Thiết kế can thiệp thay đổi cơ cấu tổ chức cho công ty cổ phần viễn thông và in bưu điện PTP

Mục lục Mục lục ......................................................................................................................................................... 1 Phần mở đầu ................................................................................................................................................ 2 Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết ......................................................................................................................... 4 1.1.Lý thuyết về cớ cấu tổ chức ............................................................................................................... 4 1.1.1. Khái niệm .................................................................................................................................. 4 1.1.2. Vai trò ....................................................................................................................................... 4 1.1.3. Các nhân tố của cơ cấu tổ chức: ................................................................................................ 4 1.1.4. Các nhân tố tác động đến cơ cấu của tổ chức – Mô hình lý thuyết .......................................... 4 1.2.Lý thuyết về chẩn đoán ..................................................................................................................... 5 1.2.1. Lý thuyết chẩn đoán ..................................................................................................................... 5 1.2.2. Mô hình nguyên nhân- kết quả ..................................................................................................... 6 Chƣơng 2: Thiết kế can thiệp thay đồi cơ cấu tổ chức cho công ty PTP................................................ 7 2.1. Giới thiệu về công ty ......................................................................................................................... 7 2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty ............................................................................................. 7 2.3. Chẩn đoán ....................................................................................................................................... 11 2.3.1. Thu thập thông tin ...................................................................................................................... 11 2.3.1.1. Mục tiêu của thu nhập và xử lý thông tin ............................................................................. 11 2.3.1.2. Đối tượng khảo sát ............................................................................................................... 12 2.3.1.3. Kỹ thuật thu thập thông tin ................................................................................................... 12 2.4. Các đề xuất can thiệp thiết kế cơ cấu tổ chức .............................................................................. 14 2.4.1. Mục tiêu ..................................................................................................................................... 14 2.4.2. Các đề xuất can thiệp .................................................................................................................. 14 2.4.2.1. Sắp xếp lại các bộ phận........................................................................................................ 14 2.4.2.2. Làm rõ trách nhiệm và quyền hạn và cách thức làm việc giữa các phòng ban với nhau .... 17 2.4.2.3. Các bước thực hiện Tái cơ cấu tổ chức (cấp phòng ban chức năng)................................... 20 Chƣơng 3: Những động lực và sự kháng cự lại sự thay đổi .................................................................. 22 3.1. Những kháng cự và ủng hộ sự thay đổi ........................................................................................ 22 3.1.1. Nhân viên ................................................................................................................................... 22 3.1.2. Quản lý ....................................................................................................................................... 22 3.2. Các giải pháp quản trị sự thay đổi ................................................................................................ 23 Kết luận ...................................................................................................................................................... 24

THIẾT KẾ CAN THIỆP THAY ĐỔI CƠ CẤU

TỔ CHỨC CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN - PTP

GVHD: TS TRƯƠNG THỊ LAN ANH

LỚP :QTKD ĐÊM 2 K22 HVTH: Nhóm 4

THIẾT KẾ CAN THIỆP THAY ĐỔI CƠ CẤU

Mục lục

Mục lục 1

Phần mở đầu 2

Chương 1: Cơ sở lý thuyết 4

1.1.Lý thuyết về cớ cấu tổ chức 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2 Vai trò 4

