3.1. Ý nghĩa, vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động củacơ quan nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng cơ quan nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả các vấn đề lý luận pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu công tác văn thư được thể hiện ở hai nghiệp vụ sau.
- Tổ chức sử dụng chúng vào mục đích xác định quản lý xã hội, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác của nội dung.
Vì vậy mà công tác lưu trữ có vai trò và ý nghĩa rất quan trọng đối với cơ quan nói chung góp phần giư gìn tài liệu cơ quan
3.2. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ ở UB
Ở nước ta tài liệu lưu trữ được xem là tài sản chung của toàn dân do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện ở hai mặt.
- Toàn bộ tài liệu lưu trữ được lập thành phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và được bảo quản trong mạng lưới các phòng, kho lưu trữ Trung ương đến cơ sở do Nhà nước thống nhất quản lý.
- Mét hệ thống các cơ quan tài liệu bao gồm các cơ quan quản lý các kho lưu trữ được thành lập để quản lý và chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất của lưu trữ đang từng bước được thực hiện ở các cơ quan nói chung nhưng việc áp dụng nguyên tắc này ở các cơ quan nói chung và uỷ ban huyện nói riêng vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Tập trung không có nghĩa là đem tất cả tài liệu về trung ương bảo quản và phân cấp cho các kho bảo quản tạo mạng lưới từ trung ương tới địa phương.
3.3. Các khâu nghiệp vụ lưu trữ
- Phân loại tài liệu lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu
- Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ - Thống kê tài liệu
- Chỉnh lý tài liệu - Công cụ tra cứu - Bảo quản tài liệu
Các khâu nghiệp vụ lưu trữ lại có mối quan hệ với nhau khâu nọ hỗ trợ khâu kia, bổ sung cho nhau. Để xác định giá trị các tài liệu thì phải phân loại tài liệu do thu thập được thì mới tiến hành được phân loại tài liệu và ngựơc lại vì vậy giữa các khâu nghiệp vụ lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ cới nhau, không thể tách rời.
3.4. Cách phân loại tài liệu tại UB
Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng chung của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu này. Việc phân loại tài liệu ở các cơ quan nói chung và ở UBND xã nói riêng được thực hiện đối với toàn bộ tài liệu phòng lưu trữ Quốc gia Việt Nam công tác phân loại này gồm 3 giai đoạn:
- Phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung để xác định mạng lưới các kho lưu trữ.
- Phân loại tài liệu trong phạm vi các kho lưu trữ theo phông lưu trữ Quá trình phân loại này làm cho tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung, tài liệu của từng kho và từng phòng lưu trữ nói riêng được tổ chức một cách khoa học phản ánh đúng đắn tiến trình lịch sử dân téc cũng như hoạt động và tổ chức của bộ máy Nhà nước, cơ quan. Khi tiến hành phân loại tài liệu cán bộ lưu trữ thường căn cứ vào các đặc trưng, năm ý nghĩa địa phương của tài liệu, đặc trưng ngành hoạt động đặc trưng về lãnh thổ. Ngoài ra cần xem xét một số yếu tố khác khi phân loại tài liệu như khối lượng tài liệu, điều kiện sử dụng tài liệu để có cách phân loại tài liệu cho phù hợp.
3.5. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu được áp dụng ở UB
Xác định giá trị tài liệu là dùa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy trình hoạt động của cơ quan.
Từ đó lùa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Hiện nay ở các cơ quan và UBND huyện nói riêng thường áp dụng 3 nguyên tắc xác định giá trị tài liệu sau:
- Nguyên tắc tính đúng - Nguyên tắc lịch sử
- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
Việc xác định giá trị tài liệu là một nhiệm vụ mang tính tất yếu khách quan và có ý nghĩa trong công tác lưu trữ. Vì xuất phát từ những yêu cầu và nội dung đặt ra đối với công tác lưu trữ. Mà việc xác định giá trị tài liệu sẽ giúp cho việc bảo quản tài liệu này có giá trị đến đâu để có thời hạn bảo quản cho phù hợp vậy việc xác định giá trị của tài liệu và rất quan trọng.
3.6. Công cụ tra cứu tài liệu được sử dụng UBND huyện
Hiện nay cơ quan vẫn sử dụng công cụ truyền thống là sổ để đăng ký và tra tìm tài liệu. Đây là công cụ truyền thống đã có từ lâu, công cụ này được sử dụng dễ dàng hơn nhưng khi tra cứu tài liệu cần tìm thì lâu hơn mà công cụ này lại chứa được Ýt tài liệu nên chi phí cho công cụ này cũng tốn kém. Nhất là việc bảo quản cũng gặp nhiều khó khăn do sự phá hoại , sù phá huỷ tự nhiên do thời tiết khí hậu cũng như sự xâm nhập của con người.
Ở cơ quan các công cụ dùng để thống kê tài liệu lưu trữ hiện nay gồm có: mục lục hồ sơ, sổ nhập tài liệu, sổ xuất tài liệu, phiếu phông, hồ sơ phông, bộ thể phông, báo cáo thống kê tổng hợp… các công cụ thống kê này góp phần vào việc bảo quản, giữ gìn các tài liệu của cơ quan.
