Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá văn phòng của uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá

Một văn phòng hành chính vănthư khoa học và hoạt động có hiệu quả cao sẽ giúp cho đơn vị đó triển khaicông việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi Ých kinh tế xã hội còng nh chấtlượng côn

LỜI MỞ ĐẦU

Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, nền kinh tếnước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ vững chắccần phải có sự quản lý, điều hành tốt Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọithành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước

Nh chóng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính văn thư giữ mộtchức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ Hoạtđộng phòng hành chính văn thư đóng góp một phần không nhỏ vào sự thànhbại của doanh nghiệp Vì vậy, văn phòng hành chính văn thư phải được tổchức quản lý một cách khoa học và hiệu quả Một văn phòng hành chính vănthư khoa học và hoạt động có hiệu quả cao sẽ giúp cho đơn vị đó triển khaicông việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi Ých kinh tế xã hội còng nh chấtlượng công việc và ngược lại

Phòng hành chính văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ,công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệtvăn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính

và in Ên đánh máy vi tính… phòng hành chính văn thư đã tạo cho việc soạncác văn bản hành chính và một số công việc khác

Thấy được vai trò quan trọng đó của hành chính văn thư thì việc nângcao trình độ hành chính văn thư là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi người Làmột sinh viên thực tập, sau hai năm được học tập và giảng dạy tại trường Đàotạo Bồi dưỡng cán bộ công chức ngành giao thông vận tải, tôi đã nắm đượcnhững kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình hành chính - văn thư.Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khiứng dụng vào công việc thực tế

Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi tiếp xúc với môi trườnglàm việc thực tế tôi đã xác định mục tiêu phải cố gắng nhiều trong đợt thựctập này là:

- Vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế

- Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở.

Và sau một tháng rưỡi thực tập tại uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá, tuy còngặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế,song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các cô, chú, các anh, chị và sự cố gắng củabản thân, tôi đã hoàn thành công việc thực tập của mình một cách có hiệu quả

và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ Ých

Sau đây, tôi xin trình bày nội dung báo cáo thực tập của tôi

- Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận và phụ lục Báo cáo gồm có 3chương

Chương I: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá văn phòng của uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá Chương II: Quá trình khảo sát, thực hiện công tác, văn thư, lưu trữ

và quản trị văn phòng tại uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá.

Chương III: Thu hoạch của bản thân.

Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo có nhiều thiếusót, vậy mong được sự góp ý của thầy, cô và các bạn để báo cáo của tôi đượchoàn thành tốt hơn

CHƯƠNG I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ VÀ VĂN PHÒNG

HÀNH CHÍNH CỦA UỶ BAN XÃ TÀM XÁ

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ

1 Chức năng.

Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá là tổ chức sự nghiệp quản lý Nhà nước cóchức năng quản lý Nhà nước do Hội đồng nhân dân giao cho vừa do Uỷ bannhân dân cấp trên giao và chịu sự lãnh đạo thống nhất của chính phủ Là cơquan hành chính Nhà nước hoạt động thường xuyên của địa phương thuộc hệthống hành chính thống nhất và thông suốt cả nước Nhưng thực hiện việc chỉđạo, điều hành hằng ngày công việc hành chính Nhà nước ở địa phương là cơquan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm thi hànhnhững nghị quyết của Hội đồng nhân dân và báo cáo công việc trước Hộiđồng nhân dân cung cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên Là cơ quan hành chínhNhà nước ở địa phương song uỷ ban nhân dân không chỉ chịu trách nhiệmchấp hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân mà còn cả những nghịquyết của cơ quan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất củaNhà nước

Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá có trụ sở tại Huyện Đông Anh - Hà Nội, có

tư cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng

xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công đoàn ở địa phương

* Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựnglực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ởđịa phương và việc cư trú đi lại của người nước ngoài ở địa phương.

* Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước và của công dân,chống tham nhòng buôn lâu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác

* Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xãhội

* Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở địa phương

* Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phương (thuế) phốihợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, thu đủ, thu kịp thời cácloại thuế và các khoản thu khác ở địa phương

* Uỷ ban nhân dân xã, Tàm Xá còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vịhành chính ở địa phương

3 Cơ cấu tổ chức của uỷ ban nhân dâ xã Tàm Xá.

* Giới thiệu về cơ cấu tổ chức.

Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá có chủ tịch và các phó chủ tịch do Hội đồngnhân dân cung cấp bầu ra Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc

uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá do chủ tịch uỷ ban nhân dân quy định

Hiện nay uỷ ban có 25 cán bộ trong biên chế của cơ quan, còn lại là hợpđồng, hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học chuyên ngành, nhiều cán bộđược đào tạo với trình độ cao Đẳng, trung học chuyên nghiệp

Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn - nghiệp vụ uỷ ban nhândân xã Tàm Xá như sau:

* Trên đại học : 01 người : 01 ngêi

* Đại học hành chính : 05 người : 05 ngêi

* Đại học ngành khác : 10 người : 10 ngêi

* Cao đẳng : 01 người : 01 ngêi

* Trung cấp: 05 người : 05 ngêi

Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chăt chẽ giữa ban chủ tịch, Uỷban với các ban trực thuộc Uỷ ban nhân dân, các ban này có chức năng thammưu, giúp việc co ban chủ tịch Uỷ ban nhân dân về mọi mặt.

C Chức năng của từng ban

* Cán bé văn phòng: là ban tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo uỷ bannhân dân xã trong xây dựng, là ban thông tin tổng hợp hoạt động của uỷ ban ,triển khai thực hiện ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công táchành chính của Uỷ ban Vừa phụ trách công tác tổ chức cán bộ, văn thư lưutrữ, công tác bảo vệ quản lý cơ sở vật chất, phục vụ mọi hoạt động của Uỷban

* Ban địa chính - xây dựng: là ban có chức năng quản lý quyền sử dụngđất đai, chuyển nhượng thế chấp, tặng quyền sở hữu đất… và cấp giấy phépxây dựng hoặc giải phóng mặt bằng

* Ban tư pháp: là ban có chức năng kiểm tra, xử lý các công văn của uỷban

* Cán bé kế toán - tài chính: là ban tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo,

Uỷ ban tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê và tài chính của Uỷ bantheo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và các quy định về kế toán tài chínhcủa Uỷ ban nhân dân

* Ban chỉ huy quân sự: là ban có chức năng nhận công văn, báo cáo củaĐảng uỷ, Huyện uỷ về công tác quân sự

* Ban công an: là ban có chức năng đảm bảo trật tự an ninh trong thônxóm, phường, thị xã

* Cán bé thuế thương nghiệp: là ban có chức năng ban hành luật thuế ápdụng đối với hộ kinh doanh nhỏ trên địa bàn xã

* Ban văn hoá thông tin: là ban có chức năng làm công tác tuyên truyềnnhững chủ trương, chính sách về văn hoá Và góp phần xây dựng nếp sốngvăn minh - văn hoá cho người dân

Trong thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá, tôi đã đượcnhận về thực tập tại phòng hành chính - văn thư Sau đây là một vài nét giớithiệu về văn phòng hành chính - văn thư.

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH.

1 Chức năng.

Văn phòng hành chính là ban có chức năng tham mưu và giúp việc cholãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá trong xây dựng, triển khai thực hiện kếhoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chinhquản trị của Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư- lưu trữ của

Uỷ ban nhân dân xã

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

* Lập và tổ chức kế hoạch hàng năm của Uỷ ban nhân dân và lập kếhoạch sáu tháng đầu năm… Định kỳ báo cáo công tác thực hiện kế hoạch theoquy định

* Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trìnhtheo đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡnhững khó khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch

* Thu thập và xử lý thông tin kịp thời và chính xác

* Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên

* Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những vănbản ở bên ngoài cơ quan gửi đến

* Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của Uỷ ban nhân dân để phục vụ choviệc tra tìm nhanh chóng và thuận tiện

* Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trong thiết bị, công cụ lao động của uỷban

* Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, theo đúng quy định, quản lý vàcấp giấy giới thiệu

* Làm các thủ tục nh: Đăng ký, quản lý con dấu chuyển giao văn bản đi,đến, tiếp nhận văn bản…

3 Cơ cấu tổ chức văn phòng hành chính

* Trưởng ban chịu trách nhiệm Uỷ ban nhân dân xã về tổ chức điều hànhcác công việc trong phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Uỷ bannhân dân, phân công chỉ đạo công việc chung

* Cán bộ: Thực hiện những công việc theo sự phân công của trưởng ban.Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch tuần tới, làm cáccông việc phát sinh theo sự phân công của trưởng ban, quản lý các trang thiết

bị được giao có hiệu quả Thực hiện công tác văn thư, bảo mật, đănưg ký, tiếpnhận, cấp phát, lưu trữ công văn, tài liệu đến và đi

Sơ đồ tổ chức của văn phòng hành chính

4 Thái độ và tinh thần làm việc của cán bộ trong cơ quan

Qua đợt thực tập này, điều để lại cho tôi Ên tượng sâu sắc nhất là tìnhcảm , tinh thần làm việc hăng say, hết mình của tất cả các cán bộ, nhân viêntrong Uỷ ban Tuy là cơ quan hành chính Nhà nước nhưng không giốngnhững cơ quan hành chính Nhà nước khác bởi ở đây các cán bộ trong uỷ banđều có tác phong làm việc rất hiện đại và khoa học Trong công việc, các cán

bộ và nhân viên luôn ý thức được nghĩa vụ, trách nhiệm của mình, chấp hànhnghiêm chỉnh nội quy của cơ quan, tác phong nhanh nhẹn và năng nổ sáng tạotrong công việc

C¸n bé

Tr ëng banNguyÔn ThÞ NhËm

C¸n bé Phan V¨n Long

Tuy là làm việc hành chính, nhưng giê giấc ở Uỷ ban luôn được chấphành nghiêm chỉnh Thái độ làm việc của cán bộ trong cơ quan rất tốt, côngviệc trong một ngày họ không bao giê để đến ngày mai, mà đều cố gắng hoàntất, dù phải về muộn hơn bình thường Nhiều khi đã hết giê làm từ lâu nhưng

họ vẫn ở lại để hoàn thành nốt công việc đề ra trong ngày Điều đó đã cho tathấy được thái độ cũng như tinh thần hết mình vì công việc của cán bộ Uỷ bannhân dân xã Tàm Xá

Trong Uỷ ban có nhiều phòng ban với những chức năng và nhiệm vụriêng và được bố trí khá xa hơn Nhưng không vì thế mà thái độ cán bộ trongcác phòng ban cũng như giữa các phòng ban với nhau có sự khác biệt hay mộtkhoảng cách nào Mà trái lại Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá như một ngôi nhàlớn mà ở đó có sự yêu thương đùm bọc che chở, giúp đỡ lẫn nhau giữa cáccán bộ trong cơ quan

Tóm lại, để đạt được những điều trên là một phần nhờ vào sự quan tâmhợp lý của Ban chử tịch đối với đội ngò cán bộ trong cơ quan Sự đầu tư thíchđáng vào nguồn nhân lực của cơ quan để ngày càng nâng cao chất lượng độingò cán bộ nhân viên, sự cố gắng mở rộng quan hệ hợp tác, đổi mới phươngthức, lề lối, cũng như tác phong làm việc nhằm đáp ứng và theo kịp với sựphát triển của xã hội

CHƯƠNG II QUÁ TÌNH KHẢO SÁT, THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN

XÃ TÀM XÁ.

I CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Tàm

Xá

Hiện nay, văn bản quản lý, chỉ đạo ở xã chưa có quyết định ban hành

Nh chóng ta đã biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ quanphải ban hành, để thuận tiện cho công tác văn bàn thư - lưu trữ

Nh vậy,văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trò rấtquan trọng đối với các cơ quan Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cầnphải có văn bản và ban hành kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuậnlợi hơn trong công tác văn thư - lưu trữ Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thìcán bộ trong cơ quan sẽ nắm rõ được nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thựchiện đúng theo nguyên tắc đã đề ra

Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công tác mang tính khoahọc và kỹ thuật cao Những cán bộ làm công tác văn thư nói chung và nhữngcán bộ chuyên trách công tác văn thư tuỳ theo yêu cầu cụ thể, phải được bồidưỡng, huấn luyện cán bộ ở những mức độ khác nhau

Để đáp ứng yêu cầu thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyênmôn cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách và những cán bộ kháclàm công việc có liên quan đến công tác văn thư, hàng năm có nhiều líp bồidưỡng nghiệp vụ ngắn hạn do Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Anh tổ chứctheo sự chỉ đạo chung của Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Anh, phục vụ choviệc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các đối tượng làm các nghiệp vụ văn thưkhác nhau

Ngoài các líp ngắn hạn nói trên, cán bộ ở xã cũng bố trí chương trình vănthư trong nội dung làm việc của mình

Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc làmrất cần thiết.

Về cơ sở hạ tầng từ khi mới thành lập Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá đãgặp nhiều thiếu thốn về nhà để tài liệu, chỗ làm việc cho cán bộ công nhânviên còn thiếu thốn, với sự quan tâm của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗlực phân đấu của công tác văn thư, đến nay Uỷ ban đã được trang bị các thiết

bị làm việc tương đối đầy đủ

Trong mỗi phòng ban đều có lắp đặt máy vi tính Pentium IV được nốimạng, một quạt thông gió, một máy điện thoại được nối mạng rộng ra ngoài.Văn phòng hành chính văn thư được trang bị cho mỗi phòng từ 1 đến 2máy vi tính và một máy in Trang bị, hai máy photocopy cho văn thư, cácphòng đều có điện thoại … các máy tính đều được nối mang với nhau vàđược kết nối mạng Internet và có tốc độ xử lý cao để đảm bảo công việc được

xử lý nhanh chóng thuận tiện

Những trang thiết bị khác nh nhà cửa trụ sở được bố trí rộng rãi đảm bảođiều kiện làm việc cho các cán bộ, nhân viên tương đối tốt, dụng cụ vănphòng phẩm được cung cấp kịp thời đủ nhu cầu

Công tác kiểm tra đối với công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Tàm

Xá như sau:

Uỷ ban xã đã tổ chức kiểm tra theo định kỳ, (Sáu tháng một lần) Mỗilần kiểm tra để làm sáng tỏ kết quả đã đạt được trong quá trình thực hiệnnhững nhiệm vụ của cơ quan

Qua sự kiểm tra này để đánh giá các đường lối đưa ra về công tác vănthư có đúng hay không để kịp thời sửa đổi sát với thực tế

Khi kiểm tra có thể xây dựng được các bản hướng dẫn, chỉ đạo một cáchsát thực với hoạt động của cơ quan

Mỗi lần kiểm tra thì cấp trên sẽ kiểm tra về chất lượng xử lý thông tincủa cơ quan nh thế nào?

Kiểm tra toàn bộ tổng hợp thông tin có đúng hay không

Kiểm tra văn bản có đúng thể thức hay không và kiểm tra độ chính xáccủa thông tin.

Nh vậy, công tác kiểm tra đối với công tác văn thư là nhằm xem xét cán

bộ văn thư làm việc có hiệu quả hay không Nếu không thì sẽ phải chỉnh sửalại … để cho công tác văn thư ngày càng phát triển và đi lên

Tổ chức biên chế của văn thư chuyên trách của Uỷ ban là tổ chức biênchế cho vă thư chuyên trách là 5 năm một lần Tổ chức biên chế cho văn thư

là những người làm việc ở cơ quan từ 5 năm trở lên, có lý lịch tốt, chấp hànhmọi quy chế mà cơ quan đã đề ra…

Hình thức, tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung Có nghĩa làtoàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại mộtnơi, một vị trí của cơ quan hay làm việc nơi chung của cơ quan Đó là vănphòng hành chính

2 Công tác soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản đó là một công việc thường làm ở bất kỳ cơ quan, tổchức … nào Như chóng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo quy địnhchung cho nên công việc này đòi hỏi phải có độ chính xác cao thì văn bản đómới có hiệu lực Hơn thế nữa văn bản là vật mang tin để ghi lại và truyền đạtthông tin trong hoạt động, quản lý Nã mang tính giao dịch cụ thể hoá các vănbản pháp quy và thực hiện những kế hoạch công tác theo chức năng nhiệm vụcủa Uỷ ban, Việc phân công soạn thảo văn bản do Trưởng ban, văn phòngphân công và được phân công cho cán bộ văn thư soạn thảo Văn bản cơ quan

do cán bộ Đỗ Hương Chà soạn thảo, công việc soạn thảo của Uỷ ban là soạnthảo những văn bản hành chính thông thường nó bao gồm: công văn, báo cáo,thông báo, tờ trình … Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nóđược viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quyđịnh chặt chẽ nhằm bảo đảm cho văn bản đó tính pháp lý, tính quyền lực củavăn bản

Sau khi soạn thảo văn bản xong thì phải in ra, trước khi in thì phảiprcview để chỉnh sửa văn bản sau đó đóng lại và mở hộp thoại print bằngcách vào File/Print.

Trong đó All là in tất cả, current page là in trang chứa con trá, puges là

in trang tuỳ thích ta gõ số trang cần in vào đây

Lập bảng biểu thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong những năm gầy đây:

+ Thời gian ban hành văn bản

+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản

+ Đối tượng giải quyết trong văn bản

+ Hậu quả tác động của văn bản

Căn cứ để xác định:

+ Yêu cầu giải quyết công việc

Yêu cầu của vấn đề cần giải quyết

Yêu cầu của cơ quan

+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết vănbản.

Nội dung xác định:

+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản

+ Xác định thời gian ra văn bản

- Xác định tên loại văn bản

Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của vănbản cần được soạn thảo Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọnđược loại văn bản phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyềnban hành văn bản của cơ quan Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể,việc chọn loại văn bản thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giảiquyết công việc đạt hiệu quả, đúng mục đích

Căn cứ để xác định

+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan

+ Nội dung của vấn đề cần giải quyết

+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản

Nội dung công việc:

+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loạivăn bản để chọn ra văn bản cần sử dụng

+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn

Tạo mẫu văn bản tiện cho việc thực hiện mục đích ban hành văn bản,giải quyết công việc đã đặt ra

- Thu thập thông tin

Mỗi văn bản đều phải có các số liệu dẫn chứng sự việc, căn cứ pháp lý

… Đó là thông tin cần thiết cho việc soạn thảo văn bản, các thông tin đó phảiđược thu thập một cách đầy đủ, khách quan, chính xác trong quá trình chuẩn

bị để soạn thảo một văn bản Văn bản càng quan trọng, thông tin thu thậpcàng phải đầy đủ, chính xác và khách quan

Có 3 loại thông tin cần thu thập: thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ

và thông tin thực tế

+ Cơ sở thu thập:

Căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giải quyết công việctrong văn bản

Căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản

+ Nội dung công việc:

Thông tin thực tế: loại thông tin này thu thập từ thực tế công việc có liênquan đến vấn đề phải giải quyết trong văn bản phải soạn thảo

Những thông tin loại này không thu thập từ các loại Hồ sơ mà thu thập

từ cuộc sống thực tế Loại thông tin này càng chính xác, càng mang lại tínhkhả thi cho văn bản được soạn thảo ra

Thông tin tiến độ, đây là loại thông tin rót ra từ hồ sơ công việc để xácđịnh tiến trình công việc đang thực hiện, từ đó xác định nội dung tiếp theo củavăn bản phải soạn thảo

Loại thông tin này đảm bảo cho nội dung văn bản không trùng lặp vớicác văn bản trước đó

Thông tin nguyên tắc: đây là loại thông tin được rót ra từ hồ sơ nguyêntắc, có liên quan đến công việc phải giải quyết trong văn bản sẽ soạn thảo.Loại thông tin này giúp cho văn bản được soạn thảo ra phù hợp với hệ thốngpháp luật của Nhà nước và không trái với văn bản của cấp trên Mặt khác, loạithông tin này là cơ sở pháp lý cho các nội dung giải quyết vấn đề trong vănbản sẽ được soạn thảo

- Viết đề cương

Đây là công việc chuẩn bị cuối cùng để hình thành một văn bản Tất cáccông việc chuẩn bị trên đều để đi đến công việc cuối cùng này Việc viết đềcương là hình thành một cách hoàn thiện văn bản sẽ được soạn thảo với việcsắp xếp nội dung một cách hợp lý dễ hiểu Việc hình thành đề cương và viết

đề cương theo mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở

để hình thành đề cương chính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thựchiện sau khi xác định mục đích ban hành văn bản.

Công việc này giúp cho người soạn thảo văn bản hình thành văn bản mộtcách chi tiết trước khi tiến hành viết thành văn bản Mặt khác, việc viết đềcương trước khi soạn thảo tạo điều kiện để người viết sắp xếp ý tứ, nội dung

để văn bản được soạn thảo ra đúng với mục đích ban hành văn bản

* Các phương pháp viết văn bản

- Đọc cho thư ký đánh máy, nghi âm, nghi tốc ký

- Tù soạn thảo văn bản bằng các phương tiện văn phòng

- Viết tay văn bản

* Duyệt bản thảo

- Bản thảo văn bản phải được, duyệt trước khi đánh máy, trình ký và làmthủ tục gửi đi

- Người duyệt bản thảo phải ký tất vào bản thảo mà mình đã duyệt

- Tuỳ từng loại văn bản, tuỳ từng cơ quan mà việc tổ chức duyệt bảnthảo có những đặc điểm riêng

Như vậy, quy trình soạn thảo văn bản là một việc làm rất cần thiết khisoạn thảo văn bản Muốn soạn thảo một văn bản tốt thì phải có một quy trìnhhợp lý sẽ tạo nên một văn bản logic

Thể thức văn bản của cơ quan được thể hiện nh sau:

Thể thức văn bản là các yếu tố thông tin, cần được thể hiện trong vănbản, theo quy định của pháp luật

Thể thức, văn bản có ý nghĩa để đảm bảo tính kỷ cương, thống nhấttrong việc ban hành văn bản quản lý Nhà nước Thể thức của văn bản đảmbảo tính thiết thực và hiệu lực pháp lý của văn bản, song vừa tạo nên thuận lợicho việc quản lý văn bản và phép lịch sự trong việc giao tiếp giữa các cơquan

Quốc hiệu: là yếu tố thông tin thể hiện tên nước và chế độ chính trị củamột quốc gia

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Nam

Độc lập - Tư do - Hạnh phóc Dòng trên: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Nam trình bày

bằng phông chữ VntimeH, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm

Dòng dưới: Độc lập - Tù do - Hạnh phóc trình bày bằng phông chữVntime, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường gạch ngang, nétliền kéo dài hết dòng chữ

Tên cơ quan ban hành văn bản: trình bày ở ô số (2) bằng phông chữVntimeH, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường gạchngang, nét liền, dài khoảng 1/2 so với tên cơ quan và đặt cân đối ở giữa

UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ

Sè, ký hiệu văn bản: Trình bày ở ô số (3) số văn bản trình bày bằngphông chữ Vntime, ký hiệu bằng phông chữ VntimeH, số, và ký hiệu có cỡchữ 13, kiểu chữ đứng thống nhất như sau:

Sè: 37/CV - VP (công văn số 37 của văn phòng)

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: trình bày ở ô số (4)bằng phông chữ Vntime, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng

Địa danh đặt trước thời gian, tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh códấu phẩy Số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản viết bằng số A lập những sốchỉ ngày nhỏ hơn 10, và chỉ số tháng 1, tháng 2 phải viết số 0 ở trước

VD: Tàm Xá, ngày 01 tháng 02 năm 2005

Nơi nhận văn bản: trình bày ở ô số (5a) và ở ô số (5b)

Ô sè (5a) ghi cụm từ "kính gửi" áp dụng cho công văn hành chính Cụm

từ "Kính gửi" và tên cơ quan được trình bày bằng phông chữ Vntime, cỡ chữ

14, kiểu chữ đứng đậm, sau cụm từ "Kính gửi" có dấu hai chấm (: )

Ví dụ: Kính gửi: - Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Anh

- Phòng kế toán - kinh tế và PTNT Huyện Đông Anh

Ô sè (5b) ghi cụm từ "nơi nhận" áp dụng cho tất cả các loại văn bản Cụm

từ nơi nhận được trình bày bằng phông chữ VntimeH, kiểu chữ đứng đậm,

phía dưới tên gọi trình bày trích yếu nội dung văn bản bằng phông chữVntime, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.

