Các giải pháp quản lý dự Án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của văn phòng các quận, huyện Ủy trên Địa bàn thành phố Đà nẵng

Các giải pháp quản lý dự Án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của văn phòng các quận, huyện Ủy trên Địa bàn thành phố Đà nẵng

LUẬN VĂN HẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Đăng Toàn

CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CÁC

QUẬN, HUYỆN ỦY TRÊN ĐỊA BÀN

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

HÀ NỘI - 2024

CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CÁC

QUẬN, HUYỆN ỦY TRÊN ĐỊA BÀN

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Định hướng: Nghiên cứu

Mã số: 8340406.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Cam Anh Tuấn

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ

CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chủ tịch Hội đồng chấm luận

văn thạc sĩ khoa học Giảng viên hướng dẫn Học viên

PGS.TS.Đào Đức Thuận TS.Cam Anh Tuấn Nguyễn Đăng Toàn

HÀ NỘI - 2024 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Đăng Toàn

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Các giải pháp quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Văn phòng các quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng” là công trình nghiên

cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của thầy TS Cam Anh Tuấn Các số liệu sử dụng phân tích trong bài khoá luận có nguồn gốc rõ ràng Các kết quả này chưa từng được công bố trong bất kì nghiên cứu nào khác

Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một số quan điểm nhận xét, đánh giá của tác giả, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc rõ ràng

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về những thông tin sử dụng trong Luận văn này

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2024

HỌC VIÊN

Nguyễn Đăng Toàn

LỜI CẢM ƠN

Để có thể thực hiện được viện nghiên cứu đề tài này một cách tốt nhất, ngoài sự

nổ lực và cố gắng của bản thân cùng với vốn kiến thức đã được tiếp thu trong quá trình học tập và làm việc thì tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo văn phòng của các quận, huyện uỷ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, các cán bộ, công chức, viên chức tại các quận, huyện uỷ và tạo điều kiện thuận lợi để tôi có cơ hội tìm hiểu về thực trạng, khai thác, thu thập thông tin, số liệu để hoàn thành đề tài Các thầy, cô Khoa quản trị văn phòng Và đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến

Ts Cam Anh Tuấn - Trưởng Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã luôn giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo tận tình trong suốt quá trình viết Luận văn tốt nghiệp và giúp tôi hoàn thiện tốt

đề tài này

Trong quá trình thực hiện, mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành bài luận văn, tuy nhiên thời gian nghiên cứu có hạn và quy mô khảo sát rộng là các quận, huyện uỷ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng nên bài luận văn sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế Tôi rất mong nhận được sự tham gia góp ý kiến của các thầy cô để luận văn được hoàn chỉnh hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2024

HỌC VIÊN

Nguyễn Đăng Toàn

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN - 1 -

LỜI CẢM ƠN 1

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1

DANH MỤC BẢNG BIỂU 2

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nguyên cứu 3

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4.1 Đối tượng nghiên cứu: 3

4.2 Phạm vi nghiên cứu: 3

4.2.1 Không gian: 4

4.2.2 Thời gian: 4

4.2.3 Phạm vi nội dung đề tài: 4

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4

6 Phương pháp nghiên cứu 6

7 Kết cấu luận văn 7

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA VIỆC QUẢN LÝ

CÁC DỰ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 9

1.1 Khái quát về quản lý dự án chỉnh lý tllt 9

1.1.1 Khái niệm 9

1.1.1.1 Quản lý 9

1.1.1.2 Dự án 11

1.1.1.3 Chỉnh lý TLLT 13

1.1.1.4 Quản lý dự án chỉnh lý TLLT 14

1.1.2 Mục đích quản lý dự án chỉnh lý TLLT 15

1.1.3 Nguyên tắc quản lý dự án chỉnh lý TLLT 16

1.1.4 Yêu cầu quản lý dự án chỉnh lý TLLT 17

1.1.5 Trách nhiệm quản lý dự án chỉnh lý TLLT 18

1.1.5.1 Trách nhiệm đối với cơ quan trực tiếp tiến hành chỉnh lý TLLT 18

1.1.5.2 Trách nhiệm đối với cơ quan thuê khoán chuyên môn công tác chỉnh lý TLLT 19

1.1.6 Biện pháp quản lý dự án chỉnh lý TLLT 21

1.2 Quy định của đảng và nhà nước về tổ chức thực hiện chỉnh lý tllt 22

1.2.1 Văn bản quy định về nghiệp vụ chỉnh lý 22

1.2.2 Văn bản quy định về tài chính phục vụ hoạt động chỉnh lý 24

1.2.3 Văn bản quy định về đấu thầu 24

1.2.4 Văn bản quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ 24

Chương 2 THỰC TRẠNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN

CHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CẤP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY

TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 26

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng quận ủy, huyện ủy thuộc thành ủy đà nẵng 26

2.1.1 Chức năng 26

2.1.2 Nhiệm vụ 26

2.1.2.1 Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện 26

2.1.2.2 Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát 28

2.1.2.3 Thẩm định, thẩm tra 28

2.1.2.4 Phối hợp 28

2.1.3 Trách nhiệm và quyền hạn của Văn phòng quận ủy, huyện ủy 29

2.2 Tổng quan về hoạt động chỉnh lý tllt tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố đà nẵng từ 2019 đến 2023 29

2.2.1 Sự cần thiết về việc tổ chức, triển khai các dự án chỉnh lý TLLT tại các Văn phòng quận uỷ, huyện uỷ 29

2.2.2 Khái quát các dự án chỉnh lý TLLT của Văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng 32

2.3 Biện pháp quản lý dự án chỉnh lý tllt của văn phòng các quận ủy, huyện ủy

trên địa bàn thành phố đà nẵng 34

2.3.1 Lập kế hoạch tổng thể chỉnh lý TLLT 34

2.3.2 Tổ chức triển khai các dự án chỉnh lý TLLT 35

2.3.2.1 Quy trình tổ chức, triển khai thực hiện dự án chỉnh lý TLLT tại các văn phòng quận uỷ, huyện uỷ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng 36

a Khảo sát tài liệu cần chỉnh lý 37

b Lập kế hoạch dự án 37

c Lập dự toán kinh phí và phê duyệt dự án 40

d Triển khai dự án 44

e Kiểm tra, giám sát dự án 44

f Nghiệm thu và kết thúc dự án 46

2.3.2.2 Tình hình nhân sự thực hiện công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại các văn phòng quận uỷ, huyện uỷ 48

2.3.3 Công tác kiểm tra, giám sát các dự án chỉnh lý TLLT tại các văn phòng quận uỷ, huyện uỷ 49

a Giám sát trước khi chuẩn bị công tác chỉnh lý: 50

b Giám sát quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu 51

c Kiểm tra kết thúc chỉnh lý tài liệu 51

2.4 Kết quả và nhận xét việc quản lý dự án chỉnh lý tllt của các vp quận ủy, huyện ủy 53

2.4.1 Kết quả thực hiện dự án chỉnh lý TLLT của các VP quận, huyện uỷ 53

2.4.2 Nhận xét 57

2.4.2.1 Ưu điểm 58

2.4.2.2 Hạn chế và nguyên nhân 60

Chương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN

CHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CẤP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY

TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 68

3.1 Định hướng trong việc quản lý dự án chỉnh lý tllt tại văn phòng cấp quận

ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố đà nẵng 68

3.1.1 Quản lý dự án chỉnh lý TLLT trên cơ sở pháp luật của Nhà nước, quy định chuyên ngành của Đảng và Thành ủy Đà Nẵng 68

3.1.2 Quản lý dự án chỉnh lý TLLT phải đảm bảo khoa học, hiệu quả và kinh tế 69

3.1.3 Áp dụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT 70

3.1.4 Kết hợp phát triển dự án số hoá tài liệu lưu trữ tại văn phòng các quận, huyện uỷ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng 73

3.2 Giải pháp 74

3.2.1 Xây dựng, ban hành quy trình quản lý, tổ chức dự án chỉnh lý TLLT 74

3.2.2 Xây dựng, ban hành các kế hoạch, thuyết minh dự án chỉnh lý TLLT và cơ chế phối hợp giữa Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy với đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ trong thời gian thực hiện dự án 76

