Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Ngân hàng techcombank

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4 I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 4 1. Lịch sử hình thành Ngân hàng Techcombank 4 2. Chức năng, nhiệm vụ của Techcombank 7 3. Cơ cấu tổ chức 8 II. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Khối dịch vụ Nội bộ 10 1. Chức năng của Khối dịch vụ Nội bộ 10 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 10 3. Cơ cấu tổ chức của Khối dịch vụ Nội bộ 10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 12 I. Khảo sát thực trạng quản lý 12 1. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ 12 2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 13 3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức 13 4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 14 5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 14 6. Hợp tác quốc tế về lưu trữ 14 II. Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ 14 1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 14 2. Công tác xác định giá trị tài liệu 15 3. Công tác chỉnh lý tài liệu 17 4. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17 5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 18 6. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 18 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QỦẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 20 I. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 20 II. Đề xuất một số giải pháp nâng cao chát lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 21 III. Một số khuyến nghị đối với cơ quan và nhà trường 21 1. Đối với Ngân hàng Techcombank 21 2. Đối với trường Đại học Nội vụ 22 C. PHẦN KẾT LUẬN 23 D. PHỤ LỤC 25

Trang 1

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B.PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4

I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 4

1 Lịch sử hình thành Ngân hàng Techcombank 4

2 Chức năng, nhiệm vụ của Techcombank 7

3 Cơ cấu tổ chức 8

II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Khối dịch vụ Nội bộ 10

1 Chức năng của Khối dịch vụ Nội bộ 10

2 Nhiệm vụ, quyền hạn 10

3 Cơ cấu tổ chức của Khối dịch vụ Nội bộ 10

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 12

I Khảo sát thực trạng quản lý 12

1 Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ 12

2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 13

3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức 13

4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 14

5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 14

6 Hợp tác quốc tế về lưu trữ 14

II Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ 14

1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 14

2 Công tác xác định giá trị tài liệu 15

Sinh viên: Lê Thị Tâm

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Trang 2

3 Công tác chỉnh lý tài liệu 17

4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 17

5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 18

6 Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 18

CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QỦẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 20

I Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 20

II Đề xuất một số giải pháp nâng cao chát lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 21

III Một số khuyến nghị đối với cơ quan và nhà trường 21

1 Đối với Ngân hàng Techcombank 21

2 Đối với trường Đại học Nội vụ 22

C PHẦN KẾT LUẬN 23

D PHỤ LỤC 25

Trang 3

A PHẦN MỞ ĐẦU

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạtđộng trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếutrong bộ máy quản lý của mình Ngày nay, những yêu cầu mới của công tácquản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọngđối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ làloại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý

và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định

Công tác lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếutrong hình thành và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của các

cơ quan Đảng và Nhà nước Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn bảo quản thôngtin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước tatrên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội

Công tác lưu trữ bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và phápchế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học vàcác nhu cầu cá nhân

Công tác lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ

Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia Điều đó được chứng minh bằngnhững cứ liệu lịch sử, các tài liệu khoa học lưu trữ, các hình ảnh sinh động vềphim ảnh… đã phản ánh sự thật về lịch sử qua 2 thời kỳ kháng chiến chống thựcdân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, là cơ sở cung cấp thông tin cần thiết quantrọng làm tư liệu lịch sử quý báu để giáo dục truyền thống cho thế hệ hôm naycũng như mai sau

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa, nền hành chính của nước ta cũng có sự phát triển để phùhợp với sự phát triển của đất nước Với vai trò quan trọng của công tác lưu trữ

1

Trang 4

trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã vàđang có những chủ trương, chính sách ngày càng giúp cho công tác này pháttriển hơn nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơquan

Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ cho xã hội nói chungcũng như các đơn vị, tổ chức nói riêng Cùng với niềm đam mê, yêu thíchchuyên ngành lưu trữ học Em cũng như tất cả các bạn sinh viên đang theo họcchuyên ngành đều mong muốn làm thế nào để vận dụng được những kiến thức

mà thầy cô trong khoa cũng như trong trường đã tận tình dạy dỗ chúng em Đó

là hành trang cơ bản không thể thiếu của mỗi sinh viên thì kiến thức thực tế làkinh nghiệm, bài học trong cuộc sống rất cần thiết để sinh viên bước vào đời vàqua quá trình kiến tập sẽ giúp sinh viên có được những kinh nghiệm thực tếnhất Em đã được tiếp cận thực tế công việc trong vòng 2 tháng, đây là dịp emđược áp dụng những kiến thức đã học vào công việc và thu được những bài họckinh nghiệm quý báu về cách giao tiếp ứng xử nơi công sở, phong cách làm việccủa cán bộ làm công tác văn phòng, cũng như nghiệp vụ chuyên môn một cáchkhoa học và đồng thời nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho sinh viên

Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Ngân hàng thươngmại cổ phần kỹ thương – Techcombank, em đã có đợt thực tập tại bộ phận vănthư lưu trữ - hành chính văn phòng – khối dịch vụ nội bộ của Ngân hàng và thựchiện theo đúng quy định về thời gian cũng như việc thực hành các nội dung màbản đề cương thực tập đã nêu ra

Với thời gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em nhữngkết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc rútđược để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sự giúp đỡ tậntình của cán bộ, nhân viên trong cơ quan Trong đợt thực tập này em đã họcđược phong cách làm việc của một cán bộ lưu trữ, một công việc đòi hỏi sự nhẹnhàng, khéo léo, tế nhị, giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết côngviệc hằng ngày

Trang 5

Là một cán bộ lưu trữ trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho

em một số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác lưutrữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với sự pháttriển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan Từ đóthấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất lớn

Qua đợt thực tập này đã giúp em nhận ra những điểm yếu của mình trongcác khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiệncác thao tác nghiệp vụ lưu trữ, từ đó em có thể khắc phục được những lỗ hổng

về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ

Có thể nói đợt thực tập này đã giúp cho chúng em cụ thể hóa và nắm chắchơn kiến thức của mình, trưởng thành hơn sau đợt thực tập này

Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này em xin được gửi lời cảm ơn chânthành nhất tới lãnh đạo nhà trường, đặc biệt là cô chủ nhiệm lớp Trần Thị Maicùng với cô Trịnh Thị Kim Oanh và các thầy cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ

đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn, tạo điều kiện tốt nhất để em có thể hoàn thànhtốt đợt thực tập này Đồng thời em cũng gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo, toànthể cán bộ, nhân viên trong Ngân hàng, chị Phùng Thị Phương Liên đã tiếpnhận, bố trí, sắp xếp, tạo mọi điều kiện thuận lợi để em thực hiện tốt nhữngnghiệp vụ lưu trữ và đặc biệt là sự hướng dẫn của chị Lê Thị Thuận đã giúp emhọc hỏi được nhiều kinh nghiệm hơn và thực hành một số nghiệp vụ lưu trữ củamình

Em xin chân thành cảm ơn!

Trang 6

B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC

I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức

1 Lịch sử hình thành Ngân hàng Techcombank

Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam gọi tắt là Techcombank đượcthành lập vào ngày 27/09/1993, là một trong những Ngân hàng thương mại cổphần đầu tiên của Việt Nam được thành lập trong bối cảnh đất nước đangchuyển sang nền kinh tế thị trường với số vốn điều lệ là 20 tỷ đồng và trụ sởchính ban đầu được đặt tại số 24 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Ngân hàng Techcombank đã được Ngân hàng Nhà nước cấp giấy phéphoạt động số 0040/NH-GP có hiệu lực từ ngày 06/08/1993 trong thời hạn 30năm Được sự chấp thuận của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, thời hạn hoạtđộng của Ngân hàng đã được gia hạn lên 99 năm theo Quyết định của Ngânhàng Nhà nước Việt Nam số 330/QĐ-NH5 ngày 08/10/1997

Techcombank được thành lập để tiến hành các hoạt động ngân hàng baogồm nhận tiền gửi ngắn hạn, trung hạn và dìa hạn từ các tổ chức, cá nhân, chovay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn các tổ chức, cá nhân tùy theo tính chất vàkhả năng nguồn vốn của Ngân hàng, thực hiện các hoạt động nghiệp vụ kinhdoanh ngoại hối, chiết khấu thương phiếu, trái phiếu và các chứng từ có giá,cung cấp các dịch vụ cho khách hàng và các dịch vụ ngân hàng khác khi đượcNgân hàng Nhà nước cho phép

- Các cột mốc lịch sử của Ngân hàng

 Năm 1994-1995

- Tăng vốn điều lệ lên 51,495 tỷ đồng

- Thành lập Chi nhánh Techcombank Hồ Chí Minh, khởi đầu cho quátrình phát triển nhanh chóng của Techcombank tại các đô thị lớn

Năm 1996

Trang 7

- Thành lập Chi nhánh Techcombank Thăng Long cùng Phòng giao dịchNguyễn Chí Thanh tại Hà Nội

