MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I. MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 4 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt NamTechcombank 4 1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của ngân hàng 4 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ngân hàng 5 1.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngân hàng. 5 1.1.2. Cơ cấu, tổ chức của ngân hàng. 6 1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng 7 1.2.1.Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ. 7 1.2.2.Nhiệm vụ, quyển hạn 7 1.2.3. Cơ cấu, tổ chức. 7 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 9 2.1. Hoạt động quản lý. 9 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 13 2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 13 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu. 14 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu. 15 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 17 2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 18 2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 19 CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ. 21 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 21 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 23 3.3. Một số khuyến nghị. 24 C. KẾT LUẬN 26 PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC
A LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG I MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM -TECHCOMBANK 4
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank 4
1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của ngân hàng 4
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ngân hàng 5
1.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngân hàng 5
1.1.2 Cơ cấu, tổ chức của ngân hàng 6
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng 7
1.2.1.Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ 7
1.2.2.Nhiệm vụ, quyển hạn 7
1.2.3 Cơ cấu, tổ chức 7
CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 9
2.1 Hoạt động quản lý 9
2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13
2.2.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 13
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 14
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 15
2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17
2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 18
2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 19
CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 21
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 21
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 23
3.3 Một số khuyến nghị 24
C KẾT LUẬN 26 PHỤ LỤC
Trang 2A LỜI MỞ ĐẦU
Kiến thức là một trong những kho tàng quý giá nhất của nhân loại và conđường ngắn nhất để đến với kiến thức là học tập “ Học đi đôi với hành” đó làphương trâm nhưng đồng thời cũng là yêu cầu cơ bản trong quá trình đào tạocủa Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để nhìn lại chặng đường với những lýthuyết, kiến thức trên giảng đường trong năm học nhà trường đã tạo điều kiệncho sinh viên đi kiến tập để học hỏi kinh nghiệm và bổ sung cho phần lý luậnnghiệp vụ chuyên môn đã được học ở trường Nhằm giúp cho chúng ta sau khi
ra trường sẽ có đủ hành trang và bắt tay vào đúng công việc theo đúng chuyênngành của mình một cách dễ dàng với nhiều kinh nghhiệm Hơn thế nữa là nhằmthực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn”
Học phần thực tập trang bị cho em những kiến thức cơ bản về hoạt độngnghiệp vụ của phòng Văn thư- Lưu trữ của Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần KỹThương Việt Nam- Techcombanh, em biết được vai trò quan trọng của Công tácVăn thư- lưu trữ, cũng như công tác Lưu trữ trong các cơ quan tổ chức phục vụđắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành công việc của cơ quan tổ chức Hiệuquả hoạt động quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức phần lớn