3.2.2.1 Xây dựng, ban hành các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn trong việc tổ chức dự án chỉnh lý TLLT 76

3.2.2.2 Xây dựng thuyết minh dự án chỉnh lý TLLT 77

3.2.2.3 Xây dựng cơ chế phối hợp giữa Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy với đơn vị hoạt động dịch vụ lưu trữ trong thời gian thực hiện dự án chỉnh lý TLLT 78

3.2.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT 79

3.2.4 Tăng cường kiểm tra, đánh giá, tổng kết công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT 81

3.2.5 Đầu tư nguồn vốn, phân bổ kinh phí và hệ thống cơ sở vật chất đảm bảo thực hiện các dự án chỉnh lý TLLT 83

3.2.6 Xây dựng hệ thống quản lý dự án chỉnh lý TLLT trên các nền tảng, ứng dụng khoa học công nghệ và phát triển ứng dụng công nghệ thông tin 84

KẾT LUẬN 88

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 89

PHỤ LỤC - 1 -

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Tình hình thực hiện chỉnh lý TLLT từ năm 2019 – 2023 33

Bảng 2.2 Kế hoạch dự án chỉnh lý TLLT của Văn phòng huyện ủy Hòa Vang 35

Sơ đồ 2.3 Quy trình tổ chức, triển khai thực hiện dự án chỉnh lý TLLT 36

Bảng 2.4 Kế hoạch tổ chức dự án chỉnh lý TLLT 40

Bảng 2.5 Đội ngũ nhân viên của Công ty TNHH Lưu trữ Sông Hàn 42

Bảng 2.6 Kết quả của công tác nghiệm thu và kết thúc dự án chỉnh lý TLLT 47

Bảng 2.7 Tình hình nhân sự thực hiện công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT 48

Bảng 2.8 Công tác kiểm tra kết thúc chỉnh lý TLLT 52

Bảng 2.9 Kết quả tiến độ thực hiện dự án 54

Bảng 2.10 Kết quả khối lượng tài liệu (số mét) sau khi hoàn thành dự án 57

Biểu đồ 3.1 Quy trình thực hiện chỉnh lý TLLT 86

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hoạt động văn phòng là công tác không thể thiếu trong tất cả các cơ quan, tổ chức bởi văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi phục vụ mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Đối với các cơ quan nhà nước, văn phòng còn là đơn vị tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, là nơi tổng hợp, xử lý phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý, điều hành Do

đó, văn phòng có vai trò, nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ cơ bản nhằm duy trì hoạt động, giúp cơ quan, tổ chức thực hiện phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc và đặc biệt là giúp lãnh đạo chỉ huy hiệu quả mọi công việc tại cơ quan, đơn vị mình

Với các chức năng, nhiệm vụ, văn phòng cần phải tổ chức thực hiện rất nhiều các hoạt động quan trọng nhằm phục vụ tốt các công tác quản lý của cơ quan, đơn vị, trong đó có các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ Việc tổ chức thực hiện tốt các hoạt động của văn phòng nói chung và hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng đóng vai trò hết sức quan trọng, bởi vì, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện, hiện tượng, biến cố

lịch sử, những hoạt động của các cơ quan, tổ chức “Dự án” được xem là tập hợp các

hoạt động có liên quan đến với nhau được cơ quan trực tiếp thực hiện hoặc thuê khoán chuyên môn bên ngoài cơ quan, với nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng trong một thời gian nhất định Thực hiện dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ cũng được xem là một hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của văn phòng nhưng do thiếu nhân lực nên thường kết hợp với các đơn vị, doanh nghiệp chuyên ngành lưu trữ bên ngoài để thực hiện công tác này nhằm không chỉ triển khai thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của các cơ quan, đơn vị mà còn góp phần lưu giữ những thông tin trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội

Những năm gần đây, nhận thấy được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, Thành

ủy Đà Nẵng đã phê duyệt và triển khai thực hiện công tác lưu trữ theo Quyết định số 1018-QĐ/TU ngày 05 tháng 05 năm 2016 của Thành ủy Đà Nẵng về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành ủy Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố cũng đã được quan tâm và chú trọng thực hiện Văn phòng tại các quận ủy, huyện ủy đã từng bước tiếp cận và triển khai công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ một cách có tổ chức thông qua các hoạt động quản

lý nghiệp vụ, cụ thể là ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ, các kế hoạch, tờ trình xin kinh phí để hỗ trợ cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hằng năm, thực hiện hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ với các đơn vị, doanh nghiệp hoạt động về lĩnh vực lưu trữ để hoàn thiện khối tài liệu còn tồn đọng trong kho Bên cạnh những kết quả đạt được, văn phòng các quận ủy, huyện ủy thành phố Đà Nẵng còn đang gặp rất nhiều vấn đề trong việc tổ chức, thực hiện các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ Cụ thể, cách quản lý thực hiện dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan chưa thật sự khoa học, thiếu sự chặt chẽ; công tác tham mưu tổ chức dự án còn nhiều hạn chế; việc phân công cán bộ văn phòng theo dõi công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ chưa tốt gây khó khăn trong việc lên kế hoạch, triển khai tổ chức dự án chỉnh lý cho phù hợp, đúng với yêu cầu của cơ quan giao và tạo điều kiện cho đơn vị thực hiện nhận khoán dự án chỉnh lý tài liệu Ngoài ra, do bộ phận văn phòng là đơn vị tổng hợp, điều hành, tổ chức nhiều hoạt động khác nhau dẫn đến việc quản lý, kiểm soát các dự

án chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn lỏng lẻo, do thiếu chuyên môn về nghiệp vụ và chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ,…

Có thể khẳng định rằng, việc quản lý thực hiện trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức,

chính vì vậy tôi đã lựa chọn đề tài “Các giải pháp quản lý dự án chỉnh lý tài liệu

lưu trữ của Văn phòng các quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng”

để làm luận văn thạc sỹ nhằm mục đích tìm hiểu, nâng cao nhận thức về trách nhiệm,

quản lý thực hiện đối với công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các Văn phòng cấp quận

ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, cũng như bổ sung thêm những kiến

thức lý luận và thực tiễn về lĩnh vực quản lý, tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng, tổ chức và quản lý các hoạt động văn phòng nói chung

2 Mục tiêu nguyên cứu

Để thực hiện được tốt đề tài này, tôi hướng đến những mục tiêu sau:

- Hệ thống hóa lý luận và pháp lý của việc quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

- Khảo sát và đánh giá thực trạng quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Văn phòng các quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng;

- Đề xuất các giải pháp quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xây dựng trên cơ sở mục đích đã xác định

và tập trung vào những nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận và tìm hiểu cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ

và tổ chức quản lý, thực hiện dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Tìm hiểu hệ thống các văn bản quy định do cơ quan nhà nước và các cơ quan Đảng ban hành liên quan đến việc quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức văn phòng quận ủy, huyện ủy theo quy định của pháp luật; Trách nhiệm của Văn phòng quận ủy, huyện

ủy đối với công tác chỉnh lý

- Khảo sát thực trạng việc tổ chức quản lý các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Văn phòng các quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

- Tìm ra những ưu điểm, hạn chế đối với trách nhiệm của văn phòng quận ủy, huyện ủy trong tổ chức thực hiện các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ và nguyên nhân của các hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu là các giải pháp quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Văn phòng các quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

4.2.1 Không gian:

Các văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn Thành phố Đà Nẵng: Quận ủy Hải Châu, Quận ủy Liên Chiểu, Huyện ủy Hòa Vang Với quy mô của đề tài luận văn tác giả chỉ đề cập điển hình 03 quận ủy, huyện ủy đã có thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu

trữ được thuê khoán chuyên môn bên ngoài trong những năm gần đây

để có cái nhìn tổng quát, đánh giá được thực trạng của văn phòng các quận ủy, huyện

ủy trong công tác tổ chức thực hiện các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ

4.2.3 Phạm vi nội dung đề tài:

Đề tài có 02 phạm vi nội dung:

- Thứ nhất: Đề tài khảo sát các dự án chỉnh lý TLLT được thuê khoán chuyên môn bên ngoài

- Thứ hai: Đề tài tập trung nghiên cứu các biện pháp quản lý của văn phòng quận ủy, huyện ủy (Chủ đầu tư) trong tổ chức thực hiện dự án chỉnh lý TLLT

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác quản lý các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của văn phòng là việc tham mưu, triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản quy định, kế hoạch chỉnh lý tài liệu và tiến hành thực hiện nhằm bảo quản an toàn tài liệu, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ trong việc tra cứu, nghiên cứu, tham khảo của các cá nhân, đơn vị và tổ chức Trong quá trình nghiên cứu tài liệu, có rất ít đề tài đề cập liên quan đến việc quản lý, tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung và công tác chỉnh lý tài liệu nói riêng

Về cơ sở lý luận: Vấn đề này đề cập trong giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ”, của tác giả Chu Thị Hậu – Chủ biên, nhà xuất bản Lao động, năm

2017 Cuốn giáo trình đã cung cấp những kiến thức cơ bản về tài liệu lưu trữ; Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, PGS.TS Vũ Thị Phụng (Chủ biên) – TS.Cam Anh Tuấn – TS Nguyễn Hồng Duy – TS Nguyễn Thị Kim Bình – TS Phạm Thị Diệu Linh, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2021 Cuốn giáo trình đã cung cấp những kiến thức về công tác quản trị văn phòng

Về cơ sở thực tiễn: Liên quan đến lĩnh vực này là những đề tài nghiên cứu khoa học, một số luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của học viên, sinh viên như: Luận văn thạc sĩ “Tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu tài chính – kế toán tại Công ty Lưới điện Cao thế thành phố Hà Nội” của Nguyễn Quyên; Khóa luận tốt nghiệp chuyên đề “Quản lý nhà nước về công tác Lưu trữ tại thành phố Đà Nẵng” của Nguyễn Thị Linh, năm 2018; “Công tác tổ chức và quản lý văn phòng tại Văn phòng công chứng Thăng Long, thành phố Hà Nội” của Vũ Trà My, năm 2018;

Đề tài nghiên cứu khoa học quản trị văn phòng “Đổi mới hoạt động văn phòng cấp

Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước” của Tại Thị Nhật Lệ, năm 2018; “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” của Đinh Thị Tuyết Ngân, năm 2017,…

Đã có rất nhiều đề tài, công trình nghiên cứu tiếp cận ở góc độ quản trị văn phòng về công tác lưu trữ, tuy nhiên, vẫn chưa có đề tài tiếp cận ở góc độ tổ chức thực hiện hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ để xem xét và đánh giá trách nhiệm của văn phòng Thông qua những đề tài, công trình nghiên cứu, những bài khóa luận tốt nghiệp có thể nhận định rằng đây là một vấn đề rất quan trọng và luôn cần được tìm hiểu, nghiên cứu và từng bước nâng cao, hoàn thiện trong công tác tổ chức thực hiện hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ.Mỗi công trình đề cập đến ở nhiều khía cạnh khác nhau và ở các cơ quan cụ thể nhất định Do đó, chính là điểm khác biệt giữa các công trình nghiên cứu, ngoài ra từ cơ sở những bài nghiên cứu trước có thể làm tiền đề cho các công trình sau nhằm tìm ra phương hướng, giải pháp mới để có thể nâng cao chất lượng hiệu quả công việc đối với việc tổ chức, quản lý công tác văn phòng nói chung

và các nghiệp vụ chuyên sâu nói riêng ở các cơ quan nhà nước thuộc các cấp bậc khác nhau

Đến thời điểm hiện tại, các văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố

Đà Nẵng vẫn chưa có các đề tài nghiên cứu về việc quản lý, tổ chức công tác lưu trữ cũng như là công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Do đó, bản thân tôi muốn đóng góp một phần công sức, thể hiện quan điểm về trách nhiệm của Văn phòng quận ủy, huyện ủy trong việc quản lý, tổ chức thực hiện hoạt động các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ (trên địa bàn thành phố) làm cơ sở cho các bài nghiên cứu tiếp theo

6 Phương pháp nghiên cứu

Để có thể hoàn thành tốt bài luận văn này, ngoài việc vận dụng những kiến thức

lý luận liên quan đến công tác quản trị văn phòng; tham khảo các văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện về việc tham mưu, triển khai, tổ chức thực hiện của văn phòng đối với các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền ban hành Ngoài việc nghiên cứu, tổng hợp tài liệu về công tác quản trị văn phòng thì tôi còn sử dụng một số phương pháp chính trong quá trình tiến hành nghiên cứu đề tài:

- Phương pháp luận: Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn, từ đó sẽ có cái nhìn toàn diện và tổng thể hơn để làm

cơ sở cho những đánh giá cũng như kết quả mà đề tài đưa ra

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng nhằm phân tích kỹ tình hình thực trạng quản lý các dự án chỉnh lý tài liệu tại các văn phòng quận

ủy, huyện ủy, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý về chỉnh

lý tài liệu lưu trữ tại các đơn vị

- Phương pháp khảo sát: Đây là phương pháp quan trọng và thường xuyên sử dụng để thực hiện bài khóa luận Tôi đã tiến hành kết hợp với cán bộ văn phòng, cán

bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm hoặc trực tiếp đảm nhiệm công tác quản lý dự án để khảo sát các dự án chỉnh lý tài liệu tại các văn phòng quận ủy, huyện ủy Từ đó có thể nắm được thực tế việc tổ chức công tác lưu trữ của văn phòng quận ủy, huyện ủy được thực hiện như thế nào, đạt được kết quả ra sao, những khó khăn, thuận lợi trong việc triển khai, tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý tại các cơ quan

- Phương pháp thu thập, thống kê: Thu thập số liệu từ các đơn vị, phòng ban bằng cách quan sát, theo dõi, sưu tầm Trên cơ sở những thông tin đã được thu

thập, tôi tiến hành thống kê số liệu về tài liệu trong quá trình thực hiện chỉnh lý tại cơ quan Sau đó đánh giá về thực trạng việc thực hiện công tác chỉnh lý dựa trên thực tế

- Phương pháp hệ thống: Trên cơ sở những thông tin đã thu thập cùng với sự tìm hiểu các văn bản có liên quan đến đề tài nghiên cứu, tôi đã tiến hành hệ thống hóa các văn bản quy định về quản trị văn phòng và công tác chỉnh lý từ cấp trung ương đến địa phương nhằm để là cơ sở đảm bảo về mặt pháp lý của đề tài

Ngoài những phương pháp chủ yếu trên tôi còn sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu tham khảo, các luận án, luận văn

7 Kết cấu luận văn

Luận văn tốt nghiệp của tác giả, ngoài Phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung gồm 03 chương như sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý của việc quản lý các dự án chỉnh lý tài

liệu lưu trữ

Chương này tác giả tập trung tìm hiểu khái niệm cơ bản về công tác quản lý

dự án chỉnh lý TLLT và một số khái niệm có liên quan; mục đích, yêu cầu, nguyên tắc và trách nhiệm của việc công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT Nêu khái quát cơ

sở pháp lý như các văn bản quy định của các cơ quan đảng, nhà nước về công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT

Chương 2 Thực trạng của việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại Văn phòng

cấp quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

Nội dung chương này tác giả khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng cấp quận, huyện uỷ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng Nêu thực trạng

và kết quả của việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại các văn phòng cấp quận, huyện

uỷ Từ đó đưa ra những nhận xét thiết thực về những kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến tồn tại những hạn chế để nghiên cứu phương hướng phát triển

Chương 3 Hoàn thiện việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại Văn phòng cấp

quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

Dựa trên những thực trạng về quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại chương 2, tác giả đưa ra định hướng phát triển và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại văn phòng cấp quận, huyện uỷ

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA VIỆC QUẢN LÝ

CÁC DỰ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Khái quát về quản lý dự án chỉnh lý TLLT

1.1.1 Khái niệm

1.1.1.1 Quản lý

Trong đời sống xã hội, quản lý xuất hiện khi có hoạt động chung của con

người Quản lý điều khiển, chỉ đạo, phối hợp các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân

tạo thành hoạt động chung thống nhất của tập thể hướng tới mục tiêu đã định trước

Để thực hiện hoạt động quản lý cần phải có tổ chức và quyền uy Tổ chức phân định

rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của những người tham gia

hoạt động chung; quyền uy đem lại khả năng áp đặt ý chí của chủ thể quản lý đối với

các đối tượng quản lý, bảo đảm sự phục tùng của cá nhân đối với tổ chức Quyền uy

là phương tiện quan trọng để chủ thể quản lý điều khiển, chỉ đạo cũng như bắt buộc

các đối tượng quản lý thực hiện các yêu cầu, mệnh lệnh của mình

Quản lý là một hiện tượng xã hội, là một thuộc tính bất biến, nội tại của mọi quá

trình lao động xã hội, Quản lý xuất hiện cùng một lúc với con người, biểu hiện mối

quan hệ giữa con người với con người Hiện nay có nhiều cách giải thích khác nhau

về thuật ngữ quản lý, nhà sử học Daniel A Wren đã nhận xét rằng: “Quản lý cũng

xưa cũ như chính con người vậy” Cũng một số nhà tư tưởng quản lý đã định nghĩa

quản lý theo những cách riêng của họ Như Harold Koontz: "Quản lý là một hoạt

động thiết yếu; nó đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được các

mục đích của nhóm Mục tiêu của mọi nhà quản lý là nhằm hình thành một môi

trường mà trong đó con người có thể đạt được các mục đích của nhóm với thời

gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn cá nhân ít nhất Với tư cách thực hành thì

cách quản lý là một nghệ thuật; còn kiến thức có tổ chức về quản lý là một khoa

học

Quản lý là một hệ thống mở hoạt động bên trong môi trường và tác động qua lại với nó " [1;34] 1

- Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp,

một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực Thuật ngữ “quản lý” cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức.2

Dưới góc độ xã hội học, quản lý là một khái niệm chỉ chức năng của các hệ thống có tính tổ chức, chức năng này có trong giới sinh học, trong đời sống xã hội và trong quản lý kỹ thuật Quản lý nói chung là chức năng nhằm bảo vệ và duy trì các

cơ cấu xác định của một tổ chức, đồng thời duy trì chế độ hoạt động thực hiện một chương trình và một mục đích của hoạt động đã được ý thức hóa của một tập thể, của một tổ chức xã hội hoặc của một cá nhân nào đó với tư cách là một chủ thể của hoạt động quản lý

Quản lý là quá trình tổ chức, lập kế hoạch, điều hành và kiểm soát các hoạt động của một tổ chức hoặc doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu cụ thể Các cơ sở lý luận về quản lý có thể được chia thành các trường phái hoặc trường phái quản lý khác nhau, bao gồm:

- Trường phái khoa học quản lý: Được phát triển trong những năm 1900-1930, trường phái này coi quản lý là một quá trình khoa học có thể được nghiên cứu và áp dụng để đạt được hiệu quả và hiệu quả trong quản lý

- Trường phái quản lý cổ điển: Được phát triển trong những năm 1920-1950, trường phái này coi quản lý là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều hành

và kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức

1Harold Koontz, Cyril O"Donnell , Heinz Weihrich (1993), Những vấn đề cốt yếu của quản lý, NXB khoa học

và Kỹ thuật

- Trường phái quản lý hiện đại: Được phát triển trong những năm 1950-1980, trường phái này coi quản lý là một quá trình linh hoạt và động lực, tập trung vào việc đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt với sự thay đổi của môi trường kinh doanh

- Trường phái quản lý hiện đại hóa: Được phát triển từ những năm 1980 trở đi, trường phái này coi quản lý là một quá trình sáng tạo, đòi hỏi sự chủ động và sự tương tác giữa các thành viên của tổ chức để tạo ra giá trị cho khách hàng và tăng cường sự cạnh tranh của tổ chức

Tất cả các trường phái quản lý đều tập trung vào việc tăng cường hiệu quả và hiệu suất của tổ chức thông qua việc áp dụng các kỹ thuật và phương pháp quản lý khác nhau

Từ đó có thể đưa ra khái niệm: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động.3

1.1.1.2 Dự án

Trên phương diện ngôn ngữ học, thuật ngữ “dự án” (project) được xuất phát từ tiếng Latinh “projectum” với ý nghĩa là một bản kế hoạch được vạch ra để thực hiện một hoặc một số hành động Như vậy, từ thuở đầu tiên, “dự án được hiểu là những ý

đồ, tính toán của con người về hoạt động diễn ra trong tương lai Bất kỳ hoạt động, lĩnh vực nào cũng có thể có “dự án” nếu chủ thể của hoạt động coi đó là việc làm cần thiết để đạt được những mục tiêu nhất định trong tương lai

Trên góc độ tổng quát nhất, dự án có thể được hiểu là hệ thống các công việc được xác định rõ mục tiêu, nguồn lực cũng như thời gian bắt đầu và kết thúc Nói cách khác, dự án là một quá trình hoạt động đã xác định rõ mục tiêu cần phải đạt được trong những ràng buộc nhất định về thời gian và nguồn lực để đạt mục tiêu đó

3TS Nguyễn Đức Lợi (2008), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Tài chính, Hà Nội

Việc sử dụng các nguồn lực là rất khác nhau trong từng giai đoạn nhất định của

dự án để tránh lãng phí và sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên Một dự án thành công là duy trì và phát huy tác dụng của các nguồn lực và phương tiện được phân phối cho sự phát triển lâu dài và bền vững của tổ chức

Theo Bách khoa toàn thư mở Wikipedia, Dự án là một tập hợp các hoạt động

có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định

Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật sản phẩm phải được đánh giá cao và chất lượng.4

Dự án là một hoạt động có tính chất đặc biệt, được tiến hành trong một khoảng thời gian nhất định để đạt được một mục tiêu cụ thể Dự án thường bao gồm một tập hợp các công việc có thời hạn, được lập kế hoạch, tổ chức và điều hành để đạt được mục tiêu đề ra

Các cơ sở lý luận về dự án bao gồm các khái niệm như:

- Dự án là một hoạt động đặc biệt: Dự án có mục tiêu cụ thể và được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Nó khác với các hoạt động thường xuyên của

tổ chức vì các hoạt động này không có mục tiêu cụ thể và thường được thực hiện liên tục

- Dự án có tính chất tạm thời: Dự án có thời gian hạn, bao gồm một số công việc cần hoàn thành và sau đó sẽ kết thúc Sau khi kết thúc, dự án sẽ không còn tồn tại nữa

- Dự án có tính chất đặc thù: Dự án là một hoạt động độc đáo và khác biệt với các hoạt động khác của tổ chức Nó yêu cầu một kế hoạch và quản lý đặc biệt để đảm

bảo rằng các mục tiêu được đạt được một cách hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng

- Dự án có tính chất liên ngành: Dự án thường bao gồm nhiều phần khác nhau

và yêu cầu sự phối hợp giữa các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực khác nhau Vì vậy, việc quản lý dự án yêu cầu sự tương tác và làm việc cùng nhau của các chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau

- Dự án có tính chất rủi ro: Dự án thường bao gồm một số rủi ro, bao gồm cả các rủi ro về thời gian, chi phí và chất lượng Việc quản lý rủi ro là một phần quan trọng của việc quản lý dự án để đảm bảo rằng dự án được thực hiện hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu đề ra

Do đó để giúp chúng ta hiểu được dự án là gì, trước hết cần phải nêu một khái

niệm chung nhất về dự án: “Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ

cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới” 5

1.1.1.3 Chỉnh lý TLLT

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức, sắp xếp và quản lý các tài liệu được lưu trữ trong một tổ chức hoặc hệ thống Mục tiêu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ là đảm bảo rằng tài liệu được lưu trữ một cách có tổ chức, dễ dàng truy cập và sử dụng, duy trì tính chính xác và toàn vẹn tài liệu trong suốt thời gian lưu trữ

Theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công vụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Như vậy, chỉnh

lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học

Nhìn chung, khái niệm về công tác chỉnh lý tài liệu được thể hiện qua việc phân loại tài liệu theo một phương án phân loại tài liệu nhất định từ đó tiến hành chỉnh sửa

