Đang tải... (xem toàn văn)
Bài tiểu luận học phần Kỹ năng hoạch định trong quản trị Văn phòng. Đề tài: Khảo sát, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên.Bài tiểu luận được chia sẻ để mọi người tham khảo để làm bài tiểu luận, khóa luận, luận văn thạc Sĩ.Vui lòng không upload tại website khác khi không được sự đồng ý của tác giả.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HƯNG YÊN Học phần: Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Hân QUẢNG NAM – 2018 Nguyễn Thị Ngọc Hân MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài: Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1.Tìm hiểu Văn phòng 1.1.1.Khái niệm “Văn phòng” 1.1.2 Vị trí, vai trò văn phòng 1.1.2.1 Vị trí văn phòng 1.1.2.2 Vai trò văn phòng 1.2 Tìm hiểu hoạch định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng 1.2.1 Khái niệm 1.2.2 Căn hoạch định 1.3 Khái quát vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Nguyễn Thị Ngọc Hân 1.3.1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 1.3.2 Cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 1.4 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 12 1.4.1 Chức 12 1.4.2 Nhiệm vụ quyền hạn 12 1.4.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 14 Chương KHẢO SÁT VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HƯNG YÊN 16 2.1 Khảo sát thực trạng công tác hoạch định Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 16 2.1.1 Tiến trình thực cơng tác hoạch định Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 16 2.1.1.1 Xác định chủ thể hoạch định công việc 16 2.1.1.2 Tìm kiếm, thu thập thơng tin 16 2.1.1.3 Tiến hành xử lý, chọn lọc thông tin xác định mục tiêu 18 2.1.1.4 Xây dựng giải pháp thực mục tiêu 19 2.1.1.5 Tổ chức thực mục tiêu hoạch định 21 2.1.2 Một số công tác hoạch định Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 22 2.2 Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 23 2.2.1 Cơng tác tìm kiếm, thu thập thơng 23 2.2.2 Công tác xử lý thông tin xác định mục tiêu 24 2.2.3 Công tác xây dựng giải pháp thực mục tiêu 25 2.2.4 Công tác tổ chức thực mục tiêu hoạch định 25 Nguyễn Thị Ngọc Hân Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HƯNG YÊN 28 3.1 Đánh giá chung 28 3.1.1 Ưu điểm 28 3.1.1.1 Về nhân công tác văn phòng 28 3.1.1.2 Về công tác đạo lãnh đạo văn phòng 29 3.1.1.3 Về nghiệp vụ cơng tác văn phòng 29 3.1.1.4 Về sở vật chất 30 3.1.2 Nhược điểm 31 3.1.2.1 Về nhân cơng tác Văn phòng 31 3.1.2.2 Về nghiệp vụ công tác Văn phòng 32 3.1.3 Nguyên nhân 32 3.1.3.1 Nguyên nhân thành tựu đạt 32 3.1.3.2 Nguyên nhân hạn chế, khuyết điểm 33 3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao vai trò văn phòng công tác hoạch định Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 34 3.2.1 Đối với công tác đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt đông lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 34 3.2.2 Đối với công tác soạn thảo văn 34 3.2.2.1 Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn 34 3.2.2.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn 35 3.2.2.3 Đảm bảo hiệu lực pháp lý 35 3.2.2.4 Xử lý, soạn thảo kịp thời nhanh chóng văn quan trọng 35 Nguyễn Thị Ngọc Hân 3.2.2.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán cơng chức văn phòng làm cơng tác soạn thảo quản lý văn 36 3.2.3 Hoàn thiện sở vật chất trang thiết bị cho văn phòng 37 3.2.4 Đẩy mạnh áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào hoạt động quản lý văn phòng 37 KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân LỜI CẢM ƠN Sau thời gian khảo sát Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên, em nhận giúp đỡ nhiệt tình cơ, chú, anh, chị quan, hướng dẫn thầy cô trường, với trình nỗ lực, cố gắng học hỏi kiến thức kinh nghiệm em hoàn thành tiểu luận Nhân hội em xin bày tỏ biết ơn tới người hướng dẫn dạy tận tình để tơi hồn thiện tiểu luận Lời cho phép em xin gửi lời cảm ơn đến ThS Lâm Thu Hằng – giảng viên môn Kỹ Hoạch định Quản trị văn phòng Em Hân, nhờ có tận tình hướng dẫn, bảo mà em hồn thành tiểu luận Tiếp theo, em xin gửi lời cám ơn đến Ban Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên tạo điều kiện cho em đến khảo sát thực tế quan Mặc dù thời gian khơng có nhiều em nhận giúp đỡ nhiệt tình từ cô, chú, anh, chị Sở Nội vụ để hoàn thiện tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng em Mọi số liệu nội dung có từ q trình nghiên cứu em, tất khách quan, trung thực Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân DANH MỤC VIẾT TẮT Số thứ tự Từ (cụm từ) Từ viết tắt Ủy ban nhân dân UBND Thi đua – khen thưởng TĐKT Về việc V/v Bộ Nội vụ BNV Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cơng tác văn phòng có vai trò quan trọng, đóng vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu chất lượng hoạt động quan, tổ chức, đặc biệt thời đại thơng tin Văn phòng phận quan trọng gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức; sở để triển khai phổ biến công việc, lưu trữ thông tin tài liệu quan; khâu trung gian kết nối đơn vị, phận phòng ban ngồi quan; giúp cho ban lãnh đạo giải công việc nhanh chóng, xác, tiết kiện thời gian, đảm bảo giải thẩm quyền; đảm bảo thông tin chủ trương, đường lối, sách Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Có thể nói, văn phòng phận khơng thể thiếu cấu tổ chức quan nhà nước Trong thời kỳ Cơng nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan, cơng tác văn phòng trở thành u cầu có tính cần thiết Đứng trước thách thức đó, với lên phát triển đất nướ, quản lý cơng tác văn phòng không ngừng tăng cường, áp dụng ứng dụng công nghệ nhằm hướng đến hành đủ mạnh, giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu công việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội Công tác hoạch định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng giữ vai trò định hướng cho hoạt động văn phòng, đồng thời cần thiết để nhà quản trị văn phòng hình thành máy làm việc vận hành thơng suốt, hiệu Vì thế, để nâng cao suất, chất lượng hiệu cho cơng tác quản lý cần phải có nhận thức đắn tầm quan trọng văn phòng công tác hoạch định, tránh việc cung cấp thông tin chậm, thiếu xác Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân làm cản trở cho việc quản lý tổ chức hoạt động lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Nhận thức điều nên em xin mạnh dạn lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên” làm đề tài tiểu luận môn Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác hoạch định chức quan trọng nhà quản trị, ảnh hưởng to lớn đến thành bại quan, tổ chức Chính mà nước ta, có nhiều Đề án, cơng trình nghiên cứu tầm quan trọng công tác hoạch định Không tổ chức doanh nghiệp, quan, tổ chức nhà nước ngày đặc biệt quan tâm vấn đề này, chứng tỏ công tác hoạch định ngày Đảng, Nhà nước, lãnh đạo quan, đơn vị quan tâm nhiều Và nói cơng trình nghiên cứu trước cho chúng em nhìn tổng quan tình hình lý luận thực tiễn cơng tác hoạch định quan nhà nước nước ta Tuy nhiên, để hiểu rõ vai trò văn phòng cơng tác hoạch định khơng phải quan thật để tâm Do đó, với đề tài em hy vọng hướng dẫn để quan, đơn vị hiểu vai trò văn phòng cơng tác hoạch định, từ có biện pháp nâng cao chất lượng hiệu công tác hoạch văn phòng quan, tổ chức Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, thực trạng cơng tác hoạch định Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân không ngừng, cố gắng thực tốt chức tham mưu - tổng hợp, chức điều hành giúp việc cho Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Về bản, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên thu thập xử lý thơng tin xác, kịp thời cung cấp đầy đủ thông tin để lãnh đạo phòng, ban, phận quan đưa mục tiêu, hoạch định công việc cần làm; đảm bảo cho quan hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội thành phố Giúp Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên tổ chức, lãnh đạo, đạo, quản lý quan triển khai thực tốt nhiệm vụ tất lĩnh vực thuộc thẩm quyền Sở Nội vụ Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên bước khẳng định vai trò, vị trí quan Việc phân công cụ thể nhiệm vụ cho chức danh cơng chức làm tăng tính trách nhiệm cho cá nhân, đơn vị việc xác định nội dung vấn đề cần tham mưu, công tác soạn thảo ban hành văn Nội dung quy định văn soạn thảo có tính khả thi cao, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước địa bàn thành phố, đảm bảo chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế địa phương, phục vụ hiệu công tác đạo, điều hành lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 3.1.1.4 Về sở vật chất Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng n bố trí theo mơ hình Văn phòng đại thuận lợi cho cơng tác quản lý nhiều quan Nhà nước áp dụng; Việc bố trí Văn phòng theo mơ hình Văn phòng đại tạo mơ hình làm việc độc lập, phát huy khả tư cán Văn phòng Thể chun mơn nghiệp vụ cán Văn hòng, thuận lợi cho công tác lãnh đạo, đạo Lãnh đạo; Không gian làm việc đầy đủ thoáng mát, ánh sáng hợp lý đáp ứng tốt cho trình làm việc cán nhân viên Văn phòng bố trí trang thiết bị đầy đủ (Máy tính, máy in, máy photo, máy scan,…) Tồn máy móc hoạt động tốt, sử dụng trang thiết bị từ Nhà sản xuất lớn có uy tín HP, 30 Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân Samsung, Panasonic,…) giúp cho việc thực nghiệp vụ văn phòng nhanh chóng, xác, an tồn, đem lại hiệu suất cao q trình làm việc Ngồi ra, Phòng Văn thư – Lưu trữ lối vào quan bố trí camera giám sát để đảm bảo an ninh Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Hệ thống trao đổi thông tin với bên ngồi cải thiện đại hóa hệ thống điện thoại, mail qua mạng,… thay trước giao dịch với bên qua bưu điện Được quan tâm, ủng hộ, giúp đỡ lãnh đạo quan cán khối văn phòng, phận văn thư trang bị đầy đủ điều kiện trang thiết bị, máy móc,… tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên áp dụng phần mềm đại công tác quản lý, công tác Văn phòng giúp cán nói chung cán Văn phòng nói riêng tiết kiệm thời gian, cống sức q trình giải cơng việc, quản lý tra tìm tài liệu nhanh chóng xác, đảm bảo công việc diễn thời hạn 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm mà cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng n đạt tồn số nhược điểm cần khắc phục như: 3.1.2.1 Về nhân cơng tác Văn phòng Mặc dù Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng n có đội ngũ cán trẻ tuổi kinh nghiệm chưa thực chun sâu nên q trình làm việc khơng tránh khỏi sai sót Việc cử cán làm cơng tác Văn phòng học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chun mơn để nâng cao kiến thức, trình độ chun mơn nghiệp vụ chưa thường xun 31 Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân Còn chịu nhiều ảnh hưởng thời bao cấp nên công tác hoạch định, thu thập xử lý thơng tin thụ động, sáng tạo, làm việc mang tính chất thủ công chưa mạnh dạn đề xuất ý tưởng Mặc dù có nhiều cố gắng nỗ lực công việc, nhiên số lượng công việc ngày Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên lớn đôi lúc chuyên viên chưa thể kịp thời tham mưu – tổng hợp, kịp thời hoạch định việc thực nhiệm vụ cho lãnh đạo quan 3.1.2.2 Về nghiệp vụ cơng tác Văn phòng Cán bộ, chuyên viên chưa linh hoạt trình soạn thảo ban hành văn Việc chuyển giao văn đơi chậm trễ, ảnh hưởng đến hiệu cơng việc Do chức năng, nhiệm vụ, tính chất công việc ngành Nội vụ nên hồ sơ, tài liệu nhiều, việc phân loại, xếp hồ sơ nhiều thời gian, cơng sức nên khó tránh khỏi sai sót hồ sơ bị trùng lặp, thiếu hụt, thất lạc, xếp nhầm lẫn,… Việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hành nộp hồ sơ theo quy định Nhà nước chưa trọng, thường dồn lại tiến hành lập danh mục hồ sơ cơng việc hồn thành từ lâu Việc áp dụng phần mềm mã hóa chữ kí lãnh đạo quan chưa áp dụng nên số trường hợp lãnh đạo vắng, cần ban hành văn gấp để giải công việc, chuyên viên phải ngồi cắt ghép chữ kí lãnh đạo Điều làm nhiều thời gian thiếu tính chuyên nghiệp 3.1.3 Nguyên nhân 3.1.3.1 Nguyên nhân thành tựu đạt Để đạt thành tựu định công tác hoạch định, Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên nỗ lực nhiều, không ngừng phát triển, phấn đấu hồn thiện ngày, đem lại nguồn thơng tin tối ưu biện pháp thực công việc hợp lí rõ ràng 32 Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân Đội ngũ cán nhân viên Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên ngày củng cố, phát triển lực làm việc, nghiệp vụ chun mơn phẩm chất trị Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên nhận quan tâm, động viên lãnh đạo quan mặt cơng tác văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 3.1.3.2 Nguyên nhân hạn chế, khuyết điểm Không thể phủ nhận rằng, công tác hoạch định Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng n nhiều hạn chế thiếu sót, xuất phát từ nguyên nhân sau đây: Một là, việc chưa ban hành số nội quy, quy chế cơng tác Văn phòng quy chế văn hóa công sở riêng ảnh hưởng đến hiệu nề nếp hoạt động quan Hai là, quan chưa thực ý đến công tác đào tạo huấn luyện bồi dưỡng nghiệp vụ cán văn phòng Ba là,Mặc dù trang thiết bị ln bảo dưỡng, sửa chữa trình làm việc khơng tránh khỏi tình trạng hư hỏng phải sửa chữa nhiều lần, ảnh hưởng đến tiến độ giảm hiệu công việc cán bộ, công chức, viên chức Cơ sở vật chất, trang thiết bị điều kiện, phương tiện làm việc văn phòng hạn chế, đôi lúc không đảm bảo chất lượng thu thập thông tin ảnh hưởng đến tiến độ làm việc Bốn là, Cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng đáp ứng hết cơng việc thường chậm trễ so với tiến độ người phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác Năm là, quan chưa có xây dựng hệ thống sách, chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phòng quan 33 Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân 3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao vai trò văn phòng công tác hoạch định Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Việc nâng cao vai trò văn phòng công tác hoạch định việc cần thiết cần quan tâm giúp đỡ cấp lãnh đạo Căn vào thực trạng tồn đọng, em xin mạnh dạn đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạch định Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 3.2.1 Đối với công tác đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt đông lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Nâng cao chất lượng công tác đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt động Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên, Văn phòng cần đảm bảo thơng tin đáp ứng u cầu sau: Chính xác, đầy đủ kịp thời Để thực tốt điều đó, Văn phòng cần phải tham mưu tổ chức thực tốt nội dung công việc sau: - Tổ chức ổn định nguồn thông tin; - Thực tốt công tác định hướng thông tin cho quan, tổ chức, ban ngành, cá nhân, đơn vị - Thực tốt quy trình thu nhận xử lý thông tin; - Tăng cường công tác điều tra thu thập thông tin, đồng thời đẩy mạnh ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin tiên tiến vào công tác thu thập xử lý thông tin; - Đa dạng hóa sản phẩm thơng tin 3.2.2 Đối với công tác soạn thảo văn 3.2.2.1 Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Các cán văn phòng cần phải nắm rõ trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo để đảm bảo văn ban hành xác có giá trị pháp lý Các cấp lãnh đạo cấp cần 34 Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân phải quán triệt vấn đề cách triệt để để cán văn phòng thực theo trình tự Cần hướng dẫn kỹ cho cán phòng, ban tham gia lớp bồi dưỡng thêm nghiệp vụ soạn thảo văn từ khâu xử lý vấn đề, thu thập thông tin, xây dựng đề cương, soạn thảo khâu kiểm duyệt trình ký cần kiểm tra kỹ văn phòng, ban trước ban hành 3.2.2.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Khơng có cán văn phòng mà toàn thể cán bộ, viên chức quan phải nắm rõ thẩm quyền ban hành văn để ban hành văn không bị sai với pháp luật quy định Để thực điều lãnh đạo quan phải thường xuyên cử cán bộ, viên chức tham gia lớp bồi dưỡng trị để nâng cao thêm kiến thức phải thường xuyên kiểm tra để kịp thời xử lý sai xót 3.2.2.3 Đảm bảo hiệu lực pháp lý Văn tham mưu cho lãnh đạo việc phải thể thức, nội dung cần phải có chữ ký dấu văn có hiệu lực pháp lý Chun viên văn phòng giúp việc cho lãnh đạo cần hiểu rõ văn cần phải dùng dấu để tránh trường hợp đóng nhầm dấu văn khơng có hiệu lực pháp lý 3.2.2.4 Xử lý, soạn thảo kịp thời nhanh chóng văn quan trọng Đề nghị phận tổng hợp soạn thảo, xử lý văn nhanh chóng chuyển đến phận văn thư văn Giấy mời để phận văn thư có thời gian chuyển cho ngành để tránh việc chậm trễ; Phiếu chuyển để phát hành kịp thời đến quan có liên quan để quan có thời gian phúc đáp lại Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên trước thời gian quy định văn 35 Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân 3.2.2.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức văn phòng làm cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên phân công nhiệm vụ soạn thảo văn riêng cho phòng, ban, cá nhân theo bảng phân cơng nhiệm vụ Nếu cán bộ, viên chức không đào tạo nghiệp vụ soạn thảo văn soạn thảo văn sai, mà văn bị soạn thảo sai thể thức kỹ thuật trình bày xem văn khơng có giá trị pháp lý; sai nội dung xử lý vấn đề gây ảnh hưởng đến công tác điều hành, đạo, giải công việc lãnh đạo quan Thường xuyên cử công chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao kỹ ứng dụng công nghệ thông tin tạo hệ cán bộ, công chức, viên chức đại, động, nắm bắt thơng tin nhanh chóng, kịp thời Sự thay đổi xã hội dẫn theo thay đổi cách thức quản lý nhà nước, văn pháp luật đời, phải thường xuyên mở lớp tập huấn nghiệp vụ, đào tạo chuyên môn theo quy định mới.Tập huấn công tác văn thư – lưu trữ cho Cán bộ, công chức, viên chức, khơng phải vấn đề riêng phận Văn thư mà vấn đề chung quan, tổ chức Công tác văn thư thực tốt từ cá nhân sẽ: lưu trữ đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho nhiệm vụ quản lý; hồ sơ lưu trữ phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc kết rút kinh nghiệm; giúp quan hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn nhà nước để làm việc trái pháp luật; góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan; giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt cơng tác lưu trữ Ngồi ra, quan cầnmở thêm lớp tổ chức bồi dưỡng kiến thức tin học, lớp tập huấn cho cán quan để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phục vụ công tác chuyên môn Chuyên viên văn phòng cần tích cực tham gia học tập, cập nhật kịp thời thị, nghị Đảng văn luật nhằm nâng cao trình độ lý 36 Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân luận trị, chun mơn nghiệp vụ, nắm vững chủ trương, quy định pháp luật Nhà nước để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực giúp lãnh đạo SỞ Nội vụ tỉnh Hưng Yên thực nhiệm vụ → Vì cần thường xuyên cử nhân viên văn phòng cán bộ, viên chức quan học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao kỹ soạn thảo văn cập nhật sửa đổi, bổ sung cần thiết 3.2.3 Hoàn thiện sở vật chất trang thiết bị cho văn phòng Cơ sở vật chất trang thiết bị phòng làm việc chuyên viên văn phòng chưa thật đảm bảo chất lượng Một số trang thiết bị hoạt động tốt đơi lúc gặp cố, ví dụ máy in đơi gặp trục trặc, gây khó khăn cho cán văn thư việc in ấn văn Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên nên quan tâm nhiều việc nâng cao sở vật chất trang thiết bị cho văn phòng nói chung, tồn quan nói riêng Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp Đầu tư nâng cấp sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác Hành Văn phòng Những trang thiết bị cũ, không đáp ứng công việc nên lý theo quy định Nhà nước 3.2.4 Đẩy mạnh áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào hoạt động quản lý văn phòng Việc đẩy mạnh áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào hoạt động quan giúp nâng cao chất lượng hoạch định cán bộ, công chức, viên chức Dựa tiêu chí đo lường chất lượng cơng việc giúp chun viên thực công tác hoạch định cách khoa học, chất lượng cao Từ góp phần rút ngắn thời gian làm việc tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp quan kiểm sốt q trình giải công việc, kịp thời khắc phục hạn chế, phát huy điểm mạnh, đảm bảo nhanh chóng, xác, hiệu Phát luật 37 Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân Tiểu kết Chương em tập trung đánh giá vai trò văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên công tác hoạch định, phân tích ưu điểm nhược điểm thực công tác hoạch định đánh giá khách quan thành tựu yếu tồn đọng Từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên 38 Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân KẾT LUẬN Thành công hay thất bại quan, tổ chức phụ thuộc lớn vào chất lượng công tác hoạch định, vào khả nắm bắt thông tin khả sử dụng thơng tin cho phù hợp hoạt động Vì mà công tác hoạch định ngày nâng cao phát triển, định chất lượng cho chuỗi hoạt động quan, đơn vị Việc xây dựng định quản lý đắn góp phần thực thành cơng chức quản trị khác Để thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin cách tốt điều kiện quan, đơn vị không ngừng đầu tư trang thiết bị đại, vừa thường xuyên nâng cao, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn kỹ nghề nghiệp cho cán bộ, nhân viên quan Qua lý luận học trường với thực tiễn Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên thân em phần thấy tầm quan trọng thiếu công tác hoạch định quan nhà nước nói riêng tất quan, tổ chức nói chung Nhờ định quản lý đắn, xuất phát từ đóng góp to lớn văn phòng cơng tác hoạch định, Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên nói riêng ngày hoàn thiện phát triển chất lượng hoạt động quan 39 Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXH Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 268Tr Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành văn phòng, NXB Thống Kê, Hà Nội Nguyễn Hải Sản (2010), Quản trị học, NXB Hồng Đức, Hà Nội, Luật Tổ chức quyền địa phương 2015 Quyết định số 561/QĐ-UBND ngày 26 tháng 02 năm 2015 Ủy 496Tr Ban nhân dân tỉnh Hưng Yên việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Quyết định số 124/QĐ-SNV ngày 19 tháng năm 2015 Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ phòng, ban, chi cục chế độ làm việc Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Tài liệu môn học Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Website: - www.hungyen.gov.vn - www.sonv.hungyen.gov.vn 40 Nguyễn Thị Ngọc Hân Nguyễn Thị Ngọc Hân PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Phụ lục Số lượng văn Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên ban hành từ năm 2015 đến năm 2017 Nguyễn Thị Ngọc Hân Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HƯNG YÊN GIÁM ĐỐC (Phụ trách chung) PHĨ GIÁM ĐỐC Văn phòng Phòng Xây dựng quyền cơng tác Thanh niên Phòng cơng chức, viên chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ Trung tâm lưu trữ lịch sử PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Ban Tơn giáo Ban Thi đua – Khen thưởng Phòng Tổ chức biên chế Tổ chức Chính phủ Thanh tra Phòng Cải cách hành Nguyễn Thị Ngọc Hân Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH HƯNG N CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG (Phụ trách Hành chính) PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG (Phụ trách tổng hợp; Một cửa) Ghi chú: : Mối quan hệ phối hợp : Mối quan hệ đạo Chuyên viên tổng hợp Chuyên viên Quản trị mạng Chuyên viên Văn thư – Lưu trữ Tạp vụ : Mối quan hệ diễn giải Bảo vệ Lái xe Nguyễn Thị Ngọc Hân Phụ lục Số lượng văn Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên ban hành từ năm 2015 đến năm 2017 SỐ LƯỢNG VĂN BẢN CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HƯNG YÊN BAN HÀNH TỪ NĂM 2015 - 2017 Số lượng STT Năm Tên loại văn 2015 2016 2017 Báo cáo 458 569 662 Công văn 392 251 324 Đề án 01 03 01 Quyết định 212 275 312 Kế hoạch 68 56 76 Thông báo 202 253 241 Tờ trình 75 82 105 Giấy mời 89 71 93 Văn khác 57 43 68 1157 1603 1882 Tổng (Nguồn: Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên) ... 14 Chương KHẢO SÁT VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HƯNG YÊN 16 2.1 Khảo sát thực trạng công tác hoạch định Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên ... tiếp xúc Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên thực trạng cơng tác hoạch định Từ rút đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Chương... Khảo sát thực trạng cơng tác hoạch định Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên - Đề xuất số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác hoạch định Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Cơ sở phương pháp luận phương