.luận văn quản trị nhân lực Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Tam Hưng” là đề tài khóa luận

TÓM LƯỢC Trong quá trình kinh doanh, phần lớn các nguyên nhân tạo nên tình hình quản lý không tốt đều bắt nguồn từ công tác tổ chức bộ máy quản lý chưa đồng bộ, chưahợp lý.Việc tổ chức b

MỤC LỤC

TÓM LƯỢC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

LỜI CẢM ƠN vii

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 4

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 4

5.1.1.Phương pháp thu thu thập dữ liệu sơ cấp 4

5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 4

5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu 5

6 Kết cấu của đề tài 5

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 6

1.1 Khái niệm, đặc điểm và nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 6

1.1.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 6

1.1.2 Đặc điểm cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 6

1.1.3 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 7

1.2 Một số mô hình cơ cấu tổ chức chủ yếu của doanh nghiệp 8

1.2.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến 8

1.2.2 Cơ cấu tổ chức chức năng 9

1.2.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng 10

Hình 1.3 Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng 11

1.2.4 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 11

1.2.5 Cơ cấu tổ chức theo khu vưc địa lý 12

1.2.6 Cơ cấu tổ chức định hướng khách hàng 13

1.2.7 Cơ cấu tổ chức ma trận 13

1.2.8 Cơ cấu tổ chức hỗn hợp 15

1.3.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 18

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TAM HƯNG 20

2.1 Khái quát về Công ty 20

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 20

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty 21

2.1.3 Đặc điểm và kết quả kinh doanh của Công ty 23

2.2 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Tam Hưng 27

2.2.1 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 27

2.2.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 30

2.3.1 Phòng kế hoạch – kỹ thuật 33

2.3.2 Phòng thiết bị vật tư 35

2.3.3 Phòng tài chính thống kê 36

2.3.4 Phòng hành chính tổng hợp 38

2.3.5 Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty 39

2.4 Đánh giá chung về thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty 40

2.4.1 Ưu điểm 43

2.4.2 Nhược điểm và nguyên nhân 44

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TAM HƯNG 46

3.1 Phương hướng hoạt động của công ty cổ phần Tam Hưng đến năm 2020 46

3.2 Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Tam Hưng 47

3.3 Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Tam Hưng 48

3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty 49

3.3.2 Phân chia lại chức năng nhiệm vụ của phòng tài chính thống kê và phòng hành chính tổng hợp 50

3.3.3.Tăng cường sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban 51

3.3.4 Bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên 51

3.3.5 Xây dựng hệ thống website cho riêng công ty 52

3.4 Một số kiến nghị đối với Nhà nước 52

KẾT LUẬN 53

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 PHỤ LỤC

TÓM LƯỢC

Trong quá trình kinh doanh, phần lớn các nguyên nhân tạo nên tình hình quản

lý không tốt đều bắt nguồn từ công tác tổ chức bộ máy quản lý chưa đồng bộ, chưahợp lý.Việc tổ chức bộ máy ảnh hưởng rất lớn đến kết quả đạt được của công tácquản lý, qua đó có tác động đến toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Bởi vì bộ máy quản lý trong doanh nghiệp được coi là trung tâm đầu não đề

ra các chiến lược, sách lược phát triển cho doanh nghiệp.Kiện toàn cơ cấu tổ chức

và phân quyền đúng đắn, khoa học sẽ giúp cho doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả,nâng cao năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp ổn định và phát triển bền vững Do đó, xemxét đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy cho phù hơp với đặc điểm của từng giai đoạn là côngviệc thường xuyên và cần thiết trong quá trình tồn tại của doanh nghiệp

Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Tam Hưng nhận thấy sự quantrọng của cơ cấu tổ chức đới với hoạt động của doanh nghiệp nên em đã chọn đề

tài:” Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Tam Hưng” là đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình”

Kết cấu đề tài khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Chương này trình bày một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và cơ cấu tổ chức củadoanh nghiệp

Chương 2:Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Tam Hưng

Chương này nêu lên các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty đồng thờiđánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty thông qua các số liệu sơ cấp và thứ cấp.Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Tam Hưng

Từ những lý luận và thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty, chương này đưa ra một sóBiện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Cơ cấu vốn kinh doanh của CTCP Tam Hưng 25

Bảng 2.2 Cơ cấu nguồn vốn của CTCP Tam Hưng 25

Bảng 2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của CTCP Tam Hưng năm 2012 - 2014. 26

Bảng 2.4 Kết quả đánh giá chung về cơ cấu tổ chức của Công ty 40

Bảng 2.5 Kết quả điều tra các nhà quản trị trong Công ty 41

Bảng 2.6 Kết quả điều tra nhân viên trong Công ty 42

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 1.1 Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

thầy cô, các anh chị trong Công ty Lời đầu tiên em xin gửi tới nhà trường lời cảm

ơn chân thành nhất vì đã cung cấp cho em những kiến thức về chuyên ngànhQTDN, cũng như tạo điều kiện cho em có thời gian tiếp cận thực tế

Đặc biệt là lời cảm ơn chân thành tới cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan.Trong thời gian làm khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tìnhcủa cô, cô đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc bổ sung và hoàn thiện những kiếnthức lý thuyết còn thiếu để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này một cách tốt nhất.Qua đây em xin gửi lời cảm ơn tới quý Công ty cổ phần Tam Hưng, đặc biệt làcác anh, chị trong phòng hành chính tổng hợp đã giúp em tiếp cận, thu thập tài liệu,gặp gỡ các phòng ban, để tìm hiểu thực tế về tình hình hoạt động cũng như quá trìnhphát triển của Công ty

Em cũng xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn bên cạnh động viêngiúp đỡ em để hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp

Tuy nhiên, do thời gian, điều kiện có hạn và cách tiếp cận còn nhiều hạn chế

về kiến thức và kinh nghiệm cho nên bài chuyên đề tốt nghiệp này không tránh khỏinhững khiếm khuyết, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô đểkhóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2015

Sinh viênNgô Thị Nga

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ đều có những mục tiêuriêng của mình Để mục tiêu đó có thể thực hiện được cần phải có sự lãnh đạo thốngnhất của bộ máy quản trị doanh nghiệp nhằm kế hoạch hóa, phối hợp, kiểm tra,giám sát và điều chỉnh việc kết hợp tối ưu các nguồn lực Tổ chức, kiện toàn cơ cấu

bộ máy quản lý là một nội dung quan trọng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệpđạt được mục tiêu đã đề ra trong chiến lược kinh doanh

Trong quá trình kinh doanh, phần lớn các nguyên nhân tạo nên tình hình quản

lý không tốt đều bắt nguồn từ công tác tổ chức bộ máy quản lý chưa đồng bộ, chưahợp lý.Việc tổ chức bộ máy ảnh hưởng rất lớn đến kết quả đạt được của công tácquản lý, qua đó có tác động đến toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Bởi vì bộ máy quản lý trong doanh nghiệp được coi là trung tâm đầu não đề

ra các chiến lược, sách lược phát triển cho doanh nghiệp.Kiện toàn cơ cấu tổ chức

và phân quyền đúng đắn, khoa học sẽ giúp cho doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả,nâng cao năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp ổn định và phát triển bền vững Do đó, xemxét đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy cho phù hơp với đặc điểm của từng giai đoạn là côngviệc thường xuyên và cần thiết trong quá trình tồn tại của doanh nghiệp

Tuy mới thành lập chưa lâu, nhưng Công ty cổ phẩn Tam Hưng đã từng bướcvượt qua khó khăn, cố gắng phấn đấu phát triền không ngừng, góp phần vào vàoviệc thực hiện thành công nhiệm vụ kinh doanh toàn ngành Công ty xây dựng chomình những mục tiêu cho sự phát triển mà mục tiêu trước tiên là “Không ngừngcủng cố, hoàn thiện cơ cấu tổ chức ở công ty nhằm đảm bảo nhanh, đáp ứng kịpthời cho quá trình đầu tư xây dựng các hang mục đấu thầu” Hình thành một cơ cấu

bộ máy vừa đầy đủ lại vừa gọn nhẹ, linh hoạt, đồng thời phối hợp nhịp nhàng giữacác phòng ban, phân công nhiệm vụ rõ ràng, cơ chế quản lý khoa học và tăng cườngứng dụng công nghệ thông tin cũng như đào tạo, khích lệ động viên nhân viên Công

ty Qua đó giúp Công ty nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh để phát triển mạnh hơntrong nền kinh tế thị trường, đồng thời hoàn thiện được quá trình kinh doanh – phânphối, tiết kiệm tối đa thời gian lao động và chi phí, sử dụng hiệu quả những nguồnlực, các yếu tố cấu thành trong quá trình kinh doanh

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài

Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề nghiên cứu về thực trạng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, trường đại học đã có nhiều công trình nghiên cứu như:

1 Sinh viên Phạm Thị Nhung, K44A2, năm 2012, Khoa quản trị doanh nghiệp, Trường đại học Thương mại với đề tài khóa luận: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH một thành viên Nhật Linh.

Khóa luận đã đưa ra được một số lý luận về cơ cấu tổ chức; các mô hình tổchức, cũng như việc đưa ra các biện pháp tăng cường phối hợp hoạt động trong toàndoanh nghiệp như bao gồm việc sử dụng công cụ chính thức: hệ thống kế hoạch, sửdụng cơ cấu tổ chức…và các công cụ phi chính thức như là hệ thống các giá trịchung Ngoài ra, còn đưa ra các biện pháp đào tạo lao động có trình độ như là đàotạo tại chỗ, đào tạo ngoài công ty; và một số biện pháp khác đi kèm như hoàn thiệnmôi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp…

2 Sinh viên Nguyễn Thị Mai Phương, K44A1, năm 2012, khoa Quản trị doanh nghiệp, Trường Đại Học Thương Mại, Khóa luận ‘‘Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần quốc tế Đông Á’’.

Khóa luận đã đưa ra được một số biện pháp cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ

chức của doanh nghiệp đó là bổ sung thêm phòng nghiên cứu và phát triển thịtrường trong nước, bổ sung thêm nhân sự, phòng kế toán – tài chính, xuất nhậpkhẩu Ngoài ra còn là việc cơ cấu lại lao động ở trong các phòng ban, tăng cường sựphối hợp và truyền thông giữa các phòng ban trong công ty; cuối cùng là bồi dưỡng

và nâng cao trình độ CBCNV trong công ty, tạo một môi trường làm việc văn hóa

và thiết lập chế độ đãi ngộ nhân sự phù hợp

3 Sinh viên Bùi Thế Thư, K44A2, năm 2012, Khoa Quản trị doanh nghiệp, Trường Đại Học Thương Mại, đề tài khóa luận: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam”.

Trên cơ sở lý luận liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền và phân tíchthực trạng tại Công ty, tác giả đã nêu ra được vấn đề tồn tại của Công ty và đưa rađược những giải pháp như: xác định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của các phòngban, bố trí và sử dụng hợp lý lao động theo đúng chuyên môn, tăng cường phối hợp

khích lệ, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên trong công ty…Tuy nhiên, lại chỉtập trung vào cơ cấu tổ chức mà thiếu đi các đề xuất cho phân quyền trong khi cónhiều vấn đề liên quan tới công tác phân quyền được nêu ra trong phần thực trạngtrước đó.

Ngoài ra còn rất nhiều các đề tài khác nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và phânquyền song chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu thực trạng vấn đề tại Công ty Cổphần Tam Hưng Trên cơ sở kế thừa những thành công của những công trình nghiêncứu trước đó, em xin mạnh dạn nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổphần Tam Hưng, từ đó đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức củaCông ty

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung khi nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty

cổ phần Tam Hưng” là nhằm đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổchức của Công ty trong thời gian tới Để hoàn thành mục tiêu chung này cần thựchiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

Thứ nhất, hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức của

Công ty cổ phần Tam Hưng

Thứ hai, nghiên cứu, phân tích được thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty cổ

phần Tam Hưng

Thức ba, nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của

Công ty cổ phần Tam Hưng

4 Phạm vi nghiên cứu

Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở

công ty cổ phần Tam Hưng tập trung vào ba năm 2012, 2013, 2014 Trên cơ sở đó,định hướng giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ của Công ty từ năm 2015 đến 2020

Về không gian: Hiện nay công ty cổ phần Tam Hưng hoạt động kinh doanh

trên lĩnh vực đầu tư & xây dựng và cung cấp đồ điện dân dụng tại địa bàn Hà Nội

và các tỉnh lân cận Với đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần TamHưng, em xin tập trung vào nghiên cứu vào các phòng ban trong công ty

Về nội dung: Nghiên cứu đề tài tập trung chủ yếu vào thực trang cơ cấu tổ

chức của Công ty cổ phần Tam Hưng Nội dung nghiên cứu vấn đề này được thể

hiện qua các nội dung sau: Thứ nhất, là nội dung về hệ thống lý luận cơ bản liênquan đến cơ cấu tổ chức, thứ hai là thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phầnTam Hưng.

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

5.1.1.Phương pháp thu thu thập dữ liệu sơ cấp

Để thu thập dữ liệu sơ cấp, em đã sử dụng phương pháp quan sát, phươngpháp phiếu điều tra trắc nghiệm và phương pháp phỏng vấn để phân tích xử lý các

dữ liệu này

Phương pháp quan sát: ghi lại có kiểm soát các sự kiện hoặc các hành vi ứng

xử của các nhà quản trị, các nhân viên làm việc trong đơn vị thực thực tập

Phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm: Trong phần này, em tập trung vào

các vấn đề như xây dựng bảng câu hỏi trắc nghiệm gồm có 3 phần như sau: Phầnmột, đánh giá chung về cơ cấu tổ chức của Công ty, phần hai và phần ba đề cập cácvấn đề về cơ cấu tổ chức đối với các nhà quản trị và nhân viên trong Công ty cổphần Tam Hưng Sau đó gửi phiếu điều tra tới các đối tượng nhằm thu thập nhữngthông tin cần thiết nhằm thực hiện cho quá trình nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổchức của Công ty

Phương pháp phỏng vấn: Trong phần này em tập trung xây dựng những câu

hỏi phỏng vấn nhà quản trị của Công ty cổ phần Tam Hưng nhằm làm rõ các vấn đề

về cơ cấu tổ chức của Công ty mà các phiếu trắc nghiệm chưa làm rõ được Các vấn

đề mà em tập trung xoáy sâu vào bao gồm các vấn đề chưa giải quyết nằm trong cácphòng ban, các vấn đề cần giải quyết trong khía cạnh nào Từ việc phân tích đánhgiá các câu hỏi nhằm đưa ra các giải pháp về hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty

5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp là các thông tin có sẵn và có thể thu thập được từ các nguồnnhư sau:

- Kết quả báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, tình hình laođộng của Công ty cổ phần Tam Hưng trong các năm 2012, 2013, 2014

- Các đề tài nghiên cứu cấp trường: Các luận văn tốt nghiệp của các năm trước

- Niên giám thống kê: Các giáo trình nhằm thu thập thông tin về cơ cấu tổchức của Công ty.

- Các dữ liệu thông tin trên các website

5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Đối với các dữ liệu sơ cấp: Trên cơ sở thu thập thông tin qua các phiếu trắc

nghiệm sau đó tổng hợp các tiêu chí đánh giá để thấy được tổng quan về thực trang

cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Tam Hưng Qua phỏng vấn các nhà quản trịcông ty có ý kiến bổ sung để phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyềntrong công ty

Đối với các dữ liệu thứ cấp: Trên cơ sở thu thập được các dữ liệu thứ cấp sử

dụng phần mềm phần mềm Word 2007 và Excel 2007 để thống kê, phân tích và sosánh các dữ liệu thu được, biểu diễn dữ liệu này dưới dạng bảng và biểu đồ để phântích Phương pháp xử lý này sẽ thể hiện được mối quan hệ giữa các biến số rõ ràng

và chính xác Lập bảng thống kê số liệu và các cột so sánh các chỉ tiêu về số tươngđối, số tuyệt đối giữa các năm với nhau (2013 so với 2012, 2014 so với 2013) đểthấy được sự khác biệt giữa các năm

Phương pháp phân tích kinh tế: Trên cơ sở các số liệu và bảng so sánh các

chỉ tiêu qua ba năm để từ đó đánh giá các nguyên nhân của sự tăng trưởng hay sựgiảm xuống trong hoạt động kinh doanh của Công ty

6 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ

đồ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, nội dung củakhóa luận tốt nghiệp, gồm 3 chương:

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Tam Hưng

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Tam Hưng

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Khái niệm, đặc điểm và nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Theo TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) –[Quản trị học – NXB Thống kê ]

“Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành mộtthể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên mộtmôi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướngtới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức”

Theo Jame H.Donnelly Jr, Jame L.Gibson và John M.Iranclevich (2001)

[Quản trị học căn bản – NXB Thống kê]

“Cơ cấu tổ chức, tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống, tạo ra mộtkhuôn khổ trong đó sẽ diễn ra các hành động sôi nổi và các quá trình làm việc củacon người”

Hay: “Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân)khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo nhữngmục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện

được các mục tiêu chung đã được xác định” – [Bài giảng Quản trị học – trường Đại học Thương Mại].

Như vậy, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và

cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và

có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp

1.1.2 Đặc điểm cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Như đã trình bày ở trên, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp khác nhau nhằm đảm bảo các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp Cơ câu tổ chức của doanh nghiệp có những đặc điểm sau:

Chuyên môn hóa công việc:Chuyên môn hóa công việc chỉ mức độ ở đó các

công việc của tổ chức được chia ra thành những bước công việc hoặc những nhiệm

vụ khác nhau được thực hiện bởi những người lao động khác nhau Chuyên mônhóa công việc cho phép tổ chức sử dụng lao động một cách có hiệu quả Giảm bớtchi phí đào tạo và nâng cao năng suất lao động do thực hiện chuyên sâu một hoặcmột số loại công việc.Tuy nhiên, việc chuyên môn hóa quá cao cũng dễ gây nhàmchán, căng thẳng cho người lao động dẫn đến giảm năng suất lao động

Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận: cơ cấu

tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận mang tính độclập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định Việc hình thành các bộ phậncủa cơ cấu phản ánh qua quá trình chuyên môn hóa và hợp nhóm chức năng quản lýtheo chiều ngang Các bộ phận có thể được hình theo các tiêu chí khác nhau làmxuất hiện các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau như: Mô hình tổ chức theo chứcnăng, mô hình tổ chức ma trận,

Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức:Quyền hạn là quyền tự chủ cho quá

trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí hay chức vụ quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức Có các loại quyền hạn sau: Quyền hạn trực tuyến; Quyền hạn tham mưu; Quyền hạn chức năng Từ đó hình thành nên các mô hình cơ cấu tổ chức theo các mối quan hệ quyền hạn: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

1.1.3 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Vai trò và ảnh hưởng của người quản lý với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là rấtquan trọng, việc áp dụng một mô hình tổ chức nào đó để tiến hành hoạt động sảnxuất kinh doanh là tùy thuộc vào nhà quản trị Để xây dựng một cơ cấu hợp lý đápứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ một

số nguyên tắc:

Đáp ứng được yêu cầu của chiến lược sản xuất kinh doanh: Cơ cấu tổ chức

xác định công việc phải làm và làm như thế nào với một chiến lược hay các chiếnlược nhất định Như vậy, cơ cấu tổ chức liên quan đến các quá trình thực hiện cácnhiệm vụ của doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức đáp ứng đáp ứng được chiến lược của công ty khi nó gắn kếtđược con người với chức năng nhiệm vụ và kết nối các hoạt động của những conngười vào các bộ phận khác nhau Mỗi một chức năng trong tổ chức cần phải pháttriển một năng lực gây khác biệt thông qua một hoạt động tạo giá trị theo hướngtăng hiệu quả, chất lượng, cải tiến, và đáp ứng khách hàng Như vậy, mỗi chức năngcần có trong cơ cấu tổ chức phải được thiết kế rõ ràng, qua đó có thể chuyên mônhóa, phát triển các kỹ năng và đạt năng suất cao hơn Và khi các chức năng trở nênchuyên môn hóa cao hơn, mỗi bộ phận lại thường theo đuổi các mục tiêu của riêngmình do vậy cần rất chú ý tới yêu cầu truyền thông và phối hợp với các chức năng khác

Tính tối ưu Giữa các khâu và các cấp quản lý đều thiết lập những mối liên hệ

hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất Cho nên, cơ cấu tổ chức quản lý mang tínhnăng động cao, luôn đi sát và phục vụ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức;

Tính linh hoạt Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng nhanh, linh hoạt với

bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường;

Tính tin cậy Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông

tin được sử dụng và nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt nhất các hoạt động và nhiệm

vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức;

Tính kinh tế Cơ cấu phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất Tiêu

chuẩn xem xét mối quan hệ này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kếtquả sẽ thu về

1.2 Một số mô hình cơ cấu tổ chức chủ yếu của doanh nghiệp

1.2.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Cơ cấu tổ chức trực tuyến là mô hình tổ chức mà ở đó nhà quản trị ra quyếtđịnh và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới chỉnhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên

Cơ cấu tổ chức trực tuyến được minh họa qua sơ đồ 1.1 sau:

Hình 1.1 Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

Đặc điểm cơ bản của mô hình cơ cấu tổ chức này là: Mối quan hệ giữa cácthành viên trong tổ chức được thực hiện theo trực tuyến Người thừa hành chỉ nhậnlệnh từ một người phụ trách trực tiếp Với vai trò là một mắt xích trong dây chuyềnchỉ huy, mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tiếp có quyền ra quyết định cho cấpdưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ

Cơ cấu tổ chức trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độmột thủ trưởng, tập trung, thống nhất; Làm cho tổ chức nhanh nhạy, linh hoạt với sựthay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doanh nghiệp thấp Mặt khác theo cơcấu này, những người chịu sự lãnh đạo rất dễ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thốngnhất trong mệnh lệnh phát ra Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức trực tuyến lại hạn chế việc

sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏingười lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lýchuyên môn Nhưng trong thực tế khả năng của con người có hạn nên những quyếtđịnh đưa ra mang tính rủi ro cao Do đó, cơ cấu này thường được áp dụng cho cácđơn vị có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp

1.2.2 Cơ cấu tổ chức chức năng

Cơ cấu tổ chức theo chức năng là mô hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng được tách riêng do một bộ phận cơ quan đảm nhận Cơ cấu này có đặc điểm là

Người lãnh đạo A

Người lãnh đạo B2 Người lãnh đạo B1

Người lãnh đạo C4 Người lãnh đạo C3

Người lãnh đạo C2 Người lãnh đạo C1

Người lãnh đạo A

Người lãnh đạo chức năng A1 Người lãnh đạo chức năng A2

Người lãnh đạo B3Người lãnh đạo B2

Người lãnh đạo B1

những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo

nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình

Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng được minh họa như sau:

Hình 1.2 Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng

Cơ cấu tổ chức chức năng có ưu điểm là: Thực hiện chuyên môn hóa cácchức năng quản lý, thu hút được các chuyên gia có kiến thức sâu rộng về nghiệp vụchuyên môn vào công tác quản lý, tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng,nhiệm vụ giữa các bộ phận Thúc đẩy sự chuyên môn hóa ký năng nghề nghiệp,nâng cao chất lượng và kỹ năng giải quyết vấ đề Các quyết định đưa ra có độ rủi rothấp hơn so với cơ cấu tổ chức trực tuyến Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức chức năng làmcho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơquan quản lý cấp trên do dễ làm suy yếu chế độ thủ trưởng, các nhà quản lý trởthành các chuyên gia trong lĩnh vực hẹp

1.2.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu theo chức năng.Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộphận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên vàkiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến

Người lãnh đạo A

Người lãnh đạo B1 Người lãnh đạo B2

Tổng giám đốc

Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm B Giám đốc sản phẩm C

Hình 1.3 Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng sẽ thu hút các chuyên gia vào việc giảiquyết các vấn đề chuyên môn, do đó giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý Tuynhiên, cơ cấu này sẽ làm cho số cơ quan chức năng trong tổ chức tăng lên do đó làmcho bộ máy quản lý cồng kềnh, nhiều đầu mối đòi hỏi người lãnh đạo phải luôn điềuhòa phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tượng không ăn khớp,cục bộ của các cơ quan chức năng

1.2.4 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Hình 1.4: Mô hình tổ chức theo sản phẩm

Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt

động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định Mỗi nhánh vẫn cóthể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xungquanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc

Ưu điểm: Khác với mô hình chức năng, với mô hình tổ chức này trách nhiệm

lợi nhuận thuộc về các nhà quản trị cấp dưới, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho họ

Tổng giám đốc

Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực 2 Giám đốc khu vực 3

Mô hình này vừa giúp phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận vừa linh hoạt trong việc đadạng hóa

Nhược điểm: Cần nhiều hơn nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trung

lắp ở các bộ phận khác nhau Thêm nữa mô hình này cũng có thể dẫn đến tình trạngkhó kiểm soát, cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

Cơ cấu tổ chức này được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạtđộng đa sản phẩm

1.2.5 Cơ cấu tổ chức theo khu vưc địa lý

Hình 1.5: Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý

Đặc điểm: Mô hình ở khu vực chịu trách nhiệm này chia tổ chức thành các

nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa

lý Mỗi nhà quản trị sẽ đại điện phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý

cụ thể

Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý giúp các nhà quản trị cấp thấp

thấy rõ trách nhiệm của mình Thêm nữa, nó được thiết kế với sự chú ý tới nhữngđặc điểm của thị trường địa phương, giúp tận dụng tốt các lợi thế theo vùng, quan

hệ tốt với các đại diện địa phương và còn tiết kiệm thời gian đi lại cho nhân viên

Nhược điểm: Do mỗi khu vực có một giám đốc nên sẽ cần nhiều nhà quản trị

tổng hợp Công việc cũng có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau, phân tánnguồn lực và khó khăn cho việc kiểm soát hơn

Cơ cấu tổ chức này áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô rộng lớn, hoạtđộng tại nhiều khu vực

Tổng giám đốc

Giám đốc khách hàng cá nhânGiám đốc khách hàng tổ chứcGiám đốc khách hàng cơ quan nhà nước

1.2.6 Cơ cấu tổ chức định hướng khách hàng

Hình 1.6: Mô hình cơ cấu tổ chức định hướng khách hàng

Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo khách hàng chia tổ chức thành các nhánh, mỗi

nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách

hàng nào đó Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng

nhóm khách hàng chuyên biệt

Ưu điểm: Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng

khác nhau Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng để đạt

được kết quả cuối cùng Và rèn luyện kỹ năng tổn hợp cho các nhà quản trị

Nhược điểm: Cơ cấu này cũng cần có nhiều nhà quản trị tổng hợp, tạo ra nhiều

sự trùng lắp ở các bộ phận khách hàng khác nhau, khó kiểm soát và cạnh tranh nội

bộ về nguồn lực

1.2.7 Cơ cấu tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức ma trận là loại cơ cấu dựa trên những hệ thống quyền lực và hỗ

trợ nhiều chiều Cơ cấu này tạo ra một Giám đốc dự án là người chịu trách nhiệm

phối hợp các bộ phận và phân chia quyền lực với tất cả các nhà quản trị theo chức

năng Trong cơ cấu ma trận có hai tuyến quyền lực Tuyến chức năng hoạt động

theo chiều dọc Tuyến sản phẩm hay dự án hoạt động theo chiều ngang

Tổng giám đốc

GĐ các dự án GĐ Marketing GĐ sản xuất GĐ tài chính

Trưởng dự án XTrưởng bộ phận Marketing XTrưởng bộ phận sản xuất X Trưởng bộ phận

tài chính X

Trưởng dự án Y Trưởng bộ phận

Marketing Y Trưởng bộ phận sản xuất Y Trưởng bộ phận tài chính Y

Hình 1.7 Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức quản trị theo kiểu ma trận có những ưu nhược điểm nhất định

Thứ nhất, khi phân tích lợi ích của cơ cấu này, người ta thấy trước hết, cơ cấu

ma trận giúp các nhà quản trị có thể linh hoạt điều động nhân sự giữa các bộ phận.Đồng thời, nó góp phần thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức

Thứ hai, cơ cấu này có tác dụng phát huy vai trò quyết định, thông tin và giao

tiếp của các nhà quản trị phụ trách sản phẩm Mặt khác còn có tác dụng gia tăngthách thức và thu hút sự quan tâm của nhân viên và đem lại những kiến thức chuyênsâu về các loại dự án – sản phẩm

Thứ ba, cơ cấu này cũng có những bất lợi nhất định Đó là quy trình thực hiện

phức tạp nên sẽ làm phát sinh các chi phí không cần thiết Hơn nữa việc nhận mệnhlệnh khác nhau từ hai cấp quản lý dễ làm cho nhân viên dưới quyền lâm vào tìnhtrạng bối rối

PCT sản xuất PCT kỹ thuật PCT marketing PCT tài chính

Tổng giám đốc sản phẩm A Tổng giám đốc sản phẩm B

Giám đốc khu vực 1Giám đốc khu vực 2 Giám đốc khu vực 1Giám đốc khu vực 2

Chủ tịch ngành hàng

1.2.8 Cơ cấu tổ chức hỗn hợp

Hình 1.8: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp

Đặc điểm: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp cho phép kết hợp các loại cấu trúc

để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ chức, tận dụng các ưu điểm và khắcphục những hạn chế của các cấu trúc được kết hợp

Ưu điểm: Cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức và rèn luyện cho

các nhà quản trị kỹ năng tổng hợp

Nhược điểm: Cấu trúc tổ chức trở nên phức tạp hơn, quyền lực và trách nhiệm

của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột và khó kiểm soát

Cơ cấu hỗn hợp được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức kinh doanh lớn ởViệt Nam đặc biệt là các Tổng Công ty 90 và 91 Tại các Tổng Công ty này, phânchia theo chức năng vẫn chiếm chủ đạo nhưng do quy mô, chủng loại sản phẩm vàthị trường được mở rộng, các phân chia thep sản phẩm, thị trường được sử dụng hỗhợp trong cơ cấu

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

1.3.1 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

a Môi trường chung

Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ

nhân quả trên trị trường, môi trường cạnh tranh năng động và nền kinh tế toàn cầu

thay đổi nhanh chóng là nguyên nhân chủ yếu gây ra các khó khăn cho sự tươngthích của cơ cấu tổ chức với mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp Điều này buộcdoanh nghiệp không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời tạo cho

nó tính linh hoạt để thích nghi với hoàn cảnh

Môi trường pháp luật: Sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi

trường pháp lý bình đẳng cho các doanh nghiệp hoạt động, đảm bảo cho sự bìnhđẳng trước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển,

ổn định cơ cấu tổ chức Ngược lại, nếu hệ thống pháp luật thiếu hoàn thiện, thườngxuyên thay đổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh cơ cấu tổ chức để phù hợpvới pháp quy

Môi trường chính trị- xã hội: chính trị xã hội ổn định, khuyến khích hợp tác

phát triển, chính sáchkinh tế, đầu tư thông thoáng …tạo điều kiện thuận lợi cho cácdoanh nghiệp có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô, hình thành cơcấu tổ chức phù hợp để thúc đẩy sự phát triển.Và ngược lại khi môi trường chính trị

xã hội bất ổn, chứa đựng nhiều rủi ro hoạt động của doanh nghiệp bị giới hạn, quy

mô bị co cụm lại

Môi trường văn hóa: văn hóa, lối sống, phong tục tập quán…sẽ tác động hình

thành nên văn hóa tiêu dùng của từng vùng, quốc gia và hình thành văn hóa từngdoanh nghiệp Văn hóa tiêu dùng ảnh hưởng tới khách hàng của doanh nghiệp buộc

họ phải thích ứng, bao gồm cả việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với các đặctrưng riêng của các nhóm khách hàng tương ứng.Và văn hóa doanh nghiệp tác độngđến cách doanh nghiệp hoạt động, đến quan hệ, cách ứng xử với đối tượng bênngoài, ảnh hưởng tới môi trường nội bộ Từ đó tác động tới cơ cấu tổ chức và phânquyền của doanh nghiệp

b Môi trường đặc thù

Khách hàng: là người quyết định đầu ra, nuôi sống doanh nghiệp Các yếu tố

thuộc về khách hàng như sức mua, nhu cầu, thị hiếu hay sự tín nhiệm của kháchhàng là cơ sở thông tin để ra quyết định trong hoạch định chiến lược, mục tiêu và tổchức phục vụ…từ đó ảnh hưởng tới việc lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức thíchhợp Ví dụ như với khách hàng của doanh nghiệp rất đa dạng thì nên chọn cơ cấu

Do vậy, cơ cấu tổ chức của cũng phải được thiết kế sao có thể hỗ trợ hữu hiệucho việc đáp ứng ngày càng cao như cầu của khách hàng.

Người cung ứng: là nguồn cung cấp tài chính, lao động, hàng hóa, nguyên vật

liệu, thông tin…cho doanh nghiệp Các yếu tố như số lượng nhà cung ứng, chấtlượng, giá cả của họ sẽ quyết định tính thường xuyên, đều đặn của quá trình kinhdoanh, chất lượng, giá cả, khả năng cạnh tranh của sản phẩm Do vậy, đó là cơ sở

để ra các quyết định quản trị bao gồm cả về cơ cấu tổ chức và phân quyền

Đối thủ cạnh tranh: là những doanh nghiệp thỏa mãn cùng một loại nhu cầu

của khách hàng, đó có thể là đối thủ trực tiếp hay gián tiếp, thực tế hay tiềm năng

Áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tập trungmọi cô gắng đểđáp ứng một cách ngày càng đầy đủ và chính xác đòi hỏi của kháchhàng.Điều này dẫn đến các doanh nghiệp phải hình thành cho mình một cơ cấu tổchức hợp lý và tiến hành phân quyền một cách khoa học cho phép khai thác lợi thếcạnh tranh hiện tại trong khi lại cho phép nó phát triển các lợi thế mới

Chính sách quản lý của Nhà nước về ngành, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp: Tùy theo mục tiêu phát triển từng thời kỳ, Nhà nước sẽ có những chính sách

tương ứng cho từng ngành nghề để vừa phát triển nền kinh tế một cách mạnh mẽ,bền vững lại vừa hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, hài hòa Các chính quản lý củaNhà nước có thể tác động tới doanh nghiệp như một sự hỗ trợ tích cực, tạo ra độnglực cho sự phát triển sản xuất kinh doanh từ đó ảnh hưởng tới chiến lược hay nhucầu mở rộng quy mô hoạt động làm thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.Vàngược lại

Như vậy, các doanh nghiệp khi xây dựng cơ cấu tổ chức cho mình bên cạnhviệc chịu ảnh hưởng của môi trường chính trị chung, thì còn phải quan tâm đến cácchính sách quản lý riêng của Nhà nước về ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực mìnhđang, sẽ tham gia hoạt động.

1.3.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.

2.

Hình 1.9: Tác động của chiến lược tới tổ chức.

Một trong những nguyên tắc quan trọng của tổ chức là cơ cấu tổ chức và phânquyền phải phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược Những thay đổi trongchiến lược thường đòi hỏi có những thay đổi trong tổ chức bởi vì cơ cấu tổ chứcđược hình thành để đảm bảo cho quá trình hoàn thành mục tiêu và thể hiện cáchthức phân bố nguồn lực

Không có một mô hình tổ chức tốt nhất cho mọi chiến lược hay mọi loạihình doanh nghiệp, bởi vì có nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài tác động đến tổchức Tuy nhiên, các doanh nghiệp không thể thay đổi cơ cấu tổ chức để có thể đápứng đầy đủ yêu cầu của tất cả các yếu tố, vì làm như vậy sẽ gây xáo trộn không cólợi cho doanh nghiệp Nhưng chiến lược thay đổi thì cơ cấu tổ chức hiện tại có thểtrở nên không còn phù hợp nữa và như thế việc thay đổi cơ cấu tổ chức là tất yếu

Quy mô của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp

thì hoạt động của doanh nghiệp cũng phức tạp theo Do đó các nhà quản trị cần phảiđưa ra một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý sao cho đảm bảo quản trị được toàn bộhoạt động của doanh nghiệp, đồng thời, phải làm sao để bộ máy quản trị khôngcồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì

tổ chức bộ máy quản trị phải gọn nhẹ để phù hợp với tình hình kinh doanh củadoanh nghiệp

Công nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Công nghệ sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp là tập hợp các phương tiện cần thiết cho sự biến đổi cácyếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra theo ý muốn Công nghệ sản xuất kinh doanh

Thành tích doanhnghiệp bị giảm sút

Các vấn đề mới vềquản trị xuất hiện

Chiến lược mới

được hình thành

Một cơ cấu tổ chứcmới được thành lậpThành tích doanh

nghiệp được cải

mại, dịch vụ ) thì khác nhau Mức độ tự động hóa, sản xuất theo dây truyền đòi hỏiviệc tổ chức lao động, sắp xếp công việc, lựa chọn công nhân viên sao cho phù hợp.Tất cả những điều này ảnh hưởng đến việc lựa chọn mô hình của tổ chức doanhnghiệp.

Con người và trang thiết bị quản trị: Con người là yếu tố tác động trực tiếp và

mạnh mẽ nhất đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp Trong mỗi conngười khác nhau về năng lực và động cơ thúc đẩy, khác nhau về kinh nghiệm, họcvấn và sự ràng buộc về nghề nghiệp Do đó cần có sự hài hòa giữa con người và cơcấu tổ chức Khi phân chia thành những nhóm hoạt động và xác định những quan hệquyền hạn của một cơ cấu tổ chức phải tính đến những hạn chế và những thói quencủa con người

Trình độ trang thiết bị máy móc cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộmáy quản trị bởi một doanh nghiệp sử dụng đội ngũ quản trị viên thành thạo, biết sửdụng thuần thục hệ thống máy vi tính cá nhân làm giảm rất lớn thời gian thực hiệnmột nhiệm vụ cụ thể và tăng sức hoạt động sáng tạo của đội ngũ quản trị viên rấtnhiều và do đó cơ cấu tổ chức sẽ đơn giản hơn nếu hệ thống thu thập và xử lý thôngtin của doanh nghiệp được tin học hóa, lúc đó quản trị viên có thể thu thập thông tinmột cách nhanh chóng

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN TAM HƯNG

2.1 Khái quát về Công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

a Tên, địa chỉ Công ty :

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN TAM HƯNG

Tên giao dịch: TAM HUNG JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: Tam hung.,Jsc

Trụ sở chính: Số 20, Ngõ 49, Phố Nghĩa Tân, Q Cầu Giấy, TP Hà Nội

VPGD: Tầng 2, Nhà C2, KĐT Mễ Trì Hạ, P Mễ Trì, Q.Nam Từ Liêm, TP Hà Nội

Số điện thoại: (04) 37878551 - Fax: (04) 37878550

Email: tamhung.jsc@vnn.vn

Mã số thuế: 0102369780

Tổng giám đốc: Ông Nguyễn Văn Long

b Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty cổ phần Tam Hưng được thành lập từ năm 2007 với lĩnh vực kinhdoanh chủ yếu là đầu tư và xây dựng Được thành lập với 3 cổ đông với số vốn điều

lệ 10 tỷ đồng Trong quá trình hoạt động của mình đã tạo nên những thành tích như:Xây dựng nhiều hệ thống, cơ sở hạ tầng viễn thông di động ( Vinaphone Hòa Bình,Thanh Hóa, Hà Nội), các trạm BTS tại Hòa Bình, Nghệ An, Thanh Hóa và Hà Nội.Trong suốt quá trình hoạt động và phát triển của mình, Công ty cổ phần TamHưng không ngừng thay đổi để hoàn thiện mình và bám sát chiến lược mở rộng vàphát triển thị trường nhằm đưa công ty ngày một phát triển lớn mạnh Tuy nhiên,các hoạt động Marketing chưa được chú trọng, các hợp đồng thường do mối quan

hệ của bộ phận lãnh đạo mà có Hơn nữa, việc tăng giá trị trong chuỗi giá trị của cácdịch vụ công ty cung ứng nghe có vẻ như rất hoàn hảo thế nhưng lại đi ngược lạivới những gì họ mong đợi Cụ thể hơn, Công ty cổ phần Tam Hưng hoạt động tronglĩnh vực đầu tư và xây dựng với hoạt động kinh doanh chính là các hoạt động kiếntrúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan như: Giám sát lắp đặt thiết bị công trình và thiết

mạng công trình điện tử thông tin, bưu chính viễn thông; Thiết kế hệ thống điệncông trình thủy lợi, thủy điện Và nhằm tăng chuỗi cung ứng của mình Công ty đãlấn sân sang lĩnh vực sản xuất và kinh doanh như: Bán buôn đồ dùng gia đình vàcác linh kiện điện tử viễn thông;Sản xuất máy vi tính và các thiết bị ngoại vi củamáy vi tính.

Phương châm hoạt động của công ty là:” Khiến khách hàng hài lòng một cáchtoàn diện“ Tuy nhiên, hoạt động kinh doanh chính của công ty còn chưa được quantâm đúng mức; Hoạt động kinh doanh trong mảng đồ dùng gia đình những năm gần đây đã chững lại, kết quả của hoạt động này phần nào cũng có tác động không tốt đến việc thực hiện đường lối chiến lược của công ty

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty

Đăng ký thuế, kê khai, nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Công ty cổ phần Tam Hưng hoạt động dựa trên cơ cấu tổ chức theo chức năng.Tuy đã đi vào hoạt động từ năm 2007 nhưng cho đến nay cơ cấu tổ chức của Công

ty vẫn khá đơn giản và số lượng các phòng ban còn hạn chế

Dưới đây là mô hình cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Tam Hưng:

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của CTCP Tam Hưng

(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp của CTCP Tam Hưng)

Hai cơ quan cấp cao trong cơ cấu tổ chức trên là hội đồng quản trị và ban giám

đốc

Hội đồng quản trị: Có toàn quyền nhân danh công ty để thực hiện các quyền

và nghĩa vụ của công ty Hội đồng thực hiện chức năng quản lý và kiểm tra giám sáthoạt động của công ty, tạo mọi điều kiện cho giám đốc thực hiện nghị quyết, quyếtđịnh của Hội đồng quản trị.

Ban giám đốc: Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các

hoạt động hằng ngày của công ty Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việcthực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Tổ chức thực hiện các quyết định củaHội đồng quản trị, thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty

Tổ chức hoạt động theo kế hoạch của công ty, điều hành và quản lý việc thực hiện

kế hoạch kinh doanh và chính sách kinh doanh của công ty, theo dõi tình hình kinhdoanh và tài chính báo cáo kịp thời về văn phòng chính, quản lý toàn bộ nhân viên,thực hiện toàn quyền với nhân viên theo chính sách nhân sự của công ty Ban giámđốc gồm: Ông Nguyễn Văn Long – Tổng giám đốc; Ông Nguyễn Ngọc Ước – Phótổng giám đốc

Phòng tài chính thống kê

Phòng hành chính tổng hợp

Đội xây

lắp số 1 Đội xây lắp số 2 Đội xây lắp số 3 Đội xây lắp số 4 Đội xây lắp số 5

trương, phương án đầu tư; Báo cáo thẩm đinh dự án đầu tư; Đề xuất hình thức tổ chức quản lý và thực hiện, giám sát đánh giá đầu tư theo quy định

Phòng tài chính thống kê: Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực như:

Công tác tài chính; công tác kế toán tài vụ; công tác kiểm toán nội bộ; công tácquản lý tài sản; công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế; kiểm soát các chi phíhoạt động của công ty; quản lý vốn và tài sản của Công ty, chỉ đạo công tác kế toántrong toàn công ty; thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc giao

Phòng hành chính tổng hợp: Phòng hành chính tổng hợp có chức năng tham

mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo Công ty phối hợp giữa các hoạt động chung giữa cácphòng chuyên môn trong công ty Làm đầu mối quan hệ với các đơn vị khác theo sựphân công của lãnh đọa Công ty Tham mưu giúp Lãnh đạo Công ty thực hiện chứcnăng quản lý: Công tác tổ chức viên chức – lao động thực thi công vụ, đào tạo, pháttriển nguồn nhân lực Bảo vệ chính tri nội bộ đối với các lĩnh vực thuộc phạm viquản lý của Công ty theo quy định của Công ty

Phòng thiết bị vật tư: Phòng thiết bị vật tư có chức năng cung cấp thông tin

kinh tế, giá cả thị trường các chủng loại vât tư nguyên vật liệu để đưa vào quá trìnhxây dựng, thi công công trình Chịu trách nhiệm trước HĐQT và Tổng giám đốc vềmọi hoạt động của đơn vị

2.1.3 Đặc điểm và kết quả kinh doanh của Công ty

2.1.3.1 Đặc điểm kinh doanh của Công ty

a Đặc điểm về nghành nghề kinh doanh

Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan như: Giám sát lắp đặt thiết

bị công trình và thiết bị công nghệ điện công trình đường dây và trạm biến áp lên đến 220KV; Thiết kế mạng công trình điện tử thông tin, bưu chính viễn thông; Thiết

kế hệ thống điện công trình thủy lợi, thủy điện;

Bán buôn đồ dùng gia đình và các linh kiện điện tử viễn thông;

Sản xuất máy vi tính và các thiết bị ngoại vi của máy vi tính

b.Đặc điểm về lao động

Đặc điểm về lao động của Công ty cổ phần Tam Hưng được thể hiện qua số lượng, chất lượng và cơ cấu lao động

Thứ nhất: Về số lượng và chất lượng lao động

Công ty cổ phần Tam Hưng trong năm 2014 có tổng số nhân lực là 40 người Trong đó có: 1 Tổng giám đốc, 1 Phó giám đốc, 5 nhân viên phòng hành chính tổnghợp, 5 nhân viên phòng kế hoạch kỹ thuật, 4 nhân viên phòng kế toán thống kê, 4 nhân viên phòng thiết bị vật tư và 20 nhân viên bộ phận lắp đặt & bảo trì

Việc đảm bào hoạt động của doanh nghiệp là do nỗ lực của từng cá nhân, hơn nữa hoạt động trong lĩnh vực yêu cầu độ an toàn và chính xác cao, Tam Hưng đòi hỏi chất lượng lao động của đội ngũ nhân viên ngày càng cao Điều đó thể hiện ở biểu đồ dưới đây:

Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 0%

Hình 2.2 Chất lượng lao động của CTCP Tam Hưng năm 2012-2014

(Nguồn:Báo cáo thực tập tốt nghiệp về Công ty cổ phần Tam Hưng)

Dựa vào biểu đồ 1.2 ta thấy, số lượng nhân viên có trình độ đại học tăng lênqua các năm, từ năm 2012 đến năm 2014 tăng từ 20% đến 35% Số lượng nhân viên

có trình độ cao đẳng năm 2012 là 30% đến năm 2013 thì tăng thêm 15% lên 45% vàduy trì tỷ lệ này ở năm 2014 Số lượng nhân viên có trình độ trung cấp giảm dần:năm 2012 là 50%, năm 2014 còn lại 20% Chất lượng nhân viên không ngừng đượcnâng cao nhờ thị trường lao động ngày càng dồi dào và được đào tạo bài bản

Thứ hai: Về cơ cấu lao động của doanh nghiệp

Cơ cấu lao động của doanh nghiệp được thể hiện ở biểu đồ dưới đây:

Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 0%

Hình 2.3 Cơ cấu lao động theo độ tuổi của CTCP Tam Hưng năm 2012- 2014

Căn cứ vào biểu đồ 2.3 trên, ta thấy CTCP Tam Hưng có cơ cấu lao động trẻ với hơn 50% số lao động nằm trong độ tuổi từ 25 đến 35

Số lượng lao động từ 18- 24 tuổi: Năm 2012 là 30%, đến năm 2013 tăng thêm5% và đạt 35%, năm 2014 giảm 10% so với năm 2013 và đạt 25% Số lượng laođộng từ 25 đến 35 tuổi: Năm 2012 là 60%, năm 2013 giảm 10% xuống còn 50%,năm 2014 tăng thêm 15% so với năm 2013 và đạt 65% Số lượng lao động từ 36đến 45 tuổi nằm trong khoảng từ 5-15% Ngoài ra, công ty thường xuyên bổ sunglao động thời vụ tùy vào tính chất và quy mô của dự án

c Đặc điểm về vốn kinh doanh

Thứ nhất: Về tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của CTCP Tam Hưng

Cơ cấu vốn kinh doanh của công ty được thể hiện ở bảng dưới đây:

Bảng 2.1 Cơ cấu vốn kinh doanh của CTCP Tam Hưng

(Nguồn: Phòng tài chính thống kê CTCP Tam Hưng)

Tỷ lệ vốn cố định( 51,7%) lớn hơn vốn lưu động(42,9%) đây là đặc trưng củacác công ty hoạt động trong lĩnh vực đầu tư - xây dựng, cần vốn lớn thường dướidạng nhà kho, máy móc thiết bị đắt tiền, đảm bảo khả năng hoạt động của công ty

Thứ hai: Về tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của CTCP Tam Hưng

Từ báo cáo tài chính của CTCP Tam Hưng, ta có bảng cơ cấu nguồn vốn sau:

Bảng 2.2 Cơ cấu nguồn vốn của CTCP Tam Hưng

Được thành lập từ năm 2007 với số vốn điều lệ là 10 tỷ đồng, tính đến năm

2014 đã lên tới con số 70 tỷ đồng, với 71,4% là vốn chủ sở hữu của 3 thành viênsáng lập( tức gần 50 tỷ đồng) và 28,6% là vốn vay ngân hàng Điều này chứng tỏkhả năng tự chủ về tài chính, sẽ giảm thiểu được những tác động xấu từ môi trườngkinh doanh và giữ vững phong độ ổn định

2.1.3.2 Kết quả kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2012-2014

Kết quả kinh doanh của CTCP Tam Hưng được thể hiện dưới bảng 2.3 sau:

Bảng 2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của CTCP Tam Hưng năm 2012 - 2014

(Nguồn: Báo cáo tài chính công ty cổ phần Tam Hưng)

Dựa vào bảng 2.3 ta thấy, doanh thu của CTCP Tam Hưng tăng nhanh trongnhững năm qua, cụ thể từ năm 2012 đến năm 2014 tổng doanh thu đã tăng thêm hơn

10 nghìn tỷ đồng Tuy nhiên, Lợi nhuận trước thuế không ổn định: Năm 2013 tăng

100 triệu đồng tương đương 30% so với năm 2012, nhưng đến năm 2014 bỗnggiảm 71 triệu đồng tương đương 19,3% so với năm 2013 Tương tự như vậy lợi

triệu đồng, đến năm 2013 tăng thêm 148 triệu đồng tương đương 29,6%; Tuy nhiênđến năm 2014 lợi nhuận sau thuế giảm xuống còn 470 triệu đồng, tức giảm 178triệu đồng tương đương 27,5 % so với năm 2012 Trong khi đó, tổng doanh thu vẫntăng đều qua các năm: năm 2013 tổng doanh thu tăng thêm 8059 triệu đồng tươngđương 44% so với năm 2012, năm 2014 tăng thêm 2143 triệu đồng tương đương8,1% so với năm 2013 Điều này chứng tỏ trong giai đoạn 2012- 2013 CTCP TamHưng kinh doanh có lãi và hiệu quả, giai đoạn năm 2013- 2014, công ty kinh doanh

có lãi tuy nhiên chưa hiệu quả.Trao đổi về vấn đề này ông Long – Giám đốc công tycho biết:” Trong giai đoạn 2013- 2014 công ty tham gia nhiều dự án, tuy nhiênkhông nhiều dự án lớn như khóa 2012- 2013 Mảng kinh doanh đồ dùng gia đình bịchững lại do thị trường bão hòa và nhiều siêu thị kinh doanh tronng lĩnh vực nàybán phá giá”

2.2 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Tam Hưng

Nghiên cứu về vấn đề này, em đã sử dụng số liệu sơ cấp qua điều tra phỏng vấn các nhà quản trị và nhân viên trong Công ty với kết quả thu được 20 phiếu hợp

lệ thu về trong tổng số 24 phiếu phát ra Số liệu em đã tổng hợp được từ 20 phiếu hợp lệ thu về và thể hiện qua các hình vẽ dưới đây

2.2.1 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

Mức đô ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp được đánh giá bởibảng 2.5:

Hình 2.4 Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài đến cơ cấu tổ

chức của CTCP Tam Hưng