- Thành lập Phòng giao dịch Thắng Lợi trực thuộc Techcombank Hồ ChíMinh

- Tăng vốn điều lệ tiếp tục lên 70 tỷ đồng

- Techcombank tăng vốn điều lệ lên 80,020 tỷ đồng

- Khai trương Phòng giao dịch số 3 tại phố Khâm Thiên, Hà Nội

- Thành lập Chi nhánh Hải Phòng tại Hải Phòng

- Thành lập Chi nhánh Thanh Khê tại Đà Nẵng

- Thành lập Chi nhánh Tân Bình tại Thành phố Hồ Chí Minh

- Vốn điều lệ tăng lên 104,435 tỷ đồng

Năm 2003

- Chính thức phát hành thẻ thanh toán F@stAccess-Connect 24 (hợp tácvới Vietcombank)

- Đưa chi nhánh Techcombank Chợ lớn vào hoạt động

- Vốn điều lệ tăng lên 180 tỉ

Năm 2004

5

Trang 8

- Ngày 30/6/2004: Tăng vốn điều lệ lên 234 tỉ đồng

- Ngày 02/8/2004: Tăng vốn điều lệ lên 252,255 tỷ đồng

- Ngày 26/11/2004: Tăng vốn điều lệ lên 412 tỷ đồng

- 21/07/2005, 28/09/2005, 28/10/2005: Tăng vốn điều lệ lên 453 tỷ đồng,

498 tỷ đồng và 555 tỷ đồng

Năm 2006

- Nhận giải thưởng về thanh toán quốc tế từ the Bank of NewYorks,Citibank, Wachovia

- Ngày 24/11/2006: Tăng vốn điều lệ lên 1.500 tỉ đồng

- Ngày 15/12/2006: Ra mắt thẻ thanh toán quốc tế Techcombank Visa

Năm 2007

- Tổng tài sản đạt gần 2,5 tỷ USD

- Là ngân hàng Việt Nam đầu tiên và duy nhất được Financial Insightscông nhận thành tựu về ứng dụng công nghệ đi đầu trong giải pháp phát triển thịtrường

- Nhận giải thưởng "Thương mại Dịch vụ - Top Trade Services 2007" giảithưởng dành cho những doanh nghiệp tiêu biểu, hoạt động trong 11 lĩnh vựcThương mại Dịch vụ mà Việt Nam cam kết thực hiện khi gia nhập WTO do BộCông thương trao tặng

Năm 2008

- Tháng 02/2008: Nhận danh hiệu "Dịch vụ được hài lòng nhất năm 2008"

Trang 9

do độc giả của báo Sài Gòn Tiếp thị bình chọn

- 03/2008: Ra mắt thẻ tín dụng Techcombank Visa Credit - 05/2008:Triển khai máy gửi tiền tự động

- 09/2008: Tăng tỷ lệ sở hữu của đối tác chiến lược HSBC từ 15% lên20% và tăng vốn điều lệ lên 3.165 tỷ đồng

- 19/10/2008: Nhận giải thưởng "Thương hiệu chứng khoán uy tín" và

"Công ty cổ phần hàng đầu Việt Nam" do UBCK trao tặng

Năm 2009

- Tháng 07/2009: Tăng vốn điều lệ lên 4.337 tỷ đồng

- Tháng 09/2009: Tăng vốn điều lệ lên 5.400 tỷ đồng

2 Chức năng, nhiệm vụ của Techcombank

- Huy động vốn nhận tiền gửi kỳ hạn và không kỳ hạn bằng VNĐ, pháthành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư

- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư và phát triển của các tổ chức trong nước

- Cho vay bằng VNĐ và ngoại tệ đối với các tổ chức kinh tế theo thời hạn

- Vay vốn của Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng khác

- Bảo lãnh và tái bảo lãnh của các tổ chức doanh nghiệp

- Thực hiện thanh toán quốc tế và các dịch vụ khác lien quan đến thanh

7

Trang 10

toán quốc tế

- Thực hiện kinh doanh ngoại tệ

- Mở L/C, cung cấp các sản phẩm xuất nhập khẩu

- Nhờ thu, bao thanh toán

- Thực hiện cung ứng tiền tệ và các nghiệp vụ phát sinh

3 Cơ cấu tổ chức

Ban lãnh đạo của ngân hàng bao gồm Hội đồng quản trị, ban kiểm soát,

và Tổng giám đốc, giám đốc Trong Hội đồng quản trị có 9 thành viên với 1Chủ tịch hội đồng quản trị, 4 Phó Chủ tịch và 4 thành viên Ban giám đốc gồm

10 thành viên với 1 Tổng giám đốc và 9 Phó Tổng giám đốc Ban kiểm soát có 4thành viên với 1 Trưởng ban và 3 thành viên cùng với 12 khối thực hiện cácchức năng, nhiệm vụ của ngân hàng Ngoài ban lãnh đạo còn có Trưởng, phócác phòng ban Theo thống kê thì đến thời điểm này Techcombank có khoảnggần 8.000 nhân viên

