b. Nhân tố chủ quan
3.1. Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới
3.1.1. Mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh của công ty
3.1.1.1. Mục tiêu dài hạn
Trở thành một trong những công ty tiên phong về thiết kế website, logo, thương hiệu,
… của các doanh nghiệp trên khắp đất nước Việt Nam và thế giới.
Công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM nỗ lực để trở thành tập đoàn kinh tế lớn mạnh, uy tín, có tốc độ tăng trưởng nhanh và có tính cạnh tranh cao sánh vai với các tập đoàn kinh tế hùng mạnh trong nước và trên thế giới. Không ngừng xây dựng và phát triển thương hiệu và uy tín của công ty trên thị trường.
Cung cấp sản phẩm dịch vụ CNTT và truyền thông nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng về hiện đại hóa công tác quản lý điều hành. Đảm bảo quyền lợi cho người lao động, gia tăng lợi ích cho xã hội, phát triển vốn cho các cổ đông.
3.1.1.2. Mục tiêu ngắn hạn
Tăng cường công tác hạch toán các khoản chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả và tích luỹ vốn để phát triển.
Phân cấp và giao quyền chủ động cho các đơn vị trực thuộc trong quá trình hoạt động kinh doanh, gắn trách nhiệm và quyền lợi đối với cán bộ quản lý.
Xây dựng và phát triển nguồn lực con người của công ty mạnh về mọi mặt đủ về chất lượng và số lượng, có năng lực quản lý và ứng dụng công nghệ mới.
Mục tiêu về doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2018 lần lượt là: 200 tỷ đồng và 3 tỷ đồng.
3.1.2. Phương hướng hoạt động của công ty
Tiếp tục xây dựng và phát triển công ty, giữ vững công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM là một doanh nghiệp mạnh, lấy hiệu quả kinh tế là thước đo cho sự phát triển ổn định và bền vững của công ty. Duy trì và phát triển ngành nghề chính là thiết kế website, logo, thiết kế đồ họa nhận diện thương hiệu... Đồng thời, tiếp tục phát triển các lĩnh vực thiết kế in ấn, gia công web và đồ họa, cung cấp hosting và tên miền.
Tạo được uy tín và tên tuổi của công ty trong lĩnh vực thiết kế website, logo,… Mở rộng thị trường ra khắp cả nước và nước ngoài.
Đầu tư thiết bị công nghệ hiện đại tiên tiến nhất để tăng năng lực chất lượng dịch vụ của công ty và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Tập trung vào công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý và phân quyền theo định hướng xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và để cao trách nhiệm quyền hạn của nhân viên, quy định các chính sách khen thưởng, bổ nhiệm và kỷ luật.
Không ngừng nâng cao năng suất lao động, đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động, góp phần vào sự phát triển của công ty.
3.2. Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty để có một bộ máy gọn nhẹ, không cồng kềnh, phải thích ứng với bất kỳ tình huống nào có thể xảy ra cho công ty, làm cho những quyết định được thực hiện nhanh chóng, đảm bảo chức năng nhiệm vụ có hiệu quả cao. Cơ cấu tổ chức đầy đủ thích ứng với từng nhiệm vụ cụ thể, tránh sự chồng chéo và bỏ sót nhiệm vụ.
Chức năng và nhiệm vụ của từng cán bộ nhân viên phải được xác định rõ ràng, tránh được những khâu trung gian, những việc thừa. Phân công công việc nhằm khai thác tốt hơn trình độ của cán bộ nhân viên, đánh giá đúng đắn và công bằng sự đóng góp cũng như khả năng trình độ của họ. Do vậy, quan điểm của công ty là xây dựng được một đội ngũ quản lý phải thực sự có tài, có trình độ chuyên môn, có khả năng rút kinh nghiệm về thực tiễn quản lý và quan trọng là khả năng quản trị cấp dưới của mình. Biết phân quyền hợp lý, đảm bảo không tập trung quá nhiều quyền hạn về phía nhà quản trị đồng thời cũng không có hiện tượng phân quyền vượt cấp. Trong công tác tổ chức phải có khả năng đoàn kết và tập hợp nhân viên dưới quyền tạo môi trường làm việc và kích thích sự sáng tạo cũng như lòng nhiệt tình, phát huy tối đa năng lực của nhân viên.
3.3. Các đề xuất và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty3.3.1. Giải pháp đối với công ty3.3.1. Giải pháp đối với công ty 3.3.1. Giải pháp đối với công ty
3.3.1.1. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty
a. Tái cơ cấu nhân viên trong công ty
Trong quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cần chú ý đặc biệt đến quá trình xây dựng đội ngũ nhân sự, tái cơ cấu nhân viên trong công ty. Thực hiện tái cơ cấu nhân viên công ty phải được tiến hành dựa trên cơ sở một chiến lược nguồn nhân lực rõ ràng và phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty. Nhà tuyển dụng thay vì “săn đầu người” thì nên tập trung đào tạo nguồn nhân lực nội tại, xác định những bộ phận có nhân lực dư thừa hoặc không cần thiết, xem xét lại năng lực nhân viên để điều chuyển, huấn luyện trở thành nhân viên kinh doanh hay đưa vào bộ phận đang thiếu, đang cần, tuyển nhân sự phù hợp với công việc thay
vì tuyển nhân sự có năng lực vượt trội, mô tả công việc thật cụ thể cho nhân viên và kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc thay vì chỉ kiểm soát đầu vào và đầu ra. Cần chú ý xây dựng lại đội ngũ, cách tổ chức nhân viên và tạo ra mối liên kết mật thiết giữa các nhân viên để họ sát cánh cùng nhau làm việc hiệu quả hơn vì mục tiêu chung của công ty. Phải làm cho nhân viên thấu hiểu và thông cảm và luôn tin tưởng gắn bó lâu dài với công ty.
Bên cạnh đó cũng nên xem xét lại việc sa thải, cắt giảm những nhân sự không còn phù hợp hay làm việc thiếu hiệu quả, không có tinh thần làm việc để giảm bớt gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp.
Như vậy, tái cơ cấu nhân viên không có nghĩa là buộc phải cắt giảm nhân sự, mà là phải đưa ra mô hình hoạt động tốt nhất, đúng người, đúng việc để giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn, thực thi được kế hoạch, chiến lược kinh doanh có hiệu quả nhất.
Đúng người, đúng việc: Trên cơ sở năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá
nhân trong công ty để bố trí sắp xếp nhằm làm gia tăng nâng suất lao động và động lực làm việc cho nhân viên.
Cụ thể việc tái cơ cấu tổ chức nhân viên trong các phòng ban của công ty như sau: • Phòng tài chính - kế toán: Hiện tại phòng tài chính kế toán của công ty bao gồm 5
thành viên, như vậy phòng còn thiếu một nhân viên kế toán phụ trách công việc hạch toán các khoản thu và chi của công ty. Do đó trong thời gian tới công ty nên tuyển dụng thêm một nhân viên kế toán để đảm nhận công việc này. Yêu cầu tuyển dụng cho vị trí này như sau:
- Tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành kế toán – kiểm toán. - Đã có kinh nghiệm làm kế toán ít nhất 2 năm.
- Biết tiếng anh giao tiếp và sử dụng thành thạo tin học văn phòng.
• Phòng hành chính – nhân sự: Theo kết quả điều tra phỏng vấn cho thấy phòng hành
chính nhân sự gồm 4 thành viên gây nên tình trạng thừa lao động. Lượng công việc không nhiều chỉ cần 1 trưởng phòng và 2 nhân viên là đủ. Do vậy, công ty nên có quyết định điều chuyển nhân viên Vũ Tiến Hải sang phòng kinh doanh. Bởi vì đây là một nhân viên năng động, nhiệt tình trong công việc và anh có nhiều kỹ năng rất phù hợp trở thành nhân viên kinh doanh suất sắc.
• Phòng kỹ thuật: Hiện phòng có 21 người và phòng kỹ thuật chia làm 3 bộ phận:
thiết kế, lập trình, test sản phẩm. Khối lượng công việc khá lớn nên số lượng nhân viên như vậy là phù hợp để phòng có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.
• Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh hiện tại của công ty gồm có 15 thành viên.
chuyển sang thì thành viên của phòng là 16. Số lượng như vậy cũng là hợp lý so với tình hình kinh doanh của công ty hiện nay.
b. Tăng tính tiêu chuẩn hóa và giảm mức độ tập trung trong cơ cấu tổ chức của công ty
- Tăng tính tiêu chuẩn hóa: Công ty cần thực hiện các chính sách, quy chế để tăng tính
ràng buộc việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, bộ phận, cá nhân. Hình thành một phương thức làm việc hiệu quả, chuyên môn cao vì mục tiêu chung của coogn ty.
Dựa trên căn cứ thực tế các chức năng, nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc khoa học, hợp lý.
Tiến hành phổ biến rộng rãi tới các phòng ban, nhân viên trong công ty về hệ thống quy chế, tiêu chuẩn công việc.
Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công việc, nhiệm vụ để nhanh chóng đưa ra các biện pháp khi cần thiết.
- Giảm tính tập trung: Giám đốc cần giao bớt quyền hành cho các nhà quản trị cấp
thấp hơn: trưởng phòng, trưởng bộ phận…, nên rộng rãi hơn trong phân quyền. Giám đốc công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM chưa thực sự tin tưởng để giao quyền cho cấp thấp hơn. Quyền lực tập trung lớn vào giám đốc dẫn đến áp lực công việc cao cho giám đốc trong khi cấp dưới lại không phát huy được tính chủ động, sáng tạo và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc. Do vậy giám đốc công ty cần phải:
Rộng rãi với cấp dưới, biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhân viên dưới quyền. Giao quyền quyết định cho cấp dưới nhằm tăng sự chủ động và tinh thần trách nhiệm của họ.
Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới tránh tình trạng lạm quyền hoặc né tránh trách nhiệm.
3.3.1.2. Giải pháp hoàn thiện việc phân quyền của công ty
Quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của nhân viên trong công ty: Quy định rõ
ràng chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban trong công ty, thực hiện chuyên môn hóa công việc nhưng phải đảm bảo công việc thực hiện linh hoạt và hiệu quả. Trong mỗi phòng ban cũng cần chuyên môn hóa công việc của từng người và thực hiện công việc theo quy trình để tránh chồng chéo.
Tăng cường sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban: Cần xây dựng một hệ thống
thông tin chung trong công ty để tránh việc tập hợp thông tin tốn thời gian và có sai sót. Hệ thống đường dây liên lạc nội bộ của công ty: điện thoại, mạng nội bộ, website; email phải luôn ổn định và cập nhật thương xuyên thông tin để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh.
3.3.1.3. Một số giải pháp khác
a. Bồi dưỡng trình độ cán bộ nhân viên
Đối với một tổ chức thì công tác đào tạo, bồi dưỡng trình độ nhân viên luôn là một nhiệm vụ quan trọng quyết định đến sự sống còn của tổ chức. Ý thức được tầm quan trọng của công tác đào tạo, công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM luôn có những khóa bồi dưỡng, nâng cao kiến thức cho cán bộ nhân viên. Các hình thức đào tạo mà công ty có thể áp dụng:
- Đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ: Do nhu cầu cũng như tiêu chuẩn về lĩnh vực thiết kế luôn thay đổi theo thị hiếu của khách hàng và cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin. Vì vậy, công ty liên tục liên kết với các tổ chức để thực hiện những khóa bồi dưỡng các kỹ năng cần thiết cho cán bộ nhân viên.
- Luôn chú trọng nâng cao trình độ chuyên sâu cho những nhân viên có kinh nghiệm và đã gắn bó với công ty. Bên cạnh đó hướng dẫn và đào tạo công việc cho nhân viên mới hay những nhân viên còn yếu kém.
- Công ty ưu tiên thực hiện phương thức đào tạo tại chỗ để tiết kiệm chi phí cho công ty mà vẫn đạt được hiệu quả tối ưu.
Đồng thời, công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM luôn tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên của mình để họ có thể nắm vững kỹ năng và phát huy được năng lực sở trường của mình.
Bên cạnh việc quan tâm đến trình độ của nhân viên, công ty cũng cần chú trọng đến lực lượng các cán bộ quản lý. Công ty phải đề ra một số tiêu chuẩn cho các cán bộ quản lý thông qua công tác đào tạo và tuyển dụng:
- Cán bộ quản lý phải có năng lực lãnh đạo và tổ chức.
- Phải có phẩm chất đạo đức tư cách cá nhân tốt, trung thực, uy tín.
- Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chuyên sâu về lĩnh vực mà mình phụ trách, đồng thời phải có nghiệp vụ quản lý, giao tiếp xã hội.
b. Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý
Công nghệ hiện đại sẽ giúp cho doanh nghiệp duy trì được việc kiểm soát cho tổ chức một cách dễ dàng hơn, hình thành hệ thống thông tin hiệu quả, giảm tải công việc cho nhà quản trị và nhân viên.
Công ty cần phải thực hiện quá trình chuyển giao công nghệ hiệu quả để có thể phát huy được vai trò và tác dụng trong thực tế. Đồng thời, đào tạo hướng dẫn cán bộ nhân viên để họ có thể tiếp cận và sử dụng tốt công nghệ mới, hiện đại.
c. Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên trong công ty
Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên chính là một phương pháp hữu hiệu nhằm duy trì sự gắn kết giữa người lao động và công ty, nhằm giữ chân nhân viên tài giỏi hay huy động tối đa năng lực làm việc của nhân viên trong công ty. Đồng thời, nhằm thu hút những lao động giỏi, có năng lực trình độ về công ty của mình. Một số biện pháp mà công ty cổ phần công nghệ và truyền thông VIACOM cần sử dụng:
- Tuyên dương, khen thưởng cho những cán bộ nhân viên có thành tích tốt để khích lệ nhân viên phát huy năng lực và hết lòng với công ty.
- Tạo điều kiện tuyển dụng đối với các con em trong ngành có kết quả học tập tốt. - Tổ chức thăm hỏi, động viên những gia đình có hoàn cảnh khó khăn, giúp đỡ họ về vật chất tạo điều kiện cho họ hoàn thành tốt các mục tiêu của công ty.
d. Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên
Việc xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, không gây áp lựn nặng nề cho các nhân viên là nhu cầu tất yếu. Làm việc trong môi trường thoải mái giúp nhân viên phát huy được hết khả năng của mình, tăng cường sự phối hợp trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của công ty. Để hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên trong công ty, tôi xin đề xuất một số giải pháp:
- Tạo động lực làm việc cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty. Giám đốc công ty cũng như các nhà quản trị cần tìm hiểu tâm lý của nhân viên của mình để gây thiện cảm cho họ, cho họ cảm thấy mình được làm việc trong một môi trường thân thiện và giàu tình cảm.
- Tăng sự đoàn kết của toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty tạo cho họ có một niềm tin về sự phát triển của công ty trong tương lai.
- Công ty cần tạo sự công bằng và không khí tích cực trong tổ chức.
- Tạo môi trường làm việc năng động, vui vẻ trong công ty: có thể tổ chức các buổi