5 PGS.TS Từ Quang Phương (2014), Giáo Trình Quản Lý Dự Án, NXB Kinh Tế Quốc Dân

hoàn thiện đối với các tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ và lập hồ sơ mới cho các tài liệu chưa có hồ sơ, sau đó thực hiện việc xác định giá trị tài liệu; hệ thống hóa hồ sơ

và làm công cụ tra cứu

Có thể nói, công tác chỉnh lý tài liệu là một nghiệp vụ có tính chất bao hàm và kết hợp với nhiều nghiệp vụ lưu trữ với nhau như: việc thu thập, xác định giá trị, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, do đó để thực hiện tốt chỉnh lý tài liệu cần phải

Trong quá trình quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ, đơn vị tổ chức dự án tổ chức triển khai, lập kế hoạch dự án từ đó đưa ra những định hướng, dự toán kinh phí, phương án và quy trình thực hiện dự án để đảm bảo dự án được tổ chức thực hiện theo đúng mục tiêu ban đầu Tổ chức kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện công tác chỉnh lý TLLT của cá nhân hoặc đơn vị thực hiện công tác chỉnh lý và đánh giá sản phẩm đạt được hiệu quả cụ thể Đối với cá nhân được phân công hoặc đơn vị được thuê khoán chuyên môn thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu sẽ phân tích, đánh giá, cập nhật và thu thập các tài liệu đã được duyệt để đưa vào dự án thực hiện Họ cũng sẽ tổ chức quản lý, giám sát các hoạt động liên quan đến việc thực hiện công tác chỉnh lý để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và khả năng truy cập của các tài liệu, đảm bảo hoàn thành tốt dự án theo đúng yêu cầu của đơn vị tổ chức dự

án

Quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính bảo mật và bảo vệ thông tin của tổ chức Đồng thời giúp tăng cường hiệu quả công việc và hiệu suất của các hoạt động của tổ chức

1.1.2 Mục đích quản lý dự án chỉnh lý TLLT

Công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT là nhằm đảm bảo các hoạt động liên quan đến dự án được tổ chức thực hiện, duy trì và đạt được hiệu quả nhất định theo một quy trình cụ thể, từ đón tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình triển khai dự án, đảm bảo được tính minh bạch, độ tin cậy cao và theo đúng quy định của pháp luật Mục đích của việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT bao gồm:

- Quản lý dự án chỉnh lý TLLT đảm bảo thực hiện công tác chỉnh lý thực hiện đúng quy trình, đạt được mục tiêu đề ra Quy trình thực hiện công tác tổ chức, triển khai dự án chỉnh lý phải trải qua nhiều giai đoạn như giai đoạn chuẩn bị (lập kế hoạch, dự toán kinh phí, đấu thầu, ), giai đoạn tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý TLLT, giai đoạn kết thúc dự án (kiểm tra, đánh giá, nghiệm thu bàn giao dự án, ) Cùng với việc sử dụng các kỹ năng và kiến thức nhằm quản lý chặt chẽ sẽ giúp cho

dự án chỉnh lý thực hiện theo một trình tự nhất định, đầy đủ và đạt được hiệu quả cao

- Quản lý dự án chỉnh lý TLLT đảm bảo tiến độ thực hiện hoạt động chỉnh lý Trong đó, người quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc giúp dự án thực hiện đúng tiến độ Cơ quan quản lý dự án chủ động trong việc lập kế hoạch chi tiết, phân công nhiệm vụ rõ ràng, quản lý, giám sát và điều phối các hoạt động dự án để đảm bảo tiến

độ được tuân thủ

- Công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT góp phần kiểm soát chất lượng của công tác này Từ các tài liệu tại kho lưu trữ trong tình trạng bó gói rất nhiều, không thể phục vụ trong việc khai thác và sử dụng tài liệu trở thành một hệ thống tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, nâng cao trách nhiệm của cơ quan tổ chức và chấp hành nghiêm Luật lưu trữ đối với việc bảo

vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ

- Quản lý dự án chỉnh lý TLLT đảm bảo huy động được tất cả các nguồn lực có liên quan Như việc đưa dự án vào khai thác sử dụng đạt được chất lượng, hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra Các cơ quan (Nhà đầu tư) cần phải

tổ chức công tác quản lý ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư để có thể nắm bắt được những yếu tố cần thiết trong quá trình thực hiện gồm vật lực và nhân lực từ đó tổng hợp đánh giá, giám sát và điều chỉnh công việc sao cho hiệu quả đạt được tốt nhất

- Thực hiện tốt công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT góp phần thúc đẩy từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu, áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ có hiệu quả; hệ thống cơ sở dữ liệu, số hóa hồ sơ tài liệu để quản lý và phục vụ tốt nhất nhu cầu tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu của tổ chức,

cá nhân

1.1.3 Nguyên tắc quản lý dự án chỉnh lý TLLT

Để việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT được theo một hệ thống nhất định, thực hiện một cách thống nhất cho tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm mục đích đạt được hiệu quả cao, chất lượng cao cần phải đặt ra các nguyên tắc cần phải chú ý và thực hiện đúng như sau:

- Nguyên tắc hiệu quả: Quản lý dự án chỉnh lý TLLT để đạt được những kết quả tốt nhất từ việc sử dụng các nguồn lực có sẵn như nhân lực, tài chính, các yếu tố liên quan khác Kết quả đạt được đảm bảo thực hiện đầy đủ các quá trình tổ chức dự án, sản phẩm đạt tiêu chuẩn theo đúng mục tiêu, đúng thời hạn đã đặt ra và đáp ứng được trong phạm vi ngân sách của cơ quan phê duyệt

- Nguyên tắc khoa học: Công tác quản lý phải biết sử dụng các phương pháp khoa học và kỹ thuật quản lý dựa trên định hướng cụ thể đồng thời có sự nghiên cứu các mục tiêu của dự án để đem lại lợi ích, hiệu quả cao Do đó việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT phải thực hiện theo đúng quy trình từ việc lập kế hoạch, dự toán kinh phí, tổ chức lựa chọn nhà thầu, tổ chức chỉnh lý TLLT, giám sát quá trình thực hiện

và nghiệm thu bàn giao dự án nhằm đảm báo tiến độ, chất lượng của dự án

- Nguyên tắc hợp pháp: Thực hiện theo đúng quy trình, trình tự, thủ tục của Luật Lưu trữ; hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng về quản lý dự án chỉnh lý TLLT Đảm bảo yêu cầu pháp lý đối với đơn vị thuê khoán chuyên môn chỉnh lý TLLT và đáp ứng được các nhu cầu do cơ quan, đơn vị đặt ra

- Nguyên tắc bảo mật thông tin: TLLT là tài sản quý giá của toàn bộ các cơ quan, tổ chức, cho nên việc bảo mật thông tin TLLT là công tác hết sức quan trọng

và cần thiết Quản lý dự án chỉnh lý TLLT cần phải thực hiện tốt luật bảo vệ bí mật nhà nước, tránh làm lộ lọt thông tin TLLT ra bên ngoài

1.1.4 Yêu cầu quản lý dự án chỉnh lý TLLT

Tùy theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu còn tồn đọng và cần đưa

ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện quản lý dự án chỉnh lý hoàn chỉnh

Quá trình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu cần được quản lý, giám sát, kiểm tra theo từng giai đoạn: Công tác chuẩn bị chỉnh lý, thực hiện chỉnh lý và kết thúc chỉnh lý Việc giám sát, kiểm tra công tác chỉnh lý cần được tập trung thực hiện ở từng giai đoạn và khi kết thúc chỉnh lý cần kiểm tra nghiệm thu kết quả chỉnh lý nhằm đảm bảo thực hiện đúng quy định với các nội dung như sau:

- Công tác tổ chức, lên kế hoạch cho dự án chỉnh lý phải đáp ứng đúng với nhu cầu thực tiễn của cơ quan, đơn vị

- Lựa chọn đơn vị, cá nhân thực hiện công tác chỉnh lý đảm bảo đạt tiêu chuẩn

về chuyên môn nghiệp vụ, nguồn nhân lực và hiệu suất công việc cao

- Tổ chức công tác kiểm tra, giám sát chặt chẽ trong quá trình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu

- Công tác quản lý dự án chỉnh lý cần căn cứ vào mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý bao gồm các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành; báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; hợp đồng chỉnh lý (nếu có); biên bản giao nhận tài liệu chỉnh lý; kế hoạch chỉnh lý để tiến hành việc kiểm tra, giám sát dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan

- Đảm bảo quy trình thực hiện hoạt động chỉnh lý TLLT như cung cấp đầy đủ mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu, công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có); danh mục tài liệu loại của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý và kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý; sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học trong kho lưu trữ; lập biên bản kiểm tra, nghiệm thu công tác chỉnh lý

- Các tài liệu sau khi chỉnh lý phải được đảm bảo chính xác về số lượng, chất lượng hồ sơ và cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan đến dự án chỉnh lý TLLT như tài liệu được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá; có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu

và danh mục tài liệu hết giá trị

1.1.5 Trách nhiệm quản lý dự án chỉnh lý TLLT

Để xác định trách nhiệm trong việc tổ chức, quản lý các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát kết quả; hiệu quả, chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trong đó việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT cần xác định

rõ trách nhiệm đối với các trường hợp sau:

1.1.5.1 Trách nhiệm đối với cơ quan trực tiếp tiến hành chỉnh lý TLLT

a Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan

Tại Khoản 1, Điều 15 Luật Lưu trữ quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức

có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý” Trên cơ

sở quy định này, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cần chỉ đạo:

- Xây dựng kế hoạch cụ thể, phối hợp với các phòng, ban để thực hiện dự án

- Các phòng ban, cá nhân tổ chức thực hiện dự án công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm phối với cơ quan

có thẩm quyền về công tác lưu trữ để được hướng dẫn, tổ chức thực hiện dự án chỉnh

lý tài liệu tại cơ quan

- Phân công, xác định trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu,

sử dụng kinh phí chỉnh lý tiết kiệm, có hiệu quả và tổ chức bảo quản, sử dụng tốt nguồn tài liệu sau chỉnh lý

- Xác định trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính, hoặc bộ phận phụ trách công tác văn thư, lưu trữ); công chức, viên chức làm công tác lưu trữ (hoặc văn thư, lưu trữ) của cơ quan trong việc tổ chức thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ đảm bảo đúng tiến độ thời gian; giám sát, kiểm tra kết quả, chất lượng của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

b Trách nhiệm của các phòng, ban

- Kiểm tra, rà soát lại thành phần tài liệu để nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định và phục vụ cho công tác chỉnh lý TLLT

- Phối hợp với Văn phòng để thực hiện các các công tác khác có liên quan đến

dự án chỉnh lý TLLT

c Trách nhiệm của văn phòng

- Xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí cho dự án chỉnh lý TLLT ngắn hạn, dài hạn đối với tài liệu của cơ quan, văn phòng và các phòng, ban khác

- Phân công nhiệm vụ cho công chức, viên chức phụ trách thực hiện dự án chỉnh

lý TLLT tại cơ quan

- Chuẩn bị phòng kho, trang thiết bị, văn phòng phẩm đảm bảo dự án chỉnh lý TLLT được thực hiện hiệu quả

- Tổ chức công tác kiểm tra, giám sát quá trình chỉnh lý TLLT tại cơ quan

d Trách nhiệm của người thực hiện công tác lưu trữ

- Khảo sát, thu thập đầy đủ tài liệu lưu trữ cần đưa ra chỉnh lý để tham mưu, xây dựng và lập kế hoạch chỉnh lý TLLT tại cơ quan

- Tổ chức, triển khai công tác chỉnh lý TLLT theo kế hoạch, phương án chỉnh

lý đã được duyệt và thực hiện theo đúng các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác chinh lý

- Báo cáo với Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng về tiến độ và kết quả của việc thực hiện dự án Chỉnh lý TLLT

1.1.5.2 Trách nhiệm đối với cơ quan thuê khoán chuyên môn công tác chỉnh lý TLLT

a Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan

- Chỉ đạo, giao nhiệm vụ cho văn phòng trực tiếp chủ trì và quản lý dự án chỉnh

lý TLLT trong việc xây dựng kế hoạch, chuẩn bị công tác đấu thầu hoặc chỉ định thầu theo đúng quy định của phát luật

- Chỉ đạo công tác kiểm tra, giám sát và đôn đốc đơn vị được thuê khoán chuyên môn thực hiện đúng quy định của phát luật và đúng tiến độ đã thoả thuận

- Chỉ đạo công tác nghiệm thu và hoàn thành dự án

b Trách nhiệm của văn phòng

- Cần xác định rõ mục tiêu của dự án chỉnh lý, lập kế hoạch chi tiết về cách thức thuê khoán chuyên môn và cách thức thực hiện dự án

- Lựa chọn đơn vị, cá nhân thực hiện dự án chỉnh lý TLLT (nhà thầu dự án) có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, đảm bảo có đủ năng lực và nguồn nhân lực để hoàn thành dự án theo đúng yêu cầu đề ra

- Xây dựng hợp đồng đối với việc thuê khoán chuyên môn bao gồm các điều khoản về phạm vi công việc, tiến độ, chi phí và các điều khoản liên quan khác

- Phân công nhiệm vụ cho cán bộ đảm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ trực tiếp làm việc, phối hợp thực hiện cùng với đơn vị được thuê khoán chuyên môn

- Tổ chức công tác kiểm tra, giám sát nghiêm ngặt, chặt chẽ trong quá trình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu đối với các dự án được thuê khoán chuyên môn bên ngoài

- Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, trách nhiệm của cơ quan thuê khoán đối với dự án chỉnh lý và cung cấp hỗ trợ cần thiết, giúp đỡ để dự án được thực hiện thành công

- Tổ chức nghiệm thu, bàn giao sản phẩm dự án đối với đơn vị thuê khoán chuyên môn Yêu cầu các tài liệu sau khi chỉnh lý phải được đảm bảo chính xác về

số lượng, chất lượng hồ sơ và cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan đến dự án chỉnh

lý TLLT

c Trách nhiệm của người thực hiện công tác lưu trữ

- Trực tiếp làm việc với đơn vị thuê khoán chuyên môn để trao đổi quy trình, cách thức làm việc của dự án chỉnh lý

- Bàn giao đầy đủ khối lượng tài liệu lưu trữ đưa vào dự án trong kế hoạch chỉnh

lý đã được phê duyệt, chuẩn bị phòng kho, trang thiết bị và văn phòng phẩm cho đơn

vị thuê khoán chuyên môn thực hiện

- Báo cáo với Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng về quy trình thực hiện, tiến độ và các tình huống phát sinh cần được giải quyết của dự án chỉnh lý TLLT

do đơn vị thuê khoán chuyên môn thực hiện

- Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát, theo dõi và đôn đốc tiến trình của dự

án, đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ, đạt được chất lượng hiệu quả cao

- Thực hiện công tác nghiệm thu dự án chỉnh lý TLLT

1.1.6 Biện pháp quản lý dự án chỉnh lý TLLT

Nhằm đảm bảo việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT được tổ chức, thực hiện một cách hoàn chỉnh, đat được hiệu quả và mang lại sản phẩm chất lượng cao Có thể áp dụng một số biện pháp cụ thể sau:

- Xây dựng, lập kế hoạch dự án bao gồm xác định mục tiêu và phạm vi dự án, lập lịch trình thực hiện và phân bổ nguồn nhân lực Đây là bước quan trọng nhất để xác định được các giai đoạn và thời điểm cụ thể cho mỗi hoạt động; đảm bảo được nguồn nhân lực, vật lực và tài chính; đảm bảo rằng các hoạt động sẽ đi đúng hướng

và đạt được kết quả mong muốn

- Cần phải tổ chức triển khai dự án để đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả

và đạt được mục tiêu đề ra Một số bước cơ bản cần thiết để tổ chức triển khai dự án bao gồm:

+ Việc bố trí nhân sự: Cần phải xác định, phân công rõ ràng trách nhiệm và vai trò của từng người khi tham gia vào dự án Đảm bảo đáp ứng được đầy đủ nguồn nhân lực và năng lực cần thiết cho dự án

+ Lập dự toán kinh phí thực hiện dự án để xác định được các chi phí như nhân lực, vật lực, chi phí đi lại và các chi phí có liên quan đến dự án từ đó lập dự toán chi tiết bao gồm việc phân bổ chi phí cho từng giai đoạn và hoạt động trong dự án Việc lập dự án kinh phí giúp xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án từ đó đánh giá tính khả thi trong quá trình triển khai, tổ chức dự án và hiệu quả của dự án

+ Xây dựng cơ chế phối hợp gồm việc thiết lập các quy trình và cơ chế giao tiếp rõ ràng giữa đơn vị chủ quản và đơn vị thực hiện dự án; xác định các báo cáo, cơ chế thông tin để đảm bảo sự hiểu biết và sự đồng thuận giữa các bên; thiết lập cơ chế

giám sát và đánh giá tiến độ thực hiện dự án Việc xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác hiệu quả giữa các bên có liên quan sẽ làm tăng khả năng thành công của dự

án và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra

- Thực hiện kiểm tra dự án thông qua việc thiết lập hệ thống kiểm tra nhằm đảm bảo có các cơ chế để theo dõi tiến độ, chất lượng và chi phí của dự án Các báo cáo tiến độ định kỳ và các kỳ giám sát sẽ giúp cho việc thực hiện dự án được đi đúng hướng Từ đó kiểm tra, đánh giá chất lượng định kỳ để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn đã đề ra

- Tổ chức nghiệm thu dự án nhằm xác định tiêu chuẩn và các chỉ số đánh giá

để thực hiên nghiệm thu như chuẩn bị tài liệu, báo cáo và các tài liệu liên quan cho quá trình nghiệm thu; điều chỉnh và cải thiện các khía cạnh của dự án; đánh giá kết quả của dự án dựa trên tiêu chuẩn đã thiết lập trước đó và lập biên bản nghiệm thu, các tài liệu liên quan về việc hoàn thành mục tiêu của dự án

1.2 Quy định của Đảng và Nhà nước về tổ chức thực hiện chỉnh lý TLLT

Ngoài những cơ sở lý luận khoa học đảm bảo cho phần nội dung, thì cơ sở pháp

lý là một yếu tố không thể thiếu nhằm đảm bảo về mặt pháp lý cho một đề tài khoa học được thực hiện đúng quy định của pháp luật và đáp ứng được nhu cầu cấp thiết của xã hội Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, tác giả đã tìm hiểu và hệ thống một số văn bản do đảng, cơ quan nhà nước các cấp quy định Tuy nhiên không

có văn bản nào quy định, chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp về công tác quản lý các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ mà chỉ có những văn bản quy định về công tác công tác lưu trữ nói chung và công tác chỉnh lý nói riêng

Dựa trên những nội dung chính của đề tài, tác giả sẽ tổng hợp những văn bản có liên quan đến việc tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ để làm cơ sở lý luận cho

đề tài nghiên cứu

1.2.1 Văn bản quy định về nghiệp vụ chỉnh lý

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều Luật Lưu trữ;

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch

sử

- Hướng dẫn số 35-HD/VPTW, ngày 18/10/2010 của Văn phòng Trung ương Đảng về thực hiện “Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng ở cấp tỉnh” và “bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng ở cấp huyện”;

- Hướng dẫn số 17-HD/VPTW ngày 16/12/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;

- Hướng dẫn số 29-HD/VPTW ngày 12/09/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng về tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội;

- Hướng dẫn số 50-HD/VPTW ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng về chỉnh lý tài liệu;

- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn giao nhận tài liệu

- Thông tư số 10/2022/TT-BNV, ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu;

- Công văn số 158-CV/LT ngày 19/10/2004 của Cục Lưu trữ VPTW Đảng về việc triển khai thực hiện 3 mẫu khung phân loại tài liệu các cơ quan lãnh đạo Đảng tỉnh, huyện, xã

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Công văn số 395/VTLTNN-NVTW ngày 26 tháng 04 năm 2017 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo tình hình chỉnh lý tài liệu;

1.2.2 Văn bản quy định về tài chính phục vụ hoạt động chỉnh lý

- Hướng dẫn số 27-HD/TW ngày 10/12/2013 của Văn phòng Trung ương Đảng

về định mức kinh tế - kỹ thuật và đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy theo Thông tư số 03/2010/TT-BNV, ngày 29/4/2010 và Thông tư số 12/2010/TT-BNV, ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ

1.2.3 Văn bản quy định về đấu thầu

- Luật Đấu thầu năm 2023;

- Nghị định số 24/2024/NĐ-CP ngày 27/02/2024 của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

- Thông tư số 01/2024/TT-BKHĐT ngày 15/02/2024 của Bộ Kế hoạch và Đầu

tư về việc hướng dẫn việc cung cấp, đăng tải thông tin về lựa chọn nhà thầu và mẫu

hồ sơ đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

1.2.4 Văn bản quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về việc quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;

- Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14/7/2020 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV

Qua đó, có thể nhận thấy được rằng đã có sự quan tâm và chú trọng đến việc tổ chức công tác chỉnh lý tài liệu từ các cơ quan nhà nước ở cấp Trung ương Mặc dù các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác chỉnh lý không nhiều nhưng nó sẽ là cơ

sở pháp lý cho cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện tốt các hoạt động, tổ chức về công tác quản lý dự án chỉnh lý tài liệu tại địa phương và là tài liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu khoa học các cấp về chuyên đề chỉnh lý Vì vậy, các văn bản trên có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý và tổ chức công tác quản lý dự

án chỉnh lý tài liệu trên toàn quốc được thống nhất và thực hiện đúng quy định của pháp luật

Tiểu kết chương 1

Nội dung của chương 1 tập trung làm rõ cơ sở lý luận của việc quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ như khái niệm, mục đích, nguyên tắc, yêu cầu Ngoài ra, đề tài cũng trình bày các văn bản của Đảng và Nhà nước là hành lang pháp lý thực hiện việc quản lý các dự án chỉnh lý TLLT Đây chính là nền tảng cơ bản để triển khai việc khảo sát thực trạng hoạt động quản lý các dự án chỉnh lý TLLT ở chương 2 và

đề xuất các giải pháp ở chương 3 của đề tài

Chương 2 THỰC TRẠNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CẤP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY

TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng quận ủy, huyện ủy thuộc

Thành ủy Đà Nẵng

Căn cứ Quy định số 46-QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ương ngày

03/12/2021 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức bộ máy cơ quan

chuyên trách tham mưu, giúp việc huyện ủy, quận ủy, thành ủy trực thuộc tỉnh ủy,

thành ủy Ban Thường vụ Thành ủy ban hành Quy định số 4302-QĐ/TU ngày

11/05/2022 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy cơ

quan chuyên trách tham mưu, giúp việc quận ủy, huyện ủy

Do đó chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng quận ủy, huyện ủy thuộc

Thành ủy Đà Nẵng được quy định như sau:

2.1.1 Chức năng

- Là cơ quan tham mưu, giúp việc quận ủy, huyện ủy, trực tiếp và thường xuyên

là ban thường vụ, thường trực quận ủy, huyện ủy trong tổ chức, điều hành công việc

lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động các cơ quan tham mưu, giúp việc quận ủy,

huyện ủy; là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của quận ủy,

huyện ủy

- Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của quận ủy, huyện ủy và bảo đảm kinh phí,

cơ sở vật chất, phương tiện và tổ chức phục vụ hoạt động của quận ủy, huyện ủy, ban

thường vụ, thường trực quận ủy, huyện ủy và các cơ quan tham mưu, giúp việc quận

ủy, huyện ủy

2.1.2 Nhiệm vụ

2.1.2.1 Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện

- Nghiên cứu, đề xuất và giúp quận ủy, huyện ủy, ban thường vụ, thường trực

quận ủy, huyện ủy xây dựng, thực hiện quy chế làm việc và chương trình công tác;

sắp xếp chương trình công tác của ban thường vụ quận ủy, huyện ủy, bí thư và các

phó bí thư quận ủy, huyện ủy; thực hiện công tác đối ngoại của quận ủy, huyện ủy; phối hợp, điều hòa hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc quận ủy, huyện

ủy phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của quận ủy, huyện ủy

- Tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của cấp ủy cấp trên và của quận ủy, huyện ủy; hoạt động của các cấp ủy cơ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp quận, huyện để báo cáo ban thường vụ, thường trực quận ủy, huyện ủy

- Là đầu mối giúp thường trực quận ủy, huyện ủy xử lý công việc hằng ngày; tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của thường trực quận ủy, huyện

ủy, ban thường vụ và quận ủy, huyện ủy; cung cấp thông tin cho các cấp ủy cơ sở, cơ quan, tổ chức ở huyện theo quy định Theo dõi, đôn đốc các tổ chức đảng, các cấp ủy trực thuộc quận ủy, huyện ủy, các cơ quan liên quan thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định

- Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi Quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan của quận ủy, huyện ủy và của văn phòng quận ủy, huyện ủy Tổ chức triển khai, ứng dụng và quản lý công nghệ thông tin trong các cơ quan tham mưu, giúp việc quận ủy, huyện ủy và tổ chức cơ sở đảng trực thuộc; thực hiện công tác cơ yếu theo quy định

- Tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi đến huyện ủy; tham mưu, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được thường trực huyện ủy giao; phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân theo quy định

- Là chủ sở hữu tài sản của quận ủy, huyện ủy theo ủy quyền của ban thường vụ quận ủy, huyện ủy Bảo đảm điều kiện vật chất, tài chính phục vụ hoạt động của quận

ủy, huyện ủy, ban thường vụ thường trực quận ủy, huyện ủy và các cơ quan tham mưu, giúp việc quận ủy, huyện ủy theo phân công, phân cấp

- Tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp của quận ủy, huyện ủy, ban thường

vụ, thường trực quận ủy, huyện ủy; phối hợp phục vụ các hội nghị, cuộc họp của các ban đảng, cơ quan thuộc quận ủy, huyện ủy; tham gia tổ chức phục vụ đại hội đảng

bộ quận, huyện

- Chủ trì, phối hợp tham mưu, giúp quận ủy, huyện ủy, ban thường vụ quận ủy, huyện ủy lãnh đạo, chỉ đạo công tác tư pháp, nội chính, phòng, chống tham nhũng lãng phí, tiêu cực

- Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng quận ủy, huyện ủy

2.1.2.2 Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát

- Hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tài chính và công nghệ thông tin cho cấp ủy cơ sở và các cơ quan đảng trực thuộc quận

ủy, huyện ủy

- Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan đảng, Mặt trận

Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội ở cấp quận, huyện và cơ sở theo quy định của pháp luật về lưu trữ, các quy định của Ban Bí thư, của Thành ủy và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng

- Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tổ chức cơ sở đảng

2.1.2.3 Thẩm định, thẩm tra

- Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi trình quận ủy, huyện ủy, ban thường vụ, thường trực quận ủy, huyện ủy về: Yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đề án, văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính và các lĩnh vực khác khi được thường trực, ban thường vụ quận ủy, huyện ủy giao trước khi trình quận ủy, huyện ủy, ban thường

vụ quận ủy, huyện ủy

2.1.2.4 Phối hợp

- Với các ban đảng, cơ quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết về công tác của quận ủy, huyện ủy; sơ kết, tổng kết và sửa đổi, bổ sung quy chế làm việc của huyện

ủy, ban thường vụ quận ủy, huyện ủy

- Với các cơ quan liên quan xây dựng, theo dõi việc thực hiện chủ trương, chế

độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của quận ủy, huyện ủy; nắm tình hình trong khối nội chính, báo cáo kịp thời thường trực, ban thường vụ quận ủy, huyện ủy

- Với các ban đảng, cấp ủy trực thuộc và các cơ quan, tổ chức liên quan tham mưu, giúp ban thường vụ, thường trực quận ủy, huyện ủy chỉ đạo kiểm tra, giám sát,

sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của cấp ủy cấp trên và của quận ủy, huyện ủy về công tác xây dựng Đảng, kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh, nội chính,

2.1.3 Trách nhiệm và quyền hạn của Văn phòng quận ủy, huyện ủy

Văn phòng quận uỷ, huyện uỷ là cơ quan tham mưu, giúp việc cho quận uỷ, huyện uỷ, trực tiếp và thường xuyên là ban thường vụ, thường trực quận uỷ, huyện

uỷ trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo phối hợp hoạt động các cơ quan tham mưu, giúp việc và trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của quận uỷ, huyện uỷ Do đó trách nhiệm và quyền hạn của Văn phòng quận uỷ, huyện uỷ là:

- Chịu trách nhiệm trước huyện ủy, ban thường vụ, thường trực huyện ủy trong tham mưu, đề xuất với cấp ủy và thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao

- Được yêu cầu cấp ủy, tổ chức đảng trực thuộc huyện ủy báo cáo, cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

- Được cử cán bộ dự các cuộc họp, hội nghị của cấp ủy, tổ chức đảng trực thuộc huyện ủy và các cơ quan có liên quan khi bàn về nội dung thuộc lĩnh vực chuyên môn

2.2 Tổng quan về hoạt động chỉnh lý TLLT tại các Văn phòng quận ủy, huyện

ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng từ 2019 đến 2023

2.2.1 Sự cần thiết về việc tổ chức, triển khai các dự án chỉnh lý TLLT tại các Văn phòng quận uỷ, huyện uỷ

Thực hiện kế hoạch hằng năm về công tác văn thư - lưu trữ, tổ chức công tác chỉnh lý TLLT để giao nộp hồ sơ lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử, Văn phòng quận ủy,

huyện ủy là đơn vị chịu trách nhiệm chính thực hiện các công tác về lưu trữ, tuy nhiên với số lượng nhân sự eo hẹp, lượng tài liệu, hồ sơ cần sắp xếp, chỉnh lý quá nhiều ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động lưu trữ Trong những năm trở lại đây, nhu cầu chỉnh

lý TLLT của văn phòng quận uỷ, huyện uỷ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng ngày càng tăng cao Cụ thể như sau:

- Đối với Văn phòng Quận uỷ Hải Châu: Trong năm 2019, Văn phòng Quận ủy

Hải Châu quận ủy có tham mưu, đề xuất triển khai tổ chức dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhằm tổ chức, sắp xếp lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, phục vụ cho mục đích tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc tạo lập hồ sơ mới; xác định giá trị của tài liệu; hệ thống hóa và xây dựng bộ công cụ tra cứu với hồ sơ tài liệu Ngoài ra, thực hiện tốt công tác chỉnh lý tài liệu tại cơ quan sẽ góp phần quan trọng trong quá trình số hóa tài liệu, đảm bảo tài liệu được phân loại kỹ càng, hạn chế sai sót và lãng phí trong quá trình triển khai số hóa

Đối với Văn phòng Quận uỷ Liên Chiểu: Kể từ khi ban hành Quy định số 01

-QĐ/QU ngày 25/5/2016 của Quận ủy Liên Chiểu về chức năng, nhiệm vụ, quan hệ công tác của lưu trữ cơ quan Quận uỷ, văn phòng quận uỷ đã bố trí cán bộ văn thư đảm nhiệm thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác lưu trữ Tuy nhiên, về tính chất công việc của văn thư cơ quan không thể đảm nhiệm thực hiện tất cả các khâu nghiệp vụ về lưu trữ cũng như về kiến thức chuyên môn vẫn chưa được trang bị, huấn luyện, bồi dưỡng chuyên nghiệp Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ để bảo quản trong kho lưu trữ có rất nhiều bất cập Văn phòng quận uỷ nhận thấy những khó khăn trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan và đã đưa ra đề xuất trình Ban thường vụ Quận uỷ tổ chức thực hiện dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan nhằm giải quyết khối lượng tài liệu tồn đọng trong kho lưu trữ, phân loại sắp xếp khoa học tài liệu theo đúng phương án phân loại quy định đồng thời đáp ứng kịp xu hướng chuyển đổi số hiện nay

Khi dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan được đề xuất và mục tiêu cho dự án lần này là giải quyết dứt điểm các tài liệu tồn đọng từ năm 2020 trở về trước của quận

uỷ Liên Chiểu, nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, góp phần phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc