II. Nghiệp vụ văn thư18
3. Nghiệp vụ công tác văn thư tại UBND huyện Léc Bình25
3.3. Hình thức tổ chức công tác văn thư UBND huyện27
Ở các cơ quan, đơn vị đều có các hình thức tổ chức văn thư riêng và hiện nay ở nước ta có 3 hình thức tổ chức văn thư mà các cơ quan thường áp dụng:
- Tổ chức công tác văn thư theo hình thức phân tán - Tổ chức công tác văn the theo hình hức hỗn hợp - Và tổ chức công tác văn thư theo hình thức tập trung
Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, vị trí, phạm vi thẩm quyền của cơ quan, khối lượng văn bản, số lượng và đặc điểm của các đơn vị trực thuộc cơ quan mà hình thức tổ chức công tác văn thư phù hợp với cơ quan mình. Tại UBND Huyện Léc Bình đã áp dụng hình thức tổ chức công tác văn thư theo hình thức phân tán vì UBND huyện là cơ quan có cơ cấu tổ chức, quy mô lớn, số lượng văn bản nhiều, giấy tờ nhiều nên công tác chuyên môn về công tác văn thư đều phải phân ra ở các phòng ban thuộc UBND huyện. Vậy đây là hình thức hợp lý hơn so với 2 hình thức trên.
3.4. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản mật và khẩn tại UBND huyện
Hàng ngày tại văn phòng UBND huyện đều có rất nhiều loại văn bản khác nhau. Lúc thì nhận được các loại văn bản mật, văn bản nội bộ của cơ quan, văn bản của cơ quan ban hành ra gửi đi. Vì vậy mà mỗi loại văn bản phải có cách giải quyết và quản lý riêng
a. Với văn bản đi thì nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đi như sau:
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ quyền hạn được giao vì vậy việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác kịp thời tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước quy định gồm (6 quy trình) chỉ có như vậy các văn bản do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan để tổ chức văn bản đi được thống nhất theo nguyên tắc chung đều phải được tập chung về bộ phận văn thư cơ quan.
b. Đối với văn bản đến UBND huyện thị lại có cách giải quyết và quản lý khác.
Tất cả các văn bản đến UBND huyện đòi hỏi phải được cơ quan giải quyết và quản lý kịp thời, chính xác và thống nhất. Tất cả các văn bản đến đều phải qua phòng văn thư của văn bản đồng thời văn thư phải chuyển qua Chánh văn phòng để chánh văn phòng xem xét và phân loại văn bản. Do đó nó chuyển xuống phòng văn thư để quản lý đăng ký vào sổ và đóng dấu đến. Khi đó mới chuyển có thủ trưởng cơ quan, đơn vị cá nhân và các phòng ban trực thuộc văn phòng UB.
c. Còn đối với văn bản nội bộ của UBND huyện
Vì đây là các văn bản do UBND huỵên ban hành ra gửi cho các bộ phận trong cơ quan nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin và trao đổi công việc của UBND huyện nên khi xử lý văn bản nội bộ cũng phải nhanh chóng kịp thời và giải quyết theo đúng thủ tục, quy định của cơ quan.
d. Nguyên tắc giải quyết và quản lý đối với văn bản "mật" ở UBND huyện.
Việc giải quyết và quản lý đối với các văn bản "mật" ở các cơ quan nói chung và UBND huỵên nói riêng đều phải đảm bảo tính bí mật. Nên từ việc soạn thảo, in Ên đến việc vận chuyển tài liệu này đều phải đảm bảo bí mật, nếu để tiết lé ra bên ngoài sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan.
