II Chi phí khác bao gồm chi phí quản lý dự án và ch
6. Đánh giá thành tựu đã đạt được và khó khăn mà công ty gặp phải trong công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng các dự án nhà ở trong thời gian qua.
công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng các dự án nhà ở trong thời gian qua.
6.1 Những thành tựu đã đạt được
Công tác quản lý dự án của công ty các năm qua đã mang lại những hiệu quả nhất định cho các dự án. Mang lại doanh thu lớn cho công ty
- Doanh thu các công trình dự án nhà ở đóng góp phần lớn vào doanh thu của công ty trong các năm qua: Lợi nhuận của Công ty các năm qua luôn có sự tăng lên đáng kể năm 2007 là 2.716.434.973 đ năm 2008 đã tăng gần gấp 3 lần năm 2007 là 6.403.574.850 đ. Doanh thu của công ty tăng thể hiện phần nào hướng đi của công ty hoàn toàn đúng, các dự án mà công ty thực hiện và quản lý đã mang lại lợi nhuận cho công ty
- Những thành tựu và vị thế mà công ty có được trong lĩnh vực xây dựng nhà ở so với các công ty khác
Qua quá trình nghiên cứu tìm hiểu về thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty có thể thấy những năm qua công ty được sự giúp đỡ của chính phủ, các bộ, ban, ngành, và các địa phương, dưới sự lãnh đạo của ban chấp hành đảng bộ, ban giám đốc công ty thì công tác quản lý dự án đã có những bước phát triển vượt bậc, hoàn thành toàn diện các nhiệm vụ kế hoạch đặt ra trong từng năm. Tuy vẫn còn một số dự án nhà hoàn thành chậm tiến độ nhưng đa phần các dự án của công ty đã triển khai đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng. Năng lực thi công ngày càng được tăng cường, đã nâng cao vị thế của tổng công ty trên thị trường trong nước và khu vực
Công tác quản lý dự án tại công ty được thực hiện tương đối khoa học, đồng bộ , hoàn chỉnh, quy trình quản lý gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo khối lượng công việc của dự án, đồng thời huy động tối đa nguồn nhân lực, kết hợp nhuần nhuyễn giữa nguồn lực bên trong và nguồn lực bên ngoài doanh nghiệp và thực hiện nghiêm túc tiêu chuẩn này cho các dự án mang lại những dự án có chất lượng cao dựa trên một nền tảng kinh nghiệm hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực xây dựng. Bên cạnh đó có đội ngũ CBCNV có trình độ chuyên môn vững vàng, và lực lượng công nhân kỹ thuật lành nghề, máy móc thiết bị hiện đại…các dự án do công ty thực hiện luôn đảm bảo kỹ thuật , tiêu chuẩn chất lượng, chi phí, tiến độ đáp ứng yêu cầu của khách hàng
Các điều kiện về cơ sở vật chất, nhân lực, trí tuệ con người ngày càng nâng cao, đáp ứng yêu cầu áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến mới
Bên cạnh đó là những tiến bộ vượt bậc của công ty trong công tác quản lý nhà ở trong những năm gần đây, khi các dự án nhà ở của công ty ngày càng có uy tín với khách hàng, chất lượng dự án đảm bảo, các công tác bảo hành bảo trì công trình trong các năm tiếp theo luôn được thực hiện mang lại niềm tin cho khách hàng.
