Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND TỈNH BẮC NINH 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ 5 1.3.1. Trong lĩnh vực kinh tế: 5 1.3.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai: 5 1.3.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: 6 1.3.4. Trong lĩnh vực giao thông vận tải: 7 1.3.5. Trong lĩnh vực xây dựng, quản lý và phát triển đô thị: 7 1.3.6. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: 7 1.3.7. Trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo: 8 1.3.8. Trong lĩnh vực văn hoá, thông tin, thể dục thể thao: 8 1.3.9. Trong lĩnh vực y tế và xã hội: 9 1.3.10. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường: 9 1.3.11. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội: 10 1.3.12. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: 10 1.3.13. Trong lĩnh vực thi hành pháp luật: 11 1.3.14. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính: 11 Tiểu kết 13 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND TỈNH BẮC NINH 14 2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh 14 2.2. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ 15 2.3. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu 17 2.4. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp 19 2.5. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 21 Tiểu kết 23 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG 24 TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 24 3.1. Nhận xét, đánh giá 24 3.1.1. Ưu điểm 24 3.1.2. Nhược điểm 24 3.1.3. Nguyên nhân 25 3.2. Các giải pháp 25 Tiểu kết 26 C. PHẦN KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28
LỜI CẢM ƠN Trên thực tế, khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Để hoàn thành đề tài này, tơi xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến Ths Nguyễn Đăng Việt tận tình giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ tơi q trình học tập, nghiên cứu hồn thành đề tài Với lịng biết ơn sâu sắc mình, tơi chân thành cảm ơn q thầy, Khoa Quản trị văn phịng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình truyền đạt kiến thức thời gian học tập Trong trình học tập, nghiên cứu, hồn thiện đề tài, khó tránh khỏi sai sót, mong thầy, góp ý Đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn cịn hạn chế nên đề tài khơng thể tránh khỏi thiếu sót, tơi mong nhận ý kiến đóng góp từ thầy, để thân tiếp thu nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt báo cáo thực tập tới Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phịng cơng tác hoạch định Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh” cơng trình nghiên cứu khoa học riêng hướng dẫn Ths Nguyễn Đăng Việt Các nội dung nghiên cứu, thông tin trình bày đề tài kết từ q trình khảo sát thực tế, phân tích đánh giá tơi quan Ngồi ra, đề tài có sử dụng số trích dẫn, thơng tin, nhận xét, đánh giá số tác giả khác, quan, tổ chức khác tơi trích dẫn phần “Tài liệu tham khảo” đề tài Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2016 Sinh viên thực DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT UBND: Uỷ ban nhân dân TW: Trung ương QLNN: Quản lý nhà nước MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND TỈNH BẮC NINH 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.3 Chức năng, nhiệm vụ 1.3.1 Trong lĩnh vực kinh tế: 1.3.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai: 1.3.