Trang 11

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trang 12

II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Khối dịch vụ Nội bộ

1 Chức năng của Khối dịch vụ Nội bộ

- Cung cấp và đảm bảo chất lượng các dịch vụ tập trung cho toàn ngân hàngnhư mua sắm, hành chính văn phòng (hoạt động Văn thư – Lưu trữ)

- Các chức năng, nhiệm vụ khác theo phân công, chỉ đạo của Ban điều hành

3 Cơ cấu tổ chức của Khối dịch vụ Nội bộ

Trung tâm Hành chính bao gồm: 01 Giám đốc Văn thư lưu trữ, 01 Giámđốc hành chính chi tiêu, 05 nhân viên Văn thư lưu trữ, 02 nhân viên dịch vụ vănphòng, 05 nhân viên Hành chính chi tiêu, 09 nhân viên lễ tân

Trang 13

TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH

TRUNG TÂM

MUA SẮM TẬP

TRUNG

TRUNG TÂM QUẢN LÝ TÀI SẢN

Bộ phận ban hành văn bản trên Internet(

bộ phận

VT - LT)

Bộ phận cung cấp

số (công văn ra ngoài, ủy quyền nộibộ)

Bộ phận tiếp nhận

và xử lý văn bản đến

KHỐI DỊCH VỤ NỘI BỘ

11

Trang 14

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN,

TỔ CHỨC

I Khảo sát thực trạng quản lý

1 Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước Để thực

hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy địnhnhững vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia Hệ thốngnhững văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp

lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của Nhànước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đócũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toànquốc

Cho đến nay Ngân hàng Techcombank Ngân hàng Techcombank đã xâydựng và ban hành một hệ thống văn bản quy định những điều cơ bản liên quanđến công tác lưu trữ như:

- Quy định số 0028/2012/QĐ1 ngày 09 tháng 10 năm 2012 Quy định về

hệ thống văn bản nội bộ của Techcombank

- Quy định số 0064/2014/QĐ1 ngày 25 tháng 08 năm 2014 Quy định vềcông tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu

- Hướng dẫn số 0174/2013/HD ngày 17 tháng 12 năm 2013 Hướng dẫn

về công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu

- Quy định số 0042/2012/QĐ1 Quy định quản lý hồ sơ của Techcombank

- Sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ

Ngoài ra Ngân hàng còn áp dụng một số văn bản của Nhà nước về côngtác văn thư lưu trữ như:

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 04 năm 2004

về công tác văn thư

- Quyết định 1913/2005/QĐ-NHNN Quy định về ban hành chế độ lưu trữ

Trang 15

tài liệu kế toán trong ngành Ngân hàng

- Luật Lưu trữ 2011

- Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một sốđiều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 về công tác vănthư

- Nghị đinh 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng condấu

2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức

Phông lưu trữ Ngân hàng TMCP kỹ thương – Techcombank được quyđịnh chung trong Quy định về công tác văn thư lưu trữ của Ngân hàng

Phông lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc không phân tán phông vàđược thực hiện theo quy định của Nhà nước

3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Ngân hàng sử dụng phần mềm E – Office vào hoạt động lưu trữ của cơquan

E – Office – Văn phòng điện tử là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin,điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việctrên mạng máy tính

Tính năng của E – Office rất đa dạng, đáp ứng tối đa nhu cầu của người

sử dụng máy tính văn phòng như gửi nhận mail, gửi thông báo trong cơ quan tớitừng cá nhân hay tới nhóm, phòng ban

Phần mềm này có chức năng:

- Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng

- Quản lý các thông báo chung

- Duyệt bài viết cho các trang web

- Quản lý gửi nhận mail, chia sẻ file

- Trưng cầu ý kiến

13

Trang 16

- Quản lý, trình duyệt công văn đến

- Quản lý, trình duyệt, phát công văn đi

- Công cụ định nghĩa luồng công việc

- Khai thác thông tin

Vì cán bộ lưu trữ là cán bộ kiêm nhiệm nên vẫn chưa có nhiều kinhnghiệm để xử lý mọi công việc được chính xác nhất

Ngoài ra, Ngân hàng còn tổ chức các cuộc thi đua khen thưởng làm độnglực cho cán bộ nhân viên bộc lộ khả năng của mình trong các khâu nghiệp vụ

5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Việc tổ chức quản lý lưu trữ tại các đơn vị có sự giám sát, kiểm tra vàđánh giá định kỳ của trưởng đơn vị và được thực hiện theo Hướng dẫn 0174ngày 17/12/2013 về công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu

II Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ

Định dạng
Số trang	33
Dung lượng	1,72 MB