Luận văn tốt nghiệp : Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Minh Trí phần 2 doc

Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 6 1.5. Yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp đợc coi là tốt nếu đáp ứng những yêu cầu sau: -Tính tối u: giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập mối quan hệ hợp lý : +Số cấp quản lý phải hợp lý, không thừa không thiếu bộ phận nào. + Không chồng chéo không bỏ sót. + Số cấp quản lý ít nhất. Đáp ứng đợc yêu cầu này cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có tính năng động cao, luôn đi sát phục vụ sản xuất. -Tính linh hoạt: Trong cơ chế mới hiện nay, khi nhu cầu thị trờng luôn biến động nếu doanh nghiệp nào không chuyển mình kịp để đáp ứng nhu cầu thị trờng thì doanh nghiệp đó dễ bị thất bại. Do vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động linh hoạt thay đổi để thích nghi với bất cứ tình huống nào xảy ra trong cũng nh ngoài doanh nghiệp . Nghĩa là khi nhiệm vụ của doanh nghiệp thay đổi thì bộ máy quản lý của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với sự thay đổi đó. - Tính tin cậy: Bộ máy này phải đảm bảo độ chính xác của các luồng thông tin lu động đợc có tính tin cậy trong quản lý. Đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trởng trong kinh doanh. - Tính kinh tế: Trong cơ chế mới các doanh nghiệp hoạch toán độc lập và do vậy nếu muốn tồn tại thì đòi hỏi doanh nghiệp làm ăn có lãi. Một trong những biện pháp nhằm góp phần tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đó là việc tổ chức một bộ máy sao cho hợp lý nhất. Nghĩa là bộ máy đó không quá cồng kềnh so với nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sao cho chi phí quản lý thấp nhất nhng mang lại hiệu quả quản lý cao nhất. 1.6.Những nhân tố ảnh hởng đến việc hình thành tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp . Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hình thức pháp lý của doanh nghiệp. Nó liên kết các mặt công tác của doanh nghiệp, phối hợp các yếu tố tổ chức quản lý doanh nghiệp về mặt không gian thời gian theo một hình thức kết cấu nhất định xoay quanh mục tiêu chiến lợc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .Nó chịu ảnh hởng của nhiều nhân tố nh: môi trờng kinh doanh và thị trờng; quy mô của doanh nghiệp địa bàn doanh nghiệp; đặc điểm quy trình công nghệ; đặc điểm chế tạo sản phẩm , tính chất và đặc điểm sản xuất nhng ta có thể quy chúng thành ba nhóm nhân tố sau: - Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý của doanh nghiệp, thuộc nhóm này bao gồm: + Tình trạng và trình độ phát triển công nghệ sản xuất của doanh nghiệp + Tính chất và đặc điểm sản phẩm Những nhân tố trên biến đổi do đó ảnh hởng đến thành phần, nội dung những chức năng quản lý và thông qua đó mà ảnh hởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 7 - Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý : + Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp + Mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá các hoạt động quản lý +Trình độ cơ giới hoá, tự động hoá trong hoạt động quản lý + Trình độ tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ. +Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của ngời lãnh đạo đối với hoạt động của cấp đới +Chế độ chính sách của doanh nghiệp đối với đội ngũ quản lý . +Kế hoạch, chủ trơng, đờng lối đúng nh mục đích mà doanh nghiệp đã đề ra và phấn đấu đạt đợc. - Nhóm nhân tố thuộc cơ chế chính sách của Nhà nớc + Kế hoạch , chủ trơng, đờng lối của Đảng và Nhà nớc + Chế độ chính sách đãi ngộ của Nhà nớc đối với doanh nghiệp + Các bộ luật: Luật doanh nghiệp, Luật công ty, các văn bản, Nghị định, Thông t dới luật Trên đây là những yếu tố tác động đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Không có một yếu tố riêng lẻ nào quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mà cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chịu ảnh hởng của hàng loạt các yếu tố.Vì thế trong quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các doanh nghiệp cần quan tâm một cách toàn diện đến các nhân tố ảnh hởng nhằm đạt hiểu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh . 2. Một số mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Quản lý có vai trò rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khác nhau lại có cách thức quản lý khác nhau do vậy mà hình thành nên các mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhau. Lý thuyết và thực tế quản lý doanh nghiệp đã hình thành nhiều kiểu tổ chức trong doanh nghiệp. Mỗi hệ thống tổ chức doanh nghiệp là một cách phân chia các cấp quản lý mà ở đó các bộ phận trong doanh nghiệp liên kết với nhau theo quan điểm phân quyền ra mệnh lệnh. 2.1 Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đờng thẳng) *Nguyên lý xây dựng cơ cấu : - Mỗi cấp dới chỉ có một thủ trởng cấp trên trực tiếp, - Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là đợc thiết lập chủ yếu theo chiều dọc - Công việc đợc tiến hành theo tuyến Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 8 * Sơ đồ: Ngời thực hiện Ngời thực hiện Sơ đồ 1 : Sơ đồ cơ cấu trực tuyến *Đặc điểm : Một ngời lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản trị, mọi vấn đề đợc giải quyết theo đờng thẳng - Ưu điểm : + Mệnh lệnh đợc thi hành nhanh. + Dễ thực hiện chế độ một thủ trởng + Mỗi cấp dới chỉ có một cấp trên trực tiếp - Nhợc điểm: + Ngời quản trị sẽ rất bận rộn và đòi hỏi phải có hiểu biết toàn diện. + Không tận dụng đợc các chuyên gia giúp việc. Cơ cấu này đợc áp dụng phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và đợc áp dụng chủ yếu ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất không phức tạp và tính chất của sản xuất là đơn giản. Ngày nay, kiểu tổ chức này vẫn đợc áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ, ở những cấp quản lý thấp: Phân xởng, tổ đội sản xuất. Khi quy mô và phạm vi các vấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏi một giải pháp khác. 2.2 Cơ cấu chức năng ( Song trùng lãnh đạo ) * Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Cơ cấu này đợc Frederiew. Teylor lần đầu tiên đề xớng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng . Việc quản lý đợc thực hiện theo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 9 *Sơ đồ : Sơđồ:2 Cơ cấu chức năng *Đặc điểm: Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, ngời lãnh đạo tuyến trên lẫn ngời lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xởng tổ đội sản xuất: Nhiệm vụ quản lý trong cơ cấu này đợc phân chia trong các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý. Mỗi đơn vị đợc chuyên môn hoá thực hiện chức năng và hình thành những ngời lãnh đạo chức năng . - Ưu điểm : + Tận dụng đợc các chuyên gia vào công tác lãnh đạo. + Giảm gánh nặng cho ngời lãnh đạo chung. - Nhợc điểm : + Một cấp dới có nhiều cấp trên. + Vi phạm chế độ một thủ trởng. 2.3 Cơ cấu trực tiếp chức năng *Điều kiện áp dụng : Môi trờng phải ổn định mọi vấn đề thuộc về thủ trởng đơn vị, tuy nhiên có sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng, các chuyên gia. Từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho các vấn đề phức tạp để đa xuống cho ngời thực hiện và ngời thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của ngời lãnh đạo doanh Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh ********************************************************************************************************************** Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2 ************************************************************************************************************************ 10 * Sơ đồ: Sơ đồ 3: Cơ cấu trực tuyến chức năng * Đặc điểm : + Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mu, gúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, t vấn cho thủ trởng nhng không có quyền ra qyết định cho các bộ phận , đơn vị sản xuất. + ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ có tính chất t vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ thủ trởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trởng đơn vị sau khi đã tham khảo ý kiến các phòng chức năng. - Ưu điểm: + Thực hiện đợc chế độ một thủ trởng. + Tận dụng đợc các chuyên gia + Khắc phục đợc nhợc điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năng nếu để riêng - Nhợc điểm: + Số lợng ngời tham mu cho giám đốc sẽ nhiều, gây lãng phí nếu các phòng không đợc tổ chức hợp lý. + Phải giải quyết những mâu thuẫn rất trái ngợc nhau của các bộ phận chức năng nên phải họp nhiều.Tuy vậy, do cơ cấu này có quá nhiều u điểm nên nó đợc áp dụng trong cơ chế hiện nay. 2.4. Cơ cấu trực tuyến tham mu ( cơ cấu phân nhánh ) . quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mà cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chịu ảnh hởng của hàng loạt các yếu tố.Vì thế trong quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các. 1.5. Yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp đợc coi là tốt nếu đáp ứng những yêu cầu sau: -Tính tối u: giữa các khâu,. vụ, tổ chức bộ máy sao cho chi phí quản lý thấp nhất nhng mang lại hiệu quả quản lý cao nhất. 1.6.Những nhân tố ảnh hởng đến việc hình thành tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp . Cơ cấu tổ