Hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
MỤC LỤC
Công tác lưu trữ
Khái niệm về công tác lưu trữ. - Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin.Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ. - Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả các những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. - Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội.Vì thế công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước. Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:. + Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ. + Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức để làm bằng chứng tra cứu thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động. - Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân. Vị trí, ý nghĩa cuả công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng. Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan. Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý sản xuất kinh doanh công tác lưu trữ có vai trò đặc. biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước, quản lý sản xuất kinh doanh được thể hiện trên những khía cạnh cụ thể sau:. - Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản. - Dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản ứng của họ khi nhận được văn bản..Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội. -Trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới. Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản. *) Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện cải cách .Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản. lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau. Điều đó được thể hiện:. - Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế.Như vậy, hệ thống văn bản quản lý vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời cũng là thành phần tài liệu chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho hoạt động quản lý, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý.Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến.Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn vị. Công việc của một cơ quan, một xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. *)Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu.Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan tổ chức, nội dung chủ yếu là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.Với mục đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Thực trạng của công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Hệ thống văn phòng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81được hình thành cùng với sự ra
Với những phong bì gửi đích danh người nhận, khi có văn bản liên quan đến công việc chung của Xí nghiệp thì cá nhân nhận văn bản luôn chuyển cho cán bộ văn thư để đăng ký.Các bì văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” và đóng dấu “Chỉ có người có tên mới được bóc bì” thì cán bộ văn thư đã vào sổ chuyển đến người được giao trách nhiệm hoặc người có tên trên bì giải quyết. (Nguồn: Ban Nhân chính - Kế hoạch) - Sau khi văn bản đã có chữ ký nhân viên văn thư đóng dấu lên văn bản theo đúng quy định của Nhà nước, dấu của Xí nghiệp được đóng trùm lên một phần ba. CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THUỶ SỐ 4 XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI. Cán sự tiền lương. chữ ký về phía bên trái, còn dấu chức danh đóng dưới chữ ký về phía bên phải. Có bao nhiêu bản gửi thì nhân viên văn thư đóng bấy nhiêu dấu không có tình trạng bỏ sót hoặc đóng dấu mờ. - Ghi số và ngày tháng lên văn bản: đây là thủ tục hết sức cần thiết nhằm xác định một lần nữa đây là văn bản thứ bao nhiêu mà Xí nghiệp đã phát hành trong ngày, tuần, tháng, năm vừa qua.Giúp lãnh đạo Xí nghiệp nắm bắt được tình hình từ đó có kế hoạch giải quyết cho phù hợp. - Chuyển giao và theo dừi chuyển giao văn bản: theo nguyờn tắc đảm bảo, chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. + Cán bộ văn thư có nhiệm vụ lựa chọn loại bì và kích thước bì cho văn bản vào trong phong bỡ, dỏn kớn sau đú ghi rừ địa chỉ và tờn người nhận ở ngoài bỡ thư và dỏn tem.Những thụng tin bờn ngoài được nhõn viờn văn thư ghi rừ ràng phải khớp với nội dung bên trong.Đóng dấu độ “khẩn”,dấu ký hiệu độ mật cả dấu khác lên phong bì đều đảm bảo theo đúng yêu cầu pháp luật hiện hành và yêu cầu của người ký văn bản. + Theo quy định số lượng văn bản gửi nhiều hoặc quan trọng thì cán bộ văn thư phải sử dụng phong bì to lập phiếu gửi kèm theo với văn bản trong phong bì đó. Tuy nhiên thực tế ở Xí nghiệp rất ít khi gửi văn bản đi với số lượng nhiều và nếu có thì cán bộ văn thư cũng không lập phiếu gửi kèm theo cùng với phong bì. - Gửi văn bản đi có nhiều hình thức nhưng chủ yếu gửi đi theo 2 con đường bằng đường bưu điện hoặc cán bộ văn thư chuyển trực tiếp đến cơ quan. + Gửi qua bưu điện: Cán bộ văn thư đem phong bì đựng văn bản đến bưu điện và làm thủ tục gửi đi, sau đó lấy hoá đơn xác nhận của bưu điện. + Cán bộ văn thư chuyển trực tiếp tới các cá nhân, đơn vị:. ) Đối với văn bản chuyển trong nội bộ Xí nghiệp: Phòng văn thư không tiến hành lập sổ chuyển giao văn bản nội bộ mà việc chuyển giao chỉ được cán bộ văn thư thực hiện một cách đơn giản như sau: cán bộ văn thư trực tiếp chuyển văn bản tới từng phòng ban, đơn vị nào thì cán bộ phòng ban đơn vị đó nhận văn bản, cán bộ văn thư lấy chữ ký xác nhận để xác nhận là phòng ban đơn vị nào đã nhận được văn bản. )Phòng văn thư chỉ có 01 nhân viên văn thư, nên công việc chủ yếu do.
Công tác lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
- Trong Ban Nhân chính có trang bị tủ đựng hồ sơ nhưng không phải loại chuyên dụng mà tài liệu đuợc để với các giấy tờ văn bản khác nên vẫn còn sơ sài trong công tác bảo quản tài liệu.Nhân viên văn thư tiến hành ghim tài liệu thành quyển để vào trong tủ nhưng không có sử dụng kỹ thuật hay biện pháp nào để kéo dài tuổi thọ và chống hư hại cho tài liệu. Việc tiêu huỷ tài liệu tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 đều có sự chứng kiến của ban Giám đốc công ty, trưởng phòng và các nhân viên trong phòng đó, công ty quy định không phòng ban hay nhân viên nào được tự huỷ giấy tờ tài liệu khi chưa có sự đồng ý của Giám đốc.Thực tế Xí nghiệp ít có buổi tiêu huỷ tài liệu, do tài liệu của Xí nghiệp không nhiều.
