Khóa luận: Tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

MỤC LỤC HỆ THỐNG BẢNG BIỂU A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu. 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu. 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 5 6. Phương pháp nghiên cứu. 5 7. Bố cục của đề tài. 6 B. NỘI DUNG 8 Chương 1. Khái quát về tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 8 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 8 1.1.1. Vị trí và chức năng. 9 1.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn. 9 1.1.3. Cơ cấu tổ chức . 10 1.2. Khái niệm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. 11 1.3. Đặc điểm của tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 13 1.4. Nội dung, thành phần của tài liệu lưu trữ cá nhân gia đình dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 18 1.4.1. Nhóm tài liệu về tiểu sử cá nhân, gia đình, dòng họ. 18 1.4.2. Nhóm tài liệu về hoạt động nghiên cứu sáng tác. 18 1.4.3. Nhóm tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình. 19 1.4.4. Nhóm tài liệu về di cảo, kỷ vật và ghi chép, hồi kí, nhật ký của cá nhân, gia đình, dòng họ. 20 1.4.5. Nhóm tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ sưu tầm được. 20 1.5. Giá trị của tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia Lưu trữ quốc gia III. 21 Tiểu kết chương 1: 22 Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm III. 23 2.1. Tình hình tổ chức bộ máy và nhân sự của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 23 2.1.1. Tình hình tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 23 2.1.2. Tình hình tổ chức nhân sự tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 23 2.2. Quy định của nhà nước đối với việc lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 25 2.3. Công tác sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 30 2.4. Công tác phân loại tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 33 2.5. Công tác xác định giá trị tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 35 2.6. Công tác bảo quản tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 37 2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 39 2.8. Công tác Thống kê tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 45 2.9. Chế độ, chính sách đối với cá nhân, gia đình, dòng họ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 45 Tiểu kết chương 2 49 Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 50 3.1. Nhận xét, đánh giá việc tổ chức lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III. 50 3.1.1. Ưu điểm trong tổ chức lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III. 50 3.1.2. Hạn chế trong tổ chức lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III. 51 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. 52 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chứctài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại trung tâm lưu trữ quốc gia III. 52 3.2.1. Đối với tổ chức bộ máy và nhân sự 52 3.2.2. Đối với quy định của nhà nước về tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. 53 3.2.3. Đối với công tác sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. 54 3.2.4. Đối với công tác phân loại tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. 58 3.2.5. Đối với công tác bảo quản tài liệu tại cá nhân, gia đình, dòng họ. 58 3.2.6. Đối với công tác xác định giá trị tài liệu, cá nhân, gia đình, dòng họ. 59 3.2.7. Đối với công tác khai thác sử dụng tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. 59 3.2.8. Đối với công tác thống kê tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ . 61 3.2.9. Đối với chế độ, chính sách của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 61 Tiểu kết chương 3 62 KẾT LUẬN 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

HỆ THỐNG BẢNG BIỂU

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Phương pháp nghiên cứu 5

7 Bố cục của đề tài 6

B NỘI DUNG 8

Chương 1 Khái quát về tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 8

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 8

1.1.1 Vị trí và chức năng 9

1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 9

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 10

1.2 Khái niệm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ 11

1.3.Đặc điểm của tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 13

1.4 Nội dung, thành phần của tài liệu lưu trữ cá nhân gia đình dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 18

1.4.1 Nhóm tài liệu về tiểu sử cá nhân, gia đình, dòng họ 18

1.4.2 Nhóm tài liệu về hoạt động nghiên cứu sáng tác 18

1.4.3 Nhóm tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình 19

1.4.4 Nhóm tài liệu về di cảo, kỷ vật và ghi chép, hồi kí, nhật ký của cá nhân, gia đình, dòng họ 20

1.4.5 Nhóm tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ sưu tầm được 201.5 Giá trị của tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia Lưu trữ quốc gia III 21Tiểu kết chương 1: 22

Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng

họ tại Trung tâm III 23

2.1 Tình hình tổ chức bộ máy và nhân sự của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 232.1.1 Tình hình tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 232.1.2 Tình hình tổ chức nhân sự tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 232.2 Quy định của nhà nước đối với việc lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 252.3 Công tác sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 302.4 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 332.5 Công tác xác định giá trị tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 352.6 Công tác bảo quản tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 372.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu cá nhân, gia đình, dòng

họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 392.8 Công tác Thống kê tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 452.9 Chế độ, chính sách đối với cá nhân, gia đình, dòng họ của Trung tâmLưu trữ quốc gia III 45Tiểu kết chương 2 49

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý tài liệu cá

nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 50

3.1 Nhận xét, đánh giá việc tổ chức lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III 50

3.1.1 Ưu điểm trong tổ chức lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III 50

3.1.2 Hạn chế trong tổ chức lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III 51

3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ 52

3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chứctài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại trung tâm lưu trữ quốc gia III 52

3.2.1 Đối với tổ chức bộ máy và nhân sự 52

3.2.2 Đối với quy định của nhà nước về tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ 53

3.2.3 Đối với công tác sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ 54

3.2.4 Đối với công tác phân loại tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ 58

3.2.5 Đối với công tác bảo quản tài liệu tại cá nhân, gia đình, dòng họ 58

3.2.6 Đối với công tác xác định giá trị tài liệu, cá nhân, gia đình, dòng họ 59 3.2.7 Đối với công tác khai thác sử dụng tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ 59

3.2.8 Đối với công tác thống kê tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ 61

3.2.9 Đối với chế độ, chính sách của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 61

Tiểu kết chương 3 62

KẾT LUẬN 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 PHỤ LỤC

ai” của Nhà văn Tô Hoài năm 1990.

02 Hình ảnh Đoàn Lưu học sinh Việt Nam đầu tiên sang

học tại Liên Xô năm 1953 (tài liệu cá nhân của ông

Nguyễn Trọng Nhân)

03 Hình ảnh “Lễ ký Hiệp định trao đổi văn hóa - giáo dục

giữa Việt Nam và Liên xô, tháng 12 năm 1958” (tài liệu

cá nhân của Gs.Vs Nguyễn Khánh Toàn)

04 Hình ảnh về chuyến thăm và tặng quà Trung Tâm Lưu

trữ quốc gia III của gia đình Hoạ sỹ Bùi Trang Chước và

Hoạ sỹ Ngọc Linh, Tháng 6/2016

05 Hình ảnh lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tặng vật

lưu niệm cho gia đình cố nhạc sỹ Trần Hoàn

06 Hình ảnh lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tặng

vật lưu niệm cho gia đình cố nhạc sỹ Trần Hoàn

“dấu vết” còn để lại Một trong những “dấu vết” đó là tài liệu lưu trữ.

Bên cạnh những tài liệu lưu trữ hành chính chính thống trong hoạt độngcủa các cơ quan nhà nước, có giá trị lịch sử được bảo quản trong các kho lưutrữ quốc gia các cá nhân, gia đình, dòng họ Tuy nhiên, do nhiều điều kiệnkhách quan hoặc chủ quan, trong đó có điều kiện khí hậu khắc nghiệt, chiếntranh liên miên cộng với ý thức của con người, cho tới nay di sản tài liệu lưutrữ của cả quốc gia, trong đó có tài liệu lưu trữ cá nhân còn chưa được nhìnnhận và chưa có cơ chế bảo hộ hợp lý Số lượng tài liệu còn ít so với tiềmnăng của các nguồn và thành phần tài liệu lưu trữ cá nhân được sản sinh ratrong lịch sử hàng nghìn năm đấu tranh dựng nước và giữ nước của dân tộc ta.Trong khi đó, tài liệu lưu trữ cá nhân lại rất phong phú và có giá trị về nhiềumặt, không chỉ phản ánh về cuộc đời và sự nghiệp của một cá nhân, một giađình hay một dòng họ mà còn có ý nghĩa về lịch sử, truyền thống văn hóagiáo dục, nghệ thuật về nhân chứng phân bố dân cư Bên cạnh đó, những tàiliệu này là đối tượng để nghiên cứu và sử dụng vào nhiều mục đích khác nhaucủa xã hội như: phục vụ trưng bày triển lãm theo chuyên đề, phục vụ nhu cầunghiên cứu của các nhà khoa học, góp phần làm sáng tỏ nhiều sự kiện chínhtrị của đất nước, cũng cấp tư liệu cho việc xây dựng các tuyển tập (đối với tài

liệu cá nhân, gia đình, dòng họ trong lĩnh vực văn học).

Mặc dù tài liệu xuất xứ cá nhân có nhiều giá trị, ý nghĩa như vậy nhưngviệc tìm hiểu, khai thác giá trị của chúng thì vẫn còn rất nhiều hạn chế Sốlượng người tìm hiểu, nghiên cứu về những tài liệu trong các phông lưu trữ cánhân này còn chưa nhiều, trong khi hiện đang có 111 phông lưu trữ cá nhân,chủ yếu là của các văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động trên các lĩnh vực khoahọc, xã hội khác đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Việcgìn giữ những tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ có ý nghĩa vô cùng quantrọng Xét ở tầm vĩ mô, đó là sự nghiệp bảo tồn di sản văn hóa dân tộc, di sảnvăn hóa nhân loại Xét ở tầm vi mô, đó là việc rất cần thiết nhằm góp phần tối

ưu hóa thành phần Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam

Là sinh viên Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội,chúng tôi rất mong muốn tìm hiểu công tác tổ chức và quản lý tài liệu cánhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Sở dĩ vậy, vì dướigóc độ là độc giả, chúng tôi rất muốn được tiếp cận tài liệu của các cá nhân,gia đình, dòng họ mà chúng tôi yêu mến để nghiên cứu, tìm hiểu về chúng.Đồng thời, dưới góc độ sinh viên ngành Lưu trữ học, chúng tôi rất mongmuốn được liên hệ, so sánh và tự xây dựng, trình tự công tác sưu tầm tài liệu

cá nhân, gia đình, dòng họ để thấy được những tồn tại của công tác này Đó lànhững kiến thức quan trọng phục vụ công việc khi chúng tôi ra trường

Chính vì những lý do trên, chúng tôi đã chọn vấn đề “Tổ chức và quản

lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”

làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

cơ bản về tài liệu lưu trữ; tài liệu lưu trữ văn học – nghệ thuật.

Về góc độ thực tiễn, các bài viết, công trình nghiên cứu trước đó đã tậptrung vào một số hướng nghiên cứu chính như sau:

Hướng đầu tiên là, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, với đề tài nghiêncứu “Cơ sở khoa học xác định tiêu chuẩn tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họđược nhà nước bảo hộ” của Ths.Phạm Bích Hải

Hướng thứ hai là, giá trị của tài liệu lưu trữ cá nhân, với các bài khóaluận tốt nghiệp trong đó có bài “Giá trị, ý nghĩa của tài liệu xuất xứ cá nhân –những biện pháp tiếp cận và quản lý nhằm phát huy giá trị của chúng” của tácgiả Phạm Thị Ngân

Hướng đầu tiên là, tổ chức khai thác tài liệu, với các bài viết như:

“Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ nhân dân”, Tạp chí Văn thư – Lưu trữViệt Nam số 3 năm 2004 của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm; “Một số vấn đềchung về tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ”, Phòng Quản lý khoa học vàcông nghệ, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư – Lưu trữ

Hướng thứ tư là, vấn đề quản lý tài liệu Phông lưu trữ cá nhân, với cácbài viết như: “Vài nét về công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ cá nhân vàmột số đề xuất” của Ths Phạm Bích Hải, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

số 8/2012; “Tiêu chí và đối tượng thành lập Phông lưu trữ cá nhân của Đảng

”, tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 11/2011”; “Khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ từ nhân dân, Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm2004” của tác giả Nguyễn Văn Thâm; “Khai thác và phát huy giá trị của tàiliệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường Đạihọc Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức tháng 12năm 2009”;

Hướng thứ năm là, tổ chức và quản lý của một hay một số phông lưutrữ cá nhân hiện đang bảo quản tại Trung tâm III, với các đề tài nghiên cứukhoa học như: “Phông lưu trữ cá nhân của nhà nghiên cứu văn học Hoài

Thanh – nguồn sử liệu về tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh qua các bàinghiên cứu về thơ, văn của Bác”; “Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ cá nhântại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III – Nhận xét và kiến nghị” của tác giảNguyễn Lan Chiên.

Chúng ta có thể nhận thấy ở các bài viết và các công trình nghiên cứutrước đó, các tác giả đã khái quát được: vị trí, giá trị của tài liệu cá nhân nóichung (nhất là tài liệu văn học nghệ thuật); thành phần tài liệu xuất xứ cánhân; vấn đề quản lý cũng như việc bổ sung tài liệu cá nhân tại Trung tâm lưutrữ Quốc gia III; tổ chức phát huy tài liệu lưu trữ nhân dân Đó là những kếtquả nghiên cứu rất đáng được chúng ta ghi nhận Tuy nhiên, vẫn còn thiếu cáccông trình, nghiên cứu hay bài viết đề cập đến: tài liệu gia đình, dòng họ;những giải pháp cụ thể, góp phần nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý vớitài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm III Vì thế, đề tài khóa luậntốt nghiệp của chúng tôi vừa có tính kế thừa, vừa có sự phát triển để làm rõ vàsâu hơn về vấn đề này

Qua đề tài này, dưới một góc nhìn mới, chúng tôi muốn đóng góp mộtphần công sức, thể hiện quan điểm trong công tác tổ chức và quản lý tài liệu

cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, mà trước đóchưa có sinh viên trong trường Đại học mà tôi theo học tham gia nghiên cứu

3 Mục tiêu nghiên cứu.

Đặt vấn đề nghiên cứu trên, khóa luận của chúng tôi nhằm giải quyếtnhững mục tiêu sau:

- Giới thiệu thành phần, nội dung và khẳng định giá trị to lớn của tàiliệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (sau đâygọi tắt là Trung tâm III);

- Tìm hiểu, khảo sát thực trạng công tác tổ chức và quản lý tài liệu cánhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm III; từ đó rút ra những ưu điểm, tồn tại,hạn chế của công tác này;

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức

và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc giaIII; góp phần phát huy tốt hơn giá trị của khối tài liệu này

4 Nhiệm vụ nghiên cứu.

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu đã nêu, đề tài của chúng tôi sẽ đi vàothực hiện các nhiệm vụ sau đây:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;

- Tìm hiểu thành phần, nội dung, giá trị của khối tài liệu cá nhân, giađình, dòng họ hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;

- Khảo sát thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng

họ tại Trung tâm III;

- Nghiên cứu và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của côngtác tổ chức và quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưutrữ quốc gia III

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

a, Đối tượng nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung hướng tới đối tượng nghiên cứu

là tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ

Qua khảo sát thực tế, hiện tại Trung tâm III chưa sưu tầm được tài liệucủa các gia đình, tuy nhiên căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm thìnhững tài liệu này vẫn là đối tượng mà Trung tâm cần thu thập, bảo quản Vìvậy, đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới vẫn là công tác tổ chức vàquản lý đối với khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

b, Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng

họ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

6 Phương pháp nghiên cứu.

Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp được áp dụng trong nghiên

cứu khoa học như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích chức năng,phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện và tổng hợp, đề tàicòn sử dụng các phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp điều tra khảo sát: được áp dụng để tìm hiểu thực trạng

tổ chức và quản lý tài liệu tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâmLưu trữ quốc gia III

- Phương pháp phỏng vấn đối tượng: được áp dụng để phỏng vấn các cán

bộ, viên chức Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu, Phòng Chỉnh lý tài liệu,Phòng Bảo quản tài liệu, Phòng Đọc, Phòng Công bố và giới thiệu tài liệu

- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư tiệu có liên quan: được ápdụng để nghiên cứu và phân tích các tài liệu trong và ngoài nước để có thểđưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, từ đó nghiên cứu xây dựngcác giải pháp nâng cao chất lượng học tập của sinh viên một cách phù hợp,khách quan và hiệu quả nhất

- Phương pháp so sánh: được áp dụng để tìm ra điểm tương đồng vàkhác biệt giữa tài liệu hành chính và tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

Để hoàn thành khóa luận này, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến

Ths.Trần Văn Quang đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết khóa

luận tốt nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô trong Khoa Văn thư

-Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thứctrong 4 năm học tập Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học tậpkhông chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hànhtrang quý báu để tôi bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.

Tôi xin chân thành cảm ơn Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã cho phép

và tạo điều kiện thuận lợi để tôi có cơ hội tìm hiểu thực trạng, khai thác, thuthập thông tin, số liệu để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Tôi xin gửi lời cảm

ơn đến các cán bộ Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu, Phòng Bảo quản tàiliệu, Phòng Đọc đã hướng dẫn, giải đáp các vấn đề liên quan giúp bài khóaluận của tôi được hoàn chỉnh hơn Đặc biệt em xin cảm ơn chị Nguyễn ThịThu – Cán bộ phụ trách Sưu tầm tài liệu đã tận tình hướng dẫn và cung cấpcho tôi một kiến thức sâu rộng hơn về khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họtại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Mặc dù đã cố gắng và nỗ lực để hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp,nhưng do hạn chế về nhiều mặt trong quá trình thực hiện nên khóa luận khôngtránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót Tôi mong nhận được sự chỉ bảo,đóng góp ý kiến của quý thầy cô cùng Hội đồng, để bài khóa luận của tôiđược hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Trần Lệ Thu

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU CÁ NHÂN, GIA ĐÌNH, DÒNG

HỌ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, nước Việt Nam Dân chủCộng hòa ra đời Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chứchay cá nhân của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa nay là Cộng hòa Xã hộiChủ nghĩa Việt Nam đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu có ý nghĩa toànquốc và có giá trị nhiều mặt, phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ đấtnước Nhằm bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc giaIII - đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục văn thư – Lưu trữ nhà nước, được thànhlập theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Bộtrưởng – Trưởng Ban tổ chức – Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) vớichức năng sưu tầm, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệulưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ cách mạng tháng Tám năm 1945 tới nay Đểkiện toàn bộ máy tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, ngày28/10/2015 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số166/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Ngoài nguồn tài liệu hành chính, khoa học kĩ thuật và phim ảnh ghi âmđược hình thành và phản ánh mọi lĩnh vực hoạt động của bộ máy các cơ quannhà nước Trung ương, tại Trung tâm còn bao gồm khối tài liệu cá nhân, giađình, dòng họ Khối tài liệu này không những là chứng cứ phản ánh cuộc đờihoạt động cùng với những cống hiến của các cá nhân, gia đình hay các thế hệcủa các dòng họ mà còn là những nguồn sử liệu quý giá để nghiên cứu nhiềukhía cạnh khác nhau của đời sống xã hội Nhận thức được ý nghĩa và vị trícủa tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ như một phần di sản văn hóa

của quốc gia, ngay từ năm 1982 khi Pháp lệnh bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốcgia và sau đó Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 đều khẳng định tài liệucủa “các nhân vật lịch sử” cần được “Nhà nước đăng ký bảo hộ, các cơ quanlưu trữ hướng dẫn giúp đỡ về mặt bảo quản; Nhà nước khuyến khích việc kýgửi, tặng tài liệu đó vào các cơ quan lưu trữ Nhà nước…” Cho đến năm

2011 khi Luật Lưu trữ ra đời đã quy định rõ thành phần tài liệu; quy địnhtrách nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc giaViệt Nam; quyền và nghĩa vụ của các cá nhân có tài liệu Trên những cơ sởhành lang pháp lý đó trong việc thực thi chức năng, nhiệm vụ được giao,Trung tâm III luôn coi trọng công tác lưu trữ tài liệu xuất xứ cá nhân, giađình, dòng họ

1.1.1 Vị trí và chức năng.

Trung tâm III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước, có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tàiliệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ quyền hạn được giao

Trung tâm III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làmviệc tại thành phố Hà Nội

- Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;

- Các tài liệu khác được giao quản lý

2)Thực hiện hoạt động lưu trữ

- Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập

thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

- Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; sắpxếp, vệ sinh tài liệu trong kho, khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tàiliệu và các biện pháp khác;

- Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứutài liệu lưu trữ;

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm.3)Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác củaTrung tâm

4)Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kĩ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy đinh của Pháp luật và phân cấp của Cục trưởng

5)Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định phápluật và quy định của Cục trưởng

6)Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Theo Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước thì cơ cấu tổ chức của Trung tâm IIIgồm 10 phòng, đơn vị sau:

- Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu;

- Phòng Chỉnh lý tài liệu;

- Phòng Bảo quản tài liệu;

- Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu;

- Phòng Tin học và công cụ tra cứu;

- Phòng Đọc;

- Phòng Tài liệu nghe nhìn;

- Phòng Hành chính - Tổ chức;

- Phòng kế toán;

- Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.

Với chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như trên, Trung tâm III cómột vị trí quan trọng trong hệ thống tổ chức lưu trữ Việt Nam Trung tâmđược giao những nhiệm vụ liên quan đến di sản dân tộc, đến lợi ích quốc gia

Đó là việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu có ý nghĩaquốc gia của các cơ quan, tổ chức, cá nhân từ năm 1945 trở lại đây

1.2 Khái niệm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.

Ở nước ngoài, thuật ngữ tài liệu cá nhân, tài liệu gia đình, tài liệu dòng

họ được định nghĩa từ nhiều góc độ khác nhau:

Theo trang web Từ điển Tâm lý học của Mỹ, tài liệu cá nhân là các tácphẩm, tài liệu, vật liệu được tạo ta bởi một cá nhân, bất cứ khi nào đánh giátài liệu cá nhân có thể đưa ra kiến thức về đặc tính, đạo đức, quan điểm, niềmtin của cá nhân đó [14]

Theo trang web chịu sự điều hành của HighBeam Research - thư viện

số nổi tiếng ở Chicago, tài liệu cá nhân được định nghĩa là “… những tài liệu

sử dụng trong khoa học xã hội, ghi lại một phần cuộc sống của bản thân họ.Tài liệu này bao gồm các tài liệu, nhật ký, tiểu sử, với nhiều loại hình khácnhau Các tài liệu cá nhân nhằm mục đích phản ánh chủ quan của một đờingười và có giá trị thông tin để nghiên cứu [15]

Trong Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng Tiếng Anh

và Tiếng Pháp Từ điển định nghĩa “ Tài liệu gia đình là tài liệu lưu trữ củamột hay nhiều gia đình liên quan với nhau và của các thành viên gia đình đó,liên quan đến công viêc riêng, nhất là quản lý tài sản và có thể liên quan đếncác hoạt động công vụ của họ”

Bên cạnh đó theo Bách khoa toàn thư mở “ Lưu trữ cá nhân là mộtnhánh của khoa học và lưu trữ gia phả, tập trung vào việc sưu tầm và bảoquản các giấy tờ cá nhân và các tài liệu khác của cá nhân có liên quan Nóthường liên quan đến tiền sử gia đình, khi tiểu sử của gia đình ảnh hưởng,

đóng góp để lại như một di sản cho thế hệ tương lai.” [16]

Còn tại Việt Nam, trong quá trình tồn tại và phát triển của mỗi gia đình,nhiều văn bản giấy tờ, tài liệu đã hình thành, phản ánh hoạt động và các quan

hệ xã hội của từng thành viên và cả gia đình Xuất phát từ nhu cầu tự thân,hầu hết các gia đình ở Việt Nam đã có ý thức lựa chọn và lưu giữ một số giấy

tờ, tài liệu quan trọng

Cụm từ “tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất hiện lần đầutiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 Cho đến năm

1992, trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản:

“Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong quá trình sống vàhoạt động của một hoặc một nhóm người”

Trong khái niệm về tài liệu lưu trữ được quy định trong Pháp lệnh lưutrữ Quốc gia do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001, tài liệu lưutrữ quốc gia cũng bao gồm tài liệu của các cá nhân, nhưng lại chỉ là các nhânvật lịch sử, tiêu biểu Điều này đã làm thu hẹp cách hiểu cũng như phạm vicủa tài liệu cá nhân Về mặt lý thuyết, việc xác định tài liệu lưu trữ cá nhânchỉ liên quan đến những nhân vật nổi tiếng cũng tạo nên những rào cản cho sự

mở rộng phạm vi sưu tầm các tài liệu có nguồn gốc cá nhân và đang nằmtrong tay nhân dân Vì thế, chúng ta cần phải có cách hiểu đầy đủ hơn về tàiliệu xuất xứ cá nhân

Theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư, có nhắc đếnTài liệu lưu trữ văn học – nghệ thuật: “Tài liệu lưu trữ văn học – nghệ thuật làtài liệu ghi lại quá trình và kết quả lao động sáng tạo trong các lĩnh vực vănhọc, nghệ thuật như: kịch, tuồng, chèo, nhạc, họa, văn, thơ, ca…Thôngthường tài liệu này bao gồm bản thảo của các tác phẩm văn học – nghệ thuật

và những tài liệu có giá trị về văn học – nghệ thuật được hình thành trong quátrình hoạt động của các nhà văn, nhà thơ, nhà hoạt động nghệ thuật”

Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng, Tài liệu lưu trữ nhân dân ( Private

archives ) là từ dùng để chỉ những tài liệu hình thành trong quá trình hoạtđộng của các cá nhân, gia đình, dòng họ; các hiệp hội, các tổ chức phi chínhphủ các doanh nghiệp tư nhân ( gọi chung là tổ chức tư nhân ) được các chủ

sở hữu lựa chọn, tổ chức lưu giữ, bảo quản và sử dụng để phục vụ cho nhữngnhu cầu, lợi ích của cá nhân, tổ chức [7;17]

Trên cơ sở các quan điểm trên, chúng tôi xây dựng định nghĩa về tàiliệu cá nhân, gia đình, dòng họ như sau:

Tài liệu cá nhân hay còn gọi là tài liệu xuất xứ cá nhân là toàn bộ tàiliệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động riêng của từng người, chúngmang thuộc tính cá nhân, thuộc về cá nhân

Tài liệu gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trìnhsống và hoạt động của một gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trongquá trình hoạt động của nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ

1.3 Đặc điểm của tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ là một loại hình tài liệu lưu trữ,nên có các đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ: nội dung chứa đựng nhữngthông tin quá khứ, phản ánh quá trình sinh sống, hoạt động của cá nhân cũngnhư truyền thống của gia đình, dòng họ; đa dạng về loại hình Bên cạnh đó,tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm III còn có các đặc điểm sau:

Thứ nhất, thuộc sở hữu tư dựa trên sự bảo hộ của nhà nước

Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ là tài sản riêng thuộc sở hữu tưnhân hoặc đan xen giữa sở hữu công và sở hữu tư Do đó, phần lớn tài liệucủa cá nhân được lưu trữ tại gia đình của cá nhân đó; tài liệu của gia đình,dòng họ thường được lưu giữ tại từ đường, nhà thờ của gia đình, dòng họ.Một số ít tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu còn được lưu giữ tại

cơ quan lưu trữ, bảo tàng hoặc được cá nhân khác nhau sưu tầm

Lưu trữ cá nhân là những tài liệu hình thành trong quá trình sống và

hoạt động của riêng mỗi một con người Tài liệu cá nhân tại Trung tâm IIIđược ra đời từ những ý tưởng, tư duy sáng tạo của mỗi người, là sở hữu cánhân của một người và được bảo hộ theo Luật bản quyền

Thứ hai, phương thức trình bày thông tin không bị ràng buộc bởi các quy định của nhà nước.