là phụ thuộc chính vào công tác tổ chức quản lý văn bản và giải quyết văn bảnquan trọng hơn là việc lưu trữ tài liệu trong quá khứ để phục vụ cho hoạt độngkhai thác sử dụng của các cơ quan, tổ chức sau này
Hiểu được tầm quan trọng của công tác Văn thư, cũng như công tác Lưutrữ và thực hiện mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực cho các cơ quan, tổ chức vềVăn thư- Lưư trữ, Trường đại học Nội vụ Hà Nội luôn quan tâm chú trọng đàotạo nguồn nhân lực, với các chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ, Thư ký Văn phòng,Quản trị Văn phòng, Quản lý nhân lực, quản lý văn hoá ….thành những cán bộlàm Văn thư- Lưư trữ, cán bộ Văn phòng có năng lực trong công tác Văn phòngnói chung và công tác Văn thư- Lưu trữ nói riêng, phát huy được vai trò và nănglực của mình trong công việc
Hiểu được vị trí tầm quan trọng của người làm cán bộ Văn thư- Lưu trữtrong thời đại mới tôi đã chọn ngành Văn thư- Lưu trữ để học tập và định hướng
Trang 3nghề nghiệp cho tương lai của mình
Để thực hiện phương châm: Lý luận phải gắn với thực tiễn, nhà trường sẽ
tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan Đây là học phần không thểthiếu và thời gian khép kín trong chương trình đào tạo làm cán bộ Văn thư- Lưutrữ của trường Đồng thời tạo điều kiện cho sinh viên củng cố kiến thức lý luận,tiếp cận lý luận với thực tế công việc, giúp sinh viên làm quen với tác phong làmviệc trong công sở và rèn luyện đạo đức nghề nghiệp
Được sự giới thiệu của Trường đại học Nội vụ Hà Nội và được sự đồng ý,tiếp nhận của Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam-Techcombanh , em đã về Thực tập tại Bộ phận Lưu trữ nằm trong khối TrungTâm Hành Chính Văn Phòng thuộc Trung Tâm Dịch Vụ Nội Bộ của Ngân hàngThương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh , Thời gian thực tậpbắt đầu từ ngày 02/3/2015 đến ngày 24/4/2015
Trong thời gian thực tập tại Bộ phận Lưu trữ nằm trong khối Trung tâmHành chính- Văn Phòng ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam-Techcombanh em đã có nhiều điều kiện nghiên cứu khảo sát tình hình tổ chức,quản lý, hoạt động công tác Văn thư- Lưu trữ nói chung và công tác Lưu trữ nóiriêng, giúp em phát huy tốt hơn trong công việc thực tế sau này khi làm việc ởbất cứ cơ quan nào
Sau thời gian 2 tháng của quá trình thực tập tại Bộ phận Lưu trữ nằmtrong khối Trung tâm Hành chính Văn Phòng Ngân hàng thương mại cổ phần
Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh 91 Bà Triệu , được sự giúp đỡ của Banlãnh đạo, cán bộ, nhân viên làm việc tại ngân hàng thương mại cổ phần kỹthương việt nam- techcombanh là cô Phùng Thị Phương Liên trưởng phòng Lưutrữ của ngân hàng và cô Lê Thị Thuận là nhân viên hướng dẫn tôi trong suốt quátrình thực tập tại cơ quan , và sự hướng dẫn của cô giáo chủ nhiệm Trần Thị Mai
đã giúp tôi hiểu được những việc mình cần phải làm trong quá trình thực tậpcũng như hoàn thành bài báo cáo một cách tốt nhất
Trang 4Bài báo cáo thực tập có 3 chương:
Chương 1 Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
Chương 2 Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Chương 3 Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, kiến nghị
Sau thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình hoạt động của Bộ phận Lưu trữnằm trong khối Trung Tâm Hành chính- Văn phòng dưới sự hướng dẫn chungcủa Trưởng phòng Lưu trữ bà Trịnh Thị Ân và cán bộ hướng dẫn trực tiếp là bàNguyễn Thị Loan chuyên viên của Trung tâm Hành chính- Văn phòng Bài báocáo còn nhiều sai sót, kính mong thầy cô cùng các bạn xem xét và đóng góp ýkiến để bài báo cáo hoàn thiện hơn./
Xin chân thành cảm ơn./
Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015