Giải pháp về nhân sự
Nội dung chương II em đã nêu những mặt được và những mặt chưa được của công tác văn thư-lưu trữ và chỉ ra những nguyên nhân của nó. Hy vọng chương III những biện pháp, kiến nghị mà em nêu ra nhằm hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 sẽ giúp ích cho cơ sở thực tập để nhanh chóng đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thư –lưu trữ
Có thể thấy trong công tác thông tin, việc thu thập, xử lý thông tin là bước hết sức quan trọng, nhưng công việc này sẽ không thể thực hiện tốt nếu như nhân viên Ban Nhân chính- Kế hoạch có trình độ chuyên môn, trình độ soạn thảo văn bản kém và đặc biệt khả năng phân tích tình huống, khả năng giải quyết vấn đề trong thực tế cũng không tốt sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến việc tham mưu giúp các nhà lãnh đạo trong Xí nghiệp. Thực tế cán bộ văn thư đều có thể soạn thảo được văn bản.Nhưng văn bản đó có đảm bảo tính khoa học, chính xác, đủ về nội dung, đẹp về hình thức, sử dụng đúng từ ngữ ngữ pháp, cấu trúc câu hay không thì đòi hỏi người nhân viên đó phải nắm được các yêu cầu nguyên tắc quy trình soạn thảo văn bản.
Sắp xếp bố trí lại phòng làm việc và nâng cao điều kiện làm việc của Ban Nhân chính
Do vậy, nhân viên nên tự nghiên cứu, tìm hiểu và nâng cao hiểu biết về sự tiến bộ của công nghệ, cách bảo quản các phương tiện máy móc thông qua các loại sách báo và các phương tiện khác để tránh trường hợp sự hư hỏng nhẹ của máy móc làm gián đoạn công việc. Nhiệt độ có ảnh hưởng đến sức khỏe của con người.Nếu nhiệt độ quá thấp thì năng lượng cơ thể chủ yếu được sử dụng để chống rét, khi nhiệt độ quá cao thì năng lượng bị tỏa nhiệt gây mất nước làm cho cơ thể mệt mỏi.Cả hai điều kiện đó đều làm cho năng suất lao động thấp.Vì vậy nhiệt độ phù hợp là từ 25 – 300C.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư-lưu trữ
* Lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính: Việc lưu trữ tài liệu trên máy vi tính là một tiện ích rất lớn trong công tác văn thư-lưu trữ, bởi nó giúp ích rất nhiêù cho nhân viên văn thư lưu trữ.Khi cần tra cứu thì sẽ tra cứu rất nhanh chóng, chỉ cần nhớ được một vài thông tin về văn bản đó như; số, ký hiệu, nơi gửi…. * Thu thập thông tin: đây là cách thu thập thông tin đầy đủ nhất,chính xác nhất, nhanh chóng và tiện lợi nhất là thông qua mạng Internet, những thông tin trên mạng mang tính thời sự cao, có cách nhìn đa chiều về một vấn đề.Nó giúp cung cấp những thông tin bổ ích và cần thiết cho công việc của nhân viên văn thư- lưu trữ.
Xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hoá
Hồ sơ, tài liệu liên quan đến bộ phận, phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận đó, nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn họ sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ sao cho khoa học và hiệu quả danh mục tài liệu được sắp xếp trong các hộp, bên ngoài hộp phải dán nhãn ghi đầy đủ thông tin để dễ kiếm tìm và thống kê. - Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì cuối mỗi năm nhân viên văn thư lưu trữ phải thông kê, lựa chọn ra những giấy tờ tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ.Đây là công việc thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định và kiểm tra chặt chẽ.Xí nghiệp cần trang bị thêm các thiết bị chuyên dung cho công tác văn thư như: tủ, giá, các thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ, các loại thuốc chống mối mọt….và nên trang bị thêm máy vi tính nhằm phục vụ việc tra cứu nhanh chóng, thuận tiện.
Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư
Hiện nay công ty đang có những hoạt động công tác văn phòng định kỳ, mỗi nhân viên sẽ phải lập bản kiểm điểm định kỳ về tình hình thực hiện công việc của mình để nộp lên ban lãnh đạo. Đây là một trong những biện pháp mang ý nghĩa tích cực đối với nhân viên và công ty, bởi bằng tinh thần tự giác sẽ tự đánh giá nhận xét về bản thân và thái độ, trách nhiệm công việc của mình, phát huy tự giác trong cán bộ công nhân viên.
Một số biện pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ 1. Công tác văn thư
Hàng năm nhân viên văn thư phải lập danh sách danh mục hồ sơ để các bộ phận trong xí nghiệp thuận tiện trong việc sắp xếp và quản lý một cách chặt chẽ và cú thể theo dừi, xỏc định vị trớ hồ sơ trong tủ, ngăn đựng hồ sơ. Tóm lại, trên đây là một số kiến nghị của em dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng mà em đã nêu ở chương II nhằm góp phần hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.