6.2 Những hạn chế còn tồn tại
Một là: Hạn chế trong công tác lập kế hoạch thực hiện dự án
Với nền tảng là một đơn vị xây lắp có năng lực và nhiều kinh nghiệm, Intracom không ngừng phát triển và khẳng định hơn nữa năng lực trong vai trò mới là chủ đầu tư. Tuy vậy việc hoàn thiện quy trình, quy chuẩn trong công tác tổ chức, quản lý và thi công dự án chưa đạt được mục tiêu đề ra. Công tác lập kế hoạch dự án là khâu then chốt để định hướng thực hiện và hoàn thiện dự án, nhưng chưa theo sát được với thực tế dự án thực hiện, tốc độ triển khai thực hiện đi từ công tác chuẩn bị đầu tư đến nghiệm thu thanh quyết toán thường chậm hơn kế hoạch dự kiến. Ví dụ tổng kết đánh ra tiến độ thực hiện dự án NOTC - Cầu Diễn như đã nêu trong ví dụ phần trên chậm 06 tháng so với tiến độ thực tế đạt ra. Thực trạng này do nhiều nguyên nhân cả khách quan và chủ quan khác nhau nhưng cần nhấn mạnh nguyên nhân sau đây: công tác lập kế hoạch tiến độ chưa bám sát công tác điều tra thị trường bao gồm môi trường xã hội, môi trường kinh tế, môi trường tự nhiên, và đặc tính của từng dự án. Việc hoàn thiện các công tác lập kế hoạch thời gian, kế hoạch quản lý chất lượng công trình, kế hoạch phân phối nguồn lực đến cả kế hoạch tài chính dự án thường gắn chặt chẽ với quan điểm chủ quan của các nhà tư vấn, thiếu tính chủ động trong quan điểm thẩm định của chính đơn vị đầu tư đồng thời bỏ qua những yếu tố khách quan thực tại. Đây là vấn đề thường gặp ở hầu hết các chủ đầu tư khi bắt tay thực hiện dự án, điều này làm sai lệnh khi thực tế hóa các số liệu trong kế hoạch bắt tay vào thực hiện dự án bắt đầu ngay từ công tác quy hoạch mặt bằng. Một dự án của nhà nước điển hình như NOTC - Cầu Diễn mà Intracom làm chủ đầu tư chưa thực sự chủ động trong mọi bước thực hiện. Tiêu chuẩn quản lý chất lượng được áp dụng theo quy trình quản lý của nhà nước tạo ra tính thụ động trong quản lý chất lượng của công ty đặt ra. Kế hoạch tài chính được lập mang tính chủ động chưa bám sát kế hoạch tài chính do nhà nước giao,….là yếu tố chậm tiến độ trong mỗi
bước tiến độ thực hiện dự án, tình trạng so chọn phương án thực hiện đi từ khấu chuẩn bị dự án, tình trạng điều chỉnh tổng chi phí toàn công trình trong quá trình thực hiện do tác động yếu tố thị trường…
Hai là: Cơ chế quản lý và kiểm soát công trình còn nhiều hạn chế.
Chưa kiểm soát chặt chẽ thời gian kiểm tra, xác nhận khối lượng công tác hoàn thành của cơ quan tư vấn, thứ tự tiến độ thực hiện, do đó công việc thực hiện giữa các khâu đôi khi tạo ra sự chồng chéo nhưng vẫn dàn trải. Các nguyên nhân dẫn tới hạn chế này gồm cả chủ quan và khách quan:
Nguyên nhân chủ quan: mô hình quản lý kiểm soát đầu tư của công ty chưa hoàn thiện, việc phân cấp quản lý theo cấp độ chưa phân định rõ ràng bao gồm kiểm soát và quản lý hồ sơ pháp lý, thực hiện yêu cầu thi công dự án, quản lý kế hoạch tài chính được duyệt, quản lý công tác nghiệm thu và quyết toán vốn… Đây cũng là một trong những yếu tố hạn chế tiến độ thực hiện dự án. Tính tách biệt trong chuyên môn từng bộ phận, tính hài hòa trong quy trình tổ chức quản lý thực hiện chưa được được đảm bảo, đặc biệt đối với những dự án của nhà nước mà Intracom làm chủ đầu tư. NOTC - Cầu Diễn có sự cách biệt trong quản lý tài chính được duyệt của chủ đầu tư và công tác nghiệm thu thanh toán quyết toán vốn.
Nguyên nhân khách quan: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quy trình tổ chức quản lý dự án thường xuyên thay đổi, đặc biệt kể từ khi Việt Nam ra nhập WTO, hoạt động đầu tư được mở rộng, cơ chế quản lý đầu tư xây dựng đang trong quá trình đổi mới, các thông tư, nghị định được bổ sung, thay thế…gây ra những gián đoạn thậm chí mâu thuẫn đối với tiến trình của các chủ đầu tư khi kiểm soát thực hiện dự án. Sự không hài hòa trong thủ tục mua sắm, đấu thầu…hay nói cách khác là sự chồng chéo trong các thủ tục chuẩn bị đầu tư và triển khai thực hiện dự án ảnh hưởng không ít đến quản lý kiểm soát dự án của chủ đầu tư.
Ba là: Năng lực quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ quản lý dự án nói riêng và công tác quản lý dự án nói chung của công ty còn yếu kém.