VD: BÁO CÁO

V/V tình hình Đại hội của HTX Tàm Xá

Nội dung văn bản: trình bày ở ô số (7) bằng phông chữ Vntime, cỡ chữ

12 đến 14, kiểu chữ đứng Khi xuống dòng thì chữ đầu dòng lùi vào 01 tab.Thể thức để ký và chức vụ của người ký văn bản: Trình bày ở ô số (8)bằng phông chữ VntimeH cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm

VD: TM UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÀM XÁ

CHỦ TỊCHChữ ký của người có thẩm quyền: được trình bày ở ô số (9)

Dấu cơ quan: đóng vào ô số (10) trùm lên 1/3 chữ ký ở phía bên trái

Họ, tên người ký văn bản: trình bày ô số (11) bằng phông chữ Vntime,

cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm

VD: Nguyễn Hữu Khiêm

Tóm lại, thể thức văn bản của cơ quan được thể hiện khá đầy đủ vàlôgic Song vẫn còn tồn tại mét vài yếu tố thể hiện chưa đúng Ví dô nh khiđóng con dấu chưa cân…

3 Quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ, nhằm giúpcho cơ quan và thủ trưởng cơ quan nắm được thành phần nội dung và tìnhhình chuyển giao, tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bảntrong hoạt động hằng ngày của cơ quan

a Quản lý văn bản đi: Là khái niệm chỉ chung của văn bản tài liệu domột cơ quan gửi đi

Các thủ tục khi chuyển giao văn bản đi của cơ quan, có kèm theo phiếugửi Việc chuyển giao văn bản của cơ quan có kịp thời Song đăng ký văn bảntheo hình thức bằng sổ

So với mẫu đăng ký văn bản đi đã học với Đăng ký văn bản đi bằng số, ở

cơ quan thì các yếu tố thể hiện đều gồm có 8 cột Nói chung là giống nhau,không có gì khác nhau

Tuy nhiên, số lượng văn bản ban hành trong năm còn Ýt

Thủ tục giải quyết văn bản đi sau khi đoạn thảo văn bản xong, văn thưkiểm tra thể thức văn bản có phù hợp với pháp luật quy định không, sau đóđưa lên thủ trưởng để trình ký Trước khi văn bản chuyển ra ngoài, một lầnnữa văn thư phải kiểm tra van bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật lên vănbản văn thư ghi số công văn để ngày tháng và trích yếu công văn vào sổ côngvăn đi

Quản lý văn bản đi của Uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá rất rõ ràng, chínhxác, kịp thời, an toàn và bí mật Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dungsong số lượng văn bản đi ban hành còn quá Ýt Sổ công văn đi gọn gàng, sạch

sẽ, dễ hiểu Công văn đi là công văn rất quan trọng chính vì thế mà cơ quancần phải ban hành số lượng văn bản đi nhiều hơn nữa

b Quản lý văn bản đến

Quản lý văn bản đến là khái niệm chỉ chung cho các công văn giấy tờ do

cơ quan nhận được

- Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện nh sau:

Tất cả công văn đến đều phải qua bộ nhận văn thư Văn thư nhận vàphân loại công văn, bóc bì và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tụchành chính hay không Đối với những văn thư mật, thư đích danh, thư cá nhânkhông được phép bóc bì, khi mở phong bì cán bộ văn thư lấy tài liệu, xem xét

kỹ ở trong có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm theo, viếtphần ghi chú vào thư và kẹp ở cuối thư

Sau khi vào sổ công văn đến, văn thư phải sắp xếp theo từng loại để trìnhchủ tịch và các phòng ban chức năng trong uỷ ban, công văn đến ngày nào, thìphân phối ngay trong ngày hôm đó, chậm nhất là đến sáng hôm sau Đối với

công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì văn thư phải phân phối ngay sau khi nhậnđược.

Tất cả các văn bản đều được vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy định nh sau:

Số đến Ngày

đến

Nơi gửi văn bản

Sè , ký hiệu

Ngày tháng văn bản

Tên loại và thích yếu nội dung

Lưu

hồ sơ

Nơi nhận

và người nhận

Ký Gghi

chó

- Phân phối và chuyển giao văn bản đến:

Sau khi bóc bì, đóng dấu "dấu" cán bộ văn thư đăng ký các yếu tố cầnthiết vào sổ rồi trình tất cả văn bản giấy tờ đã nhận được cho trưởng ban vàchủ tịch xem xét và ghi ý kiến, phân phối lên văn bản