Còn đối với văn bản "mật" văn bản mật của cơ quan số lượng văn bản mật rất Ýt nên được quản lý và vào sổ riêng một quyển từ năm 2005 - 2006
Nhìn chung nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản ở UBND huyện là đúng với yêu cầu:\
3.5. Quy trình giải quyết và quản lý đối với văn bản đến văn bản đi, văn bản nội bộ "mật" và khẩn ở UBND huyện
Mỗi loại văn bản trên thì có mét quy trình giải quyết và quản lý cụ thể khác nhau.
a. Đối với văn bản đến UBND huyện thì quy trình giải quyết quản lý như sau:
Gồm có 8 quy trình 1. Tiếp nhận văn bản
2. Kiểm tra phân loại và bóc bì văn bản 3. Ghi số đến, ngày đến và đóng dấu đến 4. Vào số đăng ký văn bản đến
5. Trình văn bản
6. Chuyển giao văn bản
7. Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản 8. Sao văn bản
Mỗi quy trình có một nội dung cụ thể
Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến UBND huyện phải tập trung ơ bộ phận văn thư để giải quyết. Ngoài ác văn bản chính của UB, văn thư còn nhận các văn bản khác đơn khiếu nại, đơn đề nghị, tố cáo… của các cá nhân và tập thể. Tất cả đều được giải quyết và xem xét một cách thận trọng
2. Kiểm tra phân loại và bóc bì văn bản
Kiểm tra xem văn bản đi có đúng địa chỉ hay không, xem văn bản đã bị bóc chưa. Nếu không đúng địa chỉ thì gửi lại nơi gửi. Sau đó phân loại văn bản. Loại bóc bì đói với các văn bản gửi cho cơ quan và loại không bóc bì như: sách báo, tạp chí, thư riêng… Bóc bì văn bản là một công việc đơn giản. Nhưng khi bóc cần lưu ý đối với văn bản khẩn thì bóc trước khi
bóc bì không nên đánh mất địa chỉ và dấu bưu điện đối chiếu số văn bản ghi ở ngoài bìa, với số lượng ở bên trong bao bì…
3. Ghi số đến, ngày đến và đóng dấu đến
Số đến và ngày đến của văn bản phải khớp với số ngày vào sổ đăng ký số đến và ngày đến của văn bản phải được đánh liên tiếp từ số 01 từ ngày 01/01 đến ngày cuối cùng trong một năm có thể dùng riêng hoặc dùng chung tuy các cơ quan còn đối với tất cả các văn bản đến được vào riêng một quyển sổ. Đóng dấu đến văn bản đến đóng bằng mực đỏ màu đỏ và sau đó là mẫu dấu đến của UBND huyện.
UBND HUYỆN LÉC BÌNH
ĐẾN Số……….
Ngày……… 4. Vào sổ đăng ký văn bản đến
Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký ở phòng văn thư và mỗi văn bản chỉ được đăng ký 1 lần.
5. Trình văn bản lên thủ trưởng cơ quan
Ở UB huyện khi đăng ký vào sổ cán bộ văn thư trình lên thủ trưởng cơ quan để xin ý kiến giải quyết. Nếu văn bản thuộc trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan thì cơ quan giải quyết. Nếu thuộc các bộ phận, đơn vị hay UB thì cán bộ văn thư Huyện cho bộ phận đơn vị đó.
6. Chuyển giao văn bản đến
Việc chuyển giao văn bản đến đều phải đúng địa chỉ gửi trực tiếp cho đối tượng, văn bản đến ngày nào thì phải chuyển giao ngày đó. Đối với những văn bản nhiều người tham gia giải quyết thì đưa lần lượt từng cá nhân giải quyết và sau đó giữ lại bản chính.
7. Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản
Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến gồm có các công việc như: phân loại, bóc bì, kiểm tra, ghi số đến ngày đến, đóng dấu, vào sổ đăng ký, trình văn bản. Việc theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến là một công việc rất quan trọng ở cơ quan trong việc thực hiện chức năng điều hành, quản lý ở UB.
8. Sao văn bản
Đây là quy trình cuối cùng của việc giải quyết và quản lý văn bản đến trong thực tế hoạt động quản lý điều hành ở các cơ quan nói chung và UB nói riêng là cần thiết phải sao in văn bản đến thành nhiều bản sao văn bản có 3 cách sao: sao nguyên bản chính, sao lục và trích sao tuỳ vào mức độ quan trọng của văn bản đến mà UBND huyện thường dùng cách sao lục văn bản là nhiều.
b. Đối với văn bản đi thì quy trình tổ chức và giải quyết gồm có 6 quy trình.
1. Trình văn bản
2. Xem lại thể thức, ghi số ngày tháng văn bản đi 3. Ký và đóng dấu văn bản
5. Chuyển giao văn bản đi.
6. Sắp xếp bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
Nội dung cụ thể của một quy trình
1. Trình văn bản
Khi soạn thảo văn bản song thì cán bộ văn thư trình văn bản lên thủ trưởng cơ quan ký. Quá trình ký văn bản xảy ra hai trường hợp.
- Đối với những lần văn bản có nội dung không phức tạp như: giấy mời, thông báo… thì khi soạn thảo văn bản sang chỉ cần trình lên thủ trưởng ký là đủ.
- Nhưng với những văn bản có nội dung phức tạp như kế hoạch dự án… thì khi trình lên thủ trưởng cơ quan nhất thiết phải có hồ sơ trình kỳ.
2. Xem lại thể thức, ghi số, ngày tháng văn bản đi
Là việc soát lại lần mới tất cả các yếu tố các thể thức văn bản theo quy định hiện hành. Những văn bản không đủ thể thức phải sửa lại ngay trước khi chuyển giao văn bản và việc ghi số ngày tháng văn bản là bắt buộc mỗi văn bản đi đánh số một số riêng.
3. Ký và đóng dấu văn bản đi
Ký là thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, con dấu là nhiệm vụ của văn thư
4. Đăng ký sổ văn bản đi
Đây là một công việc bắt buộc khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Việc đăng ký này giúp cho việc tra tìm văn bản thuận tiện đồng thời còn cho biết trong một năm ở UB đã ban hành ra bao nhiêu văn bản. Tất cả các văn bản đi đều phải đăng ký vào sổ theo in sẵn, rõ ràng và đầy đủ.
Sau đây là mẫu đăng ký văn bản đi năm 2005 ở UBND huyện Léc Bình
3.6. Công cụ để quản lý công văn giấy tờ UBND huyện
Như máy vi tính, sổ đăng ký văn bản, cặp dây, tói đựng tài liệu… mỗi công cụ đó đều có những thuận lợi và hạn chế. Như máy vi tính có ưu điểm là chứa đựng được nhiều thông tin hơn, việc đăng ký tra tìm nhanh, vừa đa dạng vừa chính xác bên cạnh những cái ưu điểm còn có những nhược điểm khi mất điện thì không thể truy cập được và cũng dễ mất các thông tin đó điểm hạn chế của máy vi tính… còn có các công cụ như: sổ đăng ký văn bản, cặp dây, tói đựng tài liệu thì sử dụng đơn giản hơn. Việc tìm kiểm tra tìm thuận lợi hơn nhưng lại rất thuận lợi hơn.
3.7. Nguyên tắc đóng dấu tại UBND huyện
Dấu là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp của văn bản. Một văn bản nếu thuế dấu thì văn bản đó chưa hợp pháp. Vì vậy mà là yếu tố quan trọng trong thành phần của một văn bản nhìn vào dấu ta có thể phân biệt được quyền lực của cơ quan đó. Khi cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ giữ dấu và đóng dấu thì khi đóng dấu phải tuân theo nguyên tắc.
1. Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản 2. Không được đóng dấu vào văn bản mà khi chưa có chữ ký mà chỉ được đóng lên các văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ, không được đóng dấu khống chỉ.
4. Dấu chỉ được đóng rõ nét lên các văn bản và chiếm 1/3 -> 1/4 chữ ký nghiêng về phía tay trái.
5. Mực dấu thống nhất chung mực màud dá do Bộ Công an quy định dấu chỉ được dùng vào các văn bản do cơ quan làm ra.
6. Trường hợp các văn bản dự thảo, phụ lục thì đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai.
7. Chỉ người được giữ dấu mới đựơc đóng vào các văn bản giấy tờ 8. Trường hợp đóng dấu hoặc dấu ngược thì đóng lại song bên cạnh hoặc huỷ bỏ văn bản đó.
Vì dấu rất quan trọng nên việc bảo quản và sử dụng con dấu cũng rất cần thiết và phải được cán bộ văn thư chú ý
3.8. Công tác lập hồ sơ tại UBND huyện
Công tác lập hồ sơ tại VB là do nhân viên văn thư chịu trách nhiệm lập các hồ sơ, mỗi loại hồ sơ tài liệu được đựng trong một tờ bìa riêng chứa đựng các tài liệu từ đầu năm đến cuối năm. Các tài liệu được sắp xếp theo thứ tự, đánh số theo trình tự quản lý văn bản ghi tiêu đề vào bìa mỗi hồ sơ theo nội dung tài liệu trong hồ sơ. Việc lập hồ sơ là công việc rất quan trọng và là khấu cuối cùng của nghiệp vụ văn thư lập hồ sơ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng các tài liệu làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời hiệu quả. Đồng thời lập hồ sơ còn góp phần giữ gìn được bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Việc lập hồ sơ còn tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt và lâu dài. Xây dựng nền nếp khoa học trong công tác lưu trữ.
3.9. Cách sắp xếp các tài liệu trong uỷ ban huyện
Việc sắp xếp các tài liệu là điều rất cần thiết và tuỳ vào từng loại văn bản mà cơ quan có cách sắp xếp sao cho phù hợp. Thông thường có cách sắp xếp sau:
- Sắp xếp văn bản theo thứ tự thời gian
Thời gian là ngày tháng năm ban hành văn bản, tài liệu sắp xếp theo thứ tự thời gian là văn bản nào có ngày tháng năm sớm thì xếp trước và ngược lại cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ việc mà mỗi vấn đề vụ vịêc là một đơn vị bảo quản hoặc áp dụng để sắp xếp các hỗ trợ nguyên tắc.
- Sắp xếp theo số của văn bản
Căn cứ vào số thứ tự của mỗi văn bản để có cách sắp xếp văn bản, tài liệu có số nhỏ thì xếp trước, số lớn thì xếp sau. Cách sắp xếp này thường sắp xếp đối với những văn bản có tên loại như Nghị định, Nghị quyết, thông tư…
- Sắp xếp theo tên loại văn bản
Văn bản quy phạm pháp luật xếp trước, văn bản hành chính thông thường xếp sau, sau đó đến văn bản chuyên môn nghiệp vụ và văn bản kỹ thuật.
- Sắp xếp theo quy trình giải quyết công việc
Là quy trình đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề những văn bản nào mang tính chất đề xuất, đặt vấn đề thì xếp trước giải quyết vấn đề xếp sau cùng.
- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả ban hành.
+ Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: Văn bản nào có mức độ quan trọng nhất thì xếp trước, loại Ýt quan trọng thì xếp sau: Hiến pháp, luật, bộ luật, pháp lệnh.
+ Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả ban hành tức là văn bản nào có tác giả quan trọng thì xếp trước văn bản Ýt quan trọng xếp sau: Như chính phủ xếp trước các bộ các tỉnh xếp trước huyện
- Sắp xếp theo vấn đề chữ cái
Trong một hồ sơ có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì sắp xếp theo vần chữ cái A, B, C…
3.10. Cách sao văn bản ở UBND huyện
Trong thực tế hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan nói chung và ở UB nói riêng cần thiết phải sao in văn bản thành nhiều bản. Sao văn bản thông thường có ba cách sao: sao nguyên bản chính, sao lục và trích sao. Nhưng ở UB hiện nay thường áp dụng hình thức sao lục là chính
3.11. Các loại hồ sơ
Ở UB có rất nhiều loại hồ sơ khác nhau nhưng chủ yếu có 4 loại sau. Đó là hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự và hồ sơ trình duyệt