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: 1.3.4 Trong lĩnh vực giao thông vận tải: 1.3.5 Trong lĩnh vực xây dựng, quản lý phát triển đô thị: .7 1.3.6 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: 1.3.7 Trong lĩnh vực giáo dục đào tạo: 1.3.8 Trong lĩnh vực văn hố, thơng tin, thể dục thể thao: 1.3.9 Trong lĩnh vực y tế xã hội: 1.3.10 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường: 1.3.11 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội: .10 1.3.12 Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo: 10 1.3.13 Trong lĩnh vực thi hành pháp luật: 11 1.3.14 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính:.11 Tiểu kết .13 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND TỈNH BẮC NINH 14 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh 14 2.2 Vai trị cơng tác thu thập 15 2.3 Vai trị cơng tác xác định mục tiêu 17 2.4 Vai trị cơng tác xây dựng giải pháp 19 2.5 Vai trị cơng tác tổ chức thực mục tiêu 21 Tiểu kết 23 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG 24 TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 24 3.1 Nhận xét, đánh giá 24 3.1.1 Ưu điểm 24 3.1.2 Nhược điểm .24 3.1.3 Nguyên nhân 25 3.2 Các giải pháp 25 Tiểu kết 26 C PHẦN KẾT LUẬN .27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tùy khía cạnh, quy mơ khác mà có nhiều định nghĩa văn phịng, chung nói: văn phịng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức Xuất phát từ thực tế, tồn cơng tác văn phịng yếu tố khách quan Văn phịng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần quan, tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu công tác lãnh đạo Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, tổ chức cần phải quan tâm đặc biệt Bất kỳ cấp quản trị phải làm công tác hoạch định Cấp quản trị thấp hoạch định có tính cách tác vụ/tác nghiệp, cấp quản trị cao hoạch định có tính cách chiến lược Tuy nhiên, số quan, tổ chức cịn có nhận thức chưa thật đắn vai trò, chức năng, nhiệm vụ văn phịng cơng tác hoạch định, chưa quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán văn phòng, đạo cơng tác tạo điều kiện để văn phịng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo quan, tổ chức điều hành công việc Hơn nữa, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng cịn lúng túng, thiếu khoa học thực chức năng, nhiệm vụ Việc am hiểu, tinh thơng áp dụng có hiệu tác nghiệp nghiệp vụ hành văn phịng giúp quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, ổn định, tập trung đại hoạt động cơng vụ Nhận diện tầm quan trọng vấn đề tình hình thực tiễn UBND tỉnh Bắc Ninh nên tơi mạnh dạn tìm hiểu, nhiên cứu đề tài: “ Khảo sát, đánh giá vai trò văn phịng cơng tác hoạch định Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh” Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Vai trị văn phịng cơng tác hoạch định 2.2 Mục đích nghiên cứu - Khảo sát, đánh giá vai trị văn phịng cơng tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh - Đề xuất giải pháp nâng cao vai trị văn phịng cơng tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh 2.3 Nhiệm vụ nghiên cứu - Làm rõ vai trò văn phịng cơng tác hoạch định - Nghiên cứu thực tiễn UBND tỉnh Bắc Ninh - Đánh giá, đề xuất giải pháp nâng cao vai trò văn phòng công tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh đến kết luận vấn đề Phương pháp nghiên cứu sử dụng - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp quan sát - Phương pháp phân tích tổng hợp Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận, đề tài làm rõ vai trị văn phịng cơng tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh, gợi mở số khía cạnh để tham khảo quan, tổ chức khác Đề tài góp phần mở rộng số lượng đề tài nghiên cứu vai trị văn phịng nói chung đề tài nghiên cứu vai trị văn phịng cơng tác hoạch định nói riêng Về mặt thực tiễn, đề tài khảo sát, phân tích, đánh giá vai trị văn phịng cơng tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh, đồng thời sai lầm quan điểm, nhận thức đạo lãnh đạo quan vai trị văn phịng cơng tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh Từ đó, đề xuất số giải pháp nâng cao vai trò văn phịng cơng tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh Cấu trúc đề tài Trong phạm vi đề tài, tơi xin trình bày phần: phần mở đầu, nội dung kết luận Trong đó, phần nội dung bao gồm chương, cụ thể: - Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động UBND tỉnh Bắc Ninh; - Chương 2: Vai trị văn phịng cơng tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh; - Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trị văn phịng cơng tác hoạch định B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND TỈNH BẮC NINH 1.1 Lịch sử hình thành Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh Hội đồng nhân dân tỉnh Bắc Ninh bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân tỉnh Bắc Ninh nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, củng cố quốc phịng, an ninh thực sách khác địa tỉnh Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới sở 1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức máy UBND tỉnh Bắc Ninh gồm: - 01 Chủ tịch - 03 Phó Chủ tịch - 19 thành viên Sơ đồ quản lý điều hành UBND tỉnh Bắc Ninh 1.3 Chức năng, nhiệm vụ 1.3.1 Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, phát triển ngành, phát triển đô thị nông thôn phạm vi quản lý; xây dựng kế hoạch dài hạn hàng năm phát triển kinh tế - xã hội tỉnh trình Hội đồng nhân dân thơng qua để trình Chính phủ phê duyệt; - Tham gia với bộ, ngành trung ương việc phân vùng kinh tế; xây dựng chương trình, dự án bộ, ngành trung ương địa bàn tỉnh; tổ chức kiểm tra việc thực nhiệm vụ thuộc chương trình, dự án giao; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; lập dự toán thu, chi ngân sách địa phương; lập phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp trình Hội đồng nhân dân cấp định; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết; toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp xem xét theo quy định pháp luật; - Chỉ đạo, kiểm tra quan thuế quan Nhà nước giao nhiệm vụ thu ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Xây dựng đề án thu phí, lệ phí, khoản đóng góp nhân dân mức huy động vốn, xây dựng đề án phân cấp chi đầu tư xây dựng cơng trình kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội địa phương theo quy định pháp luật để trình Hội đồng nhân dân định; - Lập quỹ dự trữ tài theo quy định pháp luật trình Hội đồng nhân dân cấp báo cáo quan tài cấp trên; - Thực quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn góp Nhà nước doanh nghiệp quyền đại diện chủ sở hữu đất đai địa phương theo quy định pháp luật 1.3.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai: - Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy hoạch, kế hoạch phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi; chương trình khuyến nơng, khuyến lâm, khuyến ngư; phát triển sản xuất bảo vệ trồng, vật ni CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND TỈNH BẮC NINH 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh: Chánh văn phòng Các Phó chánh văn phịng Khối nội Khối Kinh tế tổng hợp Khối Công nghiệp Xây dựng Khối Nơng nghiệp Tài ngun mơi trường Khối văn hóa - Xã hội Thư ký Chủ tịch Lãnh đạo, chuyên viên, cán cơng chức đơn vị Văn phịng UBND tỉnh Bắc Ninh bao gồm: - Chánh văn phòng - 03 Phó Chánh văn phịng - Chun viên văn phịng: + Khối Nội chính: 03 cán bộ, chun viên + Khối Kinh tế tổng hợp: 03 chuyên viên + Khối Công nghiệp - xây dựng bản: 03 chuyên viên + Khối Nông nghiệp- Tài nguyên môn trường: 03 chuyên viên + Khối Văn hóa- Xã hội: 03 chuyên viên + Thư ký Chủ tịch UBND tỉnh + Lãnh đạo, chuyên viên cán công chức đơn vị: Ban Tiếp công dân tỉnh Bắc Ninh, Cổng Thông tin điện tử tỉnh, Trung tâm Cơng báo, Phịng Hành - Tổ chức, Phịng Quản trị - Tài vụ, thực theo quy chế riêng đơn vị Nhiệm vụ cụ thể cán bộ, chuyên viên lãnh đạo đơn vị phân công Hoạch định chức tiến