4. Kết cấu của đề tài
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
- Các cuộc họp của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao được duy trì và thực hiện đúng theo kế hoạch được xác định trong kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác năm của cơ quan.
- Nội dung các cuộc họp được thông báo trước, được chuẩn bị chu đáo từ người chủ trì đến người tham dự.
- Người tham dự đều chấp hành nghiêm chỉnh thời gian quy định và có ý thức tốt trong quá trình họp
- Không khí các cuộc họp đều dân chủ, mọi người tham dự đều thẳng thắn, hăng hái phát biểu ý kiến đúng trọng tâm và tạo được sự đồng thuận cao sau khi kết thúc cuộc họp.
3.1.2. Nhược điểm
- Chất lượng một số cuộc họp không cao, tính tập trung thống nhất của các thành viên còn yếu.
- Người chủ trì chuẩn bị nội dung chưa kĩ, tham nhiều nội dung cần thảo luận, bàn bạc trong một cuộc họp chưa được gợi mở, định hướng và phát huy vai trò tích cực của các thành viên nặng về triển khai bắt buộc.
- Người dự họp còn chấp nhận và thụ động thực hiện những nội dung công việc mà chủ trì đưa ra một cách máy móc hành chính, thiếu sự bàn bạc trao đổi để tìm ra biện pháp, cách làm hay để đạt hiệu quả cao nhất.
3.2. Giải pháp
* Đối với người điều hành (chủ trì cuộc họp)
Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng.. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Do vậy người điều hành cuộc họp cần có những kĩ năng cơ bản
nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công.
- Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản. Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể.
- Khi một cuộc họp được tiến hành người chủ trì cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết người chủ trì cần quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp. Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin. Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.
- Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trước hết người điều hành phải tuân thủ chính xác về thời gian, đồng thời giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể nên tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng.
- Tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng. Trước khi kết thúc cuộc họp người điều hành nên tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên. Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp. Nếu có thể hãy nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp mà người điều hành tổ chức. Điều này giúp người điều hành rút kinh nghiệm và làm tốt hơn những lần sau. Nên cố
gắng tổng hợp cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết thúc.
- Công bằng mà nói, mục tiêu của các cuộc họp, các cuộc hội nghị mang ý nghĩa tích cực. Đối với cơ quan hành chính, các cuộc họp được xem là một công cụ hữu hiệu để chỉ đạo và điều hành công việc; chỉ có họp mới giải quyết được vấn đề. Bởi nó phát huy được trí tuệ tập thể, tạo được sự đồng thuận cao trong việc giải quyết một vấn đề nào đó, những người sau khi dự họp cảm thấy như “sáng” ra.Tuy nhiên, tình trạng họp hành triền miên, chất lượng cuộc họp không được chú trọng đúng mức, hiệu quả giải quyết công việc sau cuộc họp không được đảm bảo đã làm sai lệch ý nghĩa của cuộc họp. Làm thế nào để cải thiện được tình trạng người tham dự “ngáp” trước, trong và sau mỗi cuộc họp, làm thế nào để họ không phải phát ngôn ra những câu đại loại như "Nếu tôi không phải dự hội họp, tôi sẽ làm được nhiều việc hơn"… Thiết nghĩ, để cải thiện sự nhàm chán trong hội họp trước hết phải cải thiện nội dung cuộc họp, hạn chế và tiến tới loại bỏ hoàn toàn những cuộc họp để bàn về những việc… không cần bàn, mà chỉ cần người có trách nhiệm ra quyết định triển khai thực hiện là xong. Bên cạnh đó, tránh tình trạng bắt người tham dự phải nghe lại nhiều lần cùng một nội dung ở những cuộc họp khác nhau.
- Phải làm tốt khâu chuẩn bị cho cuộc họp. Đó là việc chọn thành phần dự họp cho hợp lý tránh trường hợp dẫn đến cuộc họp bị “loãng”. Việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu, số liệu minh hoạ cho cuộc họp giúp người tham dự cuộc họp có đầy đủ cơ sở dữ liệu để tham gia chất vấn, phản biện để đưa ra các giải pháp giải quyết dứt điểm vấn đề một cách khoa học; Bên cạnh đó là việc lựa chọn thời gian, không gian tổ chức các cuộc họp hợp lý. Phải kiên quyết dời cuộc họp nếu cuộc họp không đảm bảo một trong các yếu tố trên.
- Nên giảm bớt các thủ tục rườm rà trong cuộc họp, như là việc đọc quá nhiều diễn văn, phát biểu khi khai mạc hội nghị, như là việc đọc các báo cáo đã được in sẵn thành tài liệu phát cho khách mời… để dành thời gian tập trung thảo luận các nội dung chủ yếu trong cuộc họp.
- Trong cuộc họp phải luôn lấy người tham dự làm trung tâm. Một cuộc họp và hội nghị đúng nghĩa phải mang lại cho người tham dự cảm giác họ là
phần linh hồn trong đó; họ cần thấy được vai trò đóng góp nhất định trong đó chứ không đơn thuần chỉ đến để lấp đầy không gian và các hàng ghế. Người tham dự phải thực sự phản ứng, tranh luận, phán xét và bày tỏ chính kiến về những điều mình thích và không thích.
- Không nên kéo dài cuộc họp một cách quá mức cần thiết, làm cho cuộc họp trở nên “nặng nề”, người dự mệt mỏi khi vấn đề có khi chưa được giải quyết một cách triệt để.
* Đối với người dự họp
Để không gặp phải cảm giác nhàm chán khi dự họp, thiết nghĩ không phải chỉ là sự khắc phục từ phía ban tổ chức cuộc họp mà khắc phục ngay cả phía người tham dự. Họ phải chú ý lắng nghe, tham gia chất vấn, phản biện một cách nhiệt tình tại cuộc họp. Xem đó là quyền, nghĩa vụ và là trách nhiệm của người được mời dự họp..
Đã từng có những cố gắng giảm họp tại các địa phương bằng cách ban hành quy chế khi nào thì được tổ chức hội nghị. Tuy nhiên xem ra quy chế chỉ là mệnh lệnh hành chính không có cơ sở khoa học. Vì thế phải tích cực cải cách cơ chế mới mong giảm họp một cách căn cơ, khoa học. Chúng ta nên bắt đầu bằng thực hiện một việc “nhỏ” là giảm bớt , dần đến loại bỏ các cuộc hội, họp kém hiệu quả. Tiết kiệm chí phí và thời gian đó cho các công việc khác tạo ra nhiều giá trị hơn cho cơ quan mình và cho xã hội.
KẾT LUẬN
Hội họp cung cấp cho các nhà quản lý cơ hội để thống nhất nhận thức; tăng cường dân chủ trong điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên và tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động. Đó cũng là một cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý đồng thời cũng là một phương thức quản lý qua đó nhà quản lý có thể huy động trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức; truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện. Họp luôn luôn là biện pháp tốt nhất kết nối các thành viên trong tổ chức. Trong quản lý hành chính nhà nước, việc họp rất quan trọng và về lâu dài họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản lý xã hội. Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong những hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ cùng tham gia một cách tập thể và tự giác của người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
I. CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT.
1. Quyết định 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 05 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
II. TÀI LIỆU THAM KHẢO.
1.www.vksndtc.gov.vn
2. Website: http/www.google.com.
3. Một số khái niệm, những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức hội họp qua trang web: [http://hhdntg.vn/news/Lanh-dao/KY-NANG-HOI-HOP-VAI- TRO-CHUC-NANG-VA-NHUNG-KY-NANG-CHINH-1716/].