Sự sắp xếp thông tin cũng như nội dung tài liệu cá nhân trên vật mangtin không có quy luật Mỗi loại văn bản đều được hình thành nên theo ý muốnchủ quan của tác giả Đặc biệt, nội dung bao giờ cùng mang đặc điểm cá nhân

rõ nét xuất phát từ nhiều yếu tố như sự xuất thân, cũng như sự phụ thuộc của

cá nhân vào một tầng lớp, một quốc gia, một dân tộc, một xã hội hay nền vănhóa khác nhau Bên cạnh đó, mỗi cá nhân cũng có những tính cách riêng biệt,thậm chí dị biệt thể hiện qua các sản phẩm sáng tạo

Thể loại, hình thức và phương pháp ghi chép thông tin không bị ràngbuộc bởi những chuẩn mực nhất định mà lại rất đa dạng tùy theo sở thích,cách thức của từng người; không bị chi phối bởi các quy định của công tácvăn thư Quá trình hình thành khối hay phông tài liệu thường không lệ thuộcvào sự quản lý, mà chúng được tạo nên một cách thầm lặng, tự phát trong sựhoạt động sáng tạo và đời sống riêng tư của mỗi người Thành phần tài liệulưu trữ cá nhân chỉ có thể dự báo được với xác xuất khi biết được đặc điểmchủ thể sáng tác của họ, tiểu sử gia đình cùng các mối quan hệ họ hàng, bạn

bè đồng nghiệp

Những tài liệu có xuất xứ cá nhân, gia đình, dòng họ nói riêng và ởTrung tâm Lưu trữ Quốc gia III nói riêng không có tính thống nhất, chuẩnmực như các tài liệu hình thành từ các hoạt động của các cơ quan, tổ chức.Chúng được đưa về từ nhiều nguồn khác nhau, gồm nhiều loại tài liệu khácnhau với kích thước khác nhau

Thứ ba, hình thức tài liệu đa dạng, phản ánh đời sống riêng tư và sự cống hiến

Mỗi người chúng ta là một cá thể có khả năng tư duy, sáng tạo màtrong đó mỗi sản phẩm mà con người tạo ra cũng mang dấu ấn của tác giả làmnên chúng Và tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ được lựa chọn để lưu trữcũng vậy, chúng phụ thuộc vào quan điểm riêng của từng cá nhân, gia đình,dòng họ Ngoài những tài liệu liên quan trực tiếp, gián tiếp đến cá nhân, giađình, dòng họ hoặc do họ tự sáng tạo, còn có những tài liệu khác được sưutầm và lưu trữ do sở thích riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ Nhóm tài liệusáng tác do chính cá nhân và các thành viên trong gia đình, dòng họ sáng tạo

ra thường mang dấu ấn riêng của mỗi cá nhân, gia đình dòng họ

Tài liệu xuất xứ cá nhân gồm tài liệu viết và tài liệu nghe nhìn Tài liệuviết được chế tác trên vật liệu là giấy với nhiều loại giấy như: giấy dó, giấy ô

li, giấy A4 Có những tài liệu được viết trên một mặt giấy (các bài đánh máy

có bút tích của tác giả), có tài liệu được viết trên cả hai mặt giấy (tài liệu viếttay của tác giả) Tài liệu nghe nhìn được chế tác trên vật liệu là phim ảnh,băng từ

Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của nhà nghiên cứu văn học HoàiThanh, nhóm tài liệu sáng tác, thư và thơ gửi cho ông là các tài liệu viết.Trong số những tài liệu này, bài viết: “Một vài nét về con người Bác qua thơBác” được viết tay trên giấy ôli và viết cả hai mặt Nhiều tài liệu được viếttrên một mặt giấy như: bài viết “Nhật ký trong tù, một sự kiện lớn trong đờisống văn học”, “Những vần thơ dâng Bác”của tác giả được đánh máy mộtmặt trên giấy A4

Cũng trong khối tài liệu cá nhân của Hoài Thanh thì nhóm tài liệu ảnh

là các tài liệu được chế tác trên vật liệu là phim ảnh, băng từ

Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ khi được Trung tâm III thu về là tàiliệu lẻ tẻ và rởi rạc; có nhiều thể loại như giấy, ảnh, bản đồ, sách; tài liệu viếttay, đánh máy, in sao, với chất liệu, kích cỡ khác nhau; nhiều tài liệu ở tìnhtrạng vật lý xấu ,chưa được chỉnh lý sắp xếp khoa học mà mới chỉ lập mục lục

tạm Đặc điểm chính của khối tài liệu này là có nhiều kích cỡ và chất liệukhác nhau; phần lớn là tài liệu gốc, bản chính, bản thảo viết tay của tác giả ,bản đánh máy có bút tích sửa chữa của tác giả hoặc có lời đề tặng của tác giảtrên các loại sách báo, tư liệu Có nhiều tài liệu bằng chữ Hán, Nôm, Pháp,Nga, Anh…

 Đối với tài liệu xuất xứ cá nhân, tài liệu viết gồm:

Trong khối tài liệu của nhà nghiên cứu văn học, nguyên Tổng thư kýHội Liên hiệp Văn hóa Nghệ thuật Việt Nam, phó Viện trưởng Viện Văn học,Đại biểu Quốc hội khóa II – Hoài Thanh tên thật là Nguyễn Đức Nguyên có

300 đơn vị bảo quản, trong đó có:

+ 54 đơn vị bảo quản tài liệu tiểu sử;

+ 23 đơn vị bảo quản thư từ gửi Hồ Chủ Tịch;

+ 81 đơn vị bảo quản: (Tài liệu sáng tác về Hồ Chủ Tịch, tài liệu sángtác về Trường Chinh; Tài liệu sáng tác về các Nhà thơ trẻ; 43 đơn vị bảo quản

về hoạt động ở Hội Văn nghệ dân gian Việt Nam; 112 Sách, tạp chí

Thời gian tài liệu tử 1957 – 1982

 Đối với khối tài liệu ảnh, băng ghi âm:

Trong khối tài liệu cá nhân của Nghệ sĩ nhiếp ảnh, hội viên Hội nhàbáo Việt Nam, hội viên Hội nghệ sĩ nhiếp ảnh Việt Nam – Nguyễn Bá Khoản

có tổng số tài liệu: 2171 tấm phim ảnh với khoảng thời gian từ 1938 – 1974.Nội dung ghi lại những hình ảnh, những sự kiện quản trọng nhất trong lịch sửViệt Nam, trong đó có những hình ảnh về Khởi nghĩa giành chính quyềntrong cách mạng tháng Tám 1945, về cuộc Kháng chiến chông thực dân Phápnhân dân Thủ đô Hà Nội và cả nước tử 1946 – 1955, về phong trào Nam tiến,

về tiếp quản Thủ đô sau chiến tranh, về cuộc chiến tranh phá hoại với nhữngtội ác của đế quốc Mỹ ở Hà Nội và miền Bắc Việt Nam, về phi công Mỹ bịgiam giữ và trao trả…

- Đối với tài liệu của cá nhân, bản gốc là bản thảo, bản viết tay Do tài

liệu cá nhân chủ yếu là do các cá nhân tạo ra trong quá trình hoạt động củamình nên tài liệu là bản gồc trong số lượng tương đối nhiều trong tổng số tàiliệu cá nhân.

Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của nhà nghiên cứu văn học HoàiThanh có bản: “Đề cương bài nói chuyện của Hoài Thanh nhân kỷ niệm ngàysinh nhật Hồ Chủ Tịch 19-5-1960” (bản viết tay của tác giả, 2 trang)

- Nhiều tài liệu cá nhân là bản sao

Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của nhà nghiên cứu văn học HoàiThanh có tài liệu: Quyết định số 11/TCTH ngày 3-3-1972 của Ban Tuyênhuấn về Ban phụ trách tuần báo văn nghệ (thuộc Hội LHVHNT) do HoàiThanh làm chủ nhiệm là bản sao

- Rất nhiều tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu đánh máy và có chữ ký,

có bút tích sửa chữa của các chính các cá nhân

Ví dụ : Trong khối tài liệu cá nhân của nhà nghiên cứu văn học HoàiThanh có tài liệu “ Thơ chúc tết của Bác” (của tác giả viết năm 1971)

- Trong số những tài liệu cá nhân còn có tài liệu được đánh máy (không

có bút tích của các tác giả), in rôneo

Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của nhà nghiên cứu văn học HoàiThanh có tài liệu:“Thơ Sóng Hồng” của Hoài Thanh (bản đánh máy và không

có bút tích)

 Có tài liệu bằng tiếng nước ngoài

Ví dụ: Trong khối tài liệu cá nhân của đồng chí Tôn Quang Phiệt có:Gia phả dòng họ Tôn Quang Phiệt từ đời tổ phụ là Lỗ Xuyên Công được viếtbằng chữ Hán hay Báo cáo của đồng chí Tôn Quang Phiệt, trưởng đoàn đạibiểu nước Việt Nam dân chủ cộng hòa tại Đại hội đoàn kết nhân dân Á Philần thứ 4 họp ở Ga na từ ngày 9 tháng 5 đến 16 tháng 5 năm 1965 được viếtbằng tiếng Pháp

- Có tài liệu bị rách:

Ví dụ:Trong khối tài liệu cá nhân của Gs.Vs.Nguyễn Khánh Toàn có:

Tư liệu về hoạt động của Hội Văn nghệ dân tộc Việt Nam do Gs.Vs NguyễnKhánh Toàn làm Chủ tịch từ 1985-1989 đã bị rách

