Thuyết trình thiết kế can thiệp thay đổi cơ cấu tổ chức cho công ty cổ phần viễn thông và in bưu điện PTP

GVHD: TS TRƯƠNG THỊ LAN ANH I-STUDY: NGUYỄN THỊ BÍCH CHUNG NGUYỄN THỊ ÁNH LINH TRẦN THANH NHẬT NGUYỄN THỊ ĐĂNG SINH NGUYỄN THANH TÙNG NỘI DUNG Phần mở đầu Cơ sở lí thuyết Thực trạng – Chẩn đốn vấn đề Thiết kế can thiệp thay đổi tổ chức công ty PTP Động lực kháng cự PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Câu hỏi nghiên cứu: - Tình hình kinh doanh PTP Các yếu tố tác động đến bị suy thoái - Cần thay đổi cấu để cải cấu tổ chức? Cần thay đổi cấu thiện tình hình kinh doanh theo ý để cải thiện tình hình kinh định BGĐ  Cải thiện tình doanh? hình gia tăng hiệu kinh doanh PHẦN MỞ ĐẦU Đối tượng nghiên cứu: vị trí quản lý phịng ban • quản lí khối trực tiếp kinh doanh • quản lí khối giúp việc – ban tham mưu, phịng kế hoạch, phịng QLDA Phạm vi nghiên cứu: • Chi nhánh miền Nam PTP Phương pháp nghiên cứu: • Dữ liệu thứ cấp từ báo cáo thường kỳ PTP • Nghiên cứu định tính – Phỏng vấn chuyên sâu CƠ SỞ LÍ THUYẾT CƠ SỞ LÝ THUYẾT Lý thuyết cấu tổ chức: - Khái niệm: Là hệ thống thức mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc Thể nhiệm vụ rõ ràng Tạo phối hợp nhẹ nhàng - Vai trò: Phân chia người nguồn lực Làm rõ trách nhiệm Cho nhân viên thấy kỳ vọng CƠ SỞ LÝ THUYẾT Lý thuyết cấu tổ chức: - Các nhân tố cấu tổ chức Chun mơn hóa Phối hợp Phạm vi kiểm soát Cơ cấu tổ chức Phối hợp Quyền hành Theo “Rick Ledbetter, Grand Prairie Fire Department, Grand Prairie, Sep 2003 Tiêu chuẩn hóa CƠ SỞ LÝ THUYẾT Lý thuyết cấu tổ chức: - Các nhân tố tác động đến cấu tổ chức CƠ SỞ LÝ THUYẾT Lý thuyết chẩn đốn: - Mơ hình ngun nhân – kết quả: THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC PTP Các đề xuất can thiệp thiết kế: Trách nhiệm, quyền hạn cách thức làm việc: - Đội ngũ điều hành: Có CEO, COO P TGĐ  CEO có 06 báo cáo trực tiếp : • • • • • • COO (vị tri với nhiệm vụ mới) Phó TGĐ Tài Chinh (vị trí bổ sung) Trưởng đơn vị Phát triển Chiến lược (Đơn vị mới) Trưởng phịng Nhân (vị trí với nhiệm vụ mới) Phó TGĐ khối Dịch vụ cố định Phó TGĐ khối Dịch vụ GTGT THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC PTP Các đề xuất can thiệp thiết kế: Trách nhiệm, quyền hạn cách thức làm việc: - Đội ngũ điều hành: Có CEO, COO P TGĐ  COO có 08 báo cáo trực tiếp: • • • • • • • • Trưởng Phòng Kinh doanh Tiếp thị Tổ Đầu Tư (tách từ Phòng Kế Hoạch Đầu Tư) Trưởng phịng Cơng nghệ Phát triển Sản phẩm Trưởng Nhóm IT(khơng thể biện) Giám đốc SCS Trưởng Nhóm Pháp chế Quy định Nhả nước Trưởng phòng Dịch vụ Hạ tầng Ban Thanh Tra THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC PTP Các bước thực tái cấu: TT Nhiệm vụ Phạm vi Đội ngũ Các giai đoạn dự án Nhân lực dự án dự án Tuyến/ Chọn Hội Đồng Quản Trị Sẽ Trước lúc bắt Các thành viên HĐQT, COO Ban Tổng Giám Đốc định đầu dự án BTGĐ th ngồi Tái cấu Phịng nhân sự, P Tổ Ban điều Giai đoạn Các nhân viên phòng Nhân chức Đào tạo hành (Kéo dài tháng) phịng ban liên quan tuyển ngồi THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC PTP Các bước thực tái cấu: TT Thành lập Phạm vi Phòng Kinh doanh, phòng Dịch vụ Các ban QLDA, P Kế hạ tầng P Kế hoạch& Đầu tư Các giai đoạn dự án Nhân lực dự án Ban điều Giai đoạn hành (Kéo dài tháng) phòng ban liên quan hoạch &Đầu tư Chia tách Đội ngũ dự án Nhiệm vụ Các nhân viên tuyển Ban điều Giai đoạn Các nhân viên hành (Bắt đầu sau phòng ban liên quan hoạch& Đầu kết thúc GĐ – tuyển tư kéo dài tháng) Phòng Kế THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC PTP Các bước thực tái cấu: TT Nhiệm vụ Phạm vi Đội ngũ Các giai đoạn dự án Nhân lực dự án dự án Phòng KDTT, Phòng Ban điều Giai đoạn Các nhân viên Hợp tác quốc tế hành (Bắt đầu sau phòng ban liên quan doanh - Tiếp kết thúc GĐ – tuyển ngồi thị Tái cấu Phịng Kinh kéo dài