1.1.3 Các nhân tố của cơ cấu tổ chức: 4

1.1.4 Các nhân tố tác động đến cơ cấu của tổ chức – Mô hình lý thuyết 4

1.2.Lý thuyết về chẩn đoán 5

1.2.1 Lý thuyết chẩn đoán 5

1.2.2 Mô hình nguyên nhân- kết quả 6

Chương 2: Thiết kế can thiệp thay đồi cơ cấu tổ chức cho công ty PTP 7

2.1 Giới thiệu về công ty 7

2.2 Thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty 7

2.3 Chẩn đoán 11

2.3.1 Thu thập thông tin 11

2.3.1.1 Mục tiêu của thu nhập và xử lý thông tin 11

2.3.1.2 Đối tượng khảo sát 12

2.3.1.3 Kỹ thuật thu thập thông tin 12

2.4 Các đề xuất can thiệp thiết kế cơ cấu tổ chức 14

2.4.1 Mục tiêu 14

2.4.2 Các đề xuất can thiệp 14

2.4.2.1 Sắp xếp lại các bộ phận 14

2.4.2.2 Làm rõ trách nhiệm và quyền hạn và cách thức làm việc giữa các phòng ban với nhau 17

2.4.2.3 Các bước thực hiện Tái cơ cấu tổ chức (cấp phòng ban chức năng) 20

Chương 3: Những động lực và sự kháng cự lại sự thay đổi 22

3.1 Những kháng cự và ủng hộ sự thay đổi 22

3.1.1 Nhân viên 22

3.1.2 Quản lý 22

3.2 Các giải pháp quản trị sự thay đổi 23

Kết luận 24

Phần mở đầu

- Lý do chọn đề tài

Xã hội – kinh tế - công nghệ luôn vận động theo xu hướng đi lên, đồng thời xu hướng chung của

xã hội ảnh hưởng đến các tổ chức cũng như con người, do vậy tổ chức cần phải thay đổi để thích ứng kịp thời Với tình hình kinh doanh đang bị suy thoái dần ở Công ty cổ phần viễn thông và in bưu điện PTP – một công ty hoạt động sản xuất kinh doanh các sản phẩm phục vụ trong ngành bưu chính viễn thông (lợi nhuận năm 2013 giảm gần 65% so với năm 2012), cùng với ý định từ phía ban giám đốc, điều chỉnh và thay đổi cơ cấu của tổ chức là cần thiết nhằm đạt hiệu quả kinh doanh tốt hơn, đạt mục tiêu tăng trường và phát triển của cả công ty.Việc phân tích nhằm tìm ra nguyên nhân và đề ra những giải pháp khôi phục lại cơ cấu tổ chức của công ty Do đó, nhóm quyết định chọn đề tài nghiên cứu “THIẾT KẾ CAN THIỆP THAY ĐỔI CƠ CẤU TỔ CHỨC CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN – PTP CẤP ĐỘ PHÒNG BAN CHỨC NĂNG”

- Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu

+ Mục tiêu của nghiên cứu tìm ra những nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động tổ chức của Công ty CP Viễn Thông và In Bưu Điện, từ đó đề ra giải pháp tái cơ cấu tổ chức để đem lại hiệu quả cho Công ty

+ Câu hỏi nghiên cứu:

 Những nguyên nhân nào ảnh hưởng đến hiệu quả quả hoạt động của cơ cấu tổ chức?

 Cần thay đổi cơ cấu tổ chức như thế nào để khắc phục tình trạng trên?

- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

+ Đối tượng phân tích của nghiên cứu là hiệu quả điều hành và hoạt động củacác phòng bantại công ty CP Viễn Thông và In Bưu Điện

+ Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hiệu quả điều hành và hoạt động của các phòng ban tại Công

ty - chi nhánh miền nam

- Phương pháp nghiên cứu:

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp tập hợp từ những báo cáo thường kỳ của công ty và kết hợp với kinh nghiệm thực kế của người nghiên cứu về cách thức hoạt động của công ty nhằm phân tích và nhận định những nhân tố làm giảm hiệu quả kinh doanh của tổ chức

Khảo sát định tính thực tế - phỏng vấn chuyên sâu với một số thành viên chủ chốt/ quản lí cấp phòng/ bộ phận tại chi nhánh Hồ Chí Minh

- Kết cấu đề tài

Bài nghiên cứu có những nội dung chính được trình bày theo thứ tự:

+ Phần mở đầu

+ Chương 1: Cơ sở lý thuyết

+ Chương 2: Thiết kế can thiệp thay đồi cơ cấu tổ chức cho công ty PTP + Chương 3: Những dộng lực và sự kháng cự lại sự thay đổi

+ Kết luận

Chương 1: Cơ sở lý thuyết

1.1 Lý thuyết về cớ cấu tổ chức

1.1.1 Khái niệm

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừaphụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì vàliên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra một sự phốihợp nhịp nhàng để đáp ứng các mục tiêu của

tổ chức

1.1.2 Vai trò

Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên làm việc cùng nhau một cách hiệu quả bằng cách:

 Phân chia con người và các nguồn lực khác cho các hoạt động

 Làm rõ trách nhiệm của các nhân viên và sự nỗ lực hợp tác của họ bằngcách thông qua các bản mô tả công việc, các sơ đồ tổ chức và quyền hànhtrực tuyến

 Cho phép nhân viên biết được những gì đang kỳ vọng của họ thông qua các quy tắc, các thủ tục hoạt động và tiêu chuẩn công việc

 Thiết kế các tiến trình để thu thập và đánh giá thông ti giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định và giải quyết các vấn đề

1.1.3 Các nhân tố của cơ cấu tổ chức:

Để đạt được mục tiêu của tổ chức, cơ cấu tổ chức bao gồm 4 nhân tố cơ bản sau:

- Chuyên môn hóa: Là tiến trình xác định những nhiệm vụ cụ thể và phânchia chúng cho các cá nhân khác hoặc đội đã được đào tạo để thực hiệnnhững nhiệm vụ đó

- Tiêu chuẩn hóa: Liên quan đến việc các thủ tục ổn định và đồng nhất màcác nhân viên phải làm trong quá trình thực hiện công việc của họ

- Phối hợp: Bao gồm những thủ tục chính thức và không chính thức hợpnhất những hoạt động của cá nhân, các đội và các bộ phận khác nhau trongtổ chức

- Quyền hành: Về cơ bản là quyền ra quyết đinh và hành động Những tổchức khác nhau sẽ phân

1.1.4 Các nhân tố tác động đến cơ cấu của tổ chức – Mô hình lý thuyết

Mô hình nghiên cứu các nhân tố nội bộ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của Rick Ledbetter, Grand Prairie Fire Department, Grand Prairie, Sep 2003

dữ liệu đúng hướng Câu hỏi đặt ra là tại sao tổ chức muốn thay đổi? Với mỗi câu trả lời dưới đây cho ta một góc tiếp cận khác nhau trong quá trình chẩn đoán:

Nếu tổ chức đang có vấn đề cần giải quyết thì quá trình chẩn đoán tập trung vào nhận dạng vấn

đề và thường chỉ có những người liên quan tham gia (problem – solving approach)

Nếu tổ chức đang hoạt động tốt và muốn thay đổi để tốt hơn trong tương lại thì quá trình chẩn đoán tập trung vào mong muốn điều gì tốt hơn trong tương lai và thường cần sự tham gia của mọi thành viên trong tổ chức (positive approach)

Cần nói thêm rằng, dù cách thức chẩn đoán có khác nhau cho từng mục đích nhưng nhà thực hành OD luôn phải cân đối giữa kiến thức, khả năng phán đoán của họ với kinh nghiệm thực tế rất quý giá của nhà quản trị ở tổ chức đó Điều này giúp nhà thực hành OD khai thác tối đa các kênh thông tin và tận dụng sự tham gia, ủng hộ của các nhà quản trị.Đồng thời, nhà thực hành

OD phải xem tổ chức như là một mô hình mở, có mối tương tác với môi trường bên trong lẫn bên ngoài tổ chức

Với mục tiêu chẩn đoán thực trạng để đưa ra giải pháp, chúng tôi nhận thấy rằng, phương pháp tiếp cận theo hướng giải quyết vấn đề là phù hợp, giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Cơ cấu

tổ chức

Văn hóa doanh nghiệp

Hệ thống

Quản lý

Con người

Chiến lược

Qui mô doanh nghiệp

“yếu kém trong hiệu quả điều hành và hoạt động kinh doanh” và tìm ra giải pháp kiểm soát và khắc phục vấn đề

1.2.2 Mô hình nguyên nhân- kết quả

Có nhiều mô hình chẩn đoán có thể áp dụng cho phương pháp giải quyết vấn đề Trong phạm vi

đề tài này, chúng tôi lựa chọn mô hình biểu đồ nguyên nhân – kết quả, hay còn gọi là biểu đồ xương cá – Fishbone Diargram là một phương pháp nhằm nhận diện vấn đề và đưa ra cách giải quyết Dựa vào đó chúng ta có thể đi tới gốc rễ của vấn đề và tìm ra giải pháp phù hợp để kiểm soát vấn đề

Mô hình nguyên nhân – kết quả được thể hiện như sau:

Với sáu yếu tố căn bản ảnh hưởng trực tiếp hay nguồn gốc của vấn đề xảy ra trong cơ cấu tổ chức, việc tập trung vào 6 yếu tố này sẽ giúp truy tìm ra được nguyên nhân cốt lõi và giải quyết vấn đề

Chương 2: Thiết kế can thiệp thay đồi cơ cấu tổ chức cho công ty PTP

2.1 Giới thiệu về công ty

- Thông tin chung về doanh nghiệp

Tên tiếng Việt : Công ty Cổ phần Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện

Tên tiếng Anh : Post Printing and Telecommunication Services Joint Stock Company

Tên viết tắt tiếng Anh : PTP., JSC

Trụ sở chính: Số 564 Đường Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội

Điện thoại: 04-38771433 ; 04-38271888 Fax : 04-38770975

Công ty cổ phần Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện hoạt động sản xuất kinh doanh các sản phẩm phục vụ trong ngành bưu chính viễn thông, là đơn vị thành viên hạch toán độc lập trực thuộc Tập Đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Do sự phát triển nhanh chóng của xí nghiệp In Bưu điện, ngày 24 tháng 12 năm 2002, Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện đã ra Quyết định số 527/QĐ/TCCB-LĐ đổi tên Xí nghiệp In Bưu điện thành Công ty In Bưu điện Với những kết quả đạt được, ngày 28 tháng 11 năm 2004, Công ty in Bưu điện đã thực hiện cổ phần hóa theo Quyết định số 36/2004/QĐ-BBCVT của Bộ Bưu chính Viễn thông với số vốn Điều lệ ban đầu là 25.000.000.000 VND (hai mươi lăm tỷ đồng chẵn) và mang tên Công ty Cổ phần In Bưu Điện

2.2 Thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện tại

- Chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận:

Ban giám đốc nhận báo cáo trực tiếp tứ 16 phòng ban khác nhau từ 2 khối: kinh doanh trực tiếp

và khối tham mưu và do đó không tránh khỏi việc xử lí công việc bị chậm trễ

+Ban giám đốc: có quyền ra quyết định và phân công công việc cho các phòng ban khác

+ Khối kinh doanh trực tiếp: là khối trực tiếp làm ra dịch vụ và bán các dịch vụ viễn thông và in

ấn, chịu trách nhiệm về mảng chăm sóc khách hàng, nhưng không có quyền quyết định cho các

dự án hoặc kinh doanh

+ Khối tham mưu: là khối trực tiếp quản lí, chỉ đạo thực hiện, phối hợp giám sát kiểm tra, liên hệ

và hướng dẫn, kiểm tra báo cáo, nhưng không có quyền quyết định cuối cùng về các dự án kinh doanh hoặc các vấn đề kinh doanh

 Phòng Tổ chức – đào tạo : tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty về tổ chức bộ máy và mạng lưới, quản trị nhân sự, quản trị văn phòng

 Phòng Kế hoạch kinh doanh đầu tư : tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công

ty về công tác kế hoạch và chiến lược phát triển Công ty , đầu tư quản lý dự án

 Phòng Kế toán – tài chính : Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán, kiểm soát quản lý chi phí của Công ty, thực hiện công tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc Công ty

 Chưa có sự cân bằng giữa kiểm soát cấp bậc và làm việc đội nhóm: số lượng nhân viên/ đội nhóm tham gia làm việc trực tiếp 2- 3 người cho một dự án công việc, trong khi phải nhận sự kiểm soát và tham mưu từ nhiều (4 -6) các cấp bậc và phòng ban khác nhau

- Dòng chảy thông tin giữa các bộ phận: theo quy trình hoạt động bên dưới:

Phòng kinh doanh - tiếp thị: nhận thông tin/ yêu cầu từ

Ban thanh tra duyệt kế hoạch cuối cùng trước khi trình

lên ban giám đốc (1 -2 ngày)

BGĐ duyệt kế hoạch (2 ngày)

Kế hoạch chuyển qua trung tâm dịch vụ viễn thông để

phân công (1 ngày)

Trung tâm dịch vụ viễn thông nhận thông tin cuối cùng

và thực hiện dự án (7 -10 ngày, thời gian được điều chỉnh tùy chỉnh vào qui mô của dự án)

- Quy trình quản lý:

 Các quy trình quản lý điều hành của công ty có tính quan liêu, cồng kềnh và không hiệu quả

 Ban điều hành công ty ra quyết định một cách chậm chạp, thiếu tính kiên quyết, dứt khoát (một

số trường hợp phê duyệt các khoản chi phí mất tới 4-5 tháng và việc ký hợp đồng giữa 1 đơn vị kinh doanh với SPT chậm trễ tới 1 năm)

 Thường xuyên chậm trễ trong việc xây dựng và phê duyệt các kế hoạch kinh doanh (cho dù chúng liên quan đến một chương trình mở rộng kinh doanh hàng năm đơn giản hay các dự án đầu tư mới phức tạp)

 Trong 1 thời gian dài không thấy PTP có hành động để đối phó với các tồn tại quan trọng mang tính sống còn của công ty

Ví dụ: Dự án bị trì hoãn và việc trình kế hoạch hàng năm để mở rộng mạng lưới/hoạt động kinh doanh luôn bị chậm trễ

2.3 Chẩn đoán

2.3.1 Thu thập thông tin

2.3.1.1 Mục tiêu của thu nhập và xử lý thông tin

- Khảo sát thực tế để làm rõ tình hình hiện tại của cơ cấu tổ chức và vấn đề lãnh đạo của PTP

- Xác định được cụ thể và chính xác PTP yếu kém ở đâu trong vấn đề cơ cấu tổ chức và trong vấn đề lãnh đạo, từ đó có những cơ sở vững chắc cho việc đưa ra các giải pháp nhằm để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty

2.3.1.2 Đối tượng khảo sát

Đối tượng khảo sát chủ yếu là vị trí quản lý và lãnh đạo chủ chốt Công ty từ cấp trưởng đơn vị trở lên

2.3.1.3 Kỹ thuật thu thập thông tin

- Phỏng vấn chuyên sâu với các đối tượng lãnh đạo cấp cao ở trên

- Các câu hỏi được thiết kế theo hướng mở và đào sâu để khai thác và khám phá những nguyên nhân sâu xa ảnh hưởng đến hoạt động không hiệu quả của cơ cấu tổ chức tại công ty

- Các câu hỏi liên quan đến Cơ cấu tổ chức:

- Quan điểm cá nhân của Anh/Chị về một cơ cấu tổ chức hoàn hảo?

- Ý kiến của Anh/Chị về các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức?

- Anh/Chị có nhận định như thế nào về cơ cấu tổ chức của PTP?

Đào sâu về các yếu tố cách thức quản lý, cơ cấu phòng ban, phân công công việc và quyền lực

- Anh/Chị có những khó khăn và thuận lợi gì khi làm việc với cách tổ chức hiện tại?

- Theo Anh/Chị, những nguyên nhân/yếu tố nào tạo ra những thuận lợi, khó khăn đó?

Khám phá - phỏng vấn sâu về các nhân tố:

 Lãnh đạo - quản lý

 Con người

 Hệ thống:

 Việc thông tin giữa các bộ phận đã được tổ chức hợp lý chưa? Và tại sao?

 Văn hóa doanh nghiệp

 Chiến lược

 Quy mô doanh nghiệp

- Anh/Chị có đề xuất nào để cải thiện hoạt động của cơ cấu tổ chức hiện tại nhằm đạt hiệu quả tốt hơn?

a Xử lý thông tin:

- Dùng phương pháp định tính với các công cụ như:

+ Phân tích nội dung

+ Tổng hợp, phân tích và khái quát hóa các thông tin theo những mô hình lý thuyết

- Hệ thống :

 PTP có cơ cấu tổ chức cồng kềnh, không hiệu quả và không hợp lý gây khó khăn và không hiệu quả cho công tác điều hành

 Các quy trình quảnh lý điều hành của Công ty có tính quan lieu, cồng kềnh và không hiệu quả

 Công ty không có hệ thống kiểm soát hoạt động một cách hiệu quả

 Công ty không đánh giá kết quả các hoạt động một cách nghiêm túc

 Có sự chậm trễ liên tục trong việc thực hiện nhiều dự án

 Thường xuyên chậm trễ trong việc xây dựng và trình để phê duyệt các kế hoạch kinh doanh

- Quản lý:

 Công ty không quan tâm đầy đủ đến việc phát triển nguồn tài nguyên chiến lược là nhân lực Công ty không có một chính sách nhân sự toàn diện hay sáng kiến nào để phản ứng tích cực với thay đổi của môi trường

 Trong công ty có nhiều vấn đề đòi hỏi phải có sự quan tâm khẩn cấp nhưng ít thấy Công ty có hành động đối phó hay lập kế hoạch để thực hiện, các vấn đề như:

 Con người thiếu năng lực cho công việc

 Con người có hiệu quả làm việc kém

 Công ty không có chính sách đánh giá hiệu quả và kết quả công việc hay khen thưởng và kỷ luật thích đáng

- Tạo khả năng hướng tới một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh trong tương lai

2.4.2 Các đề xuất can thiệp

2.4.2.1 Sắp xếp lại các bộ phận

- Thành lập một phòng mới (gọi là phòng Dịch vụ hạ tầng - Infrastructure Services) tập trung vào việc thực hiện dự án cho tất cả các dự án, để giải quyết vấn đề hiện nay của các dự án trì trệ, chậm trễ Đây là phòng sát nhập/hợp nhất cùa một số các phòng ban chứcnăng hiện nay bao gồm:

- Các chức năng của phòng Kế hoạch &Đầu tư hiện tại sẽ được chia làm hai:

 Phần Kếhoạch sẽ giao cho Đơn vị phát triển chiến lược (Strategic Development Unit) và sẽ tham mưu và báo cáo trực tiếp CEO

 Phần Đầu tư sẽ sát nhập vào trong phòng Dịch vụ ha ̣ tầng

- Phòng Nhân sự sẽ báo cáo trực tiếp lên CEO

- Phòng Kinh doanh -Tiếp thị: với chức năng tiếp thị (bao gồm các phương diện về chiến lược, chiến thuật và khai thác) và chức năng bán hàng (bao gồm lập kế hoạch bán hàng, quản lý và hỗ trợ) sẽ báo cáo trực tiếp lên COO

- Phòng Hợp tác quốc tế: với chức năng bán hàng, sẽ được sát nhập vào trong phòng Kinh doanh -Tiếp thị

- Phòng Kế toán - Tài vụ sẽ là một bộ phận của phòng Tài chính (Finance Department)

- Văn phòng công ty (không bao gồm tổ Pháp Chế): sẽ là một bộ phận của phòng Tài chính