Sinh viên Nguyễn Thị Thảo
Trang 5CHƯƠNG I MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM -
TECHCOMBANK 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank
1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của ngân hàng
Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Techcombank được thành lậpvào ngày 27 tháng 09 năm 1993; là một trong những ngân hàng TMCP đầu tiêncủa Việt Nam được thành lập trong bối cảnh đất nước đang chuyển mình sangnền kinh tế thị trường với số vốn điều lệ là 20 tỷ đổng, và trụ sở chính tại số 24
Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Ngân hàng Techcombank đã được Ngân hàng nhà nước Việt Nam cấpgiấy phép hoạt động số 0040/NH-GP có hiệu lực từ ngày 6 tháng 8 năm 1993trong thời hạn 20 năm Được sự chấp thuận của Ngân hàng Nhà nước thời hạnhoạt động của ngân hàng đã được gia hạn lên 99 năm theo quyết định số330/QĐ-NH5 ngày 08 tháng 10 năm 1997 Ngân hàng có tên giao dịch làTechcombank Tên giao dịch quốc tế là Vietnam Technological and CommercialJoint Stock Bank, Tên đầy đủ là Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thươngViệt Nam Năm 2006 Ngân hàng nhận giải thưởng về thanh toán quốc tế từ theBank of New Yorks, Citibank, Wachovia Năm 2007 tổng tài sản đạt gần 2,5 tỷUSD Năm 2008 nhận danh hiệu “dịch vụ được hài lòng nhất năm 2008 Năm
2010 nhận giải thưởng Sao Vàng Đất Việt Năm 2011 là Ngân hàng nội địa tốtnhất Việt Nam Năm 2013 là năm ngân hàng nhận được nhiều giải thưởng quốc
tế với 13 giải, trong đó nổi bật nhất là ngân hàng quản lý tiền tệ và tài trợ thươngmại tốt nhất Việt Nam và nhà tuyển dụng tốt nhất Châu Á Ngày nay cùng với
sự hỗ trợ của cổ đông chiến lược HSBC, ngân hàng đang có một nền tảng tàichính ổn định và vững mạnh với tổng tài sản đạt trên 158.897 tỷ đồng (tính đếnhết năm 2013)
Techcombank cũng sở hữu một mạng lưới dịch vụ đa dạng và rộng khắp
Trang 6với 315 chi nhánh và 1229 máy ATM trên toàn quốc cùng với hệ thống côngnghệ ngân hàng tiên tiến bậc nhất.
Ngoài ra, Techcombank còn được dẫn dắt bởi một đội ngũ quản lý tàinăng có bề dày kinh nghiệm tài chính chuyên nghiệp cấp đa quốc gia và một lựclượng nhân sự lên tới trên 7000 nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp sẵn sànghiện thực hóa mục tiêu của Ngân hàng – trở thành Ngân hàng tốt nhất và Doanhnghiệp hàng đầu Việt Nam
Thông qua 3 lĩnh vực kinh doanh chiến lược: Dịch vụ tài chính Cá nhân,Dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, Ngân hàng Bán Buôn và Ngânhàng giao dịch, ngân hàng cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tài chính đápứng các nhu cầu đa dạng của nhiều phân khúc khách hàng khác nhau Đó có lẽcũng chính là lý do hơn 3,3 triệu khách hàng các nhân và 45,368 khách hàngdoanh nghiệp đã chọn Techcombank là người bạn đồng hành về tài chính
Bên cạnh hoạt động tài chính ngân hàng còn tham gia nhiều hoạt động vìcồng đồng và sự phát triển bền vững Năm Techcombank dành tặng 1,8 tỷ đồngcho chương trình Khăn đỏ đến trường và Techcombank hỗ trợ các em nhỏ mắcbệnh ung thư nhân dịp trung thư, Techcombank cùng báo Nhân dân đồng sánglập Quỹ Hạt giống Việt hỗ trợ tài năng trẻ
Ngân hàng là thành viên của: Hiệp hội ngân hàng Việt Nam, hiệp hộingân hàng châu Á, tổ chức thanh toán toàn cầu Swift, tổ chức thẻ quốc tế Visa,tổchức thẻ quốc tế Master Card Những thành tựu nêu trên của ngân hàng đã gópphần không nhỏ vào sự phát triển nền kinh tế đất nước
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ngân hàng
Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng cùng với Nghị quyết số2206/NQ-UBTTHĐQT của Ủy ban thường trực Hội đồng Quản trị ngày16/12/2013 và Quyết định số 1342/QĐ-HĐQT của Hội đồng quản trị ngày18/08/2012 đã quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức củangân hàng như sau:
1.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngân hàng.
Huy động vốn, nhận tiền gửi kỳ hạn và không kỳ hạn bằng VNĐ, phát
Trang 7hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư, ủy thác dongân hàng phân bổ.
- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư và phát triển các tổ chức trong nước
- Cho vay bằng VNĐ và ngoại tệ đối với tổ chức kinh tế theo thời hạn(ngắn hạn, trung hạn, dài hạn)
- Vay vốn của Ngân hàng nhà nước và các tổ chức tín dụng khác
- Bảo lãnh và tái bảo lãnh của các tổ chức doanh nghiệp
- Thực hiện thanh toán quốc tể và các dịch vụ khác liên quan đến thanhtoán quốc tế
- Kinh doanh ngoại tệ
- Mở L/C cung cấp các sản phẩm xuất, nhập khẩu
- Nhờ thu, bao, thanh toán tiền tệ
- Thực hiện cung ứng tiền tệ, các nghiệp vụ phát sinh
- Mua bán, trao đổi tiền tệ, vàng bạc, đá quý VNĐ, triết khấu giấy tờ cógiá
- Tổ chức hoạt động, lập kế hoạch, kinh doanh và thực hiện báo cáo, kiểmtra, kiểm soát theo quy định của ngân hàng
1.1.2 Cơ cấu, tổ chức của ngân hàng.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương ViệtNam- Techcombanh( kèm theo phục lục)
Là một ngân hàng TMCP nên ngân hàng thuộc loại hình doanh nghiệp làcông ty cổ phần, do vậy mà cơ cấu tổ chức của ngân hàng mang những đặc điểmriêng của nó
Ban lãnh đạo của ngân hàng bao gồm Hội đồng quản trị, ban kiểm soát,
và Tổng giám đốc, giám đốc Trong Hội đồng quản trị có 9 thành viên với 1Chủ tịch hội đồng quản trị, 4 Phó Chủ tịch và 4 thành viên Ban giám đốc gồm
10 thành viên với 1 Tổng giám đốc và 9 Phó Tổng giám đốc Ban kiểm soát có 4thành viên với 1 Trưởng ban và 3 thành viên cùng với 12 khối thực hiện cácchức năng, nhiệm vụ của ngân hàng Ngoài ban lãnh đạo còn có Trưởng, phócác phòng ban Theo thống kê thì đến thời điểm này Techcombank có khoảng
Trang 8gần 8.000 nhân viên.
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng
Nằm trong nhóm các ngân hàng hàng đầu Việt Nam nên Techcombank cóquy mô một doanh nghiệp lớn, do đó mà hoạt động Văn thư Lưu trữ là một bộphận không thể thiếu cầu thành nên hoạt động của ngân hàng Tuy nhiên do quy
mô lớn nên nó chỉ là một bộ phận thuộc Trung tâm Hành chính thuộc KhốiDịch vụ Nội bộ của Ngân hàng Khối Dịch vụ Nội bộ bao gồm những trung tâmlà:
- Trung tâm Hành chính (thực hiện hoạt động Văn thư – Lưu trữ)
- Trung tâm Mua sắm tập trung
- Trung tâm quản lý tài sản
1.2.1.Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ.
- Cung cấp và đảm bảo chất lượng các dịch vụ tập trung cho toàn ngânhàng như mua sắm, hành chính văn phòng (hoạt động Văn thư – Lưu trữ)