tháng) Tái cấu Văn phịng cơng ty, P Ban điều Giai đoạn Các nhân viên phịng ban Kế tốn - Tài vu, P (Bắt đầu sau phòng ban liên quan chức Công nghệ PTSP, kết thúc GĐ – tuyển khác SCS, IT kéo dài tháng) hành ĐỘNG LỰC VÀ KHÁNG CỰ NHỮNG ĐỘNG LỰC VÀ KHÁNG CỰ Quản lí ỦNG HỘ viên Cao nhân Phòng kinh doanh tiếp thị KHÁNG CỰ Khối kinh doanh trực tiếp/ Dịch vụ Phòng tham mưu phòng Ban kế hoạch Ban kết nối Phòng tổ chức đào tạo Thấp ban Phịng kĩ thuật cơng nghệ Phịng kế tốn – tài vụ Phịng cơng nghệ thông tin NHỮNG ĐỘNG LỰC VÀ KHÁNG CỰ Nhân viên Ủng hộ  Tạo môi trường làm việc thân Kháng cự  Không chấp nhận ảnh hưởng thiện, vui vẻ cạnh tranh lành đến quyền lợi cách thức làm mạnh việc  Nâng cao kiến thức chuyên mơn, hộ thăng tiến  Có bước tiến tiền lương, thưởng làm tốt công việc giao  Không hiểu rõ nhu cầu chuyển đổi  Hoang mang lo âu lo sợ cơng ty giảm nhân  Thờ với thay đổi công ty NHỮNG ĐỘNG LỰC VÀ KHÁNG CỰ Quản lý Ủng hộ  Thay đổi cải thiện tảng kỹ người (cấp quản lý)  Xóa bỏ quan liêu cạnh tranh không lành mạnh  Luồng công việc liên tục giảm thời gian giải công việc  Nâng cao lực cạnh tranh, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng  Đặc biệt tăng doanh số doanh thu bán hàng Kháng cự  Không chấp nhận thay đổi quyền lực kiểm soát cấp quản lý  Thái độ lo sợ khơng làm dẫn tới việc nhân viên  Thiếu tin tưởng vào khả ban lãnh đạo  Lượng cơng việc tăng lên dẫn đến áp lực công việc NHỮNG ĐỘNG LỰC VÀ KHÁNG CỰ Giải pháp quản trị thay đổi: Nhóm giải pháp Cách thực  Giữ bình tĩnh làm việc với người khác  Dự đốn trước áp lực trải qua cách nhàng có hiệu Sự ủng hộ lãnh đạo  Không nên bảo thủ bảo vệ ý kiến người khác bất đồng ý kiến với  Đưa giải pháp có tính sáng tạo để giải vấn đề  Chấp nhận mạo hiểm thử áp dụng ý tưởng NHỮNG ĐỘNG LỰC VÀ KHÁNG CỰ Giải pháp quản trị thay đổi: Nhóm giải pháp Cách thực  Đánh giá xếp thứ tự việc nên làm theo điều kiện thay đổi  Tỏ phấn khởi thay đổi tâm đạt mục Sự ủng hộ lãnh đạo tiêu lâu dài  Cởi mở chân thật làm việc với người khác  Tham gia tích cực vào q trình thay đổi  Quyết định dứt khoát cần thiết, tránh chần chừ lâu NHỮNG ĐỘNG LỰC VÀ KHÁNG CỰ Giải pháp quản trị thay đổi: Nhóm giải pháp Cách thực Sự chống đối là:  Phản ứng tự nhiên phản ứng tự bảo vệ Hướng suy nghĩ  Một bước tích cực để tiến tới thay đổi chống đối  Tạo thêm lượng để làm việc  Là nguồn thông tin quan trọng q trình thay đổi  Khơng phải cản trở để tiến tới thay đổi NHỮNG ĐỘNG LỰC VÀ KHÁNG CỰ Giải pháp quản trị thay đổi: Nhóm giải pháp Cách thực  Chấp nhận cảm xúc người Giúp đỡ họ bước  Lắng nghe phàn nàn  Làm cho người yên tâm cách cung cấp thêm thông tin  Chỉ cho họ thấy cũ lỗi thời cần phải thay đổi  Cung cấp cho họ nguồn lực cần thiết ủng hộ họ NHỮNG ĐỘNG LỰC VÀ KHÁNG CỰ Giải pháp quản trị thay đổi: Nhóm giải pháp Cách thực  Khẳng định tổ chức ủng hộ chấp nhận mạo hiểm  Nhấn mạnh đến tính liên tục mục đích lâu dài lợi ích mà Tạo khả giúp họ thay đổi thay đổi mang lại  Giúp nhân viên khám phá khả lựa chọn khả mạo hiểm  Lôi kéo họ vào trình định  Làm việc theo nhóm  Tạo hội để phát triển cá nhân CẢM ƠN CÔ VÀ CÁC ANH CHỊ! ... gồm phần Kết nối Phòng Kết nối giá cước THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC PTP Các đề xuất can thiệp thiết kế: Sắp xếp lại phận: - Cơ cấu khuyến nghị chuyển tiếp tạm thời: THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC PTP Các... Dịch vụ khác: thi cơng cơng trình kinh doanh thiết bị viễn thông Dịch vụ thông tin In ấn: In thơng dụng, In thẻ cào, in mã vạch, in hóa đơn, in tờ rơi THỰC TRẠNG Cơ cấu tổ chức PTP: CHẨN ĐỐN Các... linh hoạt điều hành Điều phối quản lí phịng ban cịn cần nhiều cải thiện Phân công công việc, quyền hạn trách nhiệm cịn nhiều thiếu sót THIẾT KẾ CAN THIỆP THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC THAY ĐỔI CƠ CẤU