trình quản trị, bao gồm: việc 14 xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục đích thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp hoạt động Hoạch định liên quan đến dự báo tiên liệu tương lai, mục tiêu cần đạt phương thức để đạt mục tiêu Nói cách khác, hoạch định xây dựng kế hoạch cụ thể để tiến hành thực công việc, nhiệm vụ cụ thể Nếu khơng lập kế hoạch cách xác dễ dẫn đến thất bại quản trị Có nhiều quan, tổ chức hoạt động hiệu quả, khó phát triển phần nguyên nhân kế hoạch kế hoạch khơng xây dựng xác Vậy văn phịng có vai trị công tác hoạch định quan, tổ chức? Nhìn vào thực tiễn UBND tỉnh Bắc Ninh, tơi nhận thấy vai trị văn phịng công tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh sau: 2.2 Vai trị cơng tác thu thập Văn phịng phận chun mơn, máy giúp việc tổng hợp lãnh đạo, đầu mối thông tin quan Bởi vậy, văn phịng cần có hoạch định rõ ràng, cụ thể công tác thu thập cứ, thông tin Qua q trình quan sát, tơi thấy việc hoạch định cơng tác thu thập văn phịng UBND tỉnh Bắc Ninh thực nghiêm túc, cụ thể, rõ ràng Là phận đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành UBND thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật nên văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh trọng đến vai trị việc hoạch định công tác thu thập Những vấn đề mà văn phòng cần xem xét thu thập là: - Tính kỹ càng: có mơ tả mà cần hay định làm khơng? - Tính khách quan: chất lượng cách tiếp cận sử dụng để tạo tính khách quan nguồn, phạm vi thảo luận, bàn bạc liên quan đến - Uy tín: điều liên quan đến tính đáng tin cậy - Tính khái qt: thơng tin có phạm vi rộng vài trường hợp lựa chọn thí điểm? - Tính phù hợp: liệu có kịp thời, có chủ để có hàm ý 15 sách khơng? - Tính sẵn có: tồn - Nguồn gốc (căn nguyên) cứ: có móng thực tế khơng? - Tính thực tiễn: liệu nhà hoạch định có tiếp cận tình thái có ích liệu hàm ý vê sách nghiên cứu có khả thi đủ điều kiện không? Thu thập phục vụ trực tiếp cho trình lập kế hoạch định Lập kế hoạch định công việc phức tạp khó khăn lại có ý nghĩa tiên nhà quản lý Để có kế hoạch định đắn, nhà quản lý cần nhiều thông tin, Nhờ mà nhà quản lý giải đắn hiệu vấn đề Các q trình sách lý tưởng bao gồm giai đoạn khác Căn có tiềm ảnh hưởng lên q trình hoạch định sách tất giai đoạn Những loại hình khác thường cần cho phần khác q trình sách việc xem xét đến yếu tố thời gian ảnh hưởng đến chế sẵn có để thu thập Sau nhận định vấn đề, lãnh đạo văn phòng phân công, giao nhiệm vụ cho chuyên viên khối văn phịng theo chun mơn, lĩnh vực để phát huy tối đa hiệu công việc Các Khối chuyên viên nhận nhiệm vụ tiến hành hoạch định nội dung: - Phân tích, đánh giá để hiểu ý nghĩa mà cần thu thập - Nguồn thu thập - Phương pháp thu thập - Phân công công việc cụ thể cho chuyên viên, liên hệ khối, đơn vị liên quan để phối hợp giải Từ đó, chuyên viên khối, đơn vị có liên quan thực công việc theo nội dung hoạch định nhằm nhanh chóng hồn thành nhiệm vụ, giải công việc kịp thời cho quan công chúng… 2.3 Vai trị cơng tác xác định mục tiêu Mục tiêu kết mong đợi mà tổ chức nhắm đến tương lai Trong tổ chức hệ thống mục tiêu bao gồm mục tiêu tổ chức mục 16 tiêu phận Các mục tiêu cần phải phù hợp với Mỗi chức quản trị hướng mục tiêu, chức hoạch định giữ vai trò chủ đạo, mục tiêu tảng hoạch định Như ta biết, hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu, hình thành chiến lược tổng thể nhằm đạt mục tiêu xây dựng kế hoạch hành động để phối hợp hoạt động tổ chức Theo Harold Koontz, Cyril Odonnel Heinz Weihrich hoạch định “quyết định trước xem phải làm gì, làm nào, làm làm đó” Văn phịng UBND tỉnh Bắc Ninh phận tham mưu cho lãnh đạo UBND tỉnh vấn đề tổng hợp, chương trình, kế hoạch cho UBND, vậy, văn phịng có vai trị hoạch định công tác xác định mục tiêu UBND tỉnh Mỗi người