- Quản lý hành chính (hoạt động Văn thư – Lưu trữ) đối với toàn bộ các
bộ phận thuộc Hội sở không có cán bộ quản lý đầu mối trực tiếp tại miền Nam
- Các chức năng, nhiệm vụ khác theo phân công, chỉ đạo của Ban điềuhành
1.2.3 Cơ cấu, tổ chức.
Sau đây là sơ đồ cơ cấu, tổ chức của Khối Dịch vụ Nội bộ:
Trang 9SỐ (CÔNG VĂN RA NGOÀI, ỦY QUYỀN, NỘI BỘ)
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN
VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN THƯ, BƯU PHẨM, CHUYỂN PHÁT NHANH
BỘ PHẬN BAN HÀNH VĂN BẢN TRÊN INTERNALAIL (BỘ PHẬN VĂN THƯ- LƯU TRỮ)
Trang 10kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư, ủy thác do ngân hàng phân bổ Vì thế những tàiliệu lưu trữ của ngân hàng đều là những tài liệu mang tính bảo mật chỉ lưu thôngtrong nội bộ, những tài liệu này được quản lý trên một phần mền quản lý riêng
do ngân hàng quy định
Hoạt động quản lý về việc ban hành văn bản về công tác lưu trữ:
Việc ban hành văn bản quy định chung về công tác lưu trữ của ngân hàngThương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh căn cứ Quyết định
số 2207/QĐ-HĐQT ngày 16 tháng 12 năm 2013 quy định cơ cấu tổ chức, chứcnăng nhiệm vụ của Ngân hàng, thông qua quyết định để làm căn cứ tổ chức bộphận làm công tác lưu trữ trong ngân hàng được hoàn thiện một cách tốt nhất
Để ban hành quy chế văn thư lưu trữ của cơ quan được đầy đủ, hoànchỉnh xác căn cứ theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của BộNội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan,
tổ chức
Căn cứ theo luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 củaChính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 củaChính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
Và hướng dẫn số 0174/2013/HD ngày 17/12/2013 mã HD-DVNB/09Hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ quản lý sử dụng con dấu
Căn cứ vào sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ văn lưu trữ đơn vị biên soạn do
bộ phận Văn thư lưu trữ - HCVP- khối dịch vụ nội bộ
Trang 11Và quy định quản lý kiểm soát tài liệu bên ngoài số 0131/2010/QT ngàyban hành 14/10/2010 của Tổng Giám Đốc.
Quy định quản lý hồ sơ của Techcombanh số 0042/2011/QĐ1 ngày18/10/2011 của Hội đồng quản trị
Căn cứ vào những văn bản của nhà nước quy định về công tác văn thư lưutrữ của các cơ quan, tổ chức thì ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ ThươngViệt Nam- Techcombanh đã ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ,quản lý và sử dụng con dấu cho cơ quan theo Quy định số 0064/2014/QĐ1ngày 25/08/2014 về công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu, quyđịnh về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan quy định chung cho cả văn thư lưutrữ của cả hệ thống Quy định này gồm 3 chương và 16 điều:
Chương 1 Các quy định chung;
Chương 2 Quy định cụ thê;
Chương 3 Điều khoản thi hành
Tại quy định này có nêu rõ trong điều 14 quy định về công tác lưu trữ của
cơ quan: gồm lưu trữ văn bản và quản lý công tác lưu trữ, sử dụng tài liệu lưutrữ được quy định cụ thể trong quy định về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
( kèm theo phục lục)
Hoạt động quản lý về việc Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức
Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh làmột cơ quan có quy mô lớn về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ quyền hạn vìthế phông lưu trữ của cơ quan là Phông lưu trữ Ngân hàng thương mại cổ phần
Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh Việc quản lý phông lưu trữ của cơ quan,
tổ chức điều quy định chung tại quy định về công tác văn thư lưu trữ của cơquan
Phông lưu trữ Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Techcombanh là toàn bộ phông lưu trữ của cơ quan lưu trữ những tài liệu đượcsản sinh ra từ chính cơ quan, trong Phông lưu trữ của Ngân hàng thương mại cổphần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh bao gồm các phông:
Nam Phông lưu trữ của Tổng Giám đốc
Trang 12- Phông lưu trữ của Hội Đồng Quản Trị.
Ngoài phông lưu trữ của Tổng Giám Đốc, Hội Đồng Quản Trị còn có cácCông văn đi Công văn đến các loại sổ sách và các loại tài liệu khác được sảnsinh ra trong quá trình làm việc của cơ quan, tài liệu lưu trữ của ngân hàngthương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh được lưu giữ bảoquản chặt chẽ đây là những tài liệu mang tính chất công việc, kinh doanh có tính
bí mật vì thế khi muốn tra cứu tìm kiếm tài liệu trong kho lưu trữ phải được sựđồng ý của cơ quan, phải có quyết định của Tổng Giám Đốc mới được tiếp cậnvới tài liệu của cơ quan nếu không có sự đồng ý của người có thẩm quyền phêduyệt mà tự ý sao chép, photocoppy tài liệu sẽ bị xử lý vi phạm theo quy địnhcủa ngân hàng
Hoạt động quản lý về việc Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng cácthành tựu khoa học kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ của cơ quan tổ chức
Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học kỹ thuật trong công táclưu trữ của Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam-Techcombanh, việc ứng dụng các thành tựu khoa học trong công tác lưu trữ của
cơ quan Với một môi trường làm việc khoa học hiện đại trang bị các máy móc
kỹ thuật hiện đại, đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao
Cơ quan đã ứng dụng rất nhiều nghiên cứu khoa học trong công tác lưutrữ để bảo quản tài liệu một cách tốt nhất, Ngân hàng thương mại cổ phần KỹThương Việt Nam- Techcombanh đã ứng dụng phần mền quản lý ứng dụng vàchứng thực chữ ký điện tử dùng cho kiểm soát dữ liệu nghiệp vụ ngân hàng , vàquy ứng dụng phần mềm lưu trữ các cơ sở dữ liệu, ứng dụng phần mền giảipháp an ninh, an toàn bảo mật công nghệ trong ngành ngân hàng
Ngân hàng techcombanh đã ứng dụng khoa học kỹ thuật trong công táclưu trữ bằng hệ thống quản lý chung, từ khâu văn thư của cơ quan cũng áp dụngphần mền khoa học kỹ thuật trong quản lý văn bản của các bộ phận, tất cả cácthủ tục hành chính của cơ quan điều thông qua hệ thống quản lý văn bản chung
Phần mền quản lý văn bản và lưu văn bản của ngân hàng thương mại cổphần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh ứng dụng để quản lý văn bản trên
Trang 13phần mền đã được cài đặt như phần mền quản lý văn bản có các cột như; số thứ
tự, mã hiệu, địa điểm, phương pháp, thời gian, hủy đây là những thông tin trongphần mền quản lý văn bản của cơ quan
Hoạt động quản lý về việc Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viênchức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
Việc đào tạo cán bộ công chức lưu trữ được cơ quan rất chú trọng hằngnăm cơ quan điều tổ chức các lớp tập huấn bồi dưỡng cho cán bộ đi học tập kinhnghiệm ở nước và trong nước luôn cập nhập những tin tức mới nhất về công táclưu trữ để đào tạo cán bộ làm lưu trữ có nghiệp vụ tốt
Hằng tháng cơ quan điều tổ chức cho cán bộ văn thư kiêm lưu trữ đi họccác lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư và lưu trữ cho cơ quan, việc cử cán bộvăn thư lưu trữ đi học mới gần đây nhất trong tháng 5 là cử cán bộ, nhân viênlàm văn thư kiêm lưu trữ đi học phần mền quản lý văn bản file offic cho cán bộtrong cơ quan Không chỉ riêng cán bộ làm văn thư kiêm lưu trữ mới được cử đihọc tập bồi dưỡng mà tất cả các nhân viên trong cơ quan điều được cử đi học tập
để nâng cao trình độ nghiệp vụ của mình phục vụ cho công việc hằng ngày.Ngoài ra còn mở các lớp hội thảo về đào tạo
Bên cạnh việc cử cho cán bộ, nhân viên đi học tập hằng tháng thì ngânhàng cũng rất chú trọng trong việc tổ chức quản lý thi đua khen thưởng tronghoạt động lưu trữ của cơ quan Việc kiểm tra công tác văn thư lưu trữ trong cơquan thuộc trách nhiệm của Giám đốc Hành chính văn phòng- Khối dịch vụ nội
bộ theo hướng dẫn 0174/2013/HD của ngân hàng techcombanh quy định:
