Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông.

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan tổ chức 4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Thông tin và Truyền thông 4 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu của Văn phòng Bộ Thông tin và Truyền thông. 15 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông. 19 2.1 Hoạt động quản lý về văn thư và lưu trữ 19 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 19 Chương 3:Báo cáo kết quả thực tập tại Bộ Thông tin và Truyền thông và đề xuất khuyến nghị 26 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thưc tập 26 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Bộ Thông tin và Truyền thông. 27 3.3.Một số khuyến nghị: 28 C. KẾT LUẬN: 30 D.PHỤ LỤC 31

Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B.PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Thông tin Truyền thông 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cấu Văn phòng Bộ Thơng tin Truyền thơng 15 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông 19 2.1 Hoạt động quản lý văn thư lưu trữ 19 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 19 Chương 3:Báo cáo kết thực tập Bộ Thông tin Truyền thông đề xuất khuyến nghị .26 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thưc tập .26 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông 27 3.3.Một số khuyến nghị: .28 C KẾT LUẬN: 30 D.PHỤ LỤC .31 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Cơng tác văn thư – lưu trữ có vị trí vơ quan trọng nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc nói chung thực mục tiêu cải cách hành nói riêng Ngay từ năm 60 kỷ trước, Đảng Nhà nước ta có văn khẳng định vai trò, vị trí tầm quan trọng cơng tác văn thưlưu trữ hành Bản “Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ” ban hành kèm theo Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1969 Hội đồng Chính phủ (nay Chính phủ) khẳng định: “Làm cơng văn, giấy tờ giữ gìn hồ sơ, tài liệu hai cơng tác thiếu với việc quản lý nhà nước Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thư- lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng, thể điểm sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta nay.Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Từ lẽ trên, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư –lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò cơng tác văn thư-lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa cơng tác quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị Được đồng ý Khoa Văn thư – Lưu trữ thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, lãnh đạo Văn phòng Bộ Thơng tin Truyền thơng, tơi nghiên cứu tìm hiểu cơng tác văn thư Bộ Thông tin Truyền thông, để từ hiểu rút thực trạng giải pháp tốt cho công tác Bộ Mặc dù nội dung nghiên cứu phức tạp, thời gian nghiên cứu có hạn với quan tâm tạo điều kiện lãnh đạo Văn phòng Bộ Thơng tin Truyền thơng, lãnh đạo phòng, với nỗ lực thân, tơi hồn thành tốt phần nghiên cứu Thơng qua nghiên cứu, khảo sát trực tiếp thực hành khâu nghiệp vụ công tác văn thư- lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông, hiểu lý thuyết có nghiên cứu cụ cơng tác để tơi đưa vào khóa luận tốt nghiệp Những thu hoạch thời gian nghiên cứu làm việc đây, xin trình bày cụ thể khóa luận tốt nghiệp -Khó khăn, thuận lợi q trình thực tập *Khó khăn: chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nên gặp nhiều khó khăn việc giải qut công văn Khi gặp nhiều vấn đề lỗi phát sinh q trình làm việc lúng túng việc xử lý thường phải nhờ giúp đỡ anh chị khác Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên *Thuận lợi: - Được hướng dẫn tận tình thầy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Được Bộ Thông tin Truyền thơng tạo điều kiện tốt q trình thực tập -Cơ sở vật chất Bộ Thông tin Truyền thông đầy đủ đại -Lịch thực tập linh động thay đổi báo trước, Trong thời gian nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông học hỏi nhiều kinh nghiệm quý báu từ thực tế hướng dẫn tận tình đồng nghiệp trước, qua rèn luyện thêm ý thức cơng việc mình, có trách nhiệm với cơng việc sau trường cố gắng để cống hiến cho quan, kiến thức học sau năm trường đại học khả cao Qua đây, tơi xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Khoa Văn thưLưu trữ tận tình giảng dạy kiến thức thời gian qua,Lãnh đao Văn phòng Bộ Thơng tin Truyền thơng tồn thể cán cơng chức thuộc Phòng Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện mặt để tơi hồn thành tốt báo cáo thực tập / Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên Hà Nội, ngày 07 tháng năm 2017 Sinh viên Phạm Trung Kiên Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên B.PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Thông tin Truyền thông Bộ Thông Tin Truyền Thông thành lập sở hợp Bộ Bưu Chính, Viễn Thơng chức quản lý nhà nước báo chí, xuất Bộ Văn hóa Thơng Tin Ơng Trương Minh Tuấn Quốc hội phê chuẩn giữ chức Bộ trưởng Bộ Thông Tin Truyền Thông.Việc thành lập Bộ Thông Tin Truyền Thông không đổi tên thông thường phép cộng đơn giản chức quản lý nhà nước lĩnh vực BCVT-CNTT, báo chí, xuất bản, phát - truyền hình, mà thể tư quản lý đa ngành, đa lĩnh vực theo hướng tinh gọn máy quản lý hành chính, tăng tính trách nhiệm hiệu quản lý Việc thành lập Bộ Thông Tin Truyền Thông phù hợp với xu phát triển hội tụ công nghiệp nội dung hạ tầng truyền thơng giới Bởi vậy, Ngày 25/12/2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 187/2007/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, hạn cấu tổ chức Bộ Thông tin Truyền thông.Tại Bộ Thông tin Truyền thơng có chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn cấu tổ chức sau: Vị trí chức năng: Bộ Thơng tin Truyền thơng quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước báo chí; xuất bản; bưu chuyển phát; viễn thơng internet; truyền dẫn phát sóng; tần số vơ tuyến điện; cơng nghệ thơng tin, điện tử; phát truyền hình sở hạ tầng thông tin truyền thông quốc gia; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Nhiệm vụ quyền hạn: Bộ Thông tin Truyền thông thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 Chính phủ quy Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyên hạn cụ thể sau đây: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết, nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt dự án, đề án theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình hành động dự án, cơng trình quan trọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh vực; dự thảo định, thị Thủ tướng Chính phủ Ban hành thị, định, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chịu trách nhiệm tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Về báo chí: a) Hướng dẫn, đạo, tổ chức thực quy hoạch mạng lưới báo chí nước, văn phòng đại diện quan thường trú nước quan báo chí Việt Nam Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; b) Quản lý loại hình báo chí nước bao gồm báo in, báo nói, báo hình, báo điện tử, thơng thơng tin mạng; c) Chủ trì giao ban báo chí, quản lý thơng tin báo chí theo quy định pháp luật báo chí; d) Thực chế độ phát ngơn cung cấp thơng tin cho báo chí theo phân cấp ủy quyền Thủ tướng Chính phủ; đ) Ban hành quy chế tổ chức hội thi báo chí; e) Quy định báo lưu chiểu, quản lý kho lưu chiểu báo chí quốc gia; g) Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình chỉ, thu hồi giấy phép hoạt động báo Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên chí; giấy phép xuất đặc san, số phụ, phụ trương, chương trình đặc biệt, chương trình phụ; thẻ nhà báo; cấp phép cho báo chí xuất nước phát hành Việt Nam; h) Quy định việc hoạt động báo chí nhà báo nước, phối hợp với quan có liên quan quản lý hoạt động báo chí Việt Nam liên quan đến nước hoạt động báo chí người nước ngồi, tổ chức nước ngồi Việt Nam, i) Thoả thuận việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Tổng biên tập, Phó Tổng biên tập, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó Giám đốc quan báo chí; k) Quy định tiêu chuẩn, chuyên môn, nghiệp vụ người đứng đầu quan báo chí Về xuất (bao gồm xuất bản, in, phát hành xuất phẩm): a) Hướng dẫn, đạo, tổ chức thực quy hoạch mạng lưới xuất bản, in, phát hành xuất phẩm; sách hoạt động xuất Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; b) Quy định chi tiết điều kiện thành lập kinh doanh xuất bản, in, phát hành xuất phẩm theo quy định pháp luật; c) Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình chỉ, thu hồi giấy phép thành lập nhà xuất bản, giấy phép đặt văn phòng đại diện nhà xuất nước ngồi Việt Nam; giấy phép đặt văn phòng đại diện tổ chức nước Việt Nam lãnh vực phát hành xuất phẩm theo quy định pháp luật; d) Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình chỉ, thu hồi giấy phép xuất tài liệu không kinh doanh; giấy phép hoạt động in sản phẩm phải cấp phép; giấy phép in gia công xuất phẩm cho nước ngoài; giấy phép nhập thiết bị in; giấy phép hoạt động kinh doanh nhập xuất phẩm; giấy phép triển lãm, hội chợ xuất phẩm theo quy định pháp luật; quản lý việc cơng bố, phổ biến tác phẩm nước ngồi theo thẩm quyền; đ) Nhận quản lý đăng ký kế hoạch xuất nhà xuất bản, đăng ký danh mục xuất phẩm nhập sở kinh doanh nhập xuất Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên phẩm; e) Quản lý việc lưu chiểu xuất phẩm tổ chức đọc xuất phẩm lưu chiểu; g) Quyết định đình chỉ, thu hồi, tịch thu, cấm lưu hành tiêu huỷ xuất phẩm vi phạm pháp luật; h) Thoả thuận việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, Tổng biên tập nhà xuất bản; i) Quy định tiêu chuẩn, chuyên môn, nghiệp vụ người đứng đầu quan xuất Về quảng cáo báo chí, mạng thơng tin máy tính xuất phẩm: a) Cấp, sửa đổi, bổ sung, thu hồi giấy phép quảng cáo báo chí (bao gồm: báo in, báo hình, báo nói, báo điện tử), mạng thơng tin máy tính xuất phẩm; b) Hướng dẫn việc thực quảng cáo báo chí, mạng thơng tin máy tính xuất phẩm; c) Thanh tra, kiểm tra, xử lý hành vi vi phạm quan, tổ chức, cá nhân hoạt động quảng cáo báo chí, mạng thơng tin máy tính xuất phẩm Về bưu chuyển phát: a) Hướng dẫn, đạo, tổ chức thực chiến lược, quy hoạch phát triển bưu chuyển phát; danh mục dịch vụ cơng ích lĩnh vực bưu chính, chuyển phát chế hỗ trợ doanh nghiệp để thực cung ứng dịch vụ cơng ích nghĩa vụ cơng ích khác lĩnh vực bưu chính, chuyển phát Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; b) Ban hành theo thẩm quyền giá cước dịch vụ cơng ích, phạm vi dịch vụ dành riêng lĩnh vực bưu chính, chuyển phát; định quy chuẩn kỹ thuật chất lượng dịch vụ; quy định mã bưu quốc gia; c) Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình chỉ, thu hồi loại giấy phép hoạt động bưu chuyển phát; thực kiểm tra chất lượng dịch vụ; Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên d) Quy định quản lý an toàn, an ninh lĩnh vực bưu chuyển phát; cạnh tranh giải tranh chấp lĩnh vực bưu chuyển phát; đ) Quy định quản lý tem bưu chính; e) Chủ trì tổ chức đặt hàng doanh nghiệp cung ứng dịch vụ cơng ích lĩnh vực bưu chính, chuyển phát; kiểm tra, giám sát việc thực cung cấp dịch vụ cơng ích thực tốn hàng năm Về viễn thơng Internet: a) Hướng dẫn, đạo, tổ chức thực quy hoạch quốc gia phát triển viễn thông Internet; chế, sách