luận văn quản trị nhân lực Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty tnhh một thành viên nước khoáng tản viên Công đoàn Hà Nội

1 LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết nghiên cứu đề tài ` Thị trường bia, nước giải khát Việt Nam đánh giá thị trường có nhiều tiềm phát triển Tuy nhiên, q trình hội nhập kinh tế quốc tế với đời khơng nhà máy bia, nước giải khát đem đến hội thách thức không nhỏ số doanh nghiệp vừa nhỏ, có cơng ty TNHH MỘT THÀNH VIÊN Nước khống Tản Viên Cơng đồn Hà Nội Để đứng vững thị trường , công ty phải tận dụng tiềm lực khả mình, cấu tổ chức máy quản lý hợp lý, hiệu nhân tố quan trọng để thực điều Tuy nhiên, q trình thực tập cơng ty, em nhận thấy cấu tổ chức máy quản lý cơng ty cịn vài điểm bất hợp lý Đó lý em chọn đề tài “ Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý cơng ty TNHH MỘT THÀNH VIÊN NƯỚC KHỐNG TẢN VIÊN Cơng đồn Hà Nội” Mục đích nghiên cứu đề tài Em thực đề tài nhằm nghiên cứu, tổng hợp sở lý luận cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp, phân tích dựa cấu tổ chức máy quản lý cơng ty, tìm mặt tích cực hạn chế, từ đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý cơng ty TNHH Bia – Nước khống Cơng đoàn Hà Tây Đối tượng nghiên cứu đề tài Bộ máy quản lý công ty TNHH MỘT THÀNH VIÊN Nước khống Tản Viên Cơng đồn Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Em sử dụng phương pháp tổng hợp, so sánh, phân tích số liệu, điều tra bảng hỏi Chương trình để xử lý số liệu: chương trình Excel Kết cấu đề tài Chuyên đề chia thành ba phần Chương 1: Cơ sở lý luận chung cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty TNHH MỘT THÀNH VIÊN Nước khống Tản Viên Cơng đoàn Hà Nội Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty TNHH MỘT THÀNH VIÊN Nước khống Tản Viên Cơng đoàn Hà Nội Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tổ chức cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.1.1 Tổ chức Tổ chức hệ thống hoạt động hai hay nhiều người phối hợp hoạt động với nhằm đạt mục tiêu chung Tổ chức gồm hai người làm việc với trở lên, có danh tơn mục đích hoạt động Những người làm việc tổ chức phải hướng tới mục tiêu chung tổ chức Sự phối hợp phận chức người tổ chức nhân tố hình thành nên tổ chức, cần phải có hệ thống quyền lực quản lý để phối hợp nỗ lực ngừời tổ chức có hiệu Theo định nghĩa trên, ngồi nguồn lực người cần phải quan tâm đến nguồn lực khác tài chính, nhà xưởng , cơng nghệ để đảm bảo vận hành tổ chức 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu kết cấu tổng thể dựa phân chia tổng thể theo tiêu thức chất lượng khác thành phận nhỏ Mỗi phận thực chức riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhằm phục vụ mục tiêu chung Cơ cấu tổ chức hệ thống nhiệm vụ đuợc xác định, phân công , phối hợp với nhau, thể mối quan hệ quyền lực nhằm trì hoạt động tổ chức Cơ cấu tổ chức thiết lập nhằm bố trí, xếp phận người tổ chức cho chúng phối hợp với nhịp nhàng, không 1Giáo trình hành vi tổ chức, Bùi Anh Tuấn, 2003, trang 208 chồng chéo, hướng tơi mục tiêu chung tổ chức Cơ cấu tổ chức thể chun mơn hóa, mối liên hệ phụ thuộc lẫn đơn vị cá nhân tổ chức Mỗi đơn vị cá nhân có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp khác Sơ đồ tổ chức thể hình ảnh cấu tổ chức Nó thể vị trí, mối quan hệ báo cáo quyền lực, kênh thơng tin thức tổ chức Sơ đồ tổ chức định dạng tổ chức cho biết có cấp quản lý, cấp quyền lực tổ chức Tùy yêu cầu nhiệm vụ tổ chức, cấu tổ chức phân chia thành nhiều tầng, nhiều cấp khác Trong sở sản xuất kinh doanh, cấu tổ chức thường phân chia thành hai phận: cấu tổ chức máy quản lý cấu tổ chức sản xuất 1.1.3 Bộ máy quản lý Quản lý tổ chức trình lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, giám sát, kiểm tra nguồn lực hoạt động tổ chức, nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức, đảm bảo kết hiệu cao điều kiện môi trường thường xuyên biến động Bộ máy quản lý tổ chức hệ thống bao gồm người phương tiện tổ chức (nhà xưởng, máy móc, thiêt bị, công nghệ ), liên kết với theo số nguyên tắc quy tắc định Bộ máy quản lý có nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý tồn hoạt động hệ thống nhằm đạt mục tiêu định Bộ máy quản lý tổ chức bao gồm hệ thống huy hệ thống chức • Hệ thống chức công việc, nhiệm vụ xác định, phân công rõ ràng cho đơn vị cá nhân máy quản lý • Hệ thống huy gồm quyền lực, định chủ thể quản lý tác động vào đối tượng quản lý 1.1.4 Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy quản lý trình xác định công việc quản lý tổ chức người thực cơng việc đó, định rõ nhiệm vụ, quyền hạn chức đơn vị cá nhân mối quan hệ phân công phối hợp phận tiến hành công việc, nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động đạt đến mục tiêu doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy quản lý bao gồm nội dung sau: • Xác định chức năng, nhiệm vụ đơn vị cá nhân nhà quản lý máy quản lý doanh nghiệp Căn vào đơn vị cá nhân biết vai trị tổ chức, biết họ phải làm để phục vụ tổ chức • Xác định quyền hạn, trách nhiệm đơn vị cá nhân nhà quản lý máy quản lý doanh nghiệp Mỗi đơn vị cá nhân biết có quyền gì, giới hạn quyền lực, cách thi hành quyền lực trách nhiệm mà họ phải hồn thành • Quyết định mối quan hệ thức thành viên nguồn lực máy quản lý để đạt mục tiêu Cơ cấu tổ chức máy quản lý cho người quản lý biết phải sử dụng nguồn nhân lực, tài lực, vật lực nào, kết hợp chúng cho đạt hiệu cao • Phân chia ngn lực máy quản lý doanh nghiệp thành phận quy định mối quan hệ nhiệm vụ quyền hạn để đạt mục tiêu chung tổ chức Nếu khơng xác định rõ điều tổ chức khó hoạt động cách thơng suốt, dễ gây chồng chéo thực nhiệm vụ Mục tiêu cấu tổ chức máy quản lý tạo nên môi trường nội thuận lợi cho cá nhân , đơn vi chức phát huy lực, đóng góp tốt vào hồn thành mục tiêu chung tổ chức 1.1.5 Vai trò cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý có vai trị quan trọng, ảnh hưởng đến toàn hoạt động tổ chức trung tâm đầu não huy toàn hoạt động tổ chức Bộ máy quản lý gắn liền hoạt động sản xuất kinh doanh, định tồn phát triển doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy quản lý khoa học, phù hợp với thực tiễn yêu cầu tổ chức thúc đẩy kinh doanh phát triển, sử dụng tối ưu nguồn lực, đặc biệt nguồn lực người, nguồn lực tài vốn, sở vật chất kỹ thuật Cơ cấu tổ chức máy quản lý hợp lý, khai thác hiệu tác động tích cực tới người lao động hai phương diện Một điều phối hoạt động nhân viên tổ chức, để họ hiệp tác với thực nhiệm vụ cách hiệu quả, nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức, tạo lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp Hai là, phân công phân quyền khoa học khuyến khích nhà quản lý phát huy tốt lực sở trường mình, nâng cao suất lao động Cơ cấu tổ chức máy quản lý tinh giản, gọn nhẹ, hợp lý giảm bớt chi phí quản lý, giúp hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận doanh nghiệp Nếu cấu tổ chức máy quản lý hoạt động hiệu quả, đáp ứng đòi hỏi thị trường giúp doanh nghiệp tăng tính cạnh tranh, tăng tính thích ứng mơi trường doanh nghiệp, thúc đẩy phát triển tổ chức 1.2 Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức máy quản lý 1.2.1 Yêu cầu xây dựng cấu tổ chức máy quản lý Mỗi tổ chức có đặc trưng riêng, cấu tổ chức máy quản lý thiết kế cho phù hợp với đặc điểm tổ chức Tuy nhiên, có yêu cầu mà cấu tổ chức máy quản lý phải đáp ứng, cụ thể là: • Tính thống mục tiêu Con người khơng phải máy móc, người có mong muốn mục tiêu riêng Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo thống mục tiêu cá nhân vào mục tiêu chung tổ chức, đặt mục tiêu tổ chức lên hàng đầu khơng có nghĩa phủ nhận mục tiêu cá nhân mà kết hợp khéo léo chúng với để mục tiêu cá nhân phục vụ mục tiêu tổ chức • Tính tối ưu Cơ cấu tổ chức máy quản lý bao gồm nhiều khâu, nhiều cấp, dễ gây tượng chồng chéo việc định, chậm trễ trình truyền tải thông tin, làm giảm tiến độ thực thi nhiệm vụ đơn vị cá nhân tổ chức Tính tối ưu cấu tổ chức máy quản lý có nghĩa phải thiết kế cấu tổ chức máy quản lý cho khâu, cấp mà đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ cách hiệu quả, phối hợp hoạt động tổ chức ăn khớp, nhịp nhàng • Tính linh hoạt Cả mơi trường bên bên ngồi tổ chức ln biến động Với trình độ phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật ngày nay, biến động nhanh phức tạp Tổ chức muốn tồn phải nhanh chóng nhận biết biến đổi đó, kịp thời đề biện pháp thích ứng với mơi trường mới, phán đốn xử lý linh hoạt tình bất ngờ • Tính kinh tế Bài tốn giảm chi phí tốn hóc búa với nhiều tổ chức Bộ phận quản lý phận không trực tiếp tạo sản phẩm nên việc tối thiểu hố chi phí quản lý vơ quan trọng Việc giảm chi phí quản lý thực hiệu tổ chức đảm bảo thực tốt mục tiêu đề • Tính tin cậy Các thông tin sử dụng tổ chức phải đảm bảo tính xác, kịp thời, đầy đủ Mọi định, chiến lược hoạt động tổ chức đưa dựa tổng hợp, phân loại, đánh giá, phân tích sử dụng thơng tin • Tính bí mật Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo giữ gìn nội dung hoạt động phận, tránh mát rị rỉ thơng tin bên ngoài, đặc biệt đối thủ cạnh tranh 1.2.2 Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức máy quản lý Có năm nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức máy quản lý: • Nguyên tắc hiệu Cơ cấu tổ chức máy quản lý xây dựng cho tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực, đảm bảo chun mơn hóa cao Bộ máy quản lý phải tinh giản, bố trí đung người việc để tiết kiệm chi phí quản lý, đảm bảo thống quyền lực người lãnh đạo với hiệu lực quản lý • Nguyên tắc quản lý theo hệ thống Tổ chức hệ thống hoàn chỉnh thống Các cá nhân, phận, đơn vị tổ chức có mối quan hệ trực tiếp qua lại lẫn nhau, nhằm thực mục tiêu chung phục vụ tổ chức Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo tính hệ thống, nghĩa phải đảm bảo tính tập hợp, tính liên hệ, tính mục đích tính thích ứng Mỗi thành viên tổ chức vừa có khả làm việc độc lập, vừa có khả phối hợp hoạt động nằm lãnh đạo khuôn khổ thống hệ thống Để làm điều đó, địi hỏi tổ chức phải có xếp bố trí thích hợp, tăng cường mối quan hệ ngang dọc tổ chức • Nguyên tắc phù hợp quyền hạn trách nhiệm Tổ chức cần giao cho cá nhân quyền hạn định để nâng cao tinh thần trách nhiệm họ Giữa quyền hạn trách nhiệm phải có thống phù hợp Nếu quyền lực nhỏ yêu cầu công việc, người quản lý hoàn thành trách nhiệm Nếu quyền lực lớn quyền hạn giao phó nhiệm vụ hồn thành dẫn đến lạm dụng quyền lực cách vơ trách nhiệm • Ngun tắc thống mệnh lệnh thống trách nhiệm Cơ cấu tổ chức máy quản lý muốn hoạt động hiệu thơng suốt phải đảm bảo tính thống mục tiêu, định cấp với chấp hành mệnh lệnh cấp Thống mệnh lệnh có nghĩa thành viên tổ chức tiếp nhận lãnh đạo từ cấp Nếu nhân viên cấp nhận hai thị hai lao động quản lý cấp nhân viên dễ lúng túng, rối loạn thực nhiệm vụ, khơng có lợi cho tổ chức Cấp tuân thủ quy định, thông báo kịp thời xác tình hình sở với cấp giúp giảm mâu thuẫn thị cấp với tình hình thực tế làm tăng ý thức trách nhiệm cá nhân với kết cuối Do đó, cấp phải chịu trách nhiệm việc thực nhiệm vụ với cấp trên, đồng thời cấp phải chịu trách nhiệm định hoạt động thực cấp • Ngun tắc phân cơng phối hợp nhịp nhàng Mỗi phận tổ chức thực chức nhiệm vụ riêng lại cần phối hợp với để thực mục tiêu chung tổ chức Vì vậy, cần có phân công phối hợp nhịp nhàng để tránh chồng chéo chức gây hỗn loạn tổ chức Tổ chức phải biết linh hoạt điều hòa hợp lý, vừa phân công nhiệm vụ đơn vị vừa phối hợp chức đưa cần thiết 1.2.3 Các yếu tổ cần thiết để xây dựng cấu tổ chức • Chun mơn hóa cơng việc Chun mơn hóa cơng việc hay phân cơng lao động phân chia công việc tổ chức thành bước công việc nhiệm vụ khác nhau, thực người lao động khác tổ chức Khi chun mơn hóa cơng việc, người lao động phải thực nhiệm vụ cụ thể lặp lặp lại Chun mơn hóa cơng việc có ưu điểm tiết kiệm chi phí đào tạo dễ dàng tìm ngừơi lao động, nội dung đào tạo không 10 q phức tạp Mặt khác, chun mơn hóa cơng việc tạo điều kiện cho người lao động nâng cao trình độ làng nghề thực chuyên sâu loại cơng việc, từ tăng hiệu suất lao động người lao động Tuy nhiên, chun mơn hóa q cao dẫn đến nhàm chán, căng thẳng cho người lao động, ảnh hưởng tới suất lao động chất lượng công việc Để hạn chế vấn đề ln chuyển cơng tác cho người lao động thêm bớt nội dung làm cơng việc • Bộ phận hóa Bộ phận hóa cách mà nhiệm vụ, cơng việc kết hợp với phân bổ cho nhóm cơng việc2 Có bốn phương pháp phận hóa.:  Bộ phận hóa theo chức năng: phương pháp áp dụng dạng tổ chức, phổ biến doanh nghiệp Bộ phận hóa theo chức việc tập hợp phối hợp nhiệm vụ công việc dựa chức kinh doanh như: marketing, lực, sản xuất  Bộ phận hóa theo sản phẩm: phương pháp phận hóa mà người lao động không cần quan tâm đến chức kinh doanh họ, người lao động làm việc với sản phẩm dịch vụ phận  Bộ phận hóa theo khu vực địa lý lãnh thổ: nhóm người lao động tổ chức theo vùng địa lý Sử dụng phương pháp cho phép tổ chức tiết kiệm chi phí bao phủ thị trường hiệu hơn, nhiên phối hợp phận tổ chức khó khăn  Bộ phận hóa theo khách hàng: phương pháp áp dụng để thỏa mãn nhu cầu loại khách hàng Các nhiệm vụ công việc tổ chức phân chia theo loại cụ thể • Phạm vi kiểm soát Phạm vi kiểm soát cán quản lý số lượng nhân viên cấp mà người quản lý điều hành cách hiệu 2 Giáo trình hành vi tổ chức, Bùi Anh Tuấn, 2003, trang212 71 3.2.4 Đào tạo nâng cao trình độ cán quản lý Việc đào tạo cán quản lý giúp cán quản lý nâng cao trình độ, mở tiền đồ tốt đẹp cho phát triển thăng tiến cá nhân Việc đào tạo cán quản lý công ty TNHH MỘT THÀNH VIÊN Nước khống Tản Viên Cơng đồn Hà Nội nhằm đảm bảo trình độ chun mơn cán quản lý phù hợp với yêu cầu công ty, góp phần giúp cơng ty linh hoạt với biến đổi môi trường Hơn nữa, nguồn lực người nguồn lực quan trọng để công ty tạo ưu cạnh tranh so với tổ chức khác Trong đó, việc đào tạo cán quản lý cơng ty cịn hạn chế, chủ yếu khóa đào tào ngắn hạn, vài cán quản lý phải tự túc học nâng cao trình độ Cơng ty cần xây dựng hệ thống đào tạo hợp lý hiệu • Mục tiêu đào tạo cơng ty - Cán quản lý nắm vững đặc điểm, tình hình sản xuất kinh doanh, sản phẩm cơng ty, sách tiêu thụ, nắm vững cơng nghệ sản xuất kinh doanh công ty - Giúp cán quản lý hịa nhập với văn hóa quản lý cơng ty, đặc biệt cán quan lý để họ có phong cách làm việc phù hợp, hịa đồng với tổ chức - Kịp thời bổ sung, đổi tri thức phục vụ tồn phát triển cơng ty, tri thức khơng ngừng biến đổi, khoa học kỹ thuật ngày đại, khơng học hỏi cán quản lý nói riêng cơng ty nói chung bị đào thải - Nâng cao lực quản lý cán quản lý mặt sách, điều hành, phát huy tính sáng tạo - Ln chuyển cơng tác để bồi dưỡng kỹ quản lý( thường áp dụng trước đề bạt cán quản lý vào chức vụ tương đối cao): người cán quản lý làm việc số phận khác cấp bậc thấy để tích lũy kinh nghiêm 72 • Nội dung đào tạo - Mở khóa đào tạo nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, kỹ cho nhân viên; ý đào tạo, ứng dụng kỹ thuật mới, kỹ giao tiếp, đàm phán - Nâng cao trình độ tin học, tin văn phòng , mạng ỉnternet, đặc biệt cho nhân viên phòng tiêu thu bán hàng, phòng tổ chức hành - Bồi dưỡng trình độ ngoại ngữ cho lao động quản lý Đây yêu cầu cần thiết chiến lược phát triển lâu dài công ty - Mở lớp tập huấn, tìm hỉêu cơng ty • Phương pháp đào tạo - Đào tạo công ty: đào tạo theo dẫn công việc, kèm cặp bảo, mở lớp học ngoại ngữ , tin học, kỹ mềm ngồi hành cơng ty - Đào tạo ngồi cơng ty: cử học trường đại học, cao đẳng, trung tâm; tham gia buổi hội nghi, thảo luận, khóa đào tạo xử lý cơng văn , giấy tờ 3.2.5 Xây dựng sách đãi ngộ hơp lý cho lao động quản lý Hiện nay, công ty lớn địa bàn Hà Nội công ty bia Hà Nội, Liên hợp thực phẩm Hà Tây có sách trả lương mơi trường làm việc hấp dẫn Tuy mức lương công ty cao so vơi mặt chung xã hôi thấp cơng ty này, mức lương trung bình công ty bia Hà Nội khoảng triệu VN đồng/người/tháng Do đó, để trì lịng trung thành góp phần tạo động lực cho lao động quản lý, cơng ty cần phải xây dựng sách đãi ngộ hợp lý Một sách đãi ngộ hiệu góp phần kết nối thành tích nhân viên với mục tiêu doanh nghiệp, bù đắp ghi nhận nỗ lực qúa khứ nhân viên, trì sức cạnh tranh doanh nghiệp thị trường 73 lao động, kiểm sốt ngân sách Có hai hình thức đãi ngộ: đãi ngộ tài đãi ngộ phi tài • Đãi ngộ tài Tiền lương, tiền thưởng đòn bẩy kinh tế mãnh mẽ thúc đẩy người lao động làm việc Tiền lương cao, thỏa mãn công việc người lao động tăng, thời gian lãng phí giảm, lao động quản lý gắn bó với tổ chức hơn,tăng suất lao động, hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đẩy mạnh Hàng năm, cán quản lý công ty xét nâng lương lần, ngoại lệ Cơng ty nên bổ sung quy định nâng lương đột xuất cán quản lý làm việc tốt , hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao, khuyến khích tinh thần làm việc cán quản lý Ngoài ra, khoản tiền phụ cấp, trợ cấp có tác động khơng nhỏ tới động lực làm việc cán quản lý Cơng ty có nhiều phương thức đãi ngộ tài mang lại hiệu quả, nhiên cịn số điểm chưa thật hấp dẫn, e xin đề xuất ý kiến để hoàn thiện quy định đãi ngộ tài Bảng 3.5 Đề xuất hồn thiện quy định đãi ngộ tài cơng ty (Các tiêu thức đưa tiêu thức cần sửa đổi, bổ sung, tất quy định chế độ đãi ngộ tài cơng ty) Cũ Chế độ Chỉ xét nâng nâng lương lương năm lần Mới Bình thưởng xét nâng lương năm lần, bổ sung nâng lương đột xuất cán làm viêc xuất sắc Phụ cấp trách Thưởng Phụ cấp nhiệm hàng Phụ cấp trách nhiệm hàng tháng: 10% tháng: 12 % lương lương Chưa có phụ Phụ cấp cho cán cơng Lý Khuyến khích tinh thần làm việc cán quản lý Tăng tinh thần trách nhiệm cán quản lý 74 nhân viên công tác không thường xuyên + 10000 đồng/lần cơng tác tính qng đưỡng