- Cụng tỏc quản lý: Văn phũng UBND phường chịu sự quản lý trực tiếp
c. Quy trỡnh tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Sau khi văn bản được thủ trưởng ký ban hành sẽ được chuyển xuống cỏn bộ quản lý sổ đăng ký văn bản đi và con dấu của cơ quan để vào sổ và lấy số ký hiệu, ngày thỏng của văn bản và đúng dấu. Với những văn bản cần in sao để chuyển đi nhiều nơi thỡ sau khi lấy số ký hiệu và ngày thỏng văn bản sẽ cho photo rồi mới đúng dấu, cỏn bộ này sẽ lưu lại bản chớnh chữ ký tuơi và chưa đúng dấu để nếu cần thờm văn bản đú thỡ thủ trưởng khụng phải ký mà chỉ cần photo ra và đúng dấu là
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
được. Tuy nhiờn nhiệm vụ kiểm tra thể thức, hỡnh thức kỹ thuật trỡnh bầy văn bản khụng được cỏn bộ phụ trỏch vào sổ văn bản thực hiện tốt mà cú thực hiện cũng khụng được sự hợp tỏc của bộ phận soạn thảo ra văn bản đú. Chớnh vỡ vậy văn bản ban hành ra sai về mặt thể thức sai kỹ thuật trỡnh bày là rất nhiều.
Văn bản sau khi được đăng ký sẽ tiến hành chuyển giao văn bản, nhiệm vụ này do nhõn viờn văn thư phụ trỏch. Văn phũng khụng cú sổ chuyển giao văn bản và sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện chớnh vỡ vậy khụng cú căn cứ để khẳng định văn bản đó chuyển đến tận tay người nhận, cỏc văn bản chuyển qua đường bưu điện rất dễ bị thất lạc.
Cuối cựng là cỏn bộ phụ trỏch sắp xếp bản lưu theo thời gian ban hành văn bản. Cú nhiều văn bản của cỏc bộ phận chuyờn mụn lấy số trước nhưng khụng chuyển văn bản xuống văn thư nờn dẫn đến tỡnh trạng trựng số văn bản, khi đú cỏn bộ văn thư ghi thờm ký tự A,B,C vào sau số văn bản để phõn biệt.( Phụ Lục 23)
Em đó được đăng ký vào 2 sổ văn bản đi ( sổ đăng ký quyết định đi và sổ cụng văn đi) số lượng là 40 văn bản gồm: 12 quyết định, 15 thụng bỏo, 08 bỏo cỏo, 08 cụng văn, 08 tờ trỡnh, 06 kế hoạch. Nhờ vậy em đó sử dụng thành thạo sổ đăng ký văn bản đi và thực hiện được rất tốt quy trỡnh này.