quan trọng để phát triển viễn thơng Internet; quy định điều kiện đầu tư lĩnh vực viễn thông; quy định bán lại dịch vụ viễn thơng; chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; b) Ban hành theo thẩm quyền quy hoạch, quy định quản lý kho số tài nguyên Internet; quy định giá cước dịch vụ viễn thông, định phân bổ, thu hồi kho số tài nguyên Internet; c) Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, đình thu hồi loại giấy phép viễn thông theo quy định; d) Thực quản lý kho số tài nguyên Internet; đ) Thực quản lý chất lượng, giá, cước dịch vụ viễn thông Intemet; e) Thực quản lý việc kết nối mạng viễn thông; g) Quy định quản lý cạnh tranh giải tranh chấp lĩnh vực viễn thông Internet; h) Thực quản lý chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn thiết bị viễn thông, cơng trình viễn thơng; i) Quản lý việc thực cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích; k) Vận hành, khai thác đảm bảo an ninh, an toàn hệ thống máy chủ tên miền quốc gia 10 Về truyền dẫn phát sóng, tần số vơ tuyến điện: Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên - Phòng Quản trị - Phòng Tài Kế tốn Biên chế Văn phòng Bộ Chánh Văn phòng xây dựng trình Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông định Theo nhu cầu cơng việc, Chánh Văn phòng quyền ký hợp đồng lao động phổ thơng Chánh Văn phòng quy định cụ thể nhiệm vụ, mối quan hệ công tác phòng biên chế phòng; xây dựng quy chế làm việc Văn phòng trình lãnh đạo Bộ phê duyệt trước ban hành 19 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông 2.1 Hoạt động quản lý văn thư lưu trữ Về văn thư:Ngay từ năm đầu thành lập, công tác văn thư- lưu trữ Bộ trọng Việc thực Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) ban hành Điều lệ cơng tác công văn giấy tờ Lưu trữ; Nghị định số 58/2001/NDD-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu; Văn 425/VTLTNN-NVTƯ ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lý văn đi, đến; Thông tư Liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, Văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng… Về lưu trữ: Công tác văn thư sợi dây kết nối quan, đơn vị cơng tác lưu trữ giúp kết nối bền chặt hơn, hai khâu nghiệp vụ tác động lẫn để hoạt động quản ký nhà nước hoàn thiện Các văn hướng dẫn nghiệp vụ là: - Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 luật lưu trữ - Công văn số 298/VTLT-NVTW ngày 08/5/2013 cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc báo cáo tình tình hình cơng tác văn thư lưu trữ - Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/ 2012 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ - Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 Bộ Nội vụ quy định mức kinh tế kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị - Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/ 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 2.2 Hoạt động nghiệp vụ Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư: -Soạn thảo ban hành văn bản: Soạn thảo văn nội dung công tác văn thư Mọi cán quan, từ chuyên viên lãnh đạo đơn vị tham gia vào 20 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên khâu Việc soạn thảo ban hành văn Bộ thực thể thức kỹ thuật trình bày (Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ) Văn trước ban hành qua khâu pháp chế cách chặt chẽ, trình tự Do vậy, văn quan ban hành chất lượng ngày cao, đảm bảo thẩm quyền, trình tự thủ tục qui định; bảo đảm yêu cầu nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày Như nói trên, cán văn thư đơn vị khơng có chun mơn nghiệp vụ nên thường xảy sai sót mặt nghiệp vụ, cán soạn thảo văn chưa hiểu kỹ thể thức văn bản, văn thư quan thực tốt chức nhiệm vụ việc soạn thảo ban hành văn như: sốt xét trước trình ký ban hành, văn cá nhân đơn vị soạn thảo có sai sót nội dung, thể thức cán văn thư hướng dẫn chỉnh sửa để hồn chỉnh trình lãnh đạo Bộ ký ban hành 100% văn quan ban hành ký duyệt thẩm quyền Hàng năm việc ban hành văn nội bộ, Bộ Thông tin Truyền thơng có nhiệm vụ xây dựng trình Chính phủ văn quy phạm pháp luật lĩnh vực thông tin truyền thông; chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch năm năm, hàng năm công tác chuyên môn… Qua nghiên cứu, khảo sát loại văn Bộ Thông tin Truyền thông ban hành bao gồm loại văn sau: Thơng tư, Quyết định, cơng văn, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Đề án, Tờ trình, Thơng báo, Biên bản, Giấy chứng nhận, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy phép Số lượng văn ban hành năm quan tương đối nhiều Hiện Bộ Thông tin Truyền thông thực quản lý văn đến qua mạng thông tin điện tử (eoffice) Quản lý công văn đến: Công tác quản lý văn đi, đến Bộ Thông tin Truyền thông thực theo qui định nhà nước, Văn số 425/VTLTNN21 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến qui định rõ Đây nội dung liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ công tác văn thư cán văn thư Tất văn bản, giấy tờ quan gửi nhận phải làm thủ tục văn thư quan - Quản lý văn Đi: Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, đơn vị phát hành Như nói trên, việc quản lý văn đến Bộ Thông tin Truyền thông tiến hành qua chương trình mạng nội (eoffice) Bởi quy trình quản lý văn tạm thời thực qua giấy điện tử nên có phần phức tạp Việc quản lý văn Bộ Thông tin Truyền thông tiến hành cách chặt chẽ theo quy trình sau: - Đối với văn thường: Phần soạn thảo ban hành văn tơi trình bày cụ thể trên, phần xin phép trình bày phần lưu văn Khi văn chuyên viên đơn vị soạn thảo, có nghĩa văn làm mục “khởi tạo văn đi” mạng điện tử, giai đoạn văn nằm phần văn chưa giải xong chuyển cho văn thư quan làm thủ tục kiểm tra – trình ký – lấy số Khi điện tử giấy chuyển đến văn thư quan có nghĩa văn lưu giữ văn thư quan Tuy nhiên văn sổ tờ trình văn thư quan quyền quản lý văn quyền tra cứu đường tới đâu, văn cấp số điện tử chuyển cho văn thư đơn vị lúc văn thức nằm sổ đăng ký công văn văn thư quan điện tử, văn thư đơn vị có văn phát hành có quyền tra cứu văn lại khơng có quyền quản lý - Đối với văn mật: 22 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên Văn mật Bộ Thông tin Truyền thông thực giấy, không qua điện tử Khi chuyên viên soạn thảo xong, văn chuyển giấy trực tiếp xuống văn thư quan để kiểm tra thể thức, vào văn bản, văn thư quan đưa văn mật vào bì trình lãnh đạo ký Lãnh đạo ký xong, văn thư quan cấp số Số văn mật lấy riêng từ số 01 hết năm chung cho loại văn Ở văn mật đăng ký vào sổ riêng cán văn thư đăng ký cơng văn mật vào sổ Khi văn đăng ký vào sổ sau chuyên viên văn thư đơn vị nhân cán văn thư tùy vào mức độ mật văn mà đóng dấu mật dấu quan cho văn bản, văn thư quan lưu gốc văn đến văn thư đơn vị chuyên viên tự phát hành - Quản lý văn đến: Khi tiếp nhận văn đến, cán văn thư Bộ xem xét nguồn văn đến, phân loại sơ bóc bì văn (chỉ bóc bì văn bóc bì theo quy định nhà nước) Thủ tục đăng ký công văn đến Bộ Thông tin Truyền thơng thực chương trình quản lý văn eoffice - Trình chuyển giao văn đến: Sau văn đến đăng kí xong, văn thư co quan chuyển lên cho văn thư văn phòng, văn thư văn phòng phân loại bì thư lãnh đạo chuyển cho thư ký lãnh đạo, cơng văn gửi chung cho Bộ văn thư văn phòng chuyển đến lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng; Phó Chánh Văn phòng), lĩnh vực, lãnh đạo Văn phòng phê chuyển cho lãnh đạo Bộ phê chuyển trực tiếp đơn vị Sau có ý kiến lãnh đạo Bộ tất văn chuyển lại cho Thư ký lãnh đạo để chuyển lại xuống văn thư quan, văn thư quan scan văn chuyển điện tử đơn