Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM”,

Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm cáccông việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng nhưmối liên hệ giữa cá

TÓM LƯỢC

Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợpcác hoạt động của những người khác thông qua 4 chức năng của quản trị: hoạch định, tổ chức,lãnh đạo và kiểm soát

Tổ chức là 1 trong 4 chức năng (hoạt động) của quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo,kiểm soát Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm cáccông việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng nhưmối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập mộtmôi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức

Đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần côngnghệ và truyền thông VIACOM”, bao gồm 3 chương chính như sau:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền: đưa ra một

số khái niệm cơ bản về quản trị, tổ chức, cơ cấu tổ chức và phân quyền Đi sâu vào nội dungcủa cơ cấu tổ chức: đặc điểm, nguyên tắc, mô hình,… Cũng như đặc điểm, yêu cầu, hình thức

và quá trình phân quyền Đồng thời nghiên cứu những ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới

cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty

Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty: Đánh giáthông qua kết quả điều tra phỏng vấn cụ thể về các cơ cấu tổ chức và phân quyền Đi sâu phântích nhằm thấy rõ ảnh hưởng của các nhân tố môi trường tới có cấu tổ chức và phân quyềncủa công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM

Chương 3: Đề xuất giải pháp và kiến nghị: Trước những vấn đề còn tồn tại trong cơcấu tổ chức và phân quyền của công ty Khóa luận đưa ra một số giải pháp: xác định rõ chứcnăng, nhiệm vụ của các phòng ban, tái cơ cấu lại nhân viên trong công ty, hoàn thiện nơi làmviệc cho nhân viên,… nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phầncông nghệ và truyền thông VIACOM

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần truyền thông và công nghệ VIACOM vàviết khóa luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty em đã nhận được sự giúp đỡ rấtnhiệt tình từ các thày cô trong khoa quản trị doanh nghiệp và bộ môn nguyên lý quản trị Đặcbiệt là cô giáo TS Nguyễn Thị Thanh Nhàn đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo hết sức tận tình

và tỉ mỉ, cô đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc bổ sung và hoàn thiện kiến thức còn thiếu đểgiúp em hoàn thành khóa luận tốt nhất Đồng thời, quá trình thực tập tại công ty đã giúp emtiếp cận thực tế và hiểu được mình phải áp dụng được các kiến thức đã học vào thực tế nhưthế nào để làm việc có hiệu quả nhất

Nhờ sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn, cùng các anh, chị trong công ty em đãhoàn thành đợt thực tập và khóa luận tốt nghiệp này Tuy nhiên do trình độ kiến thức và kinhnghiệm còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự nhận xétgóp ý của thày, cô giáo giúp em hoàn thành và đạt kết quả tốt hơn

Em xin chân thành gửi lời cám ơn sâu sắc nhất tới quý thầy cô, đặc biệt là cô giáo TS.Nguyễn Thị Thanh Nhàn Cô đã tận tình giải đáp cho em những thắc mắc về vấn đề nghiêncứu, đưa ra những lời khuyên, định hướng đúng đắn Đồng thời, em xin chân thành cám ơnquý công ty, các cán bộ lãnh đạo cùng các anh, chị trong phòng hành chính nhân sự đã giúp

em tìm hiểu thực tiễn và thu thập tài liệu trong thời gian vừa qua

Em xin chân thành cám ơn!

Hà Nội, ngày 05 tháng 10 năm 2013

Sinh viên thực hiện

Từ Thị Mai Thu

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 7

5 Phương pháp nghiên cứu 10

5.1 Các phương pháp thu thập dữ liệu 10

5.2 Các phương pháp phân tích dữ liệu 10

CHƯƠNG 1 12

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 12

1.1.2.Khái niệm tổ chức 12

CHƯƠNG 2 25

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG VIACOM 25

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty 25

2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty 25

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp 25

2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 26

2.2.1.2 Số lượng, chất lượng lao động của công ty 30

2.2.2 Phân quyền tại công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM 31

2.2.2.1 Đặc điểm và các yêu cầu của phân quyền tại công ty 31

2.2.2.2 Hình thức phân quyền tại công ty 32

2.2.2.3 Quá trình phân quyền tại công ty 32

2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM 33

a Nhân tố khách quan 33

b Nhân tố chủ quan 35

2.2.4 Kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM 37

2.2.4.1 Thành công 37

2.2.4.2 Những vấn đề còn tồn tại 38

CHƯƠNG 3 39

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG VIACOM 39

3.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 39

3.1.1 Mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh của công ty 39

3.1.1.1 Mục tiêu dài hạn 39

3.1.1.2 Mục tiêu ngắn hạn 39

3.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty 39

3.2 Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty 40

3.3 Các đề xuất và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty 40

3.3.1 Giải pháp đối với công ty 40

3.3.1.1 Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty 40

3.3.1.2 Giải pháp hoàn thiện việc phân quyền của công ty 42

3.3.1.3 Một số giải pháp khác 43

3.3.2 Một số kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước 44

KẾT LUẬN 45

TÀI LIỆU THAM KHẢO 46

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

MỞ ĐẦU 7

5 Phương pháp nghiên cứu 10

5.1 Các phương pháp thu thập dữ liệu 10

5.2 Các phương pháp phân tích dữ liệu 10

CHƯƠNG 1 12

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 12

1.1.2.Khái niệm tổ chức 12

CHƯƠNG 2 25

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG VIACOM 25

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty 25

2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty 25

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp 25

2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 26

2.2.1.2 Số lượng, chất lượng lao động của công ty 30

2.2.2 Phân quyền tại công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM 31

2.2.2.1 Đặc điểm và các yêu cầu của phân quyền tại công ty 31

2.2.2.2 Hình thức phân quyền tại công ty 32

2.2.2.3 Quá trình phân quyền tại công ty 32

2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM 33

a Nhân tố khách quan 33

b Nhân tố chủ quan 35

2.2.4 Kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM 37

2.2.4.1 Thành công 37

2.2.4.2 Những vấn đề còn tồn tại 38

CHƯƠNG 3 39

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG VIACOM 39

3.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 39

3.1.1 Mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh của công ty 39

3.1.1.1 Mục tiêu dài hạn 39

3.1.1.2 Mục tiêu ngắn hạn 39

3.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty 39

3.2 Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty 40

3.3 Các đề xuất và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty 40

3.3.1 Giải pháp đối với công ty 40

3.3.1.1 Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty 40

3.3.1.2 Giải pháp hoàn thiện việc phân quyền của công ty 42

3.3.1.3 Một số giải pháp khác 43

3.3.2 Một số kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước 44

KẾT LUẬN 45

TÀI LIỆU THAM KHẢO 46

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Bước sang thế kỉ 21, Việt Nam đã có những bước tiến rõ rệt trong quá trình chuyển đổi

cơ cấu Từ tập trung kế hoạch hóa sang nền kinh tế thị trường, nền kinh tế mở, có sự quản lýcủa nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa

Một yêu cầu đặt ra là doanh nghiệp xây dựng cơ cấu tổ chức và phân quyền phải phùhợp với ngành nghề kinh doanh, điều kiện thị trường, vừa phải tinh gọn, hiệu lực và linh hoạtthích ứng với môi trường kinh doanh đảm bảo đáp ứng nhu cầu về nhân lực và chất lượng sảnxuất kinh doanh của công ty Như vậy, mới có thể góp phần không ngừng tăng năng suất laođộng, hiệu quả sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, thực tế cho thấy rất nhiều doanh nghiệp, tổchức làm ăn thua lỗ, phát triển chậm lại do cơ cấu tổ chức phức tạp, cồng kềnh, phân quyềnchưa khoa học, chưa phù hợp với thực tiễn Vì vậy, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và pháttriển được trên thị trường thì phải không ngừng nỗ lực để xây dựng cho mình cơ cấu tổ chức

và phân quyền hợp lý Thật vậy, khi có một cơ cấu tổ chức quản lý tinh gọn, hiệu lực, phânquyền đúng đắn Doanh nghiệp, tổ chức sẽ sử dụng tốt các nguồn lực, giúp cho việc ra cácquyết định chính xác và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định đó với chi phí tối ưunhất

Trong quá trình thực tập và tìm hiểu về công ty cổ phần công nghệ và truyền thôngVIACOM, em cảm thấy cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty còn nhiều bất cập và chưahợp lý Công tác cán bộ đã được bố trí, sắp xếp điều động cho phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ và tổ chức bộ máy của các phòng ban, bộ phận trong công ty song sự phối hợp giữa cácphòng ban còn lỏng lẻo, phân công nhiệm vụ, cơ chế quản lý chưa rõ ràng, phần mềm quản lýlạc hậu, việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên chưa tốt,…

Để đáp ứng được chiến lược kinh doanh, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động trong thời giantới và khắc phục được những tồn tại hiện có, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ởCông ty cổ phần công nghệ và truyền thông VACOM là tất yếu khách quan, là nhu cầu cấpbách Hình thành một cơ cấu bộ máy vừa đầy đủ lại vừa gọn nhẹ, linh hoạt, phối hợp nhịpnhàng giữa các phòng ban, phân công nhiệm vụ rõ ràng, cơ chế quản lý khoa học và tăngcường ứng dụng công nghệ thông tin cũng như đào tạo, khích lệ động viên nhân viên Công ty.Qua đó giúp Công ty nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh để phát triển mạnh hơn trong nền kinh

tế thị trường, đồng thời hoàn thiện được quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thờigian lao động và chi phí, sử dụng hiệu quả những nguồn lực

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài

Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học- NXB Thống kê

Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thểthống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môi trường nội

bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêuchung của tổ chức

Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộphận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó

Theo bài giảng quản trị học, trường Đại học Thương Mại.

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụthuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất địnhnhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định

Theo PGS.TS Lê Văn Tâm, PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) - Giáo trình Quản trị doanh nghiệp- NXB Đại học Kinh tế quốc dân.

Cơ cấu tổ chức là hệ thống các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và phụ thuộc lẫnnhau, được chuyên môn hóa, được giao trách nhiệm, quyền hạn và bố trí theo từng cấp nhằmthực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp

Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định trong cơ cấu tổ chức của doanhnghiệp Nó là một khía cạnh cơ sở của giao phó quyền hạn trong quản trị

Theo TS Chu Hoàng Hà (2007) Bài giảng Quản trị học- Học viện Hàng không Việt Nam.

Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, đượcchuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối quan hệ phụ thuộc lẫnnhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

• Lê Thúy An (2011): “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Cổ phần Intimex trên địa bàn Hà Nội” Luận văn tốt nghiệp trường ĐH Thương Mại.

Kết quả đạt được: Đề tài đã hệ thống hóa được các cơ sở lý thuyết có liên quan đến cơcấu tổ chức và phân quyền, phân tích thực trạng hoạt động của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức

và phân quyền và các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty

Và luận văn đã đưa ra được một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phânquyền tại công ty Cổ phần Intimex trên địa bàn Hà Nội như sau: Tái cấu trúc công ty theohướng hình thành cơ cấu tổ chức mới có thể đáp ứng được yêu cầu của chiến lược trong thờigian tới, tăng tính tiêu chuẩn hóa và giảm mức độ tập trung đang quá cao trong cơ cấu tổ chứccủa công ty, xác định lại cụ thể chức năng của ban kinh tế tổng hợp và tăng cường chức năngcủa ban tổ chức nhân sự, tiến hành cơ cấu lại nhân viên trong công ty và một số giải phápkhác

• Vũ Thị Quỳnh Hoa (2012): “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty CPTP XK Trung Sơn Hưng Yên” Luận văn tốt nghiệp trường ĐH Thương Mại.

Kết quả đạt được: Đề tài đã hệ thống hóa được các cơ sở lý thuyết có liên quan đến cơ cấu

tổ chức và phân quyền của công ty Đồng thời đề tài đã đi sâu vào phân tích thực trạng cơ cấu tổchức và phân quyền của công ty và đưa ra được một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức vàphân quyền của Công ty CPTP XK Trung Sơn Hưng Yên: Đưa ra mô hình cơ cấu tổ chức mớicho công ty; Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban mới; Đào tạo và bồi dưỡngnâng cao trình độ cán bộ công nhân viên; Hoàn thiện chính sách đãi ngộ nhân sự, các biện phápkhích lệ, động viên nhân viên làm việc Tuy nhiên, luận văn còn chưa cho thấy rõ sự ảnh hưởngcủa các nhân tố môi trường bên trong và bên ngoài tới cơ cấu tổ chức và phân quyền với công tyCPTP XK Trung Sơn Hưng Yên

Qua luận văn của các anh chị đi trước, ngoài việc kế thừa những thành công trong việc hệthống hóa các vấn đề lý luận, phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền công ty em xin

bổ sung ảnh hưởng của các yếu tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền Trên cơ sở đó đisâu phân tích nhằm thấy rõ ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyềncủa công ty Cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM Từ đó đưa ra những đề xuất, giải pháphữu hiệu và khả thi nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty

3 Mục đích nghiên cứu đề tài

- Hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trongdoanh nghiệp Từ đó làm cơ sở cho việc phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp chocông ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM

- Nghiên cứu, phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phầncông nghệ và truyền thông VIACOM

- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổphần công nghệ và truyền thông VIACOM

4 Phạm vi nghiên cứu đề tài

Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu tại công ty cổ phần công nghệ và truyền thông

VIACOM

Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty cổ

phần công nghệ và truyền thông VIACOM tập trung vào ba năm 2010 – 2012 Trên cơ sở đó,định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty đến năm 2018

Về nội dung: Nghiên cứu đề tài tập trung chủ yếu vào hai vấn đề chính, đó là cơ cấu tổ

chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Các phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Trong quá trình thực tập và viết khóa luận, phương pháp nghiên cứu chính đó là phươngpháp điều tra trực tiếp tại công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM

- Phương pháp điều tra: Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế gồm 10 câu hỏi,

mỗi câu có nhiều phương án trả lời khác nhau Câu hỏi được xây dựng dựa vào tính chất côngviệc của công ty và tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Đặc biệt lànhững câu hỏi về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Em đã phát ra 30 phiếu điều tra,trong đó 5 phiếu được phát cho các nhà quản trị và 25 phiếu còn lại được phát cho nhân viêncác phòng ban trong công ty

- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo công ty trong đó có giám đốc

công ty, trưởng phòng hành chính nhân sự, kế toán trưởng phòng tài chính kế toán và trưởngphòng kinh doanh, tập trung vào 5 câu hỏi để tìm hiểu những ưu nhược điểm đang tồn tạitrong cơ cấu tổ chức của công ty Từ đó đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức

và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.

Các dữ liệu thứ cấp được lựa chọn làm dữ liệu nghiên cứu tại công ty là từ báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần nhất, báo cáo tài chính, nhân sự, giớithiệu về công ty được thu thập qua các nguồn như các phòng ban, Website và một số tạp chíchuyên ngành

5.2 Các phương pháp phân tích dữ liệu

Các phiếu điều tra phỏng vấn sau khi thu lại được từ cán bộ, công nhân viên của công

ty và các thông tin thứ cấp thu được thường cho các thông tin và các số liệu rời rạc, khôngtrùng khớp với nhau Cho nên các dữ liệu thu thập được sẽ được xử lý bằng các công cụ nhưthống kê, tổng hợp và phân tích để từ đó đưa ra các thông tin và số liệu cần thiết để sử dụngcho đề tài

- Đối với các dữ liệu sơ cấp: tiến hành tổng hợp phiếu điều tra thông tin phỏng vấn để

đối chiếu kết quả và phân tích, nhận xét đưa ra kết luận

- Đối với các dữ liệu thứ cấp: tiến hành so sánh đối chiếu, phân tích giữa các dữ liệu,

chỉ số nhằm đánh giá được sự thay đổi, tăng trưởng qua các năm Hoặc tiến hành đánh giámột cách tổng quát nhất các dữ liệu thứ cấp thu thập được sau đó tiến hành tổng hợp lại để rút

ra các kết luận cần thiết cho việc viết khóa luận

Ngoài ra để xử lý tốt dữ liệu có sử dụng các phương pháp tiếp cận hệ thống logic,phương pháp duy vật biện chứng, phương pháp lý luận kết hợp thực tế Lý luận mang tính hệthống khái quát và logic liên hệ với thực trạng hoạt động phát triển của công ty và chủ trươngchính sách của nhà nước.

5 Kết cấu đề tài

Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ

đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục Nội dung của

khóa luận tốt nghiệp đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM.” gồm ba chương như sau:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp.

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công

ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM.

Chương 3: Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM.

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm quản trị

Thuật ngữ quản trị được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và có thể nói là chưa cómột định nghĩa nào được tất cả mọi người chấp nhận hoàn toàn Mary Parker Follett cho rằng

“quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”

Theo GS.TS Phạm Vũ Luận (2004), Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại, nhà xuất bản Thống kê: “Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được

mục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực (sự thực hiện) của nhữngngười khác

Theo James Stoner và Stephen Robbins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức,lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả cácnguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”

Theo Management Angelo Kinicki, Williams, Mc Graw Hill Irwin- New York 2006.Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp cáchoạt động của những người khác thông qua 4 chức năng của quản trị: hoạch định, tổ chức,lãnh đạo và kiểm soát

1.1.2. Khái niệm tổ chức

Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các côngviệc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mốiliên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môitrường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức

Tổ chức là 1 trong 4 chức năng (hoạt động) của quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo,kiểm soát

Chức năng tổ chức bao gồm 2 nội dung cơ bản: cơ cấu tổ chức và phân quyền

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theonhững tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêngbiệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức hay củadoanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mốiliên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệm

vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xácđịnh

Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhântrong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.

- Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thànhviên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu

- Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiệncác nhiệm vụ

- Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúngvới yêu cầu của người giao

1.2 Các nội dung cơ bản của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.2.1 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho

các cá nhân hay bộ phận Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậccủa tổ chức Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân hoặc một

bộ phận thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại

Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức Nếu có nhiều cấp,

nhiều khâu với nhiều mối liên hệ chức tạp, ta nói cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao, vàngược lại

Tính tiêu chuẩn hóa: Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các

hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc, hay các nộidung, quy chế Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo rasức mạnh cho tổ chức

1.2.1.2 Nguyên tắc của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Trong thực tiễn không hiếm khi chúng ta bắt gặp trường hợp nhân viên của một công

ty một lúc họ nhận được hai nhiệm vụ khác nhau: một từ người quản lý trực tiếp, một từngười trợ lý của quản lý cấp trên Hiển nhiên chúng ta thấy người nhân viên này sẽ không biếtnghe ai? Việc không tuân thủ nguyên tắc mỗi cán bộ, công nhân viên trong một tổ chức chỉchịu sự lãnh đạo trực tiếp của một cán bộ quản lý đã dẫn tới trường hợp dở khóc dở cười này

Ở đây xuất hiện một vấn đề là trong công tác tổ chức chúng ta phải tuân thủ những nguyên tắcnào và việc vận dụng chúng ra sao để đạt hiệu quả tốt nhất Giải quyết những vấn đề vừa nêu

có tầm quan trọng rất lớn ở mỗi công ty Thiết kế và hoàn thiện cơ cấu guồng máy, phòngban, công việc là những công việc thường có tầm quan trọng chiến lược Sai sót trong côngtác tổ chức có ảnh hưởng sâu sắc tới tất cả các mặt hoạt động quản trị khác Xây dựng và tuânthủ một hệ thống các nguyên tắc tổ chức khoa học sẽ góp phần hạn chế những sai lầm kể trên.Mặt khác, công tác tổ chức là những hoạt động quản trị sáng tạo, nó cần được sự nhất trí đồngtình và ủng hộ của những người có liên quan

Một trong những cơ sở khoa học của sự nhất trí đó là việc tuân thủ những đòi hỏikhách quan của các nguyên tắc tổ chức khoa học Tiến hành các hoạt động về tổ chức khôngtheo một nguyên tắc nào cả (vô nguyên tắc) sẽ dẫn đến sự tùy tiện mà hậu quả tất nhiên khôngthể nói là tốt đẹp được Tính tất yếu khách quan trong việc xây dựng và tuân thủ các nguyêntắc khoa học về tổ chức quản trị nằm ở ngay trong tính quy luật của chính những nguyên tắc đãđược đề ra Điều này có nghĩa là các nguyên tắc tổ chức không thể được đặt ra một cách tùy tiện.

Nó chính là hiện thân của các đòi hỏi khách quan và sự vận dụng sáng tạo của các qui luật về tổchức quản trị Những nguyên tắc tổ chức chính thường được sử dụng trên thực tế là:

Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho

nhà quản trị trực tiếp của mình

Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của công ty cũng phải phù hợp với mục tiêu Mục

tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của công ty

Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa các

đơn vị với nhau Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong công ty và phải có cân đối trong mô hình

tổ chức công ty nói chung

Nguyên tắc hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải thu được kết

quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lựchoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các giám đốc Để bảo đảm cho nguyêntắc này được thực hiện, cần tuân thủ các yêu cầu sau:

- Cơ cấu tổ chức quản trị là cơ cấu hợp lý nhằm đảm bảo chi phí cho các hoạt động lànhỏ nhất, mà kết quả chung thu lại của doanh nghiệp là lớn nhất trong khả năng có thể (tức làđảm bảo tính hiệu quả của doanh nghiệp)

- Cơ cấu tổ chức phải tạo được môi trường văn hoá xung quanh nhiệm vụ của các phân

hệ (phương văn hoá); làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mìnhtham dự là nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho các phân hệ có liên quan trực tiếp với mình Cácthủ lĩnh cấp phân hệ phải có lương tâm, trách nhiệm, ý thức hợp tác để làm tốt nhiệm vụ củamình, tránh gây khó khăn và trở ngại cho các phân hệ và cho cả doanh nghiệp, từ đó các hành

vi xử sự hợp lý, tích cực giữa các phân hệ trong doanh nghiệp (tức là đảm bảo tính hiệu quảcủa cơ cấu tổ chức quản trị)

- Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho thủ lĩnh các phân hệ có quy mô (của phân hệ) đượcgiao quản trị là hợp lý, tương ứng với khả năng kiểm soát, điều hành của họ Rõ ràng trình độ,khả năng của một thủ lĩnh chỉ có thể lãnh đạo, điều hành 10 người mà cấp trên lại giao cho họphải quản lý 100 người là điều bất cập

Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi

của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có nhữngquyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức

1.2.1.3 Một số mô hình của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

a Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến)

Hình 1.1: Mô hình tổ chức đơn giản

- Đặc điểm: Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người, có ít cấp quản trị

trung gian, số lượng nhân viên không nhiều Mọi thông tin đều được tập trung về cho ngườiquản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó

- Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt, chi phí quản lý thấp, kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng.

- Nhược điểm: Với mô hình tổ chức này, mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc

khác nhau cùng một lúc, có thể làm cho bộ máy quản trị rơi vào tình trạng quá tải Do đó, môhình này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, tính chất kinh doanh đơn giản

và việc quản lý không quá phức tạp, chẳng hạn các doanh nghiệp tư nhân một chủ, kinhdoanh đơn mặt hàng, các cửa hàng nhỏ

b Mô hình tổ chức chức năng

Hình 1.2: Mô hình tổ chức năng

- Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận (đơn

vị) đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức Các chứcnăng giống hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng như hoạt độngsản xuất, nhân sự, marketing, tài chính…

- Ưu điểm: Mô hình này phản ánh logic chức năng, thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng,

tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có

điều kiện để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân Đơn giản hóa việc đào tạo vàhuấn luyện nhân sự Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung, những công việcquản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành thạo hơn Thu hút được chuyên giavào công tác lãnh đạo Mô hình này cũng sẽ giúp giảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đềphối hợp trong nội bộ lĩnh vực chuyên môn Thúc đẩy việc đưa ra các giải pháp mang tínhchuyên môn và có chất lượng cao Đặc biệt là dễ kiểm soát.

- Nhược điểm: Chỉ có nhà quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận còn các

nhà quản trị cấp thấp hơn chỉ có trách nhiệm với bộ phận, chức năng do mình phụ trách Điềunày dẫn đến sự hạn chế về tầm nhìn của họ, khó kiểm soát thị trường làm giảm tính phối hợpgiữa các bộ phận chức năng và tính linh hoạt của tổ chức kém Vì vậy, cơ cấu này phù hợpvới những doanh nghiệp vừa và nhỏ

c Mô hình tổ chức theo sản phẩm

Hình 1.3: Mô hình tổ chức theo sản phẩm

- Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động

kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các

bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộphận để hỗ trợ hay giúp việc

- Ưu điểm: Khác với mô hình chức năng, với mô hình tổ chức này trách nhiệm lợi

nhuận thuộc về các nhà quản trị cấp dưới, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho họ Mô hình nàyvừa giúp phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận vừa linh hoạt trong việc đa dạng hóa

- Nhược điểm: Cần nhiều hơn nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trung lắp ở

các bộ phận khác nhau Thêm nữa mô hình này cũng có thể dẫn đến tình trạng khó kiểm soát,cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

Cơ cấu tổ chức này được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đasản phẩm

d Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý

Tổng giám đốc

Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm B Giám đốc sản phẩm C

Hình 1.4: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý

- Đặc điểm: Mô hình ở khu vực chịu trách nhiệm này chia tổ chức thành các nhánh,

mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý Mỗi nhà quảntrị sẽ đại điện phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể

- Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý giúp các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ

trách nhiệm của mình Thêm nữa, nó được thiết kế với sự chú ý tới những đặc điểm của thịtrường địa phương, giúp tận dụng tốt các lợi thế theo vùng, quan hệ tốt với các đại diện địaphương và còn tiết kiệm thời gian đi lại cho nhân viên

- Nhược điểm: Do mỗi khu vực có một giám đốc nên sẽ cần nhiều nhà quản trị tổng

hợp Công việc cũng có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau, phân tán nguồn lực và khókhăn cho việc kiểm soát hơn

Cơ cấu tổ chức này áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô rộng lớn, hoạt động tạinhiều khu vực

e Mô hình tổ chức định hướng khách hàng

Hình 1.5: Mô hình tổ chức định hướng khách hàng

- Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo khách hàng chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh

đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó.Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàngchuyên biệt

- Ưu điểm: Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác

nhau Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng để đạt được kết quả cuốicùng Và rèn luyện kỹ năng tổn hợp cho các nhà quản trị

- Nhược điểm: Cơ cấu này cũng cần có nhiều nhà quản trị tổng hợp, tạo ra nhiều sự

trùng lắp ở các bộ phận khách hàng khác nhau, khó kiểm soát và cạnh tranh nội bộ về nguồnlực

f Mô hình tổ chức ma trận

Hình 1.6: Mô hình tổ chức ma trận

- Đặc điểm: Mô hình tổ chức ma trận là sự kết hợp các mô hình tổ chức trên để tận

dụng các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng

Mô hình tổ chức ma trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi (theo chức năng và theo sảnphẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng), vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạotrực tuyến

- Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức ma trận có độ linh hoạt lớn và có khả năng tập trung nguồn

lực vào các khâu xung yếu Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích, trách nhiệmcủa từng bộ phận được phân định rõ, sự phối hợp các bộ phận cũng tốt hơn Ngoài ra cơ cấu

ma trận còn giúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

- Nhược điểm: Do tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến nên dễ nảy sinh mâu

thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh và có sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận Khóphối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chương trình, dự án và những người lãnh đạotrong các bộ phận, phân hệ khác Cơ cấu tổ chức bày phức tạp, khó kiểm soát, tốn kém vàkhông bền

Cơ cấu này được áp dụng rộng rãi trong thực tế, đặc biệt là vào những năm 70 ở Châu

Âu và Châu Mỹ Ở Việt Nam hiện nay đang phát triển loại hình cơ cấu này Trong khi ứng

Tổng giám đốc

Giám đốc nhân sự

Giám đốc tài chính

Giám đốc marketing

Giám đốc ngành hàng A

Giám đốc ngành hàng B

dụng cơ cấu ma trận cần thân trọng, trong tổ chức tại một thời điểm không nên có quá nhiềucác chương trình, dự án.

g Mô hình tổ chức hỗn hợp

Hình 1.7: Mô hình tổ chức hỗn hợp

- Đặc điểm: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp cho phép kết hợp các loại cấu trúc để

khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức, tận dụng các ưu điểm và khắc phục nhữnghạn chế của các cấu trúc được kết hợp

- Ưu điểm: Cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức và rèn luyện cho các

nhà quản trị kỹ năng tổng hợp

- Nhược điểm: Cấu trúc tổ chức trở nên phức tạp hơn, quyền lực và trách nhiệm của

các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột và khó kiểm soát

Cơ cấu hỗn hợp được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức kinh doanh lớn ở ViệtNam đặc biệt là các Tổng Công ty 90 và 91 Tại các Tổng Công ty này, phân chia theo chứcnăng vẫn chiếm chủ đạo nhưng do quy mô, chủng loại sản phẩm và thị trường được mở rộng,các phân chia thep sản phẩm, thị trường được sử dụng hỗ hợp trong cơ cấu

1.2.2 Phân quyền

1.2.2.1 Đặc điểm và các yêu cầu của phân quyền

- Đặc điểm của phân quyền:

Phân quyền giúp nhà quản trị cấp dưới gắn trực tiếp với các tình huống thực tế hơn Khuyến khích phát triển các nhà quản trị chuyên nghiệp khi việc trao quyền hạn tươngđối lớn

Tăng khả năng thực hiện quyền tự quản, do đó, việc thực hiện công việc được nhanh hơn

PCT sản xuất PCT kỹ thuật PCT marketing PCT tài chính

Tổng giám đốc sản phẩm A Tổng giám đốc sản phẩm B

Giám đốc

khu vực 1 khu vực 2Giám đốc khu vực 1Giám đốc khu vực 2Giám đốc

Chủ tịch ngành hàng

Giảm áp lực về công việc đối với các nhà quản trị cấp trên, tạo điều kiện tập trungvào các vấn đề chiến lược

Góp phần đào tạo cấp dưới, tạo điều kiện cho họ phát triển

- Các yêu cầu của phân quyền:

Rộng rãi với cấp dưới: Sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định mình, không nên khắt khe

quá với mình Tuy nhiên sự rộng rãi này không được làm mất sự uy nghiêm của nhà quản trị

Sẵn sàng giao cho nhà quản trị cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra

quyết định

Tin tưởng vào cấp dưới: Cốt lõi của vẫn đề phân quyền là cần phải tin vào nhân viên

của mình, người lao động doanh nghiệp cần phải trao quyền quyết định cho các cấp càng thấpcàng tốt để phát huy tính tự chủ của họ tránh trường hợp trao quyền rồi, vẫn không yên tâm,luôn nghi ngờ cấp dưới, thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc thực thi, tự chủ của cấp dướiđược trao quyền

Chấp nhận thất bại của cấp dưới: Để khai thác được tối đa nguồn lực chất xám

trong doanh nghiệp, người lao động cần phải giao quyền tự quyết định giải quyết các vấn đềcho các cấp Họ phải học cách tự mình gỡ rối và nếm trải cả thành công lẫn thất bại Và khi

đó, nhà quản trị cần biết chấp nhận thất bại của người dưới quyền

Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới Cơ cấu tổ

chức gắn con người với nhiệm vụ, vai trò và chỉ rõ cách thức những con người này kết hợpvới nhau Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức không tự nó hàm chứa cơ chế động viên con người Vìthế cần có kiểm soát, mục đích là để cung cấp cho nhà quản trị một công cụ để hướng nhânviên làm việc hướng đến mục tiêu của tổ chức, nhận rõ các phản hồi giúp tổ chức và các thànhviên cảu nó thực hiện tốt

1.2.2.2 Các hình thức phân quyền

- Phân quyền theo chức năng: Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm vụ

của tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính…

- Phân quyền theo chiến lược: Là hình thức phân quyền cho các cấp bậc trung gian

phía dưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đầu tư, đadạng hóa sản phẩm…

1.2.2.3 Quá trình phân quyền

Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền

- Cho phép nhà quản trị cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho các quyết định mangtính chiến lược Các nhà quản trị cấp cao giao quyền hạn cho nhà quản trị trung gian, và cácnhà quản trị cơ sở, họ giảm được sự quá tải của thông tin, tập trung vào các quyết định chiếnlược, do đó nâng cao hơn hiệu quả các quyết định của họ

- Tăng tính linh hoạt và thích ứng với các điều kiện địa phương của cơ cấu tổ chức.Phân quyền sẽ nâng cao trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn, nhà quản trị khu vực, cho

họ được quyền quyết định một cách tức thời, nhanh chóng

- Giảm chi phí quản lý, khi các nhà quản trị cấp thấp hơn được giao quyền ra cácquyết định quan trọng sẽ có ít nhà quản trị giám sát họ và nói với họ phải làm gì Ít nhà quảntrị hơn kéo theo giảm chi phí quản lý

Như vậy phân quyền giúp nhà quản trị giảm nhẹ được công việc phải làm để tập trungvào những khâu then chốt, vừa kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm cấpdưới qua đó hoàn thành công việc trong phạm vi chức trách tốt hơn

Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ

Nhà quản trị tiến hành phân quyền chính là trao quyền cho người khác để họ thaymình thực hiện (giải quyết) các nhiệm vụ Do vậy, khi giao quyền phải gắn với trách nhiệm

và nghĩa vụ tương ứng

Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ

Mỗi nhà quản trị trong hệ thống tổ chức đều có quyền, trách nhiệm theo quy định vàchỉ được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình Sử dụng quyền lực phảitránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực đều có thể gây hậu quả xấu

Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ

Khi phân quyền cần, tránh hai xu hướng: thứ nhất là tập trung quá nhiều vào cấp trên,dẫn đến mệt mỏi, công việc không chạy, hiệu quả thấp, và thứ hai là thiếu sự kiểm soát Nhàquản trị sẽ phải giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của người được giao quyền để đánh giá cáchoạt động xem nó có được thực hiện một cách hiệu lực và hiệu quả hay không Nhờ đó thựchiện hành động sửa chữa để cải tiến sự thực hiện nếu nó không thực sự hữu hiệu

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.3.1 Nhân tố khách quan

Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định, các yếu tố của môi trường có thể dựđoán và dễ kiểm soát thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp Ngược lại, khi môitrường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dự báo, thì cấu trúc tổ chức sẽ phức tạp hơn

và đòi hỏi sự linh hoạt là cao hơn

• Môi trường chung

- Yếu tố kinh tế:

Môi trường cạnh tranh năng động và nền kinh tế toàn cầu thay đổi nhanh chóng lànguyên nhân chủ yếu gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơ cấu tổ chức với mục tiêu,chiến lược của công ty Điều này buộc công ty không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức củamình đồng thời tạo cho nó tính linh hoạt để thích nghi với hoàn cảnh

Tài chính luôn và vấn đề của mọi công ty Vì vậy một nền kinh tế ổn định sẽ giúp công

ty giảm bớt các rủi ro về tài chính Sức mạnh tài chính càng lớn thì công ty càng có thể mở

rộng quy mô kinh doanh, đa dạng hóa các sản phẩm vì vậy cơ cấu tổ chức càng phức tạp đểđáp ứng nhu cầu đó.

- Yếu tố chính trị:

Chính trị ổn định, khuyến khích hợp tác phát triển, chính sách kinh tế, đầu tư thôngthoáng… tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mởrộng quy mô, hình thành cơ cấu tổ chức phù hợp để thúc đẩy sự phát triển Và ngược lại, khimôi trường chính trị bất ổn, chứa đựng nhiều rủi ro hoạt động của công ty bị giới hạn, quy mô

bị co cụm lại

- Yếu tố xã hội:

Yếu tố xã hội: thái độ tiêu dùng, trình độ dân trí, ngôn ngữ, tôn giáo, thẩm mỹ,…Các nhân tố này thường thay đổi theo thời gian nên đôi khi khó nhận biết nhưng lại quy địnhcác đặc tính của thị trường Chúng quyết định hành vi của người tiêu dùng, các quan điểm củakhách hàng về sản phẩm và dịch vụ Do vậy, các doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ các yếu tố này

để có thể tiến hành cơ cấu tổ chức và phân quyền hợp lý, hiệu quả nhất Đáp ứng yêu cầu củathị trường, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

- Yếu tố văn hóa:

Văn hóa, lối sống, phong tục tập quán,… sẽ tác động hình thành nên văn hóa tiêu dùngcủa từng vùng, từng quốc gia và hình thành văn hóa từng doanh nghiệp Văn hóa tiêu dùngảnh hưởng tới khách hàng của doanh nghiệp buộc họ phải thích ứng, bao gồm cả việc lựachọn mô hình tổ chức phù hợp với đặc trưng riêng của các nhóm khách hàng Đồng thời, vănhóa doanh nghiệp tác động đến phương thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, quan

hệ, cách ứng xử của doanh nghiệp với các đối tượng bên ngoài và ảnh hưởng tới môi trường nội bộtrong doanh nghiệp Từ đó tác động tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp

-Yếu tố tự nhiên:

Những biến đổi của môi trường tự nhiên ngày càng được thế giới quan tâm, khôngngành nghề kinh doanh nào là không chịu sự tác động của môi trường tự nhiên Điều kiện tựnhiên của từng vùng sẽ tạo ra những điều kiện thuận lợi hoặc khó khăn cho doanh nghiệp Về

cơ bản thường tác động bất lợi đối với các hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là nhữngdoanh nghiệp sản xuất kinh doanh có liên quan đến tự nhiên như: sản xuất nông phẩm, thựcphẩm theo mùa, kinh doanh khách sạn, du lịch Để chủ động đối phó với các tác động củayếu tố tự nhiên,các doanh nghiệp phải tính đến các yếu tố tự nhiên có liên quan thông qua cáchoạt động phân tích, dự báo của bản thân doanh nghiệp và đánh giá của các cơ quan chuyênmôn Các biện pháp thường được doanh nghiệp sử dụng: dự phòng, san bằng, tiên đoán và cácbiện pháp khác Ngoài ra, vấn đề ô nhiễm môi trường, thiếu năng lượng, lãng phí tài nguyênthiên nhiên,… khiến cho các doanh nghiệp phải thay đổi, phải có biện pháp hoàn thiện cơ cấu

tổ chức và phân quyền để giúp doanh nghiệp phát triển, giảm được chi phí hơn nữa, tăngdoanh thu và lợi nhuận.

- Yếu tố pháp luật:

Sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi trường pháp lý bình đẳng chocác công ty hoạt động, đảm bảo cho sự bình đẳng trước pháp luật cho mọi loại hình công ty, giúpcông ty phát triển, ổn định cơ cấu tổ chức Ngược lại, nếu hệ thống pháp luật thiếu hoàn thiện,thường xuyên thay đổi buộc công ty phải có sự điều chỉnh theo để phù hợp với pháp luật

• Môi trường ngành

- Yếu tố khách hàng:

Khách hàng chủ yếu của công ty là các chủ doanh nghiệp, quản lý điều hành cáccông ty, cửa hàng Khách hàng có ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty Do đó, công ty luôn đảm bảo các sản phẩm, dịch vụ (web, logo…) đượcgiao cho khách hàng đúng thời hạn yêu cầu và có chất lượng cao nhằm đáp ứng tốt nhất nhucầu của khách hàng, khẳng định mình trong nền kinh tế thị trường hiện nay Để làm tốt đượccông tác này, cơ cấu tổ chức của công ty cần phải có sự kết hợp chặt chẽ để có sự phối hợplàm việc hiệu quả nhất Trong công tác phân quyền cũng cần phải tin tưởng cấp dưới, một khingười lao động được giao quyền, được tin tưởng thi họ sẽ làm việc chăm chỉ, do đó đảm bảođúng tiên độ công việc

- Yếu tố đối thủ cạnh tranh:

Đối thủ cạnh tranh của công ty thường là các công ty truyền thông, công nghệkhác như: Công ty cổ phần công nghệ và truyền thông Lộc Phát, Công ty cổ phần cung cấpgiải pháp truyền thông Việt Nam, Công ty cổ phần truyền thông Kim Cương… Trước môitrường kinh doanh nhiều đối thủ cạnh tranh, công ty cần có kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp

lý, đồng thời hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền phù hợp để tồn tại và phát triển hiệu quả.Công tác tổ chức và phân quyền tốt sẽ giúp công ty có một đội ngũ làm việc vững mạnh, chuyênnghiệp, từ đó có thể đứng vững trong môi trường nhiều đối thủ cạnh tranh như hiện nay

- Yếu tố chính sách quản lý của nhà nước:

Tùy theo mục tiêu phát triển từng thời kỳ, nhà nước sẽ có những chính sách tương ứngcho từng ngành nghề để vừa phát triển nền kinh tế một cách mạnh mẽ, bền vững, vừa hìnhthành cơ cấu kinh tế hợp lý, hài hòa Các chính sách quản lý của nhà nước có thể tác động tớidoanh nghiệp như một sự hỗ trợ tích cực, tạo ra động lực cho sự phát triển sản xuất kinhdoanh từ đó ảnh hưởng tới chiến lược hay nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động làm thay đổi cơcấu tổ chức của doanh nghiệp