Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CẤP QUẬN ỦY, HUYỆN ỦY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
3.2.6. Xây dựng hệ thống quản lý dự án chỉnh lý TLLT trên các nền tảng, ứng dụng khoa học công nghệ và phát triển ứng dụng công nghệ thông tin
Trong những năm gần đây, dự án chỉnh lý TLLT được tổ chức thực hiện theo phương án thuê khoán chuyên môn được thực hiện phổ biến rộng rãi. Đây là một việc làm cần thiết trong thời điểm hiện tại, vì tài liệu các phông lưu trữ tại Quận, huyện uỷ còn tồn đọng tích đóng nhiều năm trong tình trạng tài liệu chưa được lập hồ sơ công việc, tài liệu rải rác ở nhiều nơi chưa được thu thập đầy đủ, không được chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học và xác định thời hạn bảo quản. Do đó không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí. Tại một số đơn vị vẫn còn phần lớn các tài liệu không có giá trị, trùng thừa làm tăng thêm diện tích kho
85
tàng, tăng khối lượng tài liệu để bảo quản gây ra tốn kém kinh phí và nguồn nhân lực.
Từ đó làm giảm hiệu quả trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục lại được.
Việc ứng dụng các thành tựu khoa học là một nhu cầu thiết yếu và cần được triển khai thực hiện nhằm đổi mới phương thức quản lý đối với công tác lưu trữ. Ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy vi tính phụ thuộc rất nhiều ở khâu nghiệp vụ chỉnh lý TLLT để có cơ sở dữ liệu cập nhật vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính. Công tác số hoá tài liệu lưu trữ được xem là nghiệp vụ cải tiến trong công tác lưu trữ khi kết hợp với công nghệ thông tin để chuyển đổi phương thức quản lý tài liệu lưu trữ từ quản lý tài liệu giấy thành quản lý tài liệu điện tử. Góp phần quan trọng trong việc xây dựng kho cơ sở dữ liệu phục vụ khai thác, xử lý, chia sẻ dữ liệu nhằm trao đổi, giải quyết công việc hằng ngày giữa các bộ phận trong cơ quan thông qua môi trường mạng và hiện đại hoá, nâng cao công tác quản lý nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan.
Việc xây dựng hệ thống quản lý dự án chỉnh lý TLLT trên các nền tảng và ứng dụng công nghệ thông tin là một quá trình phức tạp, nhưng có thể đem lại hiệu xuất và quản lý tốt hơn. Áp dụng kiến thức quản lý vào dự án chỉnh lý TLLT gồm tư duy logic và lập trình thuật toán giúp tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo rằng dự án được triển khai một cách hiệu quả. Dưới đây là ví dụ minh họa, một dự án chỉnh lý TLLT được thực hiện trong vòng 02 tháng với khối lượng tài liệu là 15 mét và được tác giả vẽ bằng biểu đồ Gantt về việc phân chia thời gian thực hiện các bước chỉnh lý TLLT (gồm 23 bước) để xác định đường găng trong chỉnh lý TLLT, áp dụng khảo sát và quản lý vào dự án:
86
Biểu đồ 3.1: Quy trình thực hiện chỉnh lý TLLT
Biểu đồ Gantt sẽ thể hiện các công việc được thực hiện dựa trên ngày bắt đầu và khoảng thời gian làm việc. Bằng cách này cũng góp phần hữu ích trong công tác quản lý và theo dõi tiến độ của từng bước trong quy trình chỉnh lý TLLT, đồng thời áp dụng nguyên tắc quản lý dự án để đảm bảo hiệu suất và chất lượng.
Vì vậy, khi nhìn vào biểu đồ Gantt, tác giả sẽ có định hướng khái quát về quy trình chỉnh lý TLLT của dự án sẽ được thực hiện như thế nào. Tuy nhiên không phải trong 23 bước đều sẽ thực hiện đúng với thời gian đã chỉ định mà sẽ có những bước có thể thực hiện sớm hơn hoặc chậm hơn so với thời gian đã quy định ban đầu. Điển hình, việc giao nhận tài liệu có thể được thực hiện trong khoảng 0,5 ngày do đó tác giả vẫn còn dư thêm 0,5 ngày để thực hiện việc vận chuyển tài liệu vào địa điểm thực hiện chỉnh lý. Nhưng đến bước lập hồ sơ, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ là một yếu tố quan trọng và cần phải thực hiện đúng 20 ngày không thể để dôi thêm một đến hai ngày vì sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện những công đoạn tiếp theo cũng như tiến độ của dự án. Việc làm này cũng mang lại hiệu quả tối ưu trong quá trình giám sát cho người quản lý cũng như người thực hiện công tác chỉnh lý TLLT.
87
Việc kết hợp công tác quản lý giữa truyền thống và hiện đại sẽ tạo điều kiện phát triển tuyệt đối trong công tác điều hành, chỉ đạo, quản lý của cơ quan và phát triển tối đa năng lực tổ chức, thực hiện của công chức viên chức đối với công tác lưu trữ nói chung và công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT nói riêng. Văn phòng cấp quận, huyện uỷ cần xây dựng phần mềm quản lý tài liệu điện tử và số hoá tài liệu tại văn phòng và các phòng ban, chuyên môn trong cơ quan quận, huyện uỷ; tạo lập, số hoá và cập nhật dữ liệu lên hệ thống quản lý tài liệu điện tử; đầu tư bổ sung thiết bị máy quét chuyên dụng cho dự án chỉnh lý TLLT nhằm chuyển đổi dữ liệu số cho tài liệu lưu trữ. Khi việc số hoá tài liệu và hệ thống dữ liệu tài liệu điện tử được hoàn chỉnh sẽ giúp việc khai thác hồ sơ được dễ dàng, nhanh chóng hơn thông qua việc quản lý, truy xuất dữ liệu điện tử; tăng khả năng bảo vệ và kéo dài tuổi thọ của tài liệu; dễ dàng sử dụng lại, chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm cũ sang phần mềm mới là toàn bộ dữ liệu số hoá sẽ được quản, tái sử dụng và dễ dàng mở rộng phạm vi quản lý, sử dụng nguồn tài nguyên của cơ quan.
Tiểu kết chương 3
Trọng tâm chính của chương 3 là đưa ra những định hướng phát triển trong công tác quản lý các dự án chỉnh lý TLLT tại văn phòng cấp quận, huyện uỷ. Từ đó đi sâu vào nghiên cứu những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng quản lý công tác lưu trữ nói chung và dự án chỉnh lý tài liệu nói riêng tại cơ quan. Các giải pháp trên được đưa ra dựa trên cơ sở khoa học, cơ sở thực tiễn và thông qua quá trình khảo sát tình hình thực tế về công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại văn phòng cấp quận, huyện uỷ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.