Nguyễn Thị Ngọc Hân Đề tài: Vai trò tài liệu lưu trữ lĩnh vực đời sống xã hội Tóm tắt nội dung Đã từ lâu người biết lưu trữ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu tồn phát triển Ngày với phát triển xã hội, nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu ngày gia tăng, tài liệu lưu trữ nguồn thông tin khứ, có độ xác cao có giá trị đặc biệt góp phần vào việc xây dựng bảo vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ địa phương Quốc gia Tài liệu có ý nghĩa quan trọng cá nhân việc giải vấn đề tron trọng ngành lĩnh vực đời trị Càng ngày người nhận thức việc gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sản q giá Từ khóa: Vai trò Tài liệu lưu trữ lĩnh vực đời sống xã Đặt vấn đề - Khái niệm tài liệu: hội Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân - Khái niệm tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ gốc, (hoặc hợp pháp) tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác, phụ vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, toàn xã hội - Đặc điểm tài liệu lưu trữ: + Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh hoạt động thành tựu lao động sáng tạo người qua thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện tượng, biến cố lịch sử, hoạt động Nguyễn Thị Ngọc Hân quan, tổ chức, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hóa tiếng + Tài liệu lưu trữ có tính xác cao Tài liệu lưu trữ gần sinh đồng thời với kiện, tượng, nên thơng tin phản ánh có tính chân thực cao Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu Trường hợp khơng có chính, gốc dùng có giá trị thay Tài liệu lưu trữ văn phải có đầy đủ yếu tố thuộc thể thức văn theo quy định hành nhà nước Trong tài liệu lưu trữ có chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao thơng tin như: bút tích tác giả, chữ ký người có thẩm quyền, dấu xác nhận quan, tổ chức, thời gian sản sinh tài liệu… Chính tài liệu lưu trữ luôn người khai thác sử dụng + Tài liệu lưu trữ thông thường có đến hai Đặc điểm khác với xuất phẩm sách, báo, tạp chí Vì tài liệu lưu trữ phải bảo quản chặt chẽ, để hư hỏng, mát khơng thay + Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý Nó đăng ký, bảo quản nghiên cứu, sử dụng theo quy định pháp luật - Các loại tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động hầu hết ngành, lĩnh vực xã hội, nên bao gồm nhiều loại hình phong phú đa dạng Để quản lý cách khoa học loại hình tài liệu lưu trữ, nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm loại hình tài liệu sở đề biện pháp thích ứng để quản lý tốt loại tài liệu lưu trữ Ngày nay, vào vật mang tin ghi tin, nhà lưu trữ học phân chia tài liệu lưu trữ số loại hình như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học – kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử… Tài liệu hành chính: văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hóa, qn sự… Tài liệu hành có nhiều thể loại phụ thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia, dân Nguyễn Thị Ngọc Hân tộc Ở Việt Nam, thời Phong kiến tài liệu hành loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… thời Pháp thuộc sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… ngày tài liệu hành hệ thống văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, định, thơng tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, cơng văn… Đây loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn lưu trữ Tài liệu khoa học – kỹ thuât: loại tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng công trình xây dựng bản; thiết kế chế tạo loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài ngun thiên nhiên địa chất, khống sản, khí tượng, thuỷ văn trắc địa, đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh cơng trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, toán, hồ sơ thầu, vẽ thiết kế kỹ thuật, vẽ thiết kế thi cơng, hồn cơng; vẽ tổng thể cơng trình, vẽ chi tiết cơng trình; loại sơ đồ, biểu đồ tính tốn; loại đồ, trắc địa… Tài liệu nghe nhìn: tài liệu phản ánh hoạt động trị, kinh tế, văn hóa xã hội hoạt động phong phú khác cách ghi tái lại kiện, tượng âm hình ảnh Loại tài liệu chuyển tải, tái kiện, tượng cách hấp dẫn sinh động, thu hút ý người Hiện nay, khối tài liệu chiếm vị trí quan trọng Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Tài liệu nghe nhìn bao gồm loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; ảnh, cuộn phim (âm dương bản) thể loại khác như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự… Tài liệu điện tử: loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân sử dụng máy vi tính trình sản sinh lưu trữ tài liệu Tài liệu điện tử hay gọi tài liệu đọc máy, liệu dạng đặc biệt đọc sử dụng máy vi tính Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm file liệu sở liệu, thư điện tử, điện tín dạng văn dạng mã hóa số thơng tin Nguyễn Thị Ngọc Hân Ngồi bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ có tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, hoạt động trị, khoa học… Loại tài liệu chủ yếu thảo tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi tài liệu tiểu sử nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ tiếng, nhà hoạt động trị, hoạt động khoa học; phác thảo hoạ sĩ… I ĐẶT VẤN ĐỀ Khi xã hội phát triển, đặc biệt từ nhà nước đời, yêu cầu việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất cơng tác quản lý đất nước đòi hỏi người phải lưu giữ thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác cho hệ sau để ghi chép lại kinh nghiệm hoạt động sáng tạo người Đáp ứng nhu cầu đó, người chế tạo vật liệu, phương tiện có khả ghi tin truyền đạt thơng tin có độ bền cao, lưu giữ thông tin thời gian dài Trong việc ghi tin trao đổi thông tin, người có nhiều phương tiện nhiều cách thể khác nhau, văn coi phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin quan trọng Ngay từ đời, văn trở thành phương tiện thiếu hoạt động quản lý nhà nước Văn sử dụng để ghi chép kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh, sở để điều hành quản lý xã hội Vì vậy, ngày người nhận thức vai trò tài liệu nói chung văn nói riêng Con người ln có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng coi loại tài sản quý giá II NỘI DUNG Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng lĩnh vực trị Trong lĩnh vực trị, tài liệu lưu trữ sử dụng làm chứng để chứng minh chủ quyền lãnh thổ địa phương Quốc gia; giải vấn đề tranh chấp, xung đột biên giới, lãnh thổ, sở thờ tự tôn giáo… Mặt khác tài liệu lưu trữ kho tư liệu để quan chức cấp nghiên cứu Nguyễn Thị Ngọc Hân đường lối, sách lĩnh vực quân sự, ngoại giao…, từ có tổng kết, đánh giá kết thành tựu tồn hạn chế để xác định phương hướng nhiệm vụ đường lối sách phù hợp cho giai đoạn Đặc biệt tài liệu lưu trữ chứng tố cáo âm mưu, thủ đoạn lực thù địch; tố cáo tội ác chiến tranh Ngồi tài liệu lưu trữ nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh trật tự an tồn xã hội; phục vụ cơng tác phòng, chống điều tra, truy tìm tội phạm Việc nghiên cứu hồ sơ nhiều vụ án giúp quan chức tìm quy luật hoạt động băng nhóm tội phạm để có biện pháp ngăn chặn điều tra xử lý Như nói lĩnh vực trị tài liệu lưu trữ có vai trò to lớn, thực vô giá, đo, đếm tiền, bạc Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng lĩnh vực kinh tế Trong lĩnh vực kinh tế, thông tin tài liệu lưu trữ thường xuyên khai thác sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện địa phương, vùng; phục vụ việc quy hoạch phát triển vùng kinh tế trọng điểm vùng kinh tế Biển - Hải đảo tây Sông Hậu, tứ giác Long Xuyên hay vùng U Minh Thượng… Để có kế hoạch đề án quy hoạch phù hợp khả thi quan quản lý không khai thác thơng tin có tài liệu lưu trữ số liệu thống kê tình hình kinh tế, xã hội địa phương, số liệu dân số điều kiện thổ nhưỡng vùng… Các thơng tin tài liệu lưu trữ khai thác để phục vụ việc tìm kiếm khai thác tài nguyên, khoáng sản Việc khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ giúp cho Nhà nước tiết kiệm nhiều thời gian, cơng sức tiền Ngồi quan, tổ chức kinh tế (gọi chung doanh nghiệp), tài liệu lưu trữ kho tàng thơng tin cơng nghệ, kinh nghiệm, bí sản xuất, kinh doanh Hiện bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế quốc tế bước vào kinh tế thị trường, việc khai thác tài liệu lưu trữ giúp doanh nghiệp tham khảo áp dụng nhiều công nghệ đại, nhiều kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển sản xuất, kinh doanh Nguyễn Thị Ngọc Hân Tài liệu lưu trữ có vai trò quan tọng hoạt động nghiên cứu khoa học Trong lĩnh vực khoa học cơng nghệ, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tính kế thừa nghiên cưú khoa học yêu cầu bắt buộc Hầu hết đề tài nghiên cưú khoa học lĩnh vực cụ thể, phải tìm hiểu tình hình kết nghiên cưú có liên quan người trước Vì đề tài nghiên cưú khoa học tự nhiên xã hội, sau ứng dụng vào thực tiễn lưu trữ lại trở thành tài liệu tham khảo cho đề tài nghiên cứu Tài liệu lưu trữ có vai trò trọng lĩnh vực văn hóa xã hội Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội, thông tin tài liệu lưu trữ khai thác sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cưú văn hóa dân tộc, văn hóa vùng, miền Những nghiên cưú văn hóa dựa sở thông tin từ tài liệu lưu trữ góp phần giới thiệu nét văn hóa truyền thống văn hóa Việt Namvới bạn bè giới Tài liệu lưu trữ nhà biên kịch, đạo diễn phim, sân khấu khai thác sử dụng để xác định bối cảnh xã hội, thiết kế trang phục, đạo cụ cho phim, kịch thời kỳ lịch sử khác nhau… Tài liệu lưu trử có giá trị đặc biệt lĩnh vực quản lý xã hội, cung cấp thơng tin cho việc nghiên cưú định hướng sách tơn giáo, dân tộc Ngồi tài liệu lưu trữ cung cấp thơng tin đáng tin cậy để Đảng, Nhà nước giải chế độ sách cho người có cơng, đối tượng xã hội, tài liệu lưu trữ có liên quan đến: hồ sơ liệt sỹ, thương binh, hồ sơ cán B… Tài liệu lưu trữ có vai trò trọng hoạt động quản lý ngày quan tổ chức Đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ nguồn thông tin thiếu Hàng ngày, hàng cán lãnh đạo, cán quản lý quan, tổ chức phải Nguyễn Thị Ngọc Hân thường xuyên khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ để hoạch định chương trình, kế hoạch ban hành định quản lý cho phù hợp Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ chứng, giúp quan, tổ chức việc tra, kiểm tra xử lý vi phạm q trình hoạt động Dưới góc độ xã hội, tài liệu lưu trữ nguồn thông tin quý giá phục vụ cho nhu cầu đáng nhân dân Thực tế chứng minh rằng, hầu hết tất người lần cần khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để xác nhận thông tin liên quan đến thân như: xác minh lý lịch, thời gian cơng tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng, kỷ luật; dùng tài liệu lưu trữ để chứng minh nhân thân để giải vấn đề sở hữu thừa kế tài sản… III KẾT LUẬN Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng các lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ loại thông tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Vai trò cơng tác lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế, công tác văn thư lưu trữ máy cấp ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Các nghiệp vụ công tác ngày quy định cách cụ thể, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn khâu văn thư hành quan hệ thống tổ chức phục vụ công tác văn thư củng cố bước Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, lưu trữ văn thư triển Nguyễn Thị Ngọc Hân khai nhiều nơi, giúp quản lý văn cách khoa học, xác, nhanh chóng, đảm bảo tốt việc bảo quản văn bản, lưu trữ tài liệu Tuy nhiên, nhiều quan, đơn vị chưa có nhận thức cơng tác văn thư lưu trữ, coi công việc vụ, giấy tờ, không quan trọng; coi người làm công tác văn thư lưu trữ những người khơng có lực, không sáng tạo Thực tế cho thấy, dù có nhiều bước phát triển chục năm qua, công tác văn thư nhà nước ta thời kỳ chưa hoàn thiện thực sự, chưa đáp ứng yêu cầu phục vụ cho công đổi đất nước giai đoạn hội nhập quốc tế Có thể nêu lên số tồn như: Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp, tài liệu hành chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh, việc theo dõi xử lý văn khâu văn thư lỏng lẻo, nhiều khơng kịp thời Tình trạng văn khơng xử lý quan cá biệt; Chất lượng văn hành soạn thảo sử dụng quan thấp; Văn chưa chuẩn hoá; Việc xử lý văn văn thư kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải văn chậm, thủ cơng; Công nghệ thông tin chưa áp dụng rộng rãi thiếu nhân lực nhiều lý khác Cơng tác văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Đồng thời, phải đổi khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể như: việc lập hồ sơ văn (hồ sơ hành) phải làm tốt nghiêm túc; theo dõi giải văn phải kịp thời; soạn thảo văn phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thơng tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan Giải vấn đề yêu cầu tất yếu công tác văn thư, lưu trữ nước ta thời kỳ hội nhập Nguyễn Thị Ngọc Hân ... nói lĩnh vực trị tài liệu lưu trữ có vai trò to lớn, thực vô giá, đo, đếm tiền, bạc Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng lĩnh vực kinh tế Trong lĩnh vực kinh tế, thông tin tài liệu lưu trữ. .. trữ lại trở thành tài liệu tham khảo cho đề tài nghiên cứu Tài liệu lưu trữ có vai trò trọng lĩnh vực văn hóa xã hội Trong lĩnh vực văn hóa – xã hội, thơng tin tài liệu lưu trữ khai thác sử dụng... loại tài liệu lưu trữ Ngày nay, vào vật mang tin ghi tin, nhà lưu trữ học phân chia tài liệu lưu trữ số loại hình như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học – kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu