là một yêu cầu bắt buộc khi thực hiện dự án nói chung và các

dự án nhà ở nói riêng Bởi vì mỗi dự án đều sử dụng một nguồn lực riêng, mà đaphần các nguồn lực rất lớn, vì vậy sẽ là không hoàn thành được các mục tiêu đã đề

ra cho các dự án nếu không có một kế hoạch quản lý phù hợp Bên cạnh đó thờigian thực hiện các dự án thường dài do đó quản lý dự án sẽ điều phối các nguồnlực cũng như thời gian một cách hợp lý Mỗi dự án thường gồm nhiều khâu rấtphức tạp và có tính chất công việc, nguồn lực, thời gian, tiến độ và nhiệm vụ khácnhau Vì vậy việc quản lý dự án cho phép liên kết các bộ phận, các khâu với nhau,tạo ra một dự án liền mạch

- Hoạt động quản lý dự án nhà ở tại công ty được hiện một cách thườngxuyên Việc quản lý các dự án nhà ở được ban quản lý dự án phối hợp cùng cácphòng dự án nhà và các phòng ban khác thực hiện Quản lý diễn ra trên mọi mặtcủa dự án, nó có tác dụng gắn kết các phần các bộ phận của dự án với nhau, làmcho dự án hoạt động một cách linh hoạt và có hệ thống Hoạt động quản lý dự ánđược tiến hành qua tất cả các giai đoạn của dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giaiđoạn thực hiện dự án đầu tư, giai đoạn nghiệm thu công trình tới giai đoạn dịch vụkhi vận hành và khai thác dự án

- Các nội dung của quản lý dự án bao gồm: lập kế hoạch tổng thể dự án; quản

lý phạm vi; quản lý thời gian và tiến độ dự án; quản lý chất lượng dự án; quản lýchi phí; quản lý hoạt động cung ứng mua bán; quản lý rủi ro dự án; quản lý nhânlực; quản lý thông tin

- Theo nghị định 12/2009/NĐ-CP của chính phủ thì quản lý thi công xâydựng công trình bao gồm: quản lý chất lượng xây dựng; quản lý tiến độ xây dựng;quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình; quản lý an toàn lao động trêncông trường xây dựng; quản lý môi trường xây dựng Tuy nhiên, việc quản lý dự

án nhà ở thường đơn giản hơn so với các dự án khác, do dự án nhà ở đa phần là các

dự án là nguồn vốn tự có và vốn vay, rất ít dự án sử dụng vốn nhà nước vì vậy việcquản lý dự án cũng dễ dàng và thuận tiện hơn

- Công tác quản lý dự án đã và đang được công ty thực hiện với tất cả các dự

án nhà ở tại công ty, các dự án do công ty làm chủ đầu tư, cũng như các dự án dotổng công ty là chủ đầu tư, công ty chỉ là đơn vị chỉ định thực hiện các dự án đó.Tuy nhiên, việc quản lý mỗi dự án nhà ở khác nhau là khác nhau, do đặc thù củamỗi dự án ở có các mục tiêu khác nhau, địa điểm khác nhau, nguồn vốn khác nhau,hướng tới các đối tượng khác nhau … Vì vậy, với mỗi dự án công ty cần có mộtchiến lược quản lý dự án phù hợp với từng dự án đó

2 Các mô hình quản lý hoạt động xây dựng nhà ở tại công ty

Đa phần các dự án do công ty tự làm chủ đầu tư, một số còn lại là các dự án

do tổng công ty làm chủ đầu tư, uỷ nhiệm cho công ty làm chủ đầu tư thứ phát,thực hiện và quản lý các dự án đó Với mỗi dự án, công ty luôn thành lập một banquản lý dự án Ban quản lý cũng được công ty quản lý và giám sát các hoạt độngquản lý dự án Có vị trí tương ứng với một phòng ban trong công ty, thực hiện cácnghĩa vụ và trách nhiệm như một phòng ban chính Đa phần các dự án sẽ có mộtban quản lý dự án riêng, gồm nhân sự trong ban quản lý dự án và các phòng đầu tư

dự án nhà 1, 2 Tổ chức thực hiện và chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị công

ty và Giám đốc công ty nhằm hướng các dự án của công ty được quản lý theo hìnhthức “ Chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án”

- Sơ đồ tổ chức quản lý dự án: Cơ cấu tổ chức quản lý dự án, chức năng,nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty được thể hiện trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Tổ chức quản lý dự án của công ty (Nguồn: BQL dự án1)

Nhà thầu thi công

sát (TVGS), Nhà thầu

Công tác chuẩn bị

Thẩm định

Phê duyệt

Lựa chọn nhà thầu thi công

Kiểm tra, lập báo cáo CĐT về điều kiện

khởi công XD công trình

Lập DT chi phí QLDA/Lập KH đấu thầu

Phê duyệt

Khởi công XD/Thi công XD

Quản lý hợp đồng Quản lý thi công

Quản lý giám sát Thẩm định

Nhà thầu thi công

Nhà thầu thi công

GS chất lượng Giám sát GS ATLĐ, VSMT

Ng.thu bàn giao đưa dự án vào sử dụng

Báo cáo quyết toán dự án

Tổng kết, thanh lý hợp đồng

Tổ chức nghiệm thu công việc Không đạt

 Nhiệm vụ của các phòng ban: trong công tác quản lý dự án mỗi phòng ban cómột nhiệm vụ riêng tạo thành một thể thống nhất để thực hiện các liên tục các côngviệc:

- Ban quản lý dự án: nhiệm vụ của ban quản lý dự án là phối hợp cùng với cácphòng ban khác thực hiện nhiệm vụ quản lý các dự án mà công ty làm chủ đầu tưcũng như tổng thầu Ban quản lý dự án có nhiệm vụ chính như sau:

+ Giải phóng mặt bằng, nhận giao đất và chuẩn bị mặt bằng cho dự án.Công tác giải phóng và bàn giao mặt bằng được ban quản lý dự án thực hiện trongthời kì đầu thực hiện dự án

+ Giám sát thi công xây dựng công trình: việc giám sát thi công xây dựngcông trình được ban quản lý dự án thực hiện một cách thường xuyên và có hệthống Việc thi công công trình như thế nào, chất lượng của công trình, thời giantiến độ công trình, phụ thuộc vào giai đoạn thi công công trình vì vậy ban quản lý

dự án luôn chú trọng giám sát thi công để tạo hiệu quả tốt nhất cho dự án

+ Nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán công trình: khi công trình thựchiện xong, việc nghiệm thu bàn giao công trình cho khách hàng theo hợp đồng sẽđược ban quản lý dự án thực hiện Nghiệm thu bàn giao công trình phải được thựchiện theo các bước đã định, theo một trình tự nhất định để đảm bảo cho công tácnghiệm thu đạt hiệu quả, mang lại cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất

+ Quản lý chất lượng tiến độ công trình cũng như vệ sinh an toàn lao độngcông trình xây dựng

+ Xây dựng chiến lược cho từng giai đoạn của dự án

+ Báo cáo chủ đầu tư và một số bộ phận liên quan về tình hình thực hiện cáccông việc của dự án, tiến độ thực hiện dự án, tiến độ giải ngân nguồn vốn, tìnhhình sử dụng nguồn nhân lực hàng tháng, hàng quý, hàng năm cũng như khi hoànthành xong một giai đoạn Báo cáo quyết toán dự án nghiệm thu công trình chochủ đầu tư và khách hàng

+ Thực hiện một số công tác khác liên quan tới dự án

- Các phòng ban khác: các phòng ban chức năng trong công ty thực hiện nhiệm

vụ của mình để trợ giúp cho ban quản lý dự án trong các công tác nghiệp vụ để dự

án có thể thực hiện đúng theo tiến độ và những mục tiêu đã đề ra Nhiệm vụ củacác phòng ban chủ yếu là như sau:

+ Chuẩn bị đầu tư

+ Lập dự án kinh doanh, tiếp thị sản phẩm và cách huy động vốn

+ Kiểm tra kiểm soát chất lượng, khối lượng, tiến độ công việc, cũng nhưthu xếp nguồn vốn cho dự án đảm bảo nguồn vốn của dự án luôn được thực hiệnmột cách liên tục

3 Nội dung quản lý dự án nhà ở tại công ty

3.1 Lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án: là việc tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, xác địnhmục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việccần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoànthành tốt các mục tiêu đã xác định của dự án

Công ty lập các kế hoạch tổng thể cho các dự án nhà ở, các kế hoạch chi tiếtcho từng nội dung của dự án Công tác lập kế hoạch sẽ do phòng dự án nhà thựchiện Kế hoạch sau khi được lập sẽ được trình ban giám đốc xem xét và phê duyệt

- Lập kế hoạch tổng thể cho dự án nhà ở: kế hoạch tổng thể là một kế hoạchbao quát các nội dung của dự án Lập kế hoạch tổng thể bao gồm những nội dungchủ yếu sau:

+ Đưa ra sự cần thiết và mục tiêu của dự án một cách tổng quan nhất

+ Địa điểm xây dựng dự án cũng như điều kiện của khu đất, phân tích cácđiều kiện của khu đất, và tính phù hợp khi thực hiện dự án trên khu đất

+ Phương hướng giải phóng mặt bằng trên điều kiện đã phân tích những đặcđiểm của khu đất

+ Hình thức đầu tư của dự án

+ Các nguồn vốn đầu tư cho dự án, kế hoạch thu hồi vốn cũng như thanh toáncác nguốn vốn huy động được.

+ Tiến độ thực hiện dự án

Đa phần các kế hoạch tổng thể của dự án nhà của công ty được lập một cáchkhá tốt, phù hợp với các dự án và phát huy việc thực hiện các dự án theo đúng kếhoạch và nguồn lực đã đề ra Từ đó tạo điều kiện cho các bộ phận khác thực hiệncác kế hoạch chi tiết hơn cho dự án như: kế hoạch thời gian, chi phí, nguồn nhânlực, quản lý chất lượng dự án, quản lý kế hoạch doanh thu

- Kế hoạch về thời gian của dự án: kế hoạch về thời gian là việc dự tính thờigian cụ thể, các mốc thời gian sau:

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc, khoảng thời gian thực hiện dự án

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của các công việc

+ Mối quan hệ trước – sau, cũng như thời gian hoàn thành công việc trước đểlàm các công việc tiếp theo

Kế hoạch thời gian được phòng dự án nhà lập một cách có hệ thống kĩ lưỡng

và chính xác, bởi kế hoạch thời gian có ảnh hưởng lớn tới các nguồn lực cũng nhưchất lượng của dự án Dựa vào kinh nghiệm về các dự án đã làm, cũng như yêu cầu

về thời gian để đảm bảo chất lượng cho các công trình, nhân sự của phòng Dự ánnhà sẽ lập kế hoạch thời gian cho dự án theo quy mô của từng dự án, chất lượngyêu cầu riêng của khách hàng hay nhà tài trợ đối với dự án đó mà lập ra một kếhoạch thời gian phù hợp cho từng dự án Kế hoạch thời gian sẽ được thể hiện bằng

sơ đồ Gantt, phân tách công việc, và tiến độ các công việc

- Kế hoạch về quản lý chất lượng của dự án: trong quá trình chuẩn bị dự án,giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn vận hành dự án, công ty luôn phải chú trọngtới chất lượng của dự án Đảm bảo chất lượng các công trình, giúp công ty tạo uytín cho khách hàng và bạn hàng, tạo tính cạnh tranh tốt với các đối thủ, khẳng định

vị thế của công ty trên thương trường Việc lập kế hoạch chất lượng của dự án làđưa ra các chỉ tiêu chất lượng đối với toàn dự án, các hạng mục của công trình, vàcác công việc của từng dự án, qua đó không chỉ chủ đầu tư mà những người có liênquan tới dự án, như nhà tài trợ, khách hàng và các cơ quan có thẩm quyền biết,theo dõi và quản lý chất lượng dự án

- Kế hoạch phân phối nguồn lực cho các dự án: từ tiến độ của dự án, ngânsách của dự án và yêu cầu chất lượng của dự án, phòng dự án sẽ lập kế hoạch phânphối nguồn lực cho dự án, nguồn nhân lực và nguồn vốn cho dự án phải được phânphối cho từng giai đoạn của dự án phù hợp với tính chất và khối lượng công việccủa các giai đoạn đó qua đó đảm bảo tiến độ cho dự án tốt hơn

+ Phân phối nguồn nhân lực cho dự án: dự tính số lao động cho dự án cũngnhư cho từng giai đoạn, từng công việc của dự án, chất lượng nguồn nhân lực phùhợp với từng công việc của dự án

+ Phân phối nguồn vốn cho dự án: nguồn vốn của dự án sẽ được xác địnhtrong phần kế hoạch chi phí của dự án, nguồn vốn cho tổng thể dự án, cũng nhưcho từng hạng mục công trình, từng công việc của dự án, qua đó có phương hướngthu xếp nguồn vốn trong suốt quá trình của dự án, cũng như các giai đoạn, cáccông việc của dự án Dự trù các thay đổi trong nguồn vốn và hướng giải quyết cácthay đổi sao cho không ảnh hưởng tới tiến độ cũng như chất lượng của dự án + Máy móc thiết bị, công cụ thi công, dụng cụ phục vụ cho dự án: Nguồn lựccủa dự án trong đó máy móc thiết bị giữ vai trò quan trọng, đảm bảo tiến độ của dự

án Vì vậy cần có hướng thuê mua máy móc thiết bị phục vụ cho dự án Phòng dự

án nhà có nhiệm vụ tính toán mức sử dụng máy móc cho dự án, từng giai đoạn của

dự án, cũng như các công việc

- Kế hoạch chi phí cho dự án nhà ở: lập kế hoạch chi phí cho dự án là mộttrong những công việc được đặt lên hàng đầu khi lập kế hoạch cho dự án Bao gồmcác công việc sau:

+ Tính tổng mức đầu tư của dự án

+ Tính các chi phi cho từng hạng mục, từng giai đoạn của dự án bao gồm cácchi phí sau: chi phí xây dựng, chi phí quản lý dự án, chi phí bảo hiểm cho côngtrình, chi phí thẩm tra dự án, thẩm tra các hạng mục công trình, chi phí kiểm soátcông trình dự án, chi phí lãi vay, chi phí khấu hao, chi phí tư vấn đầu tư, xây dựng,chi phí dự phòng, các chi phí khác

Việc lập kế hoạch chi phí cho dự án được thực hiện căn cứ vào các thông tưnghị định của Chính phủ, bộ Xây dựng và các bộ ban ngành có liên quan Các nghịđịnh, thông tư như: nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 về quản lý dự án

công trình; nghị định 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lýchi phí đầu tư xây dựng công trình; nghị định số 03/2008/NĐ-CP ngày 7/01/2008của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 99/2007/NĐ-CPngày 13/6/2007 của Chính phủ về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;thông tư số 05/200TT-BXD ngày 25/07/2007 hướng dẫn về việc lập và quản lý chiphí đầu tư xây dựng công trình; thông tư số 12/2008/TT-BXD của Bộ xây dựnghướng dẫn lập và quản lý chi phí khảo sát xây dựng; văn bản số 1751/BXD-VPngày 14/08/2007 công bố Định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xâydựng công trình; văn bản số 208/BXD-VP công bố Chỉ số giá xây dựng quý III,quý IV và năm 2008 và văn bản số 292/BXD-KTXD công bố Suất vốn đầu tư xây

3.2 Quản lý phạm vi

Quản lý phạm vi của dự án: là việc xác định, giám sát việc thực hiện mụcđích mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thựchiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án Dự án phải có một phạm viđược xác định rõ ràng cụ thể, để hoàn thành tốt dự án của mình Phạm vi dự án thểhiện mối quan hệ ràng buộc bởi 3 yếu tố: thời gian, chất lượng và nguồn lực của

dự án Sự tương tác giữa các yếu tố này giúp chúng ta tìm ra phạm vi cho mỗi dự

án, và thực hiện dự án tốt trong các phạm vi đó

Các bước quản lý phạm vi dự án ở công ty bao gồm 5 bước sau: Lập kếhoạch phạm vi, duyệt phạm vi, kiểm tra giám sát thay đổi phạm vi, quản lý thayđổi phạm vi, các phương hướng quản lý thay đổi

- Lập kế hoạch phạm vi: kế hoạch phạm vi của dự án xác định các mục tiêuchung và mục tiêu cụ thể cho dự án, địa điểm, thời gian thực hiện dự án, ranh giớicủa lô đất và các công việc cần thực hiện của dự án Việc xác định kế hoạch phạm

vi là bước đầu cho dự án đi vào thực hiện, khi đã có sự kết hợp một cách hoànchỉnh các mối quan hệ giữa thời gian các yếu tố: thời gian, chất lượng và nguồnlực thì dự án mới có thể thực hiện một cách có hiệu quả

- Các mục tiêu của dự án: cần xác định mục tiêu của dự án để thực hiện dự

án của mình, đáp ứng các mục tiêu đó Thông thường mục tiêu chung của dự ánnhà ở đó là xây dựng các dự án, những khu nhà ở, khu văn phòng, các nhà dịch vụchức năng phục vụ cho cuộc sống và chỗ ở cho khách hàng Góp phần nâng caochất lượng cho các khu đô thị, đóng góp vào quỹ nhà đất cho tỉnh thành mà công

ty xây dựng, đáp ứng nhiều hơn nữa nhu cầu về chỗ ở cho khách hàng với cáccông trình mới đầy đủ cơ sở hạ tầng đáp

Mục tiêu riêng của từng dự án: mỗi dự án nhà lại có một mục tiêu riêng Ví

dụ dự án giành cho người dân tái định cư, dự án xây chung cư nhà ở thấp tầng vàvăn phòng cho thuê, dự án INTRCOM1, INTRACOM 2 INTRACOM 5,INTRACOM 6, INTRACOM 7; dự án xây dựng nhà ở cho cán bộ công nhân viên,nhà ở cho người có thu nhập thấp Mục tiêu cụ thể của các dự án thường bao gồmcác mục tiêu cụ thể về kiến trúc, nội ngoại thất, việc thi công các công trình, đảmbảo thiết kế công trình, đảm bảo tiến độ thời gian cũng như chi phí công trình Cácthông số kĩ thuật, quy hoạch chi tiết, hồ sơ thiết kế phê duyệt công trình, tiến độ dự

án, chất lượng dự án, và các nguồn lực thực hiện dự án để đảm bảo tiến độ và thựchiện nó với các yêu cầu kỹ thuật cũng như chất lượng dự án Mục tiêu tiện ích vàphù hợp với nhu cầu của khách hàng luôn là những mục tiêu hàng đầu của cáccông trình dự án nhà; hình thức kết cấu đẹp, tiện lợi, hiện đại, bền vững, đảm bảonhu cầu của khách hàng Về phía công ty thì mục tiêu của dự án là tạo công ăn việclàm cho cán bộ công nhân viên, nâng cao năng lực kinh doanh của công ty, tạodoanh thu, lợi nhuận cho công ty

- Phạm vi của dự án được xác định trên cơ sở mối quan hệ của 3 yếu tố thờigian, chất lượng và nguồn lực: để đảm bảo chất lượng của dự án, nếu thời gian quángắn thì cũng không thể thực hiện đúng như yêu cầu của dự án, và nguồn lực cũngphải được đầu tư theo kế hoạch của dự án Thường một yếu tố thay đổi làm chomột hoặc cả hai yếu tố còn lại thay đổi Vì vậy quản lý thay đổi phạm vi cần thực

hiện các công việc là: khi một yếu tố trong 3 yếu tố đó thay đổi phải điều chỉnh cácyếu tố khác sao cho vẫn đảm bảo chất lượng của dự án trong khoảng đã lên theo kếhoạch, bởi vì chất lượng của dự án không thể thấp hơn mức mà dự án đã định và

cố gắng giữ cho chất lượng dự án luôn trong một khoảng an toàn nhất định; thứ hai

đó là khi không có sự thay đổi nào của các yếu tố, thì quản lý phạm vi của dự án,công ty cần thực hiện sao cho yếu tố chất lượng luôn đảm bảo trong khi đó các yếu

tố về thời gian và nguồn lực được rút ngắn, hoặc với các yếu tố thời gian và nguồnlực có sẵn thì quản lý sao cho chất lượng công trình là lớn nhất

- Giám sát và quản lý sự thay đổi phạm vi của các dự án: phạm vi công trìnhluôn có sự thay đổi trong giai đoạn thực hiện so với kế hoạch đề ra Vì vậy việcquản lý phạm vi là sao cho những thay đổi phạm vi trong quá trình thực hiện dự ánkhông ảnh hưởng quá nhiều tới dự án Khi có sự thay đổi trong phạm vi của dự án,ban quản lý dự án cần xử lý các thay đổi này bằng cách xử lý mối quan hệ giữa 3yếu tố đã nêu trên Hiện nay, nhiều công ty đã sử dụng các phần mền để quản lýphạm vi của dự án, công ty và ban quản lý dự án cũng đã sử dụng phần mềnMicrosoft Project để tiến hành quản lý phạm vi của các dự án của mình

Khi đi vào cụ thể với mỗi dự án ban quản lý dự án sẽ có những công việc vàcách quản lý riêng cho từng dự án Quản lý phạm vi của dự án đối với mỗi dự áncũng khác nhau, xong nó đều đi theo một quy trình như sau: lập kế hoạch phạm vi;xác định phạm vi; kiểm tra, giám sát phạm vi; quản lý thay đổi phạm vi

Sơ đồ 2 : Quy trình quản lý phạm vi

Các công việc cần thực hiện Phòng ban thực hiện

- Giám sát thay đổi phạm vi: ban quản lý dự án phối hợp với các phòng banchức năng trong công ty tiến hành giám sát những thay đổi trong phạm vi của dự

án so với kế hoạch đã đề ra ban đầu, tuân theo những thiết kế đưa ra ban đầu đểhoàn thành tốt dự án theo kế hoạch, những thay đổi không được chấp thuận khôngđược đưa vào quá trình thực hiện dự án Trong trường hợp có những thay đổi thìban quản lý dự án cũng như các phòng ban có chức năng cần có báo cáo cho Hộiđồng quản trị và ban giám đốc xem xét, khi những thay đổi đó được Hội đồngquản trị phê duyệt thì mới được thực hiện Khi xem xét những thay đổi, Hội đồngquản trị luôn xem xét những ảnh hưởng của các thay đổi đó tới dự án một cách kỹlưỡng, cũng như phân tích của các phòng ban về ảnh hưởng của sự thay đổi đó tới

dự án tới thời gian, nguồn lực và chất lượng của dự án

3.3 Quản lý thời gian và tiến độ

Việc quản lý thời gian của các dự án rất quan trọng, đặc biệt là với dự ánnhà thì việc quản lý thời gian càng được đặt lên hàng đầu, khi thời gian của dự án

đã được lập trong kế hoạch của dự án, và có cam kết với khách hàng và nhà tài trợ,

vì vậy quản lý thời gian là một công tác quản lý quan trọng trong quản lý dự án

Lập kế hoạch phạm vi

Xác định phạm vi, xem xét và

trình duyệt phạm vi

Kiểm tra, giám sát phạm vi

Quản lý thay đổi phạm vi

Phòng đầu tư dự án nhà ở

Đại diện ban Giám đốc

Cán bộ giám sát và kiểm tra

Trưởng ban QLDA, trưởng phòng đầu tư dự án nhà

Quản lý thời gian tiến độ dự án bao gồm các công việc sau: lập kế hoạch thời giancho dự án, phân phối thời gian thực hiện các công việc của dự án; giám sát thựchiện các công việc theo đúng thời gian của dự án; quản lý tiến độ thời gian Công

cụ để quản lý thời gian và tiến độ của dự án là biểu đồ Gantt và các bảng biểu phụtrợ cho công tác thi công dự án

- Lập kế hoạch thời gian thực hiện và tiến độ của các dự án nhà ở: trước tiêncần thực hiện phân tách công việc và dựa trên cơ sở đó, thời gian thực hiện cáccông việc của dự án để có hướng quản lý phù hợp Sau đó phòng dự án nhà sẽ thựchiện xác lập các mốc thời gian quan trọng của dự án, thời gian từng giai đoạn của

dự án, thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án, thời gian dự trữ của dự án Việc ướclượng thời gian của các công việc đa phần là do kinh nghiệm trong nghề dựa vàoquy mô của dự án và tính chất các công việc, khối lượng công việc để xác định vàlập kế hoạch thời gian của các công việc đó Trong đó nêu rõ tổng thời gian của dự

án, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc của dự án, thời gian cụ thể của các côngviệc, các giai đoạn của dự án

- Phân phối thời gian: khi đã có kế hoạch thời gian của dự án, chúng ta thựchiện việc phân phối thời gian cho các công việc, các giai đoạn của dự án Việcphân phối thời gian cho dự án cần được thực hiện trên tổng thể dự án và có hướngquản lý trong suốt thời gian dự án thực hiện để đảm bảo thời gian của dự án đượchoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra Phân phối thời gian dự án bao gồm việc phânphối thời gian cho đơn vị thiết kế, cho đơn vị thi công đối với các hạng mục cụ thểcủa công trình, phân phối thời gian bàn giao công trình và đưa công trình vào hoạtđộng Phân phối thời gian chính là sự thực hiện các công việc của dự án theo kếhoạch đề ra Việc phân phối thời gian cần được thực hiện trên sơ đồ Pert của dự

án Để phân phối thời gian dự án một cách hợp lý thì người quản lý dự án cần nắm

rõ tính chất các công việc trong dự án cũng như thời gian yêu cầu của các côngviệc Phân phối thời gian của dự án sao cho không chỉ đảm bảo các công việc đượcthực hiện theo đúng khoảng thời gian cần thiết của dự án mà cần có một khoảngthời gian dự trữ của một số công việc yêu cầu, bên cạnh đó là đảm bảo tính trướcsau của các công việc trong quá trình thực hiện dự án

- Giám sát và quản lý thời gian, tiến độ của dự án: Trong quá trình thực hiện

dự án thì ban quản lý dự án, đơn vị thi công dự án, cơ quan có chức năng đều cóchức năng kiểm tra và giám sát việc thực hiện các công việc trong dự án Quản lý

thời gian và tiến độ của dự án trong giai đoạn thi công được chú trọng nhất trongcác dự án vì đây là giai đoạn quan trọng nhất của dự án chiếm đa phần thời giancủa dự án vì vậy một thay đổi tiến độ của dự án trong giai đoạn này sẽ ảnh hưởngnhiều tới dự án Nếu có sự thay đổi khi thực hiện dự án so với kế hoạch đề ra, thìban quản lý dự án cần có sự điều chỉnh các công việc khác có thể kéo dài hay rútngắn, để vẫn đảm bảo tiến độ dự án Nếu những thay đổi của công việc ảnh hưởngtới tiến độ toàn dự án thì ban quản lý dự án cần lập báo cáo trình chủ đầu tư Vàchủ đầu tư báo cáo cơ quan có thẩm quyền quyết định đầu tư để ra quyết định cóchấp nhận những thay đổi đó hay không Sau đó khi tổng tiến độ mới của dự ánđược phê duyệt thì chủ đầu tư có chức năng thông báo cho khách hàng, nhà tài trợtiến độ dự án mới được phê duyệt.

Để việc quản lý tiến độ dự án có hiệu quả công ty nên ban hành chế độ khenthưởng, cũng như phạt đối với các dự án, các công trình điều này sẽ kích thích cácchủ thầu công trình thực hiện tốt dự án của mình Hàng tuần, tháng, quý và hàngnăm cần họp giao ban để các bộ phận nắm rõ tình hình của dự án qua đó có cáchphương pháp điều chỉnh phù hợp với thời gian hiện tại để công trình luôn hoànthành theo kế hoạch Ban quản lý báo cáo tiến độ của dự án trong các giai đoạntrong các cuộc họp giao ban

3.4 Quản lý chi phí

Chi phí của dự án được lập và quản lý dựa vào các căn cứ quy định của nhànước sau: Căn cứ vào nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 của Chính phủ

về quản lý đầu tư xây dựng công trình, nghị định 112/2006/NĐ-CP của Chính phủ

về việc sửa đổi bổ sung một số điều NĐ 16/2005/NĐ-CP, nghị định

99/2007/NĐ-CP ngày 13/06/2007 của Chính phủ về quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng côngtrình, quyết định 15/2008/QĐ-BXD về việc Ban hành Định mức chi phí quy hoạchxây dựng, nghị định số 112/2009/NĐ-CP ngày 22/2/2009 của Chính phủ về quản

lý chi phí đầu tư xây dựng công trình áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân liênquan đến việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình tại các dự án sử dụng30% vốn nhà nước trở lên, thông tư số 05/2007/TT-BXD ngày 25/07/2007 của bộxây dựng hướng dẫn việc lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình, vănbản số 1751/BXD-VP ngày 14/08/2007 của Bộ xây dựng về việc công bố địnhmức chi phí quản lý dự án và tư vấn xây dựng công trình, nghị định 209/2004/NĐ-

CP của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng, quyết định 33/2004/

QĐ-BTC ngày 12/04/2004 của Bộ tài chính về việc ban hành quy tắc, biểu phí bảohiểm, xây dựng, lắp đặt.

- Phương pháp tính chi phí và các loại chi phí của dự án nhà ở

Xác định, tính toán chi phí dự toán của việc được thực hiện; tính toán chi phíthực của công việc đã thực hiện; tính toán các biến động chi phí: Chưa sử dụng hếtchi phí hoặc vượt quá chi phí đề ra; tính toán hiệu suất chi phí: hiệu quả của dự ántrên một đồng chi phí, cũng như việc sử dụng chi phí đã hiệu quả hay chưa; xácđịnh những khoản dự phòng mà dự án cần sử dụng khi có những thay đổi, cần sửdụng bao nhiêu chi phí dự phòng để đảm bảo tiến độ dự án

Tổng mức đầu tư được lập bao gồm các chi phí sau: chi phí xây dựng; chiphí thiết bị; chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí quản lý dự án; chi phí

tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng (Nghị định 112/2009/NĐ-CP của chính phủ) trong đó mỗi loại chi phí có một quy định thành phần cácloại chi phí nhỏ hơn bên trong, cũng như phần trăm so với chi phí xây dựng của dựán

Chi phí xây dựng: gồm chi phí xây dựng công trình, hạng mục công trình;

chi phí phá dỡ công trình; chi phí san lấp mặt bằng xây dựng; chi phí xây dựngcông trình tạm công trình phụ trợ phục vụ cho thi công dự án; nhà tạm tại hiệntrường để ở và điều hành thi công dự án

Chi phí xây dựng công trình = ∑ (Si x Zi)

Trong đó

Si : Diện tích sàn xây dựng từng loại công trình theo quy định được duyệt

( công trình nhà ở thấp tầng, cao tầng và các công trình công cộng …)

Zi : Suất đầu tư 1m2 sàn xây dựng của từng loại công trình tương ứng do

ban quản lý dự án đề xuất

- Quy trình vay vốn của công ty tại các ngân hàng: Việc vay vốn sẽ do phòngTài chính kế toán làm việc với bên ngân hàng Dựa vào các kế hoạch sản xuất kinhdoanh mà phòng kế hoạch cung cấp, dự toán ngân sách của các công trình trongnăm, tiến độ giải ngân của các công trình mà phòng Tài chính kế toán sẽ lên kếhoạch xin hạn mức ngân hàng trong năm cũng như tiến độ giải ngân cụ thể từngtháng Phòng tài chính kế toán dựa vào nhu cầu vốn của công ty trong năm, nguồn

vốn chủ sở hữu mà công ty có thể cung cấp được và các nguồn tài trợ từ các quỹđầu tư cũng như tổ chức tín dụng khác Đưa ra lượng vốn nhu cầu cần vay đối vớingân hàng để có kế hoạch vay vốn kịp thời.

- Phương pháp điều chỉnh chi phí, giảm thiểu hoá chi phí của dự án: tuy chiphí của dự án, các giai đoạn, các hạng mục đã được xác định rõ trong bảng dự toáncông trình, nhưng người thực hiện dự án có thể có cách giảm thiểu chi phí của từngcông việc cũng như của dự án mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình Điều nàythực hiện được là do kinh nghiệm của những người thực hiện dự án và được sựđồng ý của chủ đầu tư Khi các công việc khác làm chi phí của dự án lớn hơn kếhoạch Chủ đầu tư cho phép một số công việc trong dự án có thể được thực hiệntheo cách khác mà vẫn đảm bảo chất lượng Chi phí của dự án khi đó có thể khôngthay đổi cũng có thể sẽ được giảm thiểu, hoặc tăng lên nhưng không quá nhiều

- Quản lý sự thay đổi, điều chỉnh, kiểm soát chi phí của các dự án: Việc quản

lý chi phí dự án được công ty thực hiện từ giai đoạn chuẩn bị dự án cho tới khi kếtthúc dự án đưa công trình vào khai thác, sử dụng Quản lý chi phí nhằm mục đíchđảm bảo chi phí của dự án theo đúng như kế hoạch đã đề ra mà vẫn đảm bảo tiến

độ cũng như chất lượng của công trình

Ban quản lý dự án trước tiên lập kế hoạch nhu cầu vốn của dự án, các giaiđoạn và từng công việc Nêu rõ nhu cầu vốn, phương thức huy động vốn, và kếhoạch giải ngân nguồn vốn đó để trình Ban giám đốc duyệt Sau đó tiến hành quản

lý chi phí trên những dự toán đã lập và được duyệt

Nhiệm vụ quản lý chi phí được phân công có các bộ phận như sau:

+ Bộ phận hạch toán kế toán ( của ban quản lý dự án) có nhiệm vụ nh ư sau:định kì báo cáo về kế hoạch thực hiện tiến độ cấp vốn để công ty có kế hoạch cấpphát, huy động vốn cho vay nhằm sử dụng nguồn vốn có hiệu quả nhất; kiểm trakhối lượng, đơn giá, định mức phát sinh ngoài phần đã được duyệt trong báo cáo

bổ sung Hội đồng quản trị công ty xem xét phê duyệt trước khi thi công một hạngmục nào đó; hàng quý, tập hợp chi phí thực hiện dự án, so sánh với phòng Tàichính kế toán để làm cơ sở quyết định các công việc, hạng mục tiếp theo

+ Phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ: lưu trữ quản lý hồ sơ, tài liệu chứng

từ của dự án, các văn bản của Nhà nước cũng như địa phương ban hành liên quanđến chi phí đầu tư xây dựng dự án Bao gồm các hồ sơ, tài liệu như: hồ sơ thiết kế,

dự toán công trình, tổng dự toán xây dựng công trình, hồ sơ về quản lý chi phí dự

án, về vốn đầu tư dự án, báo cáo quyết toán khi dự án hoàn thành, hồ sơ nghiệmthu thanh toán, quyết toán theo hợp đồng đã kí…

Nội dung cuối cùng và không kém phần quan trọng của quản lý chi phí dự

án đó là quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình Việc quyết toán được thựchiện ngay sau khi dự án hoàn thành các công việc xây dựng và được đưa vào sửdụng Đây là công việc vô cùng quan trọng khi dự án kết thúc

3.5 Quản lý chất lượng dự án

Quản lý chất lượng dự án là một quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thoảmãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu đã đề ra Quản lý chất lượng bao gồm việcxác định các chính sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm và việc thực hiện chúngthông qua các hoạt động: lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát và đảm bảo chấtlượng trong hệ thống

Ba nội dung lập kế hoạch, đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng cómối quan hệ chặt chẽ tương tác nhau Mỗi nội dung đều là kết quả do hai nội dungkia đem lại, đồng thời, cũng là nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả thực hiện hainội dung kia

- Các nội dung chính của quản lý chất lượng của dự án

o Lập kế hoạch chất lượng dự án: Để lập kế hoạch chất lượng của dự ándoanh nghiệp cần những yếu tố sau đây: chính sách chất lượng của doanh nghiệp( Ban quản lý dự án có trách nhiệm thực hiện chính sách chất lượng của chủ đầutư); phạm vi dự án; các tiêu chuẩn và quy định trong lĩnh vực chuyên môn có ảnhhưởng đến chất lượng dự án ( các yêu cầu về chất lượng, các phương pháp đảmbảo chất lượng trong quá trình thiết kế, thi công)

o Đảm bảo chất lượng dự án: là tất cả các hoạt động có kế hoạch và hệthống được thực hiện trong phạm vi hệ thống chất lượng nhằm đảm bảo dự án sẽthoả mãn các tiêu chuẩn chất lượng tương ứng

o Kiểm soát chất lượng dự án: là việc giám sát các kết quả cụ thể của dự

án để xác định xem chúng tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng hay chưa và tìm biệnpháp để loại bỏ những nguyên nhân không hoàn thiện Cần xây dựng một hệ thốngkiểm soát chất lượng, điều này là rất cần thiết cho công ty cũng như các dự án mà

công ty thực hiện, qua đó cũng khẳng định với khách hàng các tiêu chuẩn mà công

ty cam kết thực hiện

Một trong những nét đặc biệt của công tác kiểm soát chất lượng sử dụngnhiều kiến thức thông kê Do đó yêu cầu đặt ra cho nhóm kiểm soát chất lượng làphải có kiến thức quản lý chất lượng bằng phương pháp thống kê, đặc biệt làphương pháp lấy mẫu và xác suất để giúp họ dễ dàng đánh giá kết quả giám sátchất lượng

- Quản lý chi phí làm chất lượng: Quản lý chất lượng được thực hiện từ giaiđoạn chuẩn bị tới giai đoạn hoàn thành dự án, mỗi giai đoạn có một tính chất côngviệc, cách quản lý chất lượng riêng

Căn cứ thực hiện quản lý chất lượng dự án là Nghị định số 16/2005/NĐ-CPcủa Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình; nghị định số209/2004/NĐ-CP của chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng; thông

tư số 11/2005/TT-BXD ngày 14/07/2005 hướng dẫn kiểm tra và chứng nhận sựphù hợp về chất lượng công trình xây dựng; thông tư số 12/2005/TT-BXD ngày15/07/2005 hướng dẫn một số nội dung về quản lý chất lượng công trình xây dựng

và điều kiện năng lực của tổ chức, cá nhân trong hoạt động xây dựng

- Các yếu tố đảm bảo chất lượng cho dự án:

+ Nhu cầu của khách hàng: nhu cầu khách hàng là một trong những yếu tốquan trọng quyết định tới chất lượng của dự án và việc xem xét nhu cầu kháchhàng để đáp ứng tốt các nhu cầu đó thì dự án mới mang tính khả thi Chính vì vậy

mà công ty luôn tiếp cận khách hàng để nắm bắt được nhu cầu của họ, từ đó cóhướng đi cho các sản phẩm của mình chính là các dự án nhà Có thể điều tra vớicác khách hàng hoặc các hộ dân là khách hàng tiềm năng của công ty bằng cácphiếu điều tra Và trong khi kí kết các hợp đồng của khách hàng, nhu cầu của họđối với các sản phẩm, sự hài lòng của họ đối với sản phẩm mà công ty cung cấp lànhư thế nào, từ đó tập hợp ý kiến khách hàng xây dựng nhu cầu và phương hướng

kế hoạch thực hiện các nhu cầu đó một cách tốt nhất

+ Lập kế hoạch và đưa ra các mục tiêu cụ thể về chất lượng của dự án

+ Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng: của ban quản lý dự án là kiểm trathường xuyên chất lượng của việc khảo sát công trình, kết quả khảo sát sẽ được

bên có thẩm quyền làm việc và báo cáo kết quả khảo sát với chủ đầu tư Ban quản

lý dự án thực hiện khảo sát dự án một cách có hệ thống và thường xuyên, liên tục,giúp dự án luôn thực hiện như kế hoạch đã đề ra Và khi chất lượng khảo sát đượcđảm bảo thì các quá trình tiếp theo của dự án mới được tiếp tục

+ Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình: thiết kế bản vẽ thi công,bản vẽ thiết kế các hạng mục công trình của dự án Hồ sơ dự án gồm: bản vẽ thicông, thuyết minh dự án, dự toán thi công xây dựng công trình Phòng đầu tư và

dự án nhà sẽ thực hiện các nhiệm vụ này

+ Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình: việc thi công xây dựngcông trình ảnh hưởng lớn tới chất lượng của dự án Vì vậy công tác quản lý chấtlượng của dự án trong thi công công trình phải được quan tâm một cách trước hết.Quản lý nguyên vật liệu đầu vào của dự án đã đúng như thiết kế của dự án trong kếhoạch chưa Quản lý nghiệm thu một cách nghiêm túc và có hệ thống nhữngnguyên liệu đầu vào Bên cạnh đó cần phải có phương pháp để mua được nguyênliệu như trong thiết kế và đảm bảo giá cả phải chăng để chi phí của dự án khôngvượt kế hoạch đã định Các nguyên liệu mà dự án nhà ở thường dùng đó là: ximăng, thép liên doanh, cát vàng, đá, gạch đặc, gạch lỗ, gạch ốp, gạch lát, vật tưđiện, nước, nhôm kính, nhôm cửa, sơn tường… Việc đưa nguyên liệu vào dự áncần thực hiện, kiểm tra, bàn giao nguyên vật liệu cho dự án

Công tác quản lý chất lượng của dự án thường rất phức tạp đòi hỏi có mộtđội ngũ cán bộ thực hiện Công tác quản lý chất lượng thi công công trình bao gồmrất nhiều các nội dung sau đây:

+ Nghiên cứu và đưa ra hệ thống chỉ tiêu chất lượng thi công công trìnhgiành riêng cho dự án của mình, các chỉ tiêu chất lượng đặt ra phải phù hợp vớinhững quy định của nhà nước về dự án nhà ở, cũng như những yêu cầu của kháchhàng đảm bảo tính phù hợp cho dự án

+ Thực hiện những thí nghiệm trước khi đưa vào thực hiện công trình đểđảm bảo khi công trình thực hiện thì chất lượng công trình luôn thực hiện đúngtheo những điều đã đạt ra trong kế hoạch

+ Kiểm tra việc thi công các hạng mục để đảm bảo chất lượng các côngtrình

+ Ghi chép việc thi công công trình vào một sổ nhật ký chung

+ Kiểm tra an toàn thi công lao động công trình, môi trường thi công trongcông trường

+ Nghiệm thu nội bộ các hạng mục khi đã hoàn thành gần xong, và nghiệmthu những hạng mục đã hoàn thành

- Kiểm tra nghiệm thu chất lượng: Khi hạng mục công trình đã hoàn thành thìban quản lý dự án nghiệm thu công trình cũng như chất lượng công trình ban giaocho chủ đầu tư Các hạng mục được hoàn thành và bàn giao khi chất lượng đãđược nghiệm thu và bàn giao thì các hạng mục tiếp theo sẽ được thi công

3.6 Quản lý hoạt động đ ấu thầu công trình dự án

- Quản lý quy trình mua bán đầu vào và đánh giá nhà cung ứng: việc mua bánhàng hoá đầu vào phục vụ cho công trình luôn được thực hiện với các quy trìnhquản lý cung ứng hàng hoá theo kế hoạch Các loại hàng hoá mà công ty thực hiệntheo các quy trình mua bán hàng hoá như: thiết bị thi công, hàng hoá, dịch vụ

Bảng 2: Bảng mô hình tổ chức đấu thầu dự án của công ty

vụ lập KHĐT, HSMT

và đánh giá phân tích HSDT

5 Đại hội cổ đông hoặc

HĐQT

TGV báo cáo GĐ, GĐ trình HĐQT để HĐQT triệu tập ĐHCĐ phê duyệt KHĐT với các

DA có TMĐT>366 tỷ đồng Nếu các DA có

6 Tổ Giúp việc hoặc

Tư vấn đấu thầu (bên

mời thầu)

Theo Luật đấu thầu và các Thông tư, Nghị định hướng dẫn thi hành

7 Tổ Giúp việc Gửi Tờ trình kèm

HSMT hoặc HSYC và các tài liệu liên quan khác

Thành lập Tổ Giúp việc(TGV)

Lập kế hoạch đấu thầu

Phê duyệt kế hoạch đấuthầu

- Lập HSMT (với các gói thầu đấu thầu rộng rãi)

- Lập HSYC (với các gói thầu chào hàng cạnh tranh, mua sắm hàng hóa, chỉ định thầu)

Thành lập Tổ thẩm định

(TTĐ)

Thẩm định

- Lập tờ trình và thủ tụcphê duyệt HSMT

- Lập tờ trình và thủ tụcphê duyệt HSYC

8 TTĐ

9 HĐTQ hoặc Giám

đốc

HĐQT quyết định phê duyệt HSMT hoặc HSYC ≥366 tỷ

GĐ quyết định phê duyệt <366 tỷ đồng

10 Giám đốc; Tổ Giúp

việc

Trên báo đấu thầu hoặc trên truyền hình (đối với các gói thầu đấu thầu rộng rãi gói thầu

14 Tổ Giúp việc Bên mời thầu đánh giá

HSDT, HSĐX theo các bước quy định trong Luật đấu thầu và các Thông tư, Nghị định hướng dẫn thi hành

Phê duyệt

Ko đồng ý

Thông báo mời thầu

- Phát hành HSMT cho cácnhà thầu đăng ký DT, bán HSMT đối với các gói thầu rộng rãi

- Phát hành HSYC miễn phí đối với các gói thầu khác

15 Tổ Giúp việc, Bên

mời thầu

TGV lập tờ trình xin phê duyệt

Trong quy trình thực hiện mua hàng, công ty luôn đảm bảo các hàng hoá đượcmua theo đúng quy trình và thực hiện các bước như đã nêu Một số hàng hoá khicông ty đã mua với các nhà cung ứng thường xuyên và khối lượng cung ứng cũngnhư chất lượng nhà cung ứng luôn đảm bảo thì một số bước trên có thể không thựchiện mà vẫn đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng

3.7 Quản lý rủi ro dự án đầu tư xây dựng nhà ở tại công ty

Các hoạt động kinh tế luôn luôn tồn tại trong nó rủi ro trong đó có cả rủi ro

có thể lường trước cũng như rủi ro bất khả kháng vì vậy công tác quản lý rủi rođược đặt ra rất cấp thiết Tuy nhiên, tại công ty việc quản lý rủi ro chưa được quantâm nhiều, do các dự án nhà đa phần thực hiện trong thời gian không dài, địa điểmthường gần nhau ( thường các dự án nhà ở huyện Từ Liêm – Hà Nội) nên công tác

Lập báo cáo kết quả xét thầu

Lập tờ trình và thủ tục xin phê duyệt kết quả đấu thầu

Thẩm định, lập báo cáo thẩm định và tờ trình xin phê duyệt kết quả đấu thầu

Phê duyệt kết quả đấu thầu và thông báo kết quả đấu thầu

Thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu

quản lý rủi ro chưa được quan tâm một cách triệt để, được người phụ trách mảng

đó, hạng mục đó kiêm nghiệm thực hiện Việc quản lý rủi ro chỉ dừng ở mức độnhận diện rủi ro, nhưng chưa được làm có bài bản, đa phần là dựa vào suy nghĩ chủquan của người quản lý và những kinh nghiệm của họ Vì vậy trong các năm tiếptheo, công ty sẽ thành lập phòng quản lý, nhận diện và phân tích rủi ro, để việcquản lý rủi ro được quan tâm một hơn nữa

Công tác nhận diện và quản lý rủi ro của công ty được thực hiện như sau:

- Nhận diện và phân tích rủi ro: trong một dự án rủi ro có thể xảy ra trong giaiđoạn chuẩn bị đầu tư, thực hiện dự án đầu tư hay giai đoạn nghiệm thu vận hànhcác kết quả đầu tư Với mỗi giai đoạn có thể có các rủi ro khác nhau và mức độảnh hưởng của nó tới các dự án cũng khác nhau

Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư các loại rủi ro có thể xảy ra với các dự án nhànhư sau: nghiên cứu tính khả thi của dự án sai, đưa ra các quyết định đầu tư sai,các kế hoạch quản lý chi phí sai, kế hoạch liên quan tới dự án không hoàn toànđúng

Trong giai đoạn thực hiện dự án có thể xảy ra các rủi ro sau: rủi ro trong khâuthiết kế và lập dự toán công trình không phù hợp với thực tế Việc thực hiện dự ánkhông đảm bảo như kế hoạch đề ra Các chỉ tiêu thực tế không như những tínhtoán trong kế hoạch như giá cả các nguyên vật liệu tăng so với tính toán, thiếu cácchi phí phụ dự kiến, đơn giá không phù hợp với giá trị thị trường Khâu tổ chức dự

án với nhân sự không phù hợp với dự án, làm dự án không đạt hiệu quả như mongmuốn Rủi ro trong từng khâu, từng hạng mục của dự án làm ảnh hưởng tới cáckhâu cũng như toàn dự án như giải phóng mặt bằng chậm, chậm tiến độ thi công,vượt tổng mức đầu tư, kỹ thuật dự án không đáp ứng yêu cầu đã đề ra

Trong giai đoạn vận hành dự án có thể gặp phải các rủi ro sau: rủi ro sản phẩmcủa công ty không đáp ứng được nhu cầu thị trường, các công trình thi công khôngđạt tiêu chuẩn chất lượng nhanh xuống cấp, các dự án không có tính khả thi đối vớithị trường

- Đo lường đánh giá mức độ rủi ro: các loại rủi ro thường được đo lường trên

2 khía cạnh: mức tác động và tần suất của nó Mức độ tác động càng cao thì các rủi

ro đó càng ảnh hưởng tới dự án nhiều, tần suất xuất hiện của các rủi ro càng lớn thì

tác động tới dự án càng nhiều Cách đánh giá rủi ro của dự án dựa trên kinhnghiệm của những người quản lý cũng như cái nhìn của họ

- Quản lý rủi ro: khi đã nhận diện và đánh giá được mức độ rủi ro và các ảnhhưởng của nó tới dự án thì người phụ trách các hạng mục đó trong ban quản lý dự

án cũng như các cán bộ có liên quan tiến hành quản lý rủi ro sao cho rủi ro ảnhhưởng tới dự án ít nhất hoặc không còn tác động tới các dự án Các công việc trongquản lý rủi ro là: tăng cường kiểm tra giám sát công trình, đối chiếu giá cả và cóđiều chỉnh kịp thời giá trong kế hoạch so với giá thị trường khi công trình đang đivào thi công Bên cạnh đó để hạn chế bớt rủi ro, công ty nên thực hiện khoán hợpđồng với các nhà thầu khác, hoặc thi công bảo lãnh hợp đồng, việc thực hiện dự án

sẽ chỉ là giám sát các nhà thầu thực hiện theo đúng hợp đồng đã bảo lãnh

- Các phương pháp công ty sử dụng để quản lý rủi ro: Tất cả các dự án củacông ty luôn được thực hiện quản lý rủi ro, không nhiều thì ít các hoạt động quản

lý rủi ro luôn diễn ra trong các dự án và nó đem lại hiệu quả của dự án bằng việctránh các rủi ro cũng như các tác động tới dự án của các rủi ro đó

Với rủi ro bất khả kháng: Công ty có chế độ thực hiện bảo hiểm công trìnhthường là 5% giá trị xây lắp công trình, một số công trình con số này có thể lên tới7% Bên cạnh đó các công trình công ty còn giành 10% giá trị xây lắp công trìnhcho các khoản chi phí dự phòng để đảm bảo nếu có rủi ro xảy ra dự án có thể xử lýkhông làm ảnh hưởng tới các bước sau của dự án cũng như toàn dự án

Tuy vậy, việc quản lý rủi ro tại công ty chưa thực sự đạt hiệu quả cao vàkhông mang tính liên tục đồng bộ Điều này đôi khi cũng làm ảnh hưởng tới chấtlượng của các dự án mà công ty thực hiện Việc đo lường mức độ rủi ro cũng chưađược quan tâm chỉ thực hiện đo lường một cách định tính không mang tính chấtkhoa học các phương pháp kĩ thuật chưa được áp dụng việc đo lường

3.8 Quản lý nhân lực

- Nguồn nhân lực và các phương pháp tuyển dụng nguồn nhân lực cho các dựán: việc tuyển dụng nguồn nhân lực cho dự án đã được đan xen vào các công tácquản lý dự án khác đã trình bày ở trên Tuy nhiên, việc quản lý nhân lực dự án cầnđược quan tâm một cách tốt nhất vì nhân lực của dự án có vai trò quan trọng trongcông tác quản lý cũng như thực hiện dự án Công tác tuyển dụng được sử dụngdưới nhiều hình thức nhằm tìm ra nguồn nhân lực phù hợp nhất với dự án Việc

đăng tuyển nhân lực được công ty đăng trên các trang web và các báo tuyển dụng,

dự tuyển qua nhiều vòng, những người được chọn sẽ được đào tạo lại hoặc có cáclớp học nâng cao kĩ năng để làm quen với các công việc của công ty cũng như làmquen với công trình Công tác tuyển dụng được thực hiện trước khi công trình diễn

ra, việc sắp xếp nhân sự hợp lý cho các dự án cũng mang lại hiệu quả cao cho dự

án đó, góp phần nâng cao chất lượng cho dự án

- Quản lý nguồn nhân lực của dự án để đảm bảo tiến độ, cũng như chi phí của

dự án theo kế hoạch: nguồn nhân lực của dự án cũng là nhân tố ảnh hưởng rất lớntới chi phí, chất lượng cũng như tiến độ của dự án Yêu cầu đặt ra cho các nhàquản lý đó là quản lý nguồn nhân lực của các dự án sao cho nguồn nhân lực luônđảm bảo theo đúng như kế hoạch để không ảnh hưởng tới tiến độ cũng như chấtlượng của dự án Để làm được điều này các cán bộ quản lý dự án phải dựa vào sơ

đồ Gantt và yêu cầu nguồn lực cho các hạng mục của dự án cũng như nguồn lực

mà công ty có cho dự án để lập một biểu đồ phân phối nguồn lực cho dự án chínhxác đảm bảo nguồn lực cho dự án Nguồn lực dự án được phân phối dựa trên khốilượng công việc yêu cầu cũng như số nhân lực mà công ty đáp ứng được cho dự

án Việc phân phối nguồn lực dự án có phù hợp nhu cầu dự án hay không, có ảnhhưởng tới dự án tiến độ thời gian và chi phí của dự án hay không? Phụ thuộc vàongười phân phối cũng như số lượng nhân lực mà công ty đáp ứng được cho dự án.Tuy nhiên, nếu thuê quá nhiều nhân lực cho dự án thì chi phí sẽ tăng lên, còn nếuquá ít so với nhu cầu của dự án thì tiến độ dự án không được đảm bảo, vì vậy côngtác phân phối nhân lực cho dự án phải được thực hiện theo quy trình bài bản, phùhợp với từng dự án không thể dập khuôn như một dự án hay một chuẩn mực mẫunào đó cho tất cả các dự án

Hiện nay công tác phân phối nguồn nhân lực cho dự án tại công ty đang đượcthực hiện tốt Vì đặc tính các dự án nhà của công ty không có địa hình xa nhau, đaphần là ở gần nhau Vì vậy công tác phân phối một nguồn lực cho nhiều dự án cóthể đảm bảo được, điều này góp một phần quan trọng trong công tác phân phốinguồn lực cho các dự án Bên cạnh đó công ty cũng có đội ngũ nhân lực trẻ, nhiệttình, năng nổ với công việc, cũng như có kinh nghiệm trong các lĩnh vực xây dựng

vì vậy mang lại lợi thế cho công ty trong công tác quản lý dự án Tuy nhiên, một

số dự án các hạng mục nào đó vẫn còn tồn tại tình trạng thiếu nguồn lực trong khi

đó dự án khác cùng thời điểm đó lại thừa nguồn lực Nhưng điều này là không

tránh khỏi trong công tác thực hiện rất nhiều dự án tại công ty, khi mà các dự án cóthể chồng chéo lên nhau, và ban quản lý của các dự án có thể đứng đầu là một cánhân, vì vậy khi khối lượng công việc quá lớn thì những sai sót vướng mắc làkhông tránh khỏi.

3.9 Quản lý thông tin

Việc quản lý thông tin luôn là quan trọng đối với các dự án, những quy địnhcủa công ty hay các thông tin bên ngoài đưa vào có ảnh hưởng trực tiếp tới dự án.Các thông tin cũng được thu thập từ các nguồn khác nhau và bằng các cách khácnhau nhưng đều được ban quản lý dự án xử lý và thực hiện không làm ảnh hưởngtới dự án cũng như giúp dự án hoàn thành đúng như theo các quy định của công ty

và nhà nước không những thế còn đáp ứng nhu cầu tốt cho các khách hàng củacông ty

- Quản lý thông tin nội bộ: các thông tin nội bộ là các quy định của công ty,tình hình thi công xây dựng các hạng mục công trình, cũng như chi phí và tiến độ

dự án Tất cả các thông tin sẽ được ban quản lý thu thập và xử lý thực hiện cácphần tiếp theo với các thông tin đã nhận được và được xử lý Quản lý thông tin nội

bộ và việc tiếp nhận các thông tin và xử lý một cách kịp thời để áp dụng cho cácgiai đoạn tiếp theo của dự án

- Quản lý thông tin từ bên ngoài vào cũng như thông tin được đưa ra bênngoài: thông tin từ bên ngoài là các thông tin về các quy định của nhà nước, tìnhhình giải phóng mặt bằng hay các thông tin về nhà thầu, đối tác, đối thủ cạnhtrạnh Các nguồn thông tin ra bên ngoài đa phần là các thông tin cung cấp chokhách hàng như tiến độ dự án, thời gian thi công cũng như chất lượng của dự ánkhi vào thi công Việc quản lý các thông tin ra bên ngoài cũng như các thông tinnội bộ ban quản lý dự án sẽ thu thập, xử lý thông tin và áp dụng cho dự án củamình, thực hiện các bước tiếp theo của dự án, các thông tin được thu thập sẽ đượclưu lại và tiếp tục với các giai đoạn sau

3.10 Quản lý an toàn lao động Quản lý môi trường xây dựng trên công trường xây dựng

 Quản lý an toàn lao động trên công trường xây dựng

Căn cứ thông tư 37/2005/TT-BLDTBXH ngày 29/12/2005 của Bộ Laođộng – Thương binh xã hội hướng dẫn công tác huấn luyện về an toàn lao động, vệsinh lao động; nghị định số 06/CP ngày 20/01/1995 của Chính phủ qui định chi tiếtmột số Điều của Bộ luật lao động về an toàn vệ sinh lao động và Nghị định số110/2002/NĐ-CP ngày 27/12/2002 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điềucủa Nghị định số 06/CP ngày 20/01/1995 của Chính phủ qui định chi tiết một sốĐiều của Bộ luật lao động về an toàn vệ sinh lao động; quyết định số233/2006/QĐ-TTg ngày 18/10/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệtChương trình Quốc gia về bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động đếnnăm 2010

Khi sự an toàn của các công trình được đảm bảo thì dự án sẽ hiệu quả hơn vớiviệc không mất nhiều chi phí và thời gian cho các công tác cứu chữa sau đó, cũngnhư tạo uy tín cho công ty với khách hàng, nhà tài trợ, các bộ ban ngành và cơquan có chức năng

+ Xây dựng nội quy cho an toàn lao động của các công trình xây dựng nhà ởtại công ty: Việc xây dựng nội quy an toàn trong lao động cũng như tại các côngtrường nhằm đảm bảo cho các dự án diễn ra theo các nội quy đã đưa ra Việc đưa

ra các nội quy cần căn cứ vào các quy định an toàn của nhà nước và của công ty + Kiểm tra quản lý việc thực hiện an toàn lao động tại công trường: việckiểm tra giám sát thực hiện an toàn lao động trên công trường với các chủ thầuđược ban quản lý thực hiện, kiểm tra giám sát nhắc nhở và có cả hình thức phạt đốivới các trường hợp vi phạm

+ Thực hiện điều chỉnh và hoàn thiện các dự án về điều kiện bảo đảm antoàn lao động theo những quy định chung: Dự án cũng cần phải theo một quychuẩn chung nhằm đảm bảo tính an toàn cho những người thi công nó Nếu côngviệc quá nguy hiểm thì có thể sử dụng các công cụ máy móc thiết bị khác thay thếcon người Với những người hay làm việc trong các vị trí đòi hỏi sự nguy hiểm cần

có một chế độ thích hợp và luôn giảm thiểu các nguy hiểm đến với người lao động

Công ty đã làm tốt điều này khi mà rất nhiều dự án thực hiện tuy nhiên chưa cótrường hợp đáng tiếc nào tại công ty nguy hiểm tới tính mạng cho người lao động.

- Quản lý môi trường xây dựng:

+ Xây dựng và hoàn thiện quy định môi trường cho các dự án nhà ở củacông ty trên cơ sở quy định của nhà nước: Cũng như quản lý an toàn dự án, quản

lý môi trường xây dựng cũng bao gồm nhiều bước để thực hiện được môi trườngxây dựng tốt và lành mạnh

+ Kiểm tra việc thực thi các quy định đã đề ra, quản lý và có hình thức xửphạt với các dự án không đáp ứng theo quy định đưa ra

4 Thực trạng quản lý dự án nhà ở - xét theo giai đoạn của dự án

4.1 Giai đoạn chuẩn bị dự án

- Chuẩn bị các bước nghiên cứu dự án: khi dự án được đưa ra thì các nhàquản lý dự án cần nghiên cứu tính khả thi của dự án cũng như đảm bảo dự án cókhả năng thực hiện, nghiên cứu phân tích các tác động tới dự án qua đó đưa ra cácdoanh thu mà công ty có thể thu được từ dự án

Tiếp theo là công tác lập dự án cho công trình nhà ở: hiện nay thì đa phầncác dự án công thi thuê lập dự án, chỉ một số dự án nhỏ phòng dự án nhà sẽ thựchiện việc lập dự án bao gồm thuyết minh dự án và phần thiết kế cơ sở

Sau đó, dự án sẽ được gửi lên các ngân hàng và các tổ chức tín dụng tài trợkhác thẩm định tính hiệu quả của dự án, các phương án tài chính và phương án trả

nợ để quyết định cho vay vốn bao nhiêu với kế hoạch giải ngân như thế nào Sau

đó hồ sơ dự án cũng như phương thức vay vốn sẽ được trình hội đồng quản trị xemxét quyết định có thực hiện dự án hay không

Thành lập ban quản lý cho riêng dự án với các nguồn nhân lực chủ yếu tạicác ban quản lý 1 & 2 dự án của công ty và phòng đầu tư và xây dựng dự án nhà 1

& 2 Nhân sự của ban quản lý dự án phải thông hiểu dự án và mảng xây dựng của

dự án cũng như chuyên môn của dự án Phân cấp quản lý và phân công tráchnhiệm rõ ràng cho các nhân sự trong ban quản lý

Chuẩn bị các nội dung của quản lý dự án cho dự án mà ban quản lý đangphụ trách, thông báo cho các thành viên trong ban quản lý biết các công việc của

dự án cũng như nhiệm vụ của ban quản lý, từng người trong ban quản lý

Bên cạnh đó cần chuẩn bị nội dung của dự án một cách cụ thể gồm các nộidung về quản lý chất lượng, quản lý chi phí, quản lý thời gian và tiến độ dự án,quản lý vệ sinh an toàn lao động trong công trường, quản lý dụng cụ nguyên vậtliệu Nhiệm vụ này sẽ được phòng dự án nhà phối hợp cùng phòng quản lý dự ánđặc biệt là ban quản lý dự án của dự án đó thực hiện.

4.2 Giai đoạn thực hiện dự án

Với giai đoạn thực hiện dự án thì quản lý dự án được thể hiện một cách rõràng hơn Công việc của ban quản lý dự án nhiều hơn và gắn liền với dự án hơn

- Hoàn tất thủ tục triển khai việc thực hiện dự án: Giai đoạn chuẩn bị dự ánban quản lý dự án thực hiện một số khâu để chuẩn bị thực hiện dự án Công việcđầu tiên của ban quản lý dự án khi bước vào giai đoạn thực hiện dự án là chuẩn bịcác thủ tục còn lại để triển khai dự án như thực hiện việc đền bù giải phóng mặtbằng, bồi thường, xin các giấy phép khai thác tài nguyên giấy phép xử dụng nguồnnước … Nhận bàn giao mặt bằng dự án

Thực hiện tư vấn thiết kế cho dự án, tất cả các dự án đều phải thuê tư vấnthiết kế thi công dự án để dự án được thực hiện và diễn ra một cách tốt nhất, các tưvấn viên sẽ cho các nhà thầu và chủ đầu tư thấy những điểm mạnh và điểm yếutrong thiết kế và thi công dự án qua đó phát huy điểm mạnh và hạn chế điểm yếucủa dự án trong thiết kế và thi công Bên cạnh đó là phối hợp với Ban giám đốc dự

án xem xét kiểm tra các thông số dự án một cách thường xuyên và liên tục đồngthời cùng ban giám đốc dự án có các phương pháp xử lý kịp thời

- Quản lý quá trình thi công xây lắp công trình: đây là nội dung quan trọngnhất của quản lý dự án trong giai đoạn thực hiện dự án Quá trình xây lắp thườngdiễn ra trong một thời gian dài và yêu cầu rất cao với tính chuyên nghiệp cũngnhư việc theo dõi quản lý các hạng mục công trình Quản lý dự án trong giai đoạnnày bao gồm rất nhiều nội dung và đòi hỏi ban quản lý dự án phải có nhân lực đểthực hiện tất cả các khâu trong quá trình quản lý một cách liên tục và liền mạch.Các công việc chính của ban quản lý dự án trong giai đoạn thực hiện dự ánbao gồm là quản lý giám sát việc xây dựng các công trình kiến trúc trong khu vựccủa dự án theo các quy hoạch chi tiết theo chỉ giới và các chỉ tiêu quy hoạch khácnhằm đảm bảo cho công trình diễn ra đúng theo kế hoạch theo đúng thiết kế của dự

án đảm bảo chất lượng và tiến độ dự án trong mức chi phí cho phép Nhiệm vụchính của ban quản lý dự án trong giai đoạn này là :

- Tiếp nhận bàn giao mặt bằng dự án

- Giám sát các hạng mục công trình của dự án trong quá trình thực hiện cótheo kế hoạch đã định hay không Trường hợp có những thay đổi so với kế hoạchthì phải trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và được sự đồng ý thì mới có thể làmtiếp dự án theo những thay đổi đó

- Phối hợp với đội ngũ tư vấn giám sát thực hiện giám sát công trình nhằmthực hiện các khâu của dự án không sai khác nhiều với kế hoạch và các công trìnhđuợc thực hiện đúng nhất Trong trường hợp có thay đổi với kế hoạch cũng cần có

sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền phê duyệt mới được thực hiện tiếp

- Theo dõi chất lượng của dự án, khối lượng và tiến độ thi công công trình,chi phí an toàn và vệ sinh môi trường thi công của dự án

- Thực hiện báo cáo tình hình dự án qua các giai đoạn các thời kì với chủđầu tư và những người có liên quan tới dự án cần biết về dự án

- Đôn đốc các đơn vị thực hiện các hồ sơ hoàn công khi một hạng mục củacông trình được hoàn thành

- Nghiệm thu các hạng mục nhỏ trong công trình: Việc nghiệm thu các hạngmục trong công trình rất quan trọng nó đảm bảo cho các khâu tiếp theo của dự ándiễn ra Vì vậy khi một hạng mục hoàn thành cần thực hiện nghiệm thu ngaykhông để các vấn đề tồn đọng lâu làm ảnh hưởng tới dự án Việc nghiệm thu cáccông trình được thực hiện bởi ban quản lý dự án những người có chức năng và tổ

tư vấn xây dựng dự án

4.3 Giai đoạn vận hành các kết quả của dự án

Sau khi thực hiện xong tất cả các hạng mục của dự án sẽ tiến hành nghiệmthu tất cả các công trình của dự án, nghiệm thu hoàn công công trính để đưa côngtrình vào sử dụng Công trình qua quá trình nghiệm thu chuyển sang giai đoạn vậnhành dự án đồng nghĩa với việc dự án đi vào hoạt động và chuyển hoá thành giá trị

sử dụng

- Tiến hành nghiệm thu hoàn công công trình xây dựng: Để nghiệm thu hoàncông dự án chúng ta căn cứ vào các hồ sơ sau của dự án: thiết kế công trình, các

kết quả kiểm tra các công trình của dự án về chất lượng, các thí nghiệm công trình,giám sát thi công công trình, nhật kí thi công công trình, các kết quả kiểm tra, bản

vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu công trình, các quy định về nghiệm thu côngtrình của nhà nước

- Quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình: Quyết toán vốn đầu tư xâydựng của dự án là khâu sau cùng của dự án sau khi tất cả các công trình của dự án

đã được nghiệm thu, các khâu của dự án đã hoàn thành các khâu Ngay khi côngtrình được đưa vào bàn giao sử dụng thì công ty thực hiện công tác quyết toán vốnđầu tư dự án Vốn quyết toán dự án là tất cả các chi phí hợp pháp mà dự án sửdụng Chi phí hợp lý được hiểu là tất cả các chi phí dự án phù hợp với thiết kế của

dự án, theo dự toán đã được phê duyệt, theo các quy định của công ty cũng như ủanhà nước Vốn đầu tư xây dựng được quyết toán phải nằm trong giới hạn tổng lứcđầu tư mà các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Công ty phải lập hồ sơ quyết toáncác công trình của dự án vốn đầu tư của dự án chậm nhất là 12 tháng sau khi dự ánđược đưa vào sử dụng

- Thực hiện các dịch vụ trong giai đoạn vận hành công trình: Sau khi dự ánđược hoàn thành thì công ty không chỉ giao nhà cho các khách hàng bên cạnh đó làcông ty thực hiện kinh doanh các dịch vụ như cho thuê các căn hộ hay các tầng trệtcủa dự án Công tác bảo hành bảo trì công trình vẫn được tiếp tục diễn ra trong cácnăm tiếp theo Công tác bảo trì của dự án là việc kiểm tra tình trạng các công trìnhcủa dự án, phát hiện hư hỏng của công trình và thực hiện sửa chữa các hư hỏng đócủa công trình Nếu thuộc về lỗi của nhà thầu công ty có quyền yêu cầu nhà thầuthi công các công trình đó sửa chữa thay thế, trường hợp nhà thầu không bảo hànhcông trình thì công ty đứng ra sửa chữa các công trình đó và phí được lấy trongtiền bảo hành công trình của dự án Công việc bảo trì công trình để thời gian vậnhành của công trình và khai thác dự án được kéo dài hơn