Bên cạnh việc nâng cao năng lực tổ chức, cũng như cơ cấu chức năng nhiệm vụ trong đội ngũ cán bộ của ban quản lý dự án theo quyết định 180/QĐ – CT của công ty ngày, trên thực tế, kinh nghiệm và kỹ năng điều phối công tác quản lý thực hiện dự án cũng như kiểm soát vốn đầu tư dự án chưa thực sự hiệu quả. Có sự cách biệt trong công tác kế hoạch tiến độ thực hiện dự án, mua sắm, đấu thầu, hợp đồng
thương mại, quản lý tài chính, công tác nghiệm thu thanh quyết toán công trình, làm hạn chế công tác quản lý và kiểm soát tổng thể vốn đầu tư và tiến độ thực hiện dự án. Chưa chủ động xây dựng kế hoạch kiểm tra, đôn đốc chủ đầu tư lập thủ tục thanh quyết toán kịp thời và tư vấn chủ đầu tư bổ sung các thủ tục pháp lý khi dự án có sự thay đổi và điều chỉnh. Xét riêng về phía ban quản lý dự án chưa có những biện pháp triệt để và khoa học trong công tác quản lý tổ chức thực hiện, đi từ công tác giải phóng mặt bằng liên quan đến hoạt động điều tra, tập hợp danh mục và thực hiện phương án đền bù giải phóng mặt bằng đến công tác thanh quyết toán và nghiệm thu công trình. Thiếu sót những biện pháp điều tra khắc phục các yếu tố tác động khách quan trong phạm vi quy hoạch dự án liên quan đến môi trường dân cư, môi trường đầu tư song song với việc quản lý các nhà tư vấn, các nhà thầu, đơn vị trong tiến trình hoàn thiện dự án là một trong những nguyên nhân gây ra sự chậm tiến độ trong thi công. Việc kiểm tra giám sát tại hiện trường mặc dù đã có những quy trình cụ thể với sự phân công chức năng từng bộ phận, tuy vây vẫn chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc nảy sinh cũng như giải quyết những vướng mắc trong thi công thực tế .
Bốn là: Hạn chế trong công tác quản lý tài chính dự án
Chi phí đầu tư, giá trị thanh quyết toán công trình là hai yếu tố chủ quan và khách quan trong tài chính dự án. Bởi vậy công tác quản lý có trách nhiệm tương hợp hai giá trị này. Tuy vậy, việc đảm bảo kế hoạch tài chính dự án chưa thực sự hoàn thiện từ công tác xác định và quản lý nhu cầu vốn trong từng năm của dự án đến thẩm tra lại giá trị đã thực hiện và nghiệm thu khi dự án hoàn thành. Sự chồng chéo trong từng lần thanh toán gây ra những khó khăn trong hạch toán và bố trí vốn thực hiện theo tiến độ thực hiện. Hiện tượng chênh lệnh giữa giá trị thanh quyết toán với dự toán tổng mức đầu tư là không tránh khỏi khi thực hiện dự án tuy vậy những điều tra thực tế cùng với công tác giám sát thi công, đảm bảo chất lượng công trình thực hiện được tiến hành theo quy trình khoa học và chặt chẽ sẽ giảm thiểu những biến động tài chính dự án có thể xảy ra. Ví dụ quyết toán dự án nhà 11 tầng NOTC- Cầu Diễn trong tháng 05/2008 với tổng giá trị sấp xỉ 87 tỷ đồng trong khi dự toán nguồn vốn thực hiện dự án là 76 tỷ, sự khác biệt này bên cạnh những yếu tố khách quan về biến động theo giá cả thị trường và những thay đổi về các quy phạm pháp lý đối với quản lý đầu tư xây dựng công trình trong năm 2008 còn hạn chế trong công tác quản lý, giám sát và dự báo chưa xác thực với nhu cầu thực tế đề ra. Thêm vào
đó là sự bị động trong công tác quản lý liên quan đến các cơ quan ban ngành quản lý dự án nhà nước như Ban quản lý dự án Huyện Từ Liêm, Quỹ đầu tư và phát triển Hà Nội, những cơ quan chịu trách nhiệm quản lý nghiệm thu đối với các dự án thuộc địa phận huyện Từ Liêm đã hạn chế tính tự chủ và kiểm soát toàn bộ những biến động của dự án có thể xảy ra.
