Đề cương môn tâm lý trong quản lý

www.hanhchinh.com.vn HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH ĐÈ CƯƠNG MƠN: TÂM LÝ TRONG QUẢN LÝ TP HỒ CHÍ MINH NĂM 2010 www.hanhchinh.com.vn Câu 1: Tâm lý học quản lý gì? Phân tích đối tượng, nhiệm vụ, phương pháp nghiên cứu tâm lý học quản lý? 1.Tâm lý học quản lý là: Tâm lý học quản lý chuyên ngành tâm lý học, chuyên nghiên cứu vấn đề hoạt động quản lý, nhằm làm cho hoạt động quản lý đạt hiệu tối ưu Hoạt động quản lý quan quản lý hành nhà nước có đặc điểm riêng so với tổ chức quản lý khác, địi hỏi phải có chuyên ngành tâm lý học qủan lý chuyên biệt Theo hướng tiếp cận vậy, xem Tâm lý học quản lý hành nhà nước phân ngành tâm lý học quản lý, chuyên nghiên cứu vấn đề tâm lý hoạt động quản lý hành nhà nước a)Đối tượng nghiên cứu tâm lý người hoạt động quản lý: Tâm lý học quản lý nghiên cứu tượng tâm lý nẩy sinh hoạt động quản lý, quy luật hình thành ảnh hưởng tượng hoạt động quản lý người Đối tượng tâm lý học quản lý hành Nhà nước quy luật nẩy sinh, biểu phát triển tượng tâm lý người hoạt động quản lý hành nhà nước b)Nhiệm vụ tâm lý học quản lý Nghiên cứu đặc điểm tâm lý cá nhân, tâm lý xã hội tập thể với tư cách chủ thể họat động quản lý : Ví dụ như: bầu khơng khí tâm lý tập thể, truyền thống tập thể, dư luận, tâm trạng tập thể, xung đột tâm lý tập thể, uy tín người lãnh đạo vv Nghiên cứu sở tâm lý học việc nâng cao hiệu hoạt động quản lý, lãnh đạo lĩnh vực quản lý Nghiên cứu đặc trưng hoạt động giao tiếp Những vấn đề nhân cách người quản lý, phẩm chất tâm lý người lãnh đạo, phong cách lãnh đạo Những vấn đề tâm lý tập thể quản lý, ê kíp lãnh đạo, đường biện pháp, hình thành phát triển nhân cách người lãnh đạo quản lý vấn đề đào tạo bồi dưỡng cán lãnh đạo www.hanhchinh.com.vn Nghiên cứu vấn đề liên quan tới việc động viên, thúc đẩy họat động cá nhân tập thể lao động Ví dụ:Như nhu cầu, động làm việc, định hướng giá trị xã hội, tâm thành viên Nghiên cứu vấn đề tổ chức cán bộ, việc tuyển chọn đánh giá xếp cán bộ, công tác tư tưởng công tác kiểm tra Thực tế nghiên cứu vấn đề sau + Những khó khăn thường gặp phải họat động người lãnh đạo + Xung đột tâm lý hệ thống xã hội, giúp cho việc tìm khâu có ý nghĩa họat động + Những vi phạm người lãnh đạo qui định chức vụ, lạm quyền 2.Phương pháp nghiên cứu tâm lý nói chung a)Phương pháp quan sát Nhà nghiên cứu trực tiếp thị sát quần chúng nhân dân, dùng tai để nghe ý kiến họ, dùng mắt để để nhìn tượng xã hội nhằm thu thập lượng thơng tin xác, sống động tránh tình trạng tam thất nghe lời báo cáo sai thật Ví dụ số cơng ti xí nghiệp lớn ơng chủ cịn th số nhà chun mơn tâm lý, xã hội học làm nhiệm vụ quan sát cổng nhà máy, nơi làm việc để phát hiên xúc cảm người Chính việc làm giảm tai nạn lao động nhà máy b) Phương pháp nghiên cứu qua kết quả, sản phẩm hoạt động Đây phương pháp nghiên cứu tâm lý gián tiếp thông qua sản phẩm mà đối tượng nghiên cứu làm Trong hoạt động quản lý là: báo cáo, biên bản, kế hoạch, kết hoạt động đánh giá đặc điểm tâm lý lực chuyên môn, động cơ, thái độ với cơng việc, ý chí, khả sáng tạo đối tượng Lưu ý, phân tích kết hoạt động người lãnh đạo cần tránh lẫn lộn kết thân với kết tâp thể c)Phương pháp khái quát nhận xét độc lập Đây phương pháp thông qua ý kiến nhận xét độc lập số người (cấp trên, người ban lãnh đạo, người tập thể quan…) vấn đề đối tượng nghiên cứu để đánh gía đặc www.hanhchinh.com.vn điểm tâm lý cần nghiên cứu người Cần ý phương pháp việc lựa chọn đối tượng đủ tin cậy để xin ý kiến điều đặc biệt quan trọng d)Phương pháp trò chơi “sắm vai nhà quản lý” Phương pháp tiến hành thơng qua việc xây dựng tình quản lý đưa đối tượng nhập vai để giải tình Ví dụ: + Cấp giao việc phi lý, xem họ tỏ thái đố nào(Kêu ca phàn nàn từ chối, cãi cọ tranh luận, nhẹ nhàng vạch sai) + Cho cấp hối lộ hợp lý cấp trên: Đến mừng đám cưới nhiều tiền Cậu bày vẽ nhận, nạt nộ mắng mỏ hành vi xấu, cảm ơn từ chối nhận) + Giao quyền hành quản lý cho người trể tuổi có tinh thần đổi để: xác định lực hệ trẻ, mơ hình quản lý e)Phương pháp đo lường tâm lý xã hội Phương pháp người nghiên cứu kết hợp với phương pháp điều tra qua bảng ăng két phương pháp trắc nghiệm nhằm xác định mặt định tính, mặt định lượng môt số tượng tâm lý như: dư luận tập thể, bầu khơng khí tâm lý tập thể, mối quan hệ thành viên tập thể, định hướng giá trị tập thể, uy tín người lãnh đạo Phương pháp đòi hỏi cao người nghiên cứu việc xây dựng phiếu điều tra, trắc nghiệm đủ độ tin cậy, việc sử dụng kỹ tiến hành phương pháp nghiên cứu f)Phương pháp nghiên cứu tiểu sử hoạt động nhà lãnh đạo, quản lý tiếng Đó nghiên cứu thành cơng thất bại hoạt động quản lý, lãnh đạo nhà lãnh đạo, quản lý tiếng qua tiểu sử hoạt động họ Phương pháp làm góp phần làm phong phú thêm kinh nghiệm cho nhà quản lý, lãnh đạo cách thức giải tình phức tạp, đa dạng thực tiễn quản lý Thêm vào giúp việc xác định rõ đặc tính 3.Ý nghĩa việc nghiên cứu tâm lý học quản lý a)Về mặt lý luận: Tâm lý học quản lý giúp cho nhà quản lý hệ thống lý luận, qui luật chung trong việc quản lý người tránh sai lầm tuyển chọn cán giao tiếp họach định kế họach quản lý www.hanhchinh.com.vn b)Về mặt thực tiễn Giúp nhà quản lý hiểu người quyền, giải thích hành vi họ, dự đoán truớc họ hành động tình tới Điều cần thiết giúp cho việc tuyển chọn, xếp sử dụng người hợp lý Giúp cho nhà quản lý nắm cách thức nhận xét đánh giá người cách đắn, khách quan, giúp cho nhà lãnh đạo quản lý biết cách tác động mềm dẻo kiên đến cấp dưới, đến cá nhân tâp thể phát huy tốt đa tiềm họ công việc thực mục tiêu tổ chức Đối với nhân viên, cấp dưới, tri thức tâm lý học quản lý giúp họ hiểu tâm lý đồng nghiệp, cấp trên, thân mình, biết cách ứng xử hợp lý, phát huy tối đa khả tổ chức Hiểu tâm lý quản lý hồn thiện Lịch sử nhân loại thất bại đau đớn nhiều nhà quản lý, lãnh đạo, kinh doanh họ người có tài chuyên môn thiếu tri thức tâm lý học quản lý nên có phạm phải sơ suất lời nói, hành vi ứng xử dẫn đến hậu tai hại Một nhà tâm lý, nhà giáo dục giỏi khơng phải người lãnh đạo, quản lý giỏi ngược lại người lãnh đạo, quản lý giỏi thiết phải nắm vững vận dụng tri thức tâm lý vào họat động lãnh đạo, quản lý Câu 2: Hoạt động quản lý gì? Phân tích tính chất cấu trúc hoạt động quản lý? 1.Hoạt động quản lý: b)Khi nói quản lý bao gồm: + Chủ thể quản lý: cá nhân, tổ chức Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý công công cụ, với phương pháp qủan lý thích hợp + Đối tượng quản lý: Tiếp nhận tác động chủ thể quản lý Tùy theo lọai đối tượng khác mà ta chia thành dạng thức quản lý khác + Khách thể quản lý: Có thể hành vi thực thể ( cá nhân, tổ chức, vật hay môi trường …) mối quan hệ thực thể trình vận động chúng www.hanhchinh.com.vn + Mục tiêu quản lý: đích đạt thời điểm tương lai chủ thể khách thể thống định trước + Môi tường quản lý: Bao gồm môi trường tự nhiên, kinh tế, trị, xã hội ảnh hưởng đến trình quản lý Quản lý tác động có tổ chức, có định hướng chủ thể lên khách thể nhằm đạt mục tiêu định trước b)Họat động quản lý Hoạt động quản lý tác động qua lại cách tích cực chủ thể đối tượng quản lý qua đường tổ chức, tác động điều khiển, điều chỉnh tâm lý hành động đối tượng quản lý, lãnh đạo hướng vào việc hoàn thành mục tiêu định tập thể xã hội 2.Hoạt động quản lý có tính chất sau đây: a)Hoạt động quản lý vừa khoa học, vừa nghệ thụật, nghề xã hội Hoạt động quản lý khoa học vì: Hoạt động quản lý phải nhận thức vận dụng quy luật, nắm vững đối tượng, có thơng tin đầy đủ xác, có khả thực (tính khả thi) Phải tuân theo quy luật khách quan, gạt bỏ tình cảm giá trị khác, phải dựa phương pháp quản lý khoa học phương pháp quản lý cụ thể (diễn dịch, quy nạp, tổng hợp, thống kê) Hoạt động quản lý nghệ thuật, vì: Trong hoạt động quản lý ln xuất tình bất ngờ Kinh nghiệm cho thấy không người lãnh đạo nào, quản lý chuẩn bị sẵn tất tình Hoạt động người lãnh đạo ln ln địi hỏi nhanh nhạy, đoán, khả tư sáng tạo, cảm hứng, tính linh hoạt cao trứơc vấn đề đặt Khơng mơ thức hố nghĩa nghệ thuật lãnh đạo khơng có cách thức quy định thống Có tính tuỳ tính linh hoạt, có nghĩa khơng phải vận dụng khoa học lãnh đạo cách máy móc, giản đơn mà thay đổi tình hình, vận dụng phương pháp lãnh đạo có tính linh hoạt, tính sang tạo nhắm trúng vấn đề www.hanhchinh.com.vn Có tính đặc thù tính ngẫu nhiên, nghệ thuật lãnh đạo cụ thể, thơng thường phương pháp thủ thuật đặc thù để giải vấn đề điều kiện đặc thù người lãnh đạo đưa định vấn đề gặp phải tình đặc biệt, ngẫu nhiên đó, có tính chất khơng thể mơ + Nó ứng xử, xử lý theo tình huống, linh hoạt + Biết dùng người vị trí, phù hợp với khả Hoạt động quản lý nghề xã hội, Nó có đối tượng cụ thể Có q trình đào tạo, có tích luỹ kinh nghiệm Địi hỏi có khiếu, say mê Nó có đối tượng cụ thể: đối tượng người tổ chức Sản phẩm hoạt động quản lý định, có ảnh hưởng tác động tới trình phát triển xã hội Nghệ thuật lãnh đạo, quản lý tỷ lệ thuận với hiệu lãnh đạo b)Hoạt động quản lý dạng hoạt động phức tạp có tính chun biệt Tính phức tạp hoạt động quản lý qui định đặc điểm đối tượng quản lý, mối quan hệ xã hội mà đụng chạm tới Đối tượng quản lý người tổ chức với đặc điểm tâm lý phức tạp khác Tính chất chuyên biệt thể yêu cầu đào tạo người quản lý, lãnh đạo( phẩm chất, kiến thức, kỹ năng) với kiến thức sâu rộng đặc biệt trình tự đào tạo nhà quản lý c)Hoạt động quản lý hoạt động gián tiếp Sản phẩm hoạt động quản lý đánh giá qua phát triển cá nhân, tập thể, qua kết quả, hiệu hoạt động tập thể cá nhân phụ trách Người quản lý, lãnh đạo giải nhiệm vụ chủ yếu thông qua tổ chức cách điều khiển, tác động tới người tổ chức d)Hoạt động người quản lý tiến hành chủ yếu thông qua hoạt động giao tiếp Hoạt động quản lý hoạt động tổ chức điều khiển người, nên thường xuyên giao tiếp quan hệ với người Hoạt động giao tiếp có mặt tất khâu hoạt động quản lý thơng quan lời nói, khơng lời nói, văn người khác www.hanhchinh.com.vn e)Hoạt động quản lý hoạt động có tính sáng tạo cao Trong lĩnh vực hoạt động quản lý địi hỏi chủ thể phải có lực sáng tạo, tư linh hoạt mềm dẻo tình xẩy địi hỏi phải có cách xử lý thích hợp Mặt khác tất văn thị quy chế …là quy định chung Việc vận dụng vào trường hợp cụ thể vào thực tiễn đa dạng, muôn màu, muôn vẻ cần tư linh hoạt, mềm dẻo, nhạy bén sáng tạo f)Hoạt động quản lý hoạt động căng thẳng hay thay đổi, tiêu phí nhiều lượng thần kinh bắp thịt Hoạt động quản lý thường xuyên nắm bắt theo dõi công việc, giải nhiều vấn đề điều kiện thời gian, khơng gian thơng tin eo hẹp, có nhiều vấn đề giải thời gian, địi hỏi ln phải thay đổi tâm tư Có cơng việc phải suy nghĩ nhiều giờ, chí nhiều tháng, nhiều năm 3.Cấu trúc hoạt động quản lý a)Căn vào chu trình quản lý Khái niệm chu trình quản lý hiểu tổng thể hành động tiến hành có trật tư liên tục đảm bảo để người lãnh đạo đạt mục tiêu đề Theo quan điểm chu trình quản lý tập hợp hành động khác thực khoảng thời gian khác chúng hướng vào việc đạt mục đích định Đó dấu hiệu thống chung yếu tố hoạt động người lãnh đạo Về vấn đề có ý kiến khác nhau: Có người kê yếu tố như: chuẩn bị, định quản lý tổ chức thực định Có người lại nêu 10 yếu tố: Thu thập thông tin, đánh giá thông tin, đặt vấn đề, chuẩn bị dự án định, định, tổ chức, kiểm tra thường xuyên, phản ứng, kiểm tra thực hiện, đánh gía kết Xem xét hoạt động quản lý theo giai đoạn nhận thấy thực chất khái niệm chu trình quản lý đồng dạng với hoạt động quản lý người lãnh đạo theo sơ đồ sau www.hanhchinh.com.vn b)Tiến hành qua việc mơ tả hình thức cơng việc người lãnh đạo diễn theo thời gian Theo cách người ta phân chia hoạt động người lãnh đạo thành đơn vị kinh nghiệm hoạt động như: Tổ chức hội nghị, tiếp khách, xây dựng kế hoạch, giao tiếp với người, kiếm tra hoạt động phận giúp việc người quyền Theo nghiên cứu nhà tâm lý học tất đơn vị kinh nghiệm hoạt động người lãnh đạo bao gồm đơn vị lý thuyết có liên quan với gọi là: Hoạt động nhận thức Hoạt động định, hoạt động tổ chức thực quýêt định Có thể nói rằng, ba đơn vị lý thuyết ln có mặt rtong giai đọan chu trình quản lý đơn vị kinh nghiệm họat động quản lý, lãnh đạo c)Dưới góc độ tâm lý học, người ta phân tích cấu trúc họat động quản lý sau: + Họat động nhận thức Đối tượng họat động nhận thức đối tượng quản lý, Mục đích họat động nhận thức xây dựng ý thức người lãnh đạo mơ hình khái niệm tình họat động, nhiệm vụ điều kiện tác động lên tính + Họat động định Đối tượng họat động định đối tượng họat động nhận thức Trong trường hợp chung, mơ hình lý tưởng tình họat động, nhiệm vụ điều kiện tác động lên tính Mục đích họat động hình thành ý thức người lãnh đạo mơ hình lý tưởng hạot động người thức hành chấp hành + Hoạt động tổ chức thực định Đối tượng họat động tổ chưc thực họat động thừa hành người quyền Mục đích việc thực thức tế người quyền họat động thừa hành www.hanhchinh.com.vn Câu 3: Phân tích yếu tố tâm lý hoạt động người quản lý? 1.Các dạng hoạt động người lãnh đạo, quản lý Nhà quản lý, dù cấp tổ chức phải có hoạt động giống mà kết cuối cho định quản lý triển khai định thực tế hoạt động chủ yếu a)Lập kế hoạch, tổ chức, điều hành,, lãnh đạo, phân phối (nếu có), kiểm tra báo cáo Hoạt động người quản lý, Lãnh đạo chia thành nhiều loại khác nhau, vào khía cạnh khác của hoạt động quản lý Nếu vào kỹ quản lý ta có dạng hoạt động + Nhận thức + Giao tiếp (cấp trên, cấp dưới,đồng nghiệp ) + Hoạt động chuyên môn Nếu vào chu trình tổ chức thực định quản lý ta có dạng hoạt động: + Ra định + Tổ chức thực định + Kiểm tra việc thực định + Tổng kết, đánh giá, thực định Căn vào đối tượng, mục đích, động cơ, hành động kết người ta chia hoạt động người lãnh đạo thành thành bốn đơn vị lý thuyết có 9ien quan chặt chẽ với nhau, là: + Nhận thức + Ra quýêt định + Tổ chức thực + Kiểm tra đánh giá việc thực Trên sở phân tích cấu hoạt động người lãnh đạo, quản lý người ta xác định số dạng hoạt động sau đây: + Lập kế hoạch + Tổ chức www.hanhchinh.com.vn Bầu khơng khí tâm lý xã hội tập thể quan là trạng thái tâm lý tập thể nét đặc trưng phản ánh thực trạng mối quan hệ nẩy sinh hoạt động tập thể, bao gồm mối quan hệ tình cảm cá nhân, phận tập thể sở mối quan hệ thức khơng thức tổ chức quan Bầu khơng khí tâm lý tập thể khơng đơn tổng số đặc điểm tâm lý cá nhân thành viên tập thể Nó biểu mức độ hoà hợp đặc điểm tâm lý quan hệ liên nhân cách họ hình thành từ thái độ người tổ chức, quan công việc, bạn bè đồng nghiệp người lãnh đạo họ Ý nghĩa Được xem phông (nền) diễn hoạt động, giao tiếp thành viên tập thể Thấm vào ý thức cá nhân riêng lẻ tổ chức tạo ảnh hưởng rõ rệt tâm lý, hoạt động họ Tạo tâm trạng phấn khởi, vui vẻ, làm tăng tích tích cực, sang tạo người tổ chức Nâng cao tinh thần đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau, hiệu hoạt động cá nhân tập thể nâng lên rõ rệt Bầu khơng khí buồn tẻ, căng thẳng, gây nên cảm xúc tiêu cực cá nhân, thành viên tác động xấu tới người lao động, hiệu quà lao động họ tổ chức Những tổ chức có bầu khơng khí căng thẳng, ngột ngạt, thường xuất xung đột mâu thuẫn thành viên tổ chức, với nhóm tập thể, với lãnh đạo, lãnh đạo – tập thể có ảnh hưởng tiêu cực tới hoạt động, phát triển tổ chức 1.4 Truyền thống tập thể Truyền thống tập thể giá trị tinh thần, tình cảm chọn lọc đúc kết lại trình hoạt động tập thể dân tộc, cộng đồng xã hội từ khứ đến ghi lại, lưu truyền hình thức ngơn ngữ, nghi lễ kỷ niệm hình thức khác cho hệ sau kế thừa phát huy Ví dụ: Truyền thống học tập, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau, đồn kết, khắc phục khó khăn Vai trị truyền thống: 104 www.hanhchinh.com.vn + Nó kế tục thành tựu mà hệ trước làm nên truyền lại Nó có ý nghĩa trì, bảo tồn củng cố khối đoàn kết chât keo sơn gắn bó hồ nhận cá nhân lại với + Là gương mẫu mực, niềm vinh dự tự hào cho thành viên đứng đội ngũ truyền thống +Truyền thống phong phú, vững thành viên dễ hồ nhập vào tập thể, truyền thống tập thể có vai trị quan trọng giáo dục nhân cách tập thể Trong lãnh đạo quản lý, vấn đề giữ gìn phát huy truyền thống tập thể có ý nghĩa sâu sắc, khơng có ý nghĩa xây dựng củng cố niềm tin, tự hào tập thể mà tác động trực tiếp đến suất chất lượng hiệu lao động tập thể 1.5 Xung đột tập thể Xung đột tập thể mâu thuẫn mang tính chất đối kháng nảy sinh người với người trình hoạt động tập thể Xung đột có hai loại: xung đột cá nhân với cá nhân xung đột cá nhân với tập thể Xung đột cá nhân Nguyên nhân xung đột cá nhân khác nhau: không tương hợp tâm lý, hiểu nhầm nhau, bất đồng quan điểm, thiếu hiểu biết thiếu tin cậy lẫn nhau.Hoặc thành viên tích cực với thành viên tiêu cực, người bảo thủ với người người đổi mới, người tiên tiến người lạc hậu Diễn biến xung đột: diễn theo cách chủ yếu sau đây: +Tiến triển cách lơ gích theo chiếu hướng lên Hai bên không chịu chấp nhận đề nghị nhau, làm cho xung đột ngày tiến triển + Tiến triển cách mạnh mẽ, dội Hành động hai bên liệt, dội, điều khiển + Tiến triển bùng nổ Cuộc xung đột kiểu cò sức mạnh lớn kết thúc nhanh Các xung đột kết thúc khác nhau: +Giải triệt để dập tắt xung đột Người thắng lợi, người thất bại, thoả hiệp nhượng lẫn 105 www.hanhchinh.com.vn +Thoái trào, chuyển qua trạng thái âm ỷ Hai bên trở nên mệt mỏi, có nguy trở lại luc +Kết thúc giả người có ảo tưởng kết thúc tốt đẹp xung đột lý Xung đột tâm lý cá nhân tập thể Là xung đôt thành viên nhóm với tập thể xung đột liên cá nhân lãnh đạo với nhóm tập thể Nguyên nhân: Có thể nguyên nhân xuất phát từ đặc điểm cá nhân, cò thể nguyên nhân từ phía tập thể Trong loại xung đột có loại xung đột người lãnh đạo với tập thể Nguyên nhân người lãnh đạo không đủ phẩm chất lực, khơng đủ uy tín, bị suy thoái nhân cách Câu 28: Trong hoạt động hành thường có hình thức giao tiếp nào? Hình thức hiểu nhất? 1.Khái niệm Giao tiếp Các cách tiếp cận Giao tiếp tiêp xúc người với người sống để trao đổi tín hiệu thơng tin Giao tiếp xác lập mối quan hệ đối tác nhằm thoã mãn nhu cầu định Trong hành khái niệm giao tiếp diễn đạt sau: Giao tiếp xác lập mối quan hệ tiếp xúc người với phạm vi hành nhằm thoả mãn nhu cầu định cá nhân tổ chức 2.Bản chất giao tiếp - Giao tiếp trình trao đổi thông tin hai chiều, chia sẻ thông tin hai chiều: Là đối thoại hai chiều làm thay đổi nhận thức hai bên - Các yếu tố trình giao tiếp động ( tâm trạng, ý nghĩ, từ ngữ, cách thức …) - Giao tiếp trình tác động qua lại Qua giao tiếp người hiểu biết có thay đổi định Giao tiếp có kết đáp ứng mong muốn bên, phát triển nhân cách thông qua giao tiếp 106 www.hanhchinh.com.vn Vai trò giao tiếp đời sống xã hội quản lý Trong đời sống xã hội : + Giao tiếp tạo nên cộng đồng :làm cho xã hội cố kết với nhau, người ta hiểu,biết lẫn Nếu khơng có giao tiếp người ta thường gặp nhiều khó khăn Ví dụ; Bán anh em xa mua lámg giềng gần + Giao tiếp phương thức tồn lồi người Nếu khơng giao tiếp xã hội khơng thể thành người Ví dụ: Từ kỷ 12, vương quốc gần chân núi Hymalaya (vùng Ấn Độ) nnhà vua làm thí nghiệm bắt đứa trẻ sinh cho vào tu viện nuôi cắt đứt quan hệ xã hội, 12 mùa xuân trôi qua đứa trẻ nuôi sống tiếp xúc với người, chân, hú, gào, nhìn thấy nhà sư mắt chúng sợ hãi, với tiếng hú dài Hoặc hai em bé Amnia Kamala Ấn độ chó sói ni, đứa trẻ khơng biết cười, nói biết bị bốn chân, ăn ngủ sói - Giao tiếp tạo nên thông tin, tạo nên hiểu biết - Giao tiếp q trình thực tồn mối quan hệ người (quan hệ xã hội quan hệ liên nhân cách), mặt quan trọng, điều kiện thực tốt hoạt động Trong hoạt động quản lý - Có sở để định quản lý Để tổ chức thực định - Biết đối tác để điều hành - Giao tiếp cơng cụ sắc bén để tạo mối quan hệ quản lý, kinh doanh, ký kết hợp đồng - Trong quản lý người lãnh đạo biết giao tiếp đồn kết cơng sự, tạo bầu khơng khí tâm lý thuận lợi tổ chức, tạo mối quan hệ gần gũi thân mật cấp và cấp cớ sở tác động mạnh cá nhân tổ chức, nâng cao uy tín Một tiêu chuẩn để lựa chọn nhà quản lý phải có nghệ thuật giao tiếp Kết hoạt động: 50% phụ thuộc vào giao tiếp 50% phụ thuộc vào hành động Các nguyên tắc giao tiếp 107 www.hanhchinh.com.vn - Hài hồ lợi ích Đó hai bên có lợi Thành cơng giao tiếp khơng việc chiến thắng đối tác mà đem lại lợi ích nhiều tốt cho hai bên - Giải pháp áp dụng phải làm tăng giá trị việc giao tiếp - Ln ln tìm giải pháp tối cho q trình giao tiếp - Tơn trọng quy phạm khách quan sống qui phạm pháp luật, giá trị hành - Tôn trọng đối tác coi trọng ảnh hưởng mối quan hệ - Hiểu tâm lý mong muốn đối tác - Có chuẩn mực, có văn hố: Địi hỏi việc giao tiếp phải mực.Trong giao tiếp cần lịch lãm có phong thái đàng hồng tự tin, khơng bị kích động, khơng thơ tục, vung tay vung chân, khơng vung tay vung chân, khơng nhìn soi mói 4.Các hình thức giao tiếp a).Theo tính chất giao tiếp + Giao tiếp trực tiếp Là hình thức giao tiếp thông dụng Các đối tượng thường gặp gỡ thường dùng công cụ ngôn ngữ phi ngôn ngữ trao đổi với thông tin định Cách giao tiếp đạt hiệu tốt nhanh + Giao tiếp gián tiếp Qua phương tiện trung gian văn thư từ, sách báo, điện thoại, vơ tuyến, tuyền hình, phương tiện kỹ thuật nghe nhìn mơi giới qua người khác b) Theo mục đích giao tiếp + Giao tiềp thức Giao tiếp ấn định theo pháp luật, theo quy trình tổ chức thừa nhận hội họp, học tập, mít tinh, loại công tác quản lý chiếm tỉ lệ cao Cấp cao hội họp nhiều Thắng lợi hay thất bại phần lớn loại hình công tác quản lý 108 www.hanhchinh.com.vn + Giao tiếp khơng thức Là loại hình giao tiếp khơng có quy định cả, mang tính chất cá nhân Loại hình cơng tác quản lý ngày hay sử dụng để tạo bầu khơng khí đầm ấm, vui tươi, thân mật hiểu biết lẫn nhau, tạo thuận lợi hỗ trợ cho quản lý c) Căn vào phương tiện giao tiếp + Giao tiếp ngơn ngữ - Ngơn ngữ nói - Ngơn ngữ viết + Giao tiếp phi ngôn ngữ - Cử - Điệu + Kết hợp Hình thức hiểu hình thức giao tiếp sử dụng phương tiên giao tiếp; giao tiếp ngôn ngữ giao tiếp phi ngơn ngữ Bởi vì, Đây hình thức giao tiếp phổ biến có hiệu đảm bảo thơng tin chủ yếu giao tiếp ngôn ngữ Hai chủ thể giao tiếp muốn hiểu truyền đạt thơng tin cho phải sử dụng tín hiệu ngơn ngữ cử chỉ, nét mặt, trangg phục, âm Chỉ có giao tiếp hình thức này, đáp ứng chủ thể giao tiếp, nội dung giao tiếp, đối tượng giao tiếp, tính hiệu truyền đạt thơng tin Câu 30: Để tiến hành giao tiếp có hiệu lãnh đạo cần rèn luyện kỹ gì? 1.Giao tiếp 1.1.Khái niệm Các cách tiếp cận Giao tiếp tiêp xúc người với người sống để trao đổi tín hiệu thơng tin 109 www.hanhchinh.com.vn Giao tiếp xác lập mối quan hệ đối tác nhằm thoã mãn nhu cầu định Trong hành khái niệm giao tiếp diễn đạt sau: Giao tiếp xác lập mối quan hệ tiếp xúc người với phạm vi hành nhằm thoả mãn nhu cầu định cá nhân tổ chức 1.2.Bản chất giao tiếp - Giao tiếp trình trao đổi thơng tin hai chiều, chia sẻ thông tin hai chiều: Là đối thoại hai chiều làm thay đổi nhận thức hai bên - Các yếu tố trình giao tiếp động ( tâm trạng, ý nghĩ, từ ngữ, cách thức …) - Giao tiếp trình tác động qua lại Qua giao tiếp người hiểu biết có thay đổi định Giao tiếp có kết đáp ứng mong muốn bên, phát triển nhân cách thông qua giao tiếp 1.3 Vai trò giao tiếp đời sống xã hội quản lý Trong đời sống xã hội : + Giao tiếp tạo nên cộng đồng :làm cho xã hội cố kết với nhau, người ta hiểu,biết lẫn Nếu khơng có giao tiếp người ta thường gặp nhiều khó khăn Ví dụ; Bán anh em xa mua lámg giềng gần + Giao tiếp phương thức tồn lồi người Nếu khơng giao tiếp xã hội khơng thể thành người Ví dụ: Từ kỷ 12, vương quốc gần chân núi Hymalaya (vùng Ấn Độ) nnhà vua làm thí nghiệm bắt đứa trẻ sinh cho vào tu viện nuôi cắt đứt quan hệ xã hội, 12 mùa xuân trôi qua đứa trẻ nuôi sống tiếp xúc với người, chân, hú, gào, nhìn thấy nhà sư mắt chúng sợ hãi, với tiếng hú dài Hoặc hai em bé Amnia Kamala Ấn độ chó sói ni, đứa trẻ khơng biết cười, nói biết bị bốn chân, ăn ngủ sói - Giao tiếp tạo nên thông tin, tạo nên hiểu biết - Giao tiếp q trình thực tồn mối quan hệ người (quan hệ xã hội quan hệ liên nhân cách), mặt quan trọng, điều kiện thực tốt hoạt động 110 www.hanhchinh.com.vn Trong hoạt động quản lý - Có sở để định quản lý Để tổ chức thực định - Biết đối tác để điều hành - Giao tiếp cơng cụ sắc bén để tạo mối quan hệ quản lý, kinh doanh, ký kết hợp đồng - Trong quản lý người lãnh đạo biết giao tiếp đồn kết cơng sự, tạo bầu khơng khí tâm lý thuận lợi tổ chức, tạo mối quan hệ gần gũi thân mật cấp và cấp cớ sở tác động mạnh cá nhân tổ chức, nâng cao uy tín Một tiêu chuẩn để lựa chọn nhà quản lý phải có nghệ thuật giao tiếp Kết hoạt động: 50% phụ thuộc vào giao tiếp 50% phụ thuộc vào hành động 1.4 Các nguyên tắc giao tiếp - Hài hồ lợi ích Đó hai bên có lợi Thành cơng giao tiếp khơng việc chiến thắng đối tác mà đem lại lợi ích nhiều tốt cho hai bên - Giải pháp áp dụng phải làm tăng giá trị việc giao tiếp - Ln ln tìm giải pháp tối cho q trình giao tiếp - Tơn trọng quy phạm khách quan sống qui phạm pháp luật, giá trị hành - Tôn trọng đối tác coi trọng ảnh hưởng mối quan hệ - Hiểu tâm lý mong muốn đối tác - Có chuẩn mực, có văn hố: Địi hỏi việc giao tiếp phải mực.Trong giao tiếp cần lịch lãm có phong thái đàng hồng tự tin, khơng bị kích động, khơng thơ tục, vung tay vung chân, khơng vung tay vung chân, khơng nhìn soi mói 1.5.Các hình thức giao tiếp 111 www.hanhchinh.com.vn a).Theo tính chất giao tiếp + Giao tiếp trực tiếp Là hình thức giao tiếp thông dụng Các đối tượng thường gặp gỡ thường dùng công cụ ngôn ngữ phi ngôn ngữ trao đổi với thông tin định Cách giao tiếp đạt hiệu tốt nhanh + Giao tiếp gián tiếp Qua phương tiện trung gian văn thư từ, sách báo, điện thoại, vơ tuyến, tuyền hình, phương tiện kỹ thuật nghe nhìn mơi giới qua người khác b) Theo mục đích giao tiếp + Giao tiềp thức Giao tiếp ấn định theo pháp luật, theo quy trình tổ chức thừa nhận hội họp, học tập, mít tinh, loại công tác quản lý chiếm tỉ lệ cao Cấp cao hội họp nhiều Thắng lợi hay thất bại phần lớn loại hình công tác quản lý + Giao tiếp không thức Là loại hình giao tiếp khơng có quy định cả, mang tính chất cá nhân Loại hình cơng tác quản lý ngày hay sử dụng để tạo bầu khơng khí đầm ấm, vui tươi, thân mật hiểu biết lẫn nhau, tạo thuận lợi hỗ trợ cho quản lý c) Căn vào phương tiện giao tiếp + Giao tiếp ngơn ngữ - Ngơn ngữ nói - Ngơn ngữ viết + Giao tiếp phi ngôn ngữ - Cử - Điệu + Kết hợp 112 www.hanhchinh.com.vn 2.Để tiến hành giao tiếp có hiệu lãnh đạo cần rèn luyện kỹ 2.1 Khái niệm: Là khả nhận biết, phán đóan, sử dụng phương tiện giao tiếp để định hướng giao tiếp 2.2 Các kỹ giao tiếp 2.2.1 Kỹ nói a) Giao tiếp ngơn ngữ nói trực tiếp Là loại hình thơng dụng hoạt động người đối tượng giao tiếp trực tiếp gặp gỡ Thường dùng ngơn ngữ nói biểu cảm để truyền đạt cho ý nghĩ tình cảm mình: Ngun nhân nói khơng có hiệu quả: - Thiếu bố cục - Thiếu minh họa - Nhiều - Âm lượng - Giọng - Thói quen - Nói có lợi nghe Để nói có hiệu cần ý: + Chuẩn bị trước + Tạo ý người nghe + Nói cách rõ ràng đủ nghe + Sử dụng từ thành ngữ thơng dụng Có thơng tin hiểu nhầm, sử dụng thuật ngữ giải thích chúng cách ngắn gọn + Nói giọng điệu phù hợp với hồn cảnh tình + Nhắc lại ( yêu cầu phản hồi qua hình thức nói) Để bạn biết họ hiểu hay chưa b) Giao tiếp phi ngôn ngữ Là trình người sử dụng nét mặt, nụ cười, ánh mắt, cử chỉ, điệu diện mạo để thể thái độ, xúc cảm phản ứng người 113 www.hanhchinh.com.vn Những thành phần giao tiếp phi ngôn ngữ: Thân thể + Tư : Tư tạo nên ấn tượng đầu tiên, có ảnh hưởng quan trọng bộc nộ tin tưởng, tính cởi mở thái độ người Một số biểu : - Tư ngồi thoái mái, đầu ngả phía sau tư người bề trên, lãnh đạo - Tư người cúi phía trước, lắng nghe tư người phục tùng, cấp -Tư gối gác chân lên nhau, khoanh tay trước ngực : sẵn sàng nói chuyện - Tư khởi động: muốn kết thúc tiếp xúc, khơng muốn nói chuyện - Tư lóng ngóng vụng : Là tư thiếu tự tin + Cử chỉ: Mọi người thường dùng cử cách vơ thức để hậu thuẫn cho điếu nói dùng bàn tay, chân, đầu… Cử không nhấn mạnh điều nói mà cịn bộc lộ thái độ người nói Một số cử tay chân thường dùng : - Xoa lòng bàn tay: nóng ruột chờ đón thắng lợi - Cho tay vào miệng: Cần động viên lúng túng - Lấy tay che miệng: có điều muốn dấu nói dối - Ngón tay đan vào nhau: bế tắc muốn dấu bthái độ thân - Dậm chân: thể tức dận - Vỗ đùi: Thể thích thú khóai chí + Ánh mắt: Tiếp xúc mắt có nghĩa tạo tiếp xúc tình cảm với người cử toạ.và điều tiết chiều hướng trị chuyện Các nhà nghiên cứu cho thấy hình thái mắt thể tình cảm, tâm trạng ước nguyện người - Mắt sâu: Có đời sống nội tâm dồi dào, sâu kín hay suy tư Mắt nhỏ dài: Đa tình Mắt lim dim: Ích kỷ hay phản bội 114 www.hanhchinh.com.vn - Mắt luôn mở: Dễ hoảng hốt, dễ lo sợ Mắt to: Chân thật, mắt đảo, liếc: Đấy mưu trí Ánh mắt thể cá tính người: - Nhìn lạnh lùng: người có đầu óc thực tế - Nhìn thẳng trực diện: người thẳng bộc trực - Nhìn soi mói: người đa nghi, nham hiểm - Nhìn lấm lét: người khơng chân thành coi gian - Nhìn đắm đuối: Người đa tình, dễ xúc động + Diện mạo Là đặc điểm tự nhiên , thay đổi như: Tạng người, Khn mặt, ( trịn, vng , trái xoan, dài) Hệ thống dấu hiệu hiệu thuộc âm chất giọng Cũng bổ sung cho việc truyền tin ngôn ngữ, chẳng hạn sắc điệu, điệu, ngắt quãng, tốc độ ngôn ngữ Tất yếu tố làm tăng ý nghĩa tầm quan trọng thông tin mà không cần bổ sung thêm ngôn ngữ Khoảng cách giao tiếp: Khoảng cách giao tiếp thể mức độ quan hệ người giao tiếp với Người thân gia đình đứng gần hơn, bạn bè thân thiết ngồi gần nhau, người xa lạ hay quen thường giữ khỏang cách định Cách xếp ghế ngồi trí văn phòng, thể giao tiếp 2.2.2 Kỹ nghe Người ta nói: Nói bạc, nghe vàng Nói gieo, nghe gặt Im lặng kim cương Lắng nghe kỹ quan trọng giúp bạn: Thực thi tốt hướng dẫn Lấy ý kiến hay từ người khác Biết thành viên nhóm bạn hay nhân viên lại có thái độ bạn công việc họ 115 www.hanhchinh.com.vn Hiểu biết khó khăn vấn đề Lắng nghe có trở ngại Mơi trường xung quanh Người nói diễn giả Những cảm xúc thái độ thân người nghe Nguyên nhân nghe hiệu quả; - Nghe phần - Nghe phục kích - Giả vờ nghe - Nghe phịng thủ - Nghe khơng tập tgrung Để có kỹ lắng nghe + Cải thiện dáng điệu: Giữ tư cởi mở, tỏ tư sẵn sàng nghe người khác nói, tránh tư khép kín, uể oải hay tư khiêu khích Cử phải mở, làm cho người nói cảm thấy dễ chịu, tránh cử nóng nẩy, khó chịu Nét mặt đừng đờ đẫn Hãy bày tỏ quan tâm: Nhướng mày, hay cau mày, mỉm cười gục gặc đầu Chọn cách diễn đạt điệu mở: Ngả người phía người nói ngồi lại gần để thể bạn quan tâm nói Đứng/ ngồi đối diện với người nói tập trung hồn tồn vào người nói Khơng nên khoanh tay trước ngực việc khoanh tay mốt hành động phịng thủ Giữ tư thối mái Để lắng nghe có hiệu cần ý: 116 www.hanhchinh.com.vn Nghe có suy nghĩ, cố gắng phán đốn ý định người nói Cố gắng tìm hiểu ẩn ý mà người nói khơng thiết đưa Không trọng vào lỗi người nói, trọng nội dung ý nghĩa thơng điệp - Không vội kết luận, phán lắng nghe, chờ nghe xong kết luận - Không bị ảnh huởng nhiều ấn tượng ban đầu dáng vẻ, cách ăn mặc, trang điểm giới tính Bí để biết lắng nghe; im lặng hội để nghe người khác nói dù cảm thấy khó chịu phải im lặng - Ba kỹ thuật: chăm quan tâm, suy luận không phê phán nguời ta nói hết, nói câu ngắn giữ im lặng thay tranh luận có tác dụng lớn việc lắng nghe 2.2.3 Kỹ viết Thường dùng giao tiếp để viết thư từ, công văn, thị, kế hoạch, ký kết hợp đồng, tốn, thiếp mới, thư chúc mừng Ngơn từ viết cần sáng, rõ ràng, chau chuốt mạch lạc theo lơ gích văn phạm chắt chẽ Tuỳ theo lọai văn bản, nhà quản lý viết cho với quy định hành (cần phải học để sử dụng không dùng tuỳ tiện ngơn ngữ nói) Từ phương diện ngơn ngữ, cần đạt yêu cầu bản: a) Rõ ràng, tường minh, sáng sủa b) Ngắn gọn c) Xác đáng d) Hoàn chỉnh e) Lịch sự, nhã nhặn 2.2.4 Kỹ phản hồi Phản hồi truyền thông điệp từ người nghe tới người nói sau trình bày Có thể phản hồi ngơn từ, cử Tiếng vỗ tay biểu phản hồi với ý nghĩa khác Sự im lặng tín hiệu phản hồi Mọi điệu bộ, cử chỉ, nét mặt tín hiệu phản hồi phi ngơn ngữ khơng câm lặng Sự phản hồi trực tiếp hay gián tiếp Có thể tích cực hay tiêu cực 117 www.hanhchinh.com.vn 118