thể tốt họ có mục tiêu định Một tập thể, quan vậy, tập thể, quan phát triển, hoạt động hiệu tập thể đó, quan có mục tiêu cụ thể cho Hiểu điều này, văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh vận dụng phát huy vai trị cơng tác xác định mục tiêu Biểu vai trò văn phòng tham mưu cho UBND tỉnh việc xác định rõ mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể, quán với mục tiêu đó, triển khai hệ thống kế hoạch để thống phối hợp hoạt động Cụ thể: - Lựa chọn mục tiêu dài hạn, ngắn hạn cho UBND tỉnh, phòng ban quan - Hoạch định mục tiêu cho văn phịng, khối, đơn vị văn phịng, chí cho cá nhân văn phòng dựa mục tiêu UBND tỉnh - Lựa chọn chiến lược chiến thuật để đạt mục tiêu - Phân bổ nguồn lực (nhân sự, tài chính, thiết bị sở vật chất) để đạt mục tiêu khác chiến lược chiến thuật Việc văn phịng tham mưu cho cơng tác hoạch định mục tiêu UBND tỉnh góp phần vào việc lựa chọn mục tiêu đắn, phù hợp, tránh mắc phải việc lựa chọn mục tiêu sai lầm, xa rời với thực tế; Vạch hướng cụ thể giúp UBND tỉnh thực nhiệm vụ, chức hoạch định 17 mục tiêu phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn cho hoạt động, cơng tác có liên quan tồn tỉnh Bắc Ninh Có nhiều cơng ty thất bại hoạch định sai mục tiêu Một ví dụ điển hình Ford việc tung Edsel vào tháng năm 1957 Có nhiều sai lầm việc hoạch định kế hoạch này, cụ thể là: tên mẫu xe không thu hút khách hàng, thời điểm tung thị trường khơng phù hợp (vào thời điểm mẫu xe thường bán vào tháng 11 hàng năm), thiết kế tồi, có nhiều trục trặc kỹ thuật, giá thành cao khách hàng nhắm đến xe rẻ hết việc quảng cáo thái xe mà khảo sát thị trường Kết Edsel tồn năm (từ 1957 đến 1960) với doanh số 60.000 năm đầu tiên, chưa đến 30% mong đợi Một ví dụ tiếng khác P & G ( Protect and Gamble) - tập đoàn hàng đầu giới sản phầm chăm sóc cá nhân- có đánh giá sai lầm việc hoạch định số lượng thương hiệu nhãn hàng Họ cho nhiều lựa chọn cho khách hàng doanh số cao Họ tung đến 52 thương hiệu phụ cho dòng sản phẩm kem đánh Crest 31 thương hiệu phụ dòng sản phẩm dầu gội trị gàu Head & Shoulders Sự thật khách hàng hoàn toàn bối rối trước hàng loạt sản phẩm cuối Crest chiếm 15% thị phần kem đánh thị trường Mỹ, bị Colgate bỏ lại xa Như vậy, qua hai ví dụ dễ dàng nhận định, hoạch định có vai trò quan trọng việc kinh doanh hoạt động quan, tổ chức Khơng có hoạch định hoạch định yếu dẫn đến thất bại nặng nề 2.4 Vai trị cơng tác xây dựng giải pháp Hoạch định có ảnh hưởng định đến hiệu cá nhân tổ chức Nhờ hoạch định trước, tổ chức nhận tận dụng hội môi trường giúp nhà quản trị ứng phó với bất định thay đổi yếu tố môi trường Từ kiện khứ tại, hoạch định suy tương lai Ngồi cịn đề nhiệm vụ, dự đoán biến cố 18 xu hướng tương lai, thiết lập giải pháp lựa chọn giải pháp phù hợp Tuy tỉnh có diện tích nhỏ đồng Sông Hồng tỉnh nhỏ nước, với dân số triệu người, Bắc Ninh lại có nhiều lợi phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa, du lịch, giao thơng…và Bắc Ninh mang nội lực vươn lên mạnh mẽ, số lực cạnh tranh cấp tỉnh năm 2008 đứng thứ 16 tổng số 63 tỉnh thành nước Với mục tiêu phát triển tồn diện, Bắc Ninh ln trọng vào việc phát triển người vấn đề xã hội, nâng cao trình độ dân trí mức sống nhân dân Phát huy truyền thống cần cù, khéo léo, động sáng tạo người dân Kinh Bắc, nâng cao lực quản lý, kỹ lao động, kỹ giao tiếp cho lực lượng lao động đáp ứng yêu cầu công đổi mới, thực công nghiệp hóa, đại hóa hội nhập quốc tế Song hành với phát triển mạnh mẽ đất nước, tỉnh Bắc Ninh ngày biến động, thay đổi liên tục xã hội, kinh tế, khu vực…Việc hoạch định giúp cho UBND tỉnh Bắc Ninh chủ động thích nghi với yếu tố bất định đó, đồng thời đối phó kịp thời với biến động nội quan mơi trường bên ngồi quan Trong q trình hoạch định cơng tác hoạt động, văn phịng có tầm nhìn mình, dự đốn trước thay đổi xảy ra, từ xây dựng lên giải pháp cho thay đổi, biến động Quy trình thực cơng tác xây dựng giải pháp văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh tiến hành sau: - Phát triển tiền đề hoạch định: Đó dự báo, giả thiết mơi trường, sách áp dụng, kế hoạch có UBND… Điều quan trọng lãnh đạo quan đánh giá xác điều kiện tiền đề trên, dự báo biến động phát triển Để đảm bảo người lập kế hoạch hiểu đánh giá điều kiện tiền đề hoạch định, địi hỏi lãnh đạo văn phịng phải có trách nhiệm giải thích tạo điêu kiện cho đơn vị, phận khác hiểu rõ chúng Với ý nghĩa đó, việc bàn bạc kỹ lưỡng văn phòng để xây dựng lựa chọn giải pháp thích 19 hợp cần thiết - Xác định giải pháp: Ở thay đổi, biến động lại có giải pháp khác - Đánh giá so sánh giải pháp: Sau xây dựng giải pháp, lãnh đạo văn phòng chuyên viên xem xét điểm mạnh điểm yếu giải pháp sở tiền đề mục tiêu phải thực Trong trường hợp có mục tiêu hầu hết yếu tố để so sánh lượng hóa được, việc đánh giá so sánh giải pháp tương đối dễ dàng Nhưng thực tế lại thường gặp hoạch định có chứa nhiều biến động, nhiều mục tiêu nhiều yếu tố khơng lượng hóa Trong trường hợp vậy, việc đánh giá so sánh giải pháp thường gặp nhiều khó khăn - Lựa chọn giải pháp tối ưu: Sau đánh giá, so sánh giải pháp, văn phòng chọn giải pháp tối ưu để tham mưu cho lãnh đạo UBND Đôi khi, việc phân tích đánh giá giải pháp cho thấy có hai hay nhiều giải pháp thích hợp lãnh đạo UBND định thực số giải pháp, không giải pháp tối ưu Cũng có biến động bất ngờ, xảy không nằm phạm vi hoạch định quan, văn phòng Trong trường hợp này, đòi hỏi lãnh đạo quan phải người nhạy bén, văn phòng cần nhanh chóng nắm bắt tình huống, phân tích đánh giá, đề xuất giải pháp trước mắt lâu dài cho lãnh đạo, ngồi cần tìm biện pháp giải triệt để 2.5 Vai trị cơng tác tổ chức thực mục tiêu Sau xác định mục tiêu lựa chọn giải pháp tối ưu cho tình xảy văn phịng cần hoạch định cơng tác tổ chức thực mục tiêu Đối với công tác này, văn phịng cần định hình nội dung: - Xác định yêu cầu: Điều mà văn phòng phải quan tâm là: + Tại phải thực cơng việc này? + Nó có ý nghĩa quan, văn phòng? + Hậu văn phịng khơng thực cơng việc đó? Xác định u cầu giúp văn phịng ln hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối 20 - Xác định nội dung cơng việc Nội dung cơng việc gi? Văn phòng cần bước để thực công việc giao - Xác định địa điểm thực công việc - Xác định thời gian cơng việc: cơng việc thực nào, kết thúc… Để xác định thời gian công việc, cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng công việc - Xác định đối tượng giúp hợp tác quan cần để đạt mục tiêu + Ai người thực cơng việc + Ai hỗ trợ + Hợp tác với + Ai kiểm tra + Ai chịu trách nhiệm - Xác định thứ cần có để đạt mục tiêu: + Nhân lực cần + Tài + Hệ thống cung ứng + Cơ sở vật chất, hạ tầng + Phương pháp thực - Hoạch định điều cần làm để đạt mục tiêu - Tranh thủ tiết kiệm thời gian Nói cách đơn giản này, bạn phải biết tranh thủ tiết kiệm thời gian cho dành từ 3-5 phút/giờ, khoảng 4560 phút/ngày sử dụng khoảng thời gian thật có ích Ví dụ: + Tìm hiểu vấn đề quan, xem lại hồ sơ lưu, trao đổi với đồng nghiệp + Lảm việc thường gây ùn tắc vào cao điểm, thời kỳ cao điểm + Tính tốn cho cơng việc làm nhanh hơn, hiệu + Giúp đỡ đồng nghiệp bị “quá tải” với công việc… - Sắp xếp ưu tiên: Cơ quan, tổ chức thường có nhiều hai mục tiêu tùy theo chức năng, quyền hạn lĩnh vực hoạt động Do đó, điều quan trọng phải xếp thứ tự ưu tiên tổ chức thực cho mục tiêu cách phù hợp Các để xác định thứ tự ưu tiên: + Ý kiến đạo cấp + Thứ tự tham gia kế hoạch làm việc + Lịch công tác quan, đơn vị Thứ tự giải công việc: 21 + Xếp thứ tự ưu tiên công việc theo A, B, C Làm xong A làm B, làm C… + Nếu Chủ tịch UBND yêu cầu công việc gấp, theo hạn định sát nút ưu tiên một, văn phòng hay quan cần dồn sức cho kịp thời hạn quy định Dựa thời gian hoàn thành, xếp thứ tự ưu tiên trước sau: yêu cầu hoàn thành ngày ưu tiên 1, hoàn thành tuần ưu tiên 2… Tiểu kết Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh quan tâm, trọng đến vai trị việc hoạch định công tác thu thập cứ, xác định mục tiêu, xây dựng giải pháp, tổ chức thực mục tiêu cho quan đơn vị, cá nhân văn phòng Tuy nhiên, việc thực cơng tác cịn chưa thống nhất, tượng cán bộ, chuyên viên thực hời hợt, khơng thực hiểu nhiệt tình thực công việc 22 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Qua q trình khảo sát, đánh giá vai trị văn phịng cơng tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh, tơi có số đánh giá ưu điểm sau: - Lãnh đạo văn phịng có nhận thức vai trị phận cơng tác hoạch định quan, cụ thể UBND tỉnh Bắc Ninh - Các công tác thực đầy đủ, quy trình - Giảm bớt chồng chéo, bỏ sót mục tiêu thực quan văn phòng - Đội ngũ chuyên viên văn phòng trẻ, động, linh hoạt, nhanh nhạy tầm nhìn cách ứng biến với tình bất ngờ - Văn phòng phát huy hiệu vai trị cơng tác hoạt định để tận dụng tối đa có nguồn lực quan, khai thác triệt để mạnh quan, nắm bắt hội phát triển góp phần vào thúc phát triển văn hóa, kinh tế, trị tồn tỉnh - Việc hoạch định tốt văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh thiết lập nên khn khổ mang tính định hướng cho việc thực chức vai trò cá nhân quan - Các sở, ban, ngành phòng, đơn vị UBND tỉnh Bắc Ninh hiểu rõ trách nhiệm có phối hợp nhuần nhuyễn hoạt đơng quan, phận, phần nhờ công tác hoạch định văn phòng thực tốt 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm kể trên, cơng tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh cịn mắc phải nhược điểm sau: - Chưa có hoàn thiện nguyên tắc hoạch định văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh - Chất lượng số hoạch định đưa không đảm bảo tính khả thi - Nhiều cán bộ, chuyên viên cịn hời hợt cơng tác hoạt định thực nhiệm vụ thân, ỷ lại, đùn đẩy trách nhiệm - Chưa có đồng thuận, thống cao định hoạch 23 định đưa 3.1.3 Nguyên nhân - Một phận lãnh đạo quan có nhận thức lệch lạc vai trị văn phịng cơng tác hoạch định quan - Vai trị văn phịng cơng tác hoạch định quan chưa quan tâm mức - Bản thân số cán bộ, chuyên viên thực cơng tác hoạch định cịn chưa nhận thức đắn trách nhiệm thân cơng tác hoạch định - Trình độ chun mơn, kỹ nghiệp vụ số cán bộ, chuyên viên văn phòng nhiều yếu - Đội ngũ chuyên viên văn phịng trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm việc đưa hoạch định chiến lược cho quan, phận 3.2 Các giải pháp - Hoàn thiện chất công tác hoạch định Nếu hiểu rõ chất cơng tác hoạch định có nhìn đắn vai trị hoạch định vai trị văn phịng cơng tác hoạch định, giúp UBND tỉnh Bắc Ninh hướng với mục tiêu - Hoàn thiện việc nhận thức vai trị văn phịng cơng tác hoạch định với UBND tỉnh Bắc Ninh Biết vai trò văn phịng cơng tác hoạch định, tầm quan trọng giúp UBND tỉnh Bắc Ninh nói riêng, quan, đơn vị trực thuộc UBND tỉnh nói chung có nhìn đắn, khách quan hơn, giúp quan, đơn vị mục tiêu đặt - Nâng cao nhận thức lãnh đạo UBND tỉnh Bắc Ninh vai trò văn phịng cơng tác hoạch định - Xây dựng nguyên tắc hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh - Thiết lập chế tài liên quan đến hoạch định, có khen thưởng kỷ luật cơng khai hoạch định có chất lượng chất lượng Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm, tinh thần cầu tiến cán bộ, chuyên viên văn phòng cá nhân, đơn vị làm công tác hoạch định quan - Hoạch định phải đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ quản lý, đạo điều hành công việc UBND tỉnh Bắc Ninh - Văn phòng cần định lượng rõ mục tiêu - Nâng cao nhận thức cán bộ, chuyên viên văn phòng tầm quan 24 trọng trách nhiệm công tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh - Bản thân cán bộ, chuyên viên văn phòng cần thường xuyên trau dồi kiến thức, tham gia đào tạo lớp đào tạo kỹ cho nhà quàn lý để hoàn thiện thân - Tiếp thu, hoàn thiện kỹ hoạch định từ đơn vị, quan chuyên môn lĩnh vực để ngày nâng cao chất lượng hoạch định văn phòng quan - Việc hoạch định cần dựa vào thực trạng nguồn lực quan để xác định mục tiêu cần đạt phù hợp Tiểu kết Nhìn chung, vai trị văn phịng cơng tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh thực đầy đủ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ Tuy nhiên, bên cạnh nhiều mặt ưu điểm đạt cịn tồn điểm yếu nhận thức lãnh đạo quan thân cán bộ, chuyên viên thực công tác Tơi mạnh dạn đưa giải pháp để góp phần nâng cao vai trị văn phịng cơng tác hoạch định nhằm mục đích giúp quan hoạt động hiệu hơn, hướng với mục tiêu hoạt động giúp văn phòng quan khẳng định vai trị mình, nhận thức đắn trách nhiệm cán bộ, chuyên viên văn phịng cơng tác hoạch định Nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, chuyên viên văn phịng nói riêng văn phịng UBND tỉnh Bắc Ninh nói chung đảm bảo chất lượng hoạch định C PHẦN KẾT LUẬN Công tác hoạch định giữ vai trò mở đường hoạt động quản trị văn phòng; giúp nhà quản trị văn phòng chủ động việc điều hành tổ chức thực hiện; gắn kết mối quan hệ công tác đơn vị, phòng ban khác quan, tổ chức; giúp nhà quản trị văn phòng phối hợp hiệu nguồn lực văn phòng quan; đồng thời để nhà quản trị văn phòng kiểm tra, giám sát đánh giá lực thực công việc đơn vị cá nhân văn phịng Hoạch định vẽ hình ảnh quan sau khoảng thời gian Nếu không thực tốt công tác 25 hướng phát triển quan khơng rõ ràng, khơng có bước cho chặng đường Trong chế có nhiều yếu tố “động” cơng tác hoạch định phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều Tất văn phòng có chức hoạch định Văn phịng UBND tỉnh Bắc Ninh vậy, bên cạnh mặt tốt, làm văn phịng cơng tác hoạch định UBND tỉnh song song cịn nhiều mặt hạn chế quan điểm, nhận thức lãnh đạo quan cán bộ, chuyên viên văn phịng vai trị văn phịng cơng tác hoạch định Đề tài tiến hành khảo sát, đánh giá mặt ưu mặt hạn chế UBND tỉnh Bắc Ninh Thơng qua đề tài, xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp thực nhằm nâng cao vai trò văn phịng cơng tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh, giải pháp mang lại cách nhìn cho lãnh đạo cán bộ, chuyên viên làm việc UBND tỉnh Bắc Ninh nói chung cán bộ, chun viên văn phịng UBND tỉnh Bắc Ninh nói riêng, giúp UBND tỉnh Bắc Ninh tiếp tục hồn thiện, bước đắn, bám sát mục tiêu, giúp văn phòng quan khẳng định vai trị cơng tác hoạch định nhận diện trách nhiệm đưa hoạch định mang tính chiến lược cho UBND tỉnh Bắc Ninh 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đề tài có tham khảo thơng tin tại: Cổng thông tin điện tử tỉnh Bắc Ninh: http://bacninh.gov.vn; TS Nguyễn Thị Ngọc An, 2006 Giáo trình Quản trị Hành chánh Văn phịng (Giáo trình dành cho chương trình đào tạo từ xa qua truyền hình - truyền - mạng Internet); GS.TS Nguyễn Thành Độ, 2005 Giáo trình Quản trị văn phịng Hà Nội, NXB Lao động - Xã hội; Matt Haig, 2005 Brand Failures - The truth about the 1oo biggest branding mistakes of all time Mỹ, NXB Kogan Page 27 ... CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI UBND TỈNH BẮC NINH 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh: Chánh văn phịng... “ Khảo sát, đánh giá vai trị văn phịng cơng tác hoạch định Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh? ?? Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Vai trò văn phịng cơng tác hoạch định. .. đích nghiên cứu - Khảo sát, đánh giá vai trò văn phịng cơng tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh - Đề xuất giải pháp nâng cao vai trị văn phịng cơng tác hoạch định UBND tỉnh Bắc Ninh 2.3 Nhiệm vụ