Việc kiểm tra về công tác văn thư lưu trữ do Giám đốc trung tâm hànhchính văn phòng- khối dịch vụ nội bộ chỉ đạo Tổ văn thư lưu trữ hướng dẫn,kiểm tra kiểm soát công tác văn thư lưu trữ, quản lý sử dụng dấu tại cácCN/PGD/QTK trên toàn quốc
Giám đốc các CN/PGDQTK/VPDĐ/CCA chỉ đạo công tác văn thư lưutrữ, quản lý sử dụng con dấu tại đơn vị và hàng tháng gửi báo cáo tổng hợp về
Tổ Văn thư lưu trữ, qua email Trung tâm hành chính văn phòng đi hướng dẫnkiểm tra tại các đơn vị, trung tâm hành chính văn phòng- khối dịch vụ nội bộ
Trang 14kiểm tra công tác văn thư lưu trữ, quản lý sử dụng con dấu tại cácCN/PGD/QTK/VPDĐ/CCA theo quý.
Ngoài việc kiểm tra hằng quý về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan,khen thưởng kỷ luật những cán bộ, nhân viên trong cơ quan được cơ quan rấtquan tâm Những cán bộ không thực hiện đúng những quy định trong công tácvăn thư lưu trữ của cơ quan thì sẽ bị đình chỉ công tác, ghi biên bản vi phạmtrong công việc cuối tháng trừ vào lương ngoài ra còn bị thôi việc nếu như mức
độ vi phạm nặng so với quy định Trong việc xử lý vi phạm thì Ngân hàngthương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh rất chặt chẽ và thựchiện đúng theo quy định đã đề
Đi đôi với việc xử phạt là tuyên dương khen thưởng những cán bộ, nhânviên có thành tích xuất sắc trong công tác văn thu lưu trữ của cơ quan Nhữngnhân viên nào thực hiện tốt công việc được giao theo đúng công việc thì sẽ được
cơ quan tuyên dương ở bảng của cơ quan, hình thức khen thưởng có khi là tănglương cũng có thể là cho đi học tập về công tác văn thư lưu trữ ở nước ngoàihoặc tặng bằng khen về nhân viên xuất sắc trong năm nhiều hình thức tuyêndương trong cơ quan
Công tác quản lý văn thư lưu trữ của ngân hàng thương mại cổ phần KỹThương Việt Nam- Techcombanh được cơ quan, quan tâm chú trọng đầu tư mộtcách tốt nhất về trang thiết bị và đội ngũ cán bộ nhân viên cũng được đào tạo bồidưỡng một nhất
2.2 Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- TechcombanhHàng năm cán bộ làm văn thư kiêm lưu trữ của ngân hàng và các Phòng, đơn vịthuộc ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh cótrách nhiệm:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trung tâm hành chínhvăn phòng- khối dịch vụ nội bộ phối hợp với Tổ văn thư lưu trữ các Phòng, đơn
vị thuộc ngân hàng xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập
Trang 15- Trung tâm hành chính văn phòng- khối dịch vụ nội bộ hướng dẫn cácPhòng, đơn vị, cá nhân thuộc sự quản lý của ngân hàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệugiao nộp và thống kê thành “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Chuẩn bị kho vàcác phương tiện để tiếp nhận tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
do các đơn vị nộp vào kho theo quy định
- Tổ chức tiếp nhận và lập “ Biên bản giao nhận tài liệu” vào kho lưu trữkhi lập biên bản bàn giao tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan thì cán bộ làm lưutrữ hoặc cán bộ văn thư kiêm lưu trữ của Ngân hàng phải kiểm tra đầy đủ tài liệutrước khi giao nhận nếu thấy tài liệu của các đơn vị phòng, khối không đúng vớinhững tài liệu phải nộp thì thông báo cho người có thẩm quyền giải quyết để giảiquyết
Hằng năm ngân hàng điều tiến hành thu thập tài liệu vào kho lưu trữ của
cơ quan, việc thu thập bổ sung tài liệu được giao cho trung tâm hàn chính vănphòng- khối dịch vụ nội bộ phối hợp với Tổ văn thư lưu trữ lên kế hoạch để thuthập tài liệu tổ văn thư lưu trữ phải có trách nhiệm tổng hợp các tài liệu có trongkho, những tài liệu nào còn đang thiếu để thông báo cho các đơn vị biết kịp thờinộp tài liệu vào kho
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu.
Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh đãvận dụng thời hạn bảo quản của theo thông tư số 42/2011/TT-NHNN ngày 20tháng 12 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ trong ngành ngânhàng áp dụng cho các:
- Hồ sơ, tài liệu tổng hợp được bảo quản vĩnh viễn;
- Hồ sơ tài liệu, về quản lý rủi ro từ 5 năm đến 20 năm;
- Hồ sơ, tài liệu về ngoại hối từ 5 năm đến 20 năm các báo cáo về tìnhhình quản lý và sử dụng quỹ dự trữ ngoại hối bảo quản vĩnh viễn;
- Hồ sơ, tài liệu về hợp tác quốc tế 10 năm đến bảo quản vĩnh viễn;
- Hồ sơ, tài liệu về thành lập, hoạt động, thanh lý các tổ chức tín 21 dụng
5 năm đến 20 năm;
- Hồ sơ, tài liệu về thanh tra giám sát từ 5 năm đến 20 năm;
Trang 16- Hồ sơ, tài liệu về tổ chức, cán bộ, đào tạo từ 5 năm đến 70 năm nhữngvăn bản tài liệu có mức độ quan trọng mật thì bảo quản vĩnh viễn theo quy định;
- Hồ sơ, tài liệu về công tác thi đua khen thưởng từ 10 năm đến 20 năm;
- Hồ sơ, tài liệu về công tác pháp chế từ 10 năm đến 30 năm;
- Hồ sơ, tài liệu về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ được bảo quản từ
5 năm đến 50 năm
Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh đã
áp dụng thời hạn bảo quản tài liệu theo thông tư số 43/2011/TT-NHNN để quyđịnh thời hạn bảo quản cho tài liệu của cơ quan được một cách chính xác nhất
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu theo 1 phương án phân loạikhoa học trong đó tiến hành chỉnh sữa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ,xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu làm công cụ tra cứu đối với phônghoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
Tài liệu trong kho lưu trữ của ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ ThươngViệt Nam- Techcombanh kho lưu trữ của ngân hàng rộng 25m2 , có 6 giácompac để tài liệu, có 80m tài liệu mỗi giá compac có 11 file tài liệu và có 900file tài liệu trong kho, tất cả các tài liệu đã được gọi các mặt hoạt động và từngnăm.Trong thời gian hai tháng thực tập tại ngân hàng thương mại cổ phần KỹThương Việt Nam- Techcombanh chúng em đã được thực hành chỉnh lý tài liệucủa từ năm 1993 đến năm 2007 của ngân hàng theo hướng dẫn của cán bộ làmvăn thư kiêm lưu trữ của cơ quan, quy trình thực hiện chỉnh lý tài liệu của ngânhàng được lựa chọn theo phương án phân loại là Thời gian- Mặt hoạt động Tàiliệu để thực hiện chỉnh lý gồm tài liệu của:
- Văn bản của tổng giám đốc từ năm 2001- 2007
- Văn bản của hội đồng quản trị từ năm 1993-2013
- Công văn đi từ năm 1993-2001
- Công văn đến tư năm 1993-2001
- Các loại sổ sách từ 1993-2013
- Các tài liệu khác