Tất cả các văn bản đã đến cơ quan sau khi có ý kiến phân phối của ngườiphụ trách phải được chuyển ngay đến tay người có trách nhiệm nghên cứugiải quyết, không được để chậm hoặc để quên văn bản

Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư phải ký nhận vào sổ nhậnvăn bản

Sổ chuyển giao văn bản

Số đến Ngày chuyển Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Gghi chó

Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phót trong giê hành chính,ngoài giê hành chính là 60 phót Văn bản mật thì thêm cột "mức độ mật"trong mẫu chuyển giao và người nhận phải ký vào sổ

- Đóng dấu đến, mẫu dấu đến:

Dấu "đến" có kích thước 3cm x5cm gồm các thành phần sau:

Tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho bộphận hoặc cá nhân nào giải quyết)

Lưu hồ sơ số …

Dấu đến được trình bày như sau:

5 cm(Tên cơ quan nhận VB

Đến - Sổ: ……….

- Ngày:………

- Chuyển: ………

- Lưu hồ sơ:………

Số đến là số thứ tự của các văn bản đến cơ quan trong một năm

Số đến được nghi nhận liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31-12 cuối năm

Ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký:

Đóng dấu "đến" đóng rõ ràng, chính xác, thống nhất vào khoảng giấy trắng, phía trên, góc trái, phần lề văn bản dưới số và ký hiệu

- Cơ quan thường nhận văn bản đến từ lúc Uỷ ban nhân dân Huyện Đông Anh, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, Bộ giáo dục và đào đào tạo

Như vậy, quản lý văn bản đến của uỷ ban nhân dân xã Tàm Xá nhìn chung quản lý tốt song vẫn còn tồn tại những thiếu sót

Ưu điểm: Đăng ký văn bản đến bằng sổ của cơ quan đơn giản để thực hiện

Nhìn chung, các sổ rất gọn gàng, sạch sẽ và đóng dấu đến rất chính xác…

Nhược điểm: Đăng ký văn bản bvằng sổ của cơ quan tốn nhiều thời gian, khó tra cứu

4 Quản lý con dấu

- Những quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:

+ Con dấu được giao cho trưởng ban văn phòng có trách nhiệm, có trình

độ chuyên môn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu

+ Không được tự tiện mang con dấu theo người

+ Nghiên cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành chính

+ Khi hết giê làm việc thì trưởng ban văn phòng phải cất giấu cẩn thận

- Việc đóng dấu của cơ quan là:

Trước khi đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn thư kiểm tra và soát kỹvăn bản trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờsau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu không chỉ(đóng dấu không có chữ ký, đóng dấu trước - ký tên sau) Đóng dấu trùm lên

từ 1/3 dến 1/4 chữ ký về phía bên trái

Văn thư quản lý các loại con dấu: Dấu tròn, dấu văn phòng, dấu uỷ ban,dấu vuông, dấu công văn đến, dấu công văn đi, dấu chức danh

- Việc đóng dấu của cơ quan rất đúng với quy định của cơ quan về quản

lý và sử dụng con dấu

5 Lập Hồ sơ hiện hành

Lập Hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản thành các hồ sơ trongkhi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định

Những quy trình của cơ quan về lập hồ sơ hiện hành;

+ Khi lập hồ sơ phải rõ ràng, chính xác

+ Phải nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan của đơn vị và côngviệc của từng cán bộ thừa hành trong cơ quan

+ Nắm vững các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác vănthư…

+ Nắm được các loại văn bản giấy tờ của cơ quan làm ra và văn bản giấy

tờ do cơ quan khác gửi đến các hồ sơ đã lập trong năm trước, chế độ, phươngpháp xác định giá trị tài liệu của cơ quan

+ Lập hồ sơ sau khi làm xong cần phải phát huy được tác dụng

+ Mỗi cán bé - nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ.+ Hồ sơ phải đảm bảo mối quan hệ khách quan của văn bản

+ Các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị

+ Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức

+ Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác

Bản danh mục hồ sơ của cơ quan nh sau:

UỶ BAN NHÂN DÂN

HUYỆN ĐÔNG ANH

UỶ BAN NHÂN DÂN

XÃ TÀM XÁ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Nam

Độc lập - Tù do - Hạnh phóc

DANH MỤC HỒ SƠ