1.4 Nội dung, thành phần của tài liệu lưu trữ cá nhân gia đình dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 thì tài liệucủa cá nhân gia đình, dòng họ bao gồm: “văn bản, dự án bản thiết kế, bản đồ,công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim ảnh,

vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm vănhọc, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích tài liệu viết tay; trang vẽhoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác” Nội dung, thành phần tài liệu của cánhân, gia đình, dòng họ thành các nhóm cơ bản sau:

1.4.1 Nhóm tài liệu về tiểu sử cá nhân, gia đình, dòng họ.

Nhóm tài liệu về tiểu sử của các cá nhân, gia đình, dòng họ gồm có: sơyếu lí lịch, các giấy tờ tùy thân, gia phả; sổ tay, hồi ký, nhật ký về tiểu sử, cácbài viết, công trình nghiên cứu, phim tư liệu về tiểu sử cá nhân và lịch sử giađình, dòng họ…

Ví dụ: Trong khối tài liệu của nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh cócác tài liệu như: giấy kết hôn (1 bản ), chứng minh thư (2 chứng minh ), cácloại thẻ khác ( 10 thẻ ), những tài liệu về đề bạt, thuyên chuyển…

1.4.2 Nhóm tài liệu về hoạt động nghiên cứu sáng tác.

Tài liệu của các cá nhân bao gồm nhiều bản thảo các tác phẩm văn học,nghệ thuật, công trình nghiên cứu khoa học trên các lĩnh vực khác nhau củakhoa học xã hội và khoa học tự nhiên

Ví dụ: Nhà nghiên cứu văn học Hoài Thanh đã có nhiều công trìnhnghiên cứu khoa học, sáng tác, bài viết về : Hồ Chủ tịch ( 10 bài viết vê HồChí Minh và nhiều tư liệu sử dụng để viết thơ Hồ Chủ Tịch ), thơ Sóng Hồng( 2 bài viết về thơ Sóng Hồng và 4 tư liệu sử dụng để viết về thơ của Sóng

1.4.3 Nhóm tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình.

Dòng đời luôn cuộn chảy như một dòng sông, không ai có thể sống hailần ở một độ tuổi nào đó Nhiếp ảnh, điện ảnh đã giúp cho con người giữ lạimãi hình ảnh một khoảnh khắc khi con người được thu vào ống kính, mà sẽkhông bao giờ quay trở lại lần thứ hai Vì vậy, đã có nhiều bức ảnh, đoạn ghi

âm, ghi hình đi vào lịch sử và là nguồn sử liệu quý để nghiên cứu lịch sử các

sự kiện hiện tượng hoặc tiểu sử một con người, hay một giai đoạn lịch sử đãxảy ra trong quá khứ Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm III,cùng với khối tài liệu viết lớn, còn bao gồm cả tài liệu nghe nhìn (ảnh, băngghi âm)

Có những bức ảnh, đoạn ghi âm, ghi hình do các phóng viên của các cơquan thông tấn, báo chí được giao nhiệm vụ thực hiện công việc được chuyểnvào lưu trữ để quản lý theo quy định của nhà nước và còn có những tài liệunhư trên được thực hiện không phải theo chức năng nhiệm vụ được giao mà

do nhu cầu của cá nhân Chính vì vậy những tấm ảnh, đoạn ghi âm, ghi hìnhnày cần được bảo tồn, khai thác và phát huy giá trị của chúng, trong hoạtđộng xã hội, trong nghiên cứu khoa học và lịch sử

Các nhà nhiếp ảnh là các cá nhân chủ yếu tạo ra nguồn tài liệu ảnh.Trong giai đoạn 1945 – 1954, các nhiếp ảnh như: Võ An Ninh, Vũ Năng An,Nguyễn Bá Khoản, Nguyễn Tiến Lợi, Nguyễn Hồng Nghi, Nguyễn Văn Giả,

Đỗ Huân … đã chụp được nhiều bức ảnh ghi lại trung thực về các sự kiệnquan trọng của đất nước

Bên cạnh đó, trong khối tài liệu cá nhân của các cá nhân không phải lànhà nhiếp ảnh cũng có những tài liệu ảnh

Ví dụ: Bức ảnh Hồ Chí Minh đến khai mạc triển lãm văn hóa bí mật vàcông khai tại Hội Văn hóa cứu quốc tháng 9 năm 1945 ( ảnh 12x18) Trongảnh có: Chủ tịch Hồ Chí Minh đang đứng nói chuyện với anh em văn nghệ sỹ

sau khi xem xong triển lãm, nhà văn Nguyễn Đình Thi, họa sỹ Phạm Văn Đôn

và nhà văn Vũ Ngọc Phan

1.4.4 Nhóm tài liệu về di cảo, kỷ vật và ghi chép, hồi kí, nhật ký của cá nhân, gia đình, dòng họ.

Hiện nay Trung tâm III đang bảo quản 56.000 bộ hồ sơ, kỷ vật của cán

bộ đi B Những bộ hồ sơ này, kỷ vật này gồm nhiều tấm ảnh, thư từ ghi chép

và nhật ký của các cá nhân (chính là các cán bộ đi B) Đây là một khối tài liệuxuất xứ cá nhân có số lượng lớn và có nhiều giá trị Cán bộ đi B đó là nhữngcán bộ, chiến sỹ miền Nam tập kết ra Bắc, tham gia lao động sản xuất trênmiền Bắc và những cán bộ miền Bắc theo yêu cầu của cách mạng đã vào Namcông tác theo đường Dân sự Khối hồ sơ, kỷ vật này của cán bộ đi B thuộcPhông Ủy ban thống nhất Chính phủ Trong khoảng thời gian hơn 20 năm rađời và hoạt động của Ủy Ban Thống nhất Chính phủ, một khối lượng lớn hồ

sơ tài liệu đã được hình thành, gồm: Khối tài liệu hành chính và khối hồ sơ,

kỷ vật của cán bộ đi B Trong đó khối hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B chiếmmột số lượng lớn trong phông (285 mét giá với gần 56.000 bộ hồ sơ)

1.4.5 Nhóm tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ sưu tầm được.

Trong cuộc đời của mình, các cá nhân, gia đình, dòng họ dù là tiêu biểuhay bình thường đều có những đóng góp cho xã hội, cho cơ quan, tổ chức củamình công tác hay ngành, lĩnh vực mà mình hoạt động Có nhiều các bài viếtkhẳng định những đóng góp, cống hiến của các cá nhân, nhất là các cá nhântiêu biểu ngay cả khi họ đã qua đời Những bài viết này có thể do cá nhân haygia đình của họ nhận được sưu tầm được Chúng cũng là một bộ phận trongkhối tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ

Ví dụ: Trong khối tài liệu của cá nhân của Giáo sư Nguyễn KhánhToàn hiện đang có hơn 100 bài viết của các cơ quan, các cá nhân, các nhàkhoa học, bạn bè thể hiện những tình cảm, sự ghi nhận của họ về những đónggóp của ông đối với nền giáo dục và nền khoa học nhân văn nước nhà, khi cả

ông còn sống và sau khi ông mất như các bài viết: Nguyễn Khánh Toàn , kiếntrúc sư những thắng lợi trong giai đoạn đầu của sự nghiệp giáo dục cách mạng

ở nước nhà, Báo Giáo dục và Thời đại, số 99/ 1430, ngày 10 tháng 12 năm

1996 của tác giả Nguyễn Cảnh Toàn : nhà khoa học xã hội lớn, Tạp chí Toàncảnh dư luận, số 181, tháng 8 năm 2005 của tác giả Nhật Hồng…

1.5 Giá trị của tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Cũng giống như các loại hình tài liệu lưu trữ khác, tài liệu của cá nhân,gia đình, dòng họ là một nguồn sử liệu đặc biệt, có giá trị trên nhiều phươngdiện như: chính trị, lịch sử, kinh tế, văn hóa, xã hội…

Thứ nhất, tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ là nguồn sử liệu có thể

sử dụng để nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp của cá nhân cũng như lịch sửphát triển của một gia đình, dòng họ với những đặc điểm riêng biệt do đặc thùgiai cấp xã hội, dấu ấn thời đại mà họ sinh sống và hoạt động

Thứ hai, nhiều thông tin quan trọng trong tài liệu của cá nhân, gia đình,

dòng họ có thể bổ sung cho các nguồn tài liệu lưu trữ khác Thông qua nhữngtài liệu này, chúng ta có thể nhận thức một phần về lịch sử đất nước, trong đó

có vai trò của cá thể tiêu biểu trong tiến trình lịch sử dân tộc

Thứ ba, tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ còn góp phần nuôi

dưỡng lòng tự hào dân tộc và giáo dục truyền thống yêu nước cho thế hệ trẻ.Thông qua gia phả dòng họ, những bằng khen, giấy khen hay những bài viết,đoạn phim tư liệu về các cá nhân tiêu biểu trong dòng họ, ông bà bố mẹ có thểtruyền cho con cháu mình tình yêu, lòng tự tôn, ý chí phấn đấu để kế tụctruyền thống cho gia đình Qua những tài liệu này, thế hệ trẻ hôm nay sẽ hiểuhơn về quá khứ hào hùng của dân tộc, biết ơn các thế hệ cha ông đi trước và

tự hào hơn vì đất nước Việt Nam đã sinh ra những người con ưu tú, quả cảm

Tiểu kết chương 1:

Những tài liệu thuộc về thân thế, sự nghiệp, hoạt động của các cá nhân,gia đình, dòng họ trong các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội là thànhphần tài liệu quan trọng bổ sung cho Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Thựchiện chức năng, nhiệm vụ được giao, Trung tâm III đã thật sự quan tâm vàđẩy mạnh hoạt động sưu tầm khối tài liệu này và coi đó là nguồn bổ sung vôcùng quan trọng vào Trung tâm Với sự đa dạng về thành phần và phong phú

về nội dung thì tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị về nhiều mặt Vìvậy, Trung tâm III cần thực hiện tốt sứ mệnh bảo quản phát huy giá trị khối tàiliệu này đối với xã hội

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU CÁ

NHÂN, GIA ĐÌNH, DÒNG HỌ TẠI TRUNG TÂM III.

2.1 Tình hình tổ chức bộ máy và nhân sự của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

2.1.1 Tình hình tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Các phòng ban chuyên môn của Trung tâm bao gồm 10 phòng, đơn vị.Đối với công tác sưu tầm và bổ sung tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ đượcTrung tâm giao trực tiếp cho Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu Công tácsưu tầm và bổ sung tài liệu là công việc thường xuyên, liên tục và luôn nhậnđược sự quan tâm của Trung tâm III Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ saukhi được sưu tầm sẽ được giao cho Phòng Chỉnh lý tiếp nhận để thực hiệncông việc chỉnh lý Sau đó tài liệu sau khi được chỉnh lý sẽ được bàn giao choPhòng Bảo quản - tại đây tài liệu sẽ được bảo quản an toàn trong kho Lưu trữ

và hoàn thiện mục lục hồ sơ chuyển giao bộ phận Phòng Đọc để phục vụ độcgiả khai thác, sử dụng tài liệu

Qua quá trình khảo sát, từ năm 2010 trở về trước, công tác sưu tầm tàiliệu cá nhân, gia đình, dòng họ là công việc của Phòng Sưu tầm và Bổ sungtài liệu ( Tên gọi trước kia của Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu ) Tại đây,tất cả các viên chức trong Phòng vừa thu thập tài liệu hành chính, vừa sưu tầmtài liệu cá nhân Từ cuối năm 2010 đến năm 2015, bộ phận phụ trách sưu tầmtài liệu được tách riêng thành Phòng Sưu tầm tài liệu Qua nhiều lần thay đổi

và sáp nhập, từ năm 2016 đến nay, Phòng Sưu tầm tài liệu sáp nhập vàoPhòng Thu thập và Bổ sung tài liệu và trở thành Phòng Thu thập và Sưu tầmtài liệu Trải qua nhiều lần đổi tên, tên gọi Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu

đã trở về với đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng

2.1.2 Tình hình tổ chức nhân sự tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Trong các phòng ban chuyên môn của Trung tâm, Phòng Thu thập vàSưu tầm tài liệu chuyên bố trí nhân sự để thực hiện việc sưu tầm và bổ sungtài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ vào Trung tâm III.

Từ cuối năm 2010, bộ phận phụ trách sưu tầm tài liệu được tách riêngthành Phòng Sưu tầm tài liệu, với số lượng biên chế là 04 viên chức Năm

2014, viên chức phụ trách công tác sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họtại Phòng Sưu tầm tài liệu là 05 người Từ năm 2016 đến nay, Phòng Thu thậptài liệu sáp nhập vào Phòng Sưu tầm và Bổ sung tài liệu thành Phòng Thuthập và Sưu tầm tài liệu

Về số lượng cán bộ làm công tác sưu tầm, thu thập tài liệu hiện nay củaTrung tâm là 08 người, 03 cán bộ làm sưu tầm đều có trình độ đại học Trong

đó 02 cán bộ thuộc chuyên ngành khác: Trường Đại học Văn hóa Hà Nội vàTrường Đại học Sư phạm Hà Nội; 01 cán bộ được học chuyên ngành Lưu trữhọc và Quản trị Văn phòng tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Việc bố trí số lượng 03 người đảm nhận công tác sưu tầm tài liệu làtương đối hợp lý Bằng kiến thức, kĩ năng chuyên môn, tâm huyết với nghềnghiệp, các cán bộ sưu tầm tài liệu vẫn luôn đảm bảo được đúng tiến trình vàhiệu quả trong giải quyết công việc Nhân sự làm công tác sưu tầm đượcphân công, bố trí một cách hài hòa giữa việc lập kế hoạch sưu tầm; vận động

cá nhân, gia đình, dòng họ; tổ chức tiếp nhận tài liệu; xây dựng mục lục hồsơ; lập và lưu tài liệu sưu tầm Đảm bảo tài liệu được sưu tầm đầy đủ, kịpthời, dựa trên sự thỏa thuận giữa Trung tâm với cá nhân, gia đình, dòng họ

Tập huấn là hoạt động bổ ích nhằm nâng cao kiến thức cũng như kĩnăng chuyên môn của cán bộ, viên chức trong cơ quan Đây cũng là nơi họđược bổ sung kiến thức chuyên ngành, cập nhật những quy định mới của cơquan Nhà nước liên quan trực tiếp đến họ và được trao đổi với các nhà lí luận

về việc vận dụng hài hòa giữa lí thuyết để đi vào hoạt động thực tiễn.Từ đóthể hiện sự quan tâm, sâu sát của cơ quan đối với các cán bộ, viên chức trong

cơ quan, góp phần hướng tới mục tiêu chung là phát huy chất lượng đội ngũcán bộ và hiệu quả làm việc cao nhất của cơ quan Tuy nhiên hoạt động tậphuấn về chuyên môn, nghiệp vụ; kĩ năng thuyết phục các cá nhân, gia đình,dòng họ hiến tặng tài liệu tại Trung tâm III là chưa được thực hiện thườngxuyên

2.2 Quy định của nhà nước đối với việc lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Như chúng ta biết cá nhân, gia đình, dòng họ có tài liệu tức là tài liệu

đó là tài sản do chính họ là chủ sở hữu Chủ sở hữu tài liệu là chủ thể cóquyền: chiếm hữu, sử dụng và định đoạt đối với tài liệu đó Trong đó, baquyền trên được hiểu tại Bộ Luật Dân sự năm 2005 như sau:

Theo Điều 182 và 184 có quy định “Quyền chiếm hữu tài liệu là quyềnnắm giữ, quản lý tài liệu” và “Trong trường hợp chủ sở hữu chiếm hữu tàiliệu thuộc sở hữu của mình thì chủ sở hữu được thực hiện mọi hành vi theo ýchí của mình để nắm giữ quản lý tài liệu nhưng không được trái pháp luật,đạo đức xã hội” Khoản 1 Điều 185 đã quy định: “Khi chủ sở hữu ủy quyềnquản lý tài liệu cho người khác thì người được ủy quyền thực hiện quyềnchiếm hữu tài liệu đó trong phạm vi, theo cách thức, thời hạn do chủ sở hữuxác định”

Theo Điều 192 và Điều 193 của Bộ Luật này đã quy định: “Quyền sửdụng tài liệu là quyền khai thác giá trị của tài liệu, hưởng các khoản lợi thuđược từ việc khai thác tài liệu” và “Trong trường hợp chủ sở hữu thực hiệnquyền sử dụng tài liệu thuộc sở hữu của mình thì chủ sở hữu được khai thácgiá trị của tài liệu, hưởng các khoản lợi thu được từ việc khai thác tài liệu theo

ý chí của mình nhưng không được gây thiệt hại hoặc làm ảnh hưởng đến lợiích của Nhà nước, lợi ích cộng đồng, quyền, lợi ích hợp pháp của ngườikhác” Khoản 1 điều 194 có quy định rõ “Quyền sử dụng tài liệu có thể đượcchuyển giao cho người khác thông qua hợp đồng hoặc theo quy định của pháp

luật Người không phải là chủ sở hữu có quyền sử dụng tài liệu theo đúng tínhnăng, công dụng, đúng phương thức đã quy định trong hợp đồng chuyển giaoquyền sử dụng tài liệu hoặc quy định có liên quan khác của pháp luật”.

Quyền định đoạt là quyền chuyển giao quyền sở hữu tài liệu hoặc từ bỏquyền sở hữu đó Theo Điều 197 và 198 Bộ luật này quy định: “Chủ sở hữu

có quyền bán, trao đổi, tặng, cho, để thừa kế, từ bỏ hoặc thực hiện các hìnhthức định đoạt khác phù hợp với quy định của pháp luật đối với tài liệu” và

“Người không phải là chủ sở hữu tài liệu chỉ có quyền định đoạt tài liệu theo

ủy quyền của chủ sở hữu hoặc theo quy định của pháp luật Người được chủ

sở hữu ủy quyền định đoạt tàu liệu phải thực hiện việc định đoạt phù hợp vơi

ý chí, lợi ích của chủ sở hữu

Ở Việt Nam hiện nay văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất quy định vềcông tác lưu trữ là Luật Lưu trữ năm 2011 Trong đó có các quy định về: sựthừa nhận tư nhân sở hữu tài liệu lưu trữ đã được pháp luật công nhận, cácloại hình tài liệu được đăng kí Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, quyền vànghĩa vụ của khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

Tại Khoản 3, Điều 4 “Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ;khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mìnhcho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt độngdịch vụ lưu trữ” Tuy nhiên, trong Luật Lưu trữ của Việt Nam lại quy địnhrằng “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiêncứu khoa học, lịch sử được chọn lựa để lưu trữ” Nhưng câu hỏi đặt ra là:Những ai là người lựa chọn để lưu trữ các tài liệu thuộc về cá nhân, gia đình,dòng họ? Chắc chắn là theo quyền sở hữu cá nhân được thừa nhận thì đó làquyền của người dân khi họ thấy cần lưu trữ các tài liệu của mình Nhưng nếungười dân chưa nhận thức được đầy đủ về giá trị của tài liệu thì điều gì xảy rathật khó có thể đoán định trước đối với số phận của các tài liệu mà họ cótrong tay, dù rằng Luật Lưu trữ có quy định các tài liệu cá nhân “có giá trị

phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia,

xã hội được đăng ký thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam” ( Khoản 1,Điều 5) và Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệucủa cá nhân thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam( Khoản 2, Điều 5)

Như vậy thông qua các điều khoản của Luật Lưu trữ và Bộ Luật Dân sựnăm 2005 có thể hiểu rằng:

Nếu tài liệu chỉ được đăng kí thông tin tại Lưu trữ lịch sử còn việc bảoquản tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ tự thực hiện thì chủ sở hữu tài liệuvẫn là cá nhân, gia đình, dòng họ

Nếu tài liệu được ký gửi để bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thì Lưu trữ lịch

sử chỉ có quyền quản lý tài liệu ( do được chủ sở hữu tài liệu ủy quyền ) vàquyền sử dụng tài liệu ( theo thảo thuận với chủ sở hữu tài liệu ); quyền sởhữu tài liệu vẫn thuộc về cá nhân, gia đình, dòng họ

Nếu tài liệu được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử thì Lưu trữ lịch

sử có đủ 3 quyền chiếm hữu, quyền sử dụng, quyền định đoạt đối với tài liệuđó.Trong trường hớp này, quyền sở hữu tài liệu sẽ thuộc về Lưu trữ lịch sử

Bên cạnh đó, Khoản 1, Điều 5 Luật Lưu trữ cũng quy định rõ các loạitài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ được đăng ký Phông lưu trữ Quốc giaViệt Nam gồm:

- Gia phả, tộc phả , bằng, sắc phong tài liệu về tiểu sử;

- Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học,sáng tác, thư từ trao đổi;

- Phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình tài liệu điện tử;

- Công trình, bài viết về cá nhân;

- Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được

Tuy nhiên trong thực tế tài liệu thuộc về cá nhân còn có nhiều loại hìnhkhác cũng rất giá trị như: các giấy tờ chứng thực về nhân thân, đất đai, tài sản,các hợp đồng, giao kèo lao động; di chúc, hồi ký, nhật ký …Chưa kể còn một

khối lượng lớn các tài liệu sản sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh củacác công ty, doanh nghiệp gia đình.

Tài liệu thuộc lĩnh vực cá nhân, gia đình, dòng họ đối với xã hội, đặcbiệt của cá nhân kiệt xuất, các nghệ nhân, gia đình hay những dòng họ tiêubiểu có truyển thống lâu đời về văn hóa, khoa học nghệ thuật, nghề giatruyền… có giá trị vô cùng to lớn Trước thực tế đó, công tác quản lý tài liệulưu trữ nói chung và tài liệu thuộc lĩnh vực tư nhân nói riêng càng đòi hỏiphải bắt kịp với xu thế mới Có thể nói hiện nay việc quản lý tài liệu của tưnhân nói cách khác là tài liệu khu vực phi Nhà nước còn rất nhiều vấn đề cầngiải quyết Mặc dù Luật Lưu trữ đã có riêng Điều 5 về Quản lý tài liệu của cánhân, gia đình, dòng họ trong đó quy định rõ quyền và nghĩa vụ của cá nhân,gia đình, dòng họ, tuy nhiên tác động của Nhà nước đến khu vực này trongthực tế còn rất nhiều khó khăn

Theo Khoản 3, Điều 5, Luật Lưu trữ, cá nhân, gia đình, dòng họ có tàiliệu có các quyền sau đây:

- Được đăng ký tài liệu tại Lưu trữ lịch sử ( nếu tài liệu đáp ứng đượcnhững điều kiện quy định tại Khoản 1, Điều 5, Luật Lưu trữ năm 2011 ) vàhướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện về phát huy giá trịtài liệu;

- Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử;

- Thỏa thuận việc mua bán tài liệu;

- Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng;

- Cho phép người khác sử dụng tài liệu kí gửi tại Lưu trữ lịch sử nhưngkhông được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi íchhợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

- Được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật

Bên cạnh đó, theo Khoản 4, Điều 5, Luật Lưu trữ năm 2011, cá nhân,gia đình, dòng họ có tài liệu còn có các nghĩa vụ sau đây:

- Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quanđến an ninh quốc gia;

- Trả phí bảo quản theo quy định của pháp luật đối với tài liệu ký gửitại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký

Thông tư liên tịch số 129/2014/TTLT-BTC-BNV ngày 5 tháng 9 năm

2014 của Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ về quy định việc quản lý, sử dụng và quyếttoán kinh phí ngân sách nhà nước bảo đảm thực hiện Đề án "Sưu tầm tài liệulưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam Trong đó có điều 3, Quyđịnh nội dung chi sưu tầm tài liệu quý, hiếm: Chi điều tra, thống kê tài liệulưu trữ quý, hiếm; Lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong nước và ởnước ngoài; Tra cứu, lựa chọn, sắp xếp, thống kê, tổng hợp thông tin; Chithẩm định danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm; Chi sưu tầm tài liệu lưu trữquý, hiếm; Chi xử lý, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ quý, hiếm sau khi sưutầm; Chi thông tin, tuyên truyền về công tác sưu tầm tài liệu quý, hiếm; Chi tổchức các đoàn đi công tác trong nước và nước ngoài để điều tra, thống kê, lậpdanh mục và sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm;…

Quy chế 278/QC-VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2010, Quy chế củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về Sưu tầm tài liệu lưu trữ có khẳng địnhtài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ là một trong những nguồn được sưu tầmvào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tại Điều 5 và Trung tâm III cũng dựa theovăn bản này để xác định các tiêu chí tài liệu thuộc diện sưu tầm

Các văn bản trên có vai trò rất quan trọng, là cơ sở pháp lý để Trungtâm III thực hiện việc xác định thành phần tài liệu, nội dung chi sưu tầm tàiliệu trong các hoạt động sưu tầm Việc vận dụng linh hoạt, triệt để các vănbản trên giúp cho việc quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí ngân sách nhànước bảo đảm chính xác, kịp thời và đạt hiệu quả sưu tầm tài liệu cá nhân, giađình dòng họ

Tuy nhiên, với các văn bản nêu trên là chưa đủ để thực hiện quản lý tài

liệu cá nhân, gia đình, dòng họ một cách chặt chẽ và thống nhất Trong suốtquá trình hoạt động, Trung tâm chưa ban hành văn bản về tổ chức quản lý tàiliệu cá nhân, gia đình, dòng họ

2.3 Công tác sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Như chúng ta đã biết, sưu tầm và thu thập tài liệu là hai hoạt động songsong và là một trong những nhiệm vụ có vị trí quan trọng hàng đầu của hoạtđộng lưu trữ tại Trung tâm III Cùng là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựachọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch

sử, nhưng về cơ bản chúng khác nhau về đối tượng tiếp cận Nếu như đối vớicông tác thu thập, đối tượng của hoạt động này là các cơ quan, tổ chức thuộcdanh mục số 1 ( theo Quyết định 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm

2009 về ban hành danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưutài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ) thì đối tượng của sưu tầm tài liệu

là các tài liệu lưu trữ quý hiếm, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu.Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ là thuộc sở hữu cá nhân, do cá nhân tự sảnsinh ra và nhà nước không bắt buộc về mặt pháp lý họ phải nộp vào các lưutrữ lịch sử và trong đó có Trung tâm III

Công tác sưu tầm, bổ sung tài liệu là công việc được thực hiện thườngxuyên liên tục và luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt của Trung tâm III.Trong những năm gần đây, đặc biệt là sau khi Luật lưu trữ có hiệu lực Trảiqua nhiều năm hình thành và phát triển, trong mỗi giai đoạn lịch sử, hoạtđộng sưu tầm tài liệu đã đạt được những kết quả nhất định Những năm quaTrung tâm đã thực hiện tốt chức năng quản lý tài liệu lưu trữ; chính vì vậy màkhối lượng tài liệu lưu trữ có giá trị được sưu tầm về Trung tâm ngày mộtnhiều hơn và các loại hình tài liệu cũng ngày càng phong phú thêm thànhphần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

Khác với việc thu thập những nguồn tài liệu thuộc diện nộp lưu định kỳ

vào Trung tâm III, tài liệu có xuất xứ cá nhân là tài sản, là trí tuệ thuộc quyền

sở hữu riêng của mỗi cá nhân Đến nay, ngoài những văn bản pháp lý mangtính chỉ đạo chung của Nhà nước, chưa có văn bản nào cụ thể ban hành riêng

về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ Do vậy, để tiếp cậnđược với cá nhân, gia đình, dòng họ và sưu tầm được tài liệu của họ thì cáccán bộ Trung tâm III đã phải áp dụng nhiều hình thức, phương pháp khácnhau như:

+ Đến tận nhà cá nhân để xây dựng mối quan hệ gần gũi, thân mật;+ Tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, gặp gỡ các cá nhân;

+ Tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng dưới hình thứcbài viết, phim ảnh về việc cá nhân trao tặng danh hiệu, về thành phần tài liệu

cá nhân cần đưa vào lưu trữ…

Các hình thức mà các Lưu trữ lịch sử thường tiến hành sưu tầm tài liệu

cá nhân, gia đình dòng họ và trong đó có cả Trung tâm III thường tiến hànhsưu tầm theo một số cách thức cụ thể như sau:

- Đến gặp cá nhân, gia dình, dòng họ đang lưu trữ tài liệu xin được saochụp đưa về Lưu trữ nhà nước Cách này giúp cho Trung tâm nắm thông tintài liệu, Trung tâm chỉ thu được bản sao hợp pháp, còn bản gốc vẫn do cánhân, gia đình, dòng họ lưu giữ nên việc khai thác sử dụng tài liệu chắc chắn

sẽ tồn tại nhiều hạn chế

- Khi phát hiện được nguồn tài liệu, Trung tâm Lưu trữ cử cán bộ đếngặp gỡ, động viên khuyến khích của cá nhân, gia đình, dòng họ đang nắm giữtài liệu để họ hiến tặng tài liệu cho Trung tâm cùng với các hình thức hỗ trợ,khen thưởng cho cá nhân, gia đình, dòng họ

- Dùng ngân sách nhà nước mua bán tài liệu theo như quy định củapháp luật lưu trữ

Bằng các hình thức đã nêu trên, từ năm 2010 trở lại đây Trung tâm đãsưu tầm về khối tài liệu đáng kể:

Ngoài công tác khảo sát, sưu tầm tài liệu gắn với lĩnh vực hoạt động,

nghiên cứu của cá nhân, Trung tâm còn tiến hành sưu tầm tài liệu truyền miệng thông qua việc ghi âm, ghi hình các buổi nói chuyện, phỏng vấn của

các nhân vật lịch sử tiêu biểu như Đại tá Nguyễn Công Dinh - người trực tiếpđược Đại tướng Võ Nguyên Giáp chỉ định đưa thư tối mật về ATK trình Bác

Hồ và Bộ Chính trị gắn với sự kiện 55 năm Chiến thắng lịch sử Điện BiênPhủ, 65 năm Ngày thành lập Quân đội nhân dân Việt Nam; Đại tá HoàngĐăng Vinh – người bắt sống De Castries; Trung tướng Đồng Sĩ Nguyên vàcác cá nhân nổi tiếng hoạt động trong lĩnh vực lịch sử, văn học như : nhà vănChu Lai, nhà thơ Trần Đăng Khoa, nhà Sử học Lê Văn Lan, Tiến sĩ Văn họcĐoàn Hương

Bên cạnh khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ hiện trong nước, tài

liệu cá nhân nước ngoài cũng là một nguồn tài liệu không thể thiếu cần phảisưu tầm vào Trung tâm III Hiện nay ở nhiều nước ( Nga, Trung Quốc, Pháp,Nhật, Mỹ …) còn lưu giữ nhiều tài liệu liên quan đến các nhân vật tiêu biểucủa Việt Nam như Nguyễn Ái Quốc ( Chủ tích Hồ Chí Minh ), Phan BộiChâu, Phan Chu Trinh, Trần Phú, Nguyễn Thị Minh Khai, các nhà khoa học:Hoàng Xuân Hãn, Trần Văn Khê, nghệ sỹ Đặng Thái Sơn v.v…Hiện nay tại

Mỹ có Trung tâm Việt Nam – Trường Đại học Công nghệ Texas đang bảoquản hơn hai triệu trang bản thảo và tài liệu cá nhân trong sưu tập phim tấm,trong số đó có nhật ký của nữ anh hùng bác sỹ Đặng Thùy Trâm

2.4 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ được phân loại không giống như đốivới tài liệu hành chính, mà khi sưu tầm về Trung tâm, cán bộ chỉnh lý không

áp dụng theo văn bản cụ thể nào mà dựa theo thực tế tình hình tài liệu vànhững nội dung, thành phần tài liệu mà cá nhân đó hiện có để thực hiện phânloại Tài liệu của mỗi cá nhân sẽ được sưu tầm, phân loại chỉnh lý riêng theotừng cá nhân, lập thành một phông lưu trữ riêng của cá nhân đó Tài liệu saukhi sưu tầm về sẽ được phân loại, sắp xếp khoa học theo từng phông cá nhânriêng

Phông Lưu trữ cá nhân được bắt đầu từ khi người đó sinh ra và kết thúckhi người đó qua đời Tuy nhiên, vẫn có quan điểm cho rằng thời điểm kếtthúc của phông lưu trữ cá nhân có thể kéo dài cho đến khi không còn các cánhân khác viết về người đó Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tàiliệu phong phú đa dạng, từ tài liệu về tiểu sử đến các tài liệu phản ánh quátrình học tập, làm việc và những tài liệu thư từ trao đổi, tài liệu của những cánhân khác viết về người đó Trong đó có nhiều loại hình tài liệu khác nhaunhư: tài liệu hành chính; tài liệu nghiên cứu khoa học; tài liệu khoa học kỹthuật; tài liệu chuyên môn; tài liệu phim ảnh, ghi âm; tài liệu điện tử… Do

đặc điểm tài liệu phông lưu trữ cá nhân rất phong phú đa dạng và nhiều thểloại nên không thể xây dựng một phương án phân loại thống nhất đối với cácloại phông lưu trữ cá nhân mà trong quá trình phân loại cần vận dụng linhhoạt nhiều đặc trưng phân loại tài liệu Người ta thường căn cứ vào tính chấthoạt động của cá nhân hình thành phông mà quy định một phương án phânloại và sắp xếp thứ tự các nhóm trong phông riêng biệt.

Việc phân loại ở cấp độ tiếp theo trong mỗi nhóm tài liệu trên cần dựavào đặc trưng của từng nhóm và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các đặc trưngphân loại tài liệu theo đặc trưng hoạt động của cá nhân và dựa theo số lượnghiện có của tài liệu

Ví dụ : Phông Nhạc sĩ Trần Hoàn, bao gồm:

- Tài liệu về tiểu sử của Nhạc sĩ Trần Hoàn;

- Tài liệu về sáng tác của Nhạc sĩ Trần Hoàn;

+ Tập ca khúc viết tay;

+ Tập ca khúc viết tay, photo, đánh máy;

+ Tập ca khúc đã xuất bản và ca khúc đang trên báo, tạp chí;

+ Kịch bản phim, ca khúc viết cho phim, kịch và các tác phẩm thơ;

- Sách đã xuất bản của Nhạc sĩ Trần Hoàn;

- Tài liệu công cụ của Nhạc sĩ, Bổ trưởng Trần Hoàn;

- Tài liệu của các tác giả khác nghiên cứu về âm nhạc của Nhạc sĩ TrầnHoàn

Ví dụ: Phông Lưu trữ cá nhân Nhà hoạt động sân khấu Lộng Chương:

- Tài liệu tiểu sử của Nhà hoạt động sân khấu Lộng Chương;

- Tài liệu sáng tác của Nhà hoạt động sân khấu Lộng Chương;

- Tài liệu công vụ;

- Tài liệu tham khảo;

2.5 Công tác xác định giá trị tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

Xác định giá trị tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ là một việc làm đượcTrung tâm III quan tâm, trú trọng nhiều năm qua để phục vụ cho việc quản lý,

và giữ lại những tài liệu có giá trị, loại bỏ những tài liệu không có giá trị Vềcông tác xác định giá trị tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ khi đã được sưutầm về Trung tâm được quản lý chặt chẽ Trong những năm qua, Trung tâmIII áp dụng một số văn bản, trong đó có Điều 6, Quy chế 278/QC-VTLTNN,Quy định Tiêu chí tài liệu lưu trữ thuộc diện sưu tầm:

1)Tiêu chí về nội dung tài liệu

Tài liệu lưu trữ sưu tầm phải đáp ứng một trong các tiêu chí sau:

a)Phản ánh sự kiện lịch sử của dân tộc

b)Phản ánh những bước phát triển về tư tưởng, chính trị , quốc phòng ,

an ninh ngoại giao, kinh tế, khoa học, công nghệ, giáo dục, văn hóa, nghệthuật và thể thao;

c)Phản ánh lịch sử bộ máy nhà nước Việt Nam qua các thời kỳ;

d)Phản ánh đời sống vật chất và tinh thần của người Việt Nam qua cácthời kỳ lịch sử;

e)Phản ánh thân thế sự nghiệp của các nhân vật lịch sử tiêu biểu

2)Tiêu chí về hình thức tài liệu

Về hình thức, tài liệu lưu trữ sưu tầm phải đáp ứng được một trongnhững tiêu chí sau:

a)Độc đáo về vật mang tin ( lá, gỗ, vải, da, giấy dó )

b)Độc đáo về ngôn ngữ thể hiện, hình thức trình bày, kỹ thuật chế tác( hình vẽ, hoa văn , ký hiệu chữ viết, hình ảnh, âm thanh…);

c)Là bản chính, bản gốc, bản chính, bản gốc, bản thảo viết tay hoặc cóbút tích của các cá nhân tiêu biểu