vị theo bút phê lãnh đạo, giấy lưu văn thư quan (tuy nhiên việc giữ giấy công văn đến văn thư quan thời gian thử 23 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên nghiệm, sau tháng tất giấy ghi vào sổ chuyển giao trả lại cho đơn vị) - Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến: Tất lãnh đạo chuyên viên đơn vị có trách nhiệm giải công việc theo thời hạn (nếu cần thiết) Sau giải công việc, soạn văn trả lời văn gửi lại văn thư quan văn thư quan có trách nhiệm kiểm tra thể thức, nội dung văn trình lãnh đạo kí văn để ban hành Nhìn chung, việc quản lý văn đi, đến Bộ Thông tin Truyền thông thực theo quy trình chặt chẽ đảm bảo văn đi, đến chuyển giao cách nhanh chóng, kịp thời, xác, bí mật hiệu cơng tác quản lý, điều hành quan Qua góp phần nâng cao hiệu hoạt động Bộ Thông tin Truyền thông - Quản lý sử dụng dấu: Việc quản lý dấu Bộ Thông tin Truyền thông cán văn thư quản lý tương đối chặt chẽ giao cho cán văn thư có phẩm chất trị, đạo đức tốt; có lối sống lành mạnh, khiêm tốn, thật thà, thẳng thắng; có tinh thần trách nhiệm cao, quản lý chặt chẽ sử dụng mục đích, qui định Bộ Thông tin Truyền thông sử dụng dấu có hình Quốc huy Bộ có dấu, dấu chung Bộ dấu văn phòng Ngồi dấu chức danh, dấu tên lãnh đạo Bộ lãnh đạo Văn phòng, dấu mức độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật; dấu mức độ khẩn: thượng khẩn, hoả tốc; …Cán văn thư chuyên trách có trách nhiệm bảo quản, bảo vệ dấu ngăn tủ có khóa - Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ: Hiện nay, việc lập hồ sơ Bộ Thông tin Truyền thông chưa thực triệt để, Bộ chưa có văn hay tài liệu hướng dẫn cụ thể việc lập hồ sơ cho tài liệu Bộ, cán hầu hết chưa lập hồ sơ cho cơng việc Trong q trình khảo sát, biết đơn vị hay cụ 24 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên thể Văn phòng Bộ quản lý lĩnh vực văn thư lưu trữ chưa xây dựng danh mục hồ sơ cho năm đơn vị Riêng với phòng văn thư Bộ, hàng tuần văn thư quan xếp công văn lưu để riêng loại theo tháng Có thể nói, việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Bộ Thông tin Truyền thông chưa thực chặt chẽ, qui định nhà nước, điều làm ảnh hưởng lớn việc thu nhận giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành Tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành khối cơng văn lưu văn thư chuyển vào đa phần tài liệu bó gói lộn xộn khơng lập hồ sơ hồn chỉnh, bên cạnh việc giao nộp hồ sơ đến thời hạn vào lưu trữ quan chưa thực thời hạn qui định Nguyên nhân tình trạng trước hết thiếu quan tâm lãnh đạo quan lãnh đạo văn phòng chưa ban hành văn đạo việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ Ngoài kể đến ý thức, trách nhiệm cán tài liệu cơng việc giải * Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ: - Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan:đã thực tổ chức việc thu thập hồ sơ, tài liệu giải xong từ phòng, ban chun mơn Lưu trữ quan hàng năm theo quy định - Công tác chỉnh lý: việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng thực kịp thời - Công tác bảo quản: Bộ bố trí diện tích phòng, kho lưu trữ chật hẹp so với khối lượng tài liệu có, quan trang bị phương tiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quan theo quy định; phương tiện phòng cháy, chữa cháy, phòng chống mối mọt… kho lưu trữ trang bị đầy đủ Thống kê, xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông nơi bảo quản khối lượng lớn tài liệu lưu trữ Bộ Việc thống kê tài liệu thực thường xuyên liên tục, nhằm giúp cho quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ xung, chỉnh lý xác định giá trị tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với 25 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên yêu cầu khả thực tế quan - Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa phong phú, đa dạng Tại Lưu trữ quan thực việc cho khai thác sử dụng tài liệu photo chứng thực tài liệu lưu trữ 26 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên Chương 3:Báo cáo kết thực tập Bộ Thông tin Truyền thông đề xuất khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thưc tập Sau gần tháng thực tập Bộ Thông tin Truyền thông, thời gian không nhiều xong đợt thực tập mang lại cho tơi nhiều điều bổ ích giúp tơi có hội học hỏi kiến thức, kinh nghiệm thực tế, bổ sung cho phần lý luận, học hỏi phong cách làm việc cán văn phòng, tự hồn thiện cơng tác chun mơn Trước hết, đợt thực tập tạo điều kiện cho kinh nghiệm vào thực tế làm quen cụ thể hóa phần lý luận học Tuy thời gian ngắn thực hành đầy đủ khâu nghiệp vụ Văn thư- Lưu trữ đặt đề cương như: *Về văn thư: + Tiếp nhận văn đi- đến: trực tiếp tiếp nhận công văn gửi đến Bộ +Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ : cán chuyên môn phòng ban có trách nhiệm giải cơng việc lập hồ sơ cơng việc mà giải + Chuyển giao văn bản, công văn *Về lưu trữ: + Phân loại xếp hồ sơ, tài liệu Trong thời gian thực tập cán phòng nghiệp vụ lưu trữ phân loại xếp hồ sơ,tài liệu kho theo trật tự định Thu thập bổ sung văn thiếu để bổ sung vào hồ sơ để tiến hành đưa vào lưu trữ Bộ + Chỉnh lý tài liệu + Thực quan sát số nghiệp vụ chuyên môn hoạt động khác Qua thời gian thực tập Bộ Thông tin Truyền thông cho thấy lý luận thực tiễn có khác bổ sung cho Để làm tốt công tác văn thư- lưu trữ không cần sở lý luận vững mà 27 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên cần kiến thức thực tế sâu rộng, nắm rõ tình hình thực tế chức hoạt động quan, áp dụng lý luận cách sáng tạo, linh hoạt, khơng rập khn có cơng tác văn thư- lưu trữ quan thực hiệu *Kết đạt được: Sau thời gian thực tập Bộ Thông tin Truyền thông tiếp cận với mơi trường làm việc động tơi học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm công tác văn thư lưu trữ mảng văn đến -Có tinh thần trách nhiệm cao công việc -Học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm thực tế 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông Qua trình khảo sát nghiên cứu cơng tác văn thư lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông xin đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông sau: Bộ Thông tin Truyền thơng quan hành quản lý nhiều lĩnh vực, số lượng công việc hàng ngày cán văn thư- lưu trữ nhiều Thời gian khảo sát này, thống kê trung bình Bộ tiếp nhận khoảng 200 cơng văn đến ngày, chưa kể đến phải làm thủ tục phát hành văn đi, chia sách báo, tài liệu cho đơn vị… mà số lượng cán văn thư có người, cơng việc nhiều, có ngày khơng thể giải hết công việc Để chia sẻ vấn đề thời gian tới, Bộ nên bổ sung thêm biên chế cho Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ, đồng thời kiện toàn tổ 28 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên chức máy bố trí hợp lý cán làm công tác văn thư đơn vị Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư- lưu trữ cho cán kiêm nhiệm; - Bên cạnh việc bổ sung biên chế Bộ cần thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư-lưu trữ, để họ n tâm cơng tác, gắn bó với nghề nghiệp văn thư kiêm nhiệm đơn vị thường đầu vào tuyển dụng vào chức danh chuyên viên (nếu tốt nghiệp trình độ đại học), với cán văn thư-lưu trữ chuyên trách Bộ đầu vào tuyển dụng nhận chức danh nhân viên, tốt nghiệp đại học hay trung cấp Hiện việc đề cập nhiều lãnh đạo Bộ chưa thực quan tâm - Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị đặc biệt lãnh đạo Văn phòng đơn đốc thực tốt quy trình soạn thảo, trình duyệt ban hành văn đảm bảo thể thức, pháp luật; giảm đến mức tối đa văn không rõ trách nhiệm, không thẩm quyền, nội dung không rõ ràng Từng bước cải tiến áp dụng mơ hình tiên tiến, điển hình kinh nghiệm tốt cơng tác hành chính; - Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện quy chế làm việc, quy chế quản lý cơng văn giấy tờ ngồi quy chế công tác văn thư lưu trữ Bộ ban hành tháng 6/2010 chưa có văn khác hướng dẫn cụ thể 29 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên công việc liên quan đến cơng tác này, thâm chí văn phòng nơi trực tiếp thực cơng tác chưa có danh mục hồ sơ Bởi muốn làm tốt cơng tác văn thư Bộ phải kịp thời ban hành văn hướng dẫn, quy định thực cụ thể công tác công văn giấy tờ, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào kho lưu trữ quan, bên cạnh phải có chế tài cụ thể, có khen thưởng, có kỷ luật rõ ràng việc thực công tác để đưa việc thực quy định công tác văn thư lưu trữ quan thành tiêu bắt buộc cán làm công tác liên quan đến công văn giấy tờ phải thực nghiêm túc công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ thực nhiệm vụ chun mơn mình; 3.3.Một số khuyến nghị: - Qua nghiên cứu, khảo sát tình hình cơng tác văn thư- lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông xin đưa số khuyến nghị sau: - Tổ chức xếp bổ sung nhân phòng văn thư –lưu trữ - Thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng,tập huấn văn mới,tham quan khảo sát ngồi nước để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán văn thư – lưu trữ - Bố trí xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc - Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu quan - Mẫu hóa loại sổ sách theo quy định Nhà nước Đối với nhà trường nên có liên kết chặt chẽ sinh viên với nhà trường -Tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn chênh lệch lý thuyết với thực tế - Hướng dẫn đạo chung công tác giảng dậy khoa Văn thư – Lưu trữ - Luôn thay đổi phương pháp dạy học, tạo hứng thú cho sinh viên buổi lên lớp - Tổ chức buổi tọa đàm sinh viên phía nhà trường cơng tác 30 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên giảng dậy văn thư – lưu trữ - Hướng dẫn biên soạn giáo trình văn thư – lưu trữ doanh nghiệp 31 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên C KẾT LUẬN: Đợt thực tập giúp nắm nhiều kiến thức thực tế công tác văn thư- lưu trữ quan thực tập Trong thời gian thực tập học hỏi thêm số kiến thức nghiệp vụ giúp tơi có nhìn tổng quát hành quan đơn vị nghiệp hành nhà nước Mặc dù thời gian đầu tơi có gặp nhiều số bỡ ngỡ với mơi trường làm việc phòng nhờ hướng dẫn nhiệt tình cán phòng tơi thích ứng mơi trường làm việc Những kiến thức học cộng với trình tiếp thu quan thực tập giúp tơi phần hình dung cơng việc cán văn phòng thực thụ Qua trình thực tập tơi nhận thấy cơng việc văn thư- lưu trữ khơng đơn giản mà đòi hỏi nhiều kỹ kinh nghiệm Đó cơng việc đòi hỏi tính cẩn thận tính nhạy bén cao.Chính để trở thành cán văn phòng tốt cần có tìm hiểu pháp luật, có tinh thần học hỏi cao phải biết trau dòi kinh nghiệm Sau đợt thực tập rút nhiều kinh nghiệm để bổ trợ cho công việc sau phấn đấu trở thành cán văn phòng chuyên nghiệp sau trường để đóng góp vào cơng tác cải cách hành nước nhà 32 Báo cáo tốt nghiệp SV: Phạm Trung Kiên D.PHỤ LỤC 33 ... nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông xin đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư lưu trữ Bộ Thông tin Truyền thông sau: Bộ Thông tin Truyền thông quan... lượng văn ban hành năm quan tương đối nhiều Hiện Bộ Thông tin Truyền thông thực quản lý văn đến qua mạng thông tin điện tử (eoffice) Quản lý công văn đến: Công tác quản lý văn đi, đến Bộ Thông tin. .. thư lưu trữ Về văn thư:Ngay từ năm đầu thành lập, công tác văn thư- lưu trữ Bộ trọng Việc thực Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) ban hành Điều lệ công tác công văn