Năm là: Hạn chế trong công tác quản lý chất lượng nguồn nhân lực
Chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố tiên quyết để đảm bảo chất lượng thực hiện và quản lý dự án. Để nâng cao hơn nữa công tác quản lý đối với một đơn vị xây dựng là hoàn thiện hơn nữa kinh nghiệm và năng lực trong tổ chức và giám sát thi công của đội ngũ cán bộ quản lý dự án. Thực trạng chậm tiến độ thi công, dự toán chi phí đầu tư chưa sát với thực tế, những tiêu chuẩn trong kiểm soát chất lượng thực hiện công trình chưa được áp dụng đầy đủ là những yếu tố phản ánh chất lượng quản lý của cán bộ ban quản lý là chưa cao. Nguồn lực của ban quản lý các dự án còn mỏng đôi khi không đáp ứng được các yêu cầu của dự án đối với các dự án lớn, nên công tác quản lý ở một số dự án chưa được thực hiện đúng với quy trình.
Hạn chế này là do các nguyên nhân sau: trong những năm gần đây công ty có sự phát triển mạnh mẽ với các dự án nhà ở nói riêng và các dự án của toàn công ty nói chung tăng nên đáng kể, bên cạnh đó công tác tuyển dụng nhân sự cho ban quản lý dự án chưa đáp ứng được nhu cầu của các dự án. Một nguyên nhân nữa là công tác đào tạo nhân lực cho ban quản lý dự án không được quan tâm nhiều, thường thì công ty chưa mở các lớp đào tạo cơ bản cũng như chuyên sâu về quản lý dự án cho các cán bộ, mà nhiều cán bộ thực hiện quản lý dự án nhưng làm trái ngành, khi kiến thức về quản lý dự án chưa được học thì đa phần các cán bộ sẽ quản lý bằng kinh nghiệm cũng như những hiểu bít đánh giá chủ quan của mình.
Một nguyên nhân tiếp theo đó là công ty chưa có các chính sách cụ thể thu hút nguồn nhân lực cho công tác quản lý dự án nói riêng và toàn công ty nói chung, những nhân viên có khả năng và kinh nghiệm thường không gắn bó với công ty lâu dài, do các chế độ đãi ngộ của công ty không nhiều, thủ tục hành chính còn rườm rà, gây phiền toái cho các công tác khác, mang lại cảm giác không thoái mái cho các nhân viên của tất cả các bộ phận. Đó là nguyên nhân mà nhân lực của ban quản lý dự án luôn yếu và thiếu
Sáu là: Công tác đấu thầu còn nhiều hạn chế khi quy trình thực hiện chưa rõ ràng
Đấu thầu là một khâu quan trọng trong khi chuẩn bị tới khi thực hiện dự án. Tuy nhiên tại công ty công tác này chưa được quan tâm như chưa có đội ngũ chuyên thực hiện các công tác đấu thấu, công tác đấu thấu các dự án đạt hiệu quả không cao. Có điều này là do nguyên nhân sau: công ty chưa có một đội ngũ nhân viên thực hiện công tác này, mà đa phần là các nhân viên ban quản lý dự án và các phòng dự án nhà, dự án thuỷ điện kiêm nghiệm thực hiện. Vì vậy, khi nghiên cứu một dự án để chuẩn bị các bước đấu thầu thì phân tách nhiệm vụ cho nhân sự thực hiện đấu thầu dự án đó còn chồng chéo lên nhau.
Nguyên nhân mang tính chủ quan như hồ sơ dự thầu không tốt, không đáp ứng được yêu cầu của nhà thầu hay các hình thức thi công, xử lý các tình huống thay đổi không lớn, chi phí thực hiện các dự án đó kế hoạch trong hồ sơ dự thầu quá cao, chất lượng không đảm bảo.
Nguyên nhân nữa là nguyên nhân khách quan thuộc về các quy định của nhà nước, những yêu cầu của các dự án khác nhau là khác nhau, khi đó sẽ gây khó khăn cho cán bộ thực hiện công tác đấu thấu khi phải thay đổi theo những quy định mới, thay đổi theo những quy định khác nhau trong các thời điểm khác nhau. Với tư cách là bên mời thầu công ty cũng có nhiều hạn chế trong khâu này khi đa phần các hạng