3.7. Nghiệp vụ bổ xung tài liệu vào lưu trữ cơ quan của cán bộ lưu trữ
Trước hết cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo văn phòng và thủ trưởng cơ quan để ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ áp dụng trong toàn bộ cơ quan và cán bộ lưu
trữ phải phối hợp với cán bộ văn thư để tổ chức triển khai thực hiện các quy định của cơ quan về công tác lập hồ sơ, nép lưu trữ hồ sơ. Đây là nguồn bổ sung cơ bản tài liệu, lưu trữ vào cơ quan và thì cán bộ lưu trữ phải có khả năng hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ công việc theo đúng yêu cầu
Nghiệp vụ bổ sung tài liệu này được tiến hành một cách thường xuyên ở tất cả các cơ quan. Vì việc bổ sung tài liệu này làm cho các phòng và kho lưu trữ có thêm được rất nhiều tài liệu quan trọng phục vụ cho việc nghiên cứu sau này.
3.8 Hằng năm ở UBND huyện đã tiến hành chỉnh lý tài liệu
Việc chỉnh lý tài liệu được tiến hành sau khi thu nhập tài liệu trên cơ sở thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn như phân loại, xác định giá trị của tài liệu, hệ thống hoá hồ sơ và xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu. Việc chỉnh lý tài liệu này đã được UBND huyện tiến hành theo định kỳ hàng năm theo quy định của Nhà nước.
3.9. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ở UBND Huyện
Việc bảo quản tài liệu là một rất quan trọng. Trong cơ quan các tài liệu lưu trữ đó là một tài sản quý của cơ quan và trong đó chứa đựng một lượng thông tin phong phú và đa dạng phản ánh hoạt động của cơ quan. Do đó việc quản lý và bảo quản một cách chặt chẽ. Các tài liệu đã được sắp xếp, phân loại cụ thể và đưa vào các cặp, tủ bảo quản đồng thời cũng đã được người cán bộ thường xuyên kiểm tra. Bên cạnh đó công tác bảo quản cần có một số điểm hạn chế cần khắc phục. Mục tiêu điều kiện tự nhiên, khí hậu và các loại côn trùng phá hoại nên công tác bảo quản cũng gặp nhiều khó khăn. Vì vậy người cán bộ lưu trữ chưa xác định được tầm quan trọng của tài liệu nên việc bảo quản chưa được tốt lắm.
3.10. Vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong UBND huyện. Muốn làm tốt nhiệm vụ này sẽ có ý nghĩa rất quan trọng nâng cao vai trò của tài liệu lưu
trữ trong hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy nhiều văn kiện của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ, nhiệm vụ tổ chức sử dụng các tài liệu lưu trữ đó đã được đặt ra rất cụ thể. Ngoài việc phục vụ cho các mặt của đời sống xã hội, tài liệu lưu trữ còn có thể phục vụ cho yêu cầu của mọi công dân vấn đề đặt ra đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là phải kịp thời thường xuyên và thiết thực. Đồng thời phải chủ động và có kế hoạch cụ thể. Trên cơ sở các quy định của Nhà nước và pháp luật hiện hành tài liệu phải được đảm bảo phục vụ được rộng rãi nhưng cũng cần pải chú ý bảo vệ bí mật an toàn của tài liệu lưu trữ.
3.11. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện
Việc quản lý các tài liệu này là rát cần thiết và cần được quan tâm. Để có thể quản lý các tài liệu lưu trữ ở cơ quan thì cán bộ lưu trữ cần chuẩn bị sẵn các công cụ như: cặp dây, tủ đựng tài liệu… để bảo quản tài liệu. Việc quản lý cũng phải chặt chẽ không để mất mát tài liệu.
3.12. Người cán bộ lưu trữ ở UBND huyện
Nhìn chung về nghiệp vụ lưu trữ đã được người cán bộ lưu trữ UB huyện thực hiện đúng so với các yêu cầu về nghiệp vụ chuyên môn. Phân loại tài liệu đó được căn cứ vào đặc trưng chung của phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu cũng dùa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định, chỉnh lý tài liệu được tiến hành định kỳ hằng năm theo quy định của Nhà nước bảo quản chặt chẽ và tương đối tốt.
Nhận xét nghiệp vụ lưu trữ tại UBND Huyện Léc Bình
Nghiệp vụ lưu trữ tại UBND huyện đã được người cán bộ lưu trữ thực hiện đúng so với yêu cầu các tài liệu đã được sắp xếp, phân loại và bảo quản trong tủ cẩn thận, đã bổ sung công cụ tra cứu và hoàn chỉnh hệ thống sổ sách thống kê tài liệu lưu trữ để tìm nhanh chóng phục vụ cho việc nghiên cứu và sử dụng. Nhưng bên cạnh đó công tác bảo quản vẫn còn
một số điểm cần khắc phục, như điều kiện tự nhiên, khí hậu và các loại côn trùng phá hoại nên việc bảo quản vẫn còn gặp nhiều khó khăn
IV. KẾT QUẢ CÔNG VIỆC TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN THỰC TẬP TẠI UBND HUYỆN LÉC BÌNH
- Công tác văn thư
Được sự hướng dẫn của cán bộ văn thư em đã được làm một số công việc như: nhận bóc bì, đóng dấu đến, vào sổ công văn đi, đến, vào sổ cho các văn bản của cơ quan, đăng ký văn bản vào sổ, đánh máy văn bản.
- Công tác lưu trữ
Đã trực tiếp lên kho, cùng cán bộ lưu trữ xác định lại giá trị và sắp xếp lại tài liệu của một số năm dưới sù hướng dẫn của cán bộ lưu trữ.
- Công tác thư ký
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
MỤC LỤC Lời cảm ơn 1... Phần mở đầu 2... Nội dung thực tập3... Phần I. Tìm hiểu cơ sở thực tập4... I. Tìm hiểu cơ sở thực tập4...
1.Tên cơ quan và địa điểm cơ sở thực tập4...
2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện và cơ cấu hoạt động của cơ quan và của văn phòng UBND huyện Léc Bình.5...
3. Thuận lợi và khó khăn trong hoạt động văn phòng của Huyện Léc Bình nói chung và đơn vị nói riêng.7...
Phần II. Nghiệp vụ văn phòng 9...
I .Nghiệp vụ thư ký9...
1. Đặc điểm lao động của người thư ký9...
2.Nghiệp vụ của người thư ký trong nội dung công việc 10...
2.1 Cách tổ chức tiếp khách trong cơ quan10...
2.2 Cách tổ chức chiêu đãi khách trong cơ quan11...
2.3 Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo11...
2.4 Tổ chức hội nghị12...
2.5 Tổ chức phòng làm việc và bố trí các thiết bị máy móc trong văn phòng lãnh đạo 13...
2.6 Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng13...
2.7 Quản lý chương trình kế hoạch công tác của lãnh đạo.14...
2.8 Quan hệ giữa người thư ký với lãnh đạo và quần chóng.14...
2.9 Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo 15...
2.11 Kỹ thuật giao tiếp công sở của người thư ký văn phòng tại
UBND huyện Léc Bình16...
2.12 Vấn đề công sở17...
2.13 Cách giao tiếp và trang phục của người thư ký nhân viên văn phòng17...
2.14 Vấn đề ghi thức Nhà nước và nguyên tắc lễ tân trong UBND huyện17...
II. Nghiệp vụ văn thư18...
1.Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản18...
1.1.Hiện nay cơ quan thường ding các loại văn bản nào đi18...
1.2. Hàng ngày cơ sở thực tập thường nhận văn bản đến19...
1.3. Vấn đề sử dụng chữ ký trong cơ quan khi ban hành văn bản20...
1.4.Các yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản 21...
1.5.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở UBND huyện Léc Bình21...
1.6. Thể thức của văn bản khi được ban hành tại UBND huyện22...
1.7. Mỗi loại văn bản có thể thức khác nhau như sau:22...
1.8. Ban hành văn bản có giá trị pháp lý như sau:23...
1.9.Việc sử dụng ngôn ngữ văn phong trong văn bản quản lý Nhà nước và văn bản quản lý tại UBND huyện24...
...1.10. Đội ngò cán bộ văn phòng và lý luận nghiệp vụ, kỹ năng thực hành ở UBND huyện.24...
* Nhận xét việc soạn thảo văn bản của UBND huyện Léc Bình25...
3. Nghiệp vụ công tác văn thư tại UBND huyện Léc Bình25....
3.2.Yêu cầu của công tác văn thư tại UBND huyện26...
3.3. Hình thức tổ chức công tác văn thư UBND huyện27...
3.4. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản mật và khẩn tại UBND huyện27...
3.5. Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản mật và khẩn tại UBND huyện28...
3.6. Công cụ để quản lý công văn giấy tờ UBND huyện33...
3.7. Nguyên tắc đóng dấu tại UBND huyện33...
3.8. Công tác lập hồ sơ tại UBND huyện34...
3.9.Cách sắp xếp các tài liệu trong UBND huyện34...
3.10. Cách sao văn bản UBND huyện 35...
3.11. Các loại hồ sơ 35...
3.12. Chế độ nội dung hồ sơ36...
3.13. Các yếu tố tác động đến hiệu quả hoạt động của bộ phận văn thư36...
* Nhận xét nghiệp vụ văn thư ở UBND huyện37...
III. Nghiệp vụ lưu trữ37...
3.1. Ý nghĩa vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, nội dung và công tác công văn giấy tê37...
3.2. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ ở UBND huyện 38 ...
3.3. Các khâu nghiệp vụ lưu trữ38...
3.4.Cách phân loại tài liệu ở UBND huyện39...
3.5. Các nguyên tác xác định giá trị tài liệu được áp dụng ở UBND huyện39...
3.6. Công cụ tra cứu tài liệu được sử dụng ở UBND huyện40 ...
3.7.Nghiệp vụ bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan của cán bộ lưu trữ40...
3.8. Hàng năm ở UBND huyện